Beschaffungsantrag

Vgl. auch die Muster im Abwicklungdraster 

Neu: Abwicklungsraster für Vergabeverfahren 2018

Muster mit Hinweisen
Beschaffungsantrag 1)

Bearbeitung durch Fachabteilung (gegebenenfalls in Absprache mit der Beschaffungsstelle) – nach Bedarf vergrößern – Stellen mit 0 sind vollständig zu bearbeiten oder 0 zu streichen.

Beschaffungsantrag

Maßnahme: 0000000

Fachabteilung

0

Aktenzeichen

0

Bearbeiter/in

0

An Beschaffungsstelle

0

Bearbeiter/in

0

Absendedatum: 00/00/0000

Uhrzeit: 00:00

Bearbeiter/in - Unterschrift

0

0

0

1. Leistungsart 2)

Ankreuzen

Anmerkung

Lieferung0

0

0

Dienstleistung0

0

0

Freiberufler-Leistung0

0

vgl. § 50 UVgO 0

Bauleistung0

0

0

Mischleistungen – Lieferung und „Baunebenleistung“0

0

0

Sonstiges0

0

0

2. Stückzahl – Preis – Schätzung 3)

Stück – Einheit – Zahl

Einzelpreis - netto

Gesamtpreis - netto

Besonderheiten

Anmerkungen

0

0

0

0

0

3. Gewünschter – erforderlicher - Liefer-/Leistungstermin 4)

Eilbedürftigkeit

 

 

Ja

0

Nein

0

Dringlich - Gründe

Besonders dringlich - § 8 IV Nr. 9 UVgO ( 3 III b) – Gründe:

unaufschiebbar – Gefahr im Verzug - - § 8 IV Nr. 9 UVgO ( 3 III b) –Gründe:

0

0

0

4. Haushaltsmittel - Zuschüsse 5)

genehmigt 0

beantragt 0

5. Bestimmungsrecht – Absicherung durch Markterkundung – Marktübersicht 6)

5.1. Erstbeschaffung 0

 

 

5.2.Wiederholungsbeschaffung 0

Aktenzeichen: 0

Zeitpunkt: 0

Anmerkungen

Vergabeverfahren:

0

0

0

5.3.Beschaffung durch andere Behörde

Aktenzeichen:0

Ansprechpartner:0

Anmerkungen

Behörde: 0

0

0

0

                               

 Fortsetzung Beschaffungsantrag

 

Beschaffungsantrag

Maßnahme: 0000000

5.4. Bestimmungsrecht - Markterkundung – Marktkenntnisse – Marktübersicht der Beschaffungsstelle - § 20 I UVgO (§ 2 III VOL/A) 7)

5.4.1. Bestimmung der Leistung durch die Fachabteilung:

Leistungsart

Produkt

Stückzahl

 

 

 

Bewerber/Bieter

 

 

Standardmerkmale

 

 

Minimum - Maximum

Gründe:

 

Sondermerkmale

Gründe:

 

Alleinstellungsmerkmale

Gründe:

 

 

 

 

Mitbewerber

 

 

Nicht in Betracht kommende Produkte – Leistungen

 

Gründe:

 

 

5.4.2. Fehlende Bestimmung durch die Fachabteilung – ohne weitere Gründe nur „Vorschlag“ – Nachholung der folgenden Schritte

 

Bestimmungsrecht und Absicherung durch Markterkundung

 

Vorschlag Produkt oder Leistung

 

Potenzielle Bieter

B1

B2

B3

Weitere Bieter – Anhang 8)

 

Angabe der Bewerber

 

 

 

 

 

Produkte – Leistungen - § 7 I VOL/A 9)

0

0

0

Erforderliche Merkmale – konkret feststellen

 

Standardmerkmale (alle Bieter)

0

0

0

0

 

Bandbreitenmerkmale (Minimum - Maximum)

0

0

0

0

 

Sondermerkmale (nicht alle Bieter)

0

0

0

0

 

Alleinstellungsmerkmale (jeweils nur ein Bieter)

0

0

0

0

 

Muster – Proben – Tests – Präsentation etc.

0

0

0

0

 

6. Preise – netto pro Stück

0

0

0

0 Preise wie Schätzung

 

Gesamte Stückzahl – Gesamtpreis netto

0

0

0

0 Preise wie Schätzung

 

7. Gewährleistungsfrist – Jahre - § 21 IV UVgO

0

0

0

0 – mehr als ein Jahr?

 

8. Lieferfristen - § 23 I UVgO

0

0

0

0 – nur notwendige Fristen, kein „Eilfall“

 

9. Eignung - § 31, 33 UVgO  10)

Besondere

- Leistungsfähigkeit

- Zuverlässigkeit

- Fachkunde

erforderlich?

0

0

0

Sämtliche Bieter sind insofern unbedenklich – Eigenerklärungen werden in das Ermessen der Beschaffungsstelle gestellt

 

10. Vertraulichkeit - § 3 UVgO 

 

 

 

 

 

11. Interessenkonflikt - § 4 UVgO

 

 

 

 

 

10. Sonstiges

0

0

 

 

 

Fachabteilung: 00

Datum: 00/00/0000

Uhrzeit: 00:00

Bearbeiter/in

Name: 00

Vorname: 00

Bearbeiter/in

Unterschrift: 00

 

                 

 


 

Beschaffungsantrag

Maßnahme: 0000000

Bearbeitung durch Beschaffungsstelle

Beschaffungsstelle

 

Anmerkungen

Eingang – Datum - Uhr

Datum: 00/00/0000

Uhrzeit: 00:00

 

Bearbeiter/in

 

 

Unterschrift

 

 

 

Hinweise

1) Wenn der Beschaffungsantrag ausgefüllt wird, sind in der Regel bereits die erforderlichen Weichenstellungen des „Vorlaufs“ (Schritt 1.a) anzutreffen. Insofern ist die Beschaffungsstelle im Einzelfall teils nicht rechtzeitig eingeschaltet oder übergangen worden. Das kann sich nachteilig auswirken und z. B. auch zu erheblicher Doppelarbeit in der Fachabteilung und der Beschaffungsstelle führen. Es ist daher eine frühzeitige Einschaltung der Beschaffungsstelle durch die Fachabteilung zu empfehlen.

Ohne Beschaffungsantrag erfolgt keine Beschaffung. Das ergibt sich aus den Dienstanweisungen etc. Fachabteilungen dürfen grundsätzlich nicht selbst beschaffen. Üben sie das „Bestimmungsrecht“ aus oder/und gehen sie in die Markterkundung, so sollte die Beschaffungsstelle in der Regel frühzeitig zumindest informiert werden. Viele Mitarbeiter der Fachabteilungen sind betriebswirtschaftlich oder technisch, teils auch rechtlich, versiert, aber geschulten Vertriebsleuten nicht ebenbürtig bzw. unterlegen. Insofern können die Kenntnisse der Beschaffungsstelle ein eventuelles „Gefälle“ ausgleichen.

Ohne Schulung der Fachteilungen der Beschaffungsantrag vielfach nicht vollständig und unzutreffend ausgefüllt. Zeitverluste durch Rückfragen werden die Folge sein.

2) Die Angabe der Leistungsart ist wichtig für die Zuständigkeit, für die Anwendung von UVgO oder z. B. VOL/B bzw. der VOB/B (VOB/A)

3) Die Schätzung ist maßgeblich für die Durchführung nationaler oder EU-Verfahren – auch z. B. für die  Zulässigkeit des Verhandlungsverfahrens  („Ministerwert“ - § 8 IV Nr. 17 UVgO oder die Zulässigkeit des Direktauftrags nach § 14 UVgO). Bei Auftragswerten ab ca. 160.000 € netto (vgl. zu den Schwellenwerten § 3 VgV) ist unter diesem Aspekt Vorsicht geboten.

4) Liefertermine etc., die nicht auf Marktabsicherung beruhen, sind häufig unrealistisch und möglicherweise wettbewerbsbeschränkend. Sie müssen auf jeden Fall durch die Beschaffungsstelle überprüft werden – das gilt auch für eventuelle Gründe, die die Eilbedürftigkeit rechtfertigen sollen. Meist  liegt hier nur eine verzögerte Bedarfsanmeldung vor.

5) An sich müsste diese Frage bereits bei der Haushaltsaufstellung und -feststellung bearbeitet worden sein. Das Vergabeverfahren gehört zur Haushaltsdurchführung. Der Beauftragte für den Haushalt war bzw. ist einzuschalten. Vgl. insofern BHO, LHO etc.

6) Ohne Markterkundung und -übersicht oder Ausübung des begründeten „Bestimmungsrechts“ kann das Vergabeverfahren in der Regel nicht fehlerfrei durchgeführt werden. Die Durchführung eines Vergabeverfahrens allein zu Zwecken der Markterkundung ist unzulässig § 20 II UVgO - § 2 III VOL/A. Fachabteilung und Beschaffungsstelle sollten hier effektiv zusammenarbeiten und sich in ihren Kenntnissen ergänzen.

7) Die Das Bestimmungsrecht kann in der Regel nicht ohne Markterkundung bzw. Marktübersicht ausgeübt werden. Insofern sollte man sich nicht auf die derzeit gängige Rechtsprechung (OLG Düsseldorf etc.) verlassen, nach der eine Markterkundung nicht erforderlich ist, aber die „Grenzen“ des Bestimmungsrechts einzuhalten sind. Wie dies für die Leistungsbeschreibung, Schätzung des Auftragswerts, Liefer- und Ausführungsfristen etc. ohne Markterkundung möglich sein soll, ist zumindest in Einzelfällen fragwürdig (siehe § 23 V UVgO <vgl. 7 III, IV VOL/A>. Die Markterkundung – Basis der Marktübersicht – „darf“ vor der Einleitung eines Vergabeverfahrens durchgeführt werden. Sie soll nach de UVgO § 21 I – „vor der Einleitung eines Verfahrens“ noch nicht zum Vergabeverfahren gehören. Daher ist der Gleichbehandlungsgrundsatz hier noch nicht eingreifend. Der Mitarbeiter entscheidet folglich auch darüber, wie viele potenziellen Bieter er befragt.

8) Im Einzelfall kann es durchaus sein, dass die Erkundung bei drei Bietern nicht ausreicht. Dann ist die Markterkundung zu erweitern – die weiteren Befragten sind in einen Anhang aufzunehmen (Kopie dieses Blattes)

9) Das System Standard- (alle Bieter), Bandbreiten- (z. B. Drucker pro Minute 20 – 100 Seiten etc.), Sonder- (nicht alle Bieter, sondern z. B. nur 2 von 3 Bietern) und Alleinstellungsmerkmale (nur jeweils ein Bieter) muss den Mitarbeitern geläufig sein. Nach Feststellung der Merkmale ist zu entscheiden, welche Merkmale erforderlich sind. Beschaffungen über den notwendigen Bedarfen verstoßen gegen haushaltsrechtliche Grundsätze (Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit, Notwendigkeit).

10) Die Fachabteilung wird häufig bereits über Informationen hinsichtlich der Eignung verfügen. Diese müssen die Beschaffungsstelle erreichen. Wenn besondere Zuverlässigkeit etc. erforderlich ist, so sind vom Bewerber bzw. Bieter weitergehende Erklärungen und Nachweise etc. analog 44 f VgV zu verlangen – vgl. Schritt 11.

 

 

2. Schritte bei größeren Verfahren

Überprüfung des Beschaffungsantrags 1) – nur bei größeren Verfahren 1).

 

Beschaffungsantrag - Prüfung

Ergebnis

Veranlassung – Maßnahmen

1. Vollständigkeit

 

 

2. Zutreffende Angaben

 

 

3. Bestimmungsrecht – Absicherung durch Markterkundung oder begründete Ausübung des Bestimmungsrechts 2)

 

 

4. Marktübersicht – Preise, Leistungen, Bewerber bzw. potenzielle Bieter

 

 

5. Erfassen potenzieller Bieter und Bewerber – bereits erkennbar ungeeignete Bewerber bzw. Bieter

 

 

6. Freiberufliche Leistungen

 

 

7. Leistungsart - Leistungsbeschreibung

 

 

8. Notwendigkeit, Sparsamkeit, Erforderlichkeit

 

 

9. Schätzung des Auftragswerts

 

 

10. Zeitrahmen

 

 

11. Haushaltsmittel

 

 

12. Zuschüsse

 

 

13. Besondere Eignung

 

 

14.Risiko-Termin

 

 

15. Risiko-Leistung

 

 

16. Einschaltung externer Fachkräfte

 

 

17. Vermutliche Vergabeart

 

 

18. Sonstige Besonderheiten

 

 

19. Interessenkonflikte? Vertraulichkeit“?

 

 

20. Bearbeiter/in

 

 

 

Hinweise

1) Dieses Kontroll-Raster ist nur für größere Vergabeverfahren zu verwenden. Es dient der Kontrolle des Beschaffungsanträge. Die Kenntnisse der Fachabteilungen und Beschaffungsstellen sind unterschiedlich – vor allem dann, wenn keine Schulung bzw. Einführung etc. durchgeführt wurden. Insofern muss man sich über „Informationslücken“ nicht wundern. Auch die Fachabteilungen müssen grundsätzliche Kenntnisse vom Vergabeverfahren haben. Andernfalls werden Sie den „Aufwand“ nicht verstehen.

Zu beachten ist auch: VOL/A-Beschaffungen sind vielfach durchaus schwieriger als Bauaufträge, bei denen in der Regel Fachleute (Architekten etc.) eingeschaltet werden. Die Beschaffung der vielfältigen völlig unterschiedlichen Leistungen nach VOL/A ist deshalb häufig besonders schwierig, weil es an Leistungsbeschreibungen etc. fehlt und nicht selten auch lediglich “Einmalbeschaffungen” betroffen sind.

2) Das OLG Düsseldorf, u. a. im Beschl. v. 25.3.2013 – VII Verg 6/13 – und weitere Gerichte wie etwa OLG Karlsruhe, Beschl. v. 15.11.2013 – 15 Verg 5/13 – setzen am Bestimmungsrecht und nicht an der Markerkundung an. Der Auftraggeber muss aber auch nach dieser Ansicht die Grenzen des Bestimmungsrechts beachten (sachliche wirtschaftliche oder technische Begründung für das „bestimmte Produkt“. Ob das ohne Markterkundung möglich ist? Vgl. EuGH, Urt. v. 15.10.2009 – C- 275/08 – Kraftfahrzeugzulassungssoftware. Immerhin entlastet die Theorie vom „Bestimmungsrecht“ insbesondere bei Spezialbeschaffungen die Fachabteilung und die Beschaffungsstelle bei der nicht selten sehr aufwändigen Markterkundung. 

Der "interne Vorlauf"
Der Beschaffungsantrag ist das Ergebnis des "internen Vorlaufs" in den Bedarfsstellen = Fachabteilungen. Wird systematisch vorgeganganen, wird das Ausfüllen des Beschaffungsantrags keine erheblichen Probleme aufwerfen. Vielfach werden die Fachabteilungen aber nicht über die vergaberechtlichen Ablauf bzw. den vergaberechtlichen Rahmen informiert. Getrennte Zuständigkeiten ergeben sich zwar zwangsläufig (technisches Verständnis in den Fachabteilungen - vergaberechtliche Kenntnisse in der Beschaffungsstelle). Dennoch ist die Zusammenarbeit und Information ab "Beschaffungsidee" erforderlich. Auch die Entscheidung über externe Berater sollte frühzeitig entschieden werden. Spätere Weichenstellungen führen zu aufwändigeren Maßnahmen. Größere Beschaffung sind bereits in "Einkaufsphase" wie ein Projekt zu managen. 
Empfehlenswert: Grundschulung der Mitarbeiter der Fachabteilungen im Vergaberecht - Hinweise auf Dauer der Verfahren - Gefahren - mögliche Zeitverluste (häufig besser durch externen Referenten - ein Tag ist mdeist ausreichend, um die erforderliche Einsicht in den Fachabteilungen zu erreichen.
Vorgehensweise
- Beschaffungsidee - Auslösung durch Überlegungen oder Bedarf in der Fachabteilung - Einschaltung der Beschaffungsstelle: frühe Informationen absolut sinnvoll - externe Berater sind frühzeitig einzuschalten, nicht erst kurz vor Bekanntmachung zu Überprüfung der Entwürfe etc.
- Im Übrigen stufenmäßiges Vorgehen empfehlenswert wie in BVB-Planung - Phasenkonzept:
- Ist-Analyse
- Ziele - Forderungen
- Grobkonzept
- Erste Erkundigungen - Kontaktaufnahmen der Fachabteilung zu Zwecken der Markterkundung
- Konkretisierung des Bedarfs
- Zeitrahmen
- "Kick-off-Meeting" - erste Einschaltung der anderen Beteiligten  und Entwurf des Beschaffungsantrags
- Abklärung der eledigten und offenen Punkte
- Ausfüllen des Antrags - Bedarfsstelle = Fachabteilung
- Eingang des Beschaffungsantrags bei Beschaffungstelle
- Prüfung etc.

Anmelden, um den ganzen Beitrag zu lesen