Eingangsstelle
Checklist Eingang der Angebote
- Angabe der richtigen Stelle durch Vergabestelle
Bewerbungen und Angebote müssen bei der richtigen Stelle eingehen; das wird in den §§ 17 Nr. 1 I f), 17 Nr. 2 g) - Teilnahmeantrag - angeführt - vgl. auch § 17 Nr. 3 II f VOL/A - Stelle, bei der die nicht überlassenen Verdingungsunterlagen eingesehen werden können).
Beachtenswert ist auch die vollständige und zutreffende Instruktion der Eingangsstelle über die Pflichten und die Ausführung wie folgt:
- Angabe der Eingangsstelle
- Anbringen des Eingangsvermerks
- durch und mit Angabe des an der Vergabe nicht Beteiligten
- mit Datum des Eingangstages und exakter Eingangs-Uhrzeit
- auf dem ungeöffneten Umschlag der Angebote
- mit Maßnahmen für Verschluß bis zum Zeitpunkt der Öffnung
- Aushändigung von Empfangsquittungen mit Tag und Zeitpunkt sowie Empfänger - Doppel bei Vergabestelle
- Ort:
- Tag:
- Zeitpunkt:
- Unterschrift des Mitarbeiters der Eingangsstelle.
In Nr. 1.1. VHB zu § 22 VOB/A ist insofern festgehalten, daß
- alle Angebote auf dem Umschlag mit Datum und Uhrzeit des Eingangs zu versehen sind
- alle Angebote unmittelbar, unverzüglich und ungeöffnet dem für die Verwaltung zuständigen bediensteten, der an der Vergabe nicht beteiligt sein darf, zuzuleiten sind;
- die Angebote in der Reihenfolge des Eingangs mit einer laufenden Nummer zu versehen sind;
- die Angebote unter Verschluß aufzubewahren sind;
- die eingegangenen Angebote zum Eröffnungstermin zusammen mit dem ausgefüllten Formblatt EFD - Verd (Teils III) dem Verhandlungsleiter zu übergeben sind.
Dem entspricht im wesentlichen § 22 Nr. 1 - 6 VOL/A, wenn dort auch nicht derartige detaillierte Regeln anzutreffen sind. Gleichwohl sollten die entsprechenden bürokratischen Vorgaben durchaus ihre Beachtung auch außerhalb der VOB/A finden und als Raster benutzt werden. - Unklare Bezeichnung der Eingangsstelle durch die Vergabestelle
Unklarheiten, die etwa auf mehrdeutiger Bezeichnung oder auch auf Unterlassung der Angabe der Eingangsstelle im Anschreiben zurückzuführen sind, können dem Bieter oder Bewerber jedenfalls dann nicht angelastet werden, wenn er das beachtet, was sich aus der Erklärung der Vergabestelle ergibt und er sich hieran hält.
Vgl. hierzu Ingenstau/Korbion, VOB, 13. Aufl., 1996, A § 22 Rdnr. 35; Heiermann/Rusam/Riedel, VOB, 7. Aufl., 1994, A § 22 Rdnr. 33a; vgl. auch Daub/Eberstein, VOL/A, 4. Aufl., 1998, § 22 Rdnr. 39.
Es empfiehlt sich daher für die Beschaffungsstelle dringend, hier etwa vorzusehen:
Vergabestelle/Eingangsstelle für Bewerbungen und Angebote:
Lage/Stockwerk/Raum/Zimmer:
Straße/Platz und Nummer:
Postleitzahl und Ort:
Ablauf der Angebotsfrist: am Donnerstag, dem _________ , 14.00 Uhr. - Richtige Adressierung- Fehler der Vergabestelle
Der Eingang bei der richtigen Stelle hängt von der richtigen Adressierung durch den Bewerber bzw. Bieter ab. Ist die Adressierung zutreffend und liegt die Bewerbung bzw. das Angebot dennoch nicht zum Zeitpunkt der Öffnungsverhandlung nach § 22 Nr. 2 VOL/A nicht vor, so stellt sich die Frage, ob der innerbetrieblich verursachte "Irrlauf" dem Bewerber bzw. Bieter angelastet werden kann.
Das ist zu verneinen. Mit der richtigen Adressierung und dem rechtzeitigen Eingang bei der richtigen Stelle hat der Bewerber bzw. Bieter alles von ihm zu Verlangende getan.
Fehler der Vergabestelle - Eingangsstelle, unterlassene Weiterbeförderung etc. - sind nicht zuzurechnen. In diesen Fällen liegt kein Verschulden des Bieters oder Bewerbers vor.
Vgl. hierzu Ingenstau/Korbion, VOB, 13. Aufl., 1996, A § 22 Rdnr. 35; Heiermann/Rusam/Riedel, VOB, 7. Aufl., 1994, A § 22 Rdnr. 33a; vgl. auch Daub/Eberstein, VOL/A, 4. Aufl., 1998, § 22 Rdnr. 39.
- Unrichtige Adressierung - Fehler des Bewerbers bzw. Bieters - Eingang dennoch vor Ablauf der Angebotsfrist
Ist die Eingangsstelle nicht richtig adressiert (z.B. pauschal an die Vergabestelle) und gelangt z.B. das Angebot gleichwohl rechtzeitig vor Ablauf der Angebotsfrist zur Beschaffungsstelle, so ist das Angebot bzw. die Bewerbung trotz des Fehlers zu berücksichtigen; denn es wäre leere Förmelei, wenn man in diesem Fall ein nicht ordnungsgemäßes Angebot annehmen würde.
Der Bieter oder Bewerber kann erwarten, daß die Vergabestelle ordnungsgemäß organisiert ist, entsprechende Fehler erkennt und die erforderlichen Maßnahmen ergreift, um die Unterlage zutreffend innerhalb der Vergabestelle weiter zu senden. Sicherlich birgt der Behördenumlauf auch Gefahren; denn dadurch kann der Kreis der Beteiligten am Vergabeverfahren erweitert werden - Vertraulichkeitsgrundsatz. Indessen wird man dies nicht dem Bieter zurechnen. Von der Vergabestelle erkannte oder erkennbare Fehler des Bieters (Abgabeversuch oder Abgabe im falschen Zimmer !) sind üblicherweise auch von der Vergabestelle zu korrigieren (vorvertragliche Nebenpflicht).
Allerdings könnte diese Frage auch rechtlich anders beurteilt werden, weil sich der ordnungsgemäß Verhaltende - auch hinsichtlich der Formalien - zurückgesetzt sehen könnte - Gleichbehandlungsgebot.
Vgl. hierzu Ingenstau/Korbion, VOB, 13. Aufl., 1996, A § 22 Rdnr. 35; Heiermann/Rusam/Riedel, VOB, 7. Aufl., 1994, A § 22 Rdnr. 33a (Abgabe im falschen Zimmer) ; vgl. auch Daub/Eberstein, VOL/A, 4. Aufl., 1998, § 22 Rdnr. 39.
- Unrichtige Adressierung - Fehler des Bewerbers/673/ bzw. Bieters/672/ - Eingang nach Ablauf der Angebotsfrist/79/ bzw. Verspätung/663/ trotz ordnungsgemäßer Weiterleitung im Behördengang
Anders ist es, wenn eine falsche Stelle angegeben ist und trotz ordnungsgemäßer Weiterleitung etc. innerhalb der Behörde die Angebotsfrist oder Bewerbungsfrist nicht eingehalten wird, weil etwa der Bieter das Angebot nicht so rechtzeitig im Bereich der Vergabestelle abgibt, daß es im ordnungsgemäßen Behördengang bei der Eingangsstelle rechtzeitig zur Weiterleitung an den Verhandlungsleiter zur Öffnungsverhandlung vorliegen kann.
Hier ist so ähnlich, wie in den Fällen, in denen ein Angebot z.B. erst am Tag vor Ablauf der Angebotsfrist zur Post gegeben wird und dann am nächsten Tag doch nicht mehr rechtzeitig zugeht. Damit muß ein Bieter rechnen; denn die Post garantiert nicht zu 100 % die Zustellung innerhalb eines Tages. Das bedeutet, daß der übliche Ablauf vom Bieter - entsprechend auch vom Bewerber - zu berücksichtigen ist und er nur hierauf vertrauen kann (zwei bzw. drei Tage vor Ablauf der Fristen zur Post zur Post bzw. einen Tag vor Fristablauf an die Vergabestelle, allerdings an die unzutreffende Stelle (falsche Adressierung) innerhalb der Vergabestelle; denn man kann von einer Vergabestelle erwarten, daß falsch adressierte Unterlagen innerhalb eines Tages an die richtige Stelle gelangen.
In allen Fällen ist der Gleichbehandlunggrundsatz zu beachten. - Darlegungs- und Beweislast
Erfolgt der Ausschluß wegen Verspätung, so muß die Vergabestelle nachweisen, daß ein verspäteter Eingang vorliegt und keine Entschuldigungsgründe eingreifen, die allerdings bei entsprechender Behauptung durch den Bieter von diesem vorzutragen und sodann bei Nachweislichkeit durch die Vergabestelle zu würdiden sind. So jedenfalls ausdrücklich § 22 Nr. 6 I VOB/A.
Vgl. hierzu Ingenstau/Korbion, VOB, 13. Aufl., 1996, A § 22 Rdnr. 35; Heiermann/Rusam/Riedel, VOB, 7. Aufl., 1994, A § 22 Rdnr. 33a (Abgabe im falschen Zimmer) ; vgl. auch Daub/Eberstein, VOL/A, 4. Aufl., 1998, § 22 Rdnr. 39.
- Bereich der VOB/A
Im Bereich der VOB/A ist im übrigen § 10 Nr. 5 c) neben § 17 Nr. 1 II i), l, Nr. 2 II k VOB/A zu beachten, der ebenfalls die entsprechenden Stellen betrifft. In der VOB/A kommt es indessen darauf an, ob die Angebote im Eröffnungstermin dem Verhandlungsleiter vorliegen - zur Eröffnung sind nur Angebote zuzulassen, die dem Verhandlungsleiter bei Öffnung des ersten Angebotes vorliegen. Hinsichtlich der Behandlung z.B. versehentlich nicht vorgelegter, aber rechtzeitig eingegangener Angebote ist § 22 Nr. 6 VOB/A -also unverschuldete Verspätung - hat die Vergabestelle die ordnungsgemäße und rechtzeitige Einreichung durch den Bieter nachzuweisen, wenn sie diesen Bieter nicht ausschließen will. Hier ist erforderlich
- der nachweisliche Zugang des Angebots vor Ablauf der Angebotsfrist bei dem Auftraggeber
- und die nicht vom Bieter nicht zu vertretende Nichtvorlage dieses Angebots vor der Öffnung des Angebots.
- Behandlung als rechtzeitig eingegangenes Angebot
- Unverzügliche schriftliche Mitteilung des Sachverhalts an Bieter
- mit Feststellung der Unversehrheit des Verschlusses
- Angebotsöffnung und Kennzeichnung in allen wesentlichen Teilen
- Verlesung
- von Name und Wohnort der Bieter
- und der Endbeträge der Angebote oder einzelnen Abschnitte
- sowie anderen den Preis betreffende Angaben
- Bekanntgabe der Bieter von Nebenangeboten und Änderungsvorschläge
- Keine weiteren Mitteilungen
- Fertigung der Niederschrift
- Verlesung der Niederschrift
- Vermerk über Verlesung
- Vermerk der Anerkennung der Richtigkeit
- Vermerk über erhobene Einwände
- Unterschrift durch Verhandlungsleiter
- Berechtigung der anwesenden Bieter und Bevollmächtigten zur Unterschrift
- Aufführung bei der Öffnung des ersten Angebots nicht vorliegender Angebote
- gesondert in Niederschrift oder Nachtrag
- etc.
Vgl. weiter § 22 Nr. 6 - 8 VOB/A. - Bieterpflichten - Vermeidung von Verspätungen
Bewerber bzw,. Bieter sollten sich nicht darauf verlassen, daß ihr Angebot - unverschuldet verspätet vorgelegt als rechtzeitig vorliegender Angebot eingestuft wird, sondern vor allem auch im Bereich der VOB/A genauestens überprüfen:
- richtige Stelle
- Kennzeichnung als Angebote
- Unversehrheit des Verschlusses
- Angebot nur mit Preisen und den geforderten Erklärungen
- Angebot mit rechtsverbindlicher Unterschrift
- Zweifelsfreie Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen
- Keine Änderugnen der Verdingungsunterlagen
- Nichtzulassung der Kurzfassung des Leistungsverzeichnisses
- Zulassung der Kurzfassung des Leistungsverzeichnisses
- Schriftliche Anerkennung der Urschrift des Leistungsverzeichnisses als allein verbindlich
- Vollständige Wiedergabe, gleiche Reihenfolge und gleiche Nummern wie in der Urschrift in der Kurzfassung
- Kennzeichnung von Mustern und proben als zum Angebot gehörig
- Leistung mit Abweichung von technischen Spezifikationen mit Nachweis der Gleichwertigkeit und eindeutige Bezeichnung der Abweichung im Angebot
- Deutliche Kennzeichnung der Nebenangebote und auf besonderer Anlage
- Deutliche Kennzeichnung der Änderungsvorschläge und auf besonderer Anlage
- Bietergemeinschaft mit Bezeichnung des bevollmächtigten Vertreters
- Rechnerische Richtigkeit
- Technische Richtigkeit
- Wirtschaftlichkeit
- Einstufungsprognose - Wettbewerbschancen - Konkurrenzbeobachtung und Prognose
- Preiskontrolle, Kalkulaltionskontrolle
- Endkontrolle: durch unabhängige Dritte - simulierter Eingang, Prüfung und Wertung
- Entscheidung über Abgabe des Angebots
- ausreichende Zugangszeit (ausreichende Transportzeit, zuverlässiger Transporteur, Einplanen üblicher Behinderungen wie etwa durch täglich auftretende Staus auf bestimmten Strecken, längere übliche Postlaufzeit etc.) - rechtzeitige Absendung
- Pufferzeit für außergewöhnliche Vorkommnisse, um Schwierigkeiten zu vermeiden
- Beweissicherung hinsichtlich des ausreichenden und üblichen Transportzeitraums, des Ausgabe-/Absendezeitpunkts sowie der Zuverlässigkeit des Transporteurs sowie Empfangsquittung der richtigen Stelle
- Gegebenenfalls bei sehr bedeutsamen Angeboten - "Doppelversand" sowohl durch Post, Paketbeförderer und daneben die weitere direkte Zustellung bei der richtigen Stelle, um sämtliche Problem zu vermeiden (was allerdings schwierig ist, weil man dann die beiden Original-Angebotsunterlagen - vgl. § 17 Nr. 4 VOL/A für das Angebot benötigt (folglich müssen Abschriften von den Original-Angebotsunterlagen gemacht werden, was aber nicht das Problem sein dürfte)
- Erscheinen mit Bevollmächtigtem im Eröffnungstermin und Kontrolle des Ablaufs - gegebenenfalls Erheben von Einwänden zur Aufnahme in die Niederschrift sowie Unterschrift der Niederschrift
- Kontrolle der Mitteilung des Sachverhalts (rechtzeitig vorliegendes Angebot) an die Bieter
- Einsicht in die Niederschrift bzw. die Nachträge
- Erheben von Einwänden zur Richtigstellung
- Bei Nichtrichtigstellung Rüge
- Antrag auf Information vor Zuschlag für den Fall der Nichtberücksichtigung
- Gegebenenfalls Anrufung der Vergabekammer im EU-weiten Verfahren
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