Beschaffungsantrag

Vgl. auch die Muster im Abwicklungdraster 

Neu: Abwicklungsraster für Vergabeverfahren 2015


Der "interne Vorlauf"

Der Beschaffungsantrag ist das Ergebnis des "internen Vorlaufs" in den Bedarfsstellen = Fachabteilungen. Wird systematisch vorgeganganen, wird das Ausfüllen des Beschaffungsantrags keine erheblichen Probleme aufwerfen. Vielfach werden die Fachabteilungen aber nicht über die vergaberechtlichen Ablauf bzw. den vergaberechtlichen Rahmen informiert. Getrennte Zuständigkeiten ergeben sich zwar zwangsläufig (technisches Verständnis in den Fachabteilungen - vergaberechtliche Kenntnisse in der Beschaffungsstelle). Dennoch ist die Zusammenarbeit und Information ab "Beschaffungsidee" erforderlich. Auch die Entscheidung über externe Berater sollte frühzeitig entschieden werden. Spätere Weichenstellungen führen zu aufwändigeren Maßnahmen. Größere Beschaffung sind bereits in "Einkaufsphase" wie ein Projekt zu managen. 
Empfehlenswert: Grundschulung der Mitarbeiter der Fachabteilungen im Vergaberecht - Hinweise auf Dauer der Verfahren - Gefahren - mögliche Zeitverluste (häufig besser durch externen Referenten - ein Tag ist mdeist ausreichend, um die erforderliche Einsicht in den Fachabteilungen zu erreichen.
Vorgehensweise
- Beschaffungsidee - Auslösung durch Überlegungen oder Bedarf in der Fachabteilung - Einschaltung der Beschaffungsstelle: frühe Informationen absolut sinnvoll - externe Berater sind frühzeitig einzuschalten, nicht erst kurz vor Bekanntmachung zu Überprüfung der Entwürfe etc.
- Im Übrigen stufenmäßiges Vorgehen empfehlenswert wie in BVB-Planung - Phasenkonzept:
- Ist-Analyse
- Ziele - Forderungen
- Grobkonzept
- Erste Erkundigungen - Kontaktaufnahmen der Fachabteilung zu Zwecken der Markterkundung
- Konkretisierung des Bedarfs
- Zeitrahmen
- "Kick-off-Meeting" - erste Einschaltung der anderen Beteiligten  und Entwurf des Beschaffungsantrags
- Abklärung der eledigten und offenen Punkte
- Ausfüllen des Antrags - Bedarfsstelle = Fachabteilung
- Eingang des Beschaffungsantrags bei Beschaffungstelle
- Prüfung etc.

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