Dokumentation - früher Vermerk Ausnahmen Vergabeverfahren
Dokumentation - früher Vermerk Gründe Nichtanwendung VOL/A, VOB/A, VOF auch Gründe Nichtanwendung VOL/A
Dokumenatation - früher Vermerk Gründe Zuschlag
Dokumentation - früher Vermerk Kostenschätzung
Dokumentation - früher Vermerk Verhandlungen

Sämtliche Schritte und Massnahmen des Vergabeverfahrens (Beginn m. E. spätestens mit Feststellung der Marktübersicht, auf jeden Fall ab dem Zeitpunkt der Bekanntmachung) sind zeitnah und fortlaufend zu dokumentieren §§ 20 VOL/A, 24 EG VOL/A). Die fehlende Dokumentation verstößt gegen das Prinzip der Transparenz (vgl. § 97 I GWB und kann in extremen Fällen zur Aufhebung des Verfahrens führen. Nicht selten besteht in Vergabestelle Uneinigkeit über das Vorgehen (z.B. Wahl der Vergabeart). Mitarbeiter der Beschaffungsstelle müssen insofern nicht selten intern mit erheblichem Überzeugungsballast kämpfen oder können Ihre Ansicht nicht durchsetzen, obwohl sie eindeutig zutreffend ist. Das kommt vor allem dann vor, wenn "weitergemacht wird wie bisher", obwohl die Änderungen des Verfahrens eingetreten sind; sehr häufig kommen auch unbegründbare und nicht plausible Wünsche aus der Bedarfsstelle - vor allem im Forschungs- und medizinischen Bereich, aber auch etwa bei Abgeordneten oder sonstigen Personen mit natürlich erheblicher Bedeutung, die sich nicht gerne vorschreiben lassen wollen, was sie benötigen, gleichwohl nicht selten den Grundsatz der Notwendigkeit, Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit außer acht lassen und spezielle nicht notwendige Anforderungen stellen. Hier wird dem Mitarbeiter der Vergabestelle, vor allem der Beschaffungsstelle nichts anderes übrigen bleiben, als seine Bedenken in einem Vermerk niederzulegen - aber auch dafür zu sorgen, daß dieser Vermerk sich später auch noch auffinden läßt. Wenn dann das Vergabeverfahren vor der Vergabekammer "platzt", wird sicherlich der Verantwortliche gesucht. Insofern sollte man sich absichern.

Muster Absicherungsvermerk
Im vorliegenden Vergabeverfahren sind vorgesehen
- besondere Anforderungen
- unzulässige funktionale Leistungsbeschreibung
- unzulässige unvollständige, nicht eindeutige und nicht wettberbsgeeginete Leistungsbeschreibung
- unzulässige Benennung von Marken
- unzulässige vergabefremde Kriterien
- zu kurze Ausführungsfristen
- ein bedenkliches Vergabeverfahren

- überflüssige Sicherheiten
- nicht gerechtigte Schadensapauschalierungen
- unzulässige Vertragsstrafen
- etc.
Es wird darauf hingewiesen, daß gegen diese Vorgehensweise Bedenken nach § VOL/A erweckt. Um Überprüfung wird gebeten.
Beschaffungsstelle:
Bearbeiter/in:
Datum:
~0565