Abwicklungskontrolle nach Zuschlag

Die Abwicklungskontrolle nach dem Zuschlag ist entweder der Bedarfsstelle- Fachabteilung oder der Beschaffungsstelle oder einer sonstigen zentralen Einrichtung zugordnet

Mit der Zuweisung der Abwicklung einerseits an die Fachabteilung bzw. eine andere Abteilung und die Vorbereitung/Durchführung der Vegabe durch die Beschaffungsstelle (=öffentlicher Auftraggeber) entstehen mögliche "Zuständigkeitskompetenzen bzw. -lücken". Erfahrungen, Nutzung und Bedarfsauftreten (Bedarfsstelle für Beschaffungsantrag und "Abwicklung" nach Zuschlag) sind bei der Bedarfsstelle angesiedelt. Die Zuständigkeiten für die Beschaffung  sind  in der Praxis Sache der Beschaffungsstelle.  Beide Stellen müssen Hand-in-Hand arbeiten, sich gegenseitig  ergänzen und ihr know-how zusammenführen.

Ablauf

Fachabteilung: Beschaffungsantrag > Beschaffungsstelle: Bearbeitung bis zum Zuschlag > Fachabteilung: Abwicklungskontrolle und Rückfluss zur Beschaffungsstelle
Neuer Beschaffungsvorgang. Fachabteilung: Beschaffungsantrag etc. 
Grundsatz: "Gesamtschau"

Vgl. ProcurCompEU Europäischer Kompetenzrahmen düe Fachkräfte des öffentlichen Auftragswesens2020 (S. 28):
Vergabespezifische Kompetenzen und Schulungsbereiche:

 

"Vor der Vergabe" ---------------"Nach der Vergabe": Vertragsverwaltung etc.
Eine "Einheit"?

 

  • Das ist in der Praxis vielfach nicht einfach miteinander zu vereinbaren.
  • Was ist an speziellen oder  allgemeinen Kenntnissen etc. von den Mitarbeitern der Beschaffungsstelle und der Fachabteilungen zu  verlangen. 
  • Insofern ist es nicht nur sinnvoll, sondern auch unumgänglich, dass die Mitarbeiter der Beschaffungsstellen die Abwicklungsprobleme prognostizieren und entsprechende Absicherungen einbauen (Risikoprognose, Abnahmemodalitäten, Verjährungsfristen, Vertragsstrafen, Schadenspauschalierungen, Sicherheiten etc.). Dementsprechend waren und sind die Seminare von CitoExpert mit diesen Zielrichtungen aufgebaut.
  • Insbesondere ist ein spezielles Seminar für Fachabteilungen vorgesehen, das dem Teamwork und einer wirtschaftlichen Vergabe dient.
  • Merke: Die Beschaffungsstelle kennt Vergabepraxis, die Fachabteilung "Einsatzpraxis".


GWB VgV VOB/A UVgO - VOL/B - VOB/B
Gegenstand der Abwicklungskontrolle sind die einzelnen "Stationen" der Vertragsabwicklung nach Zuschlag:

  • Hierbei sind insbesondere zu kontrollieren
    • Ausführungsfristen - Teilfristen
    • Verzug
    • Erfüllung -
    • Nichterfüllung
    • Leistungsstörungen
    • Güteprüfungen
    • Abnahme
    • Mängel
    • Mängelanzeige
    • Gewährkleistungsfristen
    • Nebenpflichten
    • Leistungsbeschreibungen von Bietern gegebenenfalls aufbewahren - allerdings keine Verwendung ohne deren Einverständnis - schriftliche Vereinbarung erforderlich bei weiterer Nutzung außerhalb des konkreten Vergabeverfahrens -


Aufhebung - Zuschlag - Beendigung des Verfahrens - Information
Zu beachten ist in diesen Fällen, daß eine Aufhebung des Verfahrens nur unter den Voraussetzungen des § 48 UVgO bzw. des § 63 VgV in Betracht kommt.Nach §§ 46 I S. 2 UVgO bzw. § 63 II VGV siind die Bieter nach der Aufhebung zu informieren .Ohne  Zuschlag bzw. Aufhebung ist das Verfahren nicht beendet . Die Bieter können bei Verstößen  die V dergabekammer anrufen (vgl.§§ 154 f,160 GWB(vgl. auch landesrechtliche Bestimmungen)
Im EU-Verfahren sind die Bieter und Bewerber nach den §§ 134, 135 GWB vor dem Zuschlag zu informieren. Andernfalls ist der öffentliche Auftrag "von Anfang an unwirksam".

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