Entscheidungen

Beschaffungsplanung
Einführung Bedarfsantrag
Beteiligte am Vergabeverfahren



Die Bedarfsstelle ist die Fachabteilung, die den Beschaffungsgegenstand benötigt.
Die Beschaffungsstelle ist die Einkaufsabteilung, die für die vergaberechtliche Durchführung der Beschaffung zuständig ist. Die Einzelheiten ergeben sich aus den Beschaffungsordnungen der Vergabestelle (=öffentlicher Auftgraggeber).
Bewerber sind Untenehmen, die am Teilnahmewettbewerb teilnehmen.
Bieter isnd Unternehmen, die Angebote abgeben.

Organisationsübersicht

Die Kommunikation zwischen der Beschaffungsstelle und den Bedarfsstellen ist einer der größten Schwachpunkte in Vergabeverfahren. Ohne eine effektive und aktive Beschaffungsplanung der Bedarfsstelle und die Unterstützung dieser Planung durch die informierten und aktiv mitarbeitenden Bedarfsstellen ergeben sich schwerwiegende Nachteile: Zeitverluste, Doppelarbeit, Wettbewerbsbeschränkungen, Verstöße gegen die Grundsätze des Verfahrens.
Die Bedarfssstelle ist die organisatorische Einheit der Vergabestelle, die den Beschaffungsgegenstand einsetzen will und wird.Sie ist meist das Ziel der vertriebspolitischen Maßnahmen - vgl. - Angebotsmanagement - der Bewerber, die hier ihre Marktinformationen anbringen, Muster und Proben stellen und natürlich versuchen, eine Vertrauensbeziehung aufzubauen sowie, soweit zulässig, den Bedarf auszulösen, zu beeinflussen und zu steuern.
Die Bedarfsstelle - vielfach Techniker aller Art - gehen bei ihrer Bedarfsanmeldung meist nicht professionell vor, so daß die Beschaffungsstelle Zusatzangaben, Auskünfte und Informationen verlangt und Nachforschungen anstellen muß.
Hierdurch entsteht nicht selten überflüssige und erhebliche Doppelarbeit. Daher ist es geboten - auch zum eigenen Vorteil der Bedarfsstelle, diese gewissermaßen zu "zwingen", die Bedarfsanmeldung möglichst vollständig auszufüllen und zu erledigen. Das ist auch berechtigt, da die Bedarfsstelle dem Bedarf am nächsten steht. Sie hat in der Regel oder doch zumindest häufig infolge der größeren "Nähe" zu den sachlichen Problemen und Fragen meist

• die Kenntnisse über die zu beschaffenden Produkte/Leistungen
• die Erfahrung mit der jeweiligen Branche und ihren Leistungen
• die Preis- und Marktübersicht
• die Kenntnis über Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit
• die Kenntnisse der erforderlichen technischen Anforderungen
• etc.

Zu beachten ist freilich, daß entsprechende unterschiedliche Sichtweisen zu Konflikten führen können, die nur auf sachlicher Basis der VOL/A gelöst werden können. Folglich muß auch in der Bedarfsstelle zumindest ein Grundwissen über das Vergabeverfahren und dessen wesentliche Grundsätze vorhanden sein. Das gilt insbesondere für

• die Grundsätze der Leistungsbeschreibung
• die Grundsätze des Verfahrens (Wettbewerb, Gleichbehandlungsgrundsatz, "Mittelstandsprivileg", Transparenzgebot, Vertraulichkeit etc.).

Sehr viele Fehler haben ihre Ursache im übrigen darin, daß die Bedarfsstelle ihren Einfluß innerhalb der Vergabestelle "mißbraucht" und schlicht auf ihren Vorstellungen besteht, ein bestimmtes Produkt beschaffen zu wollen, ohne dies zu begründen. Die vielfach "rangniedrigere Beschaffungsstelle" kann sich dann nicht durchsetzen und sich allenfalls durch einen entsprechenden Bedenkenvermerk absichern. Allerdings müssen anfordernde Mitarbeiter der Bedarfsstelle damit rechnen, daß sie bei entsprechenden Hinweisen durch die Beschaffungsstelle infolge des Vorliegens von Dienstpflichtverletzungen durchaus mit Konsequenzen rechnen müssen.
So können Ärzte z.B. nur nach entsprechender plausibler Begründung nur auf der Beschaffung bestimmter Produkte (z.B. Herzklappen etc.) bestehen, Forscher ein bestimmtes Produkt nur dann verlangen, wenn nur dieses Produkt allein in Betracht kommt, Mitarbeiter einen bestimmten PC oder ein Notebook nur dann erlangen können, wenn die Notwendigkeit nachvollziehbar belegt werden kann. Wo keine einleuchtenden und sachlichen Begründungen anzutreffen sind, ist die Vergabe in den Wettbewerb zu geben. Sonderwünsche etwa bei Möbeln, Kraftfahrzeugen und sonstigen Gegenständen bedürfen der Begründung. Andernfalls ist eine "neutrale" Leistungsbeschreibung zu erstellen, die den Teilnehmern im Wettbewerb Chance des Zuschlags eröffnet. Das gilt auch für "moderne Bereiche" wie etwa den EDV-IT-Bereich etc.
Mitarbeiter der Bedarfsstelle sollten sich die erforderliche und unabdingbare "Distanz" zu den Bietern etc. sichern. Schon der Eindruck der "Befangenheit" muß vermieden werden. Das schließt den Kontakt zur Gewinnung sachlicher Marktinformationen nicht aus. Verkappte "Geschenke" an die Bedarfsstelle sind nicht  zulässig - meist in mehrfacher rechtlicher Hinsicht unzulässig (z.B. die Überlassung sog. Testgeräte über die erforderliche Testzeit hinaus mit der nachfolgenden "Übernahme" des Testgerätes). Hier können strafrechtliche Bestimmungen verwirklicht sein.

Demgemäß ist es erforderlich, daß diese Bedarfsstelle möglichst weitgehend zunächst die Bedarfsmeldung erstellt, in der sehr häufig schon ein großer Teil der Arbeiten im Rahmen der Vorbereitung des Vergabeverfahrens geleistet wird.

Konflikte zwischen der Beschaffungsstelle und der Bedarfsstelle sind dann vorprogrammiert, wenn in der Bedarfsstelle z.B. die erforderlichen Kenntnisse über den Gang und die Pflichten des Vergabeverfahrens fehlen.
Die Beschaffungsstelle ist das "kaufmännische Kontrollorgan" der Vergabestelle, die auf die Zuarbeit der Bedarfsstelle angewiesen. Beide Abteilungen sind voneinander abhängig, sofern nicht "triviale Beschaffungsgegenstände" betroffen sind (z.B. Verbrauchsmittel, Büromaterial etc.).
Insofern ist wie in der Privatwirtschaft (Beschaffungsmanagement, Materialwirtschaft, Logistik etc.) für klare Zuständigkeiten, Kompetenzen und Organisationsabläufe zur sorgen.
Vgl. wegen der Einzelheiten Bedarfsanmeldung

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