Die Beschaffungsplanung muss (sollte!) in der Dienstanweisung/ Beschaffungsordnung verankert sein. Hier geht es vor allem um die Verhinderung von „Informationslücken“ zwischen Beschaffungsstelle und Bedarfsstellen (frühzeitige Information über Beschaffungsmaßnahmen, Vertreterbesuche, Präsentationen etc.).
Zur Beschaffungsplanung gehört das "unverbindliche" Vorinformationsverfahren nach § 38 VgV. Die Bekanntmachung über die Beschaffungsabsicht ist zwar unverbindlich, berechtigt aber z. B. zur Abkürzung der Fristen nach § 38 III VgV.
I. Zeitrahmen und Ablauf für kleinere Verfahren
II. Ablauf und Zeitrahmen des „Vorlaufs“
III. Ablauf und Zeitrahmen für größere Verfahren
IV. Muster für Anschreiben an Bedarfsstellen im Rahmen der Beschaffungsplanung
I. Zeitrahmen und Ablauf von kleineren Verfahren
Dokumentation der „wesentlichen“ Arbeitsschritte 1)
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Erledigungszeitpunkt sowie Bl. der Vergabeakte mit Begründung |
Bearbeiter/in – eventuelle Anmerkungen |
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23. Lieferfrist – Arbeitsende/Abnahme bzw. Lieferung/Leistung - § 21 II UVgO (9 I) 2) |
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22.2.Internetbekanntmachung nach § 30 I UVgO (19 II) |
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22.1. Unterrichtung der Bewerber/Bieter - § 46 UVgO (19 I) |
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21. Ablauf der Bindefrist - § 13 UVgO (10) |
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20.2. Zuschlag - § 43 UVgO (18) |
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20.1. Information der Bewerber/Bieter nach Landesrecht? |
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19.. Kontrolle der Auftragsausführung - § 45 I – III UVgO |
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18. Ungewöhnlich niedrige Angebote nach § 44 UVgO ( |
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17. Wertung - § 43 UVgO (16 VI, VII, VIII) |
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16. Ausschluss - § 42 I, II und III UVgO (16 III, IV) |
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15. Nachforderung - § 41 II UVgO (16 II) |
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14.3 Aufforderung zur Erläuterung der Unterlagen - § 35 IV UVgO – Aufklärung nach §§ 9 II, 10 III, 11 III UVgO (15) – ausnahmsweise Verhandlungen bei Verhandlungsvergabe - § 12 IV UVgO (3 I) |
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14.2. Prüfung der Angebote (Teilnahmeanträge) - § 41 I UVgO (16 I ) |
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14.1. Überprüfung der Eignung - §§ 31 I, II, 35 UVgO (16 IV, V) |
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13. Öffnung der Angebote - § 40 UVgO (14 I) |
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12. Ablauf der Angebotsfrist - § 13 I UVgO (10) |
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11.Eingang und Aufbewahrung der Angebote (Teilnahmeanträge) - § 39 UVgO (§ 14) |
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10. Bereitstellung der Vergabeunterlagen - § 29 UVgO (12 III) |
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9. Auftragsbekanntmachung oder Aufforderung - § 27 I UVgO (12 I, II) |
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8. Vergabereife - § 20 II UVgO (2 III) |
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7.3. Ausführungsbedingungen - § 44 UVgO (Landesgesetze)) |
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7.2. Zuschlagskriterien - § 43 UVgO (16 VII, VIII, § 18 I) |
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7.1. Eignungskriterien - §§ 31, 33, 35 UVgO (6 II, 16 V) |
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6.2. Vergabeart - §§ 8 - 12 UVgO (3) |
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6.1. Direktauftrag - § 14 UVgO (3 VI) |
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5. VOL/B - Ergänzende AGB - § 21 II UVgO (9 I) |
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4. Leistungsbeschreibung - § 23 UVgO (7) |
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3. Kostenschätzung - §§ 1 – 3 VgV - Haushaltsmittel - HHO |
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2. Bestimmungsrecht – Markterkundung - Marktübersicht - § 20 UVgO (2 III) |
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1.2. Beschaffungsantrag |
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1.1.Ende der Vorarbeiten der Fachabteilung – Bestimmungsrecht, Markerkundung etc. – Interessenkonflikte – Vertraulichkeit |
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Hinweise
1) Auch bei „kleineren Verfahren“ sollte ein Zeitplan zumindest als Rahmen vorgesehen. Insofern sind die fett gehaltenen Schritte 1.1., 1.2., 8., 9., 10, 12., 20.2. und 21. festzulegen. In manchen Vergabestellen werden diese Schritte auch den Fachabteilungen vorgegeben, die sodann ihrerseits die Termine für diese Schritte einplanen sollten.
2) Die in ( ) enthaltenen §§ sind die bisherigen VOL/A-§§.
II. Zeitrahmen des „Vorlaufs“ 1)
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Verfahren |
Zuständigkeit 2) |
Beteiligte 3) |
Sonstige 3) |
Zeitrahmen 4) |
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Leistung |
Fachabteilung (FA) |
Information Beschaffungsstelle (Info BS) |
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Aktenzeichen |
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Bearbeiter/in |
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Schritte |
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1. Bedarfsermittlung – „Leistung“ - Leistungszeit |
FA |
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2. Bestimmungsrecht - Markterkundung |
FA |
Info BS |
Bewerber |
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3. Zeitrahmen |
FA |
Info BS |
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4. Kostenschätzung |
FA |
Info BS |
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5. Haushaltsmittel |
FA |
Info BS |
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6. Gremien |
FA |
BS |
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7. Kick – Off –Meeting 5) – Zeitplan – Aufgabenverteilung – Feststellung gelöster und offener Fragen |
FA |
BS |
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8. Endgültige Leistungsbeschreibung – Bestimmungsrecht - Markterkundung |
FA |
BS |
Sachverständige |
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9. Risikoanalyse |
FA |
BS |
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10. VOL/B – Individualvereinbarungen – Verschärfungen der AGB |
FA |
BS |
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11. Lose - Nebenangebote |
FA |
BS |
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12. Verfahrensart |
FA |
BS |
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13. Eignung |
FA |
BS |
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14. Zuschlagskriterien |
FA |
BS |
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15. Auftragsausführung |
FA |
BS |
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16. Vertraulichkeit, Interessenkollision, Mitwirkung an der Vorbereitung |
FA |
BS |
Bewerber |
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17. Angebotsfrist, Zuschlagszeitpunkt und Bindefrist |
FA |
BS |
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18. Arbeitsbeginn |
FA |
BS |
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19. Arbeitsende |
FA |
BS |
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Hinweise
1) Der sog. „Vorlauf“ wird vielfach ohne die Beschaffungsstelle oder zumindest ohne deren Information durchgeführt. Das lässt sich auch nicht vermeiden, weil nur die Fachabteilung in der Regel den Bedarf und die erforderlichen Leistungen kennt. Speziell im Rahmen der Ausübung des „Bestimmungsrechts“ und der erforderlichen Markterkundung (vgl. § 20 I UVgO) ist lediglich in der Fachabteilung das erforderliche Wissen, die erforderliche Erfahrung etc. vorhanden. Wenn auch anders als nach § 8 I S. 2 VgV nicht ausdrücklich „die Kommunikation mit Unternehmen“, „interne Beratungen“, „die Vorbereitung“ der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen in § 6 I UVgO ausdrücklich genannte sind, so dürfte es nicht nur zu empfehlen sein, die Dokumentation auch auf diese Punkte zu erstrecken. Es kommt aber jeweils auf den einzelnen Fall an. Es sind in der Praxis auch Fälle anzutreffen, in denen eine Dokumentation des „Vorlaufs“ entfallen kann und die Dokumentation direkt mit dem Beschaffungsantrag einsetzt.
2) Zuständig ist in dieser Phase die Fachabteilung, sofern nicht eine interne Beschaffungsordnung etc. Abweichendes vorsieht.
3) Beteiligt am „Vorlauf“ ist die Beschaffungsstelle – in der Regel durch Information – sowie gegebenenfalls auch externe Berater, soweit insofern interner Sachverstand fehlt (was darzulegen ist). Ferner sind – sofern vorhanden – die für Vergabeverfahren vorgesehenen Kompetenzzentren oder Rechtsabteilungen einzuschalten.
4) Frühzeitig sollte auch der Zeitrahmen von der Fachabteilung mit Einschaltung der Beschaffungsstelle festgelegt werden. Es zeigt sich immer wieder, dass Fachabteilungen nicht wissen, welche Zeit auch kleinere Vergabeverfahren in Anspruch nehmen. Beschaffungen in Zeitnot sind in der Regel unwirtschaftlicher als zeitlich durchgespielte Beschaffungen.
5. Derartige Kick-Off-Meetings oder „runde Tische“ empfehlen sich zumindest bei größeren Vergabeverfahren bei komplexen oder technisch schwierigen Beschaffungen.
III. Zeitrahmen für größere Verfahren
Dokumentation1) nach § 6 UVgO – bisher § 20 VOL/A und Zeitplan2)
Hinweise: Bisherige VOL/A-§§ in Klammer (...) – Schriftgröße nach Bedarf bitte vergrößern.
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Dokumentation der „wesentlichen“ Arbeitsschritte 3) |
Erledigungszeitpunkt sowie Bl. der Vergabeakte mit Begründung |
Bearbeiter/in - eventuelle Anmerkungen |
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29. Ablauf der Gewährleistungsfrist - § 21 IV UVgO (9 III) |
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28. Lieferfrist - Arbeitsende/Abnahme bzw. Lieferung/Leistung - § 21 II UVgO (9 I) |
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27. Besondere Vertragsurkunde – in UVgO u. VOL/A entfallen, aber möglich |
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27.2. Internetinformation nach § 30 I UVgO (19 II) |
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27.1. Unterrichtung der Bewerber/Bieter - § 46 I UVgO (19 I) |
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26. Ablauf der Bindefrist - § 13 UVgO (10) |
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25.3. Ablauf der internen Zuschlagsfrist - § 43 UVgO (18) |
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25.2 Zuschlag - § 43 UVgO (18) |
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25.1. Information nach Landesrecht vor Zuschlag? |
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24. Feststellung der Zuschlagsabsicht - § 43 UVgO (18) |
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23.3. Kontrolle der Auftragsausführung - § 45 I – III UVgO |
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II. Ungewöhnlich niedriger Angebote nach § 44 UVgO ( |
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I. Wertung - § 43 UVgO (18 I) |
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23.2. Wertung - § 43 UVgO (16 VI, VII, VIII) |
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23.1. Ausschluss - § 42 I, II und III UVgO (16 III, IV) |
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22. Nachforderung - § 41 II UVgO (16 II) |
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21. Aufforderung zur Erläuterung der Unterlagen - § 35 IV UVgO – Aufklärung nach §§ 9 II, 10 III, 11 III UVgO (15) – ausnahmsweise Verhandlungen bei Verhandlungsvergabe - § 12 IV UVgO (3 I) |
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20.2. Prüfung der Angebote (Teilnahmeanträge) - § 41 I UVgO (16 I ) |
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20.1. Überprüfung der Eignung - §§ 31 I, II, 35 UVgO (16 IV, V) |
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19. Öffnung der Angebote - § 40 UVgO (14 I) |
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18. Ablauf der Angebotsfrist - § 10 VOL/A |
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17. Informationen vor Ablauf der Angebotsfrist – angemessene Verlängerung der Fristen § 13 IV Nr. 1 UVgO |
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16.2. Aufbewahrung der Angebote (Teilnahmeanträge) - § 39 UVgO |
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16.1. Eingang der Angebote - § 39 UVgO (14 I) |
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15.3. Bereitstellung der Vergabeunterlagen - § 29 UVgO (12 III) |
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15.2. Auftragsbekanntmachung - § 27 I UVgO (12 I, II) VOL/A |
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Dokumentation der „wesentlichen“ Arbeitsschritte 3) |
Erledigungszeitpunkt sowie Bl. der Vergabeakte mit Begründung |
Bearbeiter/in - eventuelle Anmerkungen |
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15.1.3. Auswahl der aufzufordernden Bewerber nach Teilnahmewettbewerb - § 37 I UVgO (12 III b) 4) |
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15.1.2. Bekanntmachung - § 27 I UVgO – Teilnahme-, Auswahlkriterien und begrenzte Teilnehmerzahl - §§ 31 I, II, III, 36 UVgO (6 III, IV, 12 I) 4) |
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15.1.1. Entscheidung über Vorschaltung eines Teilnahmewettbewerbs - §§ 8 I, II, 10, 11, 12 UVgO (3 I, III, 6 III, IV, 10, 12 I, II) 4) |
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15.1. Gegebenenfalls bei Teilnahmewettbewerb vgl. 15.1 – 15.3. |
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14.2 Vergabereife - § 20 II UVgO (2 III) |
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14.1. Fertigstellung der Vergabeunterlagen - § 21 UVgO (8) |
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13.3. Ausführungsbedingungen - § 44 UVgO (Landesgesetze) |
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13.2. Zuschlagskriterien - § 43 UVgO (16 VII, VIII, § 18 I) |
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13.1. Eignungskriterien - §§ 31, 33, 35 UVgO (6 II, 16 V) |
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12. Lose, Nebenangebote –§§ 22, 25 UVgO (2, II, 8 IV) |
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11. Bewerbungsbedingungen - § 21 I Nr. 2 UVgO (8 II b) |
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10.2. Vergabeart - §§ 8 - 12 UVgO (3) |
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10.1. Direktauftrag - § 14 UVgO (3 VI) |
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9. Kommunikation, Rahmenvereinbarungen, elektronische Verfahren, Nebenangebote – Änderungsvorschläge - §§ 7, 15 – 19 UVgO (4, 5, 11) |
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8. VOL/B – Ergänzende AGB - § 21 II UVgO (9 I) |
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7. Individualvereinbarungen – Vertragsbedingungen - § 21 I Nr. 3 UVgO (8 I Nr. 3) |
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6. Risiko-Analyse - § 21 II – V UVgO (9 II – IV) |
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5. Leistungsbeschreibung - § 23 UVgO (7) |
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4. Wirtschaftlichkeitsrechnung – HHO |
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3. Kostenschätzung – Schwellenwert – Gesamtauftragswert - §§ 1 – 3 VgV – Haushaltsmittel – HHO |
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2.2. Bestimmungsrecht – Markterkundung – Marktübersicht - § 20 UVgO (2 III) |
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2.1. Interessenkonflikte – Vertraulichkeit – Maßnahmen - §§ 3, 4 UVgO |
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1. Beschaffungsantrag |
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„Vorlauf“ - Vorarbeiten der Fachabteilung – Bestimmungsrecht, Markerkundung etc. |
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Beschaffungsplanung – Informationen |
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Verfahrens- bzw. Beschaffungsidee |
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Hinweise
1) Raster für Dokumentation (§ 6 UVgO) – wird zum Deckblatt S. 1 der Vergabeakte – fortlaufend von Anbeginn an und zeitnah auszufüllen – Begründungen und Schritte folgen aus der Vergabeakte.
2) Die Dokumentation wird gemäß § 6 UVgO von Anbeginn an Schritt für Schritt bearbeitet. Das Formular ist gewissermaßen „parallel“ zur Vergabeakte zu führen – allerdings natütrlich . Die Erledigung der einzelnen Schritte, Maßnahmen und Begründungen ist nachzuweisen. Ein Überspringen einzelner Schritte ist grundsätzlich nicht zulässig und zu begründen.
3) Leider enthält § 6 I UVgO (wie auch bisher § 20 VOL/A) keine Eingrenzung z. B. auf wesentliche Stufen etc., ferner auch keine Vorgabe für den Mindestinhalt wie § 8 II UVgO (Vergabevermerk) vgl. auch bisher § 24 EG VOL/A. Es müssen daher festgehalten werden
- die einzelnen Stufen,
- die einzelnen Maßnahmen
- sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen.
Fehler in der Dokumentation können zwar nachträglich korrigiert werden. Allerdings ist das Fehlen z. B. der Dokumentation der Schätzung (vgl. § 3 VgV) vielfach mit schwerwiegenden Folgen (z. B. nationales statt EU-Verfahren) verbunden. Es empfiehlt sich daher dringend, Schritt für Schritt zu prüfen, um fehlende Stufen oder fehlende Begründungen zu vermeiden.
4) Zum Teilnahmewettbewerb (falls erforderlich) vgl. 8 I, II, 10, 13 I, 31 III, 36 I, II, 37 I, 38, 39 I, 40 I, 41 I UVgO – bisher §§ 3 I S. 2 und 3, III, IV, 12 II VOL/A.
IV. Muster Anschreiben an Bedarfsstellen Beschaffungsplanung
Muster für Anfragen an die Fachabteilungen
Vergabestelle:
Beschaffungsstelle:
Bearbeiter/in:
Geschäftszeichen/Aktenzeichen:
Datum:
Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen,
um Ihnen und uns die gemeinsame Arbeit zu erleichtern, bitte ich um die möglichst frühzeitige Meldung der von Ihnen beabsichtigten Beschaffungen. Dadurch wollen wir gemeinsam erreichen, in einem frühen Stadium die erforderlichen Informationen von Ihnen zu erhalten, um die leider unumgänglichen Vergabeverfahren erfolgreicher durchführen zu können und nicht unter Zeitdruck zu geraten.
Bitte seien Sie daher so entgegenkommend und überlegen Sie, welche Beschaffungen in den nächsten drei Monaten, den nächsten 6 Monaten, den nächsten 9 Monaten sowie den nächsten 12 Monaten anfallen werden. Überprüfen Sie auch bitte Ihre Bestände z.B. für Verbrauchsmaterial oder auch spezielle Beschaffungen. Kurzfristige Beschaffungen sind teuer und führen zu erheblichen Problemen. Insbesondere fallen z. B. für dringliche oder besonders dringliche Beschaffungen Zusatzarbeiten an, insbesondere entsprechende Begründungen an, die unbedingt vermieden werden sollten.
Bitte listen Sie daher kollegialerweise und auch im eigenen Interesse die notwendigen Beschaffungen nachfolgend auf, soweit Ihnen dies bereits jetzt möglich ist.
Senden Sie mir dieses Schreiben bitte möglichst umgehend mit den für uns wichtigen Angaben zurück an:
Abteilung:
Bearbeiter/in:
Telefonnummer:
E-mail:
Fax:
Sonstiges:
Raum für weitere Hinweise:
Datum:
Für Ihre kollegiale Unterstützung darf ich mich sehr bedanken.
Mit kollegialen Grüßen
Ihre Beschaffungsstelle:
Bearbeiter/in
5.4.1. Antwort der Fachabteilung – sehr wichtig – Mindestschritt 1:
Vergabestelle:
Fachabteilung - Bedarfsstelle:
Aktenzeichen/Geschäftszeichen: Datum:
Sehr geehrte ….
nach Überprüfung teilen wir Ihnen gerne mit, dass wir folgende Beschaffungen innerhalb der angeführten Zeiträume durchführen wollen:
- Geplante Beschaffungen innerhalb der nächsten drei Monate:
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Leistung |
Termin |
Auftragswert geschätzt |
Bieter |
Besonderheiten |
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- Geplante Beschaffungen innerhalb der nächsten sechs Monate:
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Leistung |
Termin |
Auftragswert geschätzt |
Bieter |
Besonderheiten |
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III. Geplante Beschaffungen innerhalb der nächsten neun Monate:
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Leistung |
Termin |
Auftragswert geschätzt |
Bieter |
Besonderheiten |
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- Geplante Beschaffungen innerhalb der nächsten zwölf Monate:
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Leistung |
Termin |
Auftragswert geschätzt |
Bieter |
Besonderheiten |
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- Geplante Beschaffungen innerhalb des nächsten Jahres - vor allem auch
größere Aufträge, an denen wir bereits arbeiten:
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Leistung |
Termin |
Auftragswert geschätzt |
Bieter |
Besonderheiten |
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Für Rückfragen stehen wir gerne zur Verfügung.
Mit kollegialen Grüßen
(Bearbeiter/in)
Vorteilhaft ware es, wenn die Fachabteilung entsprechende Informationen selbst frühzeitig feststellen würde, so dass die Beschaffungsstellen nicht in regelmäßigen Abständen den „Informationen“ „hinterher laufen“ müssten.
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