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Begründungshilfen

Begründung Freihändige Vergabe - Verhandlungsverfahren

Muster Begründung Freihändige Vergabe - Verhandlungsverfahren

Übersicht

§ 8 I, II UVgO

Öffentliche oder Beschränkte Ausschreibung mit TNWB nach Wahl

Verhandlungsverfahren mit oder ohne TNWB - 16 Fälle - Bartl/Barrtl/Schmitt, UVgO, § Rn. 6 f. 

Beschränkte Ausschreibung ohne TNWB

§ 8 III UVgO

(3) Der Auftraggeber kann Aufträge im Wege der Beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb vergeben, wenn

1. im Rahmen einer Öffentlichen Ausschreibung oder einer Beschränkten Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb keine zuschlagsfähigen Angebote eingereicht wurden, sofern die ursprünglichen Bedingungen des Auftrags nicht grundlegend geändert werden, oder

2. eine Öffentliche Ausschreibung oder eine Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb für den Auftraggeber oder die Bieter und Bewerber einen Aufwand verursachen würde, der zu dem erreichten Vorteil oder dem Wert der Leistung im Missverhältnis stehen würde.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

§ 8 IV Verhandlungsverfahren – vgl. § 14 IV VgV

(4) Der öffentliche Aufraggeber kann Aufträge im Wege der Verhandlungsvergabe mit oder ohne Teilnahmewettbewerb vergeben, wenn

1. der Auftrag konzeptionelle oder innovative Lösungen umfasst,

2. der Auftrag aufgrund konkreter Umstände, die mit der Art, der Komplexität oder dem rechtlichen oder finanziellen Rahmen oder den damit einhergehenden Risiken zusammenhän­gen, nicht ohne vorherige Verhandlungen vergeben werden kann,

3.         3. die Leistung nach Art und Umfang, insbesondere ihre technischen Anforderungen, vor der Vergabe nicht so eindeutig und erschöpfend beschrieben werden kann, dass hinreichend vergleichbare Angebote erwartet werden können,

4.  die Leistung im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit1 erbracht oder im Wettbewerb mit freiberuflich Tätigen angeboten wird,

5. im Rahmen einer Öffentlichen Ausschreibung oder einer Beschränkten Ausschreibung mit oder ohne Teilnahmewettbewerb keine zuschlagsfähigen Angebote eingereicht wurden, so­fern die ursprünglichen Bedingungen des Auftrags nicht grundlegend geändert werden,

6. die Leistung aufgrund von Umständen, die der Auftraggeber nicht voraussehen konnte, besonders dringlich ist und die Gründe für die besondere Dringlichkeit nicht dem Verhalten des Auftraggebers zuzurechnen sind,

7.  die Bedürfnisse des Auftraggebers nicht ohne die Anpassung bereits verfügbarer Lösungen erfüllt werden können,

8.  es sich um die Lieferung von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen zur Erfüllung wissenschaftlich-technischer Fachaufgaben auf dem Gebiet von Forschung, Entwicklung und Untersuchung handelt, die nicht der Aufrechterhaltung des allgemeinen Dienstbetriebs und der Infrastruktur einer Dienststelle des Auftraggebers dienen,

9. eine Öffentliche Ausschreibung oder eine Beschränkte Ausschreibung mit oder ohne Teil­nahmewettbewerb für den Auftraggeber oder die Bieter und Bewerber einen Aufwand ver­ursachen würde, der zu dem erreichten Vorteil oder dem Wert der Leistung im Missverhält­nis stehen würde,

10.  die Leistung nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht oder bereitgestellt werden kann,

11.  es sich um eine auf einer Warenbörse notierte und erwerbbare Lieferleistung handelt,

12.  zusätzliche Leistungen des ursprünglichen Auftragnehmers beschafft werden sollen,

a) die zur teilweisen Erneuerung oder Erweiterung bereits erbrachter Leistungen be­stimmt sind,

b) bei denen ein Wechsel des Unternehmens dazu führen würde, dass der Auftraggeber eine Leistung mit unterschiedlichen technischen Merkmalen kaufen müsste und

c) bei denen dieser Wechsel eine technische Unvereinbarkeit oder unverhältnismäßige technische Schwierigkeiten bei Gebrauch und Wartung mit sich bringen würde,

13. eine vorteilhafte Gelegenheit zu einer wirtschaftlicheren Beschaffung führt, als dies bei Durchführung einer Öffentlichen oder Beschränkten Ausschreibung der Fall wäre,

14. es aus Gründen der Geheimhaltung erforderlich ist,

15. der öffentliche Auftrag ausschließlich vergeben werden soll

a) an Werkstätten für Menschen mit Behinderungen,

b)  an Unternehmen, deren Hauptzweck die soziale und berufliche Integration von Men­schen mit Behinderungen oder von benachteiligten Personen ist, oder

c) an Justizvollzugsanstalten, oder

16. dies durch Ausführungsbestimmungen eines Bundes- oder Landesministeriums bis zu ei­nem bestimmten Höchstwert (Wertgrenze) zugelassen ist.

Alte Muster nach VOL/A

Das nachfolgende Muster soll nicht dazu zu dienen, das Denken einzustellen, sondern nur eine Hilfe sein. Die Freihändige Vergabe ist die Ausnahme, bei der besondere Vorsicht geboten ist. Wenn allerdings die Voraussetzungen erfüllt sind, sollte die Vergabeart auch gewählt werden. Die Durchführung der Öffentlichen Ausschreibung bzw. der Beschränkten Ausschreibung in diesen Fällen, in denen die Freihändige Vergabe gewählt werden kann, würde gegen Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit verstoßen, vor allem aber auch bei den Bietern, nicht also nur bei der Vergabestelle einen unvertretbaren Aufwand verursachen.
§ 3 V VOL/A - früher 15 Begründungsmuster für die Fälle der Freihändigen Vergabe - seit 2009 sind einige fälle weggefallen:

1. Nur ein Unternehmen wegen besonderer Erfahrungen - Monopol

 

§ 3 V l) VOL/A
Begründung:
Nach der Marktübersicht sowie der Risikoanalyse kommt nur das Unternehmen

in Betracht. Das Unternehmen weist folgende spezielle
  Gründe/Umstände/Besonderheiten
- Erfahrungen :
- Einrichtungen :
- Zuverlässigkeit :
- Einrichtungen :
- Ausführungsarten :
auf.
 
Konkurrenzunternehmen mit dieser Qualifikation sind
- nicht ersichtlich:
- zwar vorhanden:
1.
2.
3.
4.
Das unter 1. Angeführte Unternehmen scheidet aus, weil
- es unzuverlässig ist: : Basis/Grund/Nachweis:
   
- es nicht über die erforderlichen  
Einrichtungen verfügt: : Fehlende Einrichtungen:
   
- keine Erfahrung in  
folgenden Bereichen hat: : Fehlende Erfahrungen:
- _____________________ : Gründe/Daten/Fakten:
 
Aus allem ergibt sich, daß nur e i n Unternehmen, nämlich der Bewerber _______ in Betracht kommt. Eine Auftragserteilung an andere Unternehmen scheidet aus. Folglich kann die Freihändige Vergabe als Verfahrensart gewählt werden.



2. Vergabe im Anschluß an Entwicklungsleistungen

 

§ 3 V VOL/A
Im vorliegenden Fall sind mit Zuschlag vom __________ dem Auftragnehmer _____________ Entwicklungsleistungen betreffend _________________________________________________________ mit einem Auftragswert von EURO______________ mit einer Ausführungszeit von 2 Jahren übertragen worden. Diese Arbeiten sind zuverlässig, fachkundig und beanstandungslos durchgeführt und am _______ beendet worden.
Nunmehr, im Monat __________ , sind folgende Leistungen zu vergeben:


Für diese Leistungen ist ein Abwicklungszeitraum von 3 Monaten bis zum ________ vorgesehen. Es handelt sich um einen geschätzten Auftragswert von ___________ DM/EURO, der ca. _______ % des Auftragswertes für die Entwicklungsleistung entspricht.
Bei diesem zusätzlichen Auftrag handelt es sich folglich um einen Auftrag
  • im Anschluß an die Durchführung von Entwicklungsleistungen
  • in einem vertretbaren ("angemessenen") Umfang, da es sich lediglich um einen Auftragswert handelt, der ca. ____ % des Entwicklungsauftrages ausmacht und
  • für "angemessene Zeit" (Abwicklungszeitraum des weiteren Auftrags).
Die Wettbewerbsbedingungen der übrigen Bewerber werden durch diesen Zusatzauftrag nicht verschlechtert, da ihnen die Erkenntnisse aus der Entwicklungsleistung zur Verfügung stehen bzw. zu entsprechenden Konditionen zur Verfügung gestellt werden können und sich im übrigen durch die Ausführung des Zusatzauftrages der Wettbewerbsvorsprung nicht vergrößert. Im übrigen.....




3. Schutzrechte

 

§ 3 V c) VOL/A
Für die zu beschaffende Leistung

bestehen gewerbliche Schutzrechte wie folgt:
- Patent - nachgewiesen durch:
- Geschmacksmuster - nachgewiesen durch:
- Gebrauchsmuster - nachgewiesen durch:
- Urheberrecht - nachgewiesen durch das Vorliegen einer persönlichen geistigen Leistung, die infolge der Leistungshöhe sowie im Hinblick auf die entsprechenden Erklärungen des Auftragnehmers als zutreffend angenommen werden können; denn es handelt sich nicht
  - um triviale Software, sondern um eine umfangreiche und durch zahlreiche Besonderheiten gekennzeichnete Software, die Gegenstand
 
- wissenschaftlicher Erörterungen
- von Auszeichnungen
- nach der Auskunft des  
Sachverständigen ________  
durch eine besondere Leistungshöhe  
gekennzeichnet ist
Zur Nutzung dieses Schutz- bzw. Urheberrechts sind außer dem Auftragnehmer weder der Auftraggeber, noch andere Unternehmen befugt. Insbesondere wird die entsprechende Leistung nicht durch Verwertungsberechtigte (Händlernetz, Vertriebspartner etc.) vertrieben, sondern lediglich durch den Auftragnehmer. Daher liegen die Voraussetzungen des § 3 Nr. 4 c) VOL/A vor. Es kann die Freihändige Vergabe erfolgen.
 



4. Geringfügige Nachbestellung - "20-%-Klausel"

 

§ 3 V VOL/A
Die Voraussetzungen
- der Nachbestellung im Anschluß an den noch laufenden Vertrag vom ________ bzw. die letzten Lieferungen am _________ aus dem Vertrag vom ________
- der geringfügigen Nachbestellung - hier unter 20 %, nämlich lediglich ______ % des vorhergehenden Auftrags
- des "Altpreises" bzw. der Preissenkung auf ______
- der fehlenden Erwartung eines wirtschaftlicheren Ergebnisses bei einer Ausschreibung (keine Marktveränderung)
sind erfüllt.  
Diese Feststellungen beruhen auf der  
- Preisübersicht (Kataloge, Preislisten, Anfragen bei den Bewerbern)
- sowie der unveränderten Marktlage bzw. unserer Marktübersicht, deren Basis sich nicht verändert hat.
Folglich sind die Voraussetzungen des § 3 V VOL/A erfüllt. Die Freihändige Vergabe kann erfolgen.



5. Ersatzteile und Zubehör

 

§ 3 V VOL/A
Bei dem vorliegenden Auftrag handelt es sich um
- Ersatzteile für ______________
- Zubehörstücke für_______________
- des Lieferanten _____________________
der ursprünglichen Leistung.
Diese Stücke können in brauchbarer Ausführung  
- nicht von anderen Unternehmen beschafft werden,
weil ___________________________
- oder von anderen Unternehmen nicht unter wirtschaftlichen Bedingungen bezogen werden,
weil ______________________
Daher liegen die Voraussetzungen für eine Freihändige Vergabe nach § 3 V VOL/A vor.



6. Besondere Dringlichkeit

 

§ 3 V g) VOL/A
§ 3 V g) VOL/A verlangt
die besondere Dringlichkeit der Leistung. Hier handelt es sich um ______________. Diese Leistungen müssen am ________________ in der Abteilung zur Verfügung stehen, da andernfalls diese schwerwiegenden Folgen und erheblichen Nachteile eintreten werden, die nachfolgend konkret dargelegt werden:
  - hier konkrete, erhebliche Nachteile einfügen -
1.
2.
3.
4.
Im Hinblick hierauf ist für eine Beschränkte oder Öffentliche Ausschreibung kein Raum, insbesondere kann der mit den Ausschreibungen verbundene Zeitverlust nicht hingenommen werden. Die Vergabe ist auch nicht durch ein Fehlverhalten der Beschaffungsstelle verursacht oder treuewidrig nicht erledigt worden. Bei entsprechender personeller Besetzung bzw. zusätzlichen organisatorischen Vorsorgemaßnahmen hätte zwar eine frühere Beschaffung erfolgen können. Indessen lassen diese Umstände nunmehr nicht die Voraussetzungen der "besonderen Dringlichkeit" entfallen, da es in diesem Zusammenhang auf die objektiven Gesamtumstände im Zeitpunkt der durchzuführenden Beschaffung ankommt (vgl. in diesem Zusammenhang auch § 3 V g) VOL/A einerseits sowie § 3 IV d) EG VOL/A andererseits).
Folglich liegen die Voraussetzungen der Freihändigen Vergabe vor.



7. Geheimhaltung

 

§ 3 V VOL/A
§ 3 V VOL/A verlangt für die Freihändige Vergabe Geheimhaltungsgründe:
- Gründe konkrete Benennung:
- keine Gründe  
 
Daher kann eine Ausschreibung der Leistung nicht erfolgen.



8. Funktionale Leistungsbeschreibung

 

§ 3 V h) VOL/A
Die Leistung ist - hier Gründe einfügen - konkret:
- nicht so eindeutig
und nicht erschöpfend beschreibbar,
- daß hinreichend vergleichbare  
- Angebote erwartet werden können.
Der Umfang der Leistungen kann  
derzeit noch nicht festgestellt werden.
Es stehen keine vollständigen Unterlagen  
zur Verfügung.
Planungsleistungen sind aus Zeitgründen
nicht möglich.
Es handelt sich um  
- Planungsleistungen
- Entwicklungsleistungen
- Erkundungsleistungen
- Sonstige: _______________________  
- Es handelt sich um "Freiberuflerleistungen".
(VOL/A nicht anwendbar - aber als "Hilfsraster" sinnvoll).

Im Hinblick hierauf sind keine hinreichend vergleichbaren Angebote zu erwarten.
Folglich kann die Freihändige Vergabe durchgeführt werden.



9. "Künstler" und Schöpfer"

 

§ 3 Nr. 4 i) a. F. entfallen - jetzt über § 3 V h) oder l) - oder freihändig als freiberufliche Leistungen - vgl. § 1 VOL/A
Bei den zu vergebenden Leistungen handelt es sich um
- künstlerische
- gestaltende
- Kreative
- sonstige Leistungen
Für dies werden besondere schöpferische Fähigkeiten verlangt, nämlich
- im einzelnen ausführen - :
Daher kann die Freihändige Vergabe gewählt werden.



10. Kartell

 

§ 3 V VOL/A
Im vorliegenden Fall handelt es sich um ein Kartell.
Anmeldung bei dem Bundes-/Landeskartellamt ?
Kartellungebundene Bewerber sind nicht vorhanden.
Daher kann die Freihändige Vergabe gewählt werden.



11. Börsenwaren entfallen - nach § 3 V l) VOL/A 2009

 

§ 3 Nr. 4 l) - 2009 entfallen - VOL/A

Börsenwaren - die betreffenden Waren werden an der _________________ Börse gehandelt.
Daher kann die Freihändige Vergabe gewählt werden.



12. Vorteilhafte Gelegenheit - 2009 entfallen - jetzt über § 3 V l) VOL/A

 

§ 3 Nr. 4 m) - 2009 entfallen - VOL/A
Voraussetzungen der "vorteilhaften Gelegenheit":
Hier sind _______________________ Leistungen betroffen.
Diese Leistungen werden üblicherweise pro Einheit/Stück/Anzahl zum Durchschnittspreis von EURO _________ gehandelt/angeboten.
Im vorliegenden Fall ist
- ein einmaliger Gebrauchtgegenstand angeboten, der im Preis besonders günstig liegt. Der Neupreis beträgt EURO _________ .
Der Preis des Gebrauchtgegenstandes liegt um ca. ______ unter dem Neupreis und erheblich unter dem sonst üblichen Preis für Gebrauchtgegenstände.
Nach Auskünften von _______________ werden derartige Gegenstände üblicherweise zum Preis von ________ DM/EURO angeboten.
   
Oder:
Diese Leistungen werden üblicherweise pro Einheit/Stück/Anzahl zum Durchschnittspreis von EURO _________ gehandelt/angeboten.
Im vorliegenden Fall ist

  
- eine "Aktion" des Bewerbers _____________ anzutreffen.
- diese "Aktion" auf die Zeit von ________ bis ___________ beschränkt.
Im Rahmen dieser "Aktion" werden die Durchschnittspreise für die hier betroffene Leistung um _______ % unterboten. Hierbei handelt es sich um zeitlich gebundene Preissenkungen, nicht um "Dumping-Preise" i.S.d. § 16 VI VOL/A.
Eine vorteilhafte Gelegenheit (nicht unerheblicher Preisvorteil, vorübergehende, zeitlich gebundene Möglichkeit) ist damit gegeben.
Daher kann die Freihändige Vergabe gewählt werden.		  



13. Sinnlose weitere Ausschreibung

 

§ 3 V a) VOL/A

Im vorliegenden Fall wurde
- eine Öffentliche Ausschreibung
- eine Beschränkte Ausschreibung
durchgeführt.
Diese Ausschreibung ist aufgehoben worden, weil die nach § 17 VOL/A anzutreffenden, bei Bekanntmachung/Aufforderung zur Angebotsabgabe nicht vorhersehbaren Aufhebungsgründe entsprechend Aktenvermerk vom __________ vorgelegen haben.
Eine erneute Ausschreibung verspricht kein wirtschaftliches Ergebnis, weil		  
- entsprechend Marktübersicht keine weiteren oder neuen Teilnehmer am Wettbewerb ersichtlich sind.
- die Nachfrage bei den Bietern der vorhergehenden Ausschreibung keine neuen Erkenntnisse, insbesondere auch keine wirtschaftliches Angebot erwarten läßt.
Hieraus ergibt sich, daß erneute Ausschreibung nicht zu einem wirtschaftlichen Ergebnis führen wird.
Daher ist die Freihändige Vergabe durchzuführen.		  



14. Justizvollzugsanstalt etc.

 

§ 3 V VOL/A

Im vorliegenden Fall handelt es sich um eine Auftragsvergabe an
- eine Justizvollzugsanstalt
- eine Einrichtung der Jugendhilfe
- eine Aus- und Fortbildungsstätte
- eine "ähnliche Einrichtung"
Daher ist die Freihändige Vergabe zulässig.



15. Nichterreichen des Höchstwerts

 

§ 3 V i) VOL/A

Nach den Ausführungsbestimmungen des


ist die Freihändige Vergabe bis zum einem Höchstwert von DM/EURO ________________ zugelassen. Der entsprechende Höchstwert ist bei dem Auftragswert nicht erreicht. Besondere Umstände, die eine Beschränkte Ausschreibung geboten sein lassen, sind nicht erkennbar.
Daher kann die Freihändige Vergabe gewählt werden.



Nach Erledigung zurück z.B. "von Muster zu Muster" oder Prüfung der Voraussetzungen der Beschränkten Ausschreibung.

~0514