1. Auftragsart/Aufgabenstellung

--siehe Checklist unten --

2. Leistungen - VOL/A oder VOF

Muster Prüfung Freiberufler-Leistungen -vgl. Fußn. 1 zu § 1 VOL/A - § 18 EStG

Nachweis "Freiberufler-Leistung"

Gesamtergebnis der Prüfung:

VOLA 

Eindeutig und erschöpfende Beschreibbarkeit

(z.B. BVB-Erstellung)

VOF 

Nicht eindeutige und erschöpfende

Beschreibbarkeit (z.B. BVB-Planung – auch

Häufig EVB-IT-Dienstvertrag)

nur Haushaltsordnungen 

(unterhalb der Schwellenwerte)

-          Entsprechende Anwendung der VOL/A – 

-          „Kleines Vergabeverfahren“ 

-          Oder entsprechende Anwendung der VOF bei

-          Größeren Aufträgen 

- Leistungen i.S.d. Anhang I A VOF 

- Leistungen i.S.d. Anhang I B VOF 

nur §§ 8 II, 17 VOF

-          Architekten- oder Ingenieurleistungen 

-          VOL/A oder VOF (§§ 22 ff )

3. Grobe Leistungsbeschreibung - Aufgabenbeschreibung 

für Markterkundung

Verständlichkeit für alle Bewerber

Spezifikationen nach Anhang TS

Kein ungewöhnliches Wagnis 

Z.B.

Beratung im Rahmen des IT-Projekts:

Art der Beratungsleistungen

Externe Projektleistung

Coaching des Projektleiters und des Projektteams

Projektplanung

Programmierung

Systemauswahl

Betriebswirtschaftliche Beratung

Technische Beratung

Rechtliche Beratung

Ist-Analyse

Grobkonzept

Forderungen

Fachliches Feinkonzept

etc.

Hilfen:

EVB-IT-Dienstleistungen- Vertrag – www.kbst.bund.de

BVB-Planung-Schein – www.kbst.bund.de

Weitere Beispiele

Schulungsleistungen

Fortbildung

Künstlerische Leistung

Seminar

4. Marktübersicht/Markterkundung

Gewählte Möglichkeiten der Markterkundung/Preiserkundung/ Marktübersicht - Informationsbeschaffung:

Hier ankreuzen:

Ø        Bisherige Vergabeverfahren

Ø        Verfahren anderer öffentlicher Auftraggeber

Ø        Fachzeitschriften

Ø        Veröffentlichungen

Ø        Anbieter (Lieferantenliste – Disk etc.)

Ø        Messen, Ausstellungen

Ø        Anbieterinformationen/-präsentationen

Ø        Gelbe Seiten

Ø        Telefonbücher

Ø        Brancheninformationen

Ø        Anfragen bei anderen Behörden

Ø        Voranfragen bei Firmen

Ø        Anfragen bei Fachleuten

Ø        Anfrage bei berufsständischen Vertretungen

Ø        Industrie- und Handelskammern

Ø        Handwerkskammern

Ø        Auftragsberatungsstellen

Ø        Teilnehmerwettbewerb - vgl. §4 VOL/A

Ø        Internet: <ins cite="mailto:Expert" datetime="2005-02-07T10:20">www.froogle.google.de (im Aufbau)</ins>

Ø        www.wlw.de

Ø        Berliner Vergabehandbuch

Ø        Sonstiges:

Ø        ___________________________________

Ø        Mitwirkung von Sachverständigen

Ø        "zur Klärung rein fachlicher " Fragen"

Ø        ( "Zweckmäßigkeitsfrage" – Erforderlichkeit ?)

Ø        Anfrage bei Berufsvertretung - vgl. § 6 2. VOL/A

Ø        Gutachten - vgl. § 6 VOL/A

Ø        Unternehmensberatung - vgl. § 6 VOL/A

Ø        Sonstiges:

Ø        ___________________________________

Ø        ___________________________________

Feststellung der Marktübersicht

Basis:

Ergebnis:

Potentielle Bieter:

Geschätzte (Basis zu benennen !) Zahl:

Erfaßte Unternehmen – namentlich:

5. Preisübersicht

Grundlagen

Daten

Basis

Sachverständiger

Preiserkundung - Preisübersicht

Basis:

Preislisten der Unternehmen

Leistung Preis

Unternehmen A

Unternehmen B

Unternehmen C

Unternehmen D

etc.

Ergebnis:

Kostenschätzung/Auftragswertschätzung:

Basis – Preisübersicht – s.o. :

6. Sachverständigenbeauftragung - § 6 VOF 

-          Aufgabenstellung/Arbeitsfeld

- Erforderlichkeit 

Begründung:

- eigene Kenntnisse und Fachleute 

Begründung:

Sachverständige sind darauf hinzuweisen, dass sie bei einer Beteiligung an er Vorbereitung des Verfahrens mit dem „Projektanten-Problem“ konfrontiert werden könnten. Sie können infolge eines möglichen Wettbewerbsvorsprungs vom Wettbewerb über die Vergabe der VOF ausgeschlossen werden, wenn sie nicht nachweisen, dass Sie aus ihrer Tätigkeit insofern keine Wettbewerbsvorteile hatten (vgl. EuGH).

7. Ausführungsfristen – Teilnahmefristen - Zeitplan - § 14 VOF

- Teilnahmefrist: 37 Tage 

-          Besondere Dringlichkeit: 15 Tage 

Begründung:

Konkrete messbare Nachteile bei Einhaltung

der üblichen Frist – Gefährdung wesentlicher

Aufgaben – kritischer Bereich:

- Verlängerung der Frist in Sonderfällen

* Ortsbesichtigung 

* Einsichtnahme in Unterlagen 

* Sonstiges 

- Arbeitsbeginn:

* Arbeitsende:

* Sonstiges:

Die Ausführungsfristen sind im Wege der Markterkundung festzustellen, falls hierzu bereits Erkenntnisse erreicht werden können.

Auch Ausführungsfristen müssen angemessen sein, weil andernfalls der Wettbewerb beschränkt wird. Besonders kurze Fristen bedürfen auch hier der Begründung:

7. Vorinformationsverfahren – EU-Bereich – VOF 

nach § 9 I VOF

bei Schwellenwerten über 750.000 Euro 

Muster Vorinformationsverfahren

8. Schwellenwert

-          Schwellenwert unter 200.000 Euro (Bund: 130.000 €) 

VOL/A - Basis-§§ bei freiberuflichen

Leistungen nicht anwendbar (vgl. § 1 2. Spiegelstrich VOL/a) 

(aber nach h. M. entsprechend anwendbar – meist Freihändige Vergabe – aber immer

grundsätzlich im Wettbewerb.

Schwellenwert über 200.000 Euro 

Basis: Preisübersicht s.o.

9.  Leistungsbeschreibung/Aufgabenstellung

Aufgabenstellung – Leistungsbeschreibung – Kontrolle - Checklist

Bitte durchprüfen und abhaken !

-         - Neutral: 

-         - Wettbewerbsgeeignet: 

-         - Für alle gleich verständlich: 

-         - Unzumutbares Wagnis: 

-         - Sämtliche preisbildenden Umstände: 

-         - Vorgegebene Leistungsscheine: 

-         - Vorgegebene Allgemeine Geschäftsbedingungen: 

-         - Möglichkeit der „eindeutigen und erschöpfenden Leistungsbeschreibung“: 

-         - Unmöglichkeit der „eindeutigen und erschöpfenden Leistungsbeschreibung“: 

* Gründe/Ursachen/Faktoren:

* Vertragsart:

* Vorgaben:

* Vorgehensmodelle:

* Konzepte:

* Berechnungsraster:

Einzelheiten und Beispiele:

-          „eindeutige und erschöpfende Beschreibbarkeit“ 

VOL/A (vgl. § 1 3. Spiegelstrich)

-          „nicht eindeutige und

nicht erschöpfende Beschreibbarkeit“ - VOF (vgl. § 8) 

Begründung:

z.B.

Beratung im Rahmen des IT-Projekts: 

Art der Beratungsleistungen 

Externe Projektleistung

Coaching des Projektleiters und des Projektteams 

Projektplanung 

Programmierung 

Systemauswahl 

Betriebswirtschaftliche Beratung 

Technische Beratung 

Rechtliche Beratung 

Ist-Analyse 

Grobkonzept 

Forderungen 

Fachliches Feinkonzept 

etc.

Hilfen:

EVB-IT-Dienstleistungen-Vertrag 

BVB-Planung-Schein 

Weitere Beispiele

Schulungsleistungen 

* mit Konzeptentwicklung 

* ohne Konzeptentwicklung 

Fortbildung 

Künstlerische Leistung 

Seminar 

10. Wertungskriterien – die Wertungskriterien bilden die Basis für die Auftragserteilung. Sie müssen in diesem Stadium vor Bekanntmachung festgelegt werden. Im Regelfall werden sie bereits bei der Teilnehmerauswahl nach Eingang der Teilnehmeranträge eine gewisse Rolle spielen; denn auch diese Auswahl muß sachlich und nachvollziehbar sein. Sie ist im Vergabenachprüfungsverfahren angreifbar. Die Auswahl der in Betracht kommenden Teilnehmer bezieht sich auf alle, die die erforderlichen Nachweise und Erklärungen vollständig abgeben. Das verfahren mündet zwar in einem Verhandlungsverfahren, gleichwohl gelten auch hier die Grundsätze der Gleichbehandlung bzw. das Diskriminierungsverbot. Aus den ausgewählten Teilnehmern – Bewerbern – sind sodann diejenigen aus, die zur Auftragsverhandlung eingeladen werden (vgl. § 10 VOF).

n        Keine Besonderheiten: 

Die Wertungskriterien sind ein kritischer Bereich.

Die in § 16 Nr. 2 VOF anzutreffenden Angaben

Sind wenig weiterführend und gefährlich. Eine Mindest-

Qualifikation ist erforderlich.

Nach § 16 Nr. 2 VOF sollen beachtlich sein:

Auftragserteilung an den Bewerber mit bestmöglicher Leistungserwartung

- Fachkunde KO-Kriterium?!

- Leistungsfähigkeit KO-Kriterium?!

- Zuverlässigkeit KO-Kriterium!?

- Erfahrung KO-Kriterium?!

- Qualität KO-Kriterium?!

- fachlicher Wert ????????????

- technischer Wert ????????????

- Ästhetik Künstler?!

- Zweckmäßigkeit ????????

- Kundendienst Leistungsbeschreibung?

- technische Hilfe Leistungsbeschreibung?

- Leistungszeitpunkt Vorgabe!

- Ausführungszeitraum Vorgabe!

- Ausführungsfrist Vorgabe!

- Preis/Honorar

- Sonstiges

Hieraus eine Wertungsgrundlage zu schaffen, ist schwierig, wenn man die oben genannten Punkte in eine Matrix aufnimmt und deren Ergebnis z. B. zu 40 % und den Preis zu 60 % gewichtet – und hierbei noch die Rangfolge der Kriterien neben dem Preis gewichtet.

Wertungskriterien

-- Auftragserteilung an den Bewerber 

mit bestmöglicher Leistungserwartung

-- andere Kriterien 

- Fachkunde 

- Leistungsfähigkeit 

- Zuverlässigkeit 

- Erfahrung 

- Qualität 

- fachlicher Wert 

- technischer Wert 

- Ästhetik 

- Zweckmäßigkeit 

- Kundendienst 

- technische Hilfe 

- Leistungszeitpunkt 

- Ausführungszeitraum 

- Ausführungsfrist 

- Preis/Honorar 

Sonstiges 

Achtung: Auch hier ist grundsätzlich zu beachten, dass die bestmögliche Leistungserwartung mit dem „wirtschaftlichsten Angebot“ im Sinn des § 97 V GWB gleichzusetzen ist. Es entscheidet folglich bei „gleichem Leistungsrang“ – die Wertungskriterien sind in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen anzuführen – der „Preis“. Allerdings werden Differenzierungen unter Beachtung der Erfahrung etc. eine Rolle spielen. Es besteht also keine „Wertungsfreiheit“- auch hier muss die Entscheidung nachvollziehbar sein.

Denkbar ist ein Punktesystem – nachvollziehbar – für Fachkunde – neben dem Preis (mit einer eindeutigen Übergewichtung des Preises von 70 %).

Hilfen – UFAB III – Fassung 2005 - www.kbst.bund.de

Beispiel: Matrix – auch grundsätzlich maßgebend für die Auswahl der Teilnehmer am Teilnehmerwettbewerb – zumindest auch dort zu bedenken.

Wertungskriterien - Matrix

Preis %-Gewichtung Wertungspunkte %-Gewichtung

60 % Personal 40 %

1. Leitung

2. Ersatz – Vertretung

3. Ausbildung

4. Personalreserve

5. Erfahrung

6. Fortbildung

7. Präsentation

Begründung: Entsprechend der Aufgabe kommen neben dem Preis und seiner Gewichtung zu % weitere Kriterien mit einer Gewichtung von % in Betracht. Die Leistung ist in starkem Maße von der Qualifikation, Erfahrung und dem Leistungsvermögen abhängig. Daher erhalten die zusätzlichen Kriterien eine Gewichtung von %, wobei dem Preis

- eine übergewichtige Bedeutung 

- eine untergichtige Bedeutung 

zukommt. Nach der Markterkundung und Marktübersicht sowie den eingeholten Erkundigungen bei handelt es sich um Dienstleistung, die ohne eine entsprechende Qualifikation nicht gesichert erbracht werden kann.

11. Ausschlusskriterien – Ausschlussgründe

§ 11 VOF

„Ausschlusskriterien“ - § 11 VOF – „können“ – vgl. § 7 Nr. 5 VOL/A

n        keine Besonderheiten 

- Insolvenz oder ähnliches Verfahren - Liquidation

- Unzuverlässigkeit infolge Bestrafung durch rechtskräftiges Urteil

- nachweisliche Feststellung schwerer Verfehlung im Rahmen beruflicher Tätigkeit

- Nichterfüllung der Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben

- falsche Erklärungen oder Nichterteilung von Auskünften

Muster:

Erklärung des Bieters nach § 11 VOF

Hiermit erklären wir, dass folgende Gründe für einen Ausschluss nicht vorliegen:

Wir befinden uns nicht im Insolvenzverfahren, nicht in Liquidation, haben unsere Tätigkeit nicht eingestellt und/oder befinden uns nicht in einer entsprechenden Lage aufgrund eines in den einzelstaatlichen Rechtsvorschriften vorgesehenen gleichartigen Verfahrens;

eine Bestrafung aufgrund eines rechtskräftigen Urteils, die unsere berufliche Zuverlässigkeit in Frage stellt, liegt nicht vor;

im Rahmen unserer beruflichen Tätigkeit haben wir keine schwere Verfehlung begangen, die vom Auftraggeber nachweislich festgestellt wurde;

wir haben unsere Verpflichtung zur Zahlung der Steuern und Abgaben nach den Rechtsvorschriften der Bundesrepublik Deutschland oder seines Mitgliedsstaats der EG erfüllt;

wir haben uns bei unseren erteilten Auskünfte, die nach den §§ 7, 10, 12 und 13 eingeholt werden können, nicht in erheblichem falscher Erklärungen schuldig gemacht oder diese Auskünfte unberechtigterweise nicht erteilt.

Datum:

Ort:

Bewerber:

Unterschrift:

12. Nachweis der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit - § 12 VOF – „kann insbesondere“

n        Keine Besonderheiten: 

n        - Bankerklärung 

n        - Berufshaftpflichtversicherung 

. Vorlage von veröffentlichungspflichtigen

-          Bilanzen oder Bilanzauszügen 

n        - Erklärung über Gesamtumsatz der letzten drei Geschäftsjahre 

-          Erklärung über Umsatz betreffend 

die Dienstleistung in den letzten drei Geschäftsjahren

n        - Ersatznachweise 

Kein Nachweis der finanziellen 

und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit

nach § 12 VOF erforderlich

Muster

Verlangte Nachweise der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit

Die finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit des Bewerbers ist durch nachstehende Nachweise zu erbringen:

-          entweder durch Bankauskunft

-          oder den Nachweis entsprechender Berufshaftpflichtversicherungsdeckung,

-          Vorlage von Bilanzen oder Bilanzauszügen, falls deren Veröffentlichung nach dem Gesellschaftsrecht des Mitgliedsstaates, in dem der Bewerber ansässig ist, vorgeschrieben ist,

-          Erklärung über den Gesamtumsatz des Bewerbers in den letzten drei Geschäftsjahren:

-                      2003: 2004: 2005:

-          Umsatz für die Vergabe der hier betroffenen Dienstleistungen in den letzten drei Geschäftsjahren:

-                      2003: 2004: 2005:

Kann ein Bewerber aus einem wichtigen Grund die vom Auftraggeber geforderten Nachweise nicht beibringen, so kann er seine finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit durch Vorlage anderer, vom Auftraggeber für geeignet erachteter Belege nachweisen.

Datum:

Ort:

Teilnehmer/Bewerber:

Unterschrift

13. Nachweise zur fachlichem Eignung nach § 13 VOF 

Fachliche Eignung - § 13 VOF – „kann“ – „

Keine Besonderheiten: 

- Nachweis über Berufszulassung/Studiennachweise

- Liste der wesentlichen Leistungen in den letzten drei Jahren

- Rechnungswert dieser Leistungen

- Leistungszeit dieser Leistungen

- Leistungen an öffentliche Auftraggeber

- Leistungen an private Auftraggeber

- Bescheinigungen über Leistungen an öffentliche Auftraggeber

- Bescheinigungen über Leistungen an private Auftraggeber

- Angabe über technische Leitung

- Erklärung über Durchschnittsbeschäftigtenzahl der letzten drei Jahre

- Erklärung Anzahl der Führungskräfte in den letzten drei Jahren

- Erklärung über Ausstattung, Geräte und technische Ausrüstung für Dienstleistungen

- Beschreibung der Maßnahmen zur Qualitätssicherung

- Beschreibung der Untersuchungs- und Forschungsmöglichkeiten

- Landeskontrollen bei komplexen und Sonderzweckleistungen

Muster

Zu erbringende Nachweise nach VOF § 13 Fachliche Eignung

Der Nachweis der Eignung kann folgendermaßen erbracht werden:

-          Nachweis der Berufszulassung:

-          Studiennachweise und Bescheinigungen über die berufliche Befähigung des Bewerbers:

-          Studiennachweise und Bescheinigungen über die berufliche Befähigung des Bewerbers und/oder der Führungskräfte des Unternehmens, insbesondere der für die Dienstleistungen verantwortlichen Person oder Personen:

-          Liste der wesentlichen in den letzten drei Jahren erbrachten

Auftraggeber

-                      Leistung : Angabe des Rechnungswertes Leistungszeit öffentlicher privater

1.

2.

3.

4.

- weitere Nachweise im Anhang -

§                                                                      

Weitere Nachweise (angekreuzt), die zu erbringen sind:

Bei Leistungen für öffentliche Auftraggeber ist der Nachweis

durch eine von der zuständigen Behörde ausgestellte

oder beglaubigte Bescheinigung

zu erbringen: 

Bei Leistungen für private Auftraggeber ist der Nachweis

durch eine vom Auftraggeber ausgestellte Bescheinigung

zu erbringen: 

Ist eine derartige Bescheinigung nicht erhältlich,

so ist eine einfache Erklärung des Bewerbers zulässig: 

Nachweis durch Angabe über die technische Leitung: 

Nachweis durch eine Erklärung, aus der das jährliche Mittel

der vom Bewerber in den letzten drei Jahren Beschäftigten

und die Anzahl seiner Führungskräfte in den letzten drei Jahren ersichtlich ist: 

Nachweis durch eine Erklärung, aus der hervorgeht,

Nachweis über welche Ausstattung, welche Geräte

und welche technische Ausrüstung der Bewerber

für die Dienstleistungen verfügen wird: 

Nachweis durch eine Beschreibung der Maßnahmen

des Bewerbers zur Gewährleistung der Qualität und

seiner Untersuchungs- und Forschungsmöglichkeiten; 

Bei Leistungen komplexer Art oder ausnahmsweise für einem besonderen Zweck:

-          durch eine Kontrolle, die vom Auftraggeber oder in dessen Namen

-          von einer anderen damit einverstandenen zuständigen amtlichen Stelle

-          aus dem Land durchgeführt wird,

-          in dem der Bewerber ansässig ist (diese Kontrolle betrifft

-          die Leistungsfähigkeit und erforderlichenfalls

-          die Untersuchungs- und Forschungsmöglichkeiten des Bewerbers

-          sowie die zur Gewährleistung der Qualität getroffenen Vorkehrungen: 

Angabe des Auftragsanteils, für den der Bewerber

möglicherweise einen Unterauftrag zu erteilen beabsichtigt 

%-Anteil der zu vergebenden Leistung:

Datum:

Ort:

Teilnehmer/Bewerber:

Unterschrift

14. Auskünfte nach § 7 II, III, IV VOF

Muster

Es sind folgende Auskünfte konkret bei Freiberufler-Leistungen

zu erteilen: 

-          Wirtschaftliche Verknüpfung mit Unternehmen – ob, wie,

und mit wem: 

Konkrete Angaben:

-          Zusammenarbeit in relevanter Weise

mit anderen bezogen auf den Auftrag 

-          Angabe der Namen und beruflichen Qualifikation

der tatsächlich die Leistung erbringenden Personen: 

Liste:

Name Vorname Qualifikation Leistung Funktion (z.B. Leitung)

1.

2.

3.

4.

etc.

15. Wahl der Vergabeart - Vergabeverfahren

-          Verhandlungsverfahren

mit vorheriger Vergabebekanntmachung - § 5 I VOF 

-          Verhandlungsverfahren

ohne vorherige Vergabebekanntmachung - § 5 II VOF 

* „Geheimhaltung“ 

* „technisches Monopol“ 

* künstlerisches Monopol“ 

* „Ausschließlichkeitsrechte“ 

·          Vergabe im Anschluß

an einen Wettbewerb i.S.d. §§ 20, 25 VOF 

* „Katastrophenfall“ 

·          zusätzliche vorhergesehene

erforderliche Dienstleistungen

bei Untrennbarkeit vom

Hauptauftrag oder bei Trennbarkeit

vom Hauptauftrag

bei Erforderlichkeit für

Verbesserung des Hauptauftrages

und Beachtung der 50 %-Grenze 

·          Wiederholungsdienstleistungen

an Ursprungsauftragnehmer

bei Angabe der Vergabemöglichkeit

in Bekanntmachung des ersten

Vorhabens bei Beachtung der 3-Jahresfrist 

Begründung für die Ausnahme – konkret und nachvollziehbar:

16. Vergabereife – Fertigstellungsgebot

– anders als in der VOL/ (§ 16 Nr. 1) ist hiervon nicht in der VOF die Rede. Gleichwohl sind diese Grundsätze auch hier zu beachten (Haushaltsmittel, neutrale Leistungs-/Aufgabenbeschreibung, Festlegung der Individualrechtskonditionen, Festlegung aller Auftragskriterien, technische Anforderungen, , wirtschaftliche und technische Mindestanforderungen nach § 10 VOF etc.) – vor allem bei Beantragung von Zuschüssen etc. – Formalien, Fristen etc.

16. Vergabebekanntmachung - § 9 VOF

- Muster 2003 - Anhang – Vorinformationsverfahren

- Muster 2003 - Anhang – Verhandlungsverfahren-Teilnehmerwettbewerb 

- Muster 2003 - Anhang - Bekanntmachung über Wettbewerbe

- Bekanntgabe der erforderlichen Nachweise 

- Bekanntmachung der Auftragskriterien 

-          Kriterien

-          Rangfolge

-          Preisgewichtung

-          Bekanntmachungsmuster beachten – 2003 – vgl. www.vergabetip.de

Unverbindliche Bekanntmachung – Teilnehmerwettbewerb (s.o. zeitlich vor der Aufforderung zum Teilnahmewettbewerb nach § 9 I VOF – vgl. § 17 a I VOL/A)

-          Vorformationsverfahren nach 9 I VOF

-                      Veröffentlichung so bald wie möglich

nach Beginn des jeweiligen Haushaltsjahres 

-                      über 750.000 Euro 

-                      Muster Anhang 

-                      Amt für Veröffentlichungen 

-           

Bekanntmachung des Teilnehmerwettbewerbs

-                      auf geeignetstem Weg an Amtsblatt 

-                      bei besonderer Dringlichkeit mittels 

Telekopie 

Telegram 

Fernschreiben 

Fax 

E-Mail 

-                      Muster Bekanntmachung 

-                      650 Worte Obergrenze 

-                      Nachweis der Absendung 

-                      Nationale Bekanntmachung nicht

vor dem Tag der Absendung an Amtsblatt

mit identischem Inhalt

wie Bekanntmachung im Amtsblatt 

18. Eingang der Bewerbungen – Dokumentation – Eingangsliste - Eingangsvermerk

- Rechtzeitigkeit 

- Vollständigkeit

- Keine Ausschlusskriterien 

- Nachweise der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit

- Nachweise der fachlichen Eignung 

-          alle:

-          Nicht gegeben bei: Grund:

1.

2.

3.

etc.

19. Erteilung von Auskünften nach § 14 Nr. 3 VOF

-          rechtzeitige Anforderung 

-          zusätzliche Auskünfte 

-          Einhaltung der Frist von 6 Tagen 

bzw. bei besonderer Dringlichkeit 4 Tage

vor Ablauf der Bewerbungsfrist

-          Auskunftserteilung entsprechend

vorherigen Vorgaben – Gleichbehandlungsgrundsatz beachten –

eine Pflicht zur Erteilung der Auskünfte

an die anderen Bewerber fehlt (vgl. § 17 Nr. 6 VOL/A) –

folgt aber aus dem Gleichbehandlungsgrundsatz

bei Erheblichkeit der Auskunft für andere Bewerber 

20. Vorbereitung der Auftragsverhandlungen

- Aufgabenverteilung – Checklist für Auskünfte etc. 

-          auf welcher Basis

-          BVB-Planung 

-          Sonstiges 

-           

-          Bei Dienstverträgen: 

EVB-IT-Leistungen: EVB-IT-Dienstvertrag

Keine EVB-IT-Leistungen: EVB-IT-Dienstvertrag

in entsprechender Anwendung (?) 

Bewerber

Termine

Zeitrahmen

Verhandlungsleiter

Stellvertreter

Protokollführer

Sicherung der Vertraulichkeit

Schutz berechtigter Interessen des Bewerbers

Zu klärende Punkte:

21. Auswahl 

Auswahlkriterien nach § 10 VOF

Bekannt gemachte Auftragskriterien - §§ 9 Nr. 3, 16 Nr. 3 VOF

Erforderliche Nachweise der finanziellen und

Wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit nach § 12 VOF

Erforderliche Nachweise der fachlichen Eignung

Nach § 13 VOF

Sonstige Kriterien 

Aufforderung zur Verhandlung 

Festlegung einer bestimmten Zahl 

Zahl:

Nicht unter drei bei ausreichender Bewerberzahl: 

Ausgewählte Bewerber:

1.

2.

3.

Nicht ausgewählte Bewerber:

1.

2.

3.

4.

5.

etc.

Bewerber die Teilnehmerbedingungen nicht erfüllen:

Gründe: fehlende Nachweise fehlende Erklärungen Sonstiges

1.

2.

3.

4.

5.

22. Auswahl der Bewerber für Verhandlungsaufforderung

Bewerber A B C D E

Matrix?

- Fachkunde

- Leistungsfähigkeit

- Zuverlässigkeit

- Erfahrung

- Qualität

- fachlicher Wert

- technischer Wert

- Ästhetik

- Zweckmäßigkeit

- Kundendienst

- technische Hilfe

- Leistungszeitpunkt

- Ausführungszeitraum

- Ausführungsfrist

- Preis/Honorar.

Bewerber mit

bestmöglicher

Leistungserwartung?: 

23. Auftragsverhandlungen mit den

ausgewählten Bewerbern nach §§ 10, 24 I VOF 

Aufforderung zur Auftragsverhandlung nach vorheriger informatorischer Abklärung:

Muster:

Vergabestelle

Datum

Vergabeverfahren

Ansprechpartner

Sehr geehrte

hiermit dürfen zu Auftragsverhandlungen betreffend das Vergabeverfahren

auffordern. Die Verhandlung wird am um im Gebäude , Straße Ort durchgeführt. Wir bitten Sie diesen Termin unbedingt im eigenen Interesse wahrzunehmen.

Im Rahmen dieses Termin erbitten wir auch Ihre Präsentation durch den Projektleiter und seinen Stellvertreter sowie einen Ihrer weiteren Mitarbeiter, damit wir uns auch ein persönliches Bild machen können.

Ferner bitten wir Sie, in diesem Termin noch folgende Unterlagen vorzulegen:

Wir danken Ihnen schon jetzt für die Teilnahme an dem o.g. Termin.

Mit freundlichen Grüßen

Unterschrift

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Bitte bestätigen Sie uns den Erhalt dieser Aufforderung freundlicherweise unverzüglich durch Rückfax. Vielen Dank:

Hiermit bestätigen wir, dass wir dieses Fax am um Uhr erhalten haben.

Datum:

Ort:

Bewerber:

Unterschrift

24. Gegebenenfalls Präsentation 

von Referenzprojekten – vgl. § 24 II, III VOF

25. Planungsschein und Vorgaben – z.B. Checkliste BVB-Planung auf der Basis der BVB-Planung – vgl. auch EVB-IT-Dienstvertrag für Unternehmensberatung etc. als mögliche Grundlage für die Auftragsverhandlungen:

·     Welche besonderen Vereinbarungen über die Leistungen müssen in den Leistungsscheinen vereinbart sein?

·     Welche Leistungen müssen über dem Stand von Wissenschaft und Technik bei Vertragsschluß erbracht werden?

·     Wie ist die Dokumentation zu gestalten ?

·     Reicht ein Tag für die Besprechung der Dokumentation aus?

·     Soll es bei der Verantwortlichkeit des Auftragnehmers für die sachgerechte Auswahl und Anwendung der Arbeitsmethoden bleiben?

·     Wie ist der Zeit- und Aktivitätenplan gestaltet - konkret, exakt und dem Projekt angepaßt?

·     Welche Einzelheiten betreffend den Stand der Arbeiten, die Zwischenergebnisse, die Einsicht in Unterlagen und die Anfertigung von Auszügen sowie eine eventuelle Vergütung für Zwischenberichte werden vereinbart?

·     Welche Qualifikation müssen die Mitarbeiter und Ersatzmitarbeiter des Auftragnehmers und dessen Ansprechstelle haben? Welches Ersatzpersonal muß mit welcher Qualifikation gegeben sein?

·     Welche Mitwirkungspflichten zu welchen Konditionen hat der Auftraggeber zu erfüllen?

·     Welche Einzelheiten der Mitwirkungspflichten des Auftraggebers werden festgelegt, z.B.

-       die Bereitstellung von

*      Personal,

*      Sachmitteln,

*      Arbeitsplätzen

-       innerhalb welcher Fristen und Termine?

·     Sind Nutzungsrechte zu regeln? Wie steht es mit der Verwertung der Leistungen durch den Auftragnehmer und den Auftraggeber?

·     Welche Vergütung wird vereinbart?

-       Im Wettbewerb ermittelter Marktpreis?

-       Selbstkostenerstattungsfestpreis?

-       Selbstkostenrichtpreis?

-       Selbstkostenerstattungspreis mit Obergrenze?

-       Zusatzvergütungen?

-       Für welche Leistungen?

·     Welche Nachweise bei Selbstkostenerstattungspreisen werden verlangt?

·     Werden Preisvorbehalte innerhalb der zulässigen Grenzen vereinbart?

·     Sollen Vergütungsvereinbarungen für Teilabnahmen vereinbart werden? Wie erfolgen die Teilabnahmen?

·     Werden Abschlagszahlungen vereinbart? Entsprechen diese den Voraussetzungen - haushaltsrechtliche Zulässigkeit?

·     Welche "terminlichen Risiken" müssen zusätzlich durch "Vertragsstrafen" und in welcher Höhe (neben dem Verzugsschaden) unter Berücksichtigung der Grundsätze aus den §§ 12 VOL/A sowie 11 VOL/B zusätzlich abgesichert werden? Ist die den Verzug in seiner Wirkung hinausschiebende Frist von 30 Tagen gerechtfertigt?

·     Welche Verjährungsfrist soll eingeräumt werden? Reichen 12 Monate aus - unter Berücksichtigung der Dauer der Realisierungsphase?

·     Wie ist der Abnahmemodus zu regeln?

·     Reicht die Haftungsregelung in den Leistungsscheinen aus? Bedarf es zusätzlicher Vereinbarungen?

·     Reichen die Versicherungssummen und -nachweise aus?

·     Sind besondere Sicherheitsvereinbarungen erforderlich?

·     Sind darüber hinaus zusätzliche Punkte zu regeln?

26. Entscheidung über die Auftragserteilung 

-          Auswertung der Verhandlungen - §§ 10 II, 24 I VOF

Wertung - Entscheidung - Auftragserteilung

Bewerber A B C D E

Rang/Punkte:

Wertungskriterium:

- Fachkunde

- Leistungsfähigkeit

- Zuverlässigkeit

- Erfahrung

- Qualität

- fachlicher Wert

- technischer Wert

- Ästhetik

- Zweckmäßigkeit

- Kundendienst

- technische Hilfe

- Leistungszeitpunkt

- Ausführungszeitraum

- Ausführungsfrist

- Preis/Honorar.

Vorsicht bei Abgehen vom Preis – bekanntgemachte, nachvollziehbare und diskriminierungsfreie Wertungsmatrix erforderlich! Auch nach der VOF!

Bewerber mit

bestmöglicher

Leistungserwartung: 

Rangfolge:

Rang 1

Rang 2

Rang 3

Rang 4

Rang 5

27.1. Mitteilung an nicht berücksichtigte Bewerber (s.o.) von amts wegen nach § 13 VgV - andernfalls Nichtigkeit dr Auftragserteilung mit dem Inhalt:

- Gewinner des Wettbewerbs:

- Gründe für die Nichtberücksichtigung des Bieters:

- stichwortartig -

27.2. Mitteilung an Bewerber nach § 17 IV VOF (nicht ausgewählte Bewerber?) – wohl überflüssig, da nach § 13 VgV eine entsprechende Benachrichtigung zu erfolgen hat. Wenn aber dies bejaht wird, dann ist Folgendes maßgeblich:

·     schriftlicher Antrag:

·     15 Tagefrist nach Eingang des Antrags:

·     Gründe für die Ablehnung

·     Merkmale und vorteile der erfolgreichen Bewerbung

-          Namen des erfolgreichen Bewerbers

-          Zurückhaltung der Informationen

-                      Vereitelung des Gesetzesvollzugs

-                      Schädigung der berechtigten Geschäftsinteressen der Bewerber

-                      Schädigung des fairen Wettbewerbs

28. Abwarten des Ablaufs der 14-Tagesfrist des § 13 VgV

Vergabekammer – rechtzeitige Antragstellung und Zustellung des Antrags an Auftraggeber ?

Fristablauf

29 Beschluß: Vergabeverzicht nach § 17 V VOF

- Mitteilung an Amt für amtliche Veröffentlichungen 

Mitteilung an Bewerber nach 

schriftlichem Antrag über Verzicht

bzw. Neueinleitung des Vergabeverfahrens

30. Auftragserteilung/Zuschlag - § 16 VOF

Besonderheiten der Auftragsvergabe – keine 

n        keine besonderen Formalien

n        Vertragsschluß – empfehlenswert Unterzeichnung einer Vertragsurkunde durch beide Seiten – z. B. Unterzeichnung des Planungsscheins mit ergänzender Verweisung auf die abgeänderten (!) BVB-Planung (Verzug, Abnahme, Mängelhaftung, Haftung etc. – Achtung: Schuldrechtsmodernisierungsgesetz 2002)

n        Möglich auch mit „Doppelfax“ – „Vertrag unter Abwesenden“ – vgl. § 147 II BGB – Bindefrist für die Auftragserteilung vorsehen – rechtzeitige Annahme kontrollieren – Übereinstimmung kontrollieren – Merkformel: A + A rz = Vertra (schriftliche Vertragsurkunde mit möglichst weitgehender Detaillierung der Aufgabenstellung, Vergütungsgrundsätzen, Terminen etc. vgl. insofern die „Checklist“ des 9 Ziff. 4 VOL/A als Hilfe)

Muster für § 17 IV VOF- Auftragserteilung

"Vergabestelle

Firma

Vergabeverfahren

Sehr geehrte . . . ."

-       hiermit erteilen wir Ihnen auf Ihren schriftlichen Antrag gemäß § 17 Ziff. 4 VOF u.a.. die Gründe für die Ablehnung Ihrer Bewerbung mit:

-       preislich:

-       Qualität:

-       technisch:

-       funktionsbedingt:

-       gestalterisch:

-       ästhetisch:

-       sonstige Gründe:

-       Merkmale und Vorteile der erfolgreichen Bewerbung:

-       Name des erfolgreichen Bewerbers:

Wir bedauern, daß wir Ihre Bewerbung aus den oben dargelegten Gründen nicht berücksichtigen konnten.

Mit freundlichen Grüßen

Vergabestelle"

Bitte um bestätigendes Fax:

Wenn Sie die Auftragserteilung ordnungsgemäß erhalten haben, bitten wir Sie dieses Fax umgehend an uns zurückzufaxen. Hiefür danken wir Ihnen.

Dieses Fax haben wir am um Uhr erhalten und bestätigen Ihnen hiermit den wirksamen Zugang.

Datum:

Ort:

Auftragnehmer:

Unterschrift

31. Mitteilungen/Melde- und Berichtspflichten

-          an Amt für amtliche Veröffentlichungen

mit Muster 2002/3 aus Anhang nach § 17 I , II VOF

- Erfüllung der Melde- und Berichtspflichten nach § 19 I VOF

- Übermittlung der statistischen Aufstellung

an zuständige Behörde nach § 17 II VOF 

32. Vergabevermerk wie üblich 

Besonderheiten 

Vergabevermerk nach § 18 VOF

1. Leistungen:

2. Marktübersicht – Markterkundung – Kostenerstattung

Marktergebnis:

3. Aufgabenstellung – Leistungsbeschreibung – Kontrolle – Checklist:

4. Schwellenwert:

5. Sachverständigenbeauftragung - § 6 VOF:

6. Ausschlußkriterien - § 11 VOF:

7. Nachweis der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit - § 12 VOF:

8. Fachliche Eignung - § 13 VOF:

9. Unteraufträge nach § 13 II h VOF:

10. Wertungskriterien – Auftragskriterien:

Bekanntmachung der Auftragskriterien:

11. Ausführungsfristen – Teilnahmefristen - Zeitplan - § 14 VOF:

12. Wahl des Vergabeverfahrens - § 5 sowie §§ 20, 25 VOF:

n        Verhandlungsverfahren mit vorheriger Bekanntmachung 

n        Verhandlungsverfahren

ohne vorherige Bekanntmachung - Gründe:

Wettbewerb 

13. Vergabebekanntmachung - § 9 VOF

- Muster

- Bekanntgabe der erforderlichen Nachweise 

- Bekanntmachung der Auftragskriterien 

14. Auskünfte:

Erteilung von Auskünften nach § 14 Nr. 3 VOF:

15. Eingang der Bewerbungen:

16. Auswahl der Bewerber für Verhandlungsaufforderung:

Bewerber mit bestmöglicher Leistungserwartung:

17. Vorbereitung der Auftragverhandlungen - § 10 VOF:

18. Planungsschein und Vorgaben - Checkliste BVB-Planung auf der Basis der BVB-Planung – Checkliste EVB-IT – Sonstiges:

19. Wertung - Entscheidung - Auftragserteilung

Bewerber A B C D E

Rangfolge:

Rang 1

Rang 2

Rang 3

Rang 4

Rang 5

20. Information nach § 13 VgV 2003 im EU-Verfahren:

21. Auftragserteilung/Zuschlag - § 16 VOF:

22. Auftragserteilungsvermerk:

23. Verzicht auf die Vergabe - Aufhebung des Vergabeverfahrens:

24.1. Mitteilung über vergebene Aufträge - § 17 I VOF:

24.2. Mitteilung an nichtberücksichtigte Bewerber:

25. 17 IV VOF – Benachrichtigungsschreiben:

Abschluss am: Vergabestelle: Beschaffungsstelle: Bearbeiter/in:

-           

23. Verzicht auf die Vergabe - Aufhebung des Vergabeverfahrens- keine unberechtigte Aufhebung – Aufhebung ist im EU-Verfahren überprüfbar (EuGH)

Aufhebungsvermerk:

1.     Gründe:

-       kein wirtschaftliches Angebot

-       wesentliche Änderung der Grundlagen des Vergabeverfahren

-       andere schwerwiegende Gründe

-       Sonstiges

2.     Mitteilung nach § 17 Nr. 4 VOF an die Bewerber/Bieter auf Antrag vom

-          Gründe für die Ablehnung

-          Merkmale und Vorteile der erfolgreichen Bewerbung

-          Namen des erfolgreichen Bewerbers

-          Zurückhaltung der Informationen

-                      Vereitelung des Gesetzesvollzugs

-                      Schädigung der berechtigten Geschäftsinteressen der Bewerber

-                      Schädigung des fairen Wettbewerbs

24.1. Mitteilung über vergebene Aufträge - § 17 I VOF

-          an Amt für Veröffentlichungen mit Muster 2003 Anhang

-          Frist: spätestens 48 Tage nach Vergabe

-          Bekanntmachung von Dienstleistungsaufträgen des Anhang I B - Einverständnis

24.2. Mitteilung an nichtberücksichtigte Bewerber (s.o.)

·     schriftlicher Antrag:

·     15 Tagefrist nach Eingang des Antrags:

·     Gründe für die Ablehnung

·     Merkmale und vorteile der erfolgreichen Bewerbung

-          Namen des erfolgreichen Bewerbers

-          Zurückhaltung der Informationen

-                      Vereitelung des Gesetzesvollzugs

-                      Schädigung der berechtigten Geschäftsinteressen der Bewerber

-                      Schädigung des fairen Wettbewerbs