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Absicherung der Angebote und Bewerbungen

Aktivitäten der Bewerber und Bieter

Größte Aufmerksamkeit ist der Absicherung der Bewerbung  bzw. der Abgabe eines Angtebotes zu widmen. Instrumente hierfür sind u.a .die Hinweise auf eventuelle Gefahren in den einzelnen Stichworten; daneben ist vor allem darauf zu achten, keinen rechtlichen Mindermeinungen zu folgen; diese können allenfalls dann hilfreich sein, wenn es zum Streit über die Frage der Rechtmäßigkeit des Vorgehens geht, also um die Frage, ob der beschrittene Weg rechtlich nocht vertretbar ist oder nicht, nicht aber hinsichtlich der angefordertzen Angebote etc.. Unklarheiten,missverständliche und Angaben in Angeboten etc.gehen zu Lasten des Bewerbers bzw. Bieters. Das gilt vor allem für die angeforderte Unterlagen etc.

Vermeidung der größten Fehler  - diese nachfolgende Hilfe enthält eine weitgehende, aber keine abschließende Zusammenstellung der größten Fehler, die in Vergabeverfahren nach dem jeweiligen Stand ersichtlich vorkommen können; sie müssen auf jeden Fall vermieden werden. Zusätzlich müssen aktuelle Hinweise beachtet werden. Insoweit wird auf Vergabetip verwiesen.

Die öffentliche Hand ist dem Transparenzgebot verpflichtet. Die Vorgabe ist "von Angebinn fortlaufend in Textform zu dokumentieren" (vgl. §§ 6 UVgO,8 I VgV).

Vielfach sind interne Beschaffungsrichtlinien etc. vorhanden, oft auch veröffentlicht.

Sinnvoll ist es auch, als potenzieller Bewerber bzw.Bieters an einem "offenen Seminar" teilzunehmen, das für die öffentliche Hand konzipiert ist, um Einblick in die Beschaffungsweise der öffentlichen Hand zu gewinnen.

Im Übrigen  empfiehlt es sich dringend und zwingend, sich an geforderte Form, Frist sowie sämtliche Vorgaben zu halten und insbesondere nicht die Vergabeunterlagen etc. abzuändern - drohender Ausschluss -vgl. §§ 42 UVgO, 57 VgV.

Wer nicht mit den Vergabeunterlagen einverstanden ist, hat grundsätzlich nur die Möglichkeit,  zu verzichten oder zu "rügen"- jedenfalls im EU-Verfahren (teils auch unterhalb der Schwellenwerte in landesrechtlichen Bestimmungen).

Beispielhaft seien folgende Punkte angeführt:

  • Kenntnisvon den Mustern für Beschaffungsstellen ("Einkauf")- diese Muster für die Vergabestellen (öffentlicher Auftraggeber - nicht Beschaffungsstelle = Einkauf) sind auch Hilfen für die Bieter und Bewerber, da sie den Einblick in den internen Ablauf des ordnungsgemäß durchgeführten Vergabeverfahren ermöglichen und Verstößen erkennbar werden lassen, was wiederum Anlaß für die erforderliche (rechtzeitige und konkrete)  Rüge (vgl. § 160 GWB) sein  kann, die den Gang vor die Vergabekammer (vgl. § 154 ff GWB)  sowie weitergehende Ansprüche nach den §§ 180, 181 GWB ermöglicht;
  • interne Chrecklists sind Hilfen für die Vergabestellen, die von den Bewerbern und Bietern bei entsprechender Kenntniss ebenfalls genutzt werden sollten, um die Richtigkeit des eigenen Vorgehens sowie des Vorgehens der Vergabestellen zu beurteilen; sie ergänzen die Zusammenstellung der nicht abschließend erfaßten größten Fehler. Die Erfahrung zeigt, daß man mit ihrer Hilfe zahlreiche ansonsten entstehende Fehler vermeidet. Vor allem auch bei Großverfahren im EU-weiten Bereich sollten diese Checklists unbedingt genutzt werden.
  • Die Durchführung einer simulierten Angebotsprüfung ist ein interessantes Mittel für Bieter in größeren Vergabeverfahren, um Überraschungen nach der Abgabe des Angebots zu vermeiden. Durch längere Arbeit an einem Angebot können auch selbstverständliche Dinge übersehen werden, die jeder Außenstehende sofort mühelos erkennt.
  • Tätigkeiten als Berater im "Vorfeld" der Vergabe etc.- vgl. §§ 4, 5 UVGO, 6, 7 VgV-  fehlen die entsprechenden Kenntnisse oder auch das erforderliche Personal, so müssen nach hier vertretener Ansicht Sachverständige auch von den Bietern beauftragt werden, die als Hilfe für die Bewerbungen bzw. die Angebotserstellung in Betracht kommen und Kenntnisse etc. der Mitarbeiter der Bieter oder Bewerber ergänzen. Leider (!) werden die hierfür erforderlichen Mittel meist nicht bedacht, nicht beantragt und daher nicht zur Verfügung gestellt. Das fällt unter "Sparen am falschen Platz". In diesen Fällen kommt es zu Enttäuschungen, die als Selbsttäuschung vor Abgabe des Angebots einzustufen sind. Insofern ist auch an Rechts-, Unternehmens- und technische Beratung zu denken.
  • Fehler werden im übrigen von den Bewerbern/Bietern gemacht, weil die in den Vergabeverfahren zur Verfügung stehenden Mittel nicht genutzt werden, nämlich z. B.
    • die Möglichkeiten der gezielten und sachgerechten Information für die Beschaffungsstellen - vgl. §§ 20 UVGO, 28 VgV,
    • die Möglichkeit eines passenden "Aktions-Sonderangebots" - "vorteilhafte Gelegenheit" - vgl. §§ 8 IV Nr. 14 UVgO, 14IV Nr. 7 VgV
    • die Verfolgung von Bekanntmachungen (vgl. §§27 UVgO, 37 ff VgV) von Vergabeverfahren,
    • die Bietergemeinschaft - vgl. §§ 32 UVgO, 43 VgV,
    • die Rüge derDiskiminierung bzw. Bevorzugung von Konkurrenten z. B. durch Leistungsbeschreibungen etc.
    • der Anspruch auf Einhaltung angemessener Fristen für Anebote etc.  - vgl. §§ 13UVGO, 20 VgV,
    • die Möglichkeit Nebenangebote einzureichen -vgl.§§ 25 UVgO, 35 VgV
    • die Rüge  - vgl.§ 160 GWB
    • die Anrufung der Vergabekammer - vgl. § 154 ff GWB.Die
  • Verzichten auf Bewerbung und Angebot?
  • Die nicht selten anzutrreffende Ansicht, der Aufwand für die Bewerbung oder die Erstellung eines Angebots lohne sich nicht, beruht vielfach auf Unkenntnis und/oder fehlender Bereitschaft, was die Bedeutung der Auftragsvolumina der öffentlichen Hand außer acht lässt.
  • Richtig ist allerdings, dass ohne ein professionelles Angebotsmanagement "Zufallsergebnisse" die Folge sein dürften.



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