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Muster

Beteiligte am Vergabeverfahren im Regelfall

Muster Feststellung der Beteiligten:

Zu unterscheiden ist zwischen der Beteiligung am Vergabeverfahren und den Beteiligten im Nachprüfungsverfahren nach § 166 S. 1GWB - siehe "Beteiligte nach § 162 GWB" -Stichwort.
Hier geht es darum, wer in einem Vergabeverfahren intern und gegebenenfalls extern einzuschalten ist. Dasvkann in größeren Verfahren nach dem folgenden Muster überprüftwerden. In der Regel ergibtsich das allerdings ohne weiteren Aufwand.
 Muster Feststellung der Beteiligten:Vergabestelle:
Bearbeiter/in:
Beschaffungsstelle:
Bearbeiter/in:
Bedarfsstelle:
Bearbeiter/in:
Rechtsabteilung:
Bearbeiter/in:
Haushaltsabteilung:
Bearbeiter/in:
Sachverständige:
Bearbeiter/in:
ausgeschlossene Personen, Befangenheit, Interessenkollision:
Bieter:
Bearbeiter/in:
Bewerber:
Bearbeiter/in:
Ferner sind die jeweiligen vorgesehenen Gremien und Ausschüsse zu nennen:
1.

Bearbeiter/in:

2.

Bearbeiter/in:

Sonstige Beteiligte:



Übertragen Sie nun dieses Muster in Ihre Vergabeakte und bearbeiten Sie das Muster für das konkrete Verfahren in der Vergabeakte. Bevor Sie dies tun, gehen Sie die nachfolgenden Ausführungen durch!



Üblicherweise sind an einem Vergabeverfahren im übrigen beteiligt - mit folgendem Ablauf - Schritte 1.-9.:

Vergabestelle - "Behörde X"
1. Bedarfstelle > 2. Beschaffungsstelle
Beschaffungsantrag ("Allgemeines Wissen")
("Spezialwissen" ?") 3. Überprüfung
4. Bearbeitung <
Bedarfsstelle> 5.Zustimmung
  Beschaffungsstelle
  /
Kontrolle
  Ergänzung
Vorschläge
6. Bedarfsstelle < Korrekturen
/
7. Beschaffungsstelle
/
8.1 Haushaltsabteilung
8.2 Rechtsabteilung
8.3 Beschaffungsstelle
8.4 Bedarfsstelle
8.5 Sonstige (z.B. Sachverständige)		 "runder Tisch"
 
9. Treffen sämtlicher Entscheidungen und Fertigstellung der Verdingungsunterlagen
  1. Aufforderung zur Abgabe von Angeboten
  2. Eingang der Angebote
  3. Öffnung der Angebot
  4. Prüfung der Angebote
  5. Verhandlungen
  6. Wertung
  7. Zuschlagsvorbereitung
  8. Interne Zuschlagsentscheidung
    (Information der nicht berücksichtigten Bieter auf Antrag in EU-weiten Vergabeverfahren)
  9. Zuschlag
  10. Vertragsurkunde
  11. Vergabevermerk
  12. Abwicklung
Nach der Feststellung der Beteiligten am Vergabeverfahren unternehmen Sie die nächsten Schritte:

  1. Überprüfen Sie, ob Sie die erforderliche Beschaffungsplanung durchgeführt haben und ob entsprechende Erkenntnisse bereits vorliegen - erledigt: ja
  2. Information der Bedarfsstelle durch die Beschaffungsstelle über das Vorgehen und die Gründe - Hinweise für die Bedarfsstelle - erledigt: ja
  3. Bearbeitung des Beschaffungsantrages durch die Bedarfsstelle - Nutzung der Muster und Checklists - erledigt: ja
  4. Bearbeitung des Beschaffungsantrages durch die Beschaffungsstelle - Komplettierung der Verdingungsunterlagen - Markterkundung und -übersicht - Preiserkundung und -übersicht- Zeitrahmen - Kostenschätzung- Wahl der Vergabeart - Wertungskriterien - Aufforderungsschreiben - Bekanntmachung etc. - erledigt: ja
  5. Einschaltung der übrigen am Vergabeverfahren Beteiligten und Abstimmung - - erledigt: ja
    noch zu erledigen:
  6. Entscheidungen und Fertigstellung - Checklist Fertigstellungsgebot - der Verdingungsunterlagen
  7. Einholen eines simulierten Angebots bei größeren Aufträgen
  8. Bekanntmachung - Aufforderung zur Abgabe von Angeboten - Muster
  9. Eingang der Angebote - Muster
  10. Öffnung der Angebote - Muster
  11. Niederschrift zur Öffnungsverhandlung - Muster
  12. Prüfung der Angebote - Muster
  13. Verhandlungen - Muster
  14. Wertung der Angebote in Stufen - Muster
  15. Zuschlagsvorbereitung
  16. Zuschlag - Muster oder Aufhebung - Muster
  17. Vertragsurkunde - im Regelfall überflüssig !
  18. Mitteilung an nicht berücksichtigte Bieter - Muster
  19. Vergabevermerk - Muster
  20. Abwicklung
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