Die Beschaffungsplanung ist auch Sache der Beschaffungsstelle, wenngleich die Bedarfsermittlung in der Bedarfsstelle (=Fachateilung) anzutreffen sein wird. Eine Beschaffungsplanung vermeidet "Überraschungen" ("plötzlicher Bedarf"), spart Geld und Zeit. Leider ist die Beschaffungsplanung nicht ausdrücklicher Gegenstand der UVgO, ergibt sich aber mittelbar z. B. aus der erforderlichen Festlegung der Teilnahme- und Angebotsfristen (vgl. §§ 13 UVgO, 20 VgV) sowie den Ausführungsfristen. Die Beschaffungsplanung muss (sollte!) in Dienstanweisungen angesprochen sein. Sie ist dort nicht durchgängig anzutreffen. In den Seminaren von CitoExpert ist sie allerdings fester Bestandteil, weil es sich um eine unumgängliche Maßnahme handelt.
Die Beschaffungsplanung wird durch aktives Vorgehen der Beschaffungsstelle positiv gefördert. Je frübher auch die Beschaffungsstelle eingeschaltet wird, desto weniger kommt es zu Zeitdruck etc. Ein Instrument der Beschaffungsplanung sind z. B. vierteljährliche Anfragen bei den Bedarfsstellen über entstehende Bedarfe.
Muster für Anfragen an die Bedarfsstellen
Beschaffungsstelle:
Bearbeiter/in:
Geschäftszeichen/Aktenzeichen:
Datum:
Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen,
um Ihnen und uns die gemeinsame Arbeit zu erleichtern, bitte ich um die möglichst frühzeitige Meldung einer von Ihnen beabsichtigten Beschaffung. Dies hat den Sinn, in einem frühen Stadium die erforderliche "Markterkundung" und Preiserkundung" sowie zumindest eine grobe Leistungsbeschreibung und Kostenschätzung für die Durchführung der leider unumgänglichen Prozedur der Vergabeverfahren zu ermöglichen.
Bitte seien Sie daher so entgegenkommend und überlegen Sie, welche Beschaffungen in den nächsten drei Monaten, den nächsten 6 Monaten, den nächsten 9 Monaten sowie den nächsten 12 Monaten anfallen werden. Überprüfen Sie auch bitte Ihre Bestände z.B. für Verbrauchsmaterial oder auch spezielle Beschaffungen. Kurzfristige Beschaffungen sind teuer und führen zu erheblichen Problemen. Insbesondere fällt z.B. für dringliche oder besonders dringliche Beschaffungen Zusatzarbeiten für die entsprechenden Begründungen - schwierig - an, die unbedingt vermieden werden sollten.
Bitte listen Sie daher kollegialerweise und auch im eigenen Interesse die notwendigen Beschaffungen nachfolgend auf, soweit Ihnen dies bereits jetzt möglich ist.
Vielen Dank für Ihre Informationen.
Mit freundlichen Grüßen
Beschaffungsstelle
Bearbeiter/in
Bedarfsstelle:
Aktenzeichen/Geschäftszeichen:
Datum:
1. Geplante Beschaffungen innerhalb der nächsten drei Monate:
1.
2.
3.
4.
1. Geplante Beschaffungen innerhalb der nächsten sechs Monate:
1.
2.
3.
4.
1. Geplante Beschaffungen innerhalb der nächsten neun Monate:
1.
2.
3.
4.
1. Geplante Beschaffungen innerhalb der nächsten zwölf Monate:
1.
2.
3.
4.
1. Geplante Beschaffungen innerhalb des nächsten Jahres - vor allem auch größere Aufträge, an denen Sie bereits arbeiten:
1.
2.
3.
4.
Senden Sie mir dieses Schreiben bitte möglichst umgehend mit folgenden Angaben zurück:
Abteilung:
Bearbeiter/in:
Telefonnummer:
E-mail:
Fax:
Sonstiges:
Raum für weitere Hinweise:
Datum:
Für Ihre kollegiale Unterstützung darf ich mich sehr bedanken.
Mit kollegialen Grüßen
Beschaffungsstelle:
Bearbeiter/in
Die Erfassung, Auswertung und Vorbereitung eventueller Vergabeverfahren erfolgen sodann, wenn das Verfahren konkret durchgeführt wird. Legen Sie daher entsprechende Vergabeakten, insbesondere das sog. Deckblatt Vergabeakte, bereits jetzt an und verfolgen Sie den Vorgang weiter mit zumindest folgenden Schritten:
Bestimmungsrecht
Markterkundung
Preisübersicht
Kostenschätzung
Haushaltsmittel.
Lassen Sie sich nicht durch die Bedarfstellen "überraschen" und unter Zeitdruck setzen. Das frühzeitige Aufspüren der Beschaffungsabsichten erspart Ihnen viel Ärger und Zusatzarbeit !
Reagieren die Bedarfsstellen nicht, so fassen Sie nachdrücklichst nach !
~0107, ~0156