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Nationales Vergabeverfahren

Vor weiteren Schritten ist zur Vermeidung überflüssigen Aufwands zu prüfen:

 Benutzen Sie bitte jetzt die aktuellen Raster - Abwicklungsraster 2021 nach UVgO.

Bisheriges Vorgehen und Methodik: Generell ist zu beachten,dass vor weiteren Schritten nach Eingang des Beschaffungsantrags der Fachabteilung/Bedarfsstelle(s. dort) eine "erste Sichtung" vorgenommen werden sollte - zur Vermeidung überflüssigen Aufwands, wenn dies bereits "klar ersichtlich"sein sollte:

Wenn einer dieser Fälle gegeben ist, dann sollte das nachfolgend Ausgeführte allenfalls zur Kontrolle im Zweifelsfall herangezogen werden.
Immer:
Der Vergabetip ist zu beachten.
Das Vergabeverfahren ist ständig in Bewegung und führt zu Überraschungen. Die Muster dienen dazu, in einem schrittweisen Vorgehen Fehler zu vermeiden, zusätzliche Arbeit zu verhindern und uneffektive Arbeitsgänge auszuschließen.
Muster haben auch Schwächen.
Auf die Absicherung des Vergabeverfahrens ist zu achten. Die Besonderheiten der Vorgaben in den jeweiligen Vergabestelle sind einzubeziehen. Ein schrittweises Vorgehen unter Beachtung der Organisation der Vergabestelle ist geboten. Eine entsprechende Mitarbeiterqualifikation ist unentbehrlich.
Den "Kern" des Vergabeverfahrens bildet der Beschaffungsantrag.
Der Beschaffungsantrag bildet das "Grobkonzept" für das Vergabeverfahren und ist in zahlreiche Einzelschritte untergliedert. Im einzelnen ist so vorzugehen:

20 Schritte zum erfolgreichen nationalen Vergabeverfahren:

  1. Anlegen der Vergabeakte - Beschaffungsplanung ?
  2. Information der Bedarfsstelle durch die Beschaffungsstelle über das Vorgehen und die Gründe - Hinweise für die Bedarfsstelle
  3. Bearbeitung des Beschaffungsantrages durch die Bedarfsstelle - Nutzung der Muster und Checklists
  4. Bearbeitung des Beschaffungsantrages durch die Beschaffungsstelle - Komplettierung der Verdingungsunterlagen
  5. Einschaltung der übrigen am Vergabeverfahren Beteiligten und Abstimmung
  6. Entscheidungen und Fertigstellung der Verdingungsunterlagen
  7. Einholen eines simulierten Angebots
  8. Bekanntmachung - Aufforderung zur Abgabe von Angeboten
  9. Eingang der Angebote
  10. Öffnung der Angebote
  11. Niederschrift zur Öffnungsverhandlung
  12. Prüfung der Angebote
  13. Verhandlungen
  14. Wertung der Angebote in Stufen
  15. Zuschlagsvorbereitung
  16. Zuschlag oder Aufhebung
  17. Vertragsurkunde
  18. Mitteilung an nicht berücksichtigte Bieter
  19. Vergabevermerk
  20. Abwicklung



Die Durchführung des Vergabeverfahrens

 

    1. Anlegen der Vergabeakte - Beschaffungsplanung ?
      Muster Deckblatt Vergabeakte
      Vergabestelle:
      Beschaffungsstelle:
      Aktenzeichen:
      7Bearbeiter/in:
      Tel:
      Fax:
      E-Mail:

      Bedarfsstelle:
      Beschaffungsgegenstand:
      Beschaffungsanlaß:
      Beschaffungsidee:
        Zutreffendes markieren !
      Zuständigkeit-Beschaffungsstelle:
      EDV-IT-Beschaffung:
      Spezialbeschaffungsbereich mit Sonderzuständigkeit:
      Bauleistungen - Zuständigkeit Abteilung:
      Baueinzelauftrag - Mischleistungen:
      Lieferungen:
      Dienstleistungen:
      Sonstige Leistungen:
      Auftragswert - Schätzung:  
      - vorliegend: DM/Euro
      - fehlend - grobe Schätzung:
      Vermutliches Verfahren:  
      Kleines Vergabeverfahren - Muster Kleines Verfahren:
      Freiberufler-Leistung - Kleines Verfahren:
      Nationales Verfahren - Muster Nationales Verfahren:
      EU-weites Verfahren - Muster EU-weite Verfahren:
      EU-weites Verfahren - Muster Nichtoffenes Verfahren
      EU-weites Verfahren - Muster Verhandlungsverfahren
      b-§§-Verfahren
      Sektorenbereich - Muster SKR:
      VOF-Verfahren - Muster:
      VOB/A-Verfahren national - Muster
      VOB/A-Verfahren EU-weit - Muster

      Durchführung der weiteren Bearbeitungsschritte 2. bis 20.:

    2. Information der Bedarfsstelle durch die Beschaffungsstelle über das Vorgehen und die Gründe - Hinweise für die Bedarfsstelle - eventuell teilweise Bearbeitung durch die Beschaffungsstelle, soweit möglich -
      Besonderheiten:

    3. Bearbeitung des Beschaffungsantrages durch die Bedarfsstelle - bei Unmöglichkeit gemeinsame Bearbeitung durch Bedarfsstelle und Beschaffungsstelle - Nutzung der Muster und Checklists

      Muster für Beschaffungsantrag - an Bedarfsstelle:
      Das Muster ist umfangreich ausgestaltet - die einzelnen Schritte sind zu bearbeiten und die Ergebnisse in die Vergabeakte zu übertragen.
      Die folgenden Arbeitsschritte sind nicht stur hintereinander, sondern flexibel gegebenenfalls unter Vorziehen einzelner später anzutreffender Punkte durchzuarbeiten:

      3.1. Vergabestelle:

      3.2. Bedarfsstelle - Dienststelle:
      Geschäftszeichen:
      Bearbeiter/in:
      Vertreter:
      Ort:
      Datum:
      Telefon:
      Fax:
      E-mail:

      3.3. Beschaffungsstelle:
      Geschäftszeichen:
      Bearbeiter/in:
      Vertreter:
      Ort:
      Datum:
      Telefon:
      Fax:
      E-mail:

      3.4. Beschaffungsgegenstand:

      3.5. Erstvergabe dieser Leistung in der Vergabestelle:
         
      3.6. Wiederholungsvergabe:
      3.6.1. Vorausgegangenes Vergabeverfahren:
      3.6.2. Aktenzeichen:
      3.6.3. Jahr:
      3.6.4. Die Leistung wurde bereits von folgenden anderen Vergabestellen vergeben:
      Ja Anführung der Vergabestellen:
      Nein  

      3.7. Eigene Erfahrung der Beschaffungsstelle bzw. der Bedarfsstelle mit der Vergabe dieser Leistung:
      Ja
      Nein

      3.8. Haushaltsmittel
      3.8.1. einschließlich Nebenkosten wie Transport etc.:
      3.8.2. enthalten in Kapitel/Titel:
      3.8.3. Haushaltsjahr/e:
      3.8.4. DM:
      3.8.5. EURO:
      3.8.6. Haushaltsmittel
      Übertragbar  
      Nicht übertragbar:  
      Besonderheiten: keine:

      3.9. Notwendigkeit, Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit:
      3.9.1. Notwendigkeit - Begründung:

      3.9.2. Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit - Begründung:

      3.10. Ausnahmen - kein Vergabeverfahren - Begründung:

      3.11. Lieferung:
      3.12. Leistung:
      3.13. Freiberufler-Leistung:
      3.14. Dienstleistung:
      3.15. Bauleistung:
      3.16. Baueinzelauftrag - Mischleistung
      3.17. EDV/IT-Leistung:
      3.18. Rahmenvertrag:
      3.19. Dauerschuldverhältnisse:
      3.20. Sonstiges  
         
      3.21. Vermutliches Vergabeverfahren  
      3.21.1. Kleines Vergabeverfahren:
      3.21.2. Vergabe von Freiberufler-Leistung
      3.21.3. Nationales Vergabeverfahren:
      3.21.4. EU-weites Vergabeverfahren:
      3.21.5. SKR-Verfahren:
      3.21.6. VOF-Verfahren:
      3.21.7. VOB/A-Verfahren
      3.21.8. Sonstiges:
         
      3.22. Kostenschätzung ohne Mehrwertsteuer:  
      Unter 200.000 Euro:
      Über 200.000 Euro:
         
      3.23. Basis der Kostenschätzung:  
         
      3.24. Marktübersicht:
      3.25. Basis der Marktübersicht:  
         
      3.26. Preisübersicht:
      3.27. Basis:  
         
      3.28. Zeitrahmen - Muster Zeitrahmen:
      3.28.1. Leistungs-/Liefertermin - Datum eintragen:
      3.28.2. Ausführungsfristen - Datum eintragen:
      3.28.3. Leistungsbeginn - Datum eintragen:
      3.28.4. Leistungsende - Datum eintragen:
      3.28.5. Abnahmezeitpunkt - Datum eintragen:
      3.28.6.Teilleistungen:
      3.28.7. Einzelfrist - Datum eintragen:
      3.28.8. Abnahme/Teilleistungen - Datum eintragen:
      3.28.9. Sonstiges:

      3.29. Fristen:
      3.29.1. Abforderungsfrist - Datum eintragen:
      3.29.2. Angebotsfrist - Datum eintragen:
      3.29.3. Ortsbesichtigung/Einsichtnahme - Datum eintragen:
      3.29.4. Bindefrist - Datum eintragen:
      3.29.5. Zuschlagsfrist - Datum eintragen:
      3.29.6. Sonstiges:

      3.30. Vertragsrisiken - Schlechtleistung - Falschlieferung:
      3.30.1. Besonderer Einsatzzweck:
      3.30.2. Besonderes Einsatzrisiko
      3.30.3. "Trivialprodukt":
      3.30.4. "Paßprodukt":
      3.30.5. "Risikoprodukt":
      3.30.6. Besonderes Abnahmerisiko
      3.30.7. Besondere Prüfungsprobleme
      3.30.8. Besondere Abnahmemodalitäten:
      3.30.9. Kontrolle der Quantität:
      3.30.10. Kontrolle der Qualität:
      3.30.11. Kontrolle bei Falschlieferungen:
      3.30.12. Tests:
      3.30.13. Güteprüfung:
      3.30.14. Muster/Proben:
      3.30.15. Besonderes Gewährleistungsrisiko:
      3.30.16. Besonderes Ausfallrisiko:
      3.30.17. Beweisprobleme:
      3.30.18. Gewährleistungsfrist:
      3.30.19. Mindestgewährleistungsfrist:
      3.30.20. Gewährleistung länger als die gesetzliche Mindestfrist:
      3.30.21. Sonstige:

      3.31. Verzugs-/Terminrisiken:
      3.31.1. Dringlichkeit:
      3.31.2. Besondere Dringlichkeit:
      3.31.3. Unaufschiebbarkeit - Gefahr im Verzug:

      3.32. Nichterfüllungsrisiko:

      3.33. Leistungsbeschreibung:
      3.33.1. Stückzahl
      Lfd. Nr. Leistung Menge geschätzte Kosten
      1.
      2.

      3.33.2. Minimum-Maximum-Leistung:
      3.33.3. Besondere Anforderungen:
      3.33.4. "Alle für die Preisermittlung erheblichen Umstände":
      3.33.5. Ungewöhnliche Wagnisse:
      3.33.6. Neutrale Leistungsbeschreibung:
      3.33.7. Vollständigkeit der Leistungsbeschreibung:
      3.33.8. Eindeutigkeit der Leistungsbeschreibung:
      3.33.9. gleich von allen verstanden:
      3.33.10. Funktionale Leistungsbeschreibung:
      3.33.11. Begründung Funktionale Leistungsbeschreibung:
      3.33.12. Checklist Aufgabenstellung Leistungsbeschreibung
      3.33.13. Checklist VOL/A-VOL/B für Leistungsbeschreibung:
      3.33.14. Sonstiges:

      3.34. Losaufteilung:
      3.34.1. Nein
      3.34.2. Keine Losaufteilung - Begründung:
      3.34.3. Losaufteilung
      Ja
      Los 1:
      Los 2:
      Los 3:
      3.34.4. Zweckmäßigkeit:
      3.34.5. keine unwirtschaftliche Zersplitterung:

      3.35. Besondere individuelle (rechtliche) Vertragsbedingungen:
      3.35.1. Erforderlichkeit von Sicherheiten:
      3.35.1.1. Bankbürgschaft - Begründung:
      3.35.1.2. Sonstige Sicherheit - Begründung:
      3.35.2. Vertragsstrafe - Begründung:
      3.35.3. Schadenspauschalierung - Begründung:
      3.35.4. Sonstige rechtliche Bestimmungen - Erforderlichkeit - Begründung:
      3.35.4.1. Erforderlichkeit von Abweichungen von VOL/B und Begründung:
      3.35.4.2. Erforderlichkeit von Abweichungen von BVB-X und Begründung:
      3.35.4.3. Erforderlichkeit der Abweichung von sonstigen Abwicklungsschablonen - Begründung:
      3.35.4.4. Beachtung Checklist des § 9 Nr. 4 VOL/A:
      3.35.4.5. Beachtung Checklist Abweichung VOL/B:
      3.35.5. Sonstiges:

      3.36. Ergänzende Geltung von AGB:
      3.36.1. VOL/B
      3.36.2. BVB-X
      3.36.3. EVB-IT
      3.36.4. Zusätzliche Vertragsbestimmungen:
      3.36.5. Ergänzende Vertragsbestimmgungen:
      3.36.6. Technische Vertragsbedingungen:
      3.36.7. Sonstigen Bestimmungen:

      3.37. Rechnungsstellung
      3.37.1. zweifach mit Doppel des Auftrags
      3.37.2. an - Adresse einfügen:
      3.37.3. Skonto-Regelung:
      3.37.4. Vorleistungen:
      3.37.5. Abschlagszahlung:
      3.37.6. Sicherheiten:
      3.37.7. Teilleistungen:
      3.37.8. Sonstiges:

      3.38. Wertungskriterien:
      3.38.1. nur der Preis: Ja Nein
      3.38.2. weitere Kriterien neben dem Preis:
      3.38.3. Begründung für weitere Kriterien:
      3.38.4. Test:
      3.38.5. Gewicht von Preis und weiteren Kriterien- Festlegung in % für
      Preis: in % für weitere Kriterien:
      3.38.6. Begründung für Festlegung in % bzw. für "Gewicht":

      3.39. Zuverlässigkeit, Fachkunde und Leistungsfähigkeit
      3.39.1. Ausreichen der allgemeinen Zuverlässigkeit, Leistungsfähigkeit und Fachkunde:
      Ja Nein
      3.39.2. Erfordernis besonderer Zuverlässigkeit, besonderer Leistungsfähigkeit und besonderer Fachkunde:
      Ja Nein
      3.39.3. Begründung der Erforderlichkeit besonderer Eignung:
      3.39.4. Sonstiges:

      3.40.Vorschlag der Bedarfsstelle für Vergabeverfahren:
      3.40.1. Kein Vergabeverfahren - Ausgenommener Bereich:
      Ja Nein
      3.40.2. Ausgenommener Bereich - Begründung:
      3.40.3. Kleines Vergabeverfahren - Muster - Begründung:
      3.40.4. Verfahren nach HHO - Vergabe von Freiberufler-Leistung - Muster - Begründung:
      3.40.5. Nationales Vergabeverfahren- dieses Muster - vereinfacht:
      Ja Nein
      3.40.6. EU-weites -Vergabeverfahren - Muster:
      Ja Nein
      3.40.7. Teilnehmerwettbewerb - Muster:
      Ja Nein
      3.40.8. 1. Freihändige Vergabe:
      Ja Nein
      3.40.8.2. Muster Begründung Freihändige Vergabe:
      3.40.8.3. Muster nationales Vergabeverfahren
      3.40.9.1. Beschränkte Ausschreibung:
      Ja Nein
      3.40.9.2. Muster Begründung Beschränkte Ausschreibung:
      3.40.9.3. Muster nationales Vergebeverfahren
      3.40.10. Öffentliche Ausschreibung:
      Ja Nein
      3.40.11. Muster nationales Vergabeverfahren
      3.40.12. VOB/A-Verfahren
      Ja Nein
      Muster VOB-A-Verfahren national
      Muster VOB-A-Verfahren EU-weit
      3.40.13 Sonstiges

      3.41. Bekanntmachung
      3.41.1.1. Vorschlag Bedarfsstelle Bekanntmachung:
      3.41.1.2. Zeitungen/Fachzeitschriften, amtliche Veröffentlichungsblätter. Bundesausschreibungsblatt, Internet, Sonstiges:
      3.41.2. Anschreiben - Aufforderung zur Abgabe von Angeboten - Muster:

      3.42. Beteiligte am Vergabeverfahren nach Ansicht bzw. auf Vorschlag der Bedarfsstelle:
      • Ausschuß _________
      • Leitung der Vergabestelle
      • Sonstige:
      		  
         
      Bearbeiter/in Ort/Datum
         
      Bedarfsstelle
      und Beschaffungsstelle
         
      Weiterleitung an Beschaffungsstelle
      am:
      Wiedervorlage am:

    4. Bearbeitung des Beschaffungsantrages durch die Beschaffungsstelle - Komplettierung der Verdingungsunterlagen

      Im Fall der Routinebeschaffung wird das Muster für das Routineverfahren benutzt - abgesehen von dem Kleinen Vergabeverfahren bzw. der Beschaffung von Freiberufler-Leistungen mit Auftragswerten unter 200.000 EURO.
      Routinebeschaffung
      Kleines Vergabeverfahren
      Freiberufler-Kleinaufträge

      Ist das nicht der Fall, so werden im übrigen hier nach Bedarf die Muster genutzt:

      Die Beschaffungsstelle bearbeitet den Vorgang wie folgt:

      4. 1. Beschaffungsgegenstand
      Lieferung:
      Leistung:
      Freiberufler-Leistung:
      Dienstleistung:
      Bauleistung:
      Baueinzelauftrag - Mischleistung
      EDV/IT-Leistung:
      Rahmenvertrag:
      Dauerschuldverhältnisse:
      Sonstiges  
         
      4.2. Erstvergabe dieser Leistung in der Vergabestelle:
      4.3. Wiederholungsvergabe:
      Vorausgegangenes Vergabeverfahren:
      Aktenzeichen:
      Jahr:
      Die Leistung wurde bereits von folgenden anderen Vergabestellen vergeben:
      Ja Anführung der Vergabestellen:
      Nein  
      Eigene Erfahrung der Beschaffungsstelle bzw. der Bedarfsstelle mit der Vergabe dieser Leistung:
      Ja
      Nein
      4.4. Haushaltsmittel
      einschließlich Nebenkosten wie Transport etc.:
      enthalten in Kapitel/Titel:
      Haushaltsjahr/e:
      DM:
      EURO:
      Übertragbar  
      Nicht übertragbar:  
      Besonderheiten: keine:

      4. 5. Notwendigkeit, Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit:
      Notwendigkeit- Begründung liegt vor:
      Ja
      Nein
      Muster Begründung Notwendigkeit:
      Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit- Begründung liegt vor:
      Ja
      Nein
      Muster Begründung Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit
      4.6. Ausnahmen- kein Vergabeverfahren - Begründung liegt vor:
      Ja
      Nein
      Muster Begründung Ausnahmen nationales Verfahren
      Muster Begründung Ausnahmen EU-weite Verfahren

      4.7. Vergabeverfahren
      Kleines Vergabeverfahren:
      Muster Kleine Vergabeverfahren  
      Nationales Vergabeverfahren:
      Muster Nationales Verfahren  
      EU-weites Vergabeverfahren:
      Muster EU-weite Verfahren  
      b-§§-Verfahren
      Muster b-§§-Verfahren  
      SKR-Verfahren:
      Muster SKR-Verfahren  
      VOF-Verfahren:
      Muster Vergabe VOF
      VOB/A-Verfahren - national
      Muster VOB/A-Verfahren - national
      VOB/A-Verfahren - EU-weit
      Muster VOB-/A-Verfahren EU-weit
      Sonstiges:  

      4.8. Übernahme des bearbeiteten Musters in die Vergabeakte

      4.9. Feststellung/Einschaltung der Beteiligten am Vergabeverfahren zur Endabstimmung des Verfahrens durch Beschaffungsstelle:
      • Ausschuß _________
      • Leitung der Vergabestelle
      • Sonstige:
      		  
      Bearbeiter/in Ort/Datum:
      Beschaffungsstelle
         
      Weiterleitung an Beteiligte
      am:  
      Wiedervorlage am:  
    5. Einschaltung der übrigen am Vergabeverfahren Beteiligten und Abstimmung
    6. Entscheidungen und Fertigstellung der Verdingungsunterlagen
    7. Einholen eines simulierten Angebots
    8. Bekanntmachung - Aufforderung zur Abgabe von Angeboten

      Hier erfolgt nunmehr ein Einschnitt - mit Ausnahme der Freihändigen Vergabe, für die einige Besonderheiten gelten (vor allem kein förmliches Verfahren) - , laufen die beschränkte Ausschreibung und die Öffentliche Ausschreibung grundsätzlich nach folgendem Schema unter Verwendung der entsprechenden Muster ab:


    9. Angebotseingang nach § 22 Nr. 1 VOL/A
      Vergabestelle:  
      Beschaffungsstelle: Verantwortlich:
      Erreichbarkeit durch Tel:
        E-Mail:
        Fax:
        Sonstiges:
      Vergabeverfahren:
      Aktenzeichen:
      Eingangsstelle:
      Verantwortlicher:
      Am Vergabeverfahren nicht beteiligte Person:
      Verschlossener Umschlag
      Bieter
      1. 2. 3. 4. 5.
               
      6. 7. 8. 9. 10.

      etc.
      Eingangsvermerk/e angebracht am:
      Bieter
      1. 2. 3. 4. 5.
               
      6. 7. 8. 9. 10.
      etc.
      Maßnahmen zum Verschluß der Angebote bis zur Öffnungsverhandlung:
      Besonderheiten:
      Ort: Datum:  
      Eingangsstelle: Mitarbeiter der Eingangsstelle: Unterschrift:
    10. Öffnungsverhandlung nach § 22 Nr. 2 ff VOL/A
      Vergabestelle:
      Vergabeverfahren:
      Aktenzeichen:
      Verhandlung über Öffnung der Angebote:
      Verhandlungsleiter:
      Weiterer Vertreter des Auftraggebers:
      Ablauf der Angebotsfrist:
      Unverzüglichkeit der Öffnungsverhandlung:
      Gründe für Verzögerung der Öffnungsverhandlung:
      Datum:

      Uhrzeit:
      Verhandlungsort:
      Keine Bieter anwesend:
      Sonstige Personen:
      Beginn der Öffnungsverhandlung:
      Öffnung des ersten Angebots um _________Uhr
      Angebot Nr. 1
      Eingang am:
      Eingang bei zuständiger Stelle:
      Eingangsvermerk:
      Ordnungsgemäß verschlossen:
      Äußerlich gekennzeichnet:
      Bietername:
      Wohnort/Sitz:
      Endbetrag des Angebots:
      Nebenangebote
      Änderungsvorschläge:
      Ja
      Nein
    11. 1. Erstellung der Niederschrift nach § 22 Nr. 4 VOL/A:
      Niederschrift zur Öffnungsverhandlung nach § 22 Nr. 4 VOL/A
      Vergabestelle:
      Beschaffungsstelle:
      Verhandlungsleiter:
      Weiterer Vertreter/in:
      Ort:
      Datum:
      Ablauf der Angebotsfrist:
      Unverzüglichkeit der Öffnungsverhandlung:
      Gründe für Verzögerungder Öffnungsverhandlung:
      Beginn der Verhandlung um: Uhr
      Eingegangene Angebote:
      Bieter Nr. 1:
      Name

      2. Nachtrag zur Niederschrift nach § 22 Nr. 4 II VOL/A:
      Nachtrag zur Niederschrift nach § 22 Nr. 4 II VOL/A
      Vergabestelle: Beschaffungsstelle:
      Verhandlungsleiter: Weiterer Vertreter/in:
      Vergabeverfahren: Aktenzeichen:
      Ort: Datum:
      1. Verspätete Angebote - Eingang nach Schluß der Öffnungsverhandlung:
      BieterNr. :
      • Name
      • Wohnort:
      • Endbetrag des Angebotes:
      • Andere den Preis betreffende Angaben:
      • Eingangstag:
      • Eingangszeit:
      Bekannte Gründe für 2. Feststellungen des Verhandlungsleiters nach § 22 Nr. 3 VOL/A:
      Verantwortlicher - Verhandlungsleiter/in:
      Weitere/r Vertreter/in
      Ort:
      Datum:
      Uhrzeit:

      Verhandlungsleiter/in Weitere/r Vertreter/in
      - Unterschrift - - Unterschrift -

      3. Maßnahmen zur Wahrung der Vertraulichkeit nach § 22 Nr. 5 und 6 VOL/A

      Maßnahmen zur Wahrung der Vertraulichkeit
      Vergabestelle:
      Beschaffungsstelle:
      Ort:
      Datum:
      Verhandlungsleiter:
      Vergabeverfahren:
      Aktenzeichen:
    12. Prüfung nach § 23 Nr.1 und 2 VOL/A:
      12.1. Prüfung nach § 23 Nr. 1 I a - d VOL/A:
      Vergabestelle:
      Beschaffungsstelle:
      Ort:
      Datum:
      Verhandlungsleiter:
      Vergabeverfahren:
      Aktenzeichen:

      Prüfende Personen:
      1.
      2.
      3.
      etc.
      Ort:
      Datum:
      Prüfungsbeginn - Uhrzeit:

      12.1.1. Prüfungspunkte:
      Bieter Nr. Name:
      Eingang
      - ordnungsgemäß:
      - rechtzeitig:
      - bei zuständiger Stelle:
      - rechtsverbindlich unterschrieben:
      - nicht zweifelsfreie Änderungen:
      - Änderungen/Ergänzungen der Verdingungsunterlagen:
      Bieter Nr. Name:
      Eingang
      - ordnungsgemäß:
      - rechtzeitig:
      - bei zuständiger Stelle:
      - rechtsverbindlich unterschrieben:
      - nicht zweifelsfreie Änderungen:
      - Änderungen/Ergänzungen der Verdingungsunterlagen:

      12.1.2. Nicht zu prüfende Angebote nach § 23 Nr. 1 VOL/A - Verzicht auf die Prüfung:
      Bieter Nr. Name:
      Grund - Eingang:
      - nicht ordnungsgemäß:
      - nicht rechtzeitig:
      - nicht bei zuständiger Stelle:
      - nicht rechtsverbindlich unterschrieben:
      - mit zweifelhaften Änderungen:
      - mit Änderungen/Ergänzungen der Verdingungsunterlagen:
      - weitere zusätzliche Gründe (z.B. völlige Aussichtslosigkeit infolge überhöhten Preises):

      Bieter Nr. Name:
      Grund - Eingang:
      - nicht ordnungsgemäß:
      - nicht rechtzeitig:
      - nicht bei zuständiger Stelle:
      - nicht rechtsverbindlich unterschrieben:
      - mit zweifelhaften Änderungen:
      - mit Änderungen/Ergänzungen der Verdingungsunterlagen:
      - weitere zusätzliche Gründe (z.B. völlige Aussichtslosigkeit infolge überhöhten Preises):

      Bieter Nr. Name:
      Grund - Eingang:
      - nicht ordnungsgemäß:
      - nicht rechtzeitig:
      - nicht bei zuständiger Stelle:
      - nicht rechtsverbindlich unterschrieben:
      - mit zweifelhaften Änderungen:
      - mit Änderungen/Ergänzungen der Verdingungsunterlagen:
      - weitere zusätzliche Gründe (z.B. völlige Aussichtslosigkeit infolge überhöhten Preises):

      12.1.3. Feststellung: Nach § 23 Nr. 1 VOL/A zu prüfende Angebote:
      Bieter Nr. Name:
      Bieter Nr. Name:
      Bieter Nr. Name:

      12.1.4. Prüfung der weiter zu berücksichtigenden "übrigen Angebote" nach § 23 Nr. 2 VOL/A:
      Bieter Nr. Name:
      12.1.5. Ergebnis der Prüfung - Aktenkundigkeit nach § 23 Nr. 3 VOL/A:
      Weiter zu berücksichtigen sind folgende Bieter:
         
      Bieter Nr. Name:
         
      Bieter Nr. Name:
         
      Bieter Nr. Name:

      12.5.2. Erforderlichkeit von Verhandlungen

      Nein Ja

      Mit folgenden Bietern sind Verhandlungen durchzuführen:
         
      Bieter Nr. Name:
         
      Grund:  
         
      Bieter Nr. Name:
         
      Grund:  
         
      Prüfer: Unterschrift:
         
    13. Verhandlungen mit Bietern

      Verhandlungen mit Bietern:

      13.1. Feststellung des Ausnahmefalls nach § 24 VOL/A:

      13.1.1. Zweifelsfall - Bieter selbst oder sein Angebot:

      Konkreter Zweifel - Aufklärungsbedarf - Beachtung Gleichbehandlungsgrundsatz:
         
      Bieter Nr. Name:
         
      Konkreter Grund:  
         
      Bieter Nr. Name:
         
      Konkreter Grund:  
         
      Bieter Nr. Name:
         
      Konkreter Grund:  

      13.1.2. Weitere Ausnahme - Verhandlungen
    14. bei Nebenangebot
    15. oder Änderungsvorschlag
    16. und wirtschaftlichsten Angebot nach § 25 Nr. 3 VOL/A
    17. mit Verhandlungen
      - im Rahmen der geforderten Leistung
      - über notwendige technische Änderungen geringen Umfangs
      - mit entsprechender Preisanpassung


13.1.3. Weitere Ausnahme: Funktionale Leistungsbeschreibung

    1. Verhandlungen
    2. im Rahmen der geforderten Leistung
    3. über notwendige technische Änderungen geringen Umfangs mit entsprechender Preisanpassung


13.2. Weitere Ausnahme - Freihändige Vergabe - Verhandlungsverfahren:



13.3. Sicherstellung keiner weiteren Verhandlungen außerhalb der Ausnahmen:



13.4. Sicherstellung der Vertraulichkeit des Grunds und des Ergebnisses der Verhandlungen:



13.5. Schriftliche Niederlegung des Grund und des Ergebnisses der Verhandlungen nach § 24 Nr. 3 VOL/A:

Bieter Nr. Name:
      Tag:



      Ort:



      Uhrzeit:



      Grund:



      Zweifelspunkt:



      Andere Gründe:

 

      Ergebnis der Verhandlungen:



Bieter Nr. Name:

 

  1. Wertung

    14.1. Wertung der Angebote nach § 25 Nr. 1 VOL/A

    14.1.1. Ausschluß - Wertung der Angebote nach § 25 Nr. 1 I VOL/A:
    Bieter Nr. Name:
    - jeweils bei dem betreffenden Tatbestand einfügen -
    Ausschluß    des Angebots wegen:
    - Fehlens wesentlicher Preisangaben:
    Anführung der fehlenden Preisangabe:  
    - Fehlens rechtsverbindlicher Unterschrift:
    Gründe für das Fehlen der Rechtsverbindlichkeit:  
    - Nicht zweifelsfreier Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen:
    Benennung der Angabe:  
    - Unzulässige Wettbewerbsbeschränkende Abrede:
    Nachweis - Erkenntnisquelle - Beleg:  
    - Schuldhaft verspäteter Eingang:
    Nachweis - Beleg - Überschreitung der Angebotsfrist:  
    - Unzulässige Nebenangebote/Änderungsvorschläge:
    Ausschluß von Nebenangeboten/Änderungsvorschlägen in den Verdingungsunterlagen:  

    14.1.2. Ausschluß - Wertung der Angebote nach § 25 Nr. 1 II VOL/A:
    - Fehlen erforderlicher Angaben/ Erklärungen:
    Fehlende Angaben:  
    Fehlende Erklärungen:  
    - Ausschluß nach § 7 Nr. 5 VOL/A:
    • Insolvenzverfahren:
    • Liquidation:
    		  
    • Begehung einer nachweislich schweren Verfehlung:
    • Keine ordnungsgemäße Erfüllung der Pflichten zur Zahlung der Steuern und Sozialabgaben:
    • Angabe vorsätzlich unzutreffender Erklärungen in bezug auf Fachkunde, Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit in Vergabeverfahren:
    - Nebenangebote/Änderungsvorschläge  
    nicht auf besonderer Anlage:
    oder als solche nicht gekennzeichnet:

    14.1.3. Ergebnis der Prüfung nach § 25 Nr. 1 I und II VOL/A:
    • ausgeschlossene Bieter:
       
    Bieter Nr. Name:
       
    Grund:  
       
    Bieter Nr. Name:
       
    Grund:  
       
    Bieter Nr. Name:
       
    Grund:  
    • nicht ausgeschlossene Bieter:
       
    Bieter Nr. Name:
       
    Bieter Nr. Name:
       
    Bieter Nr. Name:
       
    Bieter Nr. Name:

    14.2. Wertung nach § 25 Nr. 2 I VOL/A
    Bieter Nr. Name:
    - jeweils bei Nichtvorliegen nachfolgend nach dem Tatbestand einfügen -
    14.2.1. Fehlende Fachkunde:
    Bieter Nr. Name:
    14.2.2. Fehlende Leistungsfähigkeit:
    Bieter Nr. Name:
    14.2.3. Zuverlässigkeit:
    Bieter Nr. Name:
    14.2.4. Bisherige schlechte belegbare Erfahrungen:
    - eigene Erfahrungen:
    - Erfahrungen Dritter:
    Bieter Nr. Name:
    Belege - Nachweise- Zeitpunkt - Vergabeverfahren:
    Bieter Nr. Name:
    Belege - Nachweise- Zeitpunkt - Vergabeverfahren:
    Bieter Nr. Name:
    Belege - Nachweise- Zeitpunkt - Vergabeverfahren:
    14.2.5. Referenzen:
    Bieter Nr. Name:
    Belege - Nachweise- Zeitpunkt - Vergabeverfahren:
    14.2.6. Besonderheiten:
    Bieter Nr. Name:
    Belege - Nachweise- Zeitpunkt - Vergabeverfahren:
    14.2.7. Ergebnis der Wertung nach § 25 Nr. 2 I VOL/A:
    • Nicht mehr zu berücksichtigende Bieter:
    Bieter Nr. Name:
    Grund:  
    Bieter Nr. Name:
    Grund:  
    Bieter Nr. Name:
    Grund:  
    • Weiter zu berücksichtigende Bieter:
    Bieter Nr. Name:
    Bieter Nr. Name:
    Bieter Nr. Name:
    Bieter Nr. Name:

    14.3. Wertung nach § 25 Nr. 2 II VOL/A
    Bieter Nr. Name:
    - jeweils bei Nichtvorliegen nachfolgend nach dem Tatbestand einfügen -
    - Höchster Angebotspreis:
    - Zweitniedrigster Angebotspreis:
    - Bieter Nr. Name: Angebotspreis:
    - Erhebliche Unterschreitung (z.B. um %):
    - Erforderlichkeit der Aufklärungsverhandlung:
    - Vorbereitung der Aufklärungsverhandlung - Klärung der erforderlichen Fragen sowie der zu fordernden Auskünfte:
    • Aufkärungsverhandlung mit Aufforderung zur Preiserklärung:
    • Überprüfung der Einzelposten:
    • Vorlage bestimmter Belege:
    • Eventueller Nachweis der Einkaufspreise:
    • Nachweis der Kalkulationsgrundlage:
    • Nachweis der fixen und variablen Kosten:
    • Nachweis des eventuellen Wagniszuschlags:
    • Nachweis des Gewinnzuschlags:
    • Feststellung der
    - weiteren Berücksichtigung:
    - der nicht mehr erfolgenden Berücksichtigung des Angebots
    Des Bieter Nr. Name:
    Begründung:
    Der Bieter
    - hat die Zweifel an seinem Preis nicht belegt:
    - hat die erforderlichen Belege zum Nachweis der Einzelposten nicht vorgelegt:
    - war nicht in der Lage, seinen äußerst niedrigen Preis zu erklären bzw. die Bedenken auszuräumen - im einzelnen blieben folgende Punkte ungeklärt:


    Der Bieter
    Nr. Name:
    war daher mit seinem Angebot nach § 25 Nr. 2 II VOL/A nicht weiter zu berücksichtigen.

    14.4. Wertung nach § 25 Nr. 2 II VOL/A
    Bieter Nr. Name:
    - jeweils bei Nichtvorliegen nachfolgend nach dem Tatbestand einfügen -
    Der Bieter
    Nr. Name:
    war daher mit seinem Angebot nach § 25 Nr. 2 III VOL/A nicht weiter zu berücksichtigen.

    14.5. Feststellung der für die Wertung nach § 25 Nr. 3 VOL/A zu berücksichtigenden Angebote:
    Bieter Nr. Name: Endpreis des Angebots:
    Bieter Nr. Name: Endpreis des Angebots:
    Bieter Nr. Name: Endpreis des Angebots:
    Bieter Nr. Name: Endpreis des Angebots:
    Bieter Nr. Name: Endpreis des Angebots:
    Bieter Nr. Name: Endpreis des Angebots:

    14.6. Wertung nach § 25 Nr. 3 VOL/A
    14.6.1. Wertungskriterien:
    14.6.1.1. Preis alleiniges Wertungskriterium - Rangfolge:
    Bieter Nr. Name: Endpreis des Angebots:
    Bieter Nr. Name: Endpreis des Angebots:
    Bieter Nr. Name: Endpreis des Angebots:
    Bieter Nr. Name: Endpreis des Angebots:
    Bieter Nr. Name: Endpreis des Angebots:
    Bieter Nr. Name: Endpreis des Angebots:

    14.6.1.2. Preis und andere zusätzliche Wertungskriterien:
    • Gewicht des Preises (z.B. in
    		 %):
    %):
    Sonstige Besonderheiten:
    Rangfolge der Bieter und Angebote:
    Bieter Nr. Name: Endpreis des Angebots:
    Bieter Nr. Name: Endpreis des Angebots:
    Bieter Nr. Name: Endpreis des Angebots:
    Bieter Nr. Name: Endpreis des Angebots:
    Bieter Nr. Name: Endpreis des Angebots:
    Bieter Nr. Name: Endpreis des Angebots:

    14.7. Gesamtwertung:
    Ergebnis: Wirtschaftlichstes Angebot- Rangfolge:
    Rang 1: Bieter Nr. Name: Angebotsendpreis:
    Rang 2: Bieter Nr. Name: Angebotsendpreis:
    Rang 3: Bieter Nr. Name: Angebotsendpreis:
    Rang 4: Bieter Nr. Name: Angebotsendpreis:
  2. Zuschlag - Vorschlag:
    Firmen und Rang
    Rang 1: Bieter Nr. Name: Angebotsendpreis:
    Rang 2: Bieter Nr. Name: Angebotsendpreis:
    Rang 3: Bieter Nr. Name: Angebotsendpreis:
    Rang 4: Bieter Nr. Name: Angebotsendpreis:

    15.1. Zuschlagsvorbereitung und Zuschlagsvermerk:


    Gründe:
    1. Fachkunde:
    2. Leistungsfähigkeit:
    3. Zuverlässigkeit:
    4. Besonderheit:
    5. Preis:
    6. Sonstige Wertungskriterien

    15.2. Zuschlag
    1. Schriftlichkeit (soll):
    2. Verzicht auf Schriftlichkeit in Ausführungsbestimmungen:
    3. Telefonisch voraus:
    4. Telefax voraus:
    5. Rechtzeitigkeit vor Ablauf der Zuschlagsfrist:
    6. Zugangsbeweis:
    7. Telefonische Nachkontrolle
    8. Besonderheiten:

    15.3. Zuschlagsschreiben - Textvorschlag - Muster Zuschlagsschreiben

    Vergabestelle:
    Beschaffungsstelle:
    Ort:
    Datum:
    Verhandlungsleiter:
    Vergabeverfahren:
    Aktenzeichen:

    Sehr geehrte Damen und Herren,

    hiermit erteilen wir Ihnen den Zuschlag auf der Grundlage der Leistungsbeschreibung und der übrigen Verdingungsunterlagen sowie Ihrem Angebot vom .

    Auf die Fertigung einer besonderen Vertragsurkunde wird verzichtet.
       
    Wir werden Ihnen die besondere Vertragsurkunde zur Gegenzeichnung übersenden.
       
    Wir fertigen nunmehr die besondere Vertragsurkunde aus und werden Sie bitten, diese Urkunde nach Terminabstimmung gemeinsam in unserem Hause zu unterzeichnen.
       
    Sie wollen bitte so freundlich sein und uns den Erhalt dieses Zuschlagsschreibens so schnell als möglich z.B. durch Telefax (siehe unten) nach Unterschrift bestätigen.

    Mit freundlichen Grüßen

    Beschaffungsstelle
    i.A.



    Durch Telefax an Vergabestelle - Telefax-Nummer:
    Sehr geehrte Damen und Herren !
    Hiermit bestätigen wir Ihnen den Erhalt des Zuschlagsschreibens am   um   Uhr.
    Mit freundlichen Grüßen

    Firma:
    Rechtsverbindliche Unterschrift:
    Firmenstempel:
  3. Aufhebung der Ausschreibung
    Achtung nur bei im Zeitpunkt der Bekanntmachung bzw. der Aufforderung zur Abgabe eines Angebots nicht vorhersehbaren/nicht bekannten oder bei entsprechender Sorgfalt nicht erkennbaren Aufhebungsgründen kann aufgehoben werden ! Bei unberechtigter Aufhebung drohen Schadensersatzansprüche nach der Rechtsprechung des BGH.

    Aufhebungsvermerk:
    1. Gründe für vollständige Aufhebung:
    2. Gründe für teilweise Aufhebung bei Losen bzw. nicht ausgeschlossenen Nebenangeboten/Änderungsvorschlägen
      • Keine volle Abdeckung des ausgeschriebenen Bedarfs durch das wirtschaftlichste Angebot
      • Entgegenstehen anderer schwerwiegender Gründe bei Gesamtvergabe an einen Bieter.
  4. Vertragsurkunde

  5. Mitteilung an nicht berücksichtigte Bieter nach dem Zuschlag - Muster Mitteilung an nichtberücksichtigte Bieter
    18.1. Checklist nicht berücksichtigte Bieter:
    1. Schriftlicher Antrag
    2. Adressierter Freiumschlag
    3. Unverzüglich (ohne schuldhaftes Zögern):
    4. Hinweis in den Verdingungsunterlagen über Nichtberücksichtigung für den Fall des Ablaufs der Zuschlagsfrist:
    5. Inhalt:
    5.1. Sonderfälle:
    1. Zuschlagspreis unter 10.000 DM:
    2. weniger als 8 Angebote:
    3. Funktionale Leistungsbeschreibung:
    4. Ausschluß nach § 25 Nr. 1 VOL/A:
    5. Ausschluß nach § § 25 Nr. 2 VOL/A:
    5.2. Kein Sonderfall - Inhalt



    18.2. Inhalt der Mitteilung - Muster Mitteilung nichtberücksichtigte Bieter:

    "
    Vergabestelle
    Beschaffungsstelle
    Bearbeiter/in:
    Vergabeverfahren:
    Aktenzeichen:
    Ort:
    Datum:

    Sehr geehrte Damen und Herren,
    ......
    hiermit erteilen wir Ihnen auf Ihren Antrag gemäß § 27 VOL/A u.a. die Gründe für die Nichtberücksichtigung Ihres Angebotes fristgemäß mit:
    - formal
    - preislich
    - technisch
    - funktionsbedingt
    - gestalterisch
    - ästhetisch
    - sonstige Gründe
    - Anzahl der Angebote:  
    Niedrigster Angebotspreis der nach § 23 VOL/A geprüften Angebote:
    Höchster Angebotspreis der nach § 23 VOL/A geprüften Angebote:

    Mit freundlichen Grüßen


    Vergabestelle
    i.A.

    ...."

    18.3. Besonderheiten

    18.3.1. Vergabe in Losen:
    - Vorgesehene Vergabe in Losen (vgl. § 27 Nr. 4 VOL/A:
    - Vergleichbarkeit der Losangebote
    -- gleiche Losgröße:
    -- Anzahl der Lose:

    - Preise zu Losangeboten:
    -- Angebot und Lospreis:
    -- Angebot und Lospreis:
    -- Angebot und Lospreis:
    -- Angebot und Lospreis:
    -- Angebot und Lospreis:

    18.3.2. Nebenangebote/Änderungsvorschläge
    Nebenangebote:

    Änderungsvorschläge:

    18.3.3. Muster/Probe

    Rückgabeverlangen
    - in Angebot
    - Verlangen der Rückgabe innerhalb von 24 Werktagen nach Ablehnung des Angebots:

    Rückgabe von
    - Entwürfen
    - Mustern/Proben

  6. Vergabevermerk nach § 30 VOL/A - Muster Vergabevermerk

    Stufen des Vergabeverfahrens:
     
    Vergabeakte Bl.
     
    / / /
      1. Vorgaben - Beschaffungsidee
        Anforderung durch Abteilung:
        Leistungsart - Beschreibung der Leistung:

      2. Notwendige Ergänzungen
        Änderungen der Vorgaben
        der Bedarfsstelle- Fachabteilung:
        Notwendig: nein ja
        Gründe:

      3. Marktübersicht einschließlich
        Preisübersicht:
        Vorhanden aus Vergabeverfahren
        vom (Zuschlagsdatum):

        Markterkundung durch:

        Marktübersicht abgeschlossen:

        Ergebnis:

      4. Zeitplan:
        Dauer des Vergabeverfahrens
      5. vom Beschaffungsantrag :
      6. bis zur Abnahme/Lieferung - Leistung:

    1. Wertungskriterien:
      Der Zuschlag wurde nach § 25 Ziff. 3 VOL/A
      auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt.
      Besonderheiten:

    2. Grundlagen für die Wahl des Vergabeverfahrens:
    3. Beteiligte:
      Vergabestelle - Leitung:
      Beschaffungsstelle:
      Bedarfsstelle:
      Haushaltsabteilung:
      Rechtsabteilung:
      Sachverständiger:
      Gremien:
      Sonstige - konkrete Anführung:  
    4. Wahl der Verfahrensart - Schwellenwert

      - unter 200.000 Euro = DM
      - über 200.000 Euro = DM

      Auftragswert-Schätzung ohne Mehrwertsteuer:

    5. Wahl der Verfahrensart - Vergabeverfahren

      Öffentliche Ausschreibung
      Beschränkte Ausschreibung
      Freihändige Vergabe
      Ohne Teilnehmerwettbewerb
      Mit Teilnehmerwettbewerb
         
      Haushaltsordnung -
      "Freiberufler"-Leistung  
      Begründung:  
      Rechtsgrundlage:  
      Erfüllung der Voraussetzungen:  
    6. Fertigstellung der Leistungsbeschreibung sowie der übrigen Verdingungsunterlagen

      Leistungsbeschreibung:
      Haushalt:
      Kostenschätzung:
      Marktübersicht:
      Zuschlagskriterien:
      Formalien:
      Individualrechtskonditionen
      Zeitrahmen:
      Sonstiges:  
    7. Bekanntmachung

      am:

      in:

    8. Ablauf nach Bekanntmachung:

      Ablauf der Angebotsfrist:

      Eingang:

      Öffnung:

      Prüfung:

      Verhandlungen

      Wertung

      Zuschlag

      Besondere Vertragsurkunde

    9. Abschluß des Verfahrens am:

    10. Abwicklungskontrolle:

    11. Beachtung der Aufbewahrungsfristen:


    Ort:
    Datum:
    Beschaffungsstelle
    i.A.

  7. Abwicklung

~0194