Begründungshilfen

Zum  Abwicklungsraster 2022 nach UVgO

Muster für Anfragen an die Fachabteilungen

Vergabestelle:

Beschaffungsstelle:
Bearbeiter/in:
Geschäftszeichen/Aktenzeichen:
Datum:
Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen,

um Ihnen und uns die gemeinsame Arbeit zu erleichtern, bitte ich um die möglichst frühzeitige Meldung der von Ihnen beabsichtigten Beschaffungen. Dadurch wollen wir gemeinsam erreichen, in einem frühen Stadium die erforderlichen Informationen von Ihnen zu erhalten, um die leider unumgänglichen Vergabeverfahren erfolgreicher durchführen zu können und nicht unter Zeitdruck zu geraten.

Bitte seien Sie daher so entgegenkommend und überlegen Sie, welche Beschaffungen in den nächsten drei Monaten, den nächsten 6 Monaten, den nächsten 9 Monaten sowie den nächsten 12 Monaten anfallen werden. Überprüfen Sie auch bitte Ihre Bestände z.B. für Verbrauchsmaterial oder auch spezielle Beschaffungen. Kurzfristige Beschaffungen sind teuer und führen zu erheblichen Problemen. Insbesondere fallen z. B. für dringliche oder besonders dringliche Beschaffungen Zusatzarbeiten an, insbesondere entsprechende Begründungen an, die unbedingt vermieden werden sollten.

Bitte listen Sie daher kollegialerweise und auch im eigenen Interesse die notwendigen Beschaffungen nachfolgend auf, soweit Ihnen dies bereits jetzt möglich ist.

Senden Sie mir dieses Schreiben bitte möglichst umgehend mit den für uns wichtigen Angaben zurück an:
Abteilung:
Bearbeiter/in:
Telefonnummer:
E-mail:
Fax:
Sonstiges:
Raum für weitere Hinweise:
Datum:
Für Ihre kollegiale Unterstützung darf ich mich sehr bedanken.
Mit kollegialen Grüßen
Ihre Beschaffungsstelle:
Bearbeiter/in

5.4.1. Antwort der Fachabteilung – sehr wichtig – Mindestschritt 1:

Vergabestelle:

Fachabteilung - Bedarfsstelle:

Aktenzeichen/Geschäftszeichen:                                                                      Datum:

Sehr geehrte ….

nach Überprüfung teilen wir Ihnen gerne mit, dass wir folgende Beschaffungen innerhalb der angeführten Zeiträume durchführen wollen:

1. Geplante Beschaffungen innerhalb der nächsten drei Monate:

1. Geplante Beschaffungen innerhalb der nächsten sechs Monate:

III. Geplante Beschaffungen innerhalb der nächsten neun Monate:

1. Geplante Beschaffungen innerhalb der nächsten zwölf Monate:

1. Geplante Beschaffungen innerhalb des nächsten Jahres - vor allem auch

größere Aufträge, an denen wir bereits arbeiten:

Für Rückfragen stehen wir gerne zur Verfügung.

Mit kollegialen Grüßen

(Bearbeiter/in)

Vorteilhaft ware es, wenn die Fachabteilung entsprechende Informationen selbst frühzeitig feststellen würde, so dass die Beschaffungsstellen nicht in regelmäßigen Abständen den „Informationen“ „hinterher laufen“ müssten.