Vergleiche auch die Abwicklungsraster 2015

 

Beschaffungsstelle

 

 

 

Eingang – Datum - Uhr

 

 

 

Bearbeiter/in

 

 

 

Unterschrift

 

 

 

           

Vergabestelle

 

0

 

 

Schritt 1: Beschaffungsantrag*)

 
Fachabteilung

0

Aktenzeichen

0

Bearbeiter/in

0

An Beschaffungsstelle

0

Bearbeiter/in

0

Absendedatum

Uhrzeit

Bearbeiter/in - Unterschrift

0

0

0

1. Leistungsart**)

Ankreuzen

Anmerkung

Lieferung0

0

0

Dienstleistung0

0

0

Freiberufler-Leistung0

0

0

Bauleistung0

0

0

Mischleistungen – Lieferung und „Baunebenleistung“0

0

0

Sonstiges0

0

0

2. Stückzahl – Preis - Schätzung***)

Stück – Einheit – Zahl

Einzelpreis - netto

Gesamtpreis - netto

Besonderheiten

Anmerkungen

 

0

0

0

0

0

 

3. Gewünschter – erforderlicher Liefer-/Leistungstermin****)

 

Eilbedürftigkeit

 

 

 

Ja

0

Nein

0

 

Dringlich - § 3 III b) VOL/A - Begründung

besonders dringlich - § 3 V g) VOL/A – Begründung:

unaufschiebbar – Gefahr im Verzug - § 3 V g) VOL/A – Begründung:

 

0

0

0

 

4. Haushaltsmittel - Zuschüsse****)

genehmigt 0

beantragt 0

 

5. Markterkundung – Marktübersicht******)

 

5.1. Erstbeschaffung 0

 

 

 

5.2.Wiederholungsbeschaffung 0

 

 

 

 

Aktenzeichen: 0

Zeitpunkt: 0

Anmerkungen

 

Verfahren:

0

0

0

 

5.3.Beschaffung durch andere Behörde

Aktenzeichen:0

Ansprechpartner:0

Anmerkungen

 

Behörde: 0

0

0

0

 

                             

 

*)      Ohne Beschaffungsantrag erfolgt keine Beschaffung. Das ergibt sich aus den Dienstanweisungen etc. Fachabteilungen dürfen grundsätzlich nicht beschaffen. Gehen sie in die Markterkundung, so ist die Beschaffungsstelle frühzeitig einzuschalten. Ohne Schulung der Fachteilungen wird es nicht möglich sein, dass der Beschaffungsantrag vollständig und zutreffend ausgefüllt wird. Zeitverluste durch Rückfragen werden die Folge sein.

**)     Die Angabe der Leistungsart ist wichtig für die Zuständigkeit, für die Anwendung von VOL/A oder z. B. VOB/A.

***)   Die Schätzung ist maßgeblich für die Durchführung nationaler oder EU-Verfahren – auch z. B. für die  Zulässigkeit der Freihändigen Vergabe („Ministerwert“ - § 3 V i) VOL/A). Auftragswerte ab ca. 160.000 € netto (vgl. zu den Schwellenwerten §§ 2, 3 VgV). Ist unter diesem Aspekt Vorsicht geboten.

****) Liefertermine etc., die nicht auf Marktkenntnis beruhen, sind häufig unrealistisch. Sie müssen auf jeden Fall durch Beschaffungsstelle überprüft werden – das gilt auch für eventuelle Gründe, die die Eilbedürftigkeit rechtfertigen sollen. Meist  liegt hier nur eine verzögerte Bedarfsanmeldung vor.

*****)      An sich müsste diese Frage bereits bei der Haushaltsaufstellung und -feststellung bearbeitet worden sein. Das Vergabeverfahren gehört zur Haushaltsdurchführung. Der Beauftragte für den Haushalt ist einzuschalten. Vgl. insofern BHO, LHO etc.

******)    Ohne Markterkundung und -übersicht oder Ausübung des begründeten „Bestimmungsrechts“ kann das Vergabeverfahren nicht durchgeführt werden. Die Durchführung eines Vergabeverfahrens allein zu Zwecken der Markterkundung ist unzulässig (§ 2 III VOL/A). Fachabteilung und Beschaffungsstelle sollten hier effektiv zusammenarbeiten und sich in ihren Kenntnissen ergänzen.

 

Schritt 1 Beschaffungsantrag- Fortsetzung

 

5.4. Markterkundung – Marktkenntnisse – Marktübersicht der Beschaffungsstelle - § 2 III VOL/A*)

Potenzielle Bieter

B1

B2

B3

Weitere Bieter – Anhang**)

Produkte – Leistungen - § 7 I VOL/A***)

0

0

0

Erforderliche Merkmale – konkret feststellen

Standardmerkmale (alle Bieter)

0

0

0

0

Bandbreitenmerkmale (Minimum - Maximum)

0

0

0

0

Sondermerkmale (nicht alle Bieter)

0

0

0

0

Alleinstellungsmerkmale (jeweils nur ein Bieter)

0

0

0

0

Muster – Proben – Tests – Präsentation etc.

0

0

0

0

6. Preise – netto pro Stück

0

0

0

0Preise wie Schätzung

Gesamte Stückzahl – Gesamtpreis netto

0

0

0

0Preise wie Schätzung

7. Gewährleistungsfrist – Jahre - § 9 III VOL/A

0

0

0

0 – ein Jahr?

8. Lieferfristen - § 7 I VOL/A

0

0

0

0 – nur notwendige Fristen, kein „Eilfall“

9. Eignung - § 6 III VOL/A***)

Besondere

- Leistungsfähigkeit

- Zuverlässigkeit

- Fachkunde

erforderlich?

0

0

0

Sämtliche Bieter sind insofern unbedenklich – Eigenerklärungen werden in das Ermessen der BS gestellt

10. Sonstiges

0

0

 

 

Fachabteilung

Bearbeiter/in Name – Vorname:

Datum Unterschrift

           

 

 

 

*)      Die Marktübersicht ist eines der Kernstücke der Beschaffung. Ohne Marktübersicht können Leistungsbeschreibung, Schätzung des Auftragswertes, Liefer- und Ausführungsfristen nicht festgelegt  werden. Auf § 7 III, IV VOL/A ist zu verweisen. Die Markterkundung – Basis der Marktübersicht – ist je nach Einzelfall nach pflichtgemäßem Ermessen durchzuführen. Sie gehört noch nicht zum Vergabeverfahren. Daher ist der Gleichbehandlungsgrundsatz hier noch nicht eingreifend. Der Mitarbeiter entscheidet folglich darüber, wie viele potenziellen Bieter er befragt.

**)     Im Einzelfall kann es durchaus sein, dass die Erkundung bei drei Bietern nicht ausreicht. Dann ist die Markterkundung zu erweitern – die weiteren Befragten sind in einen Anhang aufzunehmen (Kopie dieses Blattes)

***)   Das System Standard- (alle Bieter), Bandbreiten- (z. B. Drucker pro Minute 20 – 100 Seiten etc.), Sonder- (nicht alle Bieter, sondern z. B. nur 2 von 3 Bietern) und Alleinstellungsmerkmale (nur ein Bieter) muss den Mitarbeitern geläufig sein.

****) Die Fachabteilung wird häufig bereits über Informationen hinsichtlich der Eignung verfügen. Diese müssen die Beschaffungsstelle erreichen. Wenn besondere Zuverlässigkeit etc. erforderlich ist, so sind vom Bewerber bzw. Bieter weitergehende Erklärungen etc. zu verlangen – vgl. Schritt 11.

 

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