Stichworte

Bitte beachten Sie Reform des Vergaberechts 2016 - 2018 - sie hat viele Änderungen und Neuerungen gebracht, auf die sich die Betroffenen einstellen müssen.

Geändert ist das GWB 2016, die VgV 2016, ferner wurden VOL/A  (Ablösung durch die UVgO 2017) und VOB/A (2016) mehrfach geändert  - die Änderungen erschweren teils das Vergabeverfahren - wichtig sind vor allem die Änderungen des GWB 2016 - siehe "Texte" - die VgV wurde 2016 vollständig neu konzipiert.
Ferner sind die die laufend ergehenden Entscheidungen des EuGH, des BGH, der OLGe und Vergabekammern zu beachten, die immer für "Überraschungen" sorgen können. Gehen Sie auf "Home" und nutzen Sie bitte darum das jeweils aktuelle Modu l Entscheidungen - Urteile" bzW. das Modul "Aktuelles". sowie die wichtigen Newsletter (nur nach Anmeldung).

Wenn Sie nicht sattelfest in Vergabeverfahren sind, sollten Sie die nachfolgenden Empfehlungen unbedingt beachten. Leider ist das Vergabeverfahren kompliziert. Man kommt folglich - leider - regelmäßig nicht um die 80 Punkte herum, wenn man halbwegs sichergehen will. Hierbei sind die Komplikationen des EU-Verfahrens miteingeschlossen, die nachfolgend in Fettdruck aufgeführt sind.

Anforderungen an Mitarbeiter der Vergabestelle

Ohne Schulung und Erfahrung sollte niemand in Beschaffugnsprozessen tätig werden. Insofern sind zu Beginn der Beschaffungstätigkeit "Patenchaften" erfahreneer Miarbeiter, Musterakten (mit Kennzeichnung von Fehlern!), "Pannensammlungen etc. erforderlich.

Schulungen, Besuche von Seminaren sind unumgänglich. Die Privatwirtschaft verlangt den "Einkaufsfachwirt" und llässt ungeschulte und unerfahrene Mitarbeiter bereits aus Haftungsgründen nicht tätig werden - vgl. www.BME.de.

Anforderungen an Mitarbeiter der Vergabestellen sind leider hoch !
Wenn Sie sattelfest im Vergabeverfahren sind, können Sie von Muster zu Muster springen. Nutzen Sie auf jeden Fall auch die Checklists zur Kontrolle.

Beachten Sie auch unsere Abwicklungsraster für Vergabeverfahren 2014-2015 - Nutzen Sie unsere Erfahrung von mehr als 20 Jahren!
Zum Download der Abwicklungsraster
Auf das Abwicklungsraster haben nur Abonnenten des Vergabeprofi Zugriff.s schrittweises

Wir empfehlen Ihnen im Übrigen folgende Vorgehen (vgl. zu Dokumentation §§ 20 VOL/a, 24 EG VOL/A):

1. Sie machen den Vorgang der Vergabe aktenkundig.
2. Sie stellen Ihre Zuständigkeit fest.
3. Sie legen die Vergabeakte mit Deckblatt an.
4. Sie stellen die Beteiligten der Vergabestelle am Vergabeverfahren fest, organisieren und koordinieren die entsprechende Zusammenarbeit.
5. Denken Sie an das Vorinformationsverfahren bei Auftragswerten über 750.000 Euro im EU-Verfahren.
6. Gehen Sie nach Anlage der Vergabeakte Schritt für Schritt weiter in der Reihenfolge vor:
7. Senden Sie den Beschaffungsantrag mit den Hinweisen für die Bedarfsstelle an die Bedarfstelle. Vermeiden Sie Doppelarbeit und die Nichtnutzung vorhandener Kenntnisse in der Beschaffungsstelle. Denken Sie bitte zukünftig an die Beschaffungsplanung !
8. Wenn die Bedarfsstelle allein nicht in der Lage ist:
9. Sie wollen die Bedarfsanmeldung bzw. den Beschaffungsantrag erarbeiten - um diesen zu erstellen, empfiehlt sich bei nicht informierten Bedarfsstellen - Hinweise - die gemeinsame Durcharbeitung des Beschaffungsantrages.
10. Rücklauf des Beschaffungsantrages von der Bedarfsstelle zur Beschaffungsstelle.
11. Überprüfung, Auswertung und eventuelle Ergänzung des Beschaffungsantrages durch die Beschaffungsstelle.
12. Stellen Sie fest, ob Sie für die einzelnen der folgenden Schritte Sachverständige zur Klärung rein fachlicher Fragen auf Vorschlag der Berufsvertretungen bzw. auf deren Antrag unter Berücksichtigung der Kosten sowie eintretender zumutbarer Zeitverzögerungen zweckmäßigerweise einschalten - Stellen Sie sicher, daß die Sachverständigen weder mittelbar noch unmittelbar an der Vergabe beteiligt sind oder beteiligt werden - Stellen Sie sicher, daß sich die Beteiligung der Sachverständigen zur Klärung fachlicher Fragen bei der Erörterung der Preise auf die Beurteilung im Sinne des § 23 Nr. 2 VOL/A beschränkt (Zuverlässigkeit, Fachkunde, Leistungsfähigkeit, besonders niedriger Preis, "unverhältnismäßiger" Preis etc.).
13. Stellen Sie fest, ob Gründe für die Befangenheit, Interessenkollision etc. vorliegen und sichern Sie die Nichtbeteiligung dieser Personen am Vergabeverfahren ab.
14. Erstellung der endgültigen Leistungsbeschreibung - Greifen Sie auf durchgeführte Verfahren zurück - Erkundigen Sie sich bei anderen Behörden nach ähnlichen oder identischen Beschaffungen - Nutzen Sie alte Leistungsbeschreibungen oder Tests oder Auftragnehmerinformationen - Erstellen Sie ein Bieter- und Merkmalraster - Unterscheiden Sie zwischen erforderlichen und nicht erforderlichen Anforderungen - Eliminieren Sie die nicht erforderlichen Anforderungen und nehmen Sie die erforderlichen Anforderungen nach interner nachprüfbarer, plausibler Begründung in die Leistungsbeschreibung auf - Unterscheiden Sie zwischen einfacher Leistungsbeschreibung und umfangreichen Leistungsbeschreibungen - beachten Sie die Grundsätze der idealen Leistungsbeschreibung - Erstellen Sie eine eindeutige, erschöpfende und wettbewerbsgeeignete Leistungsbeschreibung oder begründen Sie die zu erstellende Funktionale Leistungsbeschreibung und erstellen diese. - Beachten Sie EG-Normen und Technische Spezifikationen im EU-Verfahren.
15. Erfassen Sie erforderliche Muster, Proben und Leistungspräsentationen in den Verdingungsunterlagen.
16. Ergänzen Sie die Markterkundung bzw. die Marktübersicht.
17. Erstellen Sie den Zeitrahmen - Überprüfen Sie die Ausführungsfristen, berechnen Sie die Angebots-, Binde- und Zuschlagsfrist unter Berücksichtigung von Eingang, Öffnung, Prüfung, Zweifelsverhandlungen und Wertung - berücksichtigen Sie zeitliche Pufferzonen - arbeiten Sie mit externen (für den Auftragnehmer) und internen Terminen (bleibt intern bei dem Auftraggeber) - Berücksichtigen Sie angemessene Zeiten für Ortsbesichtigungen und Einsichtnahmen sowie die Mindestfristen in EU-Verfahren.
18. Erstellen Sie eine Risikoanalyse. Stellen Sie Terminrisiken und Einsatzrisiken fest.
19. Stellen Sie fest, welche allgemeinen Geschäftsbedingungen der öffentlichen Hand für diese Vergabe anzuwenden sind
    
    1. BVB-IT oder EVB-IT
    2. Zusätzliche Vertragsbedingungen
    3. Ergänzende Vertragsbedingungen
    4. Sonstige Besondere Vertragsbedingungen Ihrer Vergabestelle.
20. Erstellen Sie bei besonderen Risikolagen die Individualrechtskonditionen - Schalten Sie die Rechtsabteilung oder einen Rechtsberater ein.
21. Erstellen Sie Preisübersicht durch Preisvergleiche aus der Marktübersicht - Errechnen sie den Minimum-Maximumpreis - Stellen Sie den möglichen Effekt der Vergabe im Wettbewerb fest (potentielle Preisspanne - möglicher Erfolg des Wettbewerbs).
22. Erstellen Sie eine möglichst präzise Kostenschätzung auf der Basis der Preisübersicht - vergleichen Sie diesen Ansatz mit den zur Verfügung stehenden Haushaltsmitteln - Kontaktieren Sie die Haushaltsabteilung und stellen Sie das Vorhandensein der erforderlichen Haushaltsmittel fest oder gehen Sie den Weg über eine Verpflichtungsermächtigung.
23. Ordnen Sie Leistung ein in
    
    1. Lieferungen
    2. Dienstleistungen
    3. Freiberufler-Leistungen
    4. Bauleistungen
24. Legen Sie die Wertungskriterien fest
    
    1. wirtschaftlichstes Angebot" = Preis
    2. wirtschaftlichstes Angebot = Preis und zusätzliche Wertungskriterien mit Begründung der zusätzlichen Wertungskriterien - Beachten Sie im EU-Verfahren die Pflicht zur Bekanntmachung der Wertungskriterien nach § 9 a VOL/A.
    
    
25. Stellen Sie den Schwellenwert fest - Auftragswert über dem Schwellenwert - unter dem Schwellenwert - stellen Sie fest, ob Sie sich im Bereich der EU-Verfahren bewegen (Schwellenwerte über 211.000 Euro <Bundesbehörden 137.000 Euro>, Sektorenbereich über 422.000 Euro).
26. Entscheiden Sie über die Anwendung der
    
    1. der Haushaltsordnungen - Freiberufler-Leistungen unter 200.000 EURO
    2. Anwendung der Basis-§§ der VOL/A unter 200.000 EURO (130.000 EURO: Bundesbehörden)
    3. Anwendung der a-§§ der VOL/A über 200.000 EURO (130.000 EURO: Bundesbehörden)
       
    4. Anwendung der b-§§ der VOL/A über 400.000 EURO - Sektorenbereich
       
    5. Anwendung der SKR-Vorschriften der VOL/A über 400.000 EURO - Sektorenbereich
    6. Anwendung der VOB/A - Bauleistungen
    7. Anwendung der VOF - Freiberufler-Leistungen über 200.000 EURO (Bundesbehörden 130.000 EURO)
27. Entscheiden Sie über die Vergabeart
    
    1. im nationalen Verfahren
    2. im EU-Verfahren
28. Begründen Sie die nichtöffentliche Ausschreibung oder die Nichtanwendung des Offenen Verfahrens
    
    1. Freihändige Vergabe
    2. Verhandlungsverfahren mit bzw. ohne vorherige Vergabebekanntmachung(Teilnehmerwettbewerb)
    3. Beschränkte Ausschreibung
    4. Nichtoffenes Verfahren
29. Fertigen Sie die Bekanntmachung bzw. die Aufforderung zur Abgabe von Angeboten - Anschreiben
30. Fertigen Sie das Anschreiben
31. Stellen Sie die Bewerbungsbedingungen fest - Erfassen Sie die anzufordernden Nachweise und Erklärungen - Überprüfen Sie diese mit der Rechtsabteilung oder einem Rechtsberater
32. Überprüfen Sie, ob die Verdingungsunterlagen dem Fertigstellungsgebot entsprechen.
33. Holen Sie größeren Aufträgen ein simuliertes Angebot ein.
34. Korrigieren Sie eventuell die Verdingungsunterlagen.
35. Schalten Sie eventuell vorgesehene Gremien etc. vor dem Zuschlag ein.
36. Informieren Sie die Eingangsstelle über das Eingehen von Angeboten und die erforderlichen Maßnahmen der Eingangsstelle (Eingangsvermerk) und Angebote unter Verschluß bis zur Öffnung der Angebote)
37. Machen Sie die Vergabeabsicht bekannt - Nutzen Sie die entsprechenden Muster im EU-Verfahren.
38. Auf Anforderung bei Teilnehmerwettbewerb oder bei Ausschreibungen bzw. Freihändiger Vergabe oder Verhandlungsverfahren versenden Sie die angeforderten Verdingungsunterlagen (Anschreiben, Leistungsbeschreibung, Individualkonditionen, Bewerbungsbedingungen, erforderliche Nachweise und Erklärungen etc.) - Beachten Sie im EU-Verfahren die Absendefrist für die Verdingungsunterlagen.
39. Bei Ortsbesichtigungen und Einsicht von Unterlagen erfassen Sie die Termine, die Besichtigenden und Einsehenden
40. Erteilen Sie unverzüglich angeforderte zusätzliche sachdienliche Auskünfte über die Verdingungsunterlagen und das Anschreiben - Beachten Sie im EU-Verfahren die Auskunftserteilungsfrist.
41. Prüfen Sie, ob einem Bewerber wichtige Auskünfte über die geforderte Leistung oder die Grundlagen der Preisermittlung gegeben worden sind, und teilen Sie in diesem Fall diese Auskünfte allen Bewerbern gleichzeitig mit - Beachten Sie im EU-Verfahren die Auskunftserteilungsfrist.
42. Stellen Sie speziell im EU-Verfahren fest, ob Bewerber oder Bieter Verstöße gegen Vergabeverfahren gerügt haben. Halten Sie entsprechende Reaktion gesichert und nachweisbar fest.
43. Stellen Sie den Ablauf der Angebotsfrist fest.
44. Führen Sie die Öffnungsverhandlung zu dem nach dem Zeitrahmen festgelegten Zeitpunkt durch oder begründen Sie die nicht unverzügliche Durchführung.
45. Erstellen Sie Niederschrift für die Öffnungsverhandlung und gegebenenfalls einen Nachtrag.
46. Führen Sie die Prüfung der zu prüfenden Angebote durch und sortieren Sie die nicht zu prüfenden Angebote mit entsprechender Begründung aus.
47. Prüfen Sie die übrigen zu prüfenden Angebote einzelne auf Vollständigkeit.
48. Prüfen Sie die übrigen zu prüfenden Angebote auf rechnerische und fachliche Richtigkeit.
49. Halten Sie die für die Beurteilung der Wirtschaftlichkeit der einzelnen Angebote maßgebenden Gesichtspunkte gegebenenfalls unter Hinzuziehung von Sachverständigen fest.
50. Überprüfen Sie, ob die Voraussetzungen für ausnahmsweise erforderliche Verhandlungen mit Bietern bei Ausschreibungen erfüllt sind - Vorsicht bei mündlichen Kontakten.Verweisen Sie die Bewerber oder Bieter auf den schriftlichen Weg ! Machen Sie einen entsprechenden Absicherungsvermerk.
51. Bereiten Sie Verhandlungen vor, stellen Sie Gründe für die Verhandlungen fest und führen Sie diese Verhandlungen durch.
52. Ergreifen Sie Maßnahmen zur Sicherung der vertraulichen Behandlung des Grundes und des Ergebnisses der Verhandlungen.
53. Legen Sie Grund und Ergebnis der Verhandlungen schriftlich nieder.
54. Stellen Sie fest, welche Angebote nach § 25 Nr. 1 VOL/A auszuschließen sind und legen Sie die Begründung nachweisbar, plausibel fest.
55. Stellen Sie fest, ob die Bieter die erforderliche Zuverlässigkeit, Fachkunde und Leistungsfähigkeit aufweisen und sortieren Sie die nicht zu berücksichtigenden Bieter mit nachweisbarer und plausibler Begründung aus.
56. Überprüfen Sie "ungewöhnlich niedrige Preise" durch Kontrolle der Einzelposten dieser Angebote und verlangen Sie zu diesem Zweck die erforderlichen Belege - Berücksichtigen Sie in diesem Zusammenhang die Problematik der Unterkostenangebote und schließen Sie auf jeden Fall echte Dumpingpreise aus.
57. Schließen Sie Angebot aus, deren Preis in offenbarem Missverhältnis zur Leistung aus - "Mondpreise".
58. Stellen Sie fest, welches Angebot das wirtschaftlichste Angebot ist - ferner die Rangfolge der übrigen Bieter.
59. Prüfen Sie, daß keine "Doppelwertung" vorliegt.
60. Prüfen Sie, daß keine unzulässigen Wertungskriterien in die Wertung einfließen.
61. Prüfen Sie, daß keine nachgeschobenen Wertungskriterien der Wertung zugrunde gelegt werden.
62. Stellen Sie das Ergebnis der Wertung mit Rangfolge der Bieter zuschlagsfähig fest. Vermerken Sie die Gründe für die Zuschlagserteilung nachweisbar und plausibel in den Akten - Zuschlagsvermerk.
63. Schalten Sie eventuell vorgesehene Gremien etc. vor dem Zuschlag ein.
64. Im EU-Verfahren beachten Sie die erforderliche rechtzeitige und inhaltlich korrekte Information der Bieter unter Beachtung der Beweissicherung hinsichtlich des Zugangs der Informationen.
65. Warten Sie in EU-Verfahren den Fristablauf nach Informationserteilung ab, um die Nichtigkeit des Zuschlags zu vermeiden - Beachten Sie die Rechtslage nach der Vergabeverordnung 2010.
66. Bei Anrufung der Vergabekammer (EU-Verfahren) und Zustellung des Antrags bei der Vergabestelle beachten Sie die "Zuschlagssperre".
    
67. Vergewissern Sie sich, daß keine Zuschlagshindernisse bestehen.
68. Erteilen Sie den Zuschlag rechtzeitig und beweisgesichert (Zugangsnachweis).
69. Bei drohendem Ablauf der Zuschlagsfrist verlängern Sie die Zuschlagsfrist im Einvernehmen mit den Betracht kommenden Bietern - beweisgesichert.
70. Nach Ablauf der Zuschlagsfrist erteilen Sie den Zuschlag als neuen Antrag mit Bindefrist und kontrollieren die rechtzeitige Annahme durch den Bieter - Vertragsschluß.
71. Im Fall der Aufhebung überprüfen vorher die Gründe der Aufhebung - Stellen Sie die Berechtigung der Aufhebung fest. Im EU-Verfahren informieren Sie die Bieter vor Aufhebung beweisgesichert und beachten die Vergabeverordnung 2010.
72. Die Gründe für die Aufhebung vermerken Sie nachweisbar und plausibel in den Akten.
73. Heben Sie das Vergabeverfahren bei Vorliegen von berechtigten Gründen auf.
74. Erfüllen Sie nationalen Verfahren Ihre Informationspflichten gegenüber nicht berücksichtigten Bietern.
75. Erfüllen Sie im EU-Verfahren Ihre Mitteilungs-, Melde- und Berichtspflichten.
76. Fertigen Sie den Vergabevermerk und begründen sie im Vergabevermerk die Verzicht auf zusätzlich zum Angebot verlangter Unterlagen und Nachweise.
77. Leiten Sie die für die Abwicklungskontrolle erforderlichen Schritte ein.
78. Ergreifen Sie geeignete Maßnahmen zur Erfassung des Vorgangs für den Fall wiederkehrender ähnlicher oder gleicher Beschaffungen - registermäßige Erfassung der Vergaben - eventuelle Fehler und Erfahrungen zugriffsfähig speichern. Beschaffung ist zum einem großen Teil Sammeln von know how !
79. Halten Sie eventuelle Probleme, Rügen, Fehler etc. zur Vermeidung in zukünftigen Verfahren zugriffsfähig für andere Mitarbeiter/innen fest.
80. Nach einem gescheiterten Verfahren und Aufhebung beachten Sie, daß dies nur zulässig, wenn die vorhergehende Ausschreibung über denselben Gegenstand ganz oder teilweise aufgehoben ist (§ 26 Nr. 5 VOL/A). Im EU-weiten Verfahren beachten Sie darüber hinaus, daß nach § 26 a VOL/A auf schriftlichen Antrag nicht nur Verzicht auf die Durchführung des Verfahrens, sondern auch die erneute Einleitung den Bewerbern oder Bietern mitzuteilen ist.
81. In allen Fällen der erneuten Ausschreibung desselben Gegenstandes - Vorsicht bei zweitem Verfahren - ist zu prüfen, ob die Aufhebung berechtigt war, da bei unberechtigter Aufhebung und dem Zuschlag auf einen anderen als den fiktiven Gewinner des ersten Verfahrens ein Zuschlag an den Falschen vorliegen kann, der u.a. zum Ersatz des entgangenen Gewinns führen kann.Beachten Sie sodann auch die Abwicklungskontrolle

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Anmerkung: Geändert am 29.9.2011- Vergaberechtsreform 2009 - 2011 beachten!