Einführung der Bedarfsstelle

Einige Kontrollfragen:
Haben Sie die Beschaffungsabsicht bereits der Beschaffungsstelle gemeldet ? Wann ist dies geschehen ? Existiert bereits ein Vorgang ? Können dessen Aktenzeichen/Geschäftszeichen angeben ? Das wäre sehr nützlich und würde erhebliche Doppelarbeit unter Umständen vermeiden.

Ist Ihnen bekannt, daß Haushaltsmittel beantragt wurden und zur Verfügung stehen.

Wenn Sie bereits mit dem System der Bedarfsanmeldung/Beschaffungsantrag vertraut sind, clicken Sie direkt den Link Bedarfsanmeldung/Beschaffungsantrag an und bearbeiten diesen so sorgfältig wie möglich.

Wenn Sie die Systematik der Bedarfsanmeldung/Beschaffungsantrag nicht oder zu wenig kennen, sind Sie bitte so freundlich und gehen Sie die nachfolgenden Hinweise durch und versuchen Sie diese als Bedarfsstelle zu beachten. Sie ersparen sich und allen Beteiligten zusätzliche Arbeit, Zeit und Mühe. Vor allem größere Beschaffungen sind leider nicht besonders einfach - für alle. Haben Sie daher Verständnis und Einsicht in den Ablauf. Vielen Dank !

Verfügen Sie über "Bedarfsanmeldungen" bzw. Beschaffungsanträge, die die Beschaffungsstelle zur Verfügung stellt ?
Haben Sie schon einmal eine Bedarfsanmeldung gemacht ?
Gab es Schwierigkeiten ?
Hat es zu lange gedauert ?
Haben Sie Anfragen oder Rückfragen der Beschaffungsstelle erhalten ?
Mußten Sie Unterlagen ausfüllen, vervollständigen oder kam es zu weiteren Rückfragen ?
Kennen Sie das System der VOL/A bzw. VOB/A? Haben Sie eine vollständige und eindeutige Leistungsbeschreibung, die von den Bietern gleich verstanden wird ?
Wollen Sie ein bestimmtes Produkt ? Haben Sie hierfür eindeutige Gründe und Belege ?
Sind Ihnen diese Zusammenhänge geläufig ?
Sind Sie sicher ?
Haben Sie sich einmal in die Situation eines Bieters versetzt und Ihre Leistungsbeschreibung kontrolliert auf

• Vollständigkeit,
• Eindeutigkeit
• und Wettbewerbseignung ?

Ist Ihnen bekannt, welche Folgen fehlerhafte Leistungsbeschreibungen im Vergabeverfahren haben ?
Kennen Sie die Rechtsprechung des Bundesgerichtshofes zu Vergabeverfahren ?
Können Sie sich vorstellen, daß Verstöße gegen die VOL/A oder die VOB/A Bieter zur Zuschlagssperre oder zu Schadensersatzansprüchen eines Bieters führen können ?
Vielleicht sollten Sie die nachfolgenden Hinweise noch einmal nachlesen, um eventuelle Wissenslücken zu füllen und Nachteile zu vermeiden, wenn Sie sich in Vergabeverfahren nicht sicher oder unterinformiert fühlen.

Diese Hinweise sollten Sie in jedem Fall nutzen - auch die angeblich "alten Hasen", die möglicherweise die neueren Entwicklungen im Vergabewesen nicht mitbekommen haben Marktübersicht:

Bei der öffentlichen Hand wird sehr häufig überflüssige Arbeit, aber auch sehr häufig sehr schlecht organisierte und schlecht koordinierte Arbeit geleistet.

Grundsätzlich ist Anlaß aller Beschaffungen der "Anstoß" durch die Vergabestelle (Leitung) oder die Bedarfsstelle sowie durch Dritte.

Normalerweise müßten diese Fragen bereits bei der Haushaltserstellung erledigt sein. In der Praxis gehen die Uhren indessen vielfach anders - so die sog. "Praktiker". Es mag sein, daß manches zu bürokratisch bzw. überflüssig ist. Daran ist aber zum einen kurzfristig meist nichts ändern (speziell nicht in EU-weiten Vergabeverfahren).

Notwendig ist dennoch die Entwicklung einer entsprechenden Organisation/Koordination - insbesondere ein entsprechendes Grundverständnis für die einzelnen "Abteilungen" und ihre Aufgaben im Rahmen des Beschaffungswesens.

Hier existieren zahlreiche Mißverständnisse vor allem auch über Kompetenzen. Maßgeblich sollten folgende Grundsätze sein:

• Die "Bedarfsstelle" ist meist am "nächsten an den Problemen dran". Sie hat sich in der Regel bestimmte Vorstellungen gebildet, meist technischer Natur. Sie ist das "gefährdetste Glied" in der Beschaffungskette, die Anlaufstelle für die Informationen und ist meist "Auslöser" der Beschaffung. Sie verfügt über Spezialwissen, das andere nicht haben. Sie kann das Vergabeverfahren "manipulieren", sachlich steuern, boykottieren und zusammenbrechen lassen. Beachten Sie bitte die Ausführungen zum Bietermanagement - das ist kein Mißtrauen gegen Bieter etc., sondern das Wissen, daß Vertriebsmitarbeiter selbstverständlich auf Erfolg aus sind und Erfolg aus ein müssen.
  
  
• Das alles ändert nichts daran, daß es die Bedarfsstelle ist, die die Leistung benötigt und auf sie angewiesen sein wird. Daher wird dort regelmäßig auch das größte Interesse an einer "optimalen Lösung" liegen; denn alle anderen Beteiligten werden mit den betroffenen Gegenständen im allgemeinen nicht arbeiten, sondern allenfalls mittelbare Nutznießer sein.
• Die "Sachnähe" der Bedarfsstelle gilt es zu nutzen - ihre technische "Befangenheit" oder auch "Focussierung" bzw. einseitige Ausrichtung auf eine bestimmte Leistung ist mit Recht von den anderen Beteiligten, vor allem von der Beschaffungsstelle, zu hinterfragen und insbesondere anhand des § 8 VOL/A bzw. des 9 VOB/A nachweisbar zu überprüfen.
  
  Das ist eine selbstverständliche und unumgängliche Aufgabe der Beschaffungsstelle, ohne die Vergabeverfahren im Interesse aller Beteiligten nicht erfolgreich durchgeführt werden können.
  
  .Allerdings "zwingt" dies die Beschaffungsstelle zunächst, die Bedarfsstelle zur Offenlegung ihrer "Beschaffungsüberlegungen" zu "zwingen" - im besten Sinne des Wortes; das aus der Sicht der Bedarfsstellen vielfach nicht verständliche "Auspressen" der Bedarfsstellen und das Anfordern von Daten, Fakten, Begründungen und Nachweise muß durch die Beschaffungsstelle erfolgen; denn nur die Bedarfsstelle verfügt im Regelfall über das erforderliche "Schwerpunktwissen" für die einzelne Beschaffung.
  
  Folglich muß auch die Bedarfsstelle als erstes Glied in der Kette der Beteiligten möglichst vollständig und erschöpfend hinsichtlich der Leistungsbeschreibung arbeiten, da andernfalls ein nicht endendes Rückfragen und Hin- und Her des Vorgangs die Folge ist. Was die Bedarfsstelle nicht bei ihrer ersten Befassung erledigt, muß später von ihr allein oder zusammen mit der Beschaffungsstelle nachgeholt werden. Geleistet werden muß die Arbeit ohnehin - hier bestehen wenig Unterschiede zum Beschaffungsmanagement der Privatwirtschaft.

Wenn diese Grundsätze in einer "Vergabestelle" nicht durchgesetzt sind - vor allem die Beschaffungsstelle nicht den notwendigen Rückhalt durch die Leitung der Vergabestelle X hat, wird zwangsläufig zumindest kommen

• zu einer Verschlechterung des Klimas in der Vergabestelle,
• zu zeitlichen Verzögerungen in den Vergabeverfahren
• sowie zu fehlerhaften Beschaffungsvorgängen.

Bedarfsstellen, Haushaltsabteilungen, Rechtsabteilungen und sonstige interne Einrichtungen haben diese Grundsätze zur Kenntnis zu nehmen und zu beachten.

Die Beschaffungsstelle ist darin ausgebildet oder sollte zumindest darin ausgebildet sein, diese Abläufe zu sichern, das allgemeine Beschaffungs- know-how zu sammeln und für die Nutzung des speziellen know-how in den Bedarfsstellen zu sorgen - und bei deren Fehlen, Sachverständige heranzuziehen.

Fehlt das Verständnis für diese Grundeinsichten, so muß es in der Vergabestelle gegebenenfalls durch Externe geschaffen werden. Der Beschaffungsvorgang kann nur kooperativ erfolgreich bewältigt werden.

Ideal ist es, wenn die Bedarfsstelle von der Beschaffungsstelle einen nahezu vollständigen abstrakten Rahmen - "Beschaffungsantrag" - erhält, diese Bedarfsstelle den Beschaffungsantrag nach bestem Wissen und Können möglichst vollständig erarbeitet oder zusammen mit der Beschaffungsstelle erarbeitet, der die Grundlage des Beschaffungsvorgangs bildet.

Ein Teil dieser Arbeiten hätte schon bei Haushaltserstellung erledigt werden müssen - die Praxis sieht anders aus, zumal z.B. bei vielen Behörden die Frage der "Notwendigkeit" sich mit dem Stichwort "lebensnotwendige Instandsetzung" beantworten läßt und es sich vielfach nicht um neue Investitionen handelt. Das mag alles sein - am Modell der VOL/A sowie den haushaltsrechtlichen Vorgaben ist gleichwohl uneingeschränkt festzuhalten. Schließlich werden Gelder der Allgemeinheit ausgegeben.

Nebenbei sei nur auf die Grundsätze verwiesen, die auch vielfach mißverstanden werden. Einer dieser Grundsätze besagt, daß die Aufträge "zu angemessenen Preisen" zu vergeben sind (vgl. § 2 Nr. 2 VOL/A). Der Staat ist mit seinen Vergabestellen nicht dazu da, die Wirtschaft über seine Nachfragemacht zu zerstören; deshalb sind "Dumping-Preise" (vgl. § 25 Nr. 2 Abs. 2 VOL/A) ebenso unzulässig wie eine unwirtschaftliche Beschaffung unter alleiniger Beachtung der Kosten. Das ist aber in der Regel eine Frage der "Leistungsbeschreibung" (zuverlässige Leistungen und Wirtschaftsgüter) wie der Leistungsfähigkeit, Fachkunde und Zuverlässigkeit des Auftragnehmers (vgl. § 25 Nr. 2 Abs. 2 VOL/A). In der Regel bleibt bei entsprechender zutreffender Leistungsbeschreibung und einem so qualifizierten Unternehmer nur der Preis als Wertungskriterium übrig, der im fairen Wettbewerb (also ohne Dumping-Preis) ermittelt werden soll.

Wenn eine Leistung diese oder jene Qualität aufweisen muß, so scheiden Anbieter ohne diese Qualität aus - dies ist eine klassische Festlegung der Leistung in der Leistungsbeschreibung - allerdings hier in dem Sonderfall der Leistung mit besonderen - Voraussetzungen, was zu begründen ist. Den Bedarfsstellen muß eindringlich gesagt werden, daß das unbegründete "Kaprizieren" ohne Notwendigkeit z.B. auf ein Produkt X den Staat jährlich Milliarden kosten dürfte, da die Leistungsbeschreibung "über Bedarf" liegt.

Bedarfsstellen, die das nicht verstehen, müssen von der Beschaffungsstelle auf den "richtigen Weg" gebracht werden.

Das zur Information aller Beteiligten ! Nur im Team werden Vergabestellen Erfolg haben. Kooperativer Stil ist unumgänglich.

Gehen Sie nun zur Bedarfsanmeldung weiter und versuchen Sie, diese nach bestem Wissen und Können zu bearbeiten. Wenn Sie nicht weiter kommen, gehen Sie kollegial auf Ihre Beschaffungsstelle zu.
Wenn zu viele Informationsrückstände oder -lücken in einer Vergabestelle und den verschiedenen Abteilungen bestehen, wäre es empfehlenswert, wenn diese z.B. durch ein Inhouse-Seminar geschlossen würden; denn nach aller Erfahrung sind diese Informationslücken das Haupthindernis für erfolgreiche Vergabeverfahren.
Und Probleme und Ärger gibt es ohnehin genug - oder ?

Ein Blick in die möglichen Fehlerquellen zeigt der Bedarfsstelle, also Ihnen, daß die Beschaffungsstellen es schwer genug haben. Man sollte es Ihnen daher nicht noch schwerer machen, wenn es denn irgendwie geht....

Wenn Sie die Bedarfsanmeldung bearbeitet haben, senden Sie diese bitte an die Bedarfsstelle zurück oder vereinbaren Sie einen Termin für die weitere Bearbeitung der Bedarfsanmeldung !

~0302

Beschaffungsplanung
Einführung Bedarfsantrag
Beteiligte am Vergabeverfahren



Die Bedarfsstelle ist die Fachabteilung, die den Beschaffungsgegenstand benötigt.
Die Beschaffungsstelle ist die Einkaufsabteilung, die für die vergaberechtliche Durchführung der Beschaffung zuständig ist. Die Einzelheiten ergeben sich aus den Beschaffungsordnungen der Vergabestelle (=öffentlicher Auftgraggeber).
Bewerber sind Untenehmen, die am Teilnahmewettbewerb teilnehmen.
Bieter isnd Unternehmen, die Angebote abgeben.

Organisationsübersicht

Die Kommunikation zwischen der Beschaffungsstelle und den Bedarfsstellen ist einer der größten Schwachpunkte in Vergabeverfahren. Ohne eine effektive und aktive Beschaffungsplanung der Bedarfsstelle und die Unterstützung dieser Planung durch die informierten und aktiv mitarbeitenden Bedarfsstellen ergeben sich schwerwiegende Nachteile: Zeitverluste, Doppelarbeit, Wettbewerbsbeschränkungen, Verstöße gegen die Grundsätze des Verfahrens.
Die Bedarfssstelle ist die organisatorische Einheit der Vergabestelle, die den Beschaffungsgegenstand einsetzen will und wird.Sie ist meist das Ziel der vertriebspolitischen Maßnahmen - vgl. - Angebotsmanagement - der Bewerber, die hier ihre Marktinformationen anbringen, Muster und Proben stellen und natürlich versuchen, eine Vertrauensbeziehung aufzubauen sowie, soweit zulässig, den Bedarf auszulösen, zu beeinflussen und zu steuern.
Die Bedarfsstelle - vielfach Techniker aller Art - gehen bei ihrer Bedarfsanmeldung meist nicht professionell vor, so daß die Beschaffungsstelle Zusatzangaben, Auskünfte und Informationen verlangt und Nachforschungen anstellen muß.
Hierdurch entsteht nicht selten überflüssige und erhebliche Doppelarbeit. Daher ist es geboten - auch zum eigenen Vorteil der Bedarfsstelle, diese gewissermaßen zu "zwingen", die Bedarfsanmeldung möglichst vollständig auszufüllen und zu erledigen. Das ist auch berechtigt, da die Bedarfsstelle dem Bedarf am nächsten steht. Sie hat in der Regel oder doch zumindest häufig infolge der größeren "Nähe" zu den sachlichen Problemen und Fragen meist

• die Kenntnisse über die zu beschaffenden Produkte/Leistungen
• die Erfahrung mit der jeweiligen Branche und ihren Leistungen
• die Preis- und Marktübersicht
• die Kenntnis über Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit
• die Kenntnisse der erforderlichen technischen Anforderungen
• etc.

Zu beachten ist freilich, daß entsprechende unterschiedliche Sichtweisen zu Konflikten führen können, die nur auf sachlicher Basis der VOL/A gelöst werden können. Folglich muß auch in der Bedarfsstelle zumindest ein Grundwissen über das Vergabeverfahren und dessen wesentliche Grundsätze vorhanden sein. Das gilt insbesondere für

• die Grundsätze der Leistungsbeschreibung
• die Grundsätze des Verfahrens (Wettbewerb, Gleichbehandlungsgrundsatz, "Mittelstandsprivileg", Transparenzgebot, Vertraulichkeit etc.).

Sehr viele Fehler haben ihre Ursache im übrigen darin, daß die Bedarfsstelle ihren Einfluß innerhalb der Vergabestelle "mißbraucht" und schlicht auf ihren Vorstellungen besteht, ein bestimmtes Produkt beschaffen zu wollen, ohne dies zu begründen. Die vielfach "rangniedrigere Beschaffungsstelle" kann sich dann nicht durchsetzen und sich allenfalls durch einen entsprechenden Bedenkenvermerk absichern. Allerdings müssen anfordernde Mitarbeiter der Bedarfsstelle damit rechnen, daß sie bei entsprechenden Hinweisen durch die Beschaffungsstelle infolge des Vorliegens von Dienstpflichtverletzungen durchaus mit Konsequenzen rechnen müssen.
So können Ärzte z.B. nur nach entsprechender plausibler Begründung nur auf der Beschaffung bestimmter Produkte (z.B. Herzklappen etc.) bestehen, Forscher ein bestimmtes Produkt nur dann verlangen, wenn nur dieses Produkt allein in Betracht kommt, Mitarbeiter einen bestimmten PC oder ein Notebook nur dann erlangen können, wenn die Notwendigkeit nachvollziehbar belegt werden kann. Wo keine einleuchtenden und sachlichen Begründungen anzutreffen sind, ist die Vergabe in den Wettbewerb zu geben. Sonderwünsche etwa bei Möbeln, Kraftfahrzeugen und sonstigen Gegenständen bedürfen der Begründung. Andernfalls ist eine "neutrale" Leistungsbeschreibung zu erstellen, die den Teilnehmern im Wettbewerb Chance des Zuschlags eröffnet. Das gilt auch für "moderne Bereiche" wie etwa den EDV-IT-Bereich etc.
Mitarbeiter der Bedarfsstelle sollten sich die erforderliche und unabdingbare "Distanz" zu den Bietern etc. sichern. Schon der Eindruck der "Befangenheit" muß vermieden werden. Das schließt den Kontakt zur Gewinnung sachlicher Marktinformationen nicht aus. Verkappte "Geschenke" an die Bedarfsstelle sind nicht  zulässig - meist in mehrfacher rechtlicher Hinsicht unzulässig (z.B. die Überlassung sog. Testgeräte über die erforderliche Testzeit hinaus mit der nachfolgenden "Übernahme" des Testgerätes). Hier können strafrechtliche Bestimmungen verwirklicht sein.

Demgemäß ist es erforderlich, daß diese Bedarfsstelle möglichst weitgehend zunächst die Bedarfsmeldung erstellt, in der sehr häufig schon ein großer Teil der Arbeiten im Rahmen der Vorbereitung des Vergabeverfahrens geleistet wird.

Konflikte zwischen der Beschaffungsstelle und der Bedarfsstelle sind dann vorprogrammiert, wenn in der Bedarfsstelle z.B. die erforderlichen Kenntnisse über den Gang und die Pflichten des Vergabeverfahrens fehlen.
Die Beschaffungsstelle ist das "kaufmännische Kontrollorgan" der Vergabestelle, die auf die Zuarbeit der Bedarfsstelle angewiesen. Beide Abteilungen sind voneinander abhängig, sofern nicht "triviale Beschaffungsgegenstände" betroffen sind (z.B. Verbrauchsmittel, Büromaterial etc.).
Insofern ist wie in der Privatwirtschaft (Beschaffungsmanagement, Materialwirtschaft, Logistik etc.) für klare Zuständigkeiten, Kompetenzen und Organisationsabläufe zur sorgen.
Vgl. wegen der Einzelheiten Bedarfsanmeldung

~0072

Hinweis: Die Dokumentation ist nicht erst am Ende des Verfahrens durch den Vergabevermerk vorzunehmen, sondern fortlaufend und zeitnah (jeweils aktueller Stand) - Transparenzgebot (vgl. § 97 I GWB) - Einsichtnehmende müssen erkennen kennen, ich welchem Stadium sich das Verfahren gerade befindet.)

Eingang der Bedarfsanmeldung am:
Beschaffungsantrag

• liegt vor:
• liegt nicht vor:
• ist anzufordern:
• ist mit der Bedarfsstelle zu bearbeiten:

Haushaltsmittel:
Verpflichtungsermächtigung:

Keine Dringlichkeit:
Dringlichkeit
Besondere Dringlichkeit:
Gefahr im Verzug - Katastrophe:
Arbeitsbeginn:
Arbeitsende:
Zeitrahmen:

Erstvergabe:
Wiederholungsvergabe:
Aktenzeichen des Verfahrens:
Vergabeakte dieses Verfahrens beziehen und auswerten:
Vergabeverfahren anderer Vergabestellen:

Beteiligte am Vergabeverfahren:
Interessenkollision - Doppelmandate - Befangenheit - betroffene Personen:

Zuständigkeit:
Zentrale Beschaffungsstelle:
Sonderabteilung:

Abschluß des Verfahrens durch Vergabevermerk und Abwicklungskontrolle
am:
durch Bearbeiter/in:
Bemerkungen

Sofort zu ergreifende notwendige Maßnahmen:

1. Beschaffungsantrag:
2. Haushaltsabteilung einschalten :
3. Weitere Abteilungen einschalten:
4. Beschaffungsantrag an Bedarfsstelle:
5. Weitere Schritte:

Wiedervorlage am:



Vergabestelle:
Beschaffungsstelle:
Bearbeiter/in:
Ort:
Datum:


Handzeichen:

Wenn Sie dieses Einführungsblatt/Deckblatt für das Verfahren angelegt haben, bereiten Sie den Beschaffungsantrag - gegebenenfalls mit Übersendung der Hinweise für die Bedarfsstelle vor.

Zuvor überprüfen Sie, ob Ihnen bereits die Beschaffungsabsicht bekannt geworden ist und Sie insofern vorbereitende Schritte unternommen haben.
Wenn dies der Fall war, ziehen Sie diese Ergebnisse mit Ihre Überlegungen ein und bearbeiten Sie den Beschaffungsantrag, soweit möglich, und übersenden ihn zur Ergänzung an die Bedarfsstelle oder vereinbaren mit dieser einen Termin zur weiteren Festlegung der Einzelheiten.
Achtung: Abwicklungskontrolle bereits jetzt in die Überlegungen einbeziehen - damit endet der Beschaffungsvorgang später!

Sie haben also, wenn noch nicht geschehen, folgende Schritte zu erledigen - Prinzip: Vergabeakte einmal von Anbeginn an richtig anlegen, keine Mehrfach- und Doppelarbeit!

<o1>

Vergabestelle - Beschaffungsselle - Fachabteilung/Bedarfsstelle

Vergabestelle - siehe auch "öffentlicher Auftraggeber" - Stichwort.
Die Vergabestelle ist der jeweilige öffentliche Auftraggeber i. S. d. § 98 GWB - §§ 98, 99 GWB. 

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