Muster

Muster nationales Verfahren - Routineverfahren Muster - EU-weites Verfahren - Routineverfahren

Muster können routinierte Mitarbeiter von Beschaffungsstellen in "trivialen Fällen" ohne besondere Vertragsrisiken benutzen - allerdings bedarf es hierzu einiger Erfahrung und des sicheren Umgangs mit den Mustern - immer aber müssen interne Vorgaben beachtet und dieses Routineverfahren an die spezifischen Gegebenheiten angepaßt werden. Muster dürfen nicht zum Ausschalten des Denkens führen.
Auf die Absicherung des Vergabeverfahrens ist unbedingt zu achten.
Das Routineverfahren scheidet für den Bereich des EU-weiten Verfahrens in der Regel grundsätzlich aus, sofern nicht insoweit ständige Beschaffungen gleicher oder ähnlicher Art vorliegen. Wer nur hin und wieder ein EU-weites Verfahren durchführt, sollte Sachverständige einschalten, die dieses Verfahren bewältigen und entsprechende Routine haben. Es lohnt sich nicht, sich insofern für ein oder zwei Verfahren einzuarbeiten.
Auch im EDV-IT-Bereich oder anderen "modernen Gebieten" kommt das Routineverfahren in Betracht, wenn es sich um triviale Hardware und Software etc. handelt, bei der keine besonderen Vertragsrisiken bestehen - insbesondere bei Ersatz- und Nachlieferungen.
Routineverfahren sparen Zeit - sie kommen nur in Betracht,

• wenn vorliegen
  • entsprechende Erfahrung allgemein des Mitarbeiters der Beschaffungsstelle
  • Vorfälle - also bereits erfolgte Vergaben, also keine Erstvergabe anzutreffen sind,
  • Beschaffungen ohne besondere Vertragsrisiken
• nicht jedoch aus Zeitnot, Personalmangels etc.

Neben einer effektiven und vernünftigen Organisation gehört insofern auch ein entsprechendes Zeit- und Abwicklungsmanagement der Beschaffungsstelle zu den Voraussetzungen effektiven Arbeitens. Sämtlich anfallenden Vorgänge sind zu ordnen einzuteilen - täglich - in

• Trivialfälle mit der Eignung für die Abwicklung nach dem Muster Routineverfahren
• Fälle mit besonderen Vertragsrisikenvor allem in den Bereichen
  • Termin (Verzugsrisiko bzw. Nichterfüllung)
  • und Einsatzzweck- und Einsatzrisiko (Ausfall etc.).
• Die Risikofälle werden ausgegliedert und erst bearbeitet, wenn die Trivialfälle erledigt sind.
• Mit Routinearbeiten gewinnt man Zeit für die schwierigen Fälle, für die man Zeit benötigt.

Beispiel:
Die einzelnen Schritte bei der Routinebeschaffung im nationalen Verfahren:

am:

Wiedervorlage nach Ablauf der Angebotsfrist am:

Zuschlagsfrist - Ablauf am:

Bindefrist Ablauf am:

21. Vgl. die ausführlichen Muster - ansonsten die Muster Eingang, Öffnung, Prüfung, Verhandlung im Ausnahmefall, Wertung, Zuschlag, Mitteilung an nichtberücksichtigte Bieter - Vergabevermerk

Abwicklungskontrolle

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