Begründungshilfen

Einführung der Bedarfsstelle

Einige Kontrollfragen:
Haben Sie die Beschaffungsabsicht bereits der Beschaffungsstelle gemeldet ? Wann ist dies geschehen ? Existiert bereits ein Vorgang ? Können dessen Aktenzeichen/Geschäftszeichen angeben ? Das wäre sehr nützlich und würde erhebliche Doppelarbeit unter Umständen vermeiden.

Ist Ihnen bekannt, daß Haushaltsmittel beantragt wurden und zur Verfügung stehen.

Wenn Sie bereits mit dem System der Bedarfsanmeldung/Beschaffungsantrag vertraut sind, clicken Sie direkt den Link Bedarfsanmeldung/Beschaffungsantrag an und bearbeiten diesen so sorgfältig wie möglich.

Wenn Sie die Systematik der Bedarfsanmeldung/Beschaffungsantrag nicht oder zu wenig kennen, sind Sie bitte so freundlich und gehen Sie die nachfolgenden Hinweise durch und versuchen Sie diese als Bedarfsstelle zu beachten. Sie ersparen sich und allen Beteiligten zusätzliche Arbeit, Zeit und Mühe. Vor allem größere Beschaffungen sind leider nicht besonders einfach - für alle. Haben Sie daher Verständnis und Einsicht in den Ablauf. Vielen Dank !

Verfügen Sie über "Bedarfsanmeldungen" bzw. Beschaffungsanträge, die die Beschaffungsstelle zur Verfügung stellt ?
Haben Sie schon einmal eine Bedarfsanmeldung gemacht ?
Gab es Schwierigkeiten ?
Hat es zu lange gedauert ?
Haben Sie Anfragen oder Rückfragen der Beschaffungsstelle erhalten ?
Mußten Sie Unterlagen ausfüllen, vervollständigen oder kam es zu weiteren Rückfragen ?
Kennen Sie das System der VOL/A bzw. VOB/A? Haben Sie eine vollständige und eindeutige Leistungsbeschreibung, die von den Bietern gleich verstanden wird ?
Wollen Sie ein bestimmtes Produkt ? Haben Sie hierfür eindeutige Gründe und Belege ?
Sind Ihnen diese Zusammenhänge geläufig ?
Sind Sie sicher ?
Haben Sie sich einmal in die Situation eines Bieters versetzt und Ihre Leistungsbeschreibung kontrolliert auf

• Vollständigkeit,
• Eindeutigkeit
• und Wettbewerbseignung ?

Ist Ihnen bekannt, welche Folgen fehlerhafte Leistungsbeschreibungen im Vergabeverfahren haben ?
Kennen Sie die Rechtsprechung des Bundesgerichtshofes zu Vergabeverfahren ?
Können Sie sich vorstellen, daß Verstöße gegen die VOL/A oder die VOB/A Bieter zur Zuschlagssperre oder zu Schadensersatzansprüchen eines Bieters führen können ?
Vielleicht sollten Sie die nachfolgenden Hinweise noch einmal nachlesen, um eventuelle Wissenslücken zu füllen und Nachteile zu vermeiden, wenn Sie sich in Vergabeverfahren nicht sicher oder unterinformiert fühlen.

Diese Hinweise sollten Sie in jedem Fall nutzen - auch die angeblich "alten Hasen", die möglicherweise die neueren Entwicklungen im Vergabewesen nicht mitbekommen haben Marktübersicht:

Bei der öffentlichen Hand wird sehr häufig überflüssige Arbeit, aber auch sehr häufig sehr schlecht organisierte und schlecht koordinierte Arbeit geleistet.

Grundsätzlich ist Anlaß aller Beschaffungen der "Anstoß" durch die Vergabestelle (Leitung) oder die Bedarfsstelle sowie durch Dritte.

Normalerweise müßten diese Fragen bereits bei der Haushaltserstellung erledigt sein. In der Praxis gehen die Uhren indessen vielfach anders - so die sog. "Praktiker". Es mag sein, daß manches zu bürokratisch bzw. überflüssig ist. Daran ist aber zum einen kurzfristig meist nichts ändern (speziell nicht in EU-weiten Vergabeverfahren).

Notwendig ist dennoch die Entwicklung einer entsprechenden Organisation/Koordination - insbesondere ein entsprechendes Grundverständnis für die einzelnen "Abteilungen" und ihre Aufgaben im Rahmen des Beschaffungswesens.

Hier existieren zahlreiche Mißverständnisse vor allem auch über Kompetenzen. Maßgeblich sollten folgende Grundsätze sein:

• Die "Bedarfsstelle" ist meist am "nächsten an den Problemen dran". Sie hat sich in der Regel bestimmte Vorstellungen gebildet, meist technischer Natur. Sie ist das "gefährdetste Glied" in der Beschaffungskette, die Anlaufstelle für die Informationen und ist meist "Auslöser" der Beschaffung. Sie verfügt über Spezialwissen, das andere nicht haben. Sie kann das Vergabeverfahren "manipulieren", sachlich steuern, boykottieren und zusammenbrechen lassen. Beachten Sie bitte die Ausführungen zum Bietermanagement - das ist kein Mißtrauen gegen Bieter etc., sondern das Wissen, daß Vertriebsmitarbeiter selbstverständlich auf Erfolg aus sind und Erfolg aus ein müssen.
  
  
• Das alles ändert nichts daran, daß es die Bedarfsstelle ist, die die Leistung benötigt und auf sie angewiesen sein wird. Daher wird dort regelmäßig auch das größte Interesse an einer "optimalen Lösung" liegen; denn alle anderen Beteiligten werden mit den betroffenen Gegenständen im allgemeinen nicht arbeiten, sondern allenfalls mittelbare Nutznießer sein.
• Die "Sachnähe" der Bedarfsstelle gilt es zu nutzen - ihre technische "Befangenheit" oder auch "Focussierung" bzw. einseitige Ausrichtung auf eine bestimmte Leistung ist mit Recht von den anderen Beteiligten, vor allem von der Beschaffungsstelle, zu hinterfragen und insbesondere anhand des § 8 VOL/A bzw. des 9 VOB/A nachweisbar zu überprüfen.
  
  Das ist eine selbstverständliche und unumgängliche Aufgabe der Beschaffungsstelle, ohne die Vergabeverfahren im Interesse aller Beteiligten nicht erfolgreich durchgeführt werden können.
  
  .Allerdings "zwingt" dies die Beschaffungsstelle zunächst, die Bedarfsstelle zur Offenlegung ihrer "Beschaffungsüberlegungen" zu "zwingen" - im besten Sinne des Wortes; das aus der Sicht der Bedarfsstellen vielfach nicht verständliche "Auspressen" der Bedarfsstellen und das Anfordern von Daten, Fakten, Begründungen und Nachweise muß durch die Beschaffungsstelle erfolgen; denn nur die Bedarfsstelle verfügt im Regelfall über das erforderliche "Schwerpunktwissen" für die einzelne Beschaffung.
  
  Folglich muß auch die Bedarfsstelle als erstes Glied in der Kette der Beteiligten möglichst vollständig und erschöpfend hinsichtlich der Leistungsbeschreibung arbeiten, da andernfalls ein nicht endendes Rückfragen und Hin- und Her des Vorgangs die Folge ist. Was die Bedarfsstelle nicht bei ihrer ersten Befassung erledigt, muß später von ihr allein oder zusammen mit der Beschaffungsstelle nachgeholt werden. Geleistet werden muß die Arbeit ohnehin - hier bestehen wenig Unterschiede zum Beschaffungsmanagement der Privatwirtschaft.

Wenn diese Grundsätze in einer "Vergabestelle" nicht durchgesetzt sind - vor allem die Beschaffungsstelle nicht den notwendigen Rückhalt durch die Leitung der Vergabestelle X hat, wird zwangsläufig zumindest kommen

• zu einer Verschlechterung des Klimas in der Vergabestelle,
• zu zeitlichen Verzögerungen in den Vergabeverfahren
• sowie zu fehlerhaften Beschaffungsvorgängen.

Bedarfsstellen, Haushaltsabteilungen, Rechtsabteilungen und sonstige interne Einrichtungen haben diese Grundsätze zur Kenntnis zu nehmen und zu beachten.

Die Beschaffungsstelle ist darin ausgebildet oder sollte zumindest darin ausgebildet sein, diese Abläufe zu sichern, das allgemeine Beschaffungs- know-how zu sammeln und für die Nutzung des speziellen know-how in den Bedarfsstellen zu sorgen - und bei deren Fehlen, Sachverständige heranzuziehen.

Fehlt das Verständnis für diese Grundeinsichten, so muß es in der Vergabestelle gegebenenfalls durch Externe geschaffen werden. Der Beschaffungsvorgang kann nur kooperativ erfolgreich bewältigt werden.

Ideal ist es, wenn die Bedarfsstelle von der Beschaffungsstelle einen nahezu vollständigen abstrakten Rahmen - "Beschaffungsantrag" - erhält, diese Bedarfsstelle den Beschaffungsantrag nach bestem Wissen und Können möglichst vollständig erarbeitet oder zusammen mit der Beschaffungsstelle erarbeitet, der die Grundlage des Beschaffungsvorgangs bildet.

Ein Teil dieser Arbeiten hätte schon bei Haushaltserstellung erledigt werden müssen - die Praxis sieht anders aus, zumal z.B. bei vielen Behörden die Frage der "Notwendigkeit" sich mit dem Stichwort "lebensnotwendige Instandsetzung" beantworten läßt und es sich vielfach nicht um neue Investitionen handelt. Das mag alles sein - am Modell der VOL/A sowie den haushaltsrechtlichen Vorgaben ist gleichwohl uneingeschränkt festzuhalten. Schließlich werden Gelder der Allgemeinheit ausgegeben.

Nebenbei sei nur auf die Grundsätze verwiesen, die auch vielfach mißverstanden werden. Einer dieser Grundsätze besagt, daß die Aufträge "zu angemessenen Preisen" zu vergeben sind (vgl. § 2 Nr. 2 VOL/A). Der Staat ist mit seinen Vergabestellen nicht dazu da, die Wirtschaft über seine Nachfragemacht zu zerstören; deshalb sind "Dumping-Preise" (vgl. § 25 Nr. 2 Abs. 2 VOL/A) ebenso unzulässig wie eine unwirtschaftliche Beschaffung unter alleiniger Beachtung der Kosten. Das ist aber in der Regel eine Frage der "Leistungsbeschreibung" (zuverlässige Leistungen und Wirtschaftsgüter) wie der Leistungsfähigkeit, Fachkunde und Zuverlässigkeit des Auftragnehmers (vgl. § 25 Nr. 2 Abs. 2 VOL/A). In der Regel bleibt bei entsprechender zutreffender Leistungsbeschreibung und einem so qualifizierten Unternehmer nur der Preis als Wertungskriterium übrig, der im fairen Wettbewerb (also ohne Dumping-Preis) ermittelt werden soll.

Wenn eine Leistung diese oder jene Qualität aufweisen muß, so scheiden Anbieter ohne diese Qualität aus - dies ist eine klassische Festlegung der Leistung in der Leistungsbeschreibung - allerdings hier in dem Sonderfall der Leistung mit besonderen - Voraussetzungen, was zu begründen ist. Den Bedarfsstellen muß eindringlich gesagt werden, daß das unbegründete "Kaprizieren" ohne Notwendigkeit z.B. auf ein Produkt X den Staat jährlich Milliarden kosten dürfte, da die Leistungsbeschreibung "über Bedarf" liegt.

Bedarfsstellen, die das nicht verstehen, müssen von der Beschaffungsstelle auf den "richtigen Weg" gebracht werden.

Das zur Information aller Beteiligten ! Nur im Team werden Vergabestellen Erfolg haben. Kooperativer Stil ist unumgänglich.

Gehen Sie nun zur Bedarfsanmeldung weiter und versuchen Sie, diese nach bestem Wissen und Können zu bearbeiten. Wenn Sie nicht weiter kommen, gehen Sie kollegial auf Ihre Beschaffungsstelle zu.
Wenn zu viele Informationsrückstände oder -lücken in einer Vergabestelle und den verschiedenen Abteilungen bestehen, wäre es empfehlenswert, wenn diese z.B. durch ein Inhouse-Seminar geschlossen würden; denn nach aller Erfahrung sind diese Informationslücken das Haupthindernis für erfolgreiche Vergabeverfahren.
Und Probleme und Ärger gibt es ohnehin genug - oder ?

Ein Blick in die möglichen Fehlerquellen zeigt der Bedarfsstelle, also Ihnen, daß die Beschaffungsstellen es schwer genug haben. Man sollte es Ihnen daher nicht noch schwerer machen, wenn es denn irgendwie geht....

Wenn Sie die Bedarfsanmeldung bearbeitet haben, senden Sie diese bitte an die Bedarfsstelle zurück oder vereinbaren Sie einen Termin für die weitere Bearbeitung der Bedarfsanmeldung !

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