Haushaltsrechtliche Gründe verlangen, dass wirtschaftlich und sparsam beschafft wird. Grundsätzlich soll damit nichts Überflüssiges beschafft werden, sondern nur das, was benötigt wird.
Jeder bekommt, was er braucht - aber auch nur das."
Was benötigt wird, ist im Beschaffungsantrag zu begründen, von der Beschaffungsstelle zu überprüfen und unter Beachtung der Grundsätze des Verfahrens zu beschaffen (Wettbewwerb, Transparenz, Gleichbehandlung, Eingung der Bewernber und Bieter etc.).
- Sind die Ausgaben zur Erfüllung der nach rechtlichen Bestimmungen bestehenden Verpflichtungen erforderlich?
- Sind die Ausgaben in ihrer Höhe aufgrund verläßlicher Daten zutreffend geschätzt?
- Ist bei Mischfinanzierungen der notwendige eigene und fremde Anteil entsprechend den rechtlichen Vorgaben zutreffend berechnet?
- Ist es notwendig und kann durch Haushaltsvermerk zulässigerweise bestimmt werden, Mehrausgaben durch erkennbare Mehreinnahmen zu decken, die dadurch einer Verwendung zum Haushaltsausgleich entzogen werden?
- Ist die Beschaffungsmaßnahme nach Art und Umfang zur Aufgabenerfüllung erforderlich ? Kann dies durch eigene Feststellungen belegt werden oder ist eine gutachterliche Stellungnahme erforderlich?
- Sind Ersatzbeschaffungen erforderlich oder können sie noch hinausgeschoben werden?
- Sind Aussonderungsgutachten erforderlich und vorzulegen?
- Sind Kostenvergleichsrechnungen insbesondere im Fall von Kauf Miete oder Leasing (als Alternativen) als Basis für das wirtschaftlichste Ergebnis durchgeführt?
- Sind die Bewirtschaftungskosten durch Kostenvergleichsrechnungen erfaßt und die Möglichkeiten zur Verminderung der Kosten erkundet?
- Liegen für die Investitionsvorhaben die notwendigen Haushaltsunterlagen (Pläne, Kostenermittlungen und Erläuterungen, Ausführung, Kosten der Baumaßnahme' Grunderwerb, Finanzierung, Zeitplan, Schätzung; ausführliche Entwurfszeichnungen, Kostenberechnungen - vgl. §§ 16, 29 HGrG) vor?
- Sind Ausgabereste bei übertragbaren Ausgaben zum Ausschluß der Nachveranlagung anzurechnen oder unterliegen die Ausgaben der flexiblen Budgetierung?
- Kann eine institutionelle Förderung von Zuwendungsempfängern auf eine Projektförderung umgestellt werden ? Kann das erforderliche ,,erhebliche Interesse des Bundes oder Landes" (vgl. § 14 HGrG) festgestellt werden ? Ist es politisch durchsetzbar, zumindest jährlich eine der vielen Organisationen künftig von Zuwendungen unabhängig zu machen?
- Führt das neue Vorhaben zum ,,Einstieg" in eine neue Aufgabe mit unabsehbaren Folge- und Dauerwirkungen sowie zu Präjudizien für vergleichbare Fälle?
Vgl. hierzu Heller, aaO, Rdnr. 84, im Anschluß an Piduch, aaO, § 6 Rdnr. 2. Auch Bartl, Harald, Handbuch öffentliche Aufträge, 2. Aufl., 1999, Rdnr. 38.
Ergänzend hierzu stellen sich bei allen Beschaffungen immer die Fragen:
- Kann auch ohne die entsprechende Leistung mit dem gleichen Effekt weitergearbeitet werden ?
- Welche Auswirkungen hat die Unterlassung der Aktualisierung der Leistung, Modernisierung bzw. das belassen auf dem bisherigen Stand für die Zukunft ? Wird es einen Investitionsstau geben ? Werden die Mitarbeiter leistungsmäßig zurückfallen ? Werden nach einiger Zeit erheblich höhere Investitionen erforderlich werden, weil es zu einem "Investitionssprung" kommen wird - mit allen Folgen für betroffene Bürger, Mitarbeiter und die Haushaltsbelastung ?
- Lohnen sich Reparaturen überhaupt ?
- etc.
Bevor man zu aufwendigen Kosten-/Nutzen-Analysen etc. gelangt, sollte man auch diese Fragen wirtschaftlich vertretbar und nachweisbar beantworten.
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