Vergabeprofi

A. Hinweise EU-Verfahren nach GWB, VgV

Die nachfolgenden EU-Raster sind zu bearbeiten. Regelmäßig führen hier Verstöße gegen §§ 97 ff, 1 ff VgV zu besonders schwerwiegenden Nachteilen (Rügen, Nachprüfungsverfahren, OLG, BGH, EuGH etc. - aber auch zu unwirtschaftliche Beschaffungen). Für diese Vergabe sind die EU-Raster zu verwenden.

B. Übersicht

Teil I EU-Vergabe

Abwicklung mit EU-Vergabe-Raster

Teil II

Große EU-Vergabeverfahren (Projekte etc.) bis zur Vergabereife

Teil I Abwicklungsraster - EU-Vergabe

Vergabeverfahren (Vergabevorbereitung, Angebotseingang und Zuschlag)

Schritt 1	Beschaffungsantrag
Schritt 2.	Überprüfung des Beschaffungsantrags
Schritt 3.	Haushaltsmittel, Auftragswerte, Zeitrahmen
Schritt 3.1	Haushaltsmittel
Schritt 3.2.	Kontrollschätzung des Auftragswertes
Schritt 3.3.	zumindest „grober“ Zeitrahmen
Schritt 4.	Markterkundung - „Bestimmungsrecht“
Schritt 5.	Schwellenwerte
Schritt 6.	Auftragswertschätzung
Schritt 7.	Endgültiger Zeitrahmen
Schritt 8.	Lose oder Nichtberücksichtigung von Losen
Schritt 9.	Rahmenvereinbarung
Schritt 10.	Nebenangebote
Schritt 11.	Individuelle Vertragsvereinbarungen - Risikoanalyse
Schritt 12.	Eignung
Schritt 13.	Zuschlagskriterien - wirtschaftlichstes Angebot
Schritt 14.	Teilnahmewettbewerb
Schritt 15.	Wahl der Verfahrensart
Schritt 16.	Aufforderung zur Angebotsabgabe
Schritt 17.	Bewerbungsbedingungen
Schritt 18.	„Vergabereife“ - Vergabeunterlagen
Schritt 19.	Eingang bis „Wertung“ von Angeboten
Schritt 20.	Aufhebung oder Zuschlag
Schritt 21.	Mitteilung an nicht berücksichtigte Bieter
Schritt 22.	Vergabebekanntmachung
Schritt 23.	Veröffentlichung von Bekanntmachungen
(Schritt 24	Raster für die Abschlussdokumentation - vgl. Seite 1a der Vergabeakte ab Beginn der Dokumentation - s. o.)
Schritt 25.	Abschluss der Dokumentation

1. EU-Vergabe bis zur Vergabereife¹⁾

1.a) (an sich Schritt 1. von 31.Schritten - gleichzeitig Abschlussdokumentation^*) nach § 8 I VgV^**) - siehe u. nach Schritt 23).

Beschaffungsantrag (von Fachabteilung an Beschaffungsstelle nach Durchführung aller Schritte der Vergabevorbereitung )

Schritt 1: Beschaffungsantrag¹⁾

Vergabestelle

Beschaffungsstelle

Eingang - Datum - Uhr

Bearbeiter/in

Unterschrift

(„letzter“ Schrift der Fachabteilung - geht an die Beschaffungsstelle!) - zuvor sind sämtliche Schritte abzuarbeiten - der Beschaffungsantrag ist der letzte Schritt der Bedarfsstelle

Fachabteilung

Aktenzeichen

Bearbeiter/in

An Beschaffungsstelle

Bearbeiter/in

Absendedatum

Uhrzeit

Bearbeiter/in - Unterschrift

1. Leistungsart²⁾

Ankreuzen

Anmerkung

Lieferung 0

Dienstleistung 0

Gemische Lieferung und Dienstleistung

Freiberufler-Leistung 0

Bauleistung 0

Mischleistungen - Lieferung und „Baunebenleistung“ 0

Sonstiges 0

2. Stückzahl - Preis - Schätzung³⁾

Leistung/Stück - Einheit – Zahl

Einzelpreis - netto

Gesamtpreis - netto

Besonderheiten

Anmerkungen

2.1. Oberhalb der Schwellenwerte

3. Gewünschter - erforderlicher Liefer-/Leistungstermin⁴⁾

Vorinformationsverfahren

Nein

Eilbedürftigkeit

Nein

Dringlich - § 14 IV Nr. 3 VgV - Begründung - unzweckmäßig?

besonders dringlich - §§ 14 IV Nr. 3 VgV - Begründung:

unaufschiebbar - Gefahr im Verzug - - „Daseinsvorsorge“ - § § 14 IV Nr. 3 VgV - Begründung:

4. Haushaltsmittel - Zuschüsse⁵⁾

genehmigt 0

beantragt 0

5. Markterkundung - Marktübersicht⁶⁾

Bestimmungsrecht - Gründe

Standard - Bandbreiten - Sondermerkmal - Alleinstellungsmerkmale

Wirtschaftliche

Technische

5.1. Erstbeschaffung 0

5.2. Wiederholungsbeschaffung 0

Aktenzeichen: 0

Zeitpunkt: 0

Anmerkungen

Verfahren:

5.3. Beschaffung durch andere Behörde

Aktenzeichen: 0

Ansprechpartner: 0

Anmerkungen

Behörde: 0

Fortsetzung nach Anmerkungen

1) Vergabereife
Vgl. § 2 VIII VOB/A-EU - „Fertigstellungsgebot“ - Vergabereife: es soll erst dann ausgeschrieben werden, wenn die Vergabeunterlagen fertigstellt sind („und innerhalb der angegebenen Fristen mit der Ausführung begonnen werden kann“) - vgl. Vk Bund, Beschl. v. 7.5.2020 - Arbeitsplatzmaßnahmen - SGB - Aufhebung (Coronaauswirkungen, zu erwartende Haushaltssperre); Vk Bund, Beschl. v. 12. 3, 2019 - VK 1-7-19 - Bejahung der Vergabereife bei sofort vollziehbarem Planfeststellungsbeschlusses ohne Rücksicht auf etwaige eingelegte Rechtsbehelfe; fehlende Vergabereife wegen „ungesicherter“ Haushaltsmittel OLG Düsseldorf, Beschl. v. 18.9.2024 - Verg 16-24 - Rahmenvereinbarung - zwei Kontroll- und Streifenboote nebst Tochterbooten und optional vier weitere Boote (insofern ohne sichere Bereitstellung der Haushaltsmittel und ohne entsprechende Information der Unternehmen - Transparenzverstoß - missbräuchlicher Rahmenvereinbarung

Hinweise zur „Vergabereife“

1) Ohne Beschaffungsantrag erfolgt keine Beschaffung. Das ergibt sich aus den Dienstanweisungen etc. Fachabteilungen dürfen grundsätzlich nicht beschaffen. Gehen sie in die Markterkundung, so ist die Beschaffungsstelle frühzeitig einzuschalten. Ohne Schulung der Fachteilungen wird eine vollständige und zutreffende Ausfüllung des Beschaffungsantrags nicht möglich sein. Auch werden sich. Zeitverluste durch Rückfragen etc. ergeben.

2) Die Angabe der Leistungsart ist nicht nur wichtig für die Zuständigkeit, für die Anwendung von VgV oder z. B. EU VOB/A oder die Vorgehensweise.

3) Die Schätzung ist maßgeblich für die Durchführung nationaler oder EU-Verfahren (§ 106 GWB). Auftragswerte ab ca. 160.000 € netto (Vgl. zu den Schwellenwerten §§ 106 GWB, 3 VgV). „Falsche Auftragswerte“ oder ohne Markterkundungsbasis sind gefährlich. Besondere Vorsicht ist geboten. Umgehungen sind auszuschließen (Vgl. §3 II VgV).

4) Liefertermine etc., die nicht auf Marktkenntnis beruhen, sind häufig nicht nur unrealistisch. Sie müssen auf jeden Fall durch die Beschaffungsstelle überprüft werden – das gilt auch für eventuelle Gründe, die die Eilbedürftigkeit rechtfertigen sollen. Meist liegt hier nur eine verzögerte Bedarfsanmeldung oder Überlastung vor. Dringlichkeit oder „besondere Dringlichkeit“ darf nicht „zuzurechnen“ sein (Vgl. § 14 IV Nr. 3 VgV.

5) An sich müsste diese Frage bereits bei der Haushaltsaufstellung und -feststellung bearbeitet sein – wird leider nicht immer beachtet. Das Vergabeverfahren gehört zur Haushaltsdurchführung. Der Beauftragte für den Haushalt ist einzuschalten. Vgl. insofern BHO, LHO etc.

6) Ohne Markterkundung und -übersicht (vgl. Schritt 4. Markterkundung) oder Ausübung des begründeten „Bestimmungsrechts“ kann das Vergabeverfahren nicht durchgeführt werden. Die Durchführung eines Vergabeverfahrens allein zu Zwecken der Markterkundung ist unzulässig (§ 28 II VgV). Fachabteilung und Beschaffungsstelle sollten hier effektiv zusammenarbeiten und sich in ihren Kenntnissen ergänzen.

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Fortsetzung nach Anmerkungen Teil 1

*5.4. Durchgeführte Markterkundung - Marktkenntnisse - Marktübersicht der Beschaffungsstelle - § 28 I VgV^)**
Potenzielle Bieter	B1	B2	B3	Weitere Bieter - Anhang^)**
Produkte - Leistungen - § 31 VgV^)*	0	0	0	Erforderliche Merkmale - konkret feststellen
Standardmerkmale (alle Bieter)	0	0	0	0
Bandbreitenmerkmale (Minimum - Maximum - nicht alle Bieter)	0	0	0	0
Sondermerkmale (nicht alle Bieter)	0	0	0	0
Alleinstellungsmerkmale (jeweils nur ein Bieter)	0	0	0	0
Muster - Proben - Tests - Präsentation etc.	0	0	0	0
6. Preise - netto pro Stück/Leistung	0	0	0	0
Gesamte Stückzahl - Gesamtpreis netto	0	0	0	0
7. Gewährleistungsfrist - Jahre - § 29 II VgV	0	0	0	0 – ein Jahr?
8. Lieferfristen - § 20 VgV	0	0	0	nur notwendige Fristen, kein „Eilfall“: 0
9. Eignung - §§ 122 GWB, 42 ff VgV^) Besondere - Leistungsfähigkeit - Zuverlässigkeit - Fachkunde erforderlich?	0	0	0	Grundsätzlich: Sämtliche Bieter sind insofern unbedenklich - Eigenerklärungen werden in das Ermessen der BS gestellt. Nichtberücksichtigung muss begründet werden!
10. Sonstiges	0	0	0
Fachabteilung	Bearbeiter/in Name - Vorname:			Datum Unterschrift
Ende von Schritt 1

Hinweise - Fortsetzung nach Teil 1

*) Die Marktübersicht ist eines der Kernstücke der Beschaffung. Ohne Marktübersicht können Leistungsbeschreibung, Schätzung des Auftragswertes, Liefer- und Ausführungsfristen nicht festgestellt werden (§ 28 VgV). Die Markterkundung - Basis der Marktübersicht - ist je nach Einzelfall nach pflichtgemäßem Ermessen „in ausreichender Form“ durchzuführen. Sie gehört noch nicht zum Vergabeverfahren. Daher ist der Gleichbehandlungsgrundsatz hier noch nicht eingreifend. Der Mitarbeiter entscheidet folglich darüber, wie viele potenziellen Bieter er in ausreichender Zahl befragt oder kontaktiert. Der Abschluss der Markterkundung oder deren Ergänzung ist hinreichend zu dokumentieren, obwohl es sich um eine Vorstufe des Vergabeverfahrens handelt. Darauf sollte man sich nicht verlassen. Die Frage kann im Nachprüfungsverfahren relevant werden

**) Im Einzelfall kann es durchaus sein, dass die Erkundung z. b. bei drei Bietern nicht ausreicht. Dann ist die Markterkundung zu erweitern – die weiteren Befragten sind in einen Anhang aufzunehmen (Kopie dieses Blattes)

***) Das System Standard- (alle Bieter), Bandbreiten- (z. B. Drucker pro Minute 20 - 100 Seiten etc.), Sonder- (nicht alle Bieter, sondern z. B. nur 2 von 3 Bietern) und Alleinstellungsmerkmale (nur ein Bieter oder nur ein weiterer Bieter) muss den Mitarbeitern geläufig sein.

****) Die Fachabteilung wird häufig bereits über Informationen hinsichtlich der erforderlichen Eignung verfügen. Diese müssen die Beschaffungsstelle erreichen. Wenn besondere Zuverlässigkeit etc. erforderlich ist, so sind vom Bewerber bzw. Bieter weitergehende Erklärungen etc. zu verlangen – Vgl. Schritt 11.

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**Schritt 2. Überprüfung des Beschaffungsantrags^*) (vor Weiterleitung durch die Fachabteilung an die Beschaffungsstelle bzw. auch durch die Beschaffungsstelle)**

Prüfung durch -Bedarfsstelle 00 -Beschaffungsstelle 00	Stelle?	Veranlassung - Maßnahmen: 1. 2. 3. etc. - keine: 00
Prüfungsgegenstand	Ergebnis	Veranlassung - Maßnahmen
1. Beschaffungsantrag vollständig
2. Angaben zutreffend
3. Markterkundung oder Ausübung des Bestimmungsrechts^**)
4. Marktübersicht
5. Erfassen potenzieller Bieter und Bewerber - bereits erkennbar ungeeignete Bewerber bzw. Bieter
6. Freiberufler-Leistungen - vgl. §§ 69 ff VgV
7. Zutreffende Leistungen - richtige Leistungsart
8. Rahmenvertrag
9. Erforderlichkeit der Leistungen
10. Schätzung des Auftragswerts
11. Zutreffender Zeitrahmen
12. Haushaltsmittel
13. Zuschüsse
14. Besondere Eignung
15.Risiko-Termin
16. Risiko-Leistung
17. Einschaltung externer Fachkräfte
18. Vermutliche Vergabeart
19. Sonstige Besonderheiten
20. Bearbeiter/in
Fortsetzung nach Anmerkungen

*) Dieses Kontroll-Raster ist nur für größere Vergabeverfahren zu verwenden und dient der Kontrolle des Beschaffungsanträge. Die Kenntnisse der Fachabteilungen und Beschaffungsstellen sind regelmäßig unterschiedlich - vor allem dann, wenn keine Schulung bzw. Einführung etc. durchgeführt wurde oder nicht zumindest die Einschaltung der .Beschaffungsstelle in „kritischen“ Punkten erfolgt. Dann muss man sich über „Informationslücken“ nicht wundern. Die Fachabteilungen müssen zumindest grundsätzliche Kenntnisse vom Vergabeverfahren haben, da sie sonst den erheblichen „Aufwand“ nicht verstehen werden, sondern ihn z. b. als überflüssige Schikane etc. betrachten könnten.

Zu beachten ist auch: VgV-Beschaffungen von Leistungen sind für Fachabteilungen vielfach schwieriger als Bauaufträge, bei denen nämlich in der Regel Fachleute (Architekten, Planer etc.) eingeschaltet werden. Die Beschaffung der vielfältigen und jeweils völlig unterschiedlichen Leistungen nach VgV ist deshalb häufig besonders schwierig, weil es an Leistungsbeschreibungen etc. fehlt und nicht selten auch lediglich “Einmalbeschaffungen” betroffen sind.

**) Das OLG Düsseldorf, Beschl. v. 25.3.2013 - VII Verg 6/13 - und weitere Gerichte wie etwa OLG Karlsruhe, Beschl. v. 15.11.2013 - 15 Verg 5/13 - setzen am Bestimmungsrecht und nicht an der Markerkundung an. Der Auftraggeber muss aber die Grenzen des Bestimmungsrechts beachten (sachliche wirtschaftliche oder technische Begründung für ein „bestimmtes Produkt“ oder ein „bestimmtes Unternehmen“ etc.. Das ist vor allem unter praktischen Aspekten ohne Markterkundung wohl nicht möglich (vgl. EuGH, Urt. v. 15.10.2009 - C- 275/08 - Kraftfahrzeugzulassungssoftware - unterlassene „europaweite Markterkundung“. Immerhin mag die Theorie vom „Bestimmungsrecht“ insbesondere bei Spezialbeschaffungen der Beschaffungsstelle wegen der meist aufwändigen Markterkundung als „Ausrede“ dienen, um im Nachprüfungsverfahren „das Gesicht zu wahren“ (?). Die VK und die Gerichte werden dem jedoch im Einzelfall nicht folgen.

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Schritt 3. Haushaltsmittel, Auftragswert, Zeitrahmen

Schritt 3.1. Haushaltsmittel¹⁾

Haushaltsbeauftragter²⁾ - § 9 BHO
Auftragswert³⁾ - §§ 106 GWB, 3 VgV
Haushaltsmittel genehmigt⁴⁾
Verpflichtungsermächtigung⁵⁾ - 16 BHO
Zuwendungen⁶⁾ - §§ 23, 44 BHO
Haushaltssperre⁷⁾ - vgl. § 41 BHO
Besonderheiten
Ergebnis

Hinweise
1) Das Haushaltsrecht sollte jedem Mitarbeiter in der Beschaffung zumindest in Grundzügen bekannt sein (Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit, Vergabe durch Wettbewerb Im Haushaltsrecht sind zahlreiche Vorschriften zur Planung, Feststellung, Kontrolle, Vollzug und Kontrolle des Haushalts anzutreffen (vgl. GG, BHO/LHO, HGrG, LKO, GO - auch BHOVV wie etwa § 37 (Über- und außerplanmäßige Ausgaben); § 38 (Verpflichtungsermächtigungen); §§ 36, 41 (Haushaltswirtschaftliche Sperre - Aufhebung); §§ 44, 44a (Zuwendungen (Widerruf); § 55 Öffentliche Ausschreibung;§ 58 Änderung von Verträgen;§ 59 (Veränderung von Ansprüchen) etc. Mithin regelt das Haushaltsrecht die Frage, ob finanzielle Mittel für eine Maßnahme wie Beschaffung verfügbar sind (ohne Haushaltsmittel keine Vergabe!). Es schützt in erster Linie die öffentlichen Haushalte (ohne subjektiven Anspruch auf Einhaltung der Betroffenen).

Das Vergaberecht regelt das „Wie“ der Beschaffung und dient dem Wettbewerb und der Gleichbehandlung etc.. Die Unternehmen haben Anspruch auf Einhaltung der vergaberechtlichen Vorschriften (vgl. § 97 VI GWB). Verstöße können in Nachprüfungsverfahren überprüft werden (vgl. §§ 155 ff GWB). Die Grundsätze des Vergaberechts sind in § 97 I - V GWB für EU-Vergaben oberhalb der Auftragswerte (vgl. §106 GWB - Schwellenwerte) enthalten (Wettbewerb, Transparenz, Gleichbehandlung, Wirtschaftlichkeit, Verhältnismäßigkeit, Qualität, Innovation, soziale und umweltbezogene Aspekte, Mittelstandsberücksichtigung durch Lose etc.)

2) Vgl. zum Haushaltsbeauftragten § 9 BHO (Bestellung in jeder Dienststelle (der Leitung unmittelbar unterstellt), soweit nicht der Leiter der Dienststelle die Aufgabe übernimmt. In den LHO sind teils weitergehende Vorschriften anzutreffen. Vgl. hierzu die allgemeinen Verwaltungsvorschriften zu § 9 (Beauftragter für den Haushalt). Zum Haushaltsbeauftragten - Vk Bund, Beschl. v. 7.5.2020 - Arbeitsplatzmaßnahmen - SGB - Aufhebung - Pflichten des BHBft: „Jeder Beauftragte für den Haushalt (BfdH) muss im Rahmen seiner Verantwortlichkeiten überlegen, wie er die Beitrags- und Steuergelder - in dieser [Corona-]Krise - am effektivsten einsetzt.“ Das [xxx] hat auf entsprechende Anfrage der Ag insoweit mitgeteilt, dass die Auswirkungen der Corona-Krise zum Zeitpunkt der Antwort am 20. März 2020 nicht planbar sei und daher auch keine Verschiebung möglich. Diese situationsbezogene Einschätzung des zuständigen [Haushaltsbeauftragten] hat die Vergabestelle der Ag aufgegriffen und auf diese Weise auch den entscheidungserheblichen Sachverhalt zutreffend ermittelt und sachgemäß gewürdigt.

3) Zum Auftragswert §§ 106 GWB, 3 VgV - hierzu Schritt 3.2. - insofern müssten bereits bei Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen vor „Veranschlagung“ bei Baumaßnahmen, größeren Beschaffungen, größeren Entwicklungsvorhaben Pläne, Kostenermittlungen und Erläuterungen vorgelegt worden sein (vgl. § 24 BHO). Natürlich müssen alle Veranschlagungen bzw. Auftragswertschätzungen des Vergabeverfahrens „aktuell“ und dürfen nicht „überholt“ sein (vgl. Schritt 3.2. Anm. 14)

4) Ohne zur Verfügung stehende Haushaltsmittel darf kein Vergabeverfahren durchgeführt wird werden (anders die Vorbereitung des Vergabeverfahrens - vgl. § 28 I VgV (fehlende „Vergabereife“).

5) Vgl. zur Verpflichtungsermächtigung § 16 BHO („besondere Veranschlagung“).

6) Zu Zuwendungen vgl. §§ 23, 44 BHO - vgl. zu § 44 BHOVV „5. Nebenbestimmungen zum Zuwendungsbescheid (ANBest-I), zur Projektförderung, (ANBest-P), zur Projektförderung an Gebietskörperschaften (ANBest-Gk) und zur Projektförderung auf Kostenbasis (ANBest-P-Kosten) Anlagen 1 bis 4 *. Sie sind unverändert zum Bestandteil des Zuwendungsbescheides zu machen.“ - Die ANBest verpflichten die begünstigten Auftragnehmer zur Beachtung des Vergaberechts, also zur Durchführung des Vergabeverfahrens.

7) Vgl. § 41 BHO und VV zu § 41 - Hauswirtschaftliche Sperre - Auswirkungen auf laufende Verfahren (fehlende Finanzierung und Aufhebung des Verfahrens - wichtiger Aufhebungsgrund wegen wesentlicher Änderung der Grundlage des Verfahrens - vgl. § 63 I Nr. 2 VgV - vor Zuschlagserteilung auch Möglichkeit der Veränderung der Bindefrist bis Eintritt der Finanzierung) - in jedem Fall Dokumentation und Begründungspflicht - vgl. z. B. OLG Düsseldorf, Beschl. v. 26.06.2013 - VII-Verg 2-13 - Straßenbauvorhaben 4-spuriger Ausbau, Brühl bis Godorf, A 553 und A 555 - Aufhebung nach § 17 Abs. 1 Nr. 5 VOB/A-EG wegen fehlender Haushaltsmittel infolge Auftragssperre (schwerwiegende Gründe)

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Schritt 3.2. Kontrollschätzung des Auftragswertes¹⁾

Gegenstand - Leistung
Gesamtvergütung einschließlich Prämien, Zahlungen, Optionen und Vertragsverlängerungen²⁾
Auftragsaufteilung in Teilleistungen³⁾
Wiederkehrender Auftrag⁴⁾
Dauerschuldverhältnis⁵⁾
Liefer- und Dienstleistungen ohne Gesamtpreis⁶⁾
Bauleistungen⁷⁾
Rahmenvereinbarung⁸⁾
Lose⁹⁾
Auslobungsverfahren¹⁰⁾
Gesamtauftragswert - Additionsgebot¹¹⁾
Aufteilungsverbot¹²⁾
Umgehungsverbot¹³⁾
Aktualitätsgebot¹⁴⁾

1) Der von der Fachabteilung geschätzte Auftragswert sollte an dieser Stelle bereits einmal überschlägig überprüft werden. Steht bei dieser Maßnahme bereits fest, dass der Schwellenwert falsch geschätzt ist oder eindeutig überschritten wird, so kommt dieses Ablaufraster nicht in Betracht (Ersichtlichkeit des Überschreitens der Schwellenwerte). Der Auftragswert ist unter strikter Beachtung der §§ 1 - 3 VgV zu schätzen. Werden Aufträge oberhalb der Schwellenwerte (Vgl. §§ 106, GWB, 3 VgV nicht im EU-Verfahren vergeben, ist der Vertrag unwirksam (Vgl. § 134 GWB). Manipulationen sind folglich gefährlich (Rüge, Vergabekammer etc.).

2) Nach § 3 I VgV ist die Gesamtvergütung maßgeblich.

3) Umgehungen und Aufteilung in Teilleistungen sind nicht zulässig - vgl. § 3 II VgV.

4) Für regelmäßig wiederkehrende Aufträge ist nach § 3 III Nr. 1. oder Nr. 2 VgV zu schätzen.

5) Dauerschuldverhältnisse sind wie wiederkehrende Aufträge nach § 3 III Nr. 1 oder Nr. 2 VgV zu behandeln.

6) Fehlt die Angabe eines Gesamtpreises, so liegt entweder befristeter Auftrag nach § 3 IV Nr. 1 VgV (Gesamtwert für die Laufzeit) oder ein unbefristeter Vertrag nach § 3 IV Nr. 2 VgV (48-facher Monatswert). Es ist zu beachten, dass die in § 4 I S. 4 VGV enthaltene Obergrenze von vier Jahren generell einzuhalten ist. Längere Laufzeiten sind zu begründen.

7) Für Bauleistungen gilt § 3 V VgV (“Funktionstheorie” - Berücksichtigung der “Einrichtung” sowie der “beigestellten” Materialien etc.

8) Rahmenvereinbarungen - hier der Auftragswert nach § 3 VI VgV auf der Basis des Gesamtwertes des Bedarfs während der Laufzeit zu schätzen.

9) Lose sind grundsätzlich nach § 3 VII VgV zusammenzurechnen.

10) Auslobungsverfahren (Preisgericht etc.) sind nach § 3 VIII VgV zu behandeln.

11) Das sog. Gesamtauftragswertprinzip ist in § 3 I VgV verankert. Die Leistungen sind grundsätzlich zusammeneinschließlich Prämien etc. zurechnen.

12) Gegen das Aufteilungsverbot wird in nicht seltenen Fällen verstoßen, um dem EU-Verfahren zu entgehen. Das ist mit Nachdruck unter Hinweis auf § 3 II VgV abzulehnen.

13) Das Umgehungsverbot bleibt nicht selten unbeachtet oder ist nicht bekannt. Es ist in § 3 II VgV verankert.

14) Die Schätzung muss im Zeitpunkt der Absendung der Bekanntmachung oder bei Einleitung des Vergabeverfahrens zutreffend sein - Vgl. § 3 IX VgV. Dauern die Vorbereitungen des Vergabeverfahrens längere Zeit an, so muss bei Eintritt der Vergabereife (Schritt 18.) der Auftragswert nochmals überprüft und gegebenenfalls aktualisiert werden.

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**Schritt 3.3. zumindest „grober“ Zeitrahmen^*)**

Vergabestelle
Beschaffungsstelle
Vergabeverfahren
Aktenzeichen:
4. Stufe - Zeitrahmen^{) *)}		Zeitpunkt	Erledigung - Bearbeiter/in
„Vorlauf“ und Einschaltung der Beschaffungsstelle		0	0
Kick-off-Termin und runder Tisch		0	0
Entscheidung der Leitung - Haushalt - Zuschüsse		0	0
Vorformationsverfahren		0	0
Ende des „Vorlaufs“		0	0
Eingang des Beschaffungsantrags		0	0
Überprüfung des Beschaffungsantrags - Markterkundung - Marktübersicht - Bestimmungsrecht		0	0
Vollständige Erledigung der Schritte des Vergabeverfahrens bis zum TT/MM/JJJJ		0	0
Bekanntmachung		0	0
Angebotsfrist		0	0
Interner Zuschlagszeitpunkt		0	0
Information der nichtberücksichtigten Bewerber und Bieter		0	0
Ablauf der Wartefrist		0	0
Zuschlag		0	0
Ablauf der Bindefrist		0	0
Bekanntmachung über vergebene Aufträge		0	0
Lieferung - Leistung - Ausführungstermin - Ablieferung - Abnahme		0	0
Gewährleistung - Verjährungsfrist		0	0
Archivierung - Abschluss : Vorlaufzeitpunkt - Beginn: Lieferung - Abnahme - Zeitpunkt Geschätzte Zeit: 0000000000000000000000		0
Name	Vorname	Datum	Besonderheiten	Unterschrift
0	0	0	0	0

*) Grundsätzlich erforderlich, falls nicht bei kleineren Vergabeverfahren auf der Hand liegend.

**) Ausführlicher Zeitrahmen nur bei größeren Verfahren - gegebenenfalls rechtzeitig vor Bekanntmachung bzw. Aufforderung zur Angebotsabgabe anzupassen:

***) Der Zeitrahmen ist möglichst

früh,
ferner auch genau,
zumindest aber im nachvollziehbarem Rahmen
mit Pufferzonen vom Arbeitsende bis zum Eingang des Beschaffungsantrags zurückzurechnen - mindestens die nachfolgenden Punkte - zu beachten: notwendige Zeit bis zur „Vergabereife“.
angemessene Ausführungsfristen (keine ausdrückliche Regelung - Vgl. § 20 VgV – aber Ausführungsbestimmungen etc. - §§ 29 II, 61 VgV, 128 GWB) ausreichende angemessene Fristen für die Bearbeitung und Abgabe der Angebote (§ 20 VgV)
Bindefrist bis zum Ablauf der nur noch interne Zuschlagsfrist (Vgl. § 20 VgV) Interne Zuschlagsfrist - Beginn mit dem Ablauf der Angebotsfrist - so kurz wie nöglich - Zuschlagsfrist nicht mehr vorgesehen - Zuschlag vor Ablauf der Bindefrist (Verlängerungsabrede mit den in Betracht kommenden Bietern, andernfalls verspätete Annahme = neuer Antrag nach § 150 I BGB) nötige Zeit für eine zügige Öffnung, Prüfung und „Wertung“ - §§ 55 ff VgV Interne Festlegung der Zuschlagsfrist - Zuschlagsfrist nicht geregelt Verjährungsfrist (Mängelhaftung) - § 29 II VgV - Ausführungsfristen Vgl.§§128 GWB, 61 VgV

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Schritt 4. Markterkundung und -übersicht oder „Bestimmungsrecht“**^{) ) )}**

Schritt 4.1. Vorgehen über das Bestimmungsrecht - kritischer Bereich

Bestimmung der Leistung	Grundlage und Gründe	Marktabfrage - vorhandene Kenntnisse
Konkrete Leistung	Auswahlgründe	Grundlage
Wahl Leistung X Leistungsbeschreibung 00	Wirtschaftliche Gründe	Von der Beschaffungsstelle durchgeführte Abfrage zur Absicherung: 00 Vorgabe der Fachteilung 00 Vorhandene Vorleistungen und vorherige Vergaben - keine Marktveränderung 00 Eindeutiges Gutachten für die Beschaffung auf der Grundlage der Markterkundung etc. 00
	Wirtschaftlichkeitsrechnung bei unterschiedlichen Lösungswegen: 00
	Technische Begründung - Ausscheiden anderer Lösungen aus technischen Gründen: 00 1. 00 2. 00 3. 00 - siehe Gutachten -- extern: 00
	Sonstige Gründe:

*) Manche Beschaffungsstellen und Fachteilungen gehen grundsätzlich richtig vom Bestimmungsrecht aus. Der Auftraggeber hat dieses Recht. Er bestimmt im Vergabeverfahren die Leistung etc., für die Bedarf hat. Er muss sich nicht nach den Marktangeboten richten und kann sogar aus objektiver Sicht hiervon abweichende Leistungen beschaffen. Er muss aber die vergaberechtlichen Grundsätze beachten. Das wird u. a. in § 97 GWB verlangt - vgl. Absatz I (Transparenz, Wirtschaftlichkeit und Verhältnismäßigkeit), II (Gleichbehandlungsgebot und Diskrimínierungsverbot. III (Qualität, Innovation und soziale und umweltbezogene Aspekte) und IV (Berücksichtigung mittelständiger Interessen).

**) Diese Grundsätze schließen ein „unabgesichertes Bestimmungsrecht“ aus. Vielmehr sind Leistungsbestimmung und gesamte Beschaffung den Regeln des GWB und der VgV unterworfen. Die „Unternehmen“ haben nach § 97 VI GWB einen Anspruch auf Einhaltung der Bestimmungen des Vergabeverfahrens. Das bedeutet im Ergebnis, dass das „Bestimmungsrecht“ nur eingreifen kann, wenn die Verfahrensgrundsätze eingehalten sind. Das Bestimmungsrecht darf nur in den vergaberechtlichen Grenzen ausgeübt werden. Die Bestimmung der Leistung ist eine Folge der Vorbereitung der Beschaffung und sonstigen vergaberechtlichen Schritte. Leider hat die Formulierung der § 28 I VgV die Rechtsprechung und Praxis verunsichert; denn in der Vorschrift ist davon die Rede, dass der Auftraggeber „vor der Einleitung eines Vergabeverfahrens“ „Markterkundungen zur Vorbereitung der Auftragsvergabe und zur Unterrichtung der Unternehmen …“ durchführen „darf“. Nach dem Wortlaut ist nicht von einer „Pflicht“ zur Markterkundung die Rede. Das zeigt, dass dem Auftraggeber insofern ein Ermessen eingeräumt sein mag. Ermessensentscheidungen unterliegen allerdings Schranken. So kann sich der Ermessenspielraum sogar auf „Null“ reduzieren und im Ergebnis zu einer Pflicht etc. führen. Hier wird dringend empfohlen, die Markterkundung professionell in jedem Fall durchzuführen.

***) Bestimmungsrecht und Rechtsprechung

1) Das Bestimmungsrecht des Auftraggebers wird in der Rechtsprechung häufig behandelt - insbesondere wird (wohl ungewollt irreführend) die Markterkundung nicht als erster Schritt angesehen, sondern 1. die Ausübung des Bestimmungsrechts und 2. die Markterkundung Begründung der bestimmten Leistung innerhalb der Grenzen des Bestimmungsrechts. Allerdings sind die in § 97 I - IV GWB enthaltenen Schranken zu beachten: Transparenz, Wirtschaftlichkeit und Verhältnismäßigkeit, Gleichbehandlungsgebot und Diskrimínierungsverbot, Qualität, Innovation und soziale und umweltbezogene Aspekte und Berücksichtigung mittelständiger Interessen.

2) Die Festlegung einer „bestimmten Leistung“ ist wettbewerbserheblich und führt im Einzelfall zur Nichtberücksichtigung von Bewerbern/Bietern. Daher wird zur Absicherung eine Marktabfrage durch den Auftraggeber in jedem Fall empfohlen. Ohne eine solche Marktabfrage ist die Ausübung des Bestimmungsrechts kritisch. Denkbar ist die Anwendung des in § 31 VI VgV enthaltenen Rechtsgedankens. Aber auch diese Vorschrift verlangt nach der Berücksichtigung anderer Lösungen.

3) Nationale Entscheidungen betreffend EU-Verfahren gehen zwar grundsätzlich vom das Bestimmungsrecht aus, betonen andererseits aber ausdrücklich die „Grenzen des Bestimmungsrechts“. Wenn diese beachtet werden sollen, ist nach meiner Meinung in jedem EU-Verfahren eine professionelle Marrkterkundung durchzuführen, wobei Umfang und Reichweite dem pflichtgemäßen Ermessen unterliegen (Branche, Produkte, innovativer Bereich, weltweit?).

4) Der EuGH verlangt in einem Einzelfall grundsätzlich eine Markterkundung - EuGH, Urt. v. 15.10.2009 - C - 275/08 - Kraftfahrzeugzulassungssoftware - fehlende „europäische Markterkundung“ - Voraussetzungen des Verhandlungsverfahrens nach § 14 IV Nr. 2 c) VgV (Vgl. frühere Fassung) - erforderlich Nachweis ernsthafter Nachforschungen auf dem „europäischen“ Markt.

5). Vgl i. Ü. die nationale Rechtsprechung: Vk Bund, Beschl. v. 23.01.2014, VK 2 - 126 / 13 - Röhrchenlieferung für Forschung - § 31 VgV - sachliche Gründe für bestimmte Anforderungen - „In Vergabenachprüfungsverfahren ist die Bestimmungsfreiheit des öffentlichen Auftraggebers hinsichtlich des Beschaffungsgenstands und der Bedingungen für die Auftragsvergabe zu respektieren (Vgl. so etwa OLG Düsseldorf, Beschl. v. 25. März 2013 - VII-Verg 6/13). Eine Grenze findet die Bestimmungsfreiheit in § 31 IV VgV. Hinsichtlich der Frage, ob eine zu rechtfertigende Ausnahme vom Grundsatz der Produktneutralität vorliegt, steht dem Auftraggeber grundsätzlich ein Beurteilungsspielraum zu. Vorrausetzung ist, dass er sich vor Festlegung der Ausschreibungsbedingungen einen möglichst breiten Überblick über die in Betracht kommenden technischen Alternativen verschafft hat .... .“ Vk Bund, Beschl. v. 09.05.2014 - VK 2 - 33/14 - Rahmenvertrag „Druckerverbrauchsmaterial“ – Bestimmungsrecht und Grenzen - Unzulässigkeit der Festlegung eines Produkts in der Leistungsbeschreibung allein mit der Begründung, dass der Eigentümer (funktionale Einheit mit dem Auftraggeber) der Anlagen den Einsatz von Originallieferungen verlange (Gewährleistungsfall etc.) - Vk Mecklenburg-Vorpommern, Beschl. v. 27.01.2014 - 2 VK 15 / 13 - Software - Weiterentwicklung der bisherigen Software statt Beschaffung der Konkurrenzsoftware - Wirtschaftlichkeitsrechnung - „Bei der Beschaffungsentscheidung ist der Auftraggeber vergaberechtlich grundsätzlich ungebunden. Vergaberechtliche Grenzen der Bestimmungsfreiheit .... bestehen nur insoweit, als dieser grundsätzlich gehalten ist, den Marktzugang für alle potentiellen Bieter offen zu halten, indem er nach Möglichkeit Beschränkungen des Wettbewerbs durch zu enge, auf bestimmte Produkte oder Bieter zugeschnittene Leistungsbeschreibungen unterlässt (Vgl. OLG Karlsruhe, Beschluss vom 15.11.2013, 15 Verg 5/13 ...; OLG Düsseldorf, Beschluss vom 22.05.2013, Verg 16/12, Rdnr. 33 ..). Vk Sachsen, Beschl. v. 07.03.2014 - 1/SVK/048 - 13 - Rettungsdienste - „Ein Auftraggeber hat zunächst einen erheblichen Spielraum bei der Bestimmung der zu beschaffenden Leistung. Die Leistungsbestimmung ist dem Vergabeverfahren zeitlich vorgelagert. Zudem steht einem Auftraggeber bei der Auswahl und Festsetzung der Bewertungskriterien ein von der Vergabekammer nicht überprüfbarer Wertungsspielraum zu (Vgl. EuG Urt. v. 19. 3.2010 - T-50/05, OLG Düsseldorf, B. v. 30.07.2009, VII Verg 10/09). ... darf im Rahmen des Nachprüfungsverfahrens nur geprüft werden, ob die Vergabestelle bei ihrer Wertung die Grenzen des eingeräumten Beurteilungsspielraumes überschritten hat. ....“ - Prüfung: Einhaltung des vorgeschriebenen Verfahrens Ausgehen von einem nicht zutreffenden oder nicht vollständig ermittelten Sachverhalt, kein Einfließen willkürlicher oder sonst unzulässiger Erwägungen, Einhalten des Beurteilungsmaßstabs ... (Vgl. EuG a. a. O.; OLG München, Beschluss vom 2. November 2012 - Verg 26/12; OLG Frankfurt, Beschluss vom 16. Oktober 2012 - 11 Verg 9/11; OLG Brandenburg, Beschl. v. 19. Dezember 2011 - Verg W 17/11).

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Schritt 4.2. Vorhandene Marktkenntnisse der Fachabteilung

*Schritt 4.2.1.a. Abschöpfung der Marktkenntnisse der Fachabteilung (sofern vorhanden - § 28 I VgV)^)**
Potenzielle Bieter	B1	B2	B3	Weitere Bieter – Anhang zu Ziff. 7.1. Bl. 2 etc.
Produkte - Leistungen - § 31 VgV				Erforderliche Merkmale
I. Standardmerkmale¹⁾
1.
2.
3.
4. etc.
II. Bandbreitenmerkmale²⁾				Wenn ja - Begründung!
1.
2.
3.
4. etc.
III. Sondermerkmale³⁾				Wenn ja - Begründung!
1.
2.
3.
4. etc.
IV. Alleinstellungsmerkmale⁴⁾				Wenn ja - Begründung!
1.
2.
3.
4. etc.
Sonstiges
6.
7.
8.
9.
Muster - Proben - Tests - Präsentation etc.
Preise - netto pro Stück
Gesamte Stückzahl - Gesamtpreis netto
Gewährleistungsfrist - (1, 2 oder mehr) Jahre - §§ 29 II, 108 GWB, 61 VgV VGV - Vertragstypen des BGB, AGB der Öffentlichen Hand
Lieferfristen - §§ 20, 29 II, 108 GWB, 61 VgV VGV
Eignung - § 6 42 f VgV Besondere - Leistungsfähigkeit - Zuverlässigkeit - Fachkunde erforderlich?				Unterhalb der Schwellenwerte in der Regel keine besondere „Eignung“ erforderlich - Eigenerklärung nach § 50 VgV ausreichend
Sonstiges
Fachabteilung	Bearbeiter/in Name - Vorname			Datum
Unterschrift

Hinweis

1) Standardmerkmale (bei allen Bietern) -

2) Bandbreitenmerkmale (z. B. bei Druckern von 20 Seiten bis 120 Seiten pro Minute etc. - Begründungspflicht) -

3) Sondermerkmale (nicht bei allen Bietern - Begründungspflicht) -

4) Alleinstellungsmerkmale (jeweils nur bei einem Bieter - Begründungspflicht)

*) Diese Übersicht wird selten von der Fachabteilung so in den Beschaffungsantrag aufgenommen. Ist das nicht der Fall, ist die aufwändige Arbeit die Fachabteilung nachzuholen oder aber zusammen mit der Beschaffungsstelle gemeinsam zu erarbeiten. Es handelt sich wohl um die aufwändigste und problematischste Stufe des Vergabeverfahrens - Ursache der meisten Fehler.

Falls dieser Nachweis nicht oder so nicht vorliegt, ist er in den folgenden Schritten durchzuführen.

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4.2. Vorhandene Marktkenntnisse der Fachabteilung

*Schritt 4.2.1.b. Abschöpfung und Auswertung der Marktkenntnisse der Fachabteilung (sofern vorhanden - § 28 I VgV)^)**
Bieter	1	2	3	Verfahrensart
I. Generelle Punkte
Vielzahl von Bietern				Gegebenenfalls NOV - § 16 I VgV
Abgefragte Punkte
Preis/Preise
Ausführungsfrist
Verjährungsfrist
AGB als Informationsquelle
Lieferungsmodus - Kosten - Gefahrtragung
Besonderheiten
Sonstiges
II. Merkmale - Arten
Alleinstellungsmerkmale 1) blau
Bandbreitenmerkmale - von - bis 2)
Sondermerkmale 3) grün
Standardmerkmale 4) - rot
Bieter	1	2	3	Verfahrensart
X1	X	X	X	NOV
X2	X	X	X	NOV
X3	X	X	X	NOV
X4	X	X	X	NOV
X5	X	X	X	NOV
X6	X	X	X	NOV
X7	X	X	X	NOV
X8	X	X	X	NOV
9	S1	S1		NOV
10	S2	S2		NOV
11	S3	S3		NOV3
12	A1			Verhandlungsverfahren
13	A2			Verhandlungsverfahren
14		A3		Verhandlungsverfahren
15			A4	Verhandlungsverfahren
III.1. Entscheidung notwendige Merkmale - „alle Bieter“	1-8	1-8	1-8	NOV
III.2. Entscheidung notwendige Merkmale „nicht alle Bieter“	1-11	1-11		NOV
III.3.Entscheidung notwendige Merkmale „nur ein Bieter“	1-13	1-11 +14	1-8 +15	Verhandlungsverfahren

Hinweise: Arten der Merkmale: 1) Alleinstellungsmerkmale - „Monopole“ etc. - „nur ein Bieter“; 2) Bandbreitenmerkmale - von - bis (z. B. Leistungen von 300 - 800 Druckseiten) „meist mehrere Bieter"; 3) Sondermerkmale darüber verfügen nicht alle, sondern z.B.von 10 Bietern nur 5. 4).Standardmerkmale - über diese Merkmale verfügt eine große Zahl von Bietern

Hinweise

*) Die entsprechenden Kenntnisse der Fachabteilung fehlen meistens, können aber Basis weiterer gemeinsamer Schritte von Beschaffungsstelle und Fachabteilung sein. Bevor die weiteren Schritte der aufwändigen Markterkundung durchgeführt werden, sollten alle möglichen Informationsquellen (neben Fachabteilung, andere Behörden, Internetrecherche, vor allem bei Standardleistungen veröffentlichte Tests etc.). Die Tabelle zeigt beispielhaft Auswirkungen und Ergebnis - Vgl. §§14 f VgV. Die Erarbeitung der Tabelle „Marktübersicht“ ist bei kleineren Verfahren häufig nicht erforderlich, sondern nur bei größeren Aufträgen und fehlender Marktübersicht der Beschaffungsstelle und der Fachabteilung. An den Verhältnismäßigkeitsgrundsatz ist in diesem Zusammenhang zu erinnern (Vgl. BGH, Urt. v. 30.8.2011 - X ZR 55/10 - Regenentlastung).

**) Die Markterkundung wird nach pflichtgemäßem Ermessen durchgeführt. Sie gehört noch nicht zum Vergabeverfahren (vgl. § 218 I VgV - aber Vorsicht). Daher kann insofern eine Auswahl der erforderlichen Unternehmen erfolgen. Der durch die Anfragen etc. für diese Unternehmen entstehende „Vorteil“ (frühe Information) verletzt den Gleichbehandlungsgrundsatz nicht. § 97 I GWB - Gleichbehandlung - greift hier noch nicht ein. Selbstverständlich sind Unsachlichkeit und Willkür unzulässig - sowie auch Manipulationen etc. In Zweifelsfällen sollte die Markterkundung durch einen Teilnahmewettbewerb „gestützt“ werden (vgl. §14 II, III VgV).

***) Das OLG Düsseldorf, Beschl. v. 25.3.2013 - VII Verg 6/13 - und weitere Gerichte wie etwa OLG Karlsruhe, Beschl. v. 15.11.2013 - 15 Verg 5/13 - setzen am Bestimmungsrecht und nicht an der Markerkundung an. Der Auftraggeber muss aber die Grenzen des Bestimmungsrechts beachten (sachliche wirtschaftliche oder technische Begründung für das „bestimmte Produkt“. Ob das ohne Markterkundung möglich ist? Vgl. EuGH, Urt. v. 15.10.2009 - C- 275/08 - Kraftfahrzeugzulassungssoftware. Immerhin entlastet die Theorie vom „Bestimmungsrecht“ insbesondere bei Spezialbeschaffungen die Beschaffungsstelle hinsichtlich der vielfach aufwändigen Markterkundung.

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Schritt 4.3. Markterkundung und -übersicht (national, euweit, weltweit, „angemessen“!

*Schritt 4.3.1. Möglichkeiten der Markt- und Preiserkundung - Marktübersicht - Informationsbeschaffung - Nachweis der Informationsquellen - wesentliche Quellen „fett“^):**
Informationsquelle	Genutzte Quelle ankreuzen	Ergebnis
Bisherige eigene Vergabeverfahren - Aktenzeichen	00	00
Information über Verfahren anderer öffentlicher Auftraggeber	00	00
Einholung von Auskünften anderer öffentlicher Auftraggeber	00	00
Fachzeitschriften	00	00
Veröffentlichungen	00	00
Lieferantenliste	00	00
Messen, Ausstellungen etc.	00	00
Präsentationen	00	00
Testergebnisse Dritter	00	00
Eigene Tests	00	00
Bewerberinformationen – Prospekte, Kataloge etc.	00	00
Öffentliche Quellen (Telefonbücher, Gelbe Seiten etc.)	00	00
Auskunft von Verbänden	00	00
Auskunft der IHK	00	00
Auskunft der Handwerkskammer	00	00
Auskunft der Auftragsberatungsstellen	00	00
Internet (Google etc.)	00	00
Auskunft von Sachverständigen	00	00
Gutachten von Sachverständigen	00	00
Markterkundung durch Sachverständige	00	00
Auskunft von Berufsvertretungen	00	00
Rahmenverträge mit zulässigem Abruf	00	00
Sonstiges:	00	00
Sonstiges:	00	00
Bearbeiter/-in 00	Datum: 00	Unterschrift 00

*) Konkret genutzte Quellen in Fettdruck - je nach Einzelfall nachzuweisen - Kontrollinstrument der Beschaffungsstelle für die Ergebnisse der Markterkundung der Fachabteilung. Ohne diese Angaben dürfte die Beschaffungsstelle kaum zur Überprüfung in der Lage sein - ferner wird durch die Angaben der Fachabteilungen Doppelarbeit vermieden.

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Schritt 4.3.2. Abfrage bzw. Anforderung einer Auskunft bei ausgewählten potentiellen Unternehmern - möglichen Bietern - im Rahmen der Markterkundung:**^*)**

Einholung von Auskünften - schriftlich - per Fax - per E-Mail
Vergabestelle: 00		Fax: 00
Beschaffungsstelle: 00		Tel: 00
Datum: 00		E-Mail: 00
Bearbeiter/in: 00
Vergabeverfahren - Aktenzeichen: 00
An
Firma: 00
Einholung von Auskünften zu Zwecken der Markterkundung
Sehr geehrte Damen und Herren,

zur Vorbereitung eines möglichen Vergabeverfahrens bitten wir Sie im Rahmen der Markterkundung (Vgl. § 28 I VgV) um Auskünfte über folgende
- Produkte: 00
und/oder
- Leistungen: 00
Insofern bitten wir um unverbindliche Angaben über folgende Punkte: 00

Bitte teilen Sie uns mit:
- die wesentlichen technischen Merkmale: 00
- Besonderheiten Ihrer Produkte bzw. Leistung: 00
- die Liefer- bzw. Ausführungsfristen: 00
- die Gewährleistungsfrist: 00
- Ihre Preise pro Stück ohne MwSt.
- gegebenfalls Ihre Staffelpreise ohne MwSt. bei Abnahme folgender Mengen: 00

Produkt	Stück	Unverbindlicher Preis
00	00	00
00	00	00
00	00	00

Wir bitten Sie, diese Auskünfte grundsätzlich auf der Grundlage der Allgemeinen Geschäftsbedingungen der öffentlichen Hand (VOL/B, EVB-IT, BVB-IT etc.) und nicht auf der Basis Ihrer Allgemeinen Geschäftsbedingungen zu erteilen. Ferner bitten wir Sie, uns Ihre Preislisten, Prospekte und Leistungsbeschreibungen zu übersenden. Für die Überlassung von Mustern/Proben wären wir Ihnen dankbar, sofern Sie dies für erforderlich und zweckmäßig halten. Wir können allerdings hierfür keine Kosten erstatten. In diesem Fall bitten wir Sie um Ihre vorherige Nachricht an: 00 Wir bitten Sie um Verständnis dafür, dass zunächst von Besuchen etc. abzusehen ist. Wir kommen Eingang Ihrer Angaben und Unterlagen unaufgefordert auf Sie zu. Sie würden uns die Arbeit erheblich erleichtern, wenn Sie uns den als Anlage übersandten Produkt- bzw. Leistungsspiel überlassen würden. Wir danken Ihnen für Ihre Unterstützung. Mit freundlichen Grüßen Vergabestelle: Beschaffungsstelle: Bearbeiter/in

*) Bei vorliegender Marktübersicht erforderlich - auf jeden Fall bei EU-Verfahren (EuGH - Kraftfahrzeugzulassungssoftware).

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Schritt 4.3.2. Anlage zum Auskunftsschreiben - voll ausgefüllt durch Fachabteilung oder Beschaffungsstelle (soweit möglich)**^*)**

Firma:	00	Tel: 00
Anschrift:	00	Fax: 00
Ansprechpartner/in	00	E-Mail: 00
Ihre Anfrage	Datum 00
Aktenzeichen:	00
Ihr Ansprechpartner	00

An
Vergabestelle: 00	Abteilung Beschaffungsstelle: 00
Frau/Herrn: 00	Aktenzeichen: 00
Sehr geehrte Damen und Herren,
nachfolgend überreichen wir Ihnen unseren Produkt- bzw. Leistungsspiel.

Merkmale unseres Produkts bzw. unserer Leistung	Produkt/Leistung - Typ, Bezeichnung	Produkt/Leistung - Typ, Bezeichnung	Weitere Produkte - Anlage 1
Sämtliche Angaben sind unverbindlich und dienen der Vergabestelle nur zur Durchführung konkreter Vergabeverfahren
Merkmal 1	00
Merkmal 2	00
Eec - Anhang
Weitere Merkmale - Anlage 2	00
Preis pro Stück ohne MwSt.	00
Ausführungsfrist	00
Konditionen Lieferung frei Haus Versandkosten	00
Gewährleistung	00
Verjährungsfrist - Gewährleistung	00
Staffelpreise Ab Stück: 00 Ab Stück: 00 Ab Stück:	00
Besonderheiten Wartung/Pflege - Erforderlichkeit - Konditionen etc.	00
Sonstiges - z. B. Kosten Verbrauchsmaterialien	00
Prospekt liegt bei	00
Ausführliche Leistungsbeschreibung liegt bei	00
Weitere Hinweise	00

Diese Angaben sind vertraulich und dürfen nur zur weiteren Vorbereitung Ihres Vergabeverfahrens dienen.

Mit freundlichen Grüßen

Bearbeiter/in

*) Bei vorliegender Marktübersicht sowie in kleineren Verfahren nicht erforderlich - nur bei größeren Aufträgen und fehlender Marktübersicht.

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Schritt 4.4. Schritte der Markterkundung^*)Erfassen der Leistungsmerkmale Merkmale Bieter für Bieter - ungeordnet aus den zur Verfügung stehenden Quellen (Prospekte, Kataloge, Internetrecherche etc.)^**)

4.4.1. Bieter B1

Bieter B1
Merkmale	Standardmerkmale (alle Bieter)	Bandbreitenmerkmale ( Minimum)	Bandbreitenmerkmale (Maximum)	Sondermerkmale (bei einigen Bietern)	Alleinstellungsmerkmale (jeweils nur bei einem Bieter)
1	00	00	00	00	00
2	00	00	00	00	00
3	00	00	00	00	00
4	00	00	00	00	00
5	00	00	00	00	00
etc.	00	00	00	00	00

4.4.1. Bieter B2

Bieter B2
Merkmale	Standardmerkmale (alle Bieter)	Bandbreitenmerkmale ( Minimum)	Bandbreitenmerkmale (Maximum)	Sondermerkmale (bei einigen Bietern)	Alleinstellungsmerkmale (jeweils nur bei einem Bieter)
1	00	00	00	00	00
2	00	00	00	00	00
3	00	00	00	00	00
4	00	00	00	00	00
5	00	00	00	00	00
etc.	00	00	00	00	00

4.4.1. Bieter B3

Bieter B3
Merkmale	Standardmerkmale (alle Bieter)	Bandbreitenmerkmale ( Minimum)	Bandbreitenmerkmale (Maximum)	Sondermerkmale (bei einigen Bietern)	Alleinstellungsmerkmale (jeweils nur bei einem Bieter)
1	00	00	00	00	00
2	00	00	00	00	00
3	00	00	00	00	00
4	00	00	00	00	00
5	00	00	00	00	00
etc.	00	00	00	00	00

etc.

*) Bei vorliegender Marktübersicht sowie in kleineren Verfahren nicht erforderlich - nur bei größeren Aufträgen und fehlender Marktübersicht.

**) Vielfach sind die Mitarbeiter der Fachabteilungen nicht bereit oder nicht in der Lage, diese Schritte der Markterkundung durchzuführen. Es wird dann nichts anderes übrig bleiben, als diese aufwändige Arbeit zusammen mit der Fachabteilung zu leisten - oder im Extremfall bei fehlender eigener Kapazität einen externen Berater zu beauftragen (Begründung erforderlich!). Grundsätzlich jedenfalls ist die Marktübersicht unumgänglich (Vgl. § 28 I VgV). Fehlende Marktübersicht oder deren Unvollständigkeit führen zu Vergabeverstößen, die sich schwerwiegend auswirken können.

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Schritt 4.4.2. Konkrete Ergebnisse der Markterkundung - Beispiel^*)

4.4.2. Bieter B1

Bieter B1
Merkmale	Standardmerkmale (alle Bieter)	Bandbreitenmerkmale ( Minimum)	Bandbreitenmerkmale (Maximum)	Sondermerkmale (bei einigen Bietern)	Alleinstellungsmerkmale (jeweils nur bei einem Bieter)
1	X
2	X
3	X
4	X	500	750
5				S1
6				S2
7					A1
8					A2

4.4.2. Bieter B2

Bieter B2
Merkmale	Standardmerkmale (alle Bieter)	Bandbreitenmerkmale ( Minimum)	Bandbreitenmerkmale (Maximum)	Sondermerkmale (bei einigen Bietern)	Alleinstellungsmerkmale (jeweils nur bei einem Bieter)
1	X
2	X
3	X
4	X
5		800	1200
6
7
8				S3
9				S4
10					A3
11					A4

4.4.2. Bieter B 3 etc.

*) Eintragungen für Bearbeitung löschen oder überschreiben.

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Schritt 4.5. Feststellung der erforderlichen Merkmale^) (kursiv und rot: nicht erforderliche Merkmale)*

*Standardmerkmale - bei einer Vielzahl von Bietern: x1, x2, x3, x4, x5, x6, x7* etc.**
Standardmerkmale	nicht notwendig	notwendig
X1		X1
X2		X2
X3		X3
X4		X4
X5	X5
X6	X6
X7	X7
etc.

Bandbreitenmerkmale
Minimum 500		2000 Maximum
Notwendige Minimumleistung		Notwendige Maximumleistung
	Minimum 800	Maximum 1200
„zu wenig“	Minimum	Maximum	„zu viel“
500-799	800	1200	1201-2000
Begründung- Minimum		Begründung- Maximum

*Sondermerkmale - nur bei einigen Bietern - S1, S2, S3, S4* etc.**
Sondermerkmale	nicht notwendig	notwendig
S1		S1
S2		S2
S3	S3
S4	S4
S5	S5
S6	S6
S7	S7
etc.

Alleinstellungsmerkmale - jeweils nur bei einem Bieter - A1, A2, A3
Alleinstellungsmerkmale	nicht notwendig	notwendig
A1		A1
A2	A2
A3		A3
A4	A4
A5	A5
A6	A6
A7	A7
etc.

*) Bei vorliegender Marktübersicht sowie in kleineren Verfahren nicht erforderlich - nur bei größeren Aufträgen und fehlender Marktübersicht.

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Schritt 4.6. Feststellung der erforderlichen Merkmal - Ergebnis für Leistungsbeschreibung^*)

Erforderliche Merkmale der Leistungsbeschreibung:
1. Standardmerkmale
X1
X2
X3
X4
2. Bandbreitenmerkmale
Minimum: 800	Begründung:
Maximum: 1200	Begründung:
3. Sondermerkmale:
S1	Begründung:
S2	Begründung:
4. Alleinstellungsmerkmale:
A1	Begründung:
A3	Begründung:

Die Begründung hat § 31 III, IV VgV zu entsprechen und ist gemäß § 8 I VgV zu dokumentieren.^)**

*) Dieses aufwändige und schrittweise Verfahren ist in kleineren Verfahren in der Regel nicht erforderlich, sondern nur bei fehlender Marktübersicht und größeren Aufträgen.

**) Die Markterkundung mit dem Ergebnis der Marktübersicht bildet das Kernstück der Vergabevorbereitung und damit auch des Vergabeverfahrens. Hiervon hängt alles ab - z. B.: Schätzung des Auftragswerts, Leistungsbeschreibung, Vergabeart etc. Daran ändert die „Theorie vom Bestimmungsrecht und seinen Grenzen“ unter praktischen Aspekten nach hier vertretener Ansicht nichts.

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Schritt 4.7. Marktübersichtsraster als Ergebnis der Markterkundung^*)

Bieter	1	2	3	Vergabeart
Vielzahl von Bietern				NOV - § 16 VgV
Abgefragte Punkte
Preis/Preise
Ausführungsfrist
Verjährungsfrist
AGB
Lieferungsmodus - Kosten
Besonderheiten
Sonstiges
Bandbreiten-Merkmale - von - bis				Falls erheblich - Minimum und Maximum festlegen!
X1	X	X	X	NOV
X2	X	X	X	NOV
X3	X	X	X	NOV
X4	X	X	X	NOV
X5	X	X	X	NOV
X6	X	X	X	NOV
X7	X	X	X	NOV
X8	X	X	X	NOV
9	S1	S1		NOV
10	S2	S2		NOV
11	S3	S3		NOV
12	A1			*Verhandlungsverfahren - § 17 VgV*
13	A2			Verhandlungsverfahren
14		A3		Verhandlungsverfahren
15			A4	Verhandlungsverfahren
Entscheidung notwendige Merkmale	1-8	1-8	1-8	NOV - sofern nur drei Bieter
Entscheidung notwendige Merkmale	1-11	1-11		NOV - sofern nur drei Bieter
Entscheidung notwendige Merkmale	1-13	1-11 + 14	1-8 + 15	*Verhandlungsverfahren*

*) Auswirkungen und Ergebnis - in EU-verfahren zu erarbeiten - Vgl. § 14 f VgV.

Dieses Ergebnis ist nicht selten z. B. aus veröffentlichten Tests etc. ersichtlich. Die Beschaffung der Tests spart erhebliche Arbeit. In EU Verfahren kann bei Fehlen der eigenen Fachkunde oder bei Fehlen der personellen Kapazitäten vielfach nicht auf externe Berater verzichtet werden (Dienstleistungen nach § 103 II – IV GWB.

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Schritt 5. Schwellenwerte^*)

Nationale Vergabe unterhalb der Schwellenwerte	EU-Vergabe oberhalb der Schwellenwerte	SektVO	Sicherheit - Verteidigung - VSVgV
Lieferungen - Dienstleistungen unter ca. 200.000 € (Bund: unter ca. 130.000 €) Bauleistungen unter ca. 5.000.000 €	Lieferungen - Dienstleistungen über ca. 200.000 € (Bund: über ca. 130.000 €) Bauleistungen über 5.000.000 €	Lieferungen und Dienstleistungen über ca. 400.000 € Bauleistungen über ca. 5.000.000 €	Lieferungen und Leistungen über ca. 400.000 € Bauleistungen über ca. 5.000.000 €
Ländergesetze	GWB	GWB	GWB
Dienstanweisungen	VgV	SektVO	VSVgV
UVGO	EU VOBA
VOB/A

*) Die Schwellenwerte werden jeweils nach Ablauf von zwei Jahren von der EU-Kommission angepasst. Auf die entsprechende Verordnung ist zu achten. Derzeit gelten für die aktuellen Schwellenwerte anstelle der oben mit „ca.“ angeführten Werte.

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6. Auftragswertschätzung

*Ergebnis der Markterkundung - Preise ohne MwSt.^)**	Mindestpreis:		Höchstpreis:
Auftragswertschätzung	Vorschrift	Konkreter Fall	Einzelheiten und Hinweise^**)	Datum und Bearbeiter/in
Schätzung im Zeitpunkt der Absendung der Bekanntmachung bzw. Aufforderung zur Angebotsabgabe^***)	§ 3 IX VgV	00	00
Gesamtvergütung	§ 3 I VgV	00	00
Aufteilungsverbot	§ 3 II VgV	00	00
Umgehungsverbot	§ 3 II VgV	00	00
Berücksichtigung etwaiger Prämien an Bewerber oder Bieter	§ 3 I VgV	00	00
Berücksichtigung etwaiger Zahlungen an Bewerber oder Bieter	§ 3 I VgV	00	00
Berücksichtigung von Optionen	§ 3 I VgV	00	00
Berücksichtigung von Vertragsverlängerungen	§ 3 I VgV	00	00
Regelmäßig wiederkehrender Auftrag oder Daueraufträge - Haushaltsvorjahr und voraussichtliche Änderungen in den folgenden zwölf Monaten	§ 3 III Nr. 1 VgV	00	00
Regelmäßig wiederkehrender Auftrag oder Daueraufträge - Gesamtwert aufeinanderfolgender Aufträge längerem als zwölf Monate dauerndem Haushaltsjahr	§ 3 III Nr. 2 VgV	00	00
Zeitlich unbegrenzte Auftrag mit Laufzeit bis 48 Monate - 48-facher Monatswert 00	§ 3 IV Nr. 1VgV	00	00
Auftrag mit unbestimmter Laufzeit oder mit einer Laufzeit von mehr als 48 Monaten - 48-facher Monatswert	§ 3 IV Nr. 2 VgV	00	00
Bauleistungen - Auftragswert Bauleistungen und aller Wert aller erforderlichen bzw. vom Auftraggeber zur Verfügung gestellter Lieferleistungen	§ 3 V VgV	00	00
Rahmenvereinbarung - dynamisch elektronisches Beschaffungssystem - Gesamtwert aller Einzelaufträge	§ 3 VI VgV	00	00
Lose - Zusammenrechnungsgebot	§ 3 VII VgV	00	00
Haushaltsmittel		00	00
Ergebnis – Auftragswert geschätzt		00
Aktueller Auftragswert im Zeitpunkt der Absendung der Bekanntmachung bzw. der Aufforderung zur Angebotsabgabe		00	00
Unterhalb des aktuellen Schwellenwerts	00		00
Oberhalb des aktuellen Schwellenwerts	00		00
Datum 00	Bearbeiter/in 00		Unterschrift 00

00 - entsprechende Felder sind auszufüllen.

Hinweise

*) Vgl. § 1 I VgV - Die Schätzung ist Gegenstand der Markterkundung. Schätzungen dürfen sich innerhalb eines Prognosespielraums von 15 - 20 % bewegen. Nicht der erkundete niedrigste Marktpreis ist maßgeblich, auch nicht der höchste Marktpreis, sondern der noch zuschlagsfähige wirtschaftliche Marktpreis (Ermittlung im Rahmen einer Wirtschaftlichkeitsrechnung?). Im nationalen Vergabeverfahren bis ca. 160.000 € Schätzpreis kann man die Markterkundung nach einigen Anfragen abschließen – nach pflichtgemäßem Ermessen. Ab ca. 160.000 € netto bedarf es allerdings einer umfassenderen Markterkundung. Ist die Schätzung auf nachvollziehbarer und ausreichender Basis erfolgt, spielt es keine Rolle, wenn die Angebotspreise sodann über dem Schwellenwert liegen. Lien zahlreiche oder gar alle Angebote über dem Schätzpreis, so dürfte es sich um eine fehlerhafte Schätzung handeln. In der Regel führt aber auch dies nicht automatisch zu einem unzulässigen nationalen Vergabeverfahren. Es können sich aber haushaltsrechtliche Probleme ergeben, weil nicht ausreichende Mittel beantragt worden sind. Das kann dann zu einer rechtswidrigen Aufhebung nach § 63 VgV und weiteren nachteiligen Folgen führen. Die Schätzung ohne Umsatzsteuer erfolgt nach § 3 I VgV.

**) Hier ist Raum für entsprechende Hinweise bzw. Anmerkung zu Besonderheiten.

***) Schätzungen in der Nähe des Schwellenwerts (z. B. 160.000 € ) sollten zusätzliche Maßnahmen im Bereich der Markterkundung zur Folge haben (zusätzliche Abfragen oder Recherchen)

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Schritt 7. Endgültiger Zeitrahmen - spätestens jetzt konkretisiert^*)**)

Schritt 7.1. Zeitrahmen - Arbeitsschritte

Schritt 7.1. Zeitrahmen - Arbeitsschritte	Erledigungszeitpunkt	Bearbeiter/in - eventuelle Anmerkungen und Begründungen
Ablauf der Gewährleistungsfrist		§§ 29 II VGV, 13 IV VOL/B
Arbeitsende/Abnahme/ Lieferung/Leistung/Beginn der Gewährleistungsfrist - § 9 III VGV		Vgl. § 14 Nr. 3 VOL/B
Ablauf der Bindefrist - § 12 VGV
Information vor Zuschlag - Wartefrist		§ 134 GWB
Zuschlag - § 21 I VGV		Wird nicht innerhalb der Bindefrist der Zuschlag erteilt, so greift § 150 I BGB ein (neuer Antrag - kann vom Auftragnehmer angenommen werden.
„Wertung“ nach §§ 58 f VgV
Aufklärung, „Öffnung“ - Prüfung nach §§ 55, 56 VgV		Kurze und knappe Dokumentation.
Ablauf der Angebotsfrist - § 15 VGV
Bekanntmachung - § 39 VgV -		Formular benutzen.
Zuschlagskriterien - §§ 58, 59, 60 VgV - niedrigster Preis		Grundsätzlich nur der niedrigste Preis - früher § 21 I VGV „irreführend“.
Eignung - Ermessenskriterien - §§ 44 f VgV - grundsätzlich Eigenerklärungen		Vorformulierte Eigenerklärungen - Nachweisliste § 50 VgV
Bewerbungsbedingungen - § 29 I Nr. 3 VGV		Übliche Bewerbungsbedingungen in „Beschafferprofil“ (§37 VgV)
Vergabeart § 18 VgV - wettbewerblicher Dialog § 17 VgV - VHV §16 VgV - NOV § 15 VgV - OV		Begründung und Dokumentation - § 14 f VgV
Nebenangebote - Änderungsvorschläge - § 35 VgV - zugelassen bei Gleichwertigkeitsnachweis mit Angebotsabgabe
Leistungsbeschreibung - § 31 VgV - Standard, Sonder- und Alleinstellungsmerkmale - Minimum - Maximum		„besondere Merkmale“ konkrete Begründung erforderlich.
Kostenschätzung - Schwellenwert - Gesamtauftragswert - § 3 VgV - z. B. in einfachen Fällen Trivialschätzung - z.- B. einfacher Preisvergleich nach telefonischer Abfrage bei drei Bewerbern oder Internetrecherche - sonst Markterkundung nach § 28 VgV
Haushaltsmittel - HHO - ja oder nein
Markterkundung/Marktübersicht - § 28 VgV - einfache Recherche (Internet, tel. Abfrage)
Beschaffungsantrag		Eingang, Bearbeiter etc.

*) Folgt meist aus Beschaffungsantrag - s. o. unter Ziffer 3.1.

**) Die nachfolgend angeführten Punkte sind in EU-Vergabeverfahren zumindest durchzuführen.

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Schritt 7.2. Konkreter Zeitrahmen für das Verfahren

*Schritt 7.2. Zeitrahmen - Schritte - Dokumentation^)**	Erledigungszeitpunkt	Anmerkungen
Vorbereitungszeitraum - Vorlauf	13.2.00	Dieses Vergabeverfahren wird zunächst von der Fachabteilung bearbeitet - der Vorlauf kann mehrere Wochen betragen - Beschaffungsstelle sollte informiert werden - frühzeitig - Einzelheiten ergeben sich aus der Dienstanweisung
Vorformationsverfahren		§ 38 VgV
Beschaffungsantrag	13.2.00	Ohne Beschaffungsantrag wird die Beschaffungsstelle nicht tätig - den Fachabteilungen sollten Formulare zur Verfügung stehen - Einzelheiten ergeben sich aus der Dienstanweisung.
Fertigstellung der Vergabeunterlagen - § 2 III VgV	15.2.00	Es muss „Vergabereife“ vorliegen - andernfalls liegt ein Verstoß gen § 2 III VGV vor.
Bekanntmachung - § 37 VgV	15.2.00	Hier müssen Formulare eingesetzt werden - Vgl. § 37 VgV
Eingang und Aufbewahrung der Angebote - §§ 20, 54 VgV	Nach dem 15.2.00 bis zum 25.2.00 (Ablauf der Angebotsfrist)	Eingangsstelle soll eine andere Stelle als die Beschaffungsstelle sein - § 14 I VGV - Anbringen des konkreten Eingangsvermerks etc.
Ablauf der Angebotsfrist - § 20 VgV	Donnerstag, 25.2.00, 14.00 Uhr	Spätester Eingang, Öffnung, Prüfung, Verhandlung, Wertung - die Angebotsfrist muss „angemessen“ sein. Der Zeitbedarf für die Angebotserstellung ist von der Beschaffungsstelle zu schätzen
Öffnung, Prüfung, Ausschluss, Aufklärung, „Wertung“ - §§ 55, 56 ff VgV	26.2.00	Ausreichende Zeit für die durchzuführenden Schritte ist festzustellen - Schritt für Schritt - meist kann dies in einfachen Vergaben an einem Tag erledigt werden - nicht bei größeren Vergaben.
Zuschlagsfrist intern	28.2.00	Der Zuschlag ist rechtzeitig zu erteilen = Annahme des Antrags = Angebot - grundsätzlich schriftlich, aber auch formlos möglich, dann aber schriftlich, per Fax oder möglich - Beweissicherung des Zugangs - „Doppelfax“ - § 12 VgV
Information - Wartefrist - dem Zuschlag - §134 GWB - Vgl. § 63 VgV - Unterrichtung der Bewerber etc.	15 (10) Kalendertage	§ 134 GWB
Zuschlag - § 58 VgV	16.3..00, 9.00 Uhr (intern)	Rechtzeitigkeit erforderlich - Verlängerung der Zuschlagsfrist möglich - verspäteter Zuschlag = neuer Antrag, kann angenommen werden - Beweissicherung des Zugangs s. o.
Bindefrist - § 20 VGV	20.3.00	Binde- und interne Zuschlagsfrist sind in der Regel identisch. Im Übrigen: ¨so kurz wie möglich“ entsprechend Zeit für Öffnung, Prüfung, Aufklärung und Wertung - § 10 VGV
Information nicht berücksichtigter Bewerber und Bieter auf Antrag - § 63 VgV	Nach dem Zuschlag	Erforderlich: Antrag, Inhalt etc. nach § 63 VGV
Bekanntmachung über die Auftragserteilung - § 39 VgV	Nach dem Zuschlag	Muster benutzen
Arbeitsbeginn	25.3.00	Maßgeblich die Leistungs-/Lieferfrist - Vgl. §§ 20, 29 I Nr. 3,61 VgV, 128 GWB / BGB-Vorschriften) - VOL/B - Bestandteil der Verdingungsunterlage - grundsätzlich „angemessene Leistungsfristen - Markterkundung - § 20I VgV
Arbeitsende	XX.YY.00	Ablieferung - Abnahme der Leistungen - Vgl. auch §§ 12 ff VOL/B
Eingangskontrolle etc.

*) Die Daten an die Erfordernisse des Vergabefalles anpassen - Eintragungen löschen - ebenfalls gegebenenfalls zu löschen die Spalte Anmerkungen.

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Schritt 8. Lose oder Nichtberücksichtigung von Losen^*)

Vergabeverfahren
Losaufteilung
Gesamtmenge	Art oder Fachgebiete	Anmerkungen
Mengenlose (ML)	Fachlose (FL)
ML1	FL1
ML2	FL2
ML3	FL3
etc.
ML4: Los-Wartung/Pflege	FL4: Los-Wartung/Pflege
ML5: Los-Wartung/Pflege	FL5: Los-Wartung/Pflege
etc.
ML6: Los: Sonder- und Zusatzleistungen	FL6: Los: Sonder- und Zusatzleistungen
Los Finanzierung
etc.	etc.
Loslimitierung - Vergabe von höchstens … Losen an eine Hand
Keine Loslimitierung - Vergabe aller Lose in eine Hand vorbehalten
Bearbeiter/in	Datum:	Unterschrift
Verzicht auf Losaufteilung
Begründung
Gesamtmenge	Begründung im konkreten Einzelfall - vor allem im EU-Verfahren
Verzicht auf Aufteilung aus wirtschaftlichen Gründen:	Die Gesamtmenge kann auch von jedem mittelständischen oder kleineren Unternehmen angeboten werden. Eine Aufteilung in Mengenlose wäre mit Blick auf Staffelpreise für Mengen unwirtschaftlich. Die Mengenstaffeln sind wie folgt anzutreffen: Preise für Menge X: Preise für Menge Y: Preise für Menge Z = Gesamtmenge: - Oder: Der Gesamtauftragswert liegt bei 0000000 €. Die Menge X macht hiervon lediglich Wert von 000000 €= unter 5 % aus. Die Losbildung würde zu einem unwirtschaftlichen Splitterlos führen.
Leistungen nach Art und Fachgebiet
Verzicht auf Aufteilung aus technischen Gründen:	- Die Leistungen sind für ein integriertes Gesamtsystem vorgesehen. Die Vergabe an mehrere Unternehmen führt zu erheblichen Risiken, wenn keine Abstimmung der Leistungen in einer Hand erfolgt. Bei Ausfällen ergeben sich Probleme in der Fehlersuche, hinsichtlich der Verantwortlichkeit und der Gewährleistung. Teilabnahmen sind nicht ausreichend, um eine einwandfreie Leistung abzusichern. - Oder: Hard- und Software sowie Pflege und Wartung müssen den Anforderungen des Gesamtsystems entsprechen bzw. des Projekts entsprechen. Schnittstellenprobleme ergeben sich u. a., weil…. Die Leistungen müssen uneingeschränkt kompatibel sein. Hier bestehen erhebliche Risiken, weil…. Ferner wird die urheberrechtlich geschützte Software des Unternehmens …. eingesetzt, die aus urheberrechtlichen Gründen nur von diesem Unternehmen verändert, angepasst etc. werden kann….. - Oder: Aus folgenden sicherheitstechnischen – elektronischen Gründen, kommt nur die Leistung aus einer Hand in Betracht. Die konkreten Gründe hierfür sind:……
Bearbeiter/in	Datum	Unterschrift - Identifikation

Hinweise

*) Nach §§ 97 II GWB, 30 VgV ist grundsätzlich in Losen zu vergeben („Mittelstandvorteil“ - Vgl. auch § 97 III GWB) - von einer Aufteilung in Mengen- oder Fachlose kann aus

- wirtschaftlichen Gründen

- oder aus technischen Gründen

abgesehen werden. Entsprechende nachvollziehbare Begründung ist unentbehrlich.

Oberhalb der Schwellenwerte sind Mengenlose im Regelfall anzunehmen - anders unterhalb der Schwellenwerte, da kleinere und mittlere Unternehmen größere Mengen liefern können. Auch bei Fachlosen sollten kleine Nebenleistungen nicht als besonderes Los vergeben werden. Das bedeutet nicht, dass der Grundsatz unbeachtlich sein darf. In jedem Fall ist die Entscheidung zu dokumentieren. Werden keine Lose zugelassen, so sind die Gründe für die Gesamtvergabe durch den Auftraggeber darzulegen und nachzuweisen.

Verstöße führen häufig zu Nachprüfungsverfahren, vor allem unzulässiger Gesamtvergabe.

Entscheidungen: Lose - OLG Rostock, Beschl. v. 18.07.2024 - 17 Verg 1 - 24 - Zügelgurtbrücke - zu unbegründeter Gesamtvergabe und Folgen unterlassener Losvergabe - §§ 97 III, IV S. 2, S. 3 GWB, 5 II Nr 1 S. 1 VOB A - Verstoß und Zurückversetzung wegen fehlerhafter Abwägung (Annahme eines unzutreffenden und unvollständigen Sachverhalts und fehlerhafter Dokumentation - amtlicher Leitsatz: 1. … 2. Das Absehen von der Losaufteilung kommt nur dann in Betracht, wenn sich der Auftraggeber im Einzelnen mit dem grundsätzlichen Gebot der Fachlosvergabe einerseits und den im konkreten Fall dagegen sprechenden Gründen auseinandersetzt und sodann eine umfassende Abwägung der widerstreitenden Belange trifft, als deren Ergebnis die für eine zusammenfassende Vergabe sprechenden technischen und wirtschaftlichen Gründe überwiegen müssen. Objektiv zwingender Gründe für die zusammenfassende Vergabe bedarf es demgegenüber nicht. 3. Bei der Prognose der Vor- und Nachteile der Losvergabe, deren Gewichtung und der Abwägung steht dem Auftraggeber ein Beurteilungsspielraum zu. 4. Bei der Abwägung der für und gegen die Losaufteilung sprechenden Gründe sind die typischen Vor- und Nachteile mit der vom Gesetzgeber vorgegebenen Gewichtung zu berücksichtigen und um die im Einzelfall bestehenden Besonderheiten zu ergänzen.

Zur Losvergabe mit Konditionen des Auftraggebers: Los 1 an wirtschaftlich günstigsten Bieter sowie Los 2 an den zweitgünstigen Bieter nach Zustimmung dieses Bieters zu seinem insofern „geänderten“ Angebot mit dem Preis des wirtschaftlich günstigsten Konkurrenzangebot - EuGH, Urt. v. 13.06.2024, C - 737 - BibMedia - Konditionen der Losvergabe (zulässig- Bibliotheksmaterialien und Aufbereitung - kein Verstoß gegen Gleichbehandlungs- und Transparenzgebot durch o. a, Konditionen vgl. : Art. 18 Abs. 1 der Richtlinie 2014/24/EU.

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Schritt 9. Rahmenvereinbarungen¹⁾

Markterkundung^1.1.)
Leistungsbeschreibung²⁾
Leistungsmenge - Ermittlung „so genau wie möglich“ - vgl. § 21 I VgV	Dienstl
	Lieferung
	Bau
	MischL
	Zahl
	Mindest-„zahl“
	Höchstmenge etc.
	Gesamtwert
	Häufigkeit der früher vergebenen Aufträge
	Preis
	Laufzeit
	Optionen
	Etc.
Auftragswert³⁾ nach § 3 VgV - Schätzung nach § 3 I VgV - Wert der Rahmenvereinbarung nach § 3 IV VgV	Gesamtwert
	Optionen
	Prämien etc.
	Methode nach § 3 II VgV
	Zeitpunkt nach § 3 III VgV
	Rahmenvereinbarung nach § 3 IV VgV
	Fälle des § 3 V - XI VgV
	Planungswettbewerb nach §3 XII VgV
Laufzeit - Optionen - § 21 VI VgV⁴⁾
Vergabe der Einzelaufträge - § 21 II VgV⁵⁾
Rahmenvereinbarung nur mit einem Unternehmen - § 21 III VgV⁶⁾
Rahmenvereinbarung mit mehr als einem Unternehmern - § 21 IV VgV⁷⁾	§ 21 IV Nr. 1 VgV
	§ 21 IV Nr. 2 VgV
	§ 21 IV Nr. 3 VgV
	§ 21 V VgV	§ 21 IV Nr. 2 VgV
	§ 21 V VgV	§ 21 IV Nr. 3 VgV

Wettbewerbsauswirkungen nach § 21 I S. 3 VgV⁸⁾	§ 21 I S. 3 VgV	Beschränkung des WB
Wettbewerbsauswirkungen nach § 21 I S. 3 VgV⁸⁾	§ 21 I S. 3 VgV	Verfälschung des WB
Zuschlagskriterien⁹⁾
Ergebnisse
Bearbeiter/in	Datum	Bearbeiter/in	Unterschrift
Bearbeiter/in

Hinweise
1) Rahmenvereinbarungen sind in §§ 103 V GWB, 21 VgV geregelt. Im Vergleich zu den UVgO-Vorschriften in § 15 sieht § 21 VgV wichtige Verschärfungen vor. Rahmenvereinbarungen sind in § 103 V S. 1 GWB beschrieben. Spezielle Vorschriften finden sich nicht nur in der VgV, sonern z. B. auch der EU-VOB/A sowie der SektVO und der VSVgV. Es ist zwischen Ein-Partner-Vereinbarungen und Mehr-Partner-Vereinbarungen zu unterscheiden (vgl. § 21 III, IV VgV. Die Verfahrensarten sind auch hier maßgeblich - vgl. §§ 14 ff VgV. Riskante Bereiche sind die Wahl der Vergabeart, die Leistungsbeschreibung, insbesondere die Leistungsbeschreibung mit verpflichtender Angaben von Mengen etc. Der Vorteil der Rahmenvereinbarungen liegt vor allem darin, dass nach Zuschlag die „Einzelabrufe“ grundsätzlich ohne Vergabeverfahren vorgenommen werden dürfen.

1.1.) Die Markterkundung hat- wie auch sonst - bei Rahmenvereinbarungen besondere Bedeutung. Es ist nach Schritt 4. Markterkundung vorzugehen.

2) Für die Leistungsschreibung gelten die in § 21 I S. 2 VgV genannten Grundsätze - „in Aussicht genommenes Auftragsvolumen“ - „so genau wie möglich“, „aber nicht abschließend festgelegt“ - hierzu ist auf die u. anzutreffende Rechtspr. und Lit. zu verweisen. Dem Auftraggeber steht ein Ermessensspielraum - nur beschränkt überprüfbar. Im Übrigen sind §§ 30 ff VgV zu beachten.

3) Für die Schätzung des Auftragswertes sind nach § 3 IV VgV alle während der gesamten Laufzeit geplanten Einzelaufträge maßgeblich.

4) Laufzeit - Die Laufzeit ist in § 21 VI VgV geregelt: „höchstens vier Jahre - Ausnahme: Gegenstand der Rahmenvereinbarung begründeter Sonderfall - vgl. hierzu Ziekow/Völlink, Vergaberecht, aktuelle Aufl.,, § 21 Rn. 25 m. Hinw. auf die Rechtsprechung Fn. 101 - 105; dort auch zur Festlegung der Laufzeit für Einzelaufträge und Abruf“-Vergabefristen für Einzelaufträge - vgl. § 21 V Nr. 2 VgV (ausreichende Frist für Angebote unter Berücksichtigung der Komplexität des Auftragsgegenstandes und die für Angebote erforderliche Zeit. . .

5) Vergabe der Einzelaufträge („Abruf“ etc.) und vorbehaltener „Miniwettbewerb“ nach § 21 VI Nr. 2 VgV sind bekannt zu machen oder Vergabeunterlagen zu entnehmen - unter Beachtung der kumulativen Voraussetzungen: 1. Auftragsbekanntmachung mit Vorbehalt 2. Festlegung der Möglichkeit des Vorbehalts nach objektiven Kriterien und enthalten in Auftragsbekanntmachung oder Verdingungsunterlagen 3. Festlegung der Bedingungen der Vertragsausführung der „erneuten Vergabe“ (§ 21 V VgV) - vgl. hierzu Ziekow/Völlink, Vergaberecht, aktuelle Aufl., § 21 Rn. 20, 21.
Der Einzellosvergabe ist § 21 IV Nr. 2 letzter Halbs. VgV gewidmet: Danach ist hierfür in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen außerdem festzulegen, welche Bedingungen einem erneuten Vergabeverfahren (§ 21 V VgV) für die Losvergabe unterliegen können, so dass diese Möglichkeiten auch für jedes Los gelten …“

6) Rahmenvereinbarung nur mit einem Unternehmen - vgl. § 21 III VgV - Einzelaufträge nach den Bedingungen der Rahmenvereinbarung - gegebenenfalls Aufforderung zur Vervollständigung des Angebots in Textform.

7) Rahmenvereinbarung mit mehreren Unternehmen - vgl. § 21 IV VgV - Vorgehensweise nach § 21 IV Nr. 1 VgV: Vergabe der Einzelaufträge zu allen festgelegten Bedingungen der Rahmenvereinbarung für die Einzelaufträge - in Auftragsbekanntmachung oder Vergabeunterlagen benannt.

8) Wettbewerbsauswirkungen - Rahmenvereinbarungen dürfen nicht missbräuchlich so angewandt werden, dass der Wettbewerb behindert, eingeschränkt oder verzerrt wird - gesetzliche Beispiele: Nichtbeachtung der Vorgaben für die Einzelauftragsvergabe oder die Laufzeitbeschränkung. Ferner sind zu nennen Missbrauch der Markterkundung ohne Vergabeabsicht, Rabattsätze, fehlende Angabe von Höchstgrenzen, Doppelvergabe etc. - vgl. Ziekow/Völlink, Vergaberecht, aktuelle Aufl., § 21 Rn. 9 f. Unternehmen haben nach § 97 VI GWB Anspruch auf Einhaltung der vergaberechtlichen Vorschriften. Liegt ein „Missbrauch“ in diesem Sinne vor, kann es zu Nachprüfungsverfahren kommen. Es ist nicht nur empfehlenswert, sondern geboten, dass dieser Punkt in der Dokumentation anzutreffen und behandelt wird, wenn auch Dokumentationsfehler z. B. geheilt werden können oder infolge fehlender Auswirkung auf die Rangfolge irrelevant sein können.

9) Zuschlagskriterien - hier gilt grundsätzlich das in Schritt. 12. Zuschlagskriterien Ausgeführte. Im Blick auf Rahmenvereinbarungen ist § 21 V Nr. 4 VgV zu beachten. Für die Vergabe von Einzelaufträgen im „Mini-Wettbewerb“ (vgl. o. Rn. 5 und 7) . Danach sind Einzelaufträge zu den Zuschlagskriterien zu vergeben, die in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen benannt sind. Sie müssen nicht mit Zuschlagskriterien für Zuschlag hinsichtlich der Rahmenvereinbarung selbst übereinstimmen, können aber übereinstimmend sein. Jedenfalls sollte diese Frage geprüft, entschieden und dokumentiert sein.

Rechtsprechung und Literatur
Grundsatzentscheidungen des EuGH zu Rahmenvereinbarungen und Anforderungen - unerlässliche Angabe der Höchstmenge in Vertragsbedingungen (u. a. Preis, Verstoß durch fehlende Angabe der Höchstmenge, Gesamtwert, Laufzeit, Häufigkeit der vergebenen Aufträge) bei Rahmenvereinbarungen - ohne Höchstmenge - Mengenüberschreitung - EuGH, Urt. v. 19.12.2018 - C - 216 / 17 - Krankenhausreinigung und Abfallentsorgung - Rahmenvereinbarung - Art. 1 V, 32 II Ua 4 RL 2004/18 auch von Bedeutung für RL 2014/18); weitergeführt in EuGH, Urt. v. 17.06.2021 - C - 23 - 20 - Nutricia (Ausrüstung für künstliche Ernährung) - Erreichen der Höchstmenge und Wirkungslosigkeit der Rahmenvereinbarung - Auftragsbekanntmachung ohne Angaben des geschätzten Werts ... und ohne Höchstwert oder der geschätzten Menge oder Höchstmenge der zu beschaffenden Waren: rechtswidrige „offene Rahmenvereinbarung“ ohne Höchstwertangabe (rechtswidrig) - - „54 ...Grundsätze …Gleichbehandlung und ..Transparenz sowie .... allgemeine Systematik der RL ist …nicht hinnehmbar, dass …in … Bekanntmachung keine Angaben zu einem Höchstwert … zu liefernden Waren machen.“ ...“ – „Erschöpfung des Rahmenvertrags: „Rn. 68 Aus alledem folgt, dass öffentliche Auftraggeber, die von Anbeginn an der Rahmenvereinbarung beteiligt sind, sich für sich selbst und für potenzielle öffentliche Auftraggeber, die in dieser Vereinbarung eindeutig genannt werden, nur bis zu einer Höchstmenge und/oder einem Höchstwert verpflichten können und dass die Rahmenvereinbarung ihre Wirkung verliert, wenn diese Menge oder dieser Wert erreicht ist.“ - im Einzelfall aber dennoch unverhältnismäßige Unwirksamkeit des Rahmenvereinbarung.

Weitere Entscheidungen und Literatur - Stichworte von A-Z
Aufhebung - OLG Celle, Beschl. v. 19.03.2019 - 13 Verg 7 - 18 - Rahmenvereinbarung- Postdienste - Aufhebung - Fortsetzungsfeststellungsantrag - Rüge der Zuschlagskriterien: „Preis“ (zu 30 %), „Einheitliches Codiersystem“ (zu 20 %), „Möglichkeit der E+1-Zustellung“ (zu 20 %) und „Quote der garantierten E+1-Zustellung“ (zu 30 %) etc. - Eignungsanforderungen (Zustellgeschwindigkeit etc.) - für Leistungsbeschreibung für Rahmenvereinbarungen: Einschränkung durch „Mach- und Zumutbares“ sowie Verhältnismäßigkeit: Pflicht zur sorgfältigen Ermittlung des „voraussichtlichen Bedarfs“ eingeschränkt durch Möglich- und Zumutbarkeit, insbesondere hierfür ausreichend sorgfältige Prognose der wesentlichen Bedingungen - im Streitfall Verstoß durch zahlreiche diskriminierende Kriterien ; vgl. auch OLG Düsseldorf, Beschl. v. 10.02.2021 - Verg 22 / 20 - Umschulung - Aufhebung der Vergabe bei Rahmenvereinbarungen - Aufhebungsgrund: Corona-Krise und Arbeitsmarkt als wesentliche Änderung und Zulässigkeit der Konkretisierung erst im Nachprüfungsverfahren - Ermessensentscheidung und nur eingeschränkte Überprüfung: 1. Einhaltung des vorgeschriebenen Verfahrens, 2. Ausgang von zutreffenden und vollständig ermitteltem Sachverhalt und 3. keine sachwidrigen Erwägungen in der Wertung sowie grundsätzliche Beachtung der Verhältnismäßigkeit: Einschränkung der Unwirksamkeit;

Auftragswert - OLG Düsseldorf, Beschl. v. 15.07.2020 - Verg 40 - 19 - Rahmenvereinbarung - Malerarbeiten für 100 Liegenschaften in 72 Gebietslosen - „Handwerkerpool“ (Aufträge jeweils bis zu einem Auftragswert von € 25.000,00 je Einzelauftrag) - Gesamtauftragswert aller Lose - gleichzeitige Ausschreibung aller Lose infolge Zusammengehörigkeit- zwingende Vorgabe der Nutzung Vergabeplattform und „AI Bietercockpit“.

Ausschluss - EuGH, Urt. v. 21.12.2016 - C-355/15 - Buko - Vamed - Art. 1 Abs. 3 RL 89/665/EWG - RmRL - Rahmenvereinbarung über technische Betriebsführung - etc.;

Ausschluss - Form - OLG Frankfurt a.M., Beschl. v. 18.02.2020 - 11 Verg 7 - 19 - Sachverständigengutachten (Polizeipräsidium) - zunächst Angebot durch formwidrige E-Mail und danach vergaberechtmäßiges verschlüsseltes und fristgerechtes Einreichen über Vergabeplattform - kein Formverstoß und daher unberechtigter Ausschluss - keine „Infektion“ des „zweiten verschlüsselten Angebots“ durch formwidrige E-Mail - Verhältnismäßigkeitsgrundsatz - Geheimwettbewerb - keine Divergenzvorlage wegen OLG Karlsruhe, Beschl. v. 17.03.2017- 15 Verg 2/17; vgl. auch OLG Dresden, Beschl. v. 21.02.2020 - Verg 7-19 - Rahmenvereinbarung für Schutzwesten - §§ 53 II S. 2, 57 I Nr. 1, 57 I Nr. 2 VGV - Einreichen von Musterstücken auf dem Postweg - auch unklare Form für die Angebote selbst; Csaki, Alexander/ Winkelmann, Fin, Die praktische Umsetzung der EuGH-Rechtsprechung zu Rahmenvereinbarungen, NZBau 2019S. 758:

Eignung - vergleichbare Referenzen - BayObLG, Beschl. v. 09.04.2025 - Verg 1-25 e - Rahmenvereinbarung (Drogenschnelltests) - Laufzeit 2025 bis 31. 12. 2026 mit Option (weitere zwei Jahre) - Ausschluss wegen fehlenden Nachweises der Leistungsfähigkeit: Vorgabe: Referenzauftrag Lieferung von mindestens 10.000 Stück aus einem Auftrag - nicht ausreichend Berufung auf mehrere Verträge - Zuschlagsuntersagung, - Zurückversetzung (Prüfung der Eignung),

Gesamtvergabe - OLG Rostock, Beschl. v. 10.01.2025 - 17 Verg 4 - 24 - Totalunternehmerauftrag - Feuerwehrhäuser für ein ganzes Land (MeckPomm) - unzulässige Gesamtvergabe - Leistungsbestimmungsrecht und Losvergabe - Übernahme eines externen Berater-Gutachtens für Entscheidung der Gesamtvergabe ohne eigene Entscheidung des Auftraggebers: „… Berater können … in Vorbereitung der Entscheidung eingebunden werden, sie aber nicht selbst treffen….“ - Abweichen von Losvergabe nur bei wirtschaftlichen oder technischen Gründen in begründeten Ausnahmefällen - klares Regel-/Ausnahmeverhältnis: „Dabei sind auch die weiteren Grundsätze des Vergaberechts (Wettbewerb, Transparenz, Gleichbehandlung und Verhältnismäßigkeit) sowie die vom Gesetzgeber in § 97 Abs. 3 GWB normierten strategischen Ziele (Qualität, Innovation, soziale und umweltbezogene Aspekte) im Blick zu behalten. Allerdings ergibt sich aus der klaren Wertung des Gesetzgebers, dass es nicht ausreicht, wenn der Auftraggeber anerkennenswerte Gründe für die Gesamtvergabe vorbringen kann; auch vermag die Entlastung des Auftraggebers von typischerweise mit einer losweisen Vergabe verbundenen Koordinierungsaufgaben oder sonstigem organisatorischem Mehraufwand für sich allein ein Absehen von einer Losvergabe nicht zu rechtfertigen. Erforderlich ist vielmehr, dass sich der Auftraggeber im Einzelnen mit dem grundsätzlichen Gebot der Fachlosvergabe einerseits und den im konkreten Fall dagegen sprechenden Gründen auseinandersetzt und sodann eine umfassende Abwägung der widerstreitenden Belange trifft, als deren Ergebnis die für eine zusammenfassende Vergabe sprechenden technischen und wirtschaftlichen Gründe überwiegen müssen….“¸ - Aufhebung und Zurückverweisung - Anmerkung: „an sich eine gute „Beschaffungsidee“, aber Vertrauen „auf einen Berater“ und weitere Fehler ….

Leistung - unzulässige private Vermittlung - OLG Frankfurt a.M., Beschl. v. 17.02.2022 - 11 Verg 8 - 21 - unzulässige private Vermittlung von Abschleppaufträgen auf der Grundlage eines Vermittlungsregisters im „Reih-um-Verfahren“: VK Bund, Beschl. v. 7.6.22 - VK 2 - 40-22 - Rahmenvereinbarung für Reinigungsleistungen - ungewöhnlich niedriges Angebot (verneint) Rahmenvereinbarung- Berücksichtigung des Faktors Qualitätskriterium bei der Prüfung der Auskömmlichkeit - Aufgreifschwelle - Aufklärung wegen Zweifeln - Untersagung des Zuschlags - Wertungswiederholung;

Leistungsbeschreibung - Bestimmtheit - OLG Düsseldorf, Beschl. v. 11.05.2016 - VII - Verg 2/16 - Pregabalin - ausreichend für Leistungsumfang bei “Rabattverträgen“; Angaben auf der Basis von Mengenzahlen in 2013 bis 2015 (keine Unzumutbarkeit bzw. Kalkulierbarkeit): „Bei Rahmenvereinbarungen gelten die Gebote der Bestimmtheit, Eindeutigkeit und Vollständigkeit der Leistungsbeschreibung nur eingeschränkt. Sowohl nach § 4 Abs. 1 Satz 2 VOL/A als auch nach § 4 Abs. 1 VOL/A-EG ist der in Aussicht genommene Auftragsumfang lediglich "so genau wie möglich zu ermitteln" (und bekannt zu geben), er "braucht aber nicht abschließend festgelegt zu werden" (OLG Düsseldorf, Beschluss vom 28.03.2012, Az. VII-Verg 90/11.....)“; .zum rechtskräftigen Ausschluss eines Bieters bei Rahmenverträgen

Preis - Referenzen - Katalog - VK Bund Beschl. v. 19.1.2021 - VK 2 - 109/20 - Rahmenvereinbarung (Büromaterial) - Katalog - Preis als zulässiges Wertungskriterium - Preis: Schwerpunkt der Preisprüfung auf sog. Kernsortiment <63 „Highrunner“-Büroartikel> und „eher grobe Sichtung des Randsortiments“) - Nichterreichen der Aufgreifschwelle für Preisprüfung - Nachweis und Erfüllung der Punch-Out-Referenz - Nachunternehmererklärung (Hilfsleistung: Logistik) - Referenzen für Punchout-Katalog des Bieters (Anzahl, Vergleichbarkeit, Leistungszeitraum) - Aufklärung für Punchout-Katalog - OCI-Punchout-Katalog <branchenübliche Software>;

Literatur: Csaki, Alexander/ Winkelmann, Fin, Die praktische Umsetzung der EuGH-Rechtsprechung zu Rahmenvereinbarungen, NZBau 2019, 758; Koch, Moritz Philipp, Flexibilität von Rahmenvereinbarungen bei IT-Beschaffungen, MMR 2020, 213;- Orf, Daniel Lucas/Gesing, Simon, Rahmenvereinbarungen - zwischen Effizienz und formalen Zwängen, Vergabe News 2020,18; Noch, Rainer, Rechtliche Rahmenbedingungen bei der Vergabe von Straßenbeleuchtungsverträgen, Vergabe Navigator 6/2020, 25; Fabian Winters/Weßling,Alexander-Marius, Höchstgrenze bei Rahmenvereinbarungen - wie weit darf diese vom Schätzwert abweichen?, ZfBR 2022, 13: Leistner, Matthias; Perino, Gianna, Second medical use Patente und Arzneimittelrabattverträge - Ein ganzheitlicher Lösungsvorschlag auf kartellrechtlichem Wege, PharmR 2020, 743.

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Schritt 10. Nebenangebote¹⁾ - Vgl. §§ 9 V, 19 III g) VgV

Zulassung²⁾	Nichtzulassung³⁾
Erforderlich ist eine ausdrückliche Zulassung der Nebenangebote in der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen (Vgl. § 35 VgV).	Keine Angabe in Bekanntmachung oder Vergabeunterlagen erforderlich, aber Angabe der Nichtzulassung möglich - Vgl. § 35 V VgV.
Begründung und Dokumentation der Ermessensentscheidung für die Zulassung von Nebenangeboten: Die ausgeschriebene Leistungsbeschreibung ist im Einklang mit § 31 I VgV und beruht auf der aktuellen Marktübersicht. Um innovative Angebote zu erhalten, werden Nebenangebote zugelassen. Innovationen sind vor allem in der hier betroffenen Branche 00 nach aller Erfahrung denkbar, allerdings nicht durchgängig bekannt, weil sie z. B. erst auf einer Messe etc. öffentlich wirksam präsentiert werden sollen. Formulierung in Bekanntmachung oder in Vergabeunterlagen: „Nebenangebote und Änderungsvorschläge sind zugelassen.“ Weitere Hinweise⁴⁾	Begründung¹⁾: Nebenangebote und Änderungsvorschläge kommen nicht in Betracht, weil die zu vergebende Leistung nur auf der Basis der Leistungsbeschreibung erbracht werden kann. Hierfür sind folgende technischen Gründe maßgeblich: 00 (z. B. fehlende Kompatibilität, Schnittstellen, vorhandene Ausstattung <Vgl. § 8 VII VGV>). Oder: weil Tests (00) ergeben haben, dass der Einsatz von Nichtoriginalprodukten zu folgenden konkreten Problemen führte: 00 Oder: weil Produkte mit abweichenden Merkmalen - zu unverhältnismäßig hohem Aufwand wie folgt führen würden: 00. Oder: - mit unverhältnismäßigen Schwierigkeiten bei -- Integration: 00. Oder: -- Gebrauch: 00. Oder: -- Betrieb: 00. Oder: -- Wartung: 00. Oder: weil nur die Leistung des Auftragnehmers in Betracht kommt - wen gewerblichen Schutzrechts oder urheberrechtlichem Schutz: 00. 1) Begründung - Dokumentation: Das Ermessen ist zu dokumentieren; Die Nichtzulassung von Nebenangeboten ist in der Dokumentation zu begründen, da sie den Wettbewerb in diesem Punkt beschränken kann und potentielle Bewerber, die Nebenangebote abgeben könnten, ausschließt.
00 - konkrete Angaben einfügen!

Hinweise
1) Die Ermessensentscheidung muss sich aus der Dokumentation mit Begründung ergeben. Ein „Übergehen“ des Schritts ist grundsätzlich als Verstoß zu werten („Ermessensnichtgebrauch“). Hier ist in der VGV eine Änderung eingetreten. Anders als früher sind keine Nebenangebote zugelassen, wenn Bekanntmachung oder Vergabeunterlagen Nebenangebote nicht ausdrücklich zulassen. Die Zulassung von Nebenangeboten unterliegt dem Ermessen des Auftraggebers, das ausgeübt werden muss (Ermessenfehler ist im Ermessensnichtgebrauch zu sehen).

2) Wenn Nebenangebote zugelassen werden, muss dies ausdrücklich in die Bekanntmachung oder die Vergabeunterlagen aufgenommen werden. Die Angabe von Mindestbedingungen im EU-Vergabeverfahren (vgl. § 35 V VGV) nicht erforderlich.

3) Wenn keine Nebenangebote zugelassen werden sollen, kann es zu einer Beschränkung des Wettbewerbs und zum Ausschluss bestimmter Bieter via Leistungsbeschreibung führen. Ferner begibt man sich im Einzelfall auch der Chance, innovative Angebote zu erhalten.

4) Weitere Hinweise
Nebenangebote sind in § 35 VgV geregelt. Der Auftraggeber „kann“ (pflichtgemäßes Ermessen) Hauptangebot und Nebenangebote (Bauauftrag auch nur mit Hauptangebot zulässig) zulassen. Fehlt eine Angabe in der Bekanntmachung, so sind Nebenangebote nicht zugelassen.

Lässt der AG Nebenangebote zu, so gilt „grundsätzlich“:

Festlegung der Mindestbedingungen
Anforderungen mit „Spielraum“
„Gleichwertigkeit“ (Erreichen des Beschaffungszieles) des Nebenangebotes mit der ausgeschriebenen Leistung
Angabe der Einreichungsart (auch Ausschluss eines sog. „isolierten Nebenangebotes“ ohne Haupangebot zulässig)
Zuschlagskriterien für Nebenangebote wie für Hauptangebote
Preis oder Kosten als alleinige Zuschlagskriterien
Berücksichtigung der Nebenangebote nur bei Erfüllung der Mindestbedingungen
Kein Ausschluss eines Nebenangebotes wegen Änderung von Dienstleistung in Lieferung oder umgekehrt durch Zuschlag auf Nebenangebot.

Für alle Punkte sind grundsätzlich Klarheit, Eindeutigkeit, „eine geschränkte“ Konkretisierung, „Spielraum“ und Transparenz zu beachten.

Strittiger Bereich: Nebenangebote sind von vom Auftraggeber abgefragten sog. „Alternativangeboten“ (Leistung oder Leistungsteile) zu unterscheiden, die zusätzlich zum Hauptangebot bzw. Grundangebot in Betracht kommen sollen (kann fehlende „Vergabereife“ vorliegen - Unklarheit über Zuschlag und spätere Ausführung?).

Entscheidungen
BGH, Beschl. v. 10.05.2016 - X ZR 66-15 - Abbruchleistungen - Mindestanforderungen: qualitative und quantitative Gleichwertigkeit der Nebenangebote im Vergleich zur Leistungsbeschreibung - Nachweise der Mindestanforderungen und der Gleichwertigkeit mit Angebotsabgabe.- Preis zwar alleiniges Wertungskriterium, aber damit nicht das „wirtschaftlichste Angebot“ (Zuschlag gemäß § 16 Abs. 6 Nr. 3 VOB/A 2012 auf das wirtschaftlichste Angebot) : „Das wirtschaftlichste Angebot ist dabei nicht das Angebot mit dem niedrigsten Angebotspreis, sondern das Angebot mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis; § §16 Abs. 6 Nr. 3 Satz 3 VOB/A 2012 besagt demgemäß ausdrücklich, dass der niedrigste Angebotspreis allein nicht entscheidend ist. Hiergegen war in den Vergabeunterlagen auch dadurch Vorkehr getroffen, dass der Auftraggeber nach Nr. 5.1 der Bewerbungsbedingungen prüfen musste, ob Nebenangebote im Vergleich zur Leistungsbeschreibung qualitativ und quantitativ gleichwertig sind. War diese Voraussetzung erfüllt, war die Wertung der Angebote nach dem Preis jedenfalls solange zur Ermittlung des wirtschaftlichen Angebots geeignet, wie nicht greifbare Anhaltspunkte dafür hervortraten, dass hierdurch das jeweilige Preis-Leistungs-Verhältnis nicht sachgerecht erfasst werden konnte.“

BGH, Beschl. v. 7.1.2014 - X ZB 15-13 - Strassenbautrasse - "Wertungskriterium Preis (Nebenangebote nicht zugelassen)" - zur Beschränkung der Konkretisierung der Mindestanforderungen“: „Generell sind Mindestanforderungen zweckmäßig, die Spielraum für eine hinreichend große Variationsbreite in der Ausarbeitung von Alternativvorschlägen lassen. Erforderlich, aber im Interesse des Transparenzgebots auch ausreichend ist, dass den Bietern - neben technische Diversität zulassenden technischen Spezifikationen - als Mindestanforderungen in allgemeinerer Form der Standard und die wesentlichen Merkmale deutlich gemacht werden, die eine Alternativausführung aus Sicht der Vergabestelle aufweisen muss. Dadurch wird, soweit möglich, vermieden, dass den Bietern Aufwand aus der Erarbeitung von Alternativvorschlägen erwächst, die von vornherein keine Aussicht auf Berücksichtigung haben. Zugleich werden die Auftraggeber gebunden und daran gehindert, Nebenangebote zurückweisen zu 23 können, die den Mindestanforderungen genügen, auf die sie sich festgelegt haben. …. Die dem Ziel der Erschließung des wettbewerblichen Potentials entsprechende und damit vergaberechtskonforme Wertung von Nebenangeboten, die den vorgegebenen Mindestanforderungen genügen, ist durch Festlegung aussagekräftiger, auf den jeweiligen Auftragsgegenstand und den mit ihm zu deckenden Bedarf zugeschnittener Zuschlagskriterien zu gewährleisten. Sie müssen ermöglichen, das Qualitätsniveau von Nebenangeboten und ihren technischenfunktionellen und sonstigen sachlichen Wert über die Mindestanforderungen hinaus nachvollziehbar und überprüfbar mit dem für die Hauptangebote nach dem Amtsvorschlag vorausgesetzten Standard zu vergleichen, so dass das wirtschaftlichste Angebot auf dieser Basis ermittelt und dabei gegebenenfalls auch eingeschätzt werden kann, ob ein preislich günstigeres Nebenangebot mit einem solchen Abstand hinter der Qualität eines dem Amtsvorschlag entsprechenden Hauptangebots zurückbleibt, dass es nicht als das wirtschaftlichste Angebot bewertet werden kann.“

Zu Mindestanforderungen für Nebenangebote durch Vorgaben für Hauptangebot - OLG Frankfurt a.M., Beschl. v. 15.03.2022 - 11 Verg 10 - 21 - Infrastrukturerrichtung und Erschließung“ - Vorgaben für Hauptangebot sind nicht „ohne weiteres auch Mindestanforderungen für Nebenangebote: „Eine bestimmte Vorgabe im Leistungsverzeichnis, die für das Hauptangebot gilt, ist nicht ohne Weiteres als Mindestanforderung für Nebenangebote auszulegen. Gegen eine Auslegung der Vorgabe als Mindestanforderung für Nebenangebote kann sprechen, dass eine Mehrzahl von Bietern, die sich am Vergabeverfahren beteiligten, Nebenangebote abgaben, die diesen Vorgaben nicht entsprachen. 3. Lässt der öffentliche Auftraggeber nach § 8 EU Abs. 2 Nr. 3 VOB/A Nebenangebote zu, hat er nach § 8 EU Abs. 2 Nr. 3 b) VOB/A Mindestanforderungen festzulegen, denen die Nebenangebote genügen müssen. Diese Bestimmung schützt die Bieter, die Nebenangebote abgeben möchten, davor, dass ihre Nebenangebote mit der Begründung zurückgewiesen werden, sie seien gegenüber dem Hauptangebot minderwertig und wichen davon unannehmbar ab. Für eine unbenannte, nicht näher determinierte und damit intransparente Gleichwertigkeitsprüfung zwischen Haupt- und Nebenangeboten lässt § 8 EU Abs. 2 Nr. 3 b) VOB/A zum Schutz der Bieter keinen Raum.“

BGH, Beschl. v. 7.1.2014 - X ZB 15-13 - Strassenbautrasse - "Wertungskriterium Preis (Nebenangebote nicht zugelassen)" - zur Beschränkung der Konkretisierung der Mindestanforderungen“ Generell sind Mindestanforderungen zweckmäßig, die Spielraum für eine hinreichend große Variationsbreite in der Ausarbeitung von Alternativvorschlägen lassen. Erforderlich, aber im Interesse des Transparenzgebots auch ausreichend ist, dass den Bietern - neben technische Diversität zulassenden technischen Spezifikationen - als Mindestanforderungen in allgemeinerer Form der Standard und die wesentlichen Merkmale deutlich gemacht werden, die eine Alternativausführung aus Sicht der Vergabestelle aufweisen muss. Dadurch wird, soweit möglich, vermieden, dass den Bietern Aufwand aus der Erarbeitung von Alternativvorschlägen erwächst, die von vornherein keine Aussicht auf Berücksichtigung haben. Zugleich werden die Auftraggeber gebunden und daran gehindert, Nebenangebote zurückweisen zu 23 können, die den Mindestanforderungen genügen, auf die sie sich festgelegt haben. …. Die dem Ziel der Erschließung des wettbewerblichen Potentials entsprechende und damit vergaberechtskonforme Wertung von Nebenangeboten, die den vorgegebenen Mindestanforderungen genügen, ist durch Festlegung aussagekräftiger, auf den jeweiligen Auftragsgegenstand und den mit ihm zu deckenden Bedarf zugeschnittener Zuschlagskriterien zu gewährleisten. Sie müssen ermöglichen, das Qualitätsniveau von Nebenangeboten und ihren technischenfunktionellen und sonstigen sachlichen Wert über die Mindestanforderungen hinaus nachvollziehbar und überprüfbar mit dem für die Hauptangebote nach dem Amtsvorschlag vorausgesetzten Standard zu vergleichen, so dass das wirtschaftlichste Angebot auf dieser Basis ermittelt und dabei gegebenenfalls auch eingeschätzt werden kann, ob ein preislich günstigeres Nebenangebot mit einem solchen Abstand hinter der Qualität eines dem Amtsvorschlag entsprechenden Hauptangebots zurückbleibt, dass es nicht als das wirtschaftlichste Angebot bewertet werden kann.“

OLG Düsseldorf, Beschl. v. 02.11.2011 - VII-Verg 22-11 - Briefdienstleistungen - zu Nebenangebot und Abgrenzung vom „alternativen Hauptangebot“: „Mit dem Nebenangebot der Beigeladenen liegt auch kein alternatives Hauptangebot vor. Bei einem Alternativangebot weicht das Angebot nicht von der Leistungsbeschreibung ab; der Auftraggeber hat vielmehr selbst eine alternative Ausführung vorgesehen und deren Parameter bestimmt. Im Streitfall wird die Gestaltung der von der Leistungsbeschreibung abweichenden Vorsortierung ausschließlich den Bietern überlassen und nicht von der Antragsgegnerin vorgegeben.

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Schritt 11. Individuelle Vertragsvereinbarungen - Risiko-Analyse^{) ) ) ****)}

Schritt 11.1. Risikostufen nach dem BGB-System¹⁾

Risikostufe O	Risikostufe I	Risikostufe II	Risikostufe III
Kein Risiko - keine Schäden oder Nachteile, Trivialtermine bzw. -leistungen	„immaterielle Schäden“ - Gefährdung wesentlicher Staatsaufgaben - § 253 BGB	„Materielle Schäden“ pro Tag (z. B. Verzug oder Ausfall während der Gewährleistungszeit - §§ 249 ff BGB	Körperschäden etc. - relevant bei Einsatz von Produkten etc. - Vgl. auch §§ 823 f BGB, ProdHaftG etc.
Schritt 11.1.1. Maßnahmen ²⁾ für die einzelnen Risikostufen
Schritt 11.1.1.1. Nichterfüllungs- und „Terminrisiko“³⁾
Risikostufe O 0	Risikostufe I - immaterielle Schäden - Auswirkungen auf die Ausführung wesentlicher Staatsaufgaben (z. B. Daseinsvorsorge, Sicherheit) 0	Risikostufe II - materielle Schäden“ pro Tag (z. B. Verzug oder Ausfall während der Gewährleistungszeit §§ 249 ff BGB 0	Alle Entscheidungen bedürfen der individuellen Prüfung, Begründung und Dokumentation (§ 24 VGV).
Termin: 1.10.00 Oder: Rahmenvertrag: Lieferung innerhalb von 24 Stunden	Termin: 1.10. (fix und unbedingt) Oder: Rahmenvertrag: Lieferung auf Abruf innerhalb von 24 Stunden ohne Nachfrist	Termin: 1.10. (fix und unbedingt) Oder: Rahmenvertrag: Lieferung auf Abruf innerhalb von 24 Stunden ohne Nachfrist	Eingruppierung des Risikos und Entscheidung über „Termin“ - Vgl. Insofern die §§ 280, 281 I, II, 323 I, II BGB
Eignung: allgemein - Erklärung nach § 6 VGV	Eignung: besondere Eignung - Angaben, Erklärungen, Nachweis etc. analog §§ 6, 7 II VGV	Eignung: besondere Eignung - Angaben, Erklärungen, Nachweis etc. analog §§ 6, 7 II VGV	Prüfung und Eingruppierung nach den Vorgaben nach aus §§ 6, 7 II VGV
Kontrollen und Maßnahmen: Lagerreserve, Erhältlichkeit der Leistung auf dem Markt ohne große Preisdifferenzen etc. Verweisung auf VOL/B oder Besondere AGB ohne Verschärfung	Maßnahmen: Vertragsstrafe (§ 11 II VGV Sicherheit (§ 11 IV VGV Zusätzliche Kontrollmaßnahmen wie Zwischenberichte, Meilensteine, Zugang zu den Produktionsstätten - Vgl. § 4 Nr. 2 I VOL/B Verschärfung der AGB (z. B. § 4 Nr. 2 I VOL/B etc.) Weitere Absicherungen durch Zahlungsmodalitäten	Maßnahmen: Schadenspauschalierung (Vgl. § 9 II VGV) Vertragsstrafe (§ 9 II VGV Sicherheit (§ 9 IV VGV Zusätzliche Kontrollmaßnahmen wie Zwischenberichte, Meilensteine, Zugang zu den Produktionsstätten - Vgl. § 4 Nr. 2 I VGV Verschärfung der AGB (z. B. § 4 Nr. 2 I VOL/B etc.) Weitere Absicherungen durch Zahlungsmodalitäten	Entsprechend der Einordnung sind die für die Individualvereinbarungen maßgeblichen Schritte auszuwählen, zu begründen und zu dokumentieren.

1) Risikostufen nach BGB
Vgl. §§ 249 (Vermögensschaden), 253 (immaterieller Schaden) sowie die Besonderheit bei Körperschäden.

2) In diesem Zusammenhang sind die wichtigsten Risikostufen das 2.1. Nichterfüllungs- und Terminrisiko sowie das 2.2. Kontrollrisiko bei Eingang/Abnahme der Leistung und das Gewährleistungsrisiko.

3) Das Nichterfüllungs- und „Terminrisiko“ ist in den §§ 280, 281, 323 f BGB geregelt. Dementsprechend ist die Risikoanalyse aufzubauen.

Hinweise
*) Nur im Zusammenwirken mit der Fachabteilung möglich! In kleineren Verfahren in der Regel nicht erforderlich - nur bei größeren Aufträgen sowie „Risikoterminen“ bzw. „Risikoprodukten“

**) Bei den Vertragsvereinbarungen ist zwischen den individuellen Vereinbarungen und den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (Vgl. § 305 I BGB) zu unterscheiden.

***) Die große Risikoanalyse bezieht über die geprüften Sachverhalte hinausgehend auch die Frage der Eintrittswahrscheinlichkeit des Risikos und der Erkennbarkeit der Ursachen der Pflichtverletzungen mit ein. Das ist unterhalb der Schwellenwerte rgelmäßig entbehrlich.

****) Risikofaktoren: - das Auswahlrisiko - Zuverlässigkeit, Leistungsfähigkeit, Fachkunde, - das Erfüllungs- bzw. Nichterfüllungsrisiko, - das „Terminrisiko“ - Leistungstermin und Folgen, - das Gewährleistungs- bzw. „Einsatz- und Ausfallrisiko“

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Schritt 11.2. Risikoanalyse: Eignung - Leistungsbeschreibung - Lieferung bzw. Abnahme - Mängelhaftung^*)

Risikostufen bei Lieferung/Abnahme und während der Gewährleistung^)**
Stufe 0	Stufe 1	Stufe 2	Stufe 3	Stufe 4
„Trivialprodukt“	„Eignungsleistung“	„Ausfall“ und immaterielle Schäden	„Ausfall“ und materielle Schäden	„Ausfall“ und Körperschäden etc.
„gefahrlos“	„nicht geeignet“ für Vertragszweck“ - unproblematischer Austausch - Nachlieferung	Leistungen können nicht erbracht werden - Ausfall infolge eines Mangels - Rufschädigung, Imagebeeinträchtigung etc.	Ausfall führt zu materiellen Schäden z. B. Einnahmeverlusten, Aufwendungen für Ersatzgeräte etc.	Mangel der Leistung führt zu Körperschäden

Konkrete Risikostufen in der jeweiligen Vergabe:

Risikostufe (s.o.)		“Leistungstyp” bzw. -art		Leistungsbeschreibung^)*		Qualitätskontrolle		Absicherungsmaßnahmen
Stufe 0 „gefahrlose Trivialleistung“	0	Standardprodukt entsprechend üblicher Erwartung - Vgl. §§ 434 I Nr. 2, 633 II Nr. 2 BGB	0	Keine besonderen Anforderungen - DIN- bzw. -Normen, allgemeine Beschreibung	0	Eingangskontrolle bzw. Abnahme wie üblich - Funktionsprüfung	0		0
						Ausreichend „allgemeine Eignung“ (§ 42 VgV), keine besondere Zuverlässigkeit, Fachkunde etc.
Stufe 1 „gefahrlose Eignungsleistung“	0	„Passprodukte“ - Austausch oder Nachlieferung bei fehlender Eignung für den Vertragszweck - Vgl. §§ 434 I Nr. 1, 633 Nr. 1 BGB	0	Leistungsbeschreibung mit besonderen Beschaffenheiten - Festlegung der Nachbesserungsmodalitäten und/oder Ersatzgeräte - Begründungspflicht - besondere Anforderungen (§ 42 ff VgV)	0	Tests, Güteprüfung, Abnahmemodalitäten - §§ 12 f VOL/B	0	Verlängerung der Verjährungsfrist für Mängelhaftung über zwei Jahre hinaus - Prüfung - § 13 IV VOL/B?	0
						Erforderlichkeit „besonderer Eignung“ - Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit, Fachkunde (§§ 42 ff VgV
Fortsetzung nach Anmerkungen

Hinweise
*) Ohne entsprechende Grundkenntnisse im Zivil- und Vergaberecht ist das System nicht verständlich. Basis bilden 1. Leistungsbeschreibung ist der Mangelbegriff des BGB - Vgl. die „Stufen“ nach §§ 434 I (Kauf), 633 I (Werkvertrag) BGB, 2. die Eingangskontrolle bzw. Abnahme (§§ 442, 641 BGB) , 3. Verjährungsfrist (§§ 438 <Kauf>, 634a <Werkvertrag> BGB), 4. Garantien (§ 443 BGB <Kauf>), 5. Eignung (§§ 42 VgV, 6, 7 II VgV), 6. Sicherheiten (§§ 29 I, II VgV, 18 VOL/B, 232 f, 765 BGB).

**) Vor Ablieferung (Kauf - § 446, 447, 448 BGB) bzw. Abnahme (§§ 640, 641, 641a, 644 - 646 BGB) stehen dem Auftraggeber Erfüllungsansprüche bzw. Ansprüche wen Nichterfüllung oder wenn Pflichtverletzung infolge nicht vertragsgemäßer Leistung nach den §§ 280, 281, 323 BGB zu, die Beweislast für Mangelfreiheit trägt Auftragnehmer, die Vergütung ist nicht fällig, es bestehen Zurückbehaltungsrechte etc. - nach Ablieferung bzw. Abnahme trägt der Auftraggeber die Beweislast für Mängel, die Vergütung ist fällig, es kommt zum Gefahrübergang und die Verjährungsfrist für Mängelansprüche läuft. Mit Garantien hat die Gewährleistung (nicht Verschleiß, nicht Haltbarkeit etc. - Vgl. § 443 BGB - jedenfalls im Kaufrecht nichts zu tun.

***) Die Einordnung der Leistung in dieses „System“ mit den erforderlichen Maßnahmen kann nur im Teamwork der Beschaffungsstelle und der Fachabteilung erfolgreich sein.
Man muss folglich mit diesem System u. a. erarbeiten

die Leistungsbeschreibung entsprechend den dargestellten „Stufen“
die erforderlichen „Eingangs- (Kauf) bzw. Abnahmekontrollen“,
die erforderliche Verlängerung der Gewährleistungsfrist für das Auftreten „versteckter Mängel“
die Erforderlichkeit von Garantien, also besonderen Beschaffenheiten wie Haltbarkeit etc. oder hohe Verfügbarkeiten (Absicherung durch „Ersatzlauf“ bzw. „eingreifendes Zweitsystem“ bei Ausfall etc.
die Erforderlichkeit von Wartungs- und Pflegeverträgen bereits während der Gewährleistungszeit (Bedienungsfehler, Verschleiß etc.)
die Erforderlichkeit besonderer wirtschaftlicher Leistungsfähigkeit (Insolvenzrisiko bei längerer Gewährleistungsfrist - Bankbürgschaft - Sicherheiten - Gewährleistungsbürgschaft), besonderer Zuverlässigkeit und Fachkunde,
die erforderlichen Zusatzmaßnahmen zur Kontrolle der Leistung während der Gewährleistungsfrist,
die erforderlichen Druckmittel wie Vertragsstrafe sowie Schadenspauschalierung bei Ausfall während der Gewährleistungsfrist etc.

Erst dann, wenn diese Arbeiten erledigt sind, kann der Beschaffungsantrag vollständig ausgefüllt sein und weitergeleitet werden. Bei unvollständigen, fachlich falschen oder gar manipulierten Angaben sind Nachfragen etc. unvermeidlich - Zeitverlust!

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Fortsetzung Schritt 11.2.
Risikostufe (s.o.)		“Leistungstyp” bzw. -art		Leistungsbeschreibung		Qualitätskontrolle		Absicherungsmaßnahmen^)**
Stufe 2 - Mangel und „Ausfall“ mit Folge immaterieller Schäden oder sonstiger erheblicher Nachteile	0	Risikoprodukte - Erforderlichkeit besonderer Beschaffenheiten^) - bei Kauf gegebenenfalls auch Erforderlichkeit von Garantien^*) insbesondere bei Kauf (Vgl. § 443 BGB)	0	Information des Vertragspartners über Folgen des Ausfalls wen Mängeln (Imageschäden, Nichtausführbarkeit wesentlicher Staatsaufgaben in Vergabeunterlagen)	0	Tests, Güteprüfung, Abnahmemodalitäten - §§ 12 f VOL/B	0	Vertragsstrafe als Druckmittel - § 29 II VgV - VOL/B
				Besondere Anforderungen in der Leistungsbeschreibung mit Begründungen in Dokumentation (§ 7 I, III, IV VGV)		Erforderlichkeit „besonderer Eignung“ - Bezug vom „Spezialisten“, besondere Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit, Fachkunde (§§ 42 f VgV)		Reaktions- und Betriebsbereitschaftszeiten
								Wartung oder Pflege bereits während der Gewährleistung^***)
								Verlängerung der Verjährungsfrist - § 9 III VGV
								Gewährleistungssicherheit - § 29 II VgV
Stufe 3 - Mangel und „Ausfall“ mit Folge „messbarer“ materieller Schäden	0	Risikoprodukte - Erforderlichkeit besonderer Beschaffenheiten^) - bei Kauf gegebenenfalls auch Erforderlichkeit von Garantien^*) insbesondere bei Kauf (Vgl. § 443 BGB)	0	Information des Vertragspartners über Folgen des Ausfalls wen Mängeln - konkrete prognostizierte Schadenshöhe pro Tag	0	Tests, Güteprüfung, Abnahmemodalitäten - §§ 12 f VOL/B	0	Schadenspauschalierung - Vgl. § 29 II VgV
				Besondere Anforderungen in der Leistungsbeschreibung mit Begründungen in Dokumentation (§ 8 VgV)		Erforderlichkeit „besonderer Eignung“ – Bezug vom „Spezialisten“, besondere Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit, Fachkunde (§§ 42 f VgV)		Vertragsstrafe als Druckmittel - § 9 II VGV
								Reaktions- und Betriebsbereitschaftszeiten
								Wartung oder Pflege bereits während der Gewährleistung
								Verlängerung der Verjährungsfrist - § 9 III VGV
								Gewährleistungssicherheit - § 29 II VgV
								Versicherungen - Produkthaftpflicht etc.
Stufe 4 – Mangel führt auch zu Gefahr für Leben Gesundheit etc.	0	- wie zuvor	0	- wie zuvor - konkrete Information des Vertragspartners über Körperschäden etc.	0	- wie zuvor -	0	- wie zuvor

Hinweise
*) Besondere Beschaffenheiten entsprechen in etwa dem früheren Begriff der „zugesicherten Eigenschaften“ (bis 2002). Sie dienen der Absicherung des Auftraggebers gegen spezielle Vertragsrisiken durch eine qualifizierte Leistungsbeschreibung

**) Sämtliche Maßnahmen sind zu dokumentieren und zu begründen. Das folgt aus den § 8 I VgV. In der Regel ist hierzu unterhalb der Schwellenwerte für Schadenspauschalierungen, Vertragsstrafen, Verlängerung der Gewährleistungsfristen sowie Sicherheiten kein Anlass. Die Vorschriften des § 29 II VgV weisen enge Voraussetzungen auf. Bieter können gen unbegründete Vertragsstrafen etc. auch unterhalb der Schwellenwerte vorgehen (Vgl. z. B. Landesvergabesetz Thüringen etc.). Oberhalb der Schwellenwerte liegen insofern Entscheidungen der Vergabekammern vor. Vertragsstrafen etc. dürfen in der Regel nicht in AGB aufgenommen werden (fehlende Begründung, Unwirksamkeit nach §§ 307, 310 BGB) - Vgl. Schmitt, Michaela, CR 2010, 693, zu Vertragsstrafen und Schadenspauschalierungen in den BVB und EVB-IT.

***) Vielfach ist nicht bekannt, dass sich Gewährleistung = Mängelhaftung vor allem im Kaufrecht von einer Garantie erheblich unterscheiden. Garantien können sich beziehen auf Haltbarkeit etc.

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Schritt 11.3. Risikoanalyse: Verschärfung der AGB der öffentlichen Hand oder individuelle Verweisung auf die Geltung der jeweiligen AGB^*)

Vertragswerk	AGB-Klausel	Verschärfung bezogen auf den konkreten Fall	Begründung
BVB	z. B. Schadenspauschalierungen bzw. Vertragsstrafen		Voraussetzungen des §§ 29 II VgV erfüllt - „erhebliche Nachteile“ etwa pro Tag (Einnahmeausfall etc.)
EVB-IT	z. B. Schadenspauschalierungen, Verlängerung der Gewährleistungsfristen, Sicherheiten		Voraussetzungen des § 29 II VgV erfüllt
Sonstige AGB
VOL/B	z. B. § 29 II VgV sowie andere Fälle, in denen es heißt „soweit vereinbart...“		Erforderlichkeit der Individualvereinbarung z. b. zu besseren Überwachung infolge Zugangs zu den Produktionsstätten, Erstattung von Zwischenberichten etc.
Hinweis auf die Geltung der jeweiligen AGB der öffentlichen Hand - z. B. VOL/B		„Ergänzend gelten die VOL/B in ihrer Fassung zum Zeitpunkt der Bekanntmachung bzw. Aufforderung zur Abgabe eines Angebots.“

*) Sofern es sich um Individualvereinbarungen handeln soll, ist § 305 I S. 3 BGB zu beachten. Insofern werden Zweifel bestehen, wenn Auftraggeber immer wieder identische Formulierungen benutzen („für eine Vielzahl von Fällen formuliert“ = AGB). Insofern ist aber auch neben dem AGB-rechtlichen Problem der Inhaltskontrolle auch das vergaberechtliche Problem zu beachten, wonach Abweichungen von AGB der öffentlichen Hand einer Begründung bedürfen (Vgl. auch § 29 II VgV). Grundsätzlich ist aber davon auszugehen, dass die „Besonderen Vertragsvereinbarungen“ (im Einzelnen ausgehandelte Vereinbarungen) keine AGB im Sinn der §§ 305 f BGB, sondern der Inhaltskontrolle nach den §§ 307, 310 BGB nicht unterliegende individuelle Vertragsvereinbarungen für diesen konkreten Vertrag bzw. das konkrete Vergabeverfahren einzustufen sind – Vgl. hierzu Schmitt, Michaela, Vertragsstrafen und Schadenspauschalierungen in AGB der öffentlichen Hand, insbesondere in BVB und EVB-IT, CR 2010, 693.

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Schritt 12. Eignung

Schritt 12.1.1. Mögliche Eignungsnachweise etc.^*)

Nachweise - Erklärungen - Ja oder Nein^**) - „K.O.Kriterien“	Erklärungen und Angaben - „Eignung“ - „weiche Kriterien“^***)	*Begründung für Ermessensentscheidung – „gerechtfertigt durch den Auftragsgenstand“ - § 42 VgV^)**
Erklärung nach § 42 f VgV (keine Insolvenz etc.) sowie § 57 VgV (keine Verurteilung nach den § 129 ff StGB etc.) - Auszug BZR	Erklärung über Gesamtumsatz (letzte drei Jahre) des Unternehmens nach § 48 VgV	- immer erforderlich die Erklärung nach § 48 VgV - in der Regel unterhalb der Schwellenwerte auch ausreichend, jedenfalls in kleineren Verfahren -
Bankauskunft nach § 45 VgV - Eigenerklärung	Erklärung Umsatz der ausgeschriebenen Leistung (letzte drei Jahre) nach § 45 VV
Berufshaftpflichtversicherung nach § 45 VgV - Eigenerklärung	Liste der wesentlichen Leistungen in den letzten drei Jahren an öffentliche Auftraggeber mit Bescheinigung des Auftraggebers nach § 45 VgV
Lieferungen - Bescheinigungen von amtlichen Qualitätskontrollinstitute nach § 45 VgV - Eigenerklärung	Liste der wesentlichen Leistungen in den letzten drei Jahren an private Auftraggeber mit Bescheinigung des Auftraggebers nach § § 45 VgV
Studiennachweise nach § § 46 VgV - Eigenerklärung	Vorlage von veröffentlichungspflichtigen Bilanzen oder Bilanzauszügen nach § § 4 VgV 7 II c) VGV
Bescheinigungen über berufliche Befähigung nach § 465 VgV
Eintragung in Handels- bzw. Berufsregister nach § 46 VgV
Nachweis der Zertifizierung nach ISO 9001 ff nach § 46 VgV
Nachweis der Präqualifikation nach § 46 VgV
12.1.2. Weitere Nachweise und Erklärungen vor allem für Eignungskriterien in EU-Verfahren
Nachweise- Erklärungen - Ja oder Nein^) - „K.O.Kriterien^*)	Mögliche Erklärungen und Angaben - „Eignung“^***)	Begründung- Ermessensentscheidung
Vorlage der Bescheinigung für das Umweltmanagement nach § 46 VgV	Beschreibung der Maßnahmen zur Qualitätssicherung nach § 46 VgV
Nachweis der Leistungsfähigkeit etc. bei Nachunternehmern nach § 46 VgV	Beschreibung der Untersuchungs- und Forschungsmöglichkeiten § 46 VgV
Verpflichtungserklärung bei Nachunternehmereinsatz nach § 46 VgV	Angaben über die technische Leitung oder technische Stellen für Qualitätskontrolle § 46 VgV
Nachweis der Leistungsfähigkeit etc. von Mitgliedern der Bietergemeinschaft nach § 43 VgV	Beschreibung der technischen Ausrüstung nach § 46 VgV
Verpflichtungserklärung bei Bietergemeinschaften nach § 43 VgV	Lieferungen - Muster, Beschreibungen, Fotos der Leistung nach § 46 VgV
etc.	Beschreibung der technischen Ausrüstung nach § 46 VgV

Hinweise
*) In kleineren Verfahren unterhalb der Schwellenwerte muss beachtet werden, dass die Anforderung von Nachweisen etc. „durch den Auftragsgenstand gerechtfertigt“ sein muss. Hier wird vielfach „überzogen“ (Verletzung des Grundsatzes der „Verhältnismäßigkeit“). Diese Gefahr besteht auch in EU-Verfahren. Die Frage ist in Nachprüfungsverfahren entscheidungserheblich.

**) Wenn diese Erklärungen verlangt werden, müssen sie mit Angebotsabgabe vorgelegt werden, sofern sich nicht in den Vergabeunterlagen Abweichendes enthalten ist (z. B. Vorlage auf Anforderung).

***) „Weiche Kriterien“ spielen insbesondere für die Ermessensentscheidung (Eignung bejaht oder verneint) eine Rolle. Diese Kriterien unterscheiden sich von Bieter zu Bieter. Auch bei der Feststellung der Rangfolge im Teilnehmerwettbewerb sind diese Kriterien maßgeblich (Auswahl für die Aufforderung zur Angebotsabgabe).

Wichtig: Eigungsnachweise und z. B. Nachweise der fachlichen Eignung unterliegen unterschiedlicher Prüfung:

OLG Düsseldorf, Beschl. v. 27.06.2018 - Verg 4-18 - cloudbasierte Next-Generation-Bibliotheksinfrastruktur für Hochschulbibliotheken - Verstoß gegen § 122 IV S. 1 GWB: Unterschied zwischen Eignungsnachweise und Nachweisen für die technische und berufliche Leistungsfähigkeit (§ 46 Abs. 3 VgV - Fachkunde) - Fachkundenachweis „nur ohne Überschreitung der Grenzen des zur Auftragserfüllung Notwendigen (OLG Frankfurt, Beschl. v. 24.10.2006 - 11 Verg 8/06) - Unzulässige Forderung von Nachweisen mit unzumutbarer Belastung der Teilnehmer (BGH, Urteil v. 10.06.2008, X ZR 78/07 - Nachunternehmererklärung; BGH Urt. v. 03.04.2012, X ZR 130/10 …) - Zumutbarkeit und Rechtfertigung durch den Auftragsgegenstand unbestimmte Rechtsbegriffe mit uneingeschränkte Rechtskontrolle durch die Vergabenachprüfungsinstanzen (OLG Düsseldorf, Beschluss v. 25.06.2014, VII - Verg 38/13) anders gemäß § 122 Abs. 4 Satz 1 GWB bei Eignungskriterien in Verbindung mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung und in einem angemessenen Verhältnis. (§ 46 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 VgV): Vorlage von Referenzen über frühere Aufträge - insofern Prüfung der Eignung: Entscheidungsspielraum (nur eingeschränkte Nachprüfung des Beurteilungsspielraums (insbesondere 1. zutreffend und vollständig ermittelter Sachverhalt, 2. Beachtung allgemeiner Wertungsgrundsätze, 3. keine sachwidrigen Erwägungen in der Wertung (OLG Düsseldorf, Beschluss v. 21.12.2011, VII - Verg 74/11)

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Schritt 12.2. Nachweisliste^*)

12.2. Nachweisliste
Nr.	Nachweise und Erklärungen	Vorlage mit Angebot^)**	Vorlage auf Anforderung^)*
00	Eigenerklärung nach § 50 VGV^****)	00	00
00	Eigenerklärung über Handelsregistereintragung^*****) - 46 VgV	00	00
00	Eigenerklärung über Eintragung in die Handwerksrolle^*****) - 46 VgV	00	00
00	Eigenerklärungen über Umsätze des Unternehmens in den letzten drei Geschäftsjahren^******) - 46 VgV	00	00
00	etc. - vgl. § § 46 VgV ^***)	00	00
00	etc.

00 Ersetzen und Zutreffendes einfügen!

Hinweise
*) Nachweisliste - früher nach § 8 III VOL/A - jetzt nicht mehr vorgesehen, aber sinnvoll zur einen Kontrolle und zur Kontrolle der Nachweise

**) Wenn diese Form gewählt wird, ist der Auftraggeber auch daran gebunden (Selbstbindung). M. E. kann dann § 56 VGV nicht eingreifen (Nachforderung im Ermessen des Auftraggebers nicht zulässig - Ausschluss nach § 57 VGV - zwingend).

***) Die Vorlage auf Anforderung soll dazu dienen, den Aufwand der Bieter bei Angebotsabgabe zu reduzieren und zu weitgehende Belastungen zu vermeiden (Verhältnismäßigkeitsgrundsatz). Diese Variante hat jedoch den Nachteil, dass es der Bieter gewissermaßen in der Hand hat, sich von seinem Angebot zu lösen, indem den nachgeforderten Nachweis etc. nicht vorliegt.

****) In der Regel reicht diese Erklärung in kleineren Verfahren aus, sofern keine besonderen Anhaltspunkte für unrichtige Angaben etc. bestehen. Wenn mehr als Eigenerklärungen verlangt werden, muss dies begründet werden (Wie? Unterstellung, dass der Bieter unrichtige Angaben macht!).

*****) Die Eigenerklärung in die Eintragung in das Handelsregister des AG X, HRA oder HRB reicht aus - Vgl. §§ 8 ff HGB (Handelsregister und Unternehmensregister - außerdem dem Impressum und Geschäftsbriefen zu entnehmen. Das gilt auch für die Eigenerklärung über die Eintragung in die Handwerksrolle (nicht verlangt werden darf die Erklärung über die Innungsmitgliedschaft oder „Meisterbetrieb“ etc.).

******) Bei diesen und weiteren Erklärungen stellt sich regelmäßig die Frage, ob diese Angaben für die Ausübung der Ermessensentscheidung über die Eignung wirklich weiterführend sind. Vielfach lässt sich eine Rechtfertigung durch den Auftragsgenstand nicht feststellen (Vgl. § 46 VgV).

*******) „Anleihen“ aus § 46 VgV sollten nur dann vorgesehen werden, wenn das durch den Auftragsgenstand gerechtfertigt ist (§ 46 VgV). Das dürfte unterhalb der Schwellenwerte vielfach nicht der Fall sein. Überzogene Anforderungen können den Wettbewerb beschränken und Bewerber bzw. Bieter von der Teilnahme am Wettbewerb abhalten.

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Schritt 12.3. Eigenerklärung nach §§ 123 I, II, 124 I Nr. 2 GWB, 45 VgV

(unterschrieben mit dem Angebot einzureichen)


Angebot des Bieters 00
Anlage 00
Eigenerklärung der Firma - Bieter -
Straße:		PLZ/Ort
Tel:	Fax:	E-Mail:

Hiermit geben wir die nach §§ 123 I, II, 124 I Nr. 2 GWB, 45 VgV geforderten Erklärungen ab:

1. Über unser Vermögen ist das Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren nicht eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden. Wir befinden uns nicht in Liquidation. 2. Wir haben im Vergabeverfahren vorsätzlich keine unzutreffenden Erklärungen in Bezug auf unsere Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit abgeben. Wir erklären, dass wir unseren Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern, Abgaben oder Beiträgen zur Sozialversicherung nachgekommen sind und dass dies nicht durch eine rechtskräftige Gerichts- oder bestandskräftige Verwaltungsentscheidung festgestellt wurde. Die Erklärungen nach § 123 I, II GWB geben wir wie folgt ab:: Wir erklären, dass zu jedem Zeitpunkt des Vergabeverfahrens i. S. d. § 123 I keine rechtskräftigen Verteilungen oder Geldbußenfestsetzungen wegen einer Straftat – einschließlich einer Verurteilung nach vergleichbaren Vorschriften anderer Staaten - vorliegen: 1. § 129 des Strafgesetzbuchs (Bildung krimineller Vereinigungen), § 129a des Strafgesetzbuchs (Bildung terroristischer Vereinigungen) oder § 129b des Strafgesetzbuchs (Kriminelle und terroristische Vereinigungen im Ausland), 2. § 89c des Strafgesetzbuchs (Terrorismusfinanzierung) oder wegen der Teilnahme an einer solchen Tat oder wegen der Bereitstellung oder Sammlung finanzieller Mittel in Kenntnis dessen, dass diese finanziellen Mittel ganz oder teilweise dazu verwendet werden oder verwendet werden sollen, eine Tat nach § 89a Absatz 2 Nummer 2 des Strafgesetzbuchs zu begehen, 3. § 261 des Strafgesetzbuchs (Geldwäsche; Verschleierung unrechtmäßig erlangter Vermögenswerte), 4. § 263 des Strafgesetzbuchs (Betrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der Europäischen Union oder gegen Haushalte richtet, die von der Europäischen Union oder in ihrem Auftrag verwaltet werden, 5. § 264 des Strafgesetzbuchs (Subventionsbetrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der Europäischen Union oder gegen Haushalte richtet, die von der Europäischen Union oder in ihrem Auftrag verwaltet werden, 6. § 299 des Strafgesetzbuchs (Bestechlichkeit und Bestechung im geschäftlichen Verkehr), 7. § 108e des Strafgesetzbuchs (Bestechlichkeit und Bestechung von Mandatsträgern), 8. den §§ 333 und 334 des Strafgesetzbuchs (Vorteilsgewährung und Bestechung), jeweils auch in Verbindung mit § 335a des Strafgesetzbuchs (Ausländische und internationale Bedienstete), 9. Artikel 2 § 2 des Gesetzes zur Bekämpfung internationaler Bestechung (Bestechung ausländischer Abgeordneter im Zusammenhang mit internationalem Geschäftsverkehr) oder 10.. den §§ 232 und 233 des Strafgesetzbuchs (Menschenhandel) oder § 233a des Strafgesetzbuchs (Förderung des Menschenhandels). Wir sind darüber informiert, dass das Verhalten einer rechtskräftig verurteilten Person einem Unternehmen zuzurechnen ist, wenn diese Person als für die Leitung des Unternehmens Verantwortlicher gehandelt hat; dazu gehört auch die Überwachung der Geschäftsführung oder die sonstige Ausübung von Kontrollbefugnissen in leitender Stellung.
Datum:	Ort:
Firma/Unternehmen/Bieter


Name:		Unterschrift:

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Schritt 12.4. Muster für Eintragung in Berufs- oder Handelsregister nach § 44 I VgV

Unterschriebenen Eigenerklärung mit Angebotsabgabe nach § 44 I VgV zur Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung - Eintragung in Berufs- oder Handelsregister oder anderer Nachweis der erlaubten Berufsausübüng (vgl. Anhang X/ der Richtlinien Eu 2014/24
Anlage 00

Eigenerklärung zum Angebot 00
• des Bieters 00
• des Bewerbers 00

1. Hiermit erklären wir, dass wir
• unter HRA Nr. 00 oder
• unter HRB Nr. 00
• des Amtsgerichts 00
eingetragen und keine Anträge auf Sitzverlegung etc. gestellt sind

2. Als Nachweis der Erlaubnis der Berufsausübung fügen wir bei: 00.

3. Bei öffentlichen Dienstleistungsaufträgen weisen wir den
• den Besitz der Berechtigung nach durch 00

• die erforderliche Mitgliedschaft nach durch die Mitgliedschaft in 00

Datum:
Ort:

Bieter/Unternehmen:

i.A.

(Bearbeiter/in)
Name:
Vorname:

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Schritt 12.5. Muster für Eignungsnachweise nach § 45 I VgV

Eigenerklärung über Umsätze abzugeben mit Angebotsabgabe^*)
Anlage 00

Unternehmen:
- Bieter -

1.Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Bieters in den Jahren 2000, 2000 und 2000
Gesamtumsatz 2000:
Gesamtumsatz 2000:
Gesamtumsatz 2000:
2. Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Bieters in den Jahren 20--, 20-- und 20-- für die Leistungen
Los 1:	Gesamtumsatz 2000:	Gesamtumsatz 2000:	Gesamtumsatz 2000:
Los 2:	Gesamtumsatz 2000:	Gesamtumsatz 2000:	Gesamtumsatz 2000:
Los 3:	Gesamtumsatz 2000:	Gesamtumsatz 2000:	Gesamtumsatz 2000:
3. Eigenerklärung - Liste der wesentlichen in den letzten drei Jahren erbrachten Leistungen
3.1. Leistungen an private Auftraggeber (mit Anschrift und Ansprechpartner)
2000	Auftraggeber	Rechnungswert	Leistungszeit
2000	Auftraggeber	Rechnungswert	Leistungszeit
2000	Auftraggeber	Rechnungswert	Leistungszeit
4. Leistungen an öffentliche Auftraggeber
2000	Auftraggeber	Rechnungswert	Leistungszeit
2000	Auftraggeber	Rechnungswert	Leistungszeit
2000	Auftraggeber	Rechnungswert	Leistungszeit

Firma:
Datum:
Ort:
(Bearbeiter/in)
Name:
Vorname:

*) Es ist in jedem Einzelfall vom Auftraggeber zu prüfen, ob diese Eignungserklärungen für die Ermessensentscheidung durch den Auftragsgenstand „gerechtfertigt“ sind - vgl. §122 IV GWB: Eignungskriterien müssen „mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung und mit diesem in einem angemessenen Verhältnis stehen“, was in der Auftragsbekanntmachung, der Vorinfomation oder Aufforderung zur Interessenbestätigung aufzuführen ist. Die Voraussetzungen zeigen, dass „überzogene Anforderungen“ als Verstoß gegen vergaberechtliche Bestimmungen einzustufen sind - vgl. § 97 VI GWB: Ansprüche der Bieter etc. und Nachprüfungsverfahren drohen.

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Schritt 12.6. Muster für Eignungsnachweise bei Einsatz von Nachunternehmern nach 36 I VgV

(Eigenerklärung mit Angabe des Einsatzes von Nachunternehmen bzw. Herstellern mit Angebotsabgabe – Verpflichtungserklärung nur auf Anforderung)
Anlage 00

Eigenerklärung zu Nachunternehmern bzw. Herstellern sowie gegebenenfalls Eigenerklärung zur bereits vorliegender Verpflichtungserklärung (grundsätzlich allerdings Vorlage nur auf Anforderung)
Nachunternehmer bzw. Hersteller^*)	Leistung	Anschrift, Tel., Fax, E-Mail und Angabe der zuständigen Person
1.
2.
3.
Der Auftraggeber kann von dem Bieter eine entsprechende Eigenerklärung über das Vorliegen der Verpflichtungserklärungen der Nachunternehmer bzw. Hersteller innerhalb angemessener Frist anfordern. Wir werden diese Eigenerklärung auf Anforderung nachreichen.^**)

Bieter/Firma: 00
Ort: 00	Datum: 00
Name:	Vorname: 00

*) Vgl. § 36 I VgV - Wenn Großhändler zum Bieterkreis gehören (Marktübersicht!) sollten die Hersteller abgefragt werden (u. a. wegen notwendiger Ersatzteile?).

**) Die sog. Verpflichtungserklärung der Nachunternehmer sollte nicht mit Angebotsabgabe, sondern von den in die engere Wahl kommenden Bietern (Rang 1 bis 3) auf Anforderung verlangt werden, da dies regelmäßig zwischen Bieter und Nachunternehmern Verträge unter der Bedingung der Zuschlagserteilung verlangt. Das kann aufwändig sein.

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Schritt 12.7. Eigenerklärung - Angebote von Bietergemeinschaften - Mitglieder - Rechtsform der Bietergemeinschaft - Bevollmächtigter der Bietergemeinschaft

Anlage 00

*Wir erklären, dass wir eine Bietergemeinschaft^) gebildet haben**
Rechtsform: Gesellschaft bürgerlichen Rechts mit gesamtschuldnerischer Haftung			ja
Andere Rechtsform mit gesamtschuldnerischer Haftung (genaue Angaben):		00

Mitglieder der Bietergemeinschaft sind:
1.Firma	Anschrift: Tel: Fax: E-Mail: Vertreter:		Unterschrift:
2.Firma	Anschrift: Tel: Fax: E-Mail: Vertreter:		Unterschrift:
3.Firma	Anschrift: Tel: Fax: E-Mail: Vertreter:		Unterschrift:
etc.

Bevollmächtigter Vertreter für Abschluss und Durchführung des Vertrags:^)**
Name
Vorname
Firma
Tel:
Fax:
E-Mail:
Unterschrift

*) Die übrigen Anlagen aus der Nachweisliste sind von den Mitgliedern der Bietergemeinschaft mit dem Angebot der Bietergemeinschaft entsprechend den Angaben in der Nachweisliste einzureichen.

**) Der bevollmächtigte Vertreter sowie die anderen Angaben können zwar gegebenenfalls vor Zuschlag nachgefordert werden, sollten aber zur Vermeidung von Zeitverlusten durch Rückfragen etc. vermieden werden.

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Schritt 13. Zuschlagskriterien – Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots - § 58 VgV^*)

Schritt 13.1. Übersicht - Systematik der Zuschlags

Teilnahmeauswahlkriterien	§ 42 VgV	Abprüfung im Teilnahmewettbewerb - § 42 VgV^**)
Eignungskriterien	§ 42 VGV)	Abprüfung bei der Ermessensentscheidung nach §§ 42 f, dann 58, 60 VgV
Preis und weitere bekannt gemachte (!) Kriterien - § 58 VgV
Gewichtung^) und Kriterien - § 58 VgV - Rechtfertigung durch den Auftragsgenstand?*
Punkte oder Prozentzahl	Kriterien	Begründung
00 % oder 00 Punkte	Preis als Kriterium neben anderen Kriterien	Der Preis kann weniger als 40 % bzw. 40 Punkte betragen, wenn entsprechende Gewichtung begründet wird....
00 % oder 00 Punkte	Weitere Kriterien^***) neben dem Preis - Vgl. - § 58 VgV	Begründung der Zulässigkeit des Kriteriums und seines Gewichts - Vgl. - § 58 VgV - vgl. Leistungsbeschreibung - vgl. § 127 GWB
00	Qualität	Leistungsbeschreibung?
00	Technischer Wert	Leistungsbeschreibung?
00	Ästhetik	?
00	Zweckmäßigkeit	?
00	Umwelteigenschaften
00	Betriebskosten	Leistungsbeschreibung?
00	Lebenszykluskosten
00	Rentabilität	?
00	Kundendienst und technische Hilfe	Leistungsbeschreibung?
00	Lieferzeitpunkt	Leistungsbeschreibung?
00	Lieferungs- und Ausführungsfristen	Leistungsbeschreibung?
00	etc.	?

*) Vgl. §§ 58, 61 VgV - § 127 GWB (auch Art. 53 Richtlinie 2004/18). Danach ist der Zuschlag entweder auf das „wirtschaftlich günstigste Angebot“ oder auf den „niedrigsten“ zulässigen Preis zu erteilen (vgl. § 58, 61 VgV - auch Art. 55 - “ungewöhnlich niedrige Angebote”).

**) Ein schwerwiegender Fehler ist die Vermischung von Eignungs- und Wertungskriterien, indem z. B. neben dem Preis nochmals die in der Vorstufe der Prüfung bereits durchgeführte Eignungswertung zur „Verdrängung“ des Zuschlagskriteriums „Preis“ nochmals in die Wertung eingebracht wird.

***) Wenn Kriterien neben dem Preis vorgesehen sind, muss auch eine entsprechende Gewichtung für Preis und weitere Kriterien begründet und dokumentiert werden.

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13. Zuschlagskriterien - „Wertungskriterien“
Schritt 13.2. Beispiel aus dem IT-EDV-Bereich^*)

Preisrang - Gewicht	Weitere Kriterien neben dem Preis	Zusätzliche Kriterien	Punkte - Obergrenze 100
70 % = 100 Punkte	30 % = 100 Punkte	Projektleiter - Qualifikation	bis 35
		Stellvertreter - Qualifikation	bis 25
		Mitarbeiter - Qualifikation	bis 10
		00	bis 10
		00	bis 10
		Präsentation	bis 10
Bieter	Preise der Bieter - Preisrang - 70 % - von erreichbaren 100 Punkten	Rang nach Kriterien - 30 % - von erreichbaren 100 Punkten	Gesamtrang - 70 % bzw. 30 % bzw. Punkte - Preis - Punkte Kriterien
Bieter 1	280.000 - Rang 5 = 50 Punkte	70 Punkte - Rang 2	120 - Rang 5
Bieter 2	240.000 - Rang 1 = 100 Punkte	60 Punkte - Rang 3	160 - Rang 1
Bieter 3	260.000 - Rang 3 = 80 Punkte	55 Punkte - Rang 4	135 - Rang 4
Bieter 4	270.000 - Rang 4 = 70 Punkte	80 Punkte - Rang 1	150 - Rang 2
Bieter 5	250.000 - Rang 2 = 90 Punkte	50 Punkte - Rang 5	140 - Rang 3

*) Weitere Kriterien neben dem Preis kommen vor allem bei Planungs- und Entwicklungsleistungen, also meist Freiberufler-Leistungen, in Betracht, wenn es auf persönliche Fachkunde etc. ankommt (z. B. IT-Projekt etc.). Aber selbst hier sollte man vorsichtig sein. Nicht unbedenklich sind auch die Vorschläge aus der UFAB - auf jeweilige Fassung achten, Änderungen möglich -, da es sich auch dort teils um eine Vermischung von zusätzlichen Wertungskriterien mit Bestandteilen der Leistungsbeschreibung etc. handelt.

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Schritt 14. Teilnahmewettbewerb

Schritt 14.1. Dokumentation der Erforderlichkeit des Teilnahmewettbewerbs^*)

Gründe	Vorschrift	Begründung
Erforderlichkeit weiterer Markterkundung - unvollständige Marktübersicht	§§ 16, 17 VgV
NOV	§§ 16, 17 VgV
Verhandlungsverfahren
Sonstiges

*) Nicht erforderliche Teilnahmewettbewerbe kosten Zeit und verursachen Mehraufwand. Es ist daher strikt zu prüfen, ob dieser Schritt TNWB erforderlich ist.

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Schritt 14.2. Auswahlkriterien, -verhandlung und Auswahl im Teilnahmewettbewerb

Beispiel aus dem IT-Bereich - Auswahl für Aufforderung zur Angebotsabgabe oder Auftragsverhandlungen^*)

14.2.1. Auswahlkriterien Beispiel
Erhebliche Auswahlkriterien	Bitte hier konkrete Angaben:	Mögliche Punktzahl - 100	Erreichte Punktzahl
Umsätze in den letzten drei Jahren	Private Auftraggeber Öffentliche Auftraggeber:	3
Umsätze im EDV-IT-Bereich in den letzten drei Jahren	Private Auftraggeber Öffentliche Auftraggeber:	3
Umsätze in den letzten drei Jahren im Bereich Planung	Private Auftraggeber Öffentliche Auftraggeber:	3
Umsätze in den letzten drei Jahren im Bereich Erstellung	Private Auftraggeber Öffentliche Auftraggeber:	3
Umsätze in den letzten drei Jahren im Bereich Pflege	Private Auftraggeber Öffentliche Auftraggeber:	3
Eigenleistungen in Planung, Erstellung, Pflege in % Umsatz (letzten drei Jahre)	Planung: Erstellung: Pflege:	5	^**)
Einsatz von Subunternehmern unter Benennung der Bereiche in % Umsatz (letzten drei Jahre)	Planung: Erstellung: Pflege:	5	^**)
Eigene Softwareprodukte (für diesen Auftrag relevante Beispiele)		25	^**)
Eingesetzte Technologien		10	^**)
Personelle Besetzung von Projekten inkl. Qualifikation - konkrete Beispiele:	1. 2. 3. 4. 5.	10	^**)
Anzahl der weiteren Mitarbeiter für den Einsatz in den hier ausgeschriebenen Bereichen	Zahl der weiteren Mitarbeiter: in den letzten drei Jahren	10	^**)
Konkrete Referenzen		10	^**)
Maßnahmen zur Aus- und Fortbildung		5	^**)
Maßnahmen zur Qualitätssicherung		5	^**)
Gesamtpunktzahl:
Rang im Teilnahmewettbewerb:

*) Das Beispiel ist auf ein größeres IT-Projekt bezogen - in anderen Fällen reichen meist z. B. die Umsätze der letzten drei Jahre etc. aus Auftragsgegenstand - vgl.§§ 42 ff VgV

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Schritt 14.3. Auswahl im Teilnahmewettbewerb^*)

Bekanntmachung	Erledigungsdatum				Bearbeiter/in und Datum
an/in zu veröffentlichen (Medien):
Wiedervorlage
Auswahl	Maßnahmen 00
Verhandlungsleiter: Vertreter der Vergabestelle	00
Weiterer Vertreter der Vergabestelle	00
Zahl der Bewerber	Bewerber
	Nr.	Name - Firma etc.
	1	00
	2	00
	etc.	00
Auswahlkriterien
Feststellung der aufzufordernden Bewerber	Bewerber		Ja		Feststellung der aufzufordernden Bewerber
	1		00
	2		00
	3		00
	4		00
	etc		00
	Begründung		00
Feststellung der nicht aufzufordernden Bewerber	Bewerber		Nein
	1		00
	2		00
	3		00
	4		00
	etc.		00
	Begründung		00
Ende der Auswahlverhandlung:	00		00 Datum
Verhandlungsleiter:	00		00 Unterschrift
Weitere Person	00		00 Unterschrift
Weitere Veranlassung
Bewerber				Bearbeiter/in
1				00		00
2				00		00
3				00		00
etc.				etc.
Aufforderung zur Angebotsabgabe 00		Erledigung 00

*) Auch bei einem Teilnahmewettbewerb darf die Auswahl nicht unsachlich oder gar willkürlich erfolgen. Vgl. § 134 GWB - Informationspflicht auch für Bewerber.

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Schritt 15. Wahl der Verfahrensart^*)

Schritt 15.1. Verfahrensarten - Übersicht

15.1.1. Innovationspartnerschaft nach §§ 14 I, 19 VgV - selten - kritischer Bereich - Ausnahmefregelung - Wettbewerbsbeschränkung
15.1.2. Wettbewerblicher Dialog nach §§ 14 I, III, 18 VgV - kritischer Bereich - Ausnahmeregelung - Wettbewerbsbeschränkung
15.1.3. Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb nach §§ 14 II,III, 17 VgV - kritischer Bereich - Ausnahmeregelung - Wettbewerbsbeschränkung

Verfahrensarten mit mehr „Wettbewerb“
15.1.4. Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb nach §§ 14 I, III , 17 VgV
15.1.5. Nichtoffenes Verfahren mit Teilnahmewettbewerb nach §§ 14 I, II, 16 I VgV
15.1.6. Offenes Verfahren - §§14 I, II, 15 VgV

Schritt 15.2. Wahl der Verfahrensart

Verfahrensart	Begründung
Besonders riskante und schwierige Verfahrensarten
15.2.1. Innovationspartnerschaft nach §§ 14 I, 19 VgV
15.2.2. Wettbewerblicher Dialog nach §§ 14 I, III, 18 VgV
Weitere Verfahrensarten^)**
15.2.3. Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb - §§ 14 IV, 15 V
Mögliche Fälle des Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb - „Ausnahmeregelung“		Gewählte Variante und konkrete Begründung
§ 14 IV Nr. 1	keine oder keine geeigneten Angebote 00
§ 14 IV Nr. 2	a) Kunstwerk etc. 00
	b) Technische Gründe - kein Wettbewerb 00
	c) Ausschließliches Recht - gewerbliche Schutzrechte 00
§ 14 IV Nr. 3	äußerste, zwingende Dringlichkeit 00
§ 14 IV Nr. 4	Forschungszwecke etc. 00
§ 14 IV Nr. 5	“zusätzliche Lieferungen” 00
§ 14 IV Nr. 6	Lieferleistung - gehandelt an Warenbörse 00
§ 14 IV Nr. 7	Leistung zu “günstigen Bedingungen” 00
§ 14 IV Nr. 8	Planungswettbewerb etc. 00
§ 14 IV Nr. 9	“Wiederholungsdienstleistung” 00
§ 14 V	Bericht an Kommission im Fall des § 14 IV Nr. 1 00

15.2.4. Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb - §§ 14 III, 15 V	Gewählte Variante und konkrete Begründung
Mögliche Varianten
§ 14 III Nr. 1	Erfüllung der Bedürfnisse nur mit Anpassung
§ 14 III Nr. 2	Konzeptionelle oder innovative Lösungen
§ 14 III Nr. 3	Konkrete Umstände: Art, Komplxität, rechtlicher oder finanzuieller Rahmen, damit einhergehende Risiken - Vergabe nur nach vorherigen Verhandlungen
§ 14 III Nr. 4	Leistung nicht mit ausreichender Genauigkeit durch technische Normen etc. beschreibbar
§ 14 III Nr. 5	Keine Einreichung ordnungsgemäßer oder nur unannehmebare Angebote im Offenen oder Nichtoffenen Verfahren
Ergebnis

*) Die Prüfung der Verfahrensarten folgt dem Grundsatz von der Ausnahme zur Regel - wir prüfen also von § 3 15 - 19 VgV. Es handelt sich um Ausnahmevorschriften, die grundsätzlich „eng“ auszulegen sind - das bedeutet, dass die jeweilige Verfahrensart im „Zweifslfall“ nicht gewählt werden sollte - oder nur nach weiterer intensiver Prüfung (z. B. durch ein weiteres externes Gutachten etc.)

**) Insoweit sind „sichere“ Begründungshilfen zu nutzen, falls vorhanden.

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Schritt 16. Aufforderung zur Angebotsabgabe^*)
Vorgegebenes „Muster“ der Bekanntmachung benutzen - §§ 37, 39 VgV.

*) Nach § 37 II VgV ist die „Auftragsbekanntmachung“ nach den Vorgaben der Spalte 16 der Tabelle 2 des Anhangs der DurchführungsVO (EU) 2019/1780 i. V. m. § 10 a VgV zu erstellen.

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Schritt 17. Bewerbungsbedingungen^*)
Bewerbungsbedingungen für die Vergabe von Leistungen nach VgV

Die Vergabe der Lieferungen und Leistungen richtet sich nach der VgV in ihrer zum Zeitpunkt der Bekanntmachung bzw. Aufforderung zur Angebotsabgabe geltenden Fassung. Diese Bewerbungsbedingungen dienen der Information von Bewerbern und Bieter, um die Nichtberücksichtigung bzw. den Ausschluss im Teilnahmewettbewerb oder von Angeboten zu vermeiden (§ 42 f, 57 VgV). Nach der Rechtsprechung dürfen wir von fachkundigen Teilnehmern und Bieter ausgehen. Die jeweils aktuelle VGV ist auf zahlreichen Internetseiten abrufbar. Im EU-Verfahren gelten die §§ 97 ff GWB, 1 ff VgV (Abschnitt 2) sowie u. a. die §§ 97 ff GWB bzw. die Vergabeverordnung.
Wir weisen auf folgende Grundsätze der VgV für Vergabeverfahren hin, ohne dass dies abschließend ist:

Die Vergabeunterlagen bestehen aus dem Anschreiben, diesen Bewerbungsbedingungen, der Leistungsbeschreibung und den Vertragsbedingungen (§ 29 I Nr. 2, 3 VgV).
Die Bekanntmachung bzw. das Anschreiben sind zu beachten (Formalien, Kennzeichnung der Angebote, Eingang bei der angegebenen Stelle, Fristen etc. - §§ 20 VgV).
Die zulässigen Kommunikationsmittel sowie die jeweils gewählte Art der Informationsübermittlung werden in den Vergabeunterlagen angeben (§ 11 VgV). Grundsätzlich können wir die Übermittlung auf dem Postweg, direkt, per Telekopie oder elektronisch vornehmen sowie die genannten Wege kombinieren.
Für Form und Inhalt Angebote sind die §§ 57 VgV zu beachten.
Nach § 29 II VgV sind VOL/B sowie gegebenenfalls sonstige Ergänzende oder Besondere Vertragsbedingungen für den Vertragsinhalt vorzusehen. Beifügung, Hinweise etc. der Bieter auf Bewerber- oder Bieter-AGB im Angebot können zum Ausschluss des Angebots (Änderung - Vgl. § 57 VgV) führen.
Bewerbungen, Anfragen etc. und Angebote sind in deutscher Sprache einzureichen, soweit in den Vergabeunterlagen keine abweichende Regelung getroffen ist.
Angebotsbearbeitungskosten werden nicht erstattet, soweit keine abweichende Bestimmung in den Vergabeunterlagen enthalten ist.
Angebote können nur bis zum Ablauf der Angebotsfrist zurückgezogen werden (§ 20 VGV). Danach sind sie bis zum Ablauf der Bindefrist bindend (Vgl. § 20 VgV).
Die Fristen (Teilnahme-, Angebots- und Bindefrist - § 20 VgV -- sind der Bekanntmachungen bzw. dem Anschreiben zu entnehmen.
Auskünfte können Bewerbern bzw. Bietern erteilt werden. Es wird gebeten, Auskünfte per Fax oder E-Mail zu übermitteln. Verhandlungen sind unzulässig (§ 15 VGV).
Nachweise, Erklärungen oder weitere Unterlagen (z. B. Bürgschaften etc.) sind entsprechend den Vergabeunterlagen mit dem Angebot vor Ablauf der Angebotsfrist vorzulegen, soweit sich nicht aus den Vergabeunterlagen Abweichendes ergibt (z. B. Vorlage erst auf Anforderung durch den Auftraggeber..
Die Zulassung von Nachunternehmern und die jeweiligen Voraussetzungen (Angabe der Nachunternehmer, Eignung, Verpflichtungserklärungen etc.) ergeben sich aus den Vergabeunterlagen.
Für Bietergemeinschaften ist § 43 VgV zu beachten (Benennung der Mitglieder, des bevollmächtigten Vertreters, Gesamtschuldnerschaft). Einzelheiten folgen gegebenenfalls aus den Vergabeunterlagen.
Nebenangebote und/oder Änderungsvorschläge sind nicht zugelassen, sofern sich nicht aus den Vergabeunterlagen Abweichendes ergibt.
Ausschluss und Nichtberücksichtigung von Angeboten sind in § 57 VgV geregelt. Insbesondere unvollständige oder formwidrige, Angebote schuldhaft verspätete Angebote, Angebote mit Änderungen, Bieterverstöße durch wettbewerbsbeschränkende Abreden etc. sind regelmäßig zwingend auszuschließen.
Die Beurteilung der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Fachkunde (Eignung) unterliegt unserer nachvollziehbaren Ermessensentscheidung - Bieter mit fehlender Eignung dürfen wir nicht berücksichtigen (§§ 42 ff VgV). Auf Ziff. 11 dieser Bewerbungsbedingungen wird verwiesen.
Aufklärungen über das Angebot oder die Eignung von Bietern sind nach unserer Aufforderung zulässig (§14 f VgV). Verhandlungen sind nur im Rahmen der §§ 14 ff VgV zulässig. Wir bitten daher, von entsprechenden Ersuchen etc. abzusehen.
Angebote sind nicht berücksichtigt, wenn bis zum Ablauf der Bindefrist kein Auftrag erteilt wurde. Für Informationen gilt § 20 VgV.
Für das hier vorliegende EU-Verfahren gelten erhebliche Besonderheiten, die u. a. in den §§- VgV und den §§ 97 ff GWB sowie den Vergabeverordnungen geregelt sind.
Diese Bewerbungsbedingungen dienen der Information der Bewerber und Bieter, sind nicht abschließend und geben lediglich die wichtigsten Bestimmungen des GWB und der VgV wieder.

Stand:

Vergabestelle:

*) Lesbarkeit? - Schrift Punkt 12? - Zahlreiche Bewerbungsbedingungen sind viel zu umfangreich. Zweck dieser Bewerbungsbedingungen ist es, die Bewerber bzw. Bieter kurz und knapp über das Vergabeverfahren zu informieren, wobei durchaus von durchschnittlicher Fachkunde ausgegangen werden kann.

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Schritt 18.: Vergabereife^*) - Absendung der Vergabeunterlagen

Schritt 18.1. Feststellung der Vergabereife nach Erledigung aller Punkte der Vergabevorbereitung

Dokumentation der Schritte	Erledigungszeitpunkt	Bearbeiter/in Unterschrift	Vergabeunterlagen oder Beifügung/Anlage - schattiert (gelb)
Beschaffungsplanung	0	0
Bedarfsermittlung	0	0
Erste Markterkundung	0	0
Erste Leistungsbeschreibung	0	0
Erste Ausführungsfristen	0	0
Vorinformationsverfahren
Mängelhaftung - Gewährleistungsfrist	0	0
Notwendigkeit, Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit	0	0
Wirtschaftlichkeitsrechnung	0	0
Haushaltsmittel	0	0
Beschaffungsantrag - Schritt 1. Schritte 1.-7.^)**	0	0
Kontrolle und Bearbeitung des Beschaffungsantrags	0	0
Markterkundung - Schritt 4.	0	0
Marktübersicht Schritt 4.7	0	0
Auftragswert - Schätzung - Schritt 5. und 6.	0	0
Zeitrahmen, Fristen - Schritt 7.	0	0
Leistungsbeschreibung - Schritt 4.6.	0	0
Lose - Schritt 8.	0	0
Risikoanalyse - Schritt 10.	0	0
Individualvereinbarungen wie Vertragsstrafen, Sicherheiten etc. - Schritt 10.	0	0
Nebenangebote - Schritt 9.	0	0
Teilnahme- und Eignungskriterien - Schritt 11.	0	0
Nachweise, Erklärungen - Schritt 11. Nachweisliste Schritt 11.2. Muster Nachweise Schritt 11.4.	0	0


Verfahrensart - Entscheidung Schritt 14.	0	0
Zuschlags- /Wertungskriterien - Schritt 12.	0	0
Bewerbungsbedingungen - Schritt 16.	0	0
Entwurf Anschreiben - Schritt 16.	0	0
Entwurf Bekanntmachung - Schritt 13.2.	0	0
Feststellung der Vergabereife - Schritt 17.	0	0
Einschalten von Gremien - Schritt 17.	0	0
Bekanntmachung - Schritt 13.2.	0	0
Anschreiben - Schritt 15.	0	0
Kommunikationsmittel - Anschreiben Schritt 15.	0	0
Absendung der Vergabeunterlagen - Schritt 17.3.

*) Zumindesst in größeren Vergabeverfahren sollte die Feststellung der sog. Vergabereife in der Dokumentation enthalten sein. Es handelt sich um eine letzte Kontrolle vor der Bekanntmachung bzw. der Aufforderung zur Angebotsabgabe. Grundsätzlich beginnt das Verfahren „offiziell“ mit der Bekanntmachung. Die Entscheidungen mit Begründung werden indessen vorher getroffen und sind in der Dokumentation enthalten.

**) Der Beschaffungsantrag ist von der Bedarfsstelle = Fachabteilung möglichst vollständig via Intranet etc. an die Beschaffungsstelle = Einkauf zu übermitteln und von der Beschaffungsstelle zu kontrollieren - im Interesse aller Beteiligten.

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Schritt 18.2. Die folgenden Schritte werden mittels e-Vergabesystem durchgeführt.

Überholt - früher Absendung der Vergabeunterlagen^*) - vgl. Schritt 17.3. - bzw. Bewerberunterlagen bei Teilnahmewettbewerb - Absende- und Einsichtsliste^**)

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Schritt 19. Eingang bis „Wertung“ von Angeboten^*) - Bereich e-Vergabe

Schritt 19.1. Öffnung (§ 55 VgV) und Dokumentation (8 I VgV)^**)

Dokumentation Blatt 1
Vergabestelle		00
Abteilung - Beschaffungsstelle		00
Vergabeverfahren - Aktenzeichen		00
1. Vertreter/in des Auftraggebers		00
2. Vertreter/in des Auftraggebers		00
Datum und Uhrzeit - Beginn		00
Keine Anwesenheit der Bieter		00
	Bieter 1	Bieter 2	Bieter 3	Bieter 4
Name
Anschrift
e-Vergabe
Eingang des Angebots - Datum/Uhrzeit
Angebot in verschlossenem Umschlag
Unterschrieben
Faxangebot
E-Mail-Angebot
Angebot - qualifizierte Signatur
Angebot - fortgeschrittene Signatur
Endbetrag des Angebots
Andere den Preis betreffende Angaben
Nebenangebot
Besonderheiten
Anmerkungen
Datum und Uhrzeit - Ende
Abteilung - Beschaffungsstelle
Maßnahme zur Verwahrung der Angebote und Anlagen
Sicherung der Vertraulichkeit - Maßnahmen
1. Vertreter/in des Auftraggebers - Unterschrift
2. Vertreter/in des Auftraggebers - Unterschrift

Weitere Bieter vgl. Blatt 2 ff.

*) Ab Ablauf der Angebotsfrist werden alle Vergabeverfahren mittels der e-Vergabe identisch abgewickelt -

**) Die Öffnung der Angebote erfolgt nach § 55 VgV. Die Öffnung ist von „mindestens zwei Vertretern des Auftraggebers gemeinsam“ durchzuführen und zu dokumentieren. Bieter sind nach wie vor nicht zugelassen. Für die Dokumentation sind Mindestangaben zu machen.
Sorgfältige Verwahrung und vertrauliche Behandlung der Angebote mit Anlagen und der Dokumentation über die Öffnung sind erforderlich - § 54 VgV.

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Schritt 19. Eingang bis Wertung von Angeboten

Schritt 19.2. Nachforderung - Aufklärung und Verhandlungen^*) - vgl. § 56 VgV

Aufklärung über Angebot und Eignung des Bieters:
Vergabestelle	00
Abteilung - Beschaffungsstelle	00
Vergabeverfahren - Aktenzeichen	00
1. Vertreter/in des Auftraggebers	00
2. Vertreter/in des Auftraggebers	00
Aufklärungsverhandlung	00
Datum und Uhrzeit - Beginn	00
Aufklärung über Angebot	Bieter 00		Ergebnis 00
Punkt 1	00		00
Punkt 2	00		00
etc.	00		00
Aufklärung über Eignung	00		00
Punkt 1	00		00
Punkt 2	00		00
etc.	00		00
Sonstiges	00		00
00	00		00
Datum und Uhrzeit - Ende		00
Abteilung - Beschaffungsstelle		00
Ergebnis Angebot		00
Ergebnis Eignung		00
Empfehlung für Wertung		00
1. Vertreter/in des Auftraggebers - Unterschrift		00
2. Vertreter/in des Auftraggebers - Unterschrift		00

*) Nach § 56 VgV „dürfen“ die Auftraggeber von Bietern

nur Aufklärungen verlangen über
das Angebot
oder deren Eignung.

Verhandlungen sind unzulässig (vgl. Text der §§ 18 VGV).

Die Grenze zwischen Aufklärung und Verhandlung dürfte im Einzelfall nicht einfach zu ziehen sein.

„Aufklärung“ kann sich nur auf einen bereits im Angebot enthaltenen Bestandteil beziehen, der im Angebot enthalten ist. Das gilt auch hinsichtlich der Eignung. Hier geht es um die vorgelten Nachweise und Erklärungen - inhaltlich. In beiden Fällen kann es m. E. nicht um Ergänzungen oder Vervollständigung etc. gehen. Wie bisher wird es hier sicherlich zu erheblichem Streit darüber kommen, ob die Grenzen eingehalten sind oder nicht. Die Aufklärung ist zu dokumentieren - Vgl. § 8 VgV.

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Schritt 19. Eingang, Verwahrung und Prüfung etc. bis „Wertung“ von Angeboten - §§ 54 f VgV

Schritt 19.3. Prüfung nach § 56 VgV^*)

Prüfung Blatt 1
Vergabestelle		00
Abteilung - Beschaffungsstelle		00
Vergabeverfahren - Aktenzeichen		00
Mitarbeiter/in der Beschaffungsstelle		00
Weitere/r Mitarbeiter/in		00
Datum und Uhrzeit - Beginn		00
Keine Anwesenheit der Bieter		00
	Bieter 1	Bieter 2	Bieter 3	Bieter 4
Name	00	00	00	00
Anschrift	00 etc.
Vollständigkeit - z. B. Nachweise, Erklärungen, Bürgschaften etc.- Vgl. Liste nach § 8 III VgV
Rechnerische Richtigkeit
Fachliche Richtigkeit
Besonderheiten
Anmerkungen
Nachforderungen nach § 56 VgV
Frist für Nachforderung
Datum und Uhrzeit - Ende	00
Mitarbeiter/in der Beschaffungsstelle	00
Unterschrift	00
Nachforderung veranlasst	00
Fristablauf	00
Eingang des Nachweises etc. - Datum/Uhrzeit	00
Weiterleitung zur Wertung	00
Datum/Uhrzeit	00
Mitarbeiter/in der Beschaffungsstelle	00
Unterschrift	00
Weitere/r Mitarbeiter/in	00
Unterschrift	00

Weitere Bieter Vgl. Blatt 2 ff.

*) Die Prüfung ist erheblich entschlackt in § 56 VgV enthalten. Hier sind in der Prüfung nur folgende Punkte zu behandeln:

Vollständigkeit
Rechnerische Richtigkeit
Fachliche Richtigkeit.

Allerdings verlangt § 56 VgV uneingeschränkt die Prüfung sämtlicher Angebote.

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Schritt 19. Eingang, Verwahrung, Prüfung, Ausschluss etc. bis „Wertung“ von Angeboten - §§ 54 f VgV

Schritt 19.4.1. Ausschluss und Ermittlung des wirtschaflichsten Angebots nach §§ 58 f VgV^*)

Wertung Blatt 1		Sofern mehr als vier Bieter - zusätzliches Blatt anlegen!
Vergabestelle	00
Abteilung - Beschaffungsstelle	00
Vergabeverfahren - Aktenzeichen	00
1. Mitarbeiter/in der Auftraggebers	00
2. Mitarbeiter/in des Auftraggebers	00
Datum und Uhrzeit - Beginn	00
Keine Anwesenheit der Bieter	00
Bieter	1	2	3	4	Anmerkungen - Gründe
Name	00	00	00	00	00
Anschrift	00	00	00	00	00
I. Ausschluss nach § 57 VgV	00	00	00	00	00
a) ohne geforderte oder nachgeforderte Erklärungen	00	00	00	00	00
b) fehlende Unterschrift bzw. fehlende elektronische Signierung	00	00	00	00	00
c) Eintragungen nicht zweifelsfrei	00	00	00	00	00
d) Änderungen oder Ergänzungen	00	00	00	00	00
e) nicht form- oder fristgerecht - Verschulden	00	00	00	00	00
f) unzulässige Abrede	00	00	00	00	00
g) nicht zugelassene Nebenangebote	00	00	00	00	00
II. Nichtberücksichtigung nach § 42 f VgV)	00	00	00	00	00
III. Eignungsprüfung - § 19 V, 2 I - VGV	00	00	00	00	00
III.1. Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit	00	00	00	00	00
III.2. Zuverlässigkeit	00	00	00	00	00
III.3. Fachkunde	00	00	00	00	00
	00	00	00	00	00
Datum und Uhrzeit - Ende 00
Mitarbeiter/in der Beschaffungsstelle - Unterschriften	1. Mitarbeiter/in				2. Mitarbeiter/in
Nachforderung veranlasst^)**
Fristablauf
Eingang des Nachweises etc. - Datum/Uhrzeit
Weiterleitung zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots
Datum/Uhrzeit
Mitarbeiter/in der Beschaffungsstelle
Unterschrift

*) Der Ablauf ist exakt durchzuführen - Stufe für Stufe - keine Vermischung der Stufen! Keine „Doppelwertung“ (Trennung der Eignungs- und Zuschlagskriterien).

**) Nachforderungen „können“ nach dem Wortlaut des § 56 VgV erfolgen. Der Ermessensspielraum ist jedoch auf Null reduziert, wenn die Nachweise etc. mit Angebotsabgabe verlangt werden (Selbstbindung). Achtung: Wenn der Bieter der Nachforderung nicht fristgemäß folgt, kann er über den Ausschluss nach § 57 VgV von der Bindung an sein Angebot loskommen.

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Schritt 19.4.2. Ausschluss nach § 57 VgV^*)

Stufe	Zwingender Ausschluss oder Ermessen	Vorschrift	Besonderheiten der Wertung in den Stufen	Ergebnis und Begründung
Stufe 1	Zwingender Ausschluss - kein Ermessen!	§§ 57 VgV	7 Fälle – fehlende Erklärungen etc., nicht unterschrieben bzw. nicht elektronisch signiert nicht zweifelsfreie Eintragungen Änderungen und Ergänzungen nicht form- und fristgerecht (Verschulden) Absprache - Kartell nicht zugelassene Nebenangebote	00

*) Das gilt auch im Fall der Insolvenz etc. - auch hier keine „automatische Nichtberücksichtigung, da auch bei Insolvenz die Fortführung bestimmter Betriebsteile durchaus denkbar ist - allerdings werden hierfür regelmäßig keine Anhaltspunkte für eine Berücksichtigung anzutreffen sein.

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Schritt 19.4.3. Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots nach §§ 58 f VgV^*)
Systematik der Ermittlung

1. Preis niedrigster Preis ohne weitere Kriterien - § 58 VgV

Bieter - Unternehmen	Preis	Rang und eventuelle notwendige Begründung





1.Mitarbeiter/in 2.Mitarbeiter/in etc.	Unterschriften/Datum

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Schritt 19.5.1 Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots nach §§ 58 f VgV^*)
2. Konkrete Errechnung - Bieter 1

Berücksichtigung des und der bekannt gemachten weiteren Kriterien mit Gewichtung - § 58 VgV - Rechtfertigung durch den Auftragsgenstand

Punkte oder Prozentzahl	Bieter 1	Begründung der %- bzw. Punkteverteilung - Bieter B 1 -	Begründung der Rangfolge für Bieter 1
Preis 00 % oder 00 Punkte	00000000000000 €
00 % oder 00 Punkte	Weitere Kriterien^***) neben dem Preis - Vgl. - § 58 VgV
00 Qualität	00
00 Technischer Wert	00
00 Ästhetik	00
00 Zweckmäßigkeit	00
00 Umwelteigenschaften	00
00 Betriebskosten	00
00 Rentabilität	00
00 Kundendienst und technische Hilfe	00
00 Lieferzeitpunkt	00
00 Lieferungs- und Ausführungsfristen	00
00 etc.	00 etc.
00 Lebenszykluskosten	00
00 weitere Kriterien
1.Mitarbeitrer/in	Name, Vorname	Datum	Unterschrift
2.Mitarbeitrer/in
3.Mitarbeitrer/in

*) Vgl. §§ 58, 61 VgV - § 127 GWB ( auch Art. 53 Richtlinie 2004/18). Danach ist der Zuschlag entweder auf das „wirtschaftlich günstigste Angebot“ oder auf den „niedrigsten“ zulässigen Preis zu erteilen (vgl. § 58, 61 VgV - auch Art. 55 - “ungewöhnlich niedrige Angebote”).

***) Wenn Kriterien neben dem Preis vorgesehen sind, muss auch eine entsprechende Gewichtung für Preis und weitere Kriterien begründet und dokumentiert werden.

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Schritt 19.5.2 Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots nach §§ 58 f VgV^*)
Konkrete Errechnung

2. Berücksichtigung des und der bekannt gemachten weiteren Kriterien mit Gewichtung - § 58 VgV - Rechtfertigung durch den Auftragsgenstand - Bieter 2

Punkte oder Prozentzahl	Bieter 2	Begründung der %- bzw. Punkteverteilung - Bieter B 2 -	Begründung der Rangfolge für Bieter 2
Preis 00 % oder 00 Punkte	00000000000000 €
00 % oder 00 Punkte	Weitere Kriterien^***) neben dem Preis - Vgl. - § 58 VgV
00 Qualität	00
00 Technischer Wert	00
00 Ästhetik	00
00 Zweckmäßigkeit	00
00 Umwelteigenschaften	00
00 Betriebskosten	00
00 Rentabilität	00
00 Kundendienst und technische Hilfe	00
00 Lieferzeitpunkt	00
00 Lieferungs- und Ausführungsfristen	00

00 etc.	00 etc.
00 Lebenszykluskosten	00
00 weitere Kriterien
1.Mitarbeitrer/in	Name, Vorname	Datum	Unterschrift
2.Mitarbeitrer/in
3.Mitarbeitrer/in

etc.

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19.5.3. Zuschlagskriterien - Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots
Beispiel als Hilfe aus dem IT-EDV-Bereich^*)

Preisrang - Gewicht	Weitere Kriterien neben dem Preis	Zusätzliche Kriterien	Punkte - Obergrenze 100
70 % = 100 Punkte	30 % = 100 Punkte	Projektleiter - Qualifikation	bis 35
		Stellvertreter - Qualifikation	bis 25
		Mitarbeiter - Qualifikation	bis 10
		00	bis 10
		00	bis 10
		Präsentation	bis 10
Bieter	Preise der Bieter - Preisrang - 70 % - von erreichbaren 100 Punkten	Rang nach Kriterien - 30 % - von erreichbaren 100 Punkten	Gesamtrang - 70 % bzw. 30 % bzw. Punkte - Preis - Punkte Kriterien
Bieter 1	280.000 - Rang 5 = 50 Punkte	70 Punkte - Rang 2	120 - Rang 5
Bieter 2	240.000 - Rang 1 = 100 Punkte	60 Punkte - Rang 3	160 - Rang 1
Bieter 3	260.000 - Rang 3 = 80 Punkte	55 Punkte - Rang 4	135 - Rang 4
Bieter 4	270.000 - Rang 4 = 70 Punkte	80 Punkte - Rang 1	150 - Rang 2
Bieter 5	250.000 - Rang 2 = 90 Punkte	50 Punkte - Rang 5	140 - Rang 3

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19.6. Ermittlung der Rangfolge der Bieter

Bieter	Preis	00% oder 00 Punkte Kriterien	Rangfolge - Begründung
B1
B2
B3













Name, Vorname	Datum	Unterschrift	Unterschrift

Name, Vorname

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Schritt 20. Aufhebung oder Zuschlag

Schritt 20.1.Aufhebungsdokumentation nach §§ 8 I VgV:

Gründe für die Aufhebung - keine eigenen (zuzurechnenden) „Fehler“ - nicht vorhersehbar im Zeitpunkt der Bekanntmachung - aber auch kein „Zuschlagszwang“ (aber bei rechtswidriger Aufhebung mögliche Schadensersatzansprüche der Bieter bzw. Bewerber):

Gründe

kein Angebot entsprechend Ausschreibung:
wesentliche Änderung der Grundlagen der Ausschreibung:
kein wirtschaftliches Ergebnis der Ausschreibung:
andere schwerwiegende Gründe:

Unverzügliches MITTEILUNGSSCHREIBEN an die Bewerber; Bieter, Teilnehmer am Wettbewerb mit den Entscheidungen (Abschluss eines Rahmenvertrags, den Zuschlag, Zulassung an dynamischen Beschaffungssystem, mit Gründen bei Aufhebung oder erneuter Einleitung, sofern Auftragsbekanntmachung oder Vorinformation) nach § 62 I VgV).
Unterrichtungsschreiben - auf Verlangen (Antrag) - unverzüglich, spätestens innerhalb von 15 Tagen nach Antragseingang - Bewerber und Bieter - über
1. nicht erfolgreiche Bewerber über Ablehnung des Teilnahmeantrags
2. nicht erfolgreiche Bieter über Gründe der Ablehnung,
3. Jeden Bieter über Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots
4. Jeden Bieter über Verlauf und Fortschritte der Verhandlungen und des wettbewerblichen Dialogs mit den Bietern
5. a. - d. - entsprechend anwendbar auf Angaben über die Zuschlagserteilung, den Abschluss einer Rahmenvereinbarung, oder Zulassung zu einem dynamischen Beschaffungssystem

Vergabestelle	00
Beschaffungsstelle	00
Mitarbeiter/in	00
Vergabeverfahren	00
Aktenzeichen	00
Ihr Angebot	00
Ihr Aktenzeichen	00
Ihr Ansprechpartner/in	00
Datum	00
Sonstiges	00
Mitteilung nach § 61 I VgV	00
Unterrichtung nach § 61 II VgV	00
Sehr geehrte 00
hiermit teilen wir Ihnen mit, dass wir das Vergabeverfahren nach § 61 I S. 2 VgV aufgehoben haben.
Die Aufhebung erfolgte aus folgenden Gründen:
In dem Vergabeverfahren ist kein Angebot eingegangen, das den Bewerbungsbedingungen entspricht (§ 63 I Nr. 1 VgV):			00
Die Vergabe wurde aufgehoben, weil sich die Grundlagen des Vergabeverfahrens wesentliche geändert haben(§ 63 I Nr. 2 VgV):			00
Die Vergabe wurde aufgehoben, weil das Vergabeverfahren kein wirtschaftliches Ergebnis hatte (§ 63 I Nr. 3 VgV):			00
Das Vergabeverfahren wurde aufgehoben, weil andere schwerwiegende Gründe nach § 61 I Nr. 4 VgV wie folgt bestehen:			00
Wir teilen Ihnen nach § 61 II VgV für den Verzicht auf die Vergabe des Auftrags mit folgenden Gründen auf Antrag mit E-Mail (§ 126 BGB) mit:			00
Wir teilen Ihnen nach § 61 II VgV für den Verzicht auf die Einleitung eines erneuten Vergabeverfahrens mit folgenden Gründen auf Antrag mit E-Mail (§ 126 BGB) mit:			00
Wir bedanken uns für Ihr Angebot bzw. Ihre Teilnahme. Mit freundlichen Grüßen Vergabestelle: 00 i. a. Bearbeiter/in 00



Liste aller und Bewerber und Bieter und gegebenenfalls weitere Betroffene etc. :		Absendedatum	Bearbeiter/in - Unterschrift
1. 00		00	00
2. 00		00	00
3. 00		00	00
etc.		00	00
		00	00

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20. 2. Information und Wartefrist - § 134 GWB

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Schritt 20.3. Zuschlag - Zuschlagsmitteilung - Beweissicherung - § 58 VgV^*)

Siehe o Schritt 19. zu Mitteilung der „Entscheidungen“ nach § 61 I VgV bzw. Unterrichtung auf Verlangen nach § 61 II VgV - teils vorher zu erledigen.

20.3.1. Zuschlagsschreiben - Annahme:

Vergabestelle: 00
Aktenzeichen: 00
Verfahren: 00
Ihr Angebot: 00

Sehr geehrte 00,

hiermit erteilen wir Ihnen den Zuschlag auf Ihr Angebot vom 00 .
Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Wir dürfen Sie um eine Bestätigung durch unterschriebenes Rückfax (s.u.) bitten. Vielen Dank!
Mit freundlichen Grüßen

Vergabestelle 00
i. A.

Bearbeiter/in: 00

20.3.2. Bestätigung des Zugangs:

Rückfax bitte unterschrieben kurzfristig an
Vergabestelle	Fax-Nr.	zurücksenden:
Hiermit bestätigen wir den Erhalt Ihres Zuschlagsschreibens.
Mit freundlichen Grüßen
Unterschrift - Bieter

20.3.3. Fehlende Bestätigung des Zugangs:

Erforderliches Nachfassen, sofern die Bestätigung nicht unverzüglich eingeht:

Maßnahme	Zeitpunkt und Erledigung	Bearbeiter/in und Unterschrift
Telephonische Nachfrage	00
Fax - Nachfrage	00
E-Mail - Nachfrage	00
Abschließende Klärung	00

*) §§ 127 GWB, 58 VgV behandeln lediglich die Zuschlagsmodalitäten (Angebotswertung), nicht aber das Zugangsproblem, sofern man von §§ 134 GWB, 10 9 ff VgV absieht. Grundsätzlich geht es um § 130 BGB (Willenserklärung). Der Zuschlag stellt zivilrechtlich die eine Willenserklärung und die Annahme des Antrags dar (Vgl. § 151 BGB). Seine Wirksamkeit ist vom Zugang gemäß § 130 BGB abhängig. Insofern sollte man lieber zur Beweissicherung einen Schritt mehr unternehmen als einen zu wenig. Daher wird empfohlen, sich den Zugang durch „Rückfax“ bestätigen zu lassen. Wer mit E-Mail und Eingangsbestätigung arbeitet, kann sich seiner Sache noch immer nicht vollkommen sicher sein. Wird der Zuschlag verspätet nach Ablauf der Bindefrist erteilt, so handelt es sich um eine verspätete Annahme, die als neuer Antrag gilt. Das Angebot des Bieters ist mit Ablauf der Bindefrist erloschen. Der Bieter kann, muss aber den verspäteten Zuschlag nicht annehmen. Das gilt auch bei einem vom Angebot des Bieters abweichenden Zuschlag - vgl. insoweit § 150 I und II BGB. Dies wäre aber auch unter dem Aspekt der Transparenz kritisch; denn das Angebot muss auf der Grundlage der Vergabeunterlagen erfolgen - Änderungen der Vergabeunterlagen führen zwingend zum Ausschluss). Demgemäß kann folglich auch der Zuschlag nur auf dieser Basis der Vergabeunterlagen und des Angebots erteilt werden.

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Schritt 21. Mitteilung an nicht berücksichtigte Bieter^*) - vgl. auch o. Schritt 19. nach § 61 I, II VgV

Schreiben bei Ablehnung von Angeboten nach § 62 I VgV nach Entscheidung über den Zuschlag bzw. auf Verlangen (Antrag) nach § 62 I VgV.

Vergabestelle
- Anschrift etc. Vergabestelle - 00
An
- Bieteranschrift - 00
Vergabeverfahren - Aktenzeichen: 00 Bearbeiter/in: 00 Datum: 00
Ihr schriftlicher Antrag vom 00

Sehr geehrte 00,
entsprechend Ihrem Antrag vom 00 teilen wir Ihnen gemäß § 62 VgV folgende Informationen mit:
Den Zuschlag hat der Bieter 00 erhalten.
Das Angebot des gewinnenden Bieters war

00 das wirtschaftlichste Angebot (Preisrang Nr. 1)
00 wirtschaftlich günstigste Angebot unter Berücksichtigung des Preises und der Bewertungsmatrix

Ihr Angebot konnte aus folgenden Gründen nicht berücksichtigt werden:

Gründe für die Ablehnung Ihres Angebots	00	00 Los-Nr.
Das Angebot enthält nicht die geforderten bzw. nachgeforderten Erklärungen (§ 57 VGV).	00
Das Angebot ist nicht unterschrieben (§ 57 VGV).	00
Das Angebot ist nicht elektronisch signiert (§ 57 VGV).	00
Das Angebot weist nicht zweifelsfreie Änderungen an Ihren eigenen Eintragungen auf (§ 57 VGV).	00
Das Angebot enthält Änderungen und Ergänzungen der Verdingungsunterlagen (§ 57 VGV).	00
Das Angebot ist nicht formgerecht eingegangen (§ 57 VGV).	00
Das Angebot ist nicht fristgemäß eingegangen(§ 57 VGV).	00
Das Angebot ist wen unzulässiger, wettbewerbsbeschränkender Abrede ausgeschlossen (§ 57 VGV).	00
Nebenangebot waren nicht zugelassen (§ 57 VGV).	00
Das Angebot ist auszuschließen, weil die Tatbestände des § 57 VgV betroffen sind und eine Berücksichtigung in diesem Vergabeverfahren nicht erfolgen konnte(§ 57 VGV).	00
Das Angebot ist infolge fehlender wirtschaftlicher Leistungsfähigkeit nicht berücksichtigt (§ 42 ff VgV.)	00
Das Angebot ist wen fehlender Zuverlässigkeit nicht berücksichtigt (§ 42 ff VgV)	00
Das Angebot ist wen fehlender Fachkunde nicht berücksichtigt (§ 19 V VGV).	00
Das Angebot weist einen im Verhältnis zu der zu erbringenden Leistung einen ungewöhnlich niedrigen Preis auf, der von Ihnen nicht aufgeklärt werden konnte (§ 60 VgV).	00
Das Angebot enthält Preise, die in offenbarem Missverhältnis zu Leistung stehen …	00
Für das Angebot ist der Nachweis nach § 0000 nicht erbracht.	00

Wir danken für Ihr Interesse und Ihr Angebot.
Mit freundlichen Grüßen
Vergabestelle: 00
i. A.
Bearbeiter/in: 00

*) Entfällt nach § 62 II VgV nicht nur in nationalen Verfahren meist, weil in der Regel keine Anträge gestellt werden.

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Schritt 22. Vergabebekanntmachung - § 39 VgV

Das Muster ist nach § 39 VgV vorgegeben vgl. § 39 II VgV (Erstellung nach den Vorgaben der Spalte 29 Tabelle des Anhangs der DurchführungsVO (EU) 2019/1780 i. V. m. § 10a VgV.)

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Schritt 23. Veröffentlichung von Bekanntmachungen nach § 40 VgV
Bekanntmachungen - Übermittlung

Bekannmachung³⁾	Absendung - Datum¹⁾	elektronisch	Nachweis²⁾
Auftragsbekanntmachung
Vorinformation
Vergabekanntmachung
Auftragsänderungsbekanntmachung
Sonstiges
Abschluss	Datum		Mitarbeiter/in - Unterschriften

Hinweise

1), 2) Der Auftraggeber muss den Tag der Absendung der Bekanntmachungen nachweisen können.

3) Nach § 40 VgV sind alle Bekanntmachungen (Auftragsbekanntmachungen, Vorinformationen, Vergabebekanntmachungen, Bekanntmachungen von Auftragsänderungen - vgl. §§ 37 - 39 VgV) nach § 10 I VgV elektronisch nach der DurchführungsVO EU 2019, 1780, zu erstellen und nach § 10aV S. 1 VgV an das Amt für Veröffentlichungen elektronisch zu übermitteln,

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Schritt 24 - Abschlussdokumentation

Schritt 24. Vollständiges Raster für die Abschlussdokumentation als Seite 1a der Vergabeakte ab Beginn der Dokumentation - früher Deckblatt (Bl. 1)

1.a) (an sich Schritt 31.) Dokumentation^*) nach § 8 I VgV^**)

Dokumentation der „wesentlichen“ Arbeitsschritte vom Abschluss (34.) bis zum 1. Schritt (1.)

Erledigungszeitpunkte (Bl. xxx Vergabeakte mit Begründung)

Bearbeiter/in - eventuelle Anmerkungen

Abwicklung nach Zuschlag

Ablauf von Schritt 34. bis Schritt 1. Dokumentation - Bearbeitungsbeginn bei Schritt 1. (s. u.)

34. Berichte der Fachabteilung an Beschaffungsstelle

33. Ablauf der Gewährleistungsfrist - § 29 II VgV - auch § 128 II GWB - § 61 VgV - BGB-Vertragstypen -

32. Arbeitsende/Abnahme bzw. Lieferung/Leistung - § 29 II VgV - auch § 128 II GWB - § 61 VgV

31. Abschluss der Dokumentation - § 8 VgV

30. Bekanntmachung über die Auftragserteilung - § 39 VgV

29. Information „nicht berücksichtigter Bewerber, Bieter etc.“ - § 62 VgV

28.1. Ablauf der Bindefrist - § 20 VgV

28.2. Ablauf der Zuschlagsfrist?

27.1. Zuschlag - § 58 VgV

27.2. Aufhebung § 63 VgV

26.2. Ablauf der Wartefrist - § 134 GWB

26.1. Rüge - Vergabekammer - Zuschlagssperre - §§ 156 ff GWB

25. Information der Bewerber und Bieter - § 134 GWB

24.1. Einschaltung von Gremien
24.2. Feststellung der Zuschlagsabsicht - § 127 GWB, 58 VgV

23. Öffnung - § 55 VgV

23.1. Prüfung - § 56 VgV

23.2. Öffnung der Interessebekundungen etc. - § 58 VgV
23.3. Prüfung und Wertung der Interessebekundungen etc. - § 58 VgV

22. Nachforderung von Unterlagen - § 56 (2) f VgV

21. Ausschluss - § 57 VgV

20. Prüfung - § 56 VgV

19. Feststellung der Rangfolge und der Zuschlagsabsicht

19.1. Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots §§ 58, 59, 60, 61 VgV

	Mindestens zwei Vertreter - § 58 V VgV
	Bestes Preis-Leistungsverhältnis - § 58 II S. 1 VgV
	Preis und Gewichtung
	Weitere Kriterien und Gewichtung - „insbesondere“ - § 58 II S. 2 VgV
	-qualitative Kriterien
	-umweltbezogene Kriterien
	-soziale Kriterien
	Kriterien nach § 58 II Nr. 1 VgV - „Leistung“
	Kriterien nach § 58 II Nr. 2 VgV - „Personal“
	Kriterien nach § 58 II Nr. 3 VgV - „Kundendienst“ etc.
	Nachweisführung - § 58 IV VgV (§§ 33, 34 VgV entsprechend)

19.2. Ungewöhnlich niedriges Angebot - § 60 VgV

Feststellung Vgl. § 60 I VgV

Aufklärungsverlangen - § 60 I VgV

Prüfung - § 60 II VgV

Berücksichtigung des Angebots

Ablehnung des Angebots

	Keine zufriedenstellende Aufklärung („darf“) - § 60 III s. 1 VgV
	Ablehnung bei Nichteinhaltung von § 60 II S. 2 Nr. 4 VgV (umwelt-, sozial- und arbeitsrechtliche Vorschriften)
	Ablehnung bei fehlendem Nachweis der Rechtmäßigkeit der staatlichen Beihilfe - § 60 IV VgV

18. Vergabevermerk - § 8 II VgV

17. Bekanntmachung des vergebenen Auftrags - § 39 VgV

16. Aufbewahrungspflichten - § 8 IV VgV

15. Bekanntmachung bzw. Aufforderung zur Abgabe von Angeboten - §§ 37 VgV

14.2. Auswahl der aufzufordernden Bewerber nach Teilnahmewettbewerb - § 42 VgV^**)

15.1. Teilnahme- und Auswahlkriterien - §§ 42, auch 6 IV, 7 II ff VgV^**)

15.1. Bekanntmachung Teilnahmewettbewerb - §§ 37 VgV^****)

Ende des internen Vorlaufs

14. Vergabereife - § xxx VgV

13. Zuschlagskriterien - §§ XXX VGV

12. Eignung - Ermessenskriterien - §§ XXX VGV

11. Bewerbungsbedingungen - § XXX VGV

10. Vergabeart - § 14 VGV

9. Nebenangebote - Änderungsvorschläge - §§ 35 VGV

8. VOL/B - Ergänzende AGB - § 29 II VGV

7. Vertragsbedingungen - Individualvereinbarungen - § 29 II, 61 VGV

6. Risiko-Analyse - § 29 II - IV VGV

5.2. Lose oder Gesamtvergabe § 30 VGV

5.1. Leistungsbeschreibung - § 31 VGV

4. Wirtschaftlichkeitsrechnung - HHO

3. Kostenschätzung - Schwellenwert - Gesamtauftragswert - §§ 106 GWB, 1 - 3 VgV - Haushaltsmittel - HHO

2. Markterkundung/Marktübersicht - Bestimmungsrecht und Begründung - § 28 I VgV

1. Beschaffungsantrag

Ende des Internen Vorlaufs

*) Raster für Dokumentation - wird zum Deckblatt S. 1 der Vergabeakte - fortlaufend und zeitnah zu erarbeiten und auszufüllen - Begründungen und Schritte folgen aus der Vergabeakte.

**) Die Dokumentation wird von Anbeginn an Schritt (Schritt 1.) für Schritt aufbereitet. Das Formular ist gewissermaßen „parallel“ zu führen. Die Erledigung der einzelnen Schritte, Maßnahmen und Begründungen ist nachzuweisen. Ein Überspringen einzelner Schritte ist grundsätzlich nicht zulässig und zu begründen.

***) Leider enthält § 8 I S. 1 VgV keine Eingrenzung auf wesentliche Stufen etc., lediglich die Vorgabe für den Mindestinhalt in § 8 I S. 2 VgV, was hier ansatzweise weiterhelfen kann.

****) Zum Teilnahmewettbewerb (falls erforderlich) Vgl. § 14 II, III VGV.

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Schritt 25. Abschluss der Dokumentation nach § 8 I VgV - kurze Fassung

Schritt 25.1. Dokumentation der wesentlichen Arbeitsschritte - kurze Fassung

Dokumentation der wesentlichen Arbeitsschritte - kurze Fassung	Erledigungszeitpunkt sowie Bl. der Vergabeakte mit Begründung	Bearbeiter/in - eventuelle Anmerkungen
29. Ablauf der Gewährleistungsfrist	00	00
28. Arbeitsende/Abnahme bzw. Lieferung/Leistung	00	00
27. Besondere Vertragsurkunde - entfallen, aber möglich	00	00
26. Ablauf der Bindefrist	00	00
25. Zuschlag	00	00
24. Feststellung des wirtschaftlichsten Angebots	00	00
	00	00
	00	00
	00	00
	00	00
	00	00
	00	00
	00	00
22. Nachforderung nach § 56 VGV	00	00
21. Aufklärung nach § 56 VGV - ausnahmsweise Verhandlungen bei Freihändiger Vergabe - § 14 f VGV	00	00
20. Prüfung nach § 56 VGV	00	00
19. Öffnung der Angebote - § 5 VGV	00	00
18. Ablauf der Angebotsfrist - § 10 VGV	00	00
17. Auskünfte (nicht mehr in VGV, aber nach § 241 II BGB erforderlich!)	00	00
16. Eingang der Angebote - § 54 VGV	00	00
15. Bekanntmachung bzw. Aufforderung zur Abgabe von Angeboten - § 37 VGV	00	00
Auswahl der aufzufordernden Bewerber nach Teilnahmewettbewerb - § 42 VGV^**)	00	00
Teilnahmewettbewerb - Teilnahme- und Auswahlkriterien - §§ 16, 17 VgV^**)	00	00
Teilnahmewettbewerb - §§16, 17 VGV^**)	00	00
14. Vergabereife	00	00
13. Zuschlagskriterien - §§ 58, 59, 60, 61 VGV	00	00
12. Eignung - Ermessenskriterien - §§ 42 VGV	00	00
11. Bewerbungsbedingungen - § 29 I Nr. 4 VGV	00	00
10. Vergabeart - § 14 f VGV	00	00
9. Nebenangebote - Änderungsvorschläge - §§ 35 VGV	00	00
8. VOL/B - Ergänzende AGB - § 29 II VGV	00	00
7. Individualvereinbarungen	00	00
6. Risiko-Analyse	00	00
5. Leistungsbeschreibung - § 31 VGV	00	00
4. Wirtschaftlichkeitsrechnung - HHO	00	00
3. Kostenschätzung - Schwellenwert - Gesamtauftragswert - § 3 VgV - Haushaltsmittel - HHO	00	00
2. Markterkundung/Marktübersicht - § 28 IVGV	00	00
1. Beschaffungsantrag	00	00
Beschaffungsplanung - Informationen	00	00
Verfahrens-/Beschaffungsidee	00	00

*) Die Dokumentation wird von Anbeginn an Schritt für Schritt aufbereitet. Das Formular ist gewissermaßen „parallel“ Stufe für Stufe zu erstellen. Die Erledigung der einzelnen Schritte, Maßnahmen und Begründungen ist nachzuweisen. Ein Überspringen einzelner Schritte ist zu begründen und zu dokumentieren - bei Übergehen einzelner Schritte ergeben sich in der Regel vergaberechtliche Verstöße. Leider sieht § 20 VGV nicht vor, dass lediglich die „wesentlichen Stufen“ etc. zu dokumentieren sind. Es sind auch keine Mindestbeinhalte wie in § 24 VGV vorgeschrieben.

**) Zum Teilnahmewettbewerb (falls erforderlich) Vgl. §§ 16, 17 VGV.

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Große EU-Vergabeverfahren (Projekte etc.) bis zur Vergabereife

Teil II. Große Vergaben - „Vorlauf“ und Vorgehensweise

Übersicht

Schritt I Erste Einordnung
Schritt II. „Vorlauf“ bis Beschaffungsantrag

Schritt I. Erste Einordnung

Ausgenommene Aufträge - §§ 107, 108, 137 f GWB

SektVO - § 100 GWB - Sektorenbereich

VSVgV - § 104 GWB - Verteidigung und Sicherheit

Lieferungen - § 103 II - IV GWB

	„Risikoleistungen“ - §§ 29 II, 31 f VGV, §§ 434 I S. 1, ~536 I, II, 633 II S. 1 BGB
	„Eignungsleistungen“ - §§ 29 II, 31 VGV, §§ 434 I S. 2 Nr. 1, ~536 I, II, 633 II S. 2 Nr. 1 BGB
	„Standardleistungen“ - §§ 29 II, 31 VGV, §§ 434 I S. 2 Nr. 2, 536 I, II, 633 II S. 2 Nr. 2 BGB

Bauleistungen - § 103 I GWB

Dienstleistungen - „Rest“ - § 103 II - IV GWB

	Ausnahmen § 107 I - VI GWB
	Sonstige Dienstleistungen

Lieferungen und Dienstleistungen - § 103 II -. IV GWB

Dienstleistungen und Bauleistungen § 103 II GWB

Planung und Architekten - § 69 ff VgV

Datum

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Schritt II. „Vorlauf“ bis Beschaffungsantrag

1. Beschaffungsabsicht - Idee - Auslösung und Gründe

	Neue Geräte, Anlagen
	Anpassung vorhandener Leistungen
	Neues Projekt
	Projektfortführung
	Sonstiges
	Strategische Vorgaben
	Zeitvorstellung
	Leitung

1.1. Erste Einordnung - falls schon möglich

Ausgenommene Aufträge - §§ 107, 108, 137 GWB

Konzessionsgeber - 101 GWB

SektVO - §§ 100, 102 GWB - Sektorenbereich

VSVgV - § 104 GWB - Verteidigung und Sicherheit

Lieferungen - § 103 II - IV GWB

	„Risikoleistungen“ - §§ 29 II, 31, 61 VGV, 128, 121, 122 GWB - §§ 434 I S. 1, ~536 I, II, 633 II S. 1, 823 f BGB, ProdhaftG, KIVO etc.
	„Eignungsleistungen“ - §§ 132 GWB, 29 II, 31 VGV, §§ 434 I S. 2 Nr. 1, ~536 I, II, 633 II S. 2 Nr. 1 BGB
	„Standardleistungen“ - §§ 132 GWB, 29 II, 31 VGV, §§ 434 I S. 2 Nr. 2, 536 I, II, 633 II S. 2 Nr. 2 BGB Sondermerkmale - § 31 VI VgV Alleinstellungsmerkmale - § 31 VI VgV

Bauleistungen - § 103 I, II GWB

Dienstleistungen - „Rest“ - § 103 II - IV GWB

Lieferungen und Dienstleistungen - „gemischt“ - § 110 GWB

Dienstleistungen und Bauleistungen - „gemischt“ - § 103 II – IV GWB

Überprüfung der eigenen Kapazitäten - Einschaltung externer Unternehmen

	Planung - Architekten - § 69 ff VgV
	Anhang II
	Sonstige Dienstleistungen

Erste Auftragswertschätzung - §§106 GWB, 3 VgV
Bauleistungen
- über ca. 5.Mio. €
- unter 5 Mio. €
Lieferungen und Dienstleistungen
-über ca. 200.000 €
-unter ca. 200.000 €

Datum

Person - Handzeichen Diese Punkte sollten möglichst frühzeitig mit der Beschaffungsstelle durchgesprochen werden - gegebenenfalls mit der Leitung.

2. Erstes „Urkonzept“

	Leistungen - Ziele - Notwendigkeit - Gründe - Bedarf -
	Ziele - Forderungen - strategische Entscheidungen
	Vorgehensweisen
	Projekt
	V-Modell XT - www.cio.bund.de
	Phasenkonzept BVB-Planung - www.cio.bund.de
	„agiles Vorgehen“
	Verfahren X
	Verfahren Y etc.

3. Erste Markterkundung - falls nicht vorliegend

Potenzielle Lösungen	Bewerber	Aufwand, Preise
1.
2.
3.
4.
etc.

4. Erste Ist-Analyse - zwingender Neubedarf, Defizite, Veraltung etc. - Notwendigkeit, Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit - HaushaltsR

5. Änderungsbedarf - Anpassung vorhandener Leistungen - Gründe - Notwendigkeit, Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit - HaushaltsR

6. Intensivierung der Markterkundung - § 28 VgV

7. Erste Kostenschätzung - § 106 GWB

8. Grobe Leistungsbeschreibung - §§ 121 GWG, 31 VgV

9. Erster vorläufiger Zeitplan - Vgl. § 20 VgV

	Schritte - Prüfungspunkte	Datum 00/00/0000
	1. Auslösung und Gründe	00/00/0000
	2. Entscheidung der Leitung	00/00/0000
	3. Vorinformationsverfahren	00/00/0000
	4. Beschaffungsantrag	00/00/0000
	5. Bekanntmachung	00/00/0000
	6. Ablauf der Angebotsfrist	00/00/0000
	7. Information der nichtberücksichtigten Bewerber und Bieter und Wartefrist	00/00/0000
	8. Zuschlag	00/00/0000
	9. Leistungsbeginn	00/00/0000
	10. Leistungsende	00/00/0000
	11. Ablauf der Gewährleistungsfrist	00/00/0000

10. Einschaltung des Haushaltsbeauftragten

11. Interne Abstimmung in Fachabteilung

12. Einschaltung der Leitung und grundsätzliche Entscheidung - eventuell auch früher -

Leitung

Voraussichtlicher Zeitrahmen
-ab Abschluss dieser Schritte
-bis zur tatsächlichen Leistung

Datum: 00/00/0000
Leistung/Ablieferung-Abnahme:
Datum: 00/00/0000

Weitere Veranlassung: 0000000000

Bearbeiter/in: 00
Bearbeiter/in: 00
Datum: 00/00/0000

13. Projekte - größere Beschaffungen - „Kick-off-Termin“ - “runder Tisch”

	Ergebnisse	Korrekturen
	Unstrittige Punkte	Offene Punkte
	1.	1.
	2.	2.
	3.	3.
	etc.	etc.

13. Abarbeiten der offenen Punkte

	Offene Punkte	Erledigung
	1.	1.
	2.	2.
	3.	3.
	etc.	etc.

14. Erstellen eines Zwischenberichts

15. Wirtschaftlichkeitsrechnung

16. Einschaltung des Haushaltsbeauftragter/n

17. Entscheidungsvorlage an Leitung: zumindest „Grobkonzept“ für die Leistung mit Ist-Analyse, erstem Zeitrahmen, zumindest groben Vorstellungen und Markterkundungsergebnisse bzw. Lösungsansätze, Risikoanalyse, Compliance-Erfordernisse

	Darstellung der Lösungswege	Bewertung der Lösungswege - Rang und Gründe
	1.
	2.
	3.
	4.
	etc.

Leitung

18. Zwischenentscheidung der Leitung

Leitung

19. Konkretisierung der Ist-Analyse

20. Grober Zeitrahmen - Eck-Daten

21. Markterkundung - Bestimmungsrecht

	Markterkundung	Bestimmungsrecht
	Standardleistungen	Projekte etc.
	Risikoleistungen

Vorinformationsverfahren - gegebenenfalls schon jetzt

Beginn der konkreten Umsetzung

Siehe Teil I

Zurück zur Übersicht

Regelungen nuinmehr in §§ 97 ff GWB sowie SektVO - der bisherige Beitrag ist überholt

Hinweis: für den Sektorenbereich gilt nunmehr seit dem 28.9.2009 die Sektorenverordnung, die die bb-§§ und SKR-Bestimmungen abgelöst hat.

Weiterlesen:

SektVO - Sondervorschriften für den Sektorenbereich - vgl. § 105 GWB, SektVO

Weiterlesen:

Muster Anhang A Offenes Verfahren

Infolge der möglichen Veränderungen der VOL/A - Text VOL/A/2000 sind die Ausführungen Aktuelles sowie Vergabetip zu beachten.

Weiterlesen:

Ausschließliches Recht und Vergabe

Weiterlesen:

Schätzung des Schwellenwerts zu den Einzelheiten

Schwellenwerte nach § 106 GWB, 3 VgV -

Schwellenwerte ab 1.1.2022 bis 31.12..2023

ab 1. Januar 2022 bis 31.12.2023

Bauaufträge

EUR 5.382.000

Liefer- und Dienstleistungsaufträge

EUR 215.000

Liefer- und Dienstleistungsaufträge

(bei oberen und obersten Bundesbehörden) EUR 140.000

Liefer- und Dienstleistungsaufträge

(bei Sektorenauftraggebern und im Bereich

Verteidigung und Sicherheit) EUR 431.000

Konzessionen EUR 5.382.000

Die Schwellenwerte beziehen sich jeweils auf die geschätzten Auftragswerte ohne Umsatzsteuer.

- auf die Änderung der VOL/A 2002 achten

Weiterlesen:

a-§§ mit Basis-§§ VOL/A

Anhang F - altes Formuar nicht mehr benutzen - nunmehr müssen die Bekanntmachungsformulare der EU eingesetzt werden - abrufbar z.B. unter www.bmwa.de - Vergaberecht - bekanntmachungsmuster - oder www.simap.eu.de

Weiterlesen:

Verzicht auf Vorlage von Unterlagen und Nachweisen

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Vergabeprofi

A. Hinweise EU-Verfahren nach GWB, VgV

B. Übersicht

Teil I EU-Vergabe

Teil II

Teil I Abwicklungsraster - EU-Vergabe

Vergabeverfahren (Vergabevorbereitung, Angebotseingang und Zuschlag)

1. EU-Vergabe bis zur Vergabereife1)

Schritt 1: Beschaffungsantrag1)

Schritt 2. Überprüfung des Beschaffungsantrags*) (vor Weiterleitung durch die Fachabteilung an die Beschaffungsstelle bzw. auch durch die Beschaffungsstelle)

Schritt 3. Haushaltsmittel, Auftragswert, Zeitrahmen

Schritt 3.1. Haushaltsmittel1)

Schritt 3.2. Kontrollschätzung des Auftragswertes1)

Schritt 3.3. zumindest „grober“ Zeitrahmen*)

Schritt 4. Markterkundung und -übersicht oder „Bestimmungsrecht“*) **) ***)

Schritt 4.1. Vorgehen über das Bestimmungsrecht - kritischer Bereich

Schritt 4.2. Vorhandene Marktkenntnisse der Fachabteilung

4.2. Vorhandene Marktkenntnisse der Fachabteilung

Schritt 4.3. Markterkundung und -übersicht (national, euweit, weltweit, „angemessen“!

Schritt 4.3.2. Abfrage bzw. Anforderung einer Auskunft bei ausgewählten potentiellen Unternehmern - möglichen Bietern - im Rahmen der Markterkundung:*)

Schritt 4.3.2. Anlage zum Auskunftsschreiben - voll ausgefüllt durch Fachabteilung oder Beschaffungsstelle (soweit möglich)*)

4.4.1. Bieter B1

4.4.1. Bieter B2

4.4.1. Bieter B3

Schritt 4.4.2. Konkrete Ergebnisse der Markterkundung - Beispiel*)

4.4.2. Bieter B1

4.4.2. Bieter B2

4.4.2. Bieter B 3 etc.

Schritt 4.5. Feststellung der erforderlichen Merkmale*) (kursiv und rot: nicht erforderliche Merkmale)

Schritt 4.6. Feststellung der erforderlichen Merkmal - Ergebnis für Leistungsbeschreibung*)

Schritt 4.7. Marktübersichtsraster als Ergebnis der Markterkundung*)

Schritt 5. Schwellenwerte*)

6. Auftragswertschätzung

Schritt 7. Endgültiger Zeitrahmen - spätestens jetzt konkretisiert*)**)

Schritt 7.1. Zeitrahmen - Arbeitsschritte

Schritt 7.2. Konkreter Zeitrahmen für das Verfahren

Schritt 8. Lose oder Nichtberücksichtigung von Losen*)

Schritt 9. Rahmenvereinbarungen1)

Schritt 10. Nebenangebote1) - Vgl. §§ 9 V, 19 III g) VgV

Schritt 11. Individuelle Vertragsvereinbarungen - Risiko-Analyse*) **) ***) ****)

Schritt 11.1. Risikostufen nach dem BGB-System1)

Schritt 11.2. Risikoanalyse: Eignung - Leistungsbeschreibung - Lieferung bzw. Abnahme - Mängelhaftung*)

Schritt 11.3. Risikoanalyse: Verschärfung der AGB der öffentlichen Hand oder individuelle Verweisung auf die Geltung der jeweiligen AGB*)

Schritt 12. Eignung

Schritt 12.1.1. Mögliche Eignungsnachweise etc.*)

12.1.2. Weitere Nachweise und Erklärungen vor allem für Eignungskriterien in EU-Verfahren

Schritt 12.2. Nachweisliste*)

Schritt 12.3. Eigenerklärung nach §§ 123 I, II, 124 I Nr. 2 GWB, 45 VgV

Schritt 12.4. Muster für Eintragung in Berufs- oder Handelsregister nach § 44 I VgV

Schritt 12.5. Muster für Eignungsnachweise nach § 45 I VgV

Schritt 12.6. Muster für Eignungsnachweise bei Einsatz von Nachunternehmern nach 36 I VgV

Schritt 12.7. Eigenerklärung - Angebote von Bietergemeinschaften - Mitglieder - Rechtsform der Bietergemeinschaft - Bevollmächtigter der Bietergemeinschaft

Schritt 13. Zuschlagskriterien – Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots - § 58 VgV*)

Schritt 13.1. Übersicht - Systematik der Zuschlags

13. Zuschlagskriterien - „Wertungskriterien“Schritt 13.2. Beispiel aus dem IT-EDV-Bereich*)

Schritt 14. Teilnahmewettbewerb

Schritt 14.1. Dokumentation der Erforderlichkeit des Teilnahmewettbewerbs*)

Schritt 14.2. Auswahlkriterien, -verhandlung und Auswahl im Teilnahmewettbewerb

Schritt 14.3. Auswahl im Teilnahmewettbewerb*)

Schritt 15. Wahl der Verfahrensart*)

Schritt 15.1. Verfahrensarten - Übersicht

Schritt 15.2. Wahl der Verfahrensart

Schritt 16. Aufforderung zur Angebotsabgabe*)Vorgegebenes „Muster“ der Bekanntmachung benutzen - §§ 37, 39 VgV.

Schritt 17. Bewerbungsbedingungen*) Bewerbungsbedingungen für die Vergabe von Leistungen nach VgV

Schritt 18.: Vergabereife*) - Absendung der Vergabeunterlagen

Schritt 18.1. Feststellung der Vergabereife nach Erledigung aller Punkte der Vergabevorbereitung

Schritt 18.2. Die folgenden Schritte werden mittels e-Vergabesystem durchgeführt.

Schritt 19. Eingang bis „Wertung“ von Angeboten*) - Bereich e-Vergabe

Schritt 19.1. Öffnung (§ 55 VgV) und Dokumentation (8 I VgV)**)

Schritt 19. Eingang bis Wertung von Angeboten

Schritt 19.2. Nachforderung - Aufklärung und Verhandlungen*) - vgl. § 56 VgV

Schritt 19. Eingang, Verwahrung und Prüfung etc. bis „Wertung“ von Angeboten - §§ 54 f VgV

Schritt 19.3. Prüfung nach § 56 VgV*)

Schritt 19. Eingang, Verwahrung, Prüfung, Ausschluss etc. bis „Wertung“ von Angeboten - §§ 54 f VgV

Schritt 19.4.1. Ausschluss und Ermittlung des wirtschaflichsten Angebots nach §§ 58 f VgV*)

Schritt 19.4.2. Ausschluss nach § 57 VgV*)

1. EU-Vergabe bis zur Vergabereife¹⁾

Schritt 1: Beschaffungsantrag¹⁾

**Schritt 2. Überprüfung des Beschaffungsantrags^*) (vor Weiterleitung durch die Fachabteilung an die Beschaffungsstelle bzw. auch durch die Beschaffungsstelle)**

Schritt 3.1. Haushaltsmittel¹⁾

Schritt 3.2. Kontrollschätzung des Auftragswertes¹⁾

**Schritt 3.3. zumindest „grober“ Zeitrahmen^*)**

Schritt 4. Markterkundung und -übersicht oder „Bestimmungsrecht“**^{) ) )}**

Schritt 4.3.2. Abfrage bzw. Anforderung einer Auskunft bei ausgewählten potentiellen Unternehmern - möglichen Bietern - im Rahmen der Markterkundung:**^*)**

Schritt 4.3.2. Anlage zum Auskunftsschreiben - voll ausgefüllt durch Fachabteilung oder Beschaffungsstelle (soweit möglich)**^*)**

Schritt 4.4.2. Konkrete Ergebnisse der Markterkundung - Beispiel^*)

Schritt 4.5. Feststellung der erforderlichen Merkmale^) (kursiv und rot: nicht erforderliche Merkmale)*

Schritt 4.6. Feststellung der erforderlichen Merkmal - Ergebnis für Leistungsbeschreibung^*)

Schritt 4.7. Marktübersichtsraster als Ergebnis der Markterkundung^*)

Schritt 5. Schwellenwerte^*)

Schritt 7. Endgültiger Zeitrahmen - spätestens jetzt konkretisiert^*)**)

Schritt 8. Lose oder Nichtberücksichtigung von Losen^*)

Schritt 9. Rahmenvereinbarungen¹⁾

Schritt 10. Nebenangebote¹⁾ - Vgl. §§ 9 V, 19 III g) VgV

Schritt 11. Individuelle Vertragsvereinbarungen - Risiko-Analyse^{) ) ) ****)}

Schritt 11.1. Risikostufen nach dem BGB-System¹⁾

Schritt 11.2. Risikoanalyse: Eignung - Leistungsbeschreibung - Lieferung bzw. Abnahme - Mängelhaftung^*)

Schritt 11.3. Risikoanalyse: Verschärfung der AGB der öffentlichen Hand oder individuelle Verweisung auf die Geltung der jeweiligen AGB^*)

Schritt 12.1.1. Mögliche Eignungsnachweise etc.^*)

Schritt 12.2. Nachweisliste^*)

Schritt 13. Zuschlagskriterien – Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots - § 58 VgV^*)

13. Zuschlagskriterien - „Wertungskriterien“
Schritt 13.2. Beispiel aus dem IT-EDV-Bereich^*)

Schritt 14.1. Dokumentation der Erforderlichkeit des Teilnahmewettbewerbs^*)

Schritt 14.3. Auswahl im Teilnahmewettbewerb^*)

Schritt 15. Wahl der Verfahrensart^*)

Schritt 16. Aufforderung zur Angebotsabgabe^*)
Vorgegebenes „Muster“ der Bekanntmachung benutzen - §§ 37, 39 VgV.

Schritt 17. Bewerbungsbedingungen^*)
Bewerbungsbedingungen für die Vergabe von Leistungen nach VgV

Schritt 18.: Vergabereife^*) - Absendung der Vergabeunterlagen

Schritt 19. Eingang bis „Wertung“ von Angeboten^*) - Bereich e-Vergabe

Schritt 19.1. Öffnung (§ 55 VgV) und Dokumentation (8 I VgV)^**)

Schritt 19.2. Nachforderung - Aufklärung und Verhandlungen^*) - vgl. § 56 VgV

Schritt 19.3. Prüfung nach § 56 VgV^*)

Schritt 19.4.1. Ausschluss und Ermittlung des wirtschaflichsten Angebots nach §§ 58 f VgV^*)

Schritt 19.4.2. Ausschluss nach § 57 VgV^*)

Schritt 19.4.3. Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots nach §§ 58 f VgV^*)
Systematik der Ermittlung

Schritt 19.5.1 Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots nach §§ 58 f VgV^*)
2. Konkrete Errechnung - Bieter 1

Schritt 19.5.2 Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots nach §§ 58 f VgV^*)
Konkrete Errechnung

19.5.3. Zuschlagskriterien - Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots
Beispiel als Hilfe aus dem IT-EDV-Bereich^*)

Schritt 20.3. Zuschlag - Zuschlagsmitteilung - Beweissicherung - § 58 VgV^*)

Schritt 21. Mitteilung an nicht berücksichtigte Bieter^*) - vgl. auch o. Schritt 19. nach § 61 I, II VgV

Schritt 23. Veröffentlichung von Bekanntmachungen nach § 40 VgV
Bekanntmachungen - Übermittlung