Erstellen der Vergabeakte
Die Raster und Muster müssen wegen der Reform des Vergaberechts 2009/2010 derzeit überarbeitet werden. Noch steht die Verkündung der VgV 2010 im BGBl. aus, von der die Anwendungen der VOL/A 2009, VOB/A 2009/2010, VOF 2009 sowie auch die Änderung der SektVO2010 (geringfügig) abhängen. Bitte auf VOLaktuell - jeweilige Ausgabe - achten.
Empfehlungen für Anfänger
Vergabeakte Deckblatt
Hinweis:Sie erstellen die Vergabeakte, indem Sie die entsprechenden Schritte - z.B. 20 Schritte zum erfolgreichen nationalen Verfahren - der jeweiligen Vergabeverfahren abrufen, die Erläuterungen zu den einzelnen Schritten beachten und sodann für Ihre Vergabeakte die jeweiligen Muster zur Bearbeitung markieren/kopieren, fügen diese in das von Ihnen geöffnete Worddokument Schritt für Schritt ein und bearbeiten diese Muster dann für den jeweiligen Einzelfall - am Ende der Muster ist der jeweils zu vollziehende nächste Schritt der Bearbeitung angezeigt, so daß sich ein entsprechender Ablauf automatisch ergibt.Beachten Sie hierzu zumindest die jeweils angegebenen Punkte/Schritte für Ihre Vergabeakte, die am Ende dieses Links anzutreffen sind.Beachten Sie das Grundprinzip für die Durchführung des Vergabeverfahrens: Jeder Vorgang wird einmal - und möglichst nur einmal - richtig bearbeitet ! Jede Vergabeakte, die ergänzt, erweitert oder geändert werden muß, führt zu Doppel- und Mehrfacharbeit! Im übrigen ist das Transparenzgebot zu beachten.
Unter der Vergabeakte versteht man die gesamten Unterlagen des Vergabeverfahrens. Hierzu gehören u.a.
- der Beschaffungsplanung
- der Beschaffungsantrag
- die Leistungsbeschreibung
- die Individualrechtskonditionen
- die Verweisung auf die AGB der öffentlichen Hand
etc.
Einführung Beschaffungsantrag
Die Vergabeakte muß dem Vollständigkeits- und dem Transparenzgebot entsprechen und über den gesamten Vergabevorgang entsprechend der VOL/A bzw. der VOB/A Auskunft geben. Die Aufbewahrungspflichten sind zu beachten. Die Vergabekammer wird die Vergabeakte nach § 110 II GWB anfordern und gegebenenfalls den Beteiligten Akteneinsicht gewähren.
Die Vergabeakte enthält - abgesehen von "Kleinen Vergabeverfahren" - mindestens folgende Schritte im nationalen Vergabeverfahren:
20 Schritte zum erfolgreichen nationalen Vergabeverfahren:
- Anlegen Vergabeakte Deckblatt
- Information der Bedarfsstelle durch die Beschaffungsstelle über das Vorgehen und die Gründe - Hinweise für die Bedarfsstelle
- Bearbeitung des Beschaffungsantrages durch die Bedarfsstelle - Nutzung der Muster und Checklists
- Bearbeitung des Beschaffungsantrages durch die Beschaffungsstelle - Komplettierung der Verdingungsunterlagen/
- Einschaltung der übrigen am Vergabeverfahren Beteiligten und Abstimmung
- Entscheidungen und Fertigstellung der Verdingungsunterlagen
- Einholen eines simulierten Angebots
- Bekanntmachung - Aufforderung zur Abgabe von Angeboten
- Eingang der Angebote
- Öffnung der Angebote
- Niederschrift zur Öffnungsverhandlung
- Prüfung der Angebote
- Verhandlungen
- Wertung der Angebote in Stufen
- Zuschlagsvorbereitung
- Zuschlag oder Aufhebung
- Vertragsurkunde
- Mitteilung an nicht berücksichtigte Bieter
- Vergabevermerk
- Abwicklung
Dreißig Schritte zum erfolgreichen EU-weiten Verfahren
Dreißig Schritte zum erfolgreichen b-§§-Verfahren
Dreißig Schritte zum erfolgreichen SKR-Verfahren
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