Abwicklungsschablonen - Abwicklungsraster 2022 - Direktkauf - kleine Vergabe - größere nationale Vergabe

 Hinweis: Die nachfolgende Unterlage kann Ihnen auch als Word Datei überlassen werden - das erleichtert die Abwicklung -Anforderung via E-Mail (s. u.).

Vergabeprofi©

•  Raster für Vergabeverfahren

1. Vergabeunterlagen
2. Vergabeverfahren von Beschaffungsantrag bis zum Zuschlag

•  Sonderteil EU-Verfahren - derzeit in Bearbeitung
  
• EU-Verfahren nach §§ 97 ff GWB, VgV

• CitoExpert Prof. Dr. Harald Bartl
• - Rechtsanwalt -
•  Adelheidststr. 18 -  60433 Frankfurt am Main
• Tel: 069-528091
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Übersicht

 Vorbemerkungen

Weitere Informationen

Raster für Vergabeverfahren nach UVgO

1.Direktkauf und „kleine Vergaben“

1.1. Direktkauf

1.2. Bearbeitung der „kleinen Vergaben“

2. Einzelschritte der nationalen Vergabe nach UVgO

1.a. Beschaffungsantrag.

1.b. Überprüfung des Beschaffungsantrags

Schritte bei größeren Verfahren

1.1. Dokumentation des „Vorlaufs“

1.2. Ablauf größere Verfahren – Dokumentation und Zeitplan..

2. Schätzung des Auftragswerts....
3. Zeitrahmen ....
4. Leistungsbeschreibung – Bestimmungsrecht – Markterkundung...
5. Kontrolle des Zeitplans bei notwendiger Anpassung oder Veränderung...
6. Lose...
7. Nebenangebote ...
8. Leistungsbeschreibung – Individualvereinbarungen – Risikoanalyse.....
9. Individualvereinbarungen und AGB......
10. Eignung .........................
11. Festlegung der Form und des Inhalts der Teilnahmeanträge und Angebote ...
12. Zuschlagskriterien ..............
13. Verfahrensart...............
14. Bekanntmachung ............
15. Bewerbungsbedingungen.....
16. Vergabereife – Fertigstellung und Bereitstellung der Vergabeunterlagen nach § 29 UVgO..
17. Beschaffungsantrag.....
18. Bekanntmachung bzw. Aufforderung zur Teilnahme oder zur Angebotsabgabe...
19. Eingang und Aufbewahrung „ungeöffneter Teilnahme und Angebote ...
20. Öffnung der Angebote.......
21. Prüfung nach § 41 I UVgO......
22. Aufforderung zur Erläuterung der Unterlagen...
23. Nachforderung von Unterlagen......
24. Feststellung der Eignung (eventuell nach Nachforderung der Unterlagen)....
25. Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots und Feststellung der Zuschlagsabsicht....
26. Feststellung ungewöhnlich niedriger Angebote und Ablehnung.......
27. Verlängerung der Bindefrist und Zuschlag...
28. Ablauf der Bindefrist.........
29. Unterrichtung der Bewerber und Bieter.....
30. Ende und Abschluss der Dokumentation ....
31. Aufbewahrungspflichten...

 

Anhang I – „Größte Fehler“ in kleinen Vergabeverfahren

 

 

1. Vorbemerkungen

 

Vorbemerkung und allgemeine Hinweise zu Direktkauf, einfacher Beschaffung und nationalen Vergabeverfahren

 

Definitionen:

 

Vergabestelle ist der jeweilige öffentliche Auftraggeber.

Fachabteilungen = Bedarfsstellen sind die Abteilungen etc. der Vergabestelle, für die die Leistungen beschafft werden.

Beschaffungsstellen = Einkaufsabteilungen sind die Abteilungen, die für die Beschaffungen zuständig sind.

Dienstanweisungen = Beschaffungsrichtlinien sind die besonderen Verwaltungsbestimmungen der konkreten Vergabestelle.

 

Voraussetzungen und Qualifikation der Anwender der Raster

Mitarbeiter der Beschaffungsstelle können die Muster etc. nur nutzen, sofern sie vergaberechtlich geschult sind und über entsprechende technische, betriebswirtschaftliche und rechtliche Kenntnisse verfügen. Außerdem sollte die Nutzung der Raster geübt sein.

 

Nutzung der Muster

Die Muster sind in Word gehalten und können jederzeit vergrößert, in der Seiteneinrichtung geändert, kopiert, geändert, ergänzt oder auch überschrieben werden. Schrittweise Speicherung ist zu empfehlen. Zusätzliche technische weitere Voraussetzungen sind nicht erforderlich. Sämtliche Tabellen können bei Bedarf auch in Text umgewandelt werden (Word Funktion: Tabelle – Umwandeln in Text).

 

Unerlässliche Vorgehensweise Schritt für Schritt

Die Vergabeverfahren sollten Schritt für Schritt bearbeitet und müssen entsprechend § 6 UVgO – bisher § 20 VOL/A - dokumentiert werden. Das gilt auch für vorbereitende Schritte bis zum Beschaffungsantrag, die üblicherweise durch die Fachabteilungen = Bedarfsstellen mit Information der Beschaffungsstelle erarbeitet werden (vgl. Dienstanweisung). Auf eine technische „Blockade“ für den Fall, dass Schritte übersprungen werden, wurde verzichtet, um in Einzelfällen gewisse Schritte vorziehen zu können. In der Dokumentation muss aber belegt werden, dass die vorgesehenen Schritte insgesamt durchgeführt wurden, sofern nicht der Wegfall einzelner Schritte begründet wird (z. B. Überflüssigkeit der Markterkundung infolge vorhandener aktueller Kenntnisse). Das Auslassen eines Schrittes ist vielfach Ursache der Verstöße und Fehler im Vergabeverfahren.

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Weitere Informationen - Spezielle Hinweise zu den einzelnen Rastern

 

1.1. Zu Direktkauf

Der Direktkauf kann nach § 14 UVgO – bisher § 6 IV VOL/A - ohne Vergabeverfahren durchgeführt werden. Er ist jedoch aktenkundig zu machen. Hierfür genügt Bearbeitung des Musters „Direktkauf“. Allgemeine Grundsätze wie insbesondere das Diskriminierungsverbot und das haushaltsrechtlich Wirtschaftlichkeitsgebot gelten natürlich auch hier.

 

1.2. Zur Bearbeitung der „kleinen“ Vergabe in einem Vorgang

Dieses Muster bezieht sich auf Beschaffungen durch Freihändigen Vergaben vor allem nach § 8 IV Nr. 17 UVgO – bisher 3 V i) VOL/A – „Ministerschwellenwert“ (leider in Bund, Land und Kommunen unterschiedlich). Es handelt sich um ein durch das Raster erleichtertes Vergabeverfahren insbesondere wegen der Möglichkeit, ein „Leitprodukt“ benennen zu dürfen. Damit soll für kleinere Aufträge bis 30.000 € o. MwSt. (Dienstanweisung, „Ministerschwellenwert“, Erlasse etc.) die nach § 40 I UVgO - bisher 2 III VOL/A gebotene Vorgehensweise (Bestimmungsrecht – Absicherung durch Markterkundung – Marktübersicht) erleichtert werden. Bei der Vielzahl und Unterschiedlichkeit der Produkte und Leistungen sowie den jeweiligen Marktbesonderheiten steht der für die Marktübersicht erforderliche erhebliche Aufwand regelmäßig in keinem Verhältnis zum erreichbaren Wettbewerbseffekt. Auch hier müssen die Grundsätze der Gleichbehandlung, Transparenz und des Wettbewerbs beachtet werden. Bei der Auswahl der Bieter sind u. a. das Wechselgebot sowie das Verbot der Bevorzugung örtlicher oder regionaler Bieter zu beachten.

 

1.3.1. Zur Bearbeitung der „größeren“ nationalen Vergaben unterhalb der Schwellenwerte

Für diese Vergabeverfahren sind die weiteren Muster (4. Schritte) gedacht. Insbesondere bei diesen Vergabeverfahren sind die Begründungs- und Dokumentationspflichten sowie das stufen- und schrittmäßige Vorgehen strikt zu beachten. Nur dann sind wirtschaftlich effektive und vergaberechtlich unbedenkliche Vergabeverfahren zu erreichen und insbesondere Rügen etc. der Bewerber und Bieter zu vermeiden, die die ihnen bereits jetzt zur Verfügung stehenden Rechtsschutzmöglichkeiten verstärkt nutzen.

 

1.3.2. Mindestschritte in „größeren“ nationalen Verfahren

Erfahrene Bearbeiter/innen müssen nicht in allen Fällen die gesamten Schritte durchgehen, sondern vor allem die „Mindestschritte“, die rot gekennzeichnet sind. Das betrifft insbesondere eigene Wiederholungsbeschaffungen sowie Trivialbeschaffungen mit höherem Auftragswert, die keine besonderen Probleme aufweisen und in denen die Gründe für die Ausnahmen (Verhandlungsvergabe, „nur ein Unternehmen“, „produktbezogene Leistungsbeschreibung“ etc.) gewissermaßen auf der Hand liegen. Gleichwohl ist insofern Vorsicht gebeten.

1.4. Zur Beschaffung von freiberuflichen Dienstleistungen unterhalb der Schwellenwerte

Freiberufliche Leistungen werden in § 50 UVgO einer Sonderregelung unterworfen. Diese Sonderregelung stimmt mit der bisherigen Rechtslage weitgehend überein.

Für diesen Bereich wurde früher ein spezielles Raster entwickelt, das sich auf diesen Bereich der freiberuflichen Leistungen bezog. Insofern war die VOL/A nach § 1 „an sich“ nicht anwendbar. Gleichwohl galt nach § 1 VOL/A Haushaltsrecht. Alle Haushaltsordnungen (z. B. § 55 BHO, LHO, kommunales Haushaltsrecht etc.) enthalten die Vorgabe, dass grundsätzlich öffentlich oder beschränkt mit Teilnahmewettbewerb ausgeschrieben werden muss, „sofern nicht die Natur des Geschäfts oder besondere Umstände eine Ausnahme rechtfertigen.“ Gleichwohl war bisher bei der Beschaffung der freiberuflichen Leistungen in der Regel die Freihändige Vergabe anzuwenden (vgl. auch Erläuterungen zur VOL/A zu § 1 VOL/A).

Insofern ist allerdings nach § 50 UVgO nunmehr die grundsätzliche Vergabe im Wettbewerb durchzuführen. „Dabei ist so viel Wettbewerb zu schaffen, wie dies nach der Natur des Geschäfts oder nach den besonderen Umständen möglich ist.“

Insofern wird grundsätzlich wohl die Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb oder ab die Aufforderung von mehreren Bewerbern vorgesehen werden, wenn nicht die Natur des Geschäfts oder besondere Umstände Abweichendes zulassen. Den Auftraggeber trifft hier die Begründungspflicht für diese Ausnahmetatbestände.

 

 

1. 5. EU-Verfahren nach §§ 97 ff GWB, VgV

Insofern sind die EU-Vorgaben exakt zu bearbeiten. Regelmäßig führen hier Verstöße zu besonders schwerwiegenden Nachteilen (Rügen, Nachprüfungsverfahren etc. – aber auch unwirtschaftliche Beschaffungen). Für diese Vergabeverfahren sind die weiteren besonderen Raster zu verwenden.

Insofern ist auch Bartl, Harald, GWB 2016 – VgV 2016, Kommentierung, 2016, Anhang zu § 8 I VgV – Ablauf der Vergabeverfahren nach den §§ 97 GWB bzw. den §§ 1 ff VgV.

 

 

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1. Direktkauf und kleine Vergaben

1.1. Direktkauf 1) – niemals übersehen –

Vgl. Dienstanweisung? (§ 14 UVgO – bisher § 3 VI VOL/A – bei Auftragswert bis 1000 € o. MwSt. 2) – hier Kurzvermerk für den Direktkauf – Beispiel: 2 Bürostühle – Rastereintragungen (rot) löschen oder nach Kopieren einfach überschreiben!

1. Vorbereitung –Markterkundung – Bestellung telefonisch voraus
Vergabestelle				XYZ
Beschaffungsantrag von Fachabteilung				Fachabteilung:
				Antrag vom
				Beschaffungsstelle – Mitarbeiter/in BS I – Irene Meyer
Fachabteilung (nur bei Delegation)				-
Aktenzeichen				72-11
Fachabteilung				Beschaffung für Fachabteilung Z
Haushaltsmittel				vorhanden
Rahmenvertrag (dann Abruf prüfen!)				Kein Rahmenvertrag ersichtlich
Beschaffungsgegenstand				Bürodrehstühle
Stückzahl – Leistungsumfang				2
Merkmale				fünfrollig, übliche Varianten
Lieferfrist				sofort
Markt- und Preisübersicht				Telefonische Abfrage
Wechselgebot beachtet				Zwei neue Bewerber aufgenommen (s.u.)
Bieter	Produkt-Merkmale – Lieferfristen		Preis/Preise in € netto			VOL/B ergänzend	Konkrete Bestellung mit Preis und Lieferfrist unter Hinweis auf VOL/B etc.
B1: Johnson GmbH	Royal 11 – sofort		190,00			X
B2 :Müller OHG – neu	Stern A – sofort		165,00			X	Bester Preis: X – 165,00 € netto – sofort – Kosten und Gefahr des Auftragnehmers – VOL/B
B3 : Behringer  neu	Zack 9 – sofort		193,00			X
Auftragswert							Unter 1000,00 € ohne USt.
Bestimmungsrecht - Marktübersicht	abgeschlossen		am:			BS I	Irene Müller
Vergabereife – vgl. § 20 II UVgO: liegt vor
Auftrag durch E-Mail – eventuell mit E-Mail-Bestätigung statt „Antwort-E-Mail“:
Vergabestelle		XYZ			Datum			12.1.20..
Beschaffungsstelle		BS I			Bearbeiter/in			Irene Müller
Aktenzeichen		72-11			Auftragnehmer			B2

 

 

Fortsetzung „Direktkauf“

 

Sehr geehrte , wie bereits telefonisch mit Ihnen vereinbart, bestätigen wir Ihnen folgenden Auftrag: Leistung: Bürodrehstühle Stern A – fünfrollig – übliche Varianten wie Prospekt Stückzahl: 2 Preis o. MwSt.: 330,00 € zuzüglich 19 % MwSt. = 62,70 € - Preis m. MwSt.: 427,70 € Lieferfrist: sofort Besondere Vereinbarungen: Anlieferung auf Kosten und Gefahr des Auftragnehmers. Ergänzend gilt die VOL/B. Wir erwarten die vertragsgemäße Ausführung. Für Rückfragen stehen wir gerne zur Verfügung. Wir bitten Sie, diese E-Mail durch Rück-E-Mail zu bestätigen. Vielen Dank. Mit freundlichen Grüßen Vergabestelle i.A. (Bearbeiter/in) E-Mail-Antwort: Hiermit bestätigen wir, den Auftrag wie oben erhalten zu haben. Wir werden den Auftrag sofort ausführen. Wir erklären, dass Ausschlussgründe gemäß den §§ 123, 124 GWB nicht vorliegen und wir unsere gesetzlichen Pflichten (Steuern, Sozialversicherung, Mindestlohn etc.) erfüllt haben und erfüllen werden. Mit freundlichen Grüßen i. A. Firma:  Mitarbeiter/in:

 Hinweise

1) Der Direktkauf kann nach § 14 UVgO – bisher § 3 VI VOL/A -  ohne ein Vergabeverfahren durchgeführt werden. Die Haushaltsgrundsätze (Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit sowie Notwendigkeit) sind wie immer zu beachten. Das gilt auch für allgemeine Grundsätze wie das Diskriminierungsverbot. Auch das Wechselgebot soll in der Regel beachtet werden. Eine „kleine Markterkundung“ z. B. durch telefonische Abfrage der Preise etc. ist durchzuführen, sofern die Marktverhältnisse etc. nicht bekannt sind.

2) Hier sollte für den Direktkauf ein höherer Wert angesetzt werden als Inhalt der Dienstanweisung oder Beschaffungsrichtlinie – (auf die mögliche Genehmigung einer Aufsichtsbehörde sollte geachtet werden).

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  1.2. Bearbeitung der „kleinen“ Vergabe 1)

1.2.1. „Einfache Beschaffung“ in einem Vorgang 2)

Beschaffungsantrag und Markterkundung in kleinen Vergabeverfahren – Variante nur für geschulte Mitarbeiter und nur dann, wenn in der Dienstanweisung vorgesehen (vgl. § 23 V S. 2 UVgO – bisher § 7 IV VOL/A) – siehe auch 2.2. unten:

1.2.1.1 Beschaffungsantrag – Bestimmungsrecht - Markt- und Preiserkundung – Marktübersicht – möglichst vollständig von Beschaffungsstelle auszufüllen! Durch E-Mail von Fachabteilung (Bedarfsstelle) an Beschaffungsstelle (Einkauf)
Vergabestelle:				Datum
Fachabteilung:		Aktenzeichen:		Bearbeiter/in
Beschaffungsstelle		Haushaltsmittel vorhanden		Auftragswert:
Leistung:		Stückzahl:		Sonstiges
Leistung – Merkmale – „Trivialprodukt  - „Trivialleistung“:
„Leitprodukt“ und „ähnliche“ Produkte: - Begründung im Anhang - **)
Liefertermin – Lieferfrist – Datum – „Trivialtermin“:
Dringlichkeit/Besondere Dringlichkeit – Gründe:
Bekannte potentielle Lieferanten (in der Regel mindestens drei):
Bieter:	1.		2.		3.
Preis pro Stück netto
Konditionen (nur dann, wenn abweichend von: a) 1 Jahr Gewährleistung (ausreichend), b) Lieferung auf Gefahr und Kosten des Bieters, c) keine Besonderheiten wie zusätzliche Wartung etc.)	In der Regel wird angeboten (sonst hier Angaben erforderlich!): a) 1 Jahr Gewährlei-stung b) Lieferung auf Kosten und Gefahr des Auftragnehmers c) keine Besonderheiten wie zusätzliche Wartung
Sonstige Anmerkungen und Hinweise:
Fachabteilung	Bearbeiter/in		Ausgang - Datum:
Beschaffungsstelle	Bearbeiter/in		Eingang – Datum:

1.2.1.2. Prüfung des Beschaffungsantrags		Anmerkungen
Rahmenvertrag mit Abruf				entfällt – liegt nicht vor
Informationsquelle		Genutzte Quelle ankreuzen		Ergebnis
Bisherige eigene Vergabeverfahren – Aktenzeichen - Vorbeschaffung				entfällt
Bewerberinformationen – Prospekte, Kataloge etc.				entfällt
Öffentliche Quellen (Telefonbücher, Gelbe Seiten etc.)				entfällt
Internet (google etc.)				entfällt
„Leitprodukt“ – zwei „ähnliche Produkte“				Von Fachabteilung vorgegeben – unbedenklich – s.o.
Telefonische oder E-Mail-Abfrage - in der Regel bei drei konkreten Bewerbern – ausreichend für Marktübersicht		am: um Uhr		Bieter	Preis pro Stück netto	Produkt - Leistung	Gesprächs­partner – Herr/Frau
				1.
				2.
				3.
Gegebenenfalls Abfrage weiterer Produkte - Leistungen

 

Hinweis

1) Dieses Muster bezieht sich vor allem auf Beschaffungen durch Verhandlungsvergabe nach § 8 IV Nr. 17 UVgO – bisher Freihändige Vergaben vor allem nach § 3 V i) VOL/A – „Ministerschwellenwert“ (leider in Bund, Land und Kommunen unterschiedlich). Es handelt sich um ein durch das Raster erleichtertes Vergabeverfahren insbesondere wegen der Möglichkeit, ein „Leitprodukt“ nach § 23 V S. 2. Und 3 UVgO -  benennen zu dürfen. Damit soll für kleinere Aufträge bis 30.000 € o. MwSt. (Dienstanweisung, „Ministerschwellenwert“, Erlasse etc.) die nach § 20 I UVgO – bisher 2 III VOL/A - gebotene Vorgehensweise (Markterkundung – Marktübersicht) erleichtert werden. Bei der Vielzahl und Unterschiedlichkeit der Produkte und Leistungen sowie den jeweiligen Marktbesonderheiten steht der für die Marktübersicht erforderliche erhebliche Aufwand regelmäßig in keinem Verhältnis zum erreichbaren Wettbewerbseffekt. Selbstverständlich müssen die Grundsätze der Gleichbehandlung, Transparenz und des Wettbewerbs auch hier beachtet werden. Bei der Auswahl der Bieter sind u. a. das Wechselgebot und das Verbot der Bevorzugung örtlicher oder regionaler Bieter zu beachten.

2) Vorhandene Eintragungen löschen oder nach Kopieren des Formulars einfach überschreiben!

 Fortsetzung Einfache Beschaffung in einem Vorgang

 

Gesamtauftragswert netto – geschätzt bzw. verbindlich:
Vergabeart			Verhandlungsvergabe nach § 8 IV Nr. 17 UVO – bisher freihändig nach § 3 V i) VOL/A – Auftragswert unter „Ministerwert“
Eignung			Eigenerklärung nach § 31, 33, 35 II UVgO – bisher 6 V VOL/A –
Angebotsfrist:			00.00.0000
Bindefrist:			00.00.0000
Zuschlagskriterium:			Preis allein
Günstigster Preis - Rang			Bieter		Preis netto			Sonstiges
			1.
			2.
			3.
3. Telefonischer Zuschlag mit Inhalt wie unten in folgender E-Mail – unwidersprochen vorgelesen			Bearbeiter/in		Datum			Unterschrift
4. Bestätigung durch E-Mail (s.u.)
Aufforderung zur Angebotsabgabe			Nicht erforderlich – entfällt, telefonische Bestellung
E-Mail nach tel. Zuschlag
„Bestätigungs-E-Mail“
Vergabestelle 0000	Aktenzeichen0000			Leistung0000		Auftrag-Nr. 00000			Datum00.00.0000
Beschaffungsstelle	Bearbeiter/in			20 Stück…..					Durch E-Mail
Sehr geehrte .. Hiermit bestätigen wir den Ihnen telefonisch bereits erteilten Auftrag über folgende Leistungen:
Leistung	Stückzahl			Lieferzeit		Einzelpreis netto			Gesamtpreis netto
Die Lieferung erfolgt auf Ihre Kosten und Gefahr frei Haus XXXX-Stadt, XXXX-Straße, XXXX- Stockwerk. Zum Gesamtpreis netto kommt die aktuelle gesetzliche MwSt. Ergänzend gilt die VOL/B. Andere Geschäftsbedingungen werden in keinem Fall Vertragsinhalt. Unser/e Ansprechpartner/in/zuständige Person für die Anlieferung – bitte vor Lieferung verständigen:00000 Ferner bitten wir Sie um Zusendung des anliegenden Formulars durch Rückfax oder E-Mail. Vielen Dank! Mit freundlichen Grüßen Vergabestelle
Name, Vorname		Telefon					E-Mail
00000		00000					00000

 Fortsetzung Einfache Beschaffung in einem Vorgang

 Anhang für Rückfax bzw. E-Mail

Wir bitten Sie, den Eingang dieser E-Mail so schnell als möglich zu bestätigen – spätestens innerhalb von 3 Stunden. Bitte übersenden Sie uns auch die unten angeforderte Eigenerklärung nach § 35 II UVgO Vielen Dank Mit freundlichen Grüßen Vergabestelle – Beschaffungsstelle Bearbeiter/in

 Ihre Bestätigung durch Fax an 0000000000 oder an E-Mail: 0000000000

An Vergabestelle: 0000000000 Vergabeverfahren: Aktenzeichen: 0000000000 Datum: 0000000000 Uhrzeit: 0000000000 Bestätigung Sehr geehrte Frau/Herr…… hiermit bestätigen wir, dass die zuvor anzutreffende E-Mail bei uns eingegangen ist und wir den Auftrag vertragsgemäß ausführen werden. Wir geben die geforderte Eigenerklärung nach § 35 II UVgO hiermit ab. Über das Vermögen des Unternehmens ist kein Insolvenz- oder vergleichbares Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt wurde. Das Unternehmen befindet sich nicht in Liquidation. Wir haben unsere Pflichten zur Zahlung von Steuern, Abgabe und Sozialversicherungsbeiträgen erfüllt. Ausschlussgründe nach den §§ 122, 123 GWB liegen nicht vor. Wir verpflichten uns zur Beachtung der Pflichten zur Auftragsausführung. Mit freundlichen Grüßen Auftragnehmer - Firma: i. A. Name – Vorname: Bearbeiter/in: Datum:

 

Rücklauf der Bestätigung um 00.00 Uhr am 00/00/0000

Fehlender Rücklauf – Maßnahmen zur Absicherung des Zugangs: 0000000000

Name und Vorname 0000000 Datum: 00/00/0000 Unterschrift 0000000

 

Eingangskontrolle
Bearbeiter/in	Erfüllung		Nichterfüllung		Datum		Schritte
0000000	0000000		0000000		00/00/0000
Lieferschein erhalten 00/00/0000				Lieferschein bestätigt 00/00/0000
Sonstiges00/00/0000
Name00/00/0000		Datum 00/00/0000				Unterschrift 00/00/0000

 1.2.2. Die Zulassung von „Leitprodukten“, Markennamen etc. 1) 2)

 

„Sachlicher Grund“ 3)
Merkmale der vorhandenen Erzeugnisse und Verfahren in der Vergabestelle	Andere Erzeugnisse oder Verfahren anderer Auftragnehmer mit unterschiedlichen Merkmalen	Konkreter unverhältnismäßig hoher finanzieller (Mehr-) Aufwand bei Beschaffung 4)   Begründung 6):	Unverhältnismäßige Schwierigkeiten bei - Integration, - Gebrauch, - Betrieb oder - Wartung 5) Begründung:
Merkmal1:	Abweichendes Merkmal:
Merkmal 2:	Abweichendes Merkmal:
Merkmal 3:
Merkmal 4:
Merkmal 5:
Merkmal 6:
Etc.

 

Hinweise

1) Dies ist nach § 23 V S. 2 und 3 UVGO – bisher § 7 IV VOL/A - nur in engen Grenzen vorgesehen. Entsprechende Begründungen und Dokumentation sind daher erforderlich:

2) Anhang zum Beschaffungsantrag (s. o. 2.1.)

3) Beispielhaft sind insofern Anschlussaufträge nach Vorleistungen mit entsprechenden Auswirkungen z. B. auf ein teures Ersatzteillager, Nachlieferungen und Kompatibilität, Schnittstellen, Ergänzungen integrierter Gesamtsysteme, Anschaffung von anderen zusätzlichen Wartungsgeräten mit erheblichem Aufwand etc.

Dem öffentlichen Auftraggeber ist ein Beurteilungsspielraum eröffnet (keine sachfremden Erwägungen, keine offensichtlichen Fehler, keine Willkür, bequemere Lösungen nicht ausreichend – das folgt bereits aus den Merkmalen „unverhältnismäßig hoher finanzieller Aufwand“ bzw. „unverhältnismäßige Schwierigkeiten“, die den Ausnahmecharakter der Vorschrift eindeutig zum Ausdruck bringen.

Vgl. hierzu etwa Bartl/Bartl/Schmitt, UVgO, 2017, § 23 Anm. 9.2.; zum bisherigen Recht Müller-Wrede, Malte, Hrsg., VOL/A, 2010, 3. Aufl., § 7 Rn. 17 (grundsätzlich jede Produktvorgabe mit Zusatz, es sei denn bestimmtes Produkt etc. unverzichtbar; ferner auch § 8 EG Rn. 66, 67 f.

4) Insofern kommen z. B. zusätzliche Kosten in Betracht, die durch den Erwerb von weiteren Geräten (Verbindungsstücke, Ergänzungen der Einrichtungen, Aufwand für Anpassungen etc.) entstehen.

5) Hier werden im Einzelfall Kosten zu nennen sein, die durch die Einführung des Produkts entstehen – Schulungsaufwand, höherer Zeitaufwand bei Nutzung, zusätzliche Betriebs- oder Wartungskosten, Umstellungsarbeiten etc.).

6) Die Begründungen müssen konkret, einzelfallbezogen und nachvollziehbar dokumentiert werden. Der unverhältnismäßig hohe finanzielle Mehraufwand ist möglichst konkret zu beziffern. Allgemeine Ausführungen reichen hier ebenso wenig aus wie Vermutungen etc.

 

1.3. Ablauf – Dokumentation und Zeitplan für „Kleine“ Vergaben“

Dokumentation der „wesentlichen“ Arbeitsschritte 1)	Erledigungszeitpunkt sowie Bl. der Vergabeakte mit Begründung	Bearbeiter/in – eventuelle Anmerkungen
23. Lieferfrist – Arbeitsende/Abnahme bzw. Lieferung/Leistung -  § 21 II UVgO (9 I) 2)
22.2.Internetbekanntmachung nach § 30 I UVgO (19 II)
22.1. Unterrichtung der Bewerber/Bieter - § 46 UVgO (19 I)
21. Ablauf der Bindefrist - § 13 UVgO (10)
20.2. Zuschlag - § 43 UVgO (18)
20.1. Information der Bewerber/Bieter nach Landesrecht?
19.. Kontrolle der Auftragsausführung - § 45 I – III UVgO
18. Ungewöhnlich niedrige Angebote nach § 44 UVgO (
17. Wertung -  § 43 UVgO (16 VI, VII, VIII)
16. Ausschluss - § 42 I, II und III UVgO (16 III, IV)
15. Nachforderung - § 41 II UVgO (16 II)
14.3  Aufforderung zur Erläuterung der Unterlagen - § 35 IV UVgO – Aufklärung nach §§ 9 II, 10 III, 11 III  UVgO (15) – ausnahmsweise Verhandlungen bei Verhandlungsvergabe - § 12 IV UVgO (3 I)
14.2. Prüfung der Angebote (Teilnahmeanträge) - § 41 I UVgO  (16 I )
14.1. Überprüfung der Eignung - §§ 31 I, II, 35 UVgO (16 IV, V)
13. Öffnung der Angebote - § 40 UVgO  (14 I)
12. Ablauf der Angebotsfrist - § 13 I UVgO (10)
11.Eingang und Aufbewahrung der Angebote (Teilnahmeanträge) - § 39 UVgO (§ 14)
10. Bereitstellung der Vergabeunterlagen - § 29 UVgO (12 III)
9. Auftragsbekanntmachung oder Aufforderung - § 27 I UVgO (12 I, II)
8. Vergabereife - § 20 II UVgO (2 III)
7.3. Ausführungsbedingungen - § 44 UVgO (Landesgesetze))
7.2. Zuschlagskriterien - § 43 UVgO (16 VII, VIII, § 18 I)
7.1. Eignungskriterien - §§ 31, 33, 35 UVgO (6 II, 16 V)
6.2. Verfahrensart - §§ 8  - 12 UVgO (3)
6.1. Direktauftrag - § 14 UVgO  (3 VI)
5. VOL/B - Ergänzende AGB - § 21 II UVgO (9 I)
4. Leistungsbeschreibung - § 23 UVgO (7)
3. Kostenschätzung -  §§ 1 – 3 VgV - Haushaltsmittel - HHO
2. Bestimmungsrecht – Markterkundung - Marktübersicht - § 20 UVgO (2 III)
1.2. Beschaffungsantrag
1.1.Ende der Vorarbeiten der Fachabteilung – Bestimmungsrecht, Markerkundung etc. – Interessenkonflikte – Vertraulichkeit

 

 

Hinweise

1) Auch bei „kleineren Verfahren“ sollte ein Zeitplan zumindest als Rahmen vorgesehen. Insofern sind die fett gehaltenen Schritte 1.1., 1.2., 8., 9., 10, 12., 20.2. und 21. festzulegen. In manchen Vergabestellen werden diese Schritte auch den Fachabteilungen vorgegeben, die sodann ihrerseits die Termine für diese Schritte einplanen sollten.

2) Die in ( ) enthaltenen §§ sind die bisherigen VOL/A-§§.

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Schritt 1.a. Beschaffungsantrag (nur, wenn alle Schritte zur Erarbeitung der Vergabeunterlagen erledigt sind)

Beschaffungsantrag 1)

Bearbeitung durch Fachabteilung (gegebenenfalls in Absprache mit der Beschaffungsstelle) – nach Bedarf vergrößern – Stellen mit 0 sind vollständig zu bearbeiten oder 0 zu streichen.

Beschaffungsantrag						Maßnahme: 0000000
Fachabteilung						0
Aktenzeichen						0
Bearbeiter/in						0
An Beschaffungsstelle								0
Bearbeiter/in								0
Absendedatum: 00/00/0000								Uhrzeit: 00:00					Bearbeiter/in - Unterschrift
0								0					0
1. Leistungsart 2)					Ankreuzen							Anmerkung
Lieferung0					0							0
Dienstleistung0					0							0
Freiberufler-Leistung0					0							vgl. § 50 UVgO 0
Bauleistung0					0							0
Mischleistungen – Lieferung und „Baunebenleistung“0					0							0
Sonstiges0					0							0
2. Stückzahl – Preis – Schätzung 3)		Stück – Einheit – Zahl			Einzelpreis - netto							Gesamtpreis - netto		Besonderheiten Anmerkungen
0		0			0							0		0
3. Gewünschter – erforderlicher - Liefer-/Leistungstermin 4)
Eilbedürftigkeit
Ja	0						Nein			0
Dringlich - Gründe			Besonders dringlich - § 8 IV Nr. 9 UVgO ( 3 III b) – Gründe:								unaufschiebbar – Gefahr im Verzug - - § 8 IV Nr. 9 UVgO ( 3 III b) –Gründe:
0			0								0
4. Haushaltsmittel - Zuschüsse 5)			genehmigt 0								beantragt 0
5. Bestimmungsrecht – Absicherung durch Markterkundung – Marktübersicht 6)
5.1. Erstbeschaffung 0
5.2.Wiederholungsbeschaffung 0									Aktenzeichen: 0			Zeitpunkt: 0			Anmerkungen
Vergabeverfahren:									0			0			0
5.3.Beschaffung durch andere Behörde									Aktenzeichen:0			Ansprechpartner:0			Anmerkungen
Behörde: 0									0			0			0

 

 

 

	Beschaffungsantrag	Maßnahme: 0000000
5.4. Bestimmungsrecht - Markterkundung – Marktkenntnisse – Marktübersicht der Beschaffungsstelle - § 20 I UVgO (§ 2 III VOL/A) 7) 5.4.1. Bestimmung der Leistung durch die Fachabteilung: Leistungsart Produkt Stückzahl       Bewerber/Bieter     Standardmerkmale     Minimum - Maximum Gründe:   Sondermerkmale Gründe:   Alleinstellungsmerkmale Gründe:         Mitbewerber     Nicht in Betracht kommende Produkte – Leistungen   Gründe:
5.4.2. Fehlende Bestimmung durch die Fachabteilung – ohne weitere Gründe nur „Vorschlag“ – Nachholung der folgenden Schritte
Bestimmungsrecht und Absicherung durch Markterkundung
Vorschlag Produkt oder Leistung
Potenzielle Bieter			B1	B2	B3	Weitere Bieter – Anhang 8)
Angabe der Bewerber
Produkte – Leistungen - § 7 I VOL/A 9)			0	0	0	Erforderliche Merkmale – konkret feststellen
Standardmerkmale (alle Bieter)			0	0	0	0
Bandbreitenmerkmale (Minimum - Maximum)			0	0	0	0
Sondermerkmale (nicht alle Bieter)			0	0	0	0
Alleinstellungsmerkmale (jeweils nur ein Bieter)			0	0	0	0
Muster – Proben – Tests – Präsentation etc.			0	0	0	0
6. Preise – netto pro Stück			0	0	0	0 Preise wie Schätzung
Gesamte Stückzahl – Gesamtpreis netto			0	0	0	0 Preise wie Schätzung
7. Gewährleistungsfrist – Jahre - § 21 IV UVgO			0	0	0	0 – mehr als ein Jahr?
8. Lieferfristen - § 23 I UVgO			0	0	0	0 – nur notwendige Fristen, kein „Eilfall“
9. Eignung - § 31, 33 UVgO  10) Besondere - Leistungsfähigkeit - Zuverlässigkeit - Fachkunde erforderlich?			0	0	0	Sämtliche Bieter sind insofern unbedenklich – Eigenerklärungen werden in das Ermessen der Beschaffungsstelle gestellt
10. Vertraulichkeit - § 3 UVgO
11. Interessenkonflikt - § 4 UVgO
10. Sonstiges			0	0
Fachabteilung: 00 Datum: 00/00/0000 Uhrzeit: 00:00			Bearbeiter/in Name: 00 Vorname: 00				Bearbeiter/in Unterschrift: 00

 

 

 

Beschaffungsantrag

Maßnahme: 0000000

Bearbeitung durch Beschaffungsstelle

Beschaffungsstelle		Anmerkungen
Eingang – Datum - Uhr	Datum: 00/00/0000 Uhrzeit: 00:00
Bearbeiter/in
Unterschrift

 

 

Hinweise

1) Wenn der Beschaffungsantrag ausgefüllt wird, sind in der Regel bereits die erforderlichen Weichenstellungen des „Vorlaufs“ (Schritt 1.a) anzutreffen. Insofern ist die Beschaffungsstelle im Einzelfall teils nicht rechtzeitig eingeschaltet oder übergangen worden. Das kann sich nachteilig auswirken und z. B. auch zu erheblicher Doppelarbeit in der Fachabteilung und der Beschaffungsstelle führen. Es ist daher eine frühzeitige Einschaltung der Beschaffungsstelle durch die Fachabteilung zu empfehlen.

Ohne Beschaffungsantrag erfolgt keine Beschaffung. Das ergibt sich aus den Dienstanweisungen etc. Fachabteilungen dürfen grundsätzlich nicht selbst beschaffen. Üben sie das „Bestimmungsrecht“ aus oder/und gehen sie in die Markterkundung, so sollte die Beschaffungsstelle in der Regel frühzeitig zumindest informiert werden. Viele Mitarbeiter der Fachabteilungen sind betriebswirtschaftlich oder technisch, teils auch rechtlich, versiert, aber geschulten Vertriebsleuten nicht ebenbürtig bzw. unterlegen. Insofern können die Kenntnisse der Beschaffungsstelle ein eventuelles „Gefälle“ ausgleichen.

Ohne Schulung der Fachteilungen der Beschaffungsantrag vielfach nicht vollständig und unzutreffend ausgefüllt. Zeitverluste durch Rückfragen werden die Folge sein.

2) Die Angabe der Leistungsart ist wichtig für die Zuständigkeit, für die Anwendung von UVgO oder z. B. VOL/B bzw. der VOB/B (VOB/A)

3) Die Schätzung ist maßgeblich für die Durchführung nationaler oder EU-Verfahren – auch z. B. für die  Zulässigkeit des Verhandlungsverfahrens  („Ministerwert“ - § 8 IV Nr. 17 UVgO oder die Zulässigkeit des Direktauftrags nach § 14 UVgO). Bei Auftragswerten ab ca. 160.000 € netto (vgl. zu den Schwellenwerten § 3 VgV) ist unter diesem Aspekt Vorsicht geboten.

4) Liefertermine etc., die nicht auf Marktabsicherung beruhen, sind häufig unrealistisch und möglicherweise wettbewerbsbeschränkend. Sie müssen auf jeden Fall durch die Beschaffungsstelle überprüft werden – das gilt auch für eventuelle Gründe, die die Eilbedürftigkeit rechtfertigen sollen. Meist  liegt hier nur eine verzögerte Bedarfsanmeldung vor.

5) An sich müsste diese Frage bereits bei der Haushaltsaufstellung und -feststellung bearbeitet worden sein. Das Vergabeverfahren gehört zur Haushaltsdurchführung. Der Beauftragte für den Haushalt war bzw. ist einzuschalten. Vgl. insofern BHO, LHO etc.

6) Ohne Markterkundung und -übersicht oder Ausübung des begründeten „Bestimmungsrechts“ kann das Vergabeverfahren in der Regel nicht fehlerfrei durchgeführt werden. Die Durchführung eines Vergabeverfahrens allein zu Zwecken der Markterkundung ist unzulässig § 20 II UVgO - § 2 III VOL/A. Fachabteilung und Beschaffungsstelle sollten hier effektiv zusammenarbeiten und sich in ihren Kenntnissen ergänzen.

7) Die Das Bestimmungsrecht kann in der Regel nicht ohne Markterkundung bzw. Marktübersicht ausgeübt werden. Insofern sollte man sich nicht auf die derzeit gängige Rechtsprechung (OLG Düsseldorf etc.) verlassen, nach der eine Markterkundung nicht erforderlich ist, aber die „Grenzen“ des Bestimmungsrechts einzuhalten sind. Wie dies für die Leistungsbeschreibung, Schätzung des Auftragswerts, Liefer- und Ausführungsfristen etc. ohne Markterkundung möglich sein soll, ist zumindest in Einzelfällen fragwürdig (siehe § 23 V UVgO <vgl. 7 III, IV VOL/A>. Die Markterkundung – Basis der Marktübersicht – „darf“ vor der Einleitung eines Vergabeverfahrens durchgeführt werden. Sie soll nach de UVgO § 21 I – „vor der Einleitung eines Verfahrens“ noch nicht zum Vergabeverfahren gehören. Daher ist der Gleichbehandlungsgrundsatz hier noch nicht eingreifend. Der Mitarbeiter entscheidet folglich auch darüber, wie viele potenziellen Bieter er befragt.

8) Im Einzelfall kann es durchaus sein, dass die Erkundung bei drei Bietern nicht ausreicht. Dann ist die Markterkundung zu erweitern – die weiteren Befragten sind in einen Anhang aufzunehmen (Kopie dieses Blattes)

9) Das System Standard- (alle Bieter), Bandbreiten- (z. B. Drucker pro Minute 20 – 100 Seiten etc.), Sonder- (nicht alle Bieter, sondern z. B. nur 2 von 3 Bietern) und Alleinstellungsmerkmale (nur jeweils ein Bieter) muss den Mitarbeitern geläufig sein. Nach Feststellung der Merkmale ist zu entscheiden, welche Merkmale erforderlich sind. Beschaffungen über den notwendigen Bedarfen verstoßen gegen haushaltsrechtliche Grundsätze (Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit, Notwendigkeit).

10) Die Fachabteilung wird häufig bereits über Informationen hinsichtlich der Eignung verfügen. Diese müssen die Beschaffungsstelle erreichen. Wenn besondere Zuverlässigkeit etc. erforderlich ist, so sind vom Bewerber bzw. Bieter weitergehende Erklärungen und Nachweise etc. analog 44 f VgV zu verlangen – vgl. Schritt 11.

 

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1.b. Überprüfung des Beschaffungsantrags 1) – nur bei größeren Verfahren 1) und wenn alle Schritte der Erarbeitung der Vergabeunterlagen durch die Bedarfsstelle erledigt sind.

 

Beschaffungsantrag - Prüfung	Ergebnis	Veranlassung – Maßnahmen
1. Vollständigkeit
2. Zutreffende Angaben
3. Bestimmungsrecht – Absicherung durch Markterkundung oder begründete Ausübung des Bestimmungsrechts 2)
4. Marktübersicht – Preise, Leistungen, Bewerber bzw. potenzielle Bieter
5. Erfassen potenzieller Bieter und Bewerber – bereits erkennbar ungeeignete Bewerber bzw. Bieter
6. Freiberufliche Leistungen
7. Leistungsart - Leistungsbeschreibung
8. Notwendigkeit, Sparsamkeit, Erforderlichkeit
9. Schätzung des Auftragswerts
10. Zeitrahmen
11. Haushaltsmittel
12. Zuschüsse
13. Besondere Eignung
14.Risiko-Termin
15. Risiko-Leistung
16. Einschaltung externer Fachkräfte
17. Vermutliche Vergabeart
18. Sonstige Besonderheiten
19. Interessenkonflikte? Vertraulichkeit“?
20. Bearbeiter/in

 

Hinweise

1) Dieses Kontroll-Raster ist nur für größere Vergabeverfahren zu verwenden. Es dient der Kontrolle des Beschaffungsantrags durch die Beschaffungsstelle. Die Kenntnisse der Fachabteilungen und Beschaffungsstellen sind unterschiedlich – vor allem dann, wenn keine Schulung bzw. Einführung etc. durchgeführt wurden. Insofern muss man sich über „Informationslücken“ nicht wundern. Auch die Fachabteilungen müssen grundsätzliche Kenntnisse vom Vergabeverfahren haben. Andernfalls werden Sie den „Aufwand“ nicht verstehen.

Zu beachten ist auch: VOL/A-Beschaffungen sind vielfach durchaus schwieriger als Bauaufträge, bei denen in der Regel Fachleute (Architekten etc.) eingeschaltet werden. Die Beschaffung der vielfältigen völlig unterschiedlichen Leistungen nach VOL/A ist deshalb häufig besonders schwierig, weil es an Leistungsbeschreibungen etc. fehlt und nicht selten auch lediglich “Einmalbeschaffungen” betroffen sind.

2) Das OLG Düsseldorf, u. a. im Beschl. v. 25.3.2013 – VII Verg 6/13 – und weitere Gerichte wie etwa OLG Karlsruhe, Beschl. v. 15.11.2013 – 15 Verg 5/13 – setzen am Bestimmungsrecht und nicht an der Markerkundung an. Der Auftraggeber muss aber auch nach dieser Ansicht die Grenzen des Bestimmungsrechts beachten (sachliche wirtschaftliche oder technische Begründung für das „bestimmte Produkt“. Ob das ohne Markterkundung möglich ist? Vgl. EuGH, Urt. v. 15.10.2009 – C- 275/08 – Kraftfahrzeugzulassungssoftware. Immerhin entlastet die Theorie vom „Bestimmungsrecht“ insbesondere bei Spezialbeschaffungen die Fachabteilung und die Beschaffungsstelle bei der nicht selten sehr aufwändigen Markterkundung. 

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2. Schritte bei größeren Verfahren

Schritt 1.1. Dokumentation des „Vorlaufs“1)

 

Verfahren	Zuständigkeit 2)	Beteiligte 3)	Sonstige 3)	Zeitrahmen 4)
Leistung	Fachabteilung (FA)	Information Beschaffungsstelle (Info BS)
Aktenzeichen
Bearbeiter/in
Schritte
1. Bedarfsermittlung – „Leistung“ - Leistungszeit	FA
2. Bestimmungsrecht - Markterkundung	FA	Info BS	Bewerber
3. Zeitrahmen	FA	Info BS
4. Kostenschätzung	FA	Info BS
5. Haushaltsmittel	FA	Info BS
6. Gremien	FA	BS
7. Kick – Off –Meeting 5) – Zeitplan – Aufgabenverteilung – Feststellung gelöster und offener Fragen	FA	BS
8. Endgültige Leistungsbeschreibung – Bestimmungsrecht - Markterkundung	FA	BS	Sachverständige
9. Risikoanalyse	FA	BS
10. VOL/B – Individualvereinbarungen – Verschärfungen der AGB	FA	BS
11. Lose - Nebenangebote	FA	BS
12. Verfahrensart	FA	BS
13. Eignung	FA	BS
14. Zuschlagskriterien	FA	BS
15. Auftragsausführung	FA	BS
16. Vertraulichkeit, Interessenkollision, Mitwirkung an der Vorbereitung	FA	BS	Bewerber
17. Angebotsfrist, Zuschlagszeitpunkt und Bindefrist	FA	BS
18. Arbeitsbeginn	FA	BS
19. Arbeitsende	FA	BS

 Hinweise

1) Der sog. „Vorlauf“ wird vielfach ohne die Beschaffungsstelle oder zumindest ohne deren Information durchgeführt. Das lässt sich auch nicht vermeiden, weil nur die Fachabteilung in der Regel den Bedarf und die erforderlichen Leistungen kennt. Speziell im Rahmen der Ausübung des „Bestimmungsrechts“ und der erforderlichen Markterkundung (vgl. § 20 I UVgO) ist lediglich in der Fachabteilung das erforderliche Wissen, die erforderliche Erfahrung etc. vorhanden. Wenn auch anders als nach § 8 I S. 2 VgV nicht ausdrücklich „die Kommunikation mit Unternehmen“, „interne Beratungen“, „die Vorbereitung“ der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen in § 6 I UVgO ausdrücklich genannte sind, so dürfte es nicht nur zu empfehlen sein, die Dokumentation auch auf diese Punkte zu erstrecken. Es kommt aber jeweils auf den einzelnen Fall an. Es sind in der Praxis auch Fälle anzutreffen, in denen eine Dokumentation des „Vorlaufs“ entfallen kann und die Dokumentation direkt mit dem Beschaffungsantrag einsetzt.

2) Zuständig ist in dieser Phase die Fachabteilung, sofern nicht eine interne Beschaffungsordnung etc. Abweichendes vorsieht.

3) Beteiligt am „Vorlauf“ ist die Beschaffungsstelle – in der Regel durch Information – sowie gegebenenfalls auch externe Berater, soweit insofern interner Sachverstand fehlt (was darzulegen ist). Ferner sind – sofern vorhanden – die für Vergabeverfahren vorgesehenen Kompetenzzentren oder Rechtsabteilungen einzuschalten.

4) Frühzeitig sollte auch der Zeitrahmen von der Fachabteilung mit Einschaltung der Beschaffungsstelle festgelegt werden. Es zeigt sich immer wieder, dass Fachabteilungen nicht wissen, welche Zeit auch kleinere Vergabeverfahren in Anspruch nehmen. Beschaffungen in Zeitnot sind in der Regel unwirtschaftlicher als zeitlich durchgespielte Beschaffungen.

5. Derartige Kick-Off-Meetings oder „runde Tische“ empfehlen sich zumindest bei größeren Vergabeverfahren bei komplexen oder technisch schwierigen Beschaffungen.

 

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Schritt 1.2. Ablauf - Größere Verfahren – Dokumentation und Zeitplan

Dokumentation1) nach § 6 UVgO – bisher § 20 VOL/A und Zeitplan2)

Hinweise: Bisherige VOL/A-§§ in Klammer (...) – Schriftgröße nach Bedarf bitte vergrößern.

 Dokumentation der „wesentlichen“ Arbeitsschritte 3)

	Erledigungszeitpunkt sowie Bl. der Vergabeakte mit Begründung	Bearbeiter/in - eventuelle Anmerkungen
29. Ablauf der Gewährleistungsfrist - § 21 IV UVgO (9 III)
28. Lieferfrist - Arbeitsende/Abnahme bzw. Lieferung/Leistung -  § 21 II UVgO (9 I)
27. Besondere Vertragsurkunde – in UVgO u. VOL/A entfallen, aber möglich
27.2. Internetinformation nach § 30 I UVgO  (19 II)
27.1. Unterrichtung der Bewerber/Bieter - § 46 I UVgO  (19 I)
26. Ablauf der Bindefrist - § 13 UVgO (10)
25.3. Ablauf der internen Zuschlagsfrist  - § 43 UVgO (18)
25.2 Zuschlag - § 43 UVgO (18)
25.1. Information nach Landesrecht vor Zuschlag?
24. Feststellung der Zuschlagsabsicht - § 43 UVgO (18)
23.3. Kontrolle der Auftragsausführung - § 45 I – III UVgO
II. Ungewöhnlich niedriger Angebote nach § 44 UVgO (
I. Wertung - § 43 UVgO  (18 I)
23.2. Wertung -  § 43 UVgO (16 VI, VII, VIII)
23.1. Ausschluss - § 42 I, II und III UVgO (16 III, IV)
22. Nachforderung - § 41 II UVgO  (16 II)
21. Aufforderung zur Erläuterung der Unterlagen - § 35 IV UVgO – Aufklärung nach §§ 9 II, 10 III, 11 III UVgO (15) – ausnahmsweise Verhandlungen bei Verhandlungsvergabe - § 12 IV UVgO (3 I)
20.2. Prüfung der Angebote (Teilnahmeanträge) - § 41 I UVgO  (16 I )
20.1. Überprüfung der Eignung - §§ 31 I, II, 35 UVgO (16 IV, V)
19. Öffnung der Angebote - § 40 UVgO  (14 I)
18. Ablauf der Angebotsfrist - § 10 VOL/A
17. Informationen vor Ablauf der Angebotsfrist – angemessene Verlängerung der Fristen § 13 IV Nr. 1 UVgO
16.2. Aufbewahrung der Angebote (Teilnahmeanträge) - § 39 UVgO
16.1. Eingang der Angebote - § 39 UVgO (14 I)
15.3. Bereitstellung der Vergabeunterlagen - § 29 UVgO (12 III)
15.2. Auftragsbekanntmachung - § 27 I UVgO (12 I, II) VOL/A

 

 

Dokumentation der „wesentlichen“ Arbeitsschritte 3)	Erledigungszeitpunkt sowie Bl. der Vergabeakte mit Begründung	Bearbeiter/in - eventuelle Anmerkungen
15.1.3. Auswahl der aufzufordernden Bewerber nach Teilnahmewettbewerb - § 37 I UVgO (12 III b) 4)
15.1.2. Bekanntmachung - § 27 I UVgO – Teilnahme-, Auswahlkriterien und begrenzte Teilnehmerzahl - §§ 31 I, II, III, 36 UVgO (6 III, IV, 12 I) 4)
15.1.1. Entscheidung über Vorschaltung eines Teilnahmewettbewerbs - §§ 8 I, II, 10, 11, 12 UVgO (3 I, III, 6 III, IV, 10, 12  I, II) 4)
15.1. Gegebenenfalls bei Teilnahmewettbewerb vgl. 15.1 – 15.3.
14.2 Vergabereife - § 20 II UVgO (2 III)
14.1. Fertigstellung der Vergabeunterlagen - § 21 UVgO  (8)
13.3. Ausführungsbedingungen - § 44 UVgO (Landesgesetze)
13.2. Zuschlagskriterien - § 43 UVgO (16 VII, VIII, § 18 I)
13.1. Eignungskriterien - §§ 31, 33, 35 UVgO (6 II, 16 V)
12. Lose, Nebenangebote –§§ 22, 25 UVgO (2, II, 8 IV)
11. Bewerbungsbedingungen - § 21 I Nr. 2 UVgO (8 II b)
10.2. Vergabeart - §§ 8  - 12 UVgO (3)
10.1. Direktauftrag - § 14 UVgO  (3 VI)
9. Kommunikation, Rahmenvereinbarungen, elektronische Verfahren, Nebenangebote – Änderungsvorschläge - §§ 7, 15 – 19 UVgO  (4, 5, 11)
8. VOL/B – Ergänzende AGB - § 21 II UVgO (9 I)
7. Individualvereinbarungen – Vertragsbedingungen - § 21 I Nr. 3 UVgO (8 I Nr. 3)
6. Risiko-Analyse - § 21 II – V UVgO (9 II – IV)
5. Leistungsbeschreibung - § 23 UVgO (7)
4. Wirtschaftlichkeitsrechnung – HHO
3. Kostenschätzung – Schwellenwert – Gesamtauftragswert - §§ 1 – 3 VgV – Haushaltsmittel – HHO
2.2. Bestimmungsrecht – Markterkundung – Marktübersicht - § 20 UVgO  (2 III)
2.1. Interessenkonflikte – Vertraulichkeit – Maßnahmen - §§ 3, 4 UVgO
1. Beschaffungsantrag
„Vorlauf“ - Vorarbeiten der Fachabteilung – Bestimmungsrecht, Markerkundung etc.
Beschaffungsplanung – Informationen
Verfahrens- bzw. Beschaffungsidee

 

Hinweise

1) Raster für Dokumentation (§ 6 UVgO)  – wird zum Deckblatt S. 1 der Vergabeakte – fortlaufend von Anbeginn an und zeitnah auszufüllen – Begründungen und Schritte folgen aus der Vergabeakte.

2) Die Dokumentation wird gemäß § 6 UVgO von Anbeginn an Schritt für Schritt bearbeitet. Das Formular ist gewissermaßen „parallel“ zur Vergabeakte zu führen. Die Erledigung der einzelnen Schritte, Maßnahmen und Begründungen ist nachzuweisen. Ein Überspringen  einzelner Schritte ist grundsätzlich nicht zulässig und zu begründen.

3) Leider enthält § 6 I UVgO (wie auch §  20 VOL/A) keine Eingrenzung z. B. auf wesentliche Stufen etc., ferner auch keine Vorgabe für den Mindestinhalt wie § 8 II UVgO (Vergabevermerk) vgl. auch bisher § 24 EG VOL/A. Es müssen daher festgehalten werden

- die einzelnen Stufen,

- die einzelnen Maßnahmen

- sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen.

Fehler in der Dokumentation können zwar nachträglich korrigiert werden. Allerdings ist das Fehlen z. B. der Dokumentation der Schätzung (vgl. § 3 VgV) vielfach mit schwerwiegenden Folgen (z. B. nationales statt EU-Verfahren) verbunden. Es empfiehlt sich daher dringend, Schritt für Schritt zu prüfen, um fehlende Stufen oder fehlende Begründungen zu vermeiden. 

4) Zum Teilnahmewettbewerb (falls erforderlich) vgl. 8 I, II, 10, 13 I, 31 III, 36 I, II, 37 I, 38, 39 I, 40 I, 41 I UVgO – bisher §§ 3 I S. 2 und 3, III, IV, 12 II VOL/A.

 

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2. Schritte bei größeren Verfahren

Schritt 2. Schätzung des Auftragswertes 1)

00 entsprechende Felder sind zu bearbeiten bzw. auszufüllen.

Vergabestelle 00	Bedarfsstelle 00
Beschaffungsstelle 00	Vergabeverfahren00
Aktenzeichen: 00	Datum: 00/00/18            Sonstiges
Schätzung des Auftragswertes nach § 3 VgV

 

Haushaltsmittel

O bewilligt

Höhe 00

Hinweise: 00

Datum – Bearbeiter/in - Unterschrift

 

Beachtung der Grundsätze aus § 3 III, II, III VgV

 

Einzelpunkte	Vorschrift	Beachtung Konkrete - Anmerkung
Gesamtwert	§ 3 I VgV	00
Aufteilungsverbot	§ 3 II VgV	00
Umgehungsverbot	§ 3 II VgV	00
Berücksichtigung etwaiger Prämien an Bewerber oder Bieter	§ 3 I VgV	00
Berücksichtigung etwaiger Zahlungen an Bewerber oder Bieter	§ 3 I VgV	00
Berücksichtigung von Optionen	§ 3 I VgV	00
Berücksichtigung von Vertragsverlängerungen	§ 3 I VgV	00
Schätzung noch zutreffend im Zeitpunkt der Absendung der Bekanntmachung bzw. Einleitung des Vergabeverfahrens 3)	§ 3 III VgV	00

 

Durchführung und Feststellung der Schätzung

 

Auftragswertschätzung – Ergebnis – Preise ohne USt.1)		Vorschrift	Konkreter Fall – Tiefst- und Höchstpreis		Basis der Schätzung, Einzelheiten und Hinweise 2)		Datum und Bearbeiter/in
Konkretisierung der Schätzung		§ 3 I, III VgV	T: 00  H: 00		00
Rahmenvereinbarung – dynamisch elektronisches Beschaffungssystem – Gesamtwert aller Einzelaufträge		§ 3 IV	00		00
Innovationspartnerschaft		§ 3 V
Bauleistungen – Auftragswert Bauleistungen und  aller Wert aller erforderlichen bzw. vom Auftraggeber zur Verfügung gestellter Lieferleistungen		§ 3 VI	00		00
Lose – Zusammenrechnungsgebot		§ 3 VII, VIII, IX	00		00
Regelmäßig wiederkehrender Auftrag oder Daueraufträge – Haushaltsvorjahr und voraussichtliche Änderungen in den folgenden zwölf Monaten		§ 3 X Nr. 1	00		00
Regelmäßig wiederkehrender Auftrag oder Daueraufträge – Gesamtwert aufeinanderfolgender Aufträge längerem als zwölf Monate dauerndem Haushaltsjahr		§ 3 X Nr. 2	00		00
Zeitlich begrenzter Auftrag ohne Gesamtpreisangabe mit Laufzeit bis 48 Monate – 48-facher Monatswert 00		§ 3 XI Nr. 1	00		00
Auftrag ohne Gesamtpreisangabe mit unbestimmter Laufzeit oder mit einer Laufzeit von mehr als 48 Monaten – 48-facher Monatswert		§ 3 XI Nr. 2	00		00
Lose – Zusammenrechnungsgebot		§ 3 VII, VIII	00		00
Planungswettbewerbe – Wert des Dienstleistungsauftrags mit Preisgelder etc.		§ 3 XII
Auftragswert - netto		00	Unterhalb des Schwellenwerts 00			Oberhalb des Schwellenwerts 00
Dokumentation
Datum 00	Bearbeiter/in 00			Unterschrift 00

 

Hinweise

1) Vgl. § 1 I VgV – Auch die Basis der Schätzung anzugeben (z. B. Markterkundung, Abfrage etc.). Die Schätzung ist Gegenstand der Markterkundung und nach § 6 I UVgO zu dokumentieren. Schätzungen dürfen sich innerhalb eines Prognosespielraums von 15 – 20 % bewegen. Nicht der erkundete niedrigste Marktpreis ist maßgeblich, auch nicht der höchste Marktpreis, sondern der noch zuschlagsfähige wirtschaftliche Marktpreis (Schätzung, auch Ermittlung durch Wirtschaftlichkeitsrechnung?). Im nationalen Vergabeverfahren bis ca. 150.000 € Schätzpreis kann man die Markterkundung nach einigen Anfragen abschließen – nach pflichtgemäßem Ermessen. Ab ca. 160.000 € netto bedarf es allerdings einer umfassenderen Preis- und Markterkundung sowie entsprechender Dokumentation.

Ist die Schätzung auf nachvollziehbarer und ausreichender Basis erfolgt, ist es nicht schädlich, wenn die konkreten Angebotspreise sodann über dem Schwellenwert liegen. Gehen nach Bekanntmachung etcf. zahlreiche oder gar alle Angebote über dem Schätzpreis, so dürfte es sich allerdings um eine fehlerhafte Schätzung handeln. In der Regel führt aber auch dies nicht automatisch zu einem unzulässigen nationalen Vergabeverfahren. Es können sich aber haushaltsrechtliche Probleme ergeben, weil z. B. keine ausreichenden Mittel zur Verfügung stehen. Das kann dann zu einer rechtswidrigen Aufhebung nach § 48 UVgO – bisher § 17 VOL/A - und weiteren nachteiligen Folgen führen.

Fehlen Daten und Basis für die Schätzung gänzlich oder deren Dokumentation, so liegt ein Verstoß vor. Vergabekammer oder OLG können im EU-Verfahren in diesen Fällen von Amts wegen selbst schätzen. Wird der jeweilige Schwellenwert überschritten, so wird das nationale Verfahren aufgehoben und das EU-Verfahren nach § 48 UVgO aufgehoben und bei Weiterverfolgung der Beschaffung das EU-Verfahren angeordnet. Erhält in dem zweiten Verfahren z. B. nicht der Gewinner des 1. Verfahrens, sondern ein anderer Bieter den Zuschlag, so können Schadensersatzansprüche die Folge sein.

Wurde die Schätzung nur unterlassen, wird sie aber vom Auftraggeber ohne Aufhebung nachgeholt, wird der Dokumentationsmangel geheilt und das Verfahren kann durch Zuschlag beendet werden.

Die Schätzung erfolgt ohne Umsatzsteuer nach § 1 I VgV.

2) Hier ist Raum für entsprechende Hinweise bzw. Anmerkung zu Besonderheiten.

3) Schätzungen in der Nähe Schwellenwerts (z. B. 180.000 €) sollten zusätzliche Maßnahmen im Bereich der Markterkundung zur Folge haben (zusätzliche Abfragen oder genaue Recherchen).

4) Auf jeden Fall ist vor Bekanntmachung etc. zu prüfen, ob die Schätzung im Zeitpunkt der Bekanntmachung noch zutreffend und aktuell ist (Preissteigerungen?) – vgl. § 3 III VgV.

 

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2. Schritte bei größeren Verfahren

Schritt 3. Zeitrahmen

(bei kleineren Verfahren in der Regel später unverändert) 1)

 

Vergabestelle
Beschaffungsstelle
Vergabeverfahren
Aktenzeichen:
Schritt 4. – Zeitrahmen 2) 3)			Zeitpunkt		Erledigung - Bearbeiter/in
Eingang des Beschaffungsantrags			0		0
Überprüfung des Beschaffungsantrags - Markterkundung – Marktübersicht			0		0
Vollständige Erledigung der Schritte des Vergabeverfahrens bis zum 00/00/0000			0		0
Aufforderung zur Angebotsabgabe			0		0
Angebotsfrist			0		0
Interner Zuschlagsfrist			0		0
Zuschlag			0		0
Bindefrist			0		0
Lieferung – Leistung – Ausführungstermin – Ablieferung – Abnahme 4)			0		0
Gewährleistung - Verjährungsfrist -			0		0
Archivierung - Abschluss -			0		0
Sonstiges
Name		Vorname	Datum	Besonderheiten		Unterschrift
0		0	0	0		0

 

 

Hinweise

1) Grundsätzlich erforderlich, falls nicht bei kleineren Vergabeverfahren auf der Hand liegend.

2) Ausführlicher Zeitrahmen nur bei größeren Verfahren – gegebenenfalls rechtzeitig vor Bekanntmachung bzw. Aufforderung zur Angebotsabgabe anzupassen:

3) Der Zeitrahmen ist möglichst

• früh,
• ferner auch genau,
• zumindest aber im nachvollziehbarem Rahmen
• mit Pufferzonen vom Arbeitsende bis zum Eingang des Beschaffungsantrags zurückzurechnen – mindestens die nachfolgenden Punkte – zu beachten:
• notwendige Zeit bis zur Vergabereife (vgl. § 20 I UVgO )
• angemessene Ausführungsfristen (keine ausdrückliche Regelung - § 23 I UVgO: Leistungsbeschreibung)
• ausreichende angemessene Fristen für die Bearbeitung und Abgabe der Angebote (§ 13 I UVgO)
• Bindefrist bis zum Ablauf der nur noch internen Zuschlagsfrist (vgl. § 13 I UVgO )
• Interne Zuschlagsfrist – Beginn mit dem Ablauf der Angebotsfrist – so kurz wie möglich – Zuschlagsfrist nicht mehr vorgesehen – Zuschlag vor Ablauf der Bindefrist (Verlängerungsabrede mit den in Betracht kommenden Bietern, andernfalls verspätete Annahme = neuer Antrag nach § 150 I BGB)

nötige Zeit für eine zügige Prüfung und Wertung - §§ 39 ff UVgO

Interne Festlegung der Zuschlagsfrist – Zuschlagsfrist nicht geregelt

4) Lieferung – Leistung - Verjährungsfrist (Mängelhaftung) - §§ 21 IV, 23 I UVgO 

 

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2. Schritte bei größeren Verfahren

Schritt 4. Leistungsbeschreibung - Bestimmungsrecht – Markterkundung 1)2)3)

Schritt 4.1. Vorgehen über das Bestimmungsrecht als Regelfall

 

Bestimmung der Leistung durch die Bedarfsstelle	Konkrete Gründe	Marktabfrage
Basis Angaben der Fachabteilung: 00 Sachverständiger: 4) 00 Sonstige: 00 Leistung 00 Konkrete Leistungsbeschreibung:00 Funktionale Leistungsbeschreibung: 00 5) Zuschlagskriterien – Preis und weitere Kriterien nach § 43 UVgO 00 6):	Wirtschaftliche Gründe Z. B. Wirtschaftlichkeitsrechnung bei unterschiedlichen Lösungswegen – ausführliche Darlegung: 00 Z. B. Technische Begründung Ausscheiden anderer Lösungen aus technischen Gründen 00 Ausführliche Darlegung: 1. 00 2. 00 3. 00 - siehe Gutachten 00 -- extern: 00 Sonstige Gründe: 00	Abfrage zur Absicherung: 00 Maßnahmen: 00

 

4.1.1. Leistungsbeschreibung – Grundlage „Bestimmungsrecht“ der Bedarfsstelle1)

Leistungsbeschreibung
Ausübung des Bestimmungsrechts durch Bedarfsstelle:   Basis wie Erfahrung, Marktkenntnis, Tests etc.
Funktionale Leistungsbeschreibung nach § 23 I S. 2  UVgO	Funktionsanforderungen oder Beschreibung der zu lösenden Aufgabe: Funktionsanforderungen: Beschreibung der zu lösenden Aufgabe:	Gründe:
	Grundsätzliche Anforderungen – „Mindestvorgaben“:   Etc.	Gründe:
	Aspekte der Qualität etc. nach § 23 II UVgO   Etc.	Gründe:
	Beschaffung für Menschen mit Behinderungen nach § 23 IV UVgO Ja: Nein:	Gründe:
	Übertragung geistigen Eigentums oder Nutzungsrecht nach § 23 III UVgO   Etc.	Gründe:
	Bezeichnungen für bestimmte Erzeugnisse etc. nach § 23 V UVgO: Bestimmte Erzeugnisse etc.: Markennamen mit Zusatz „gleichwertig“: „Produktvorgabe“: Sonstiges:	Gründe:
Absicherung des Bestimmungsrechts	Sachliche Rechtfertigung durch Bedarfsstelle: Absichernde Markterkundung durch Beschaffungsstelle:
Bedarfsstelle	Bearbeiter/in     Datum     Unterschrift     Übermittlung an Beschaffungsstelle Datum
Beschaffungsstelle	Bearbeiter/in     Datum     Unterschrift     Bearbeitungsbeginn Datum

 

4.1.2. Leistungsbeschreibung nicht über den Weg des „Bestimmungsrechts“1)

Leistungsbeschreibung erarbeitet durch Bedarfsstelle bei nicht ausreichenden Fachkenntnissen – Einsatz von externen Sachverständigen 2):
Basis wie Markterkundung, Marktübersicht, Tests etc. Markterkundung und Marktübersicht:
Eindeutige, erschöpfende und gleich verständliche Leistungsbeschreibung nach § 23 I S. 1  UVgO	Erforderliche Merkmale Standardmerkmale: 1. 2. Etc.	Alle Bieter: B1 B2 B3 B4
Erforderlichkeit:	Bandbreitenmerkmale: 1. 2. Etc.	Bandbreitenmerkmale Minimum – Maximum erreicht: B1 B2 B3 B4
Erforderlichkeit:	Sondermerkmale: 1. 2. Etc.	Sondermerkmale von folgenden Bietern erfüllt B1 B2 B3 B4
Erforderlichkeit:	Alleinstellungsmerkmale: 1. 2. Etc.	Bei folgenden Bietern vorhanden: B1 B2 B3 B4
Prüfung des Einsatzes bei eigenem Personal und betroffenen Dritten	Beschaffung für Menschen mit Behinderungen nach § 23 IV UVgO Ja: Nein:	Berücksichtigt von folgenden Bietern: B1 B2 B3 B4
Patent, Gebrauchsmuster etc. sowie Urheberrecht – erkennbarer Schutz der Leistung:	Übertragung geistigen Eigentums oder Nutzungsrecht nach § 23 III UVgO   Etc.	Erforderlichkeit bei allen Bietern
Erforderlichkeit	Bezeichnungen für bestimmte Erzeugnisse etc. nach § 23 V UVgO: Bestimmte Erzeugnisse etc.: Markennamen mit Zusatz „gleichwertig“: „Produktvorgabe“: Sonstiges:	Gründe:
Absicherung der Festlegung der Bandbreiten-, Sonder- und Alleinstellungsmerkmale	Sachliche Rechtfertigung durch Bedarfsstelle: (s. o.) – ferner 0000000 Absichernde Markterkundung durch Beschaffungsstelle:
Ergebnis – in Betracht kommende Bieter	B1 B2 B3 B4
Verfahrensart	Verhandlungsvergabe ohne TNWB mit TNWB Beschränkte Ausschreibung. mit TNWB Beschränkte Ausschreibung ohne TNWB Öffentliche Ausschreibung
Bedarfsstelle	Bearbeiter/in     Datum     Unterschrift     Übermittlung an Beschaffungsstelle Datum
Beschaffungsstelle	Bearbeiter/in     Datum     Unterschrift     Bearbeitungsbeginn Datum   Weitere Maßnahmen

 

Hinweise

1) Das Bestimmungsrecht des Auftraggebers wird in der neueren Rechtsprechung betont – insbesondere wird die Markterkundung insofern nicht als erster Schritt angesehen, sondern 1. die Ausübung des Bestimmungsrechts und 2. die Begründung der bestimmten Leistung innerhalb der Grenzen des Bestimmungsrechts. Insofern sind insbesondere belegte „wirtschaftliche“ bzw. „technische Gründe“ zu dokumentieren. Die Festlegung einer „bestimmten Leistung“ ist wettbewerbserheblich und führt zur Nichtberücksichtigung von Bewerbern/Bietern. Es wird insofern zur Absicherung eine Marktabfrage durch den Auftraggeber empfohlen. Ohne eine solche Marktabfrage ist die Ausübung des Bestimmungsrechts kritisch zu sehen. Denkbar ist die Anwendung des in § 23 V S. 2 und 3 UVgO (vgl. § 7 IV S. 3 VOL/A) enthaltenen Rechtsgedankens. Aber auch diese Vorschrift verlangt nach einer Berücksichtigung anderer Lösungen.

2) Nur dann, wenn die Fachabteilung oder/und die Beschaffungsstelle lediglich eine Beschaffungsidee haben, aber gewissermaßen keine Möglichkeit sehen, die Leistung zu bestimmen, wird man den Markt erkunden, um sodann die Leistungsbestimmung durchzuführen. Hierbei wird es sich häufig um Produkte handeln, die nicht vorhanden oder anzupassen sind.

3) Die Durchführung der Markterkundung ist entbehrlich, soweit sie nicht „vor Einleitung des Vergabeverfahrens“ bzw. zur „Vorbereitung der Auftragsvergabe“ erforderlich ist. Sie kann auch durch die „Unterrichtung  der Unternehmen über Auftragsvergabepläne und –anforderungen“ durchgeführt werden. Wenn auch z. B. das Gleichbehandlungsgebot hier noch nicht gilt, sollten nicht sachlich begründete Kontaktaufnahmen auf jeden Fall vermieden werden. § 21 I UVgO bezieht sich auf „Markterkundungen zur Vorbereitung der Auftragsvergabe und zur Unterrichtung der Unternehmen über seine Auftragsvergabepläne und –anforderungen“

4) Insofern ist auf mögliche „Interessenkonflikte“ (§ 4 UVgO), Vorbefassung (§ 5 UVgO) und Gefahren für die Vertraulichkeit (§ 3 UVgO ) hinzuweisen.

5) Zwar ist die eindeutige, erschöpfende und verständliche Leistungsbeschreibung wie noch § 23 I UVgO  nach wie vor das Ideal, allerdings ist in § 2 S. 2 UVgO eine „Öffnung“ für Leistungs- und Funktionsanforderungen oder eine Beschreibung der zu lösenden Aufgabe“ sowie „Umstände und Bedingungen dser Leistungserbringung“ vorgesehen. Das bedeutet, dass die sog. „funktionale Leistungsbeschreibung“ mehr Gewicht erhält. Vgl. hierzu Bartl/Bartl/Schmitt, UVgO, 2017, Kommentierung, § 23, Anm. 3.2. m. w. Nachw.

6) Da die Leistungsbeschreibung sich zugunsten der Bieter „öffnet“, erhalten diese einen „Spielraum“. Das hat in der Regel zur Folge, dass neben dem Preis weitere Kriterien vorzusehen sind – vgl. hierzu § 43 UVgO – vgl. hierzu Bartl/Bartl/Schmitt, UVgO, 2017, Kommentierung, § 43, Anm. 4, m. w. Nachw.

 

2. Schritte bei größeren Verfahren

Schritt 4.2. Kontrolle der Marktkenntnisse der Fachabteilung 1)

 Nur dann, wenn hinreichende Anhaltspunkte für unrichtige Angaben vorliegen, insbesondere dann, wenn z. B.

- „nur ein Unternehmen“ in Betracht kommen soll (Gründe?)

- wenn „nur mit diesem Unternehmen“ zusammengearbeitet werden kann“ (Gründe?)

etc.

Nachweis der Informationsquellen für die Markterkundung etc. durch Bedarfsstelle zumindest in den Fällen, in denen der Wettbewerb durch die Auftragsvergabe an einen oder wenige Bieter beschränkt wird:

Möglichkeiten der Markterkundung/Marktübersicht - Informationsbeschaffung:
Informationsquelle	Genutzte Quelle	Ergebnis
Bisherige eigene Vergabeverfahren - Aktenzeichen
Information über Verfahren anderer öffentlicher Auftraggeber
Einholung von Auskünften anderer öffentlicher Auftraggeber
Fachzeitschriften
Veröffentlichungen
Lieferantenliste
Messen, Ausstellungen etc.
Präsentationen
Testergebnisse Dritter
Eigene Tests
Bewerberinformationen – Prospekte, Kataloge etc.
Öffentliche Quellen (Telefonbücher, Gelbe Seiten etc.)
Auskunft von Verbänden
Auskunft der IHK
Auskunft der Handwerkskammer
Auskunft der Auftragsberatungsstellen
Internet (google etc.)
Auskunft von Sachverständigen
Gutachten von Sachverständigen
Markterkundung durch Sachverständige
Auskunft von Berufsvertretungen
Rahmenverträge mit Abrufzulässigkeit
Sonstiges:
Bearbeiter/-in Bedarfsstelle	Datum:	Unterschrift
Kontrolle durch Beschaffungsstelle	Ergebnis
Bearbeiter/in der Beschaffungsstelle	Datum	Unterschrift

 

Hinweis

Die Markterkundung wird nach pflichtgemäßem Ermessen durchgeführt („darf“). Sie gehört noch nicht zum Vergabeverfahren, sondern zum „Vorlauf“. Daher kann eine Auswahl der erforderlichen Unternehmen erfolgen, die kontaktiert werden (vgl. allerdings zur Dokumentation § 6 UVgO, § 8 I VgV). Der mit Anfragen etc. für diese Unternehmen verbundene „Vorteil“ (frühe Information), verletzt den Gleichbehandlungsgrundsatz grundsätzlich nicht.

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2. Schritte bei größeren Verfahren

Schritt 5. Kontrolle des Zeitplans bei notwendiger Anpassung oder Veränderung

- nicht bei unverändertem Zeitplan (vgl. o. Schritt 1.) -

- aber bei notwendiger Anpassung und Änderung:

Zumindest Feststellung: Zeitplan (Blatt 00 der Vergabeakte) bleibt unverändert.

 

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2. Schritte bei größeren Verfahren

Schritt 6. - Lose 1)

 

Vergabeverfahren
Losaufteilung
Gesamtmenge		Art oder Fachgebiete		Anmerkungen
Mengenlose (ML)		Fachlose (FL)
ML1		FL1
ML2		FL2
ML3		FL3
etc.
ML4: Los-Wartung/Pflege		Los-Wartung/Pflege
ML5: Los-Wartung/Pflege		Los-Wartung/Pflege
etc.
ML6: Los: Sonder- und Zusatzleistungen		ML6: Los: Sonder- und Zusatzleistungen
Los Finanzierung
etc.		etc.
Loslimitierung – Vergabe von höchstens 00 Losen an eine Hand
Keine Loslimitierung – Vergabe aller Lose in eine Hand vorbehalten
Zulässigkeit von „Rabattangeboten“ bei Zuschlag auf mehrere Lose 3)
Bearbeiter/in		Datum:		Unterschrift
Verzicht auf Losaufteilung
Begründung
Zulassung von Rabatt3)
Gesamtmenge	Begründung im konkreten Einzelfall 3)
Verzicht auf Aufteilung in Mengenlose aus wirtschaftlichen Gründen:	Die Gesamtmenge kann auch von jedem mittelständischen oder kleineren Unternehmen angeboten werden. Eine Aufteilung in Mengenlose wäre mit Blick auf Staffelpreise für Mengen unwirtschaftlich. Die Mengenstaffeln sind wie folgt anzutreffen: Preise für Menge X: Preise für Menge Y: Preise für Menge Z = Gesamtmenge: - Oder: Der Gesamtauftragswert liegt bei 0000000 €. Die Menge X macht hiervon lediglich einen Wert von 000000 €= unter 5 % aus. Die Losbildung würde zu einem unwirtschaftlichen „Splitterlos“ führen.
Leistungen nach Art und Fachgebiet - Verzicht auf Aufteilung in Fachlose aus technischen Gründen:	Die Leistungen sind für ein integriertes Gesamtsystem vorgesehen. Die Vergabe an mehrere Unternehmen führt zu erheblichen Risiken, wenn keine Abstimmung der Leistungen in einer Hand erfolgt. Bei Ausfällen ergeben sich Probleme in der Fehlersuche, hinsichtlich der Verantwortlichkeit und der Gewährleistung. Teilabnahmen sind nicht ausreichend, um eine einwandfreie Leistung abzusichern. - Oder: Hard- und Software sowie Pflege und Wartung müssen den Anforderungen des Gesamtsystems entsprechen bzw. des Projekts entsprechen. Schnittstellenprobleme ergeben sich u. a., weil…. Die Leistungen müssen uneingeschränkt kompatibel sein. Hier bestehen erhebliche Risiken, weil…. Ferner wird die urheberrechtlich geschützte Software des Unternehmens …. eingesetzt, die aus urheberrechtlichen Gründen nur von diesem Unternehmen verändert, angepasst etc. werden darf…. - Oder: Aus folgenden sicherheitstechnischen – elektronischen Gründen, kommt nur die Leistung aus einer Hand in Betracht. Die konkreten Gründe hierfür sind:……
Bearbeiter/in: 00	Datum:00/00/0000		Unterschrift – Identifikation: 00

 

Hinweise

1) Nach § 22 I UVgO  (§ 2 II VOL/A) ist grundsätzlich in Losen zu vergeben (Mittelstandsberücksichtigung – vgl. auch § 97 IV GWB) – von einer Aufteilung in Mengen- oder Fachlose kann aus - .wirtschaftlichen Gründen  oder aus technischen Gründen - abgesehen werden. Eine nachvollziehbarE Begründung ist unentbehrlich.

Unterhalb der Schwellenwerte sind Mengenlose im Regelfall zu vermeiden, da auch kleinere und mittlere Unternehmen entsprechende Mengen liefern können, sofern der Hersteller dies nicht begründet ausschließt (kann kartellrechtlich erheblich sein). Auch bei Fachlosen sollten kleine Nebenleistungen nicht als besonderes Los vergeben werden (Splitterlose). In jedem Fall ist dieser Punkt zu prüfen und die Entscheidung zu dokumentieren (§ 6 I UVgO). Ohne Losaufteilung sind die Gründe durch den Auftraggeber darzulegen  und zu dokumentieren.

2) Die Losaufteilung hat keine Auswirkung auf die Schätzung des Auftragswertes (Zusammenrechnungsgebot bei gleichartigen Planungsleistungen – vgl. § 3 (7) VgV

3) Beispielsbegründungen müssen konkretisiert werden. Ist der Zuschlag auf mehrere Lose zugelassen, so kann auch ein Rabatt bei Zuschlag auf mehrere Lose vom Bieter vorgesehen werden, wenn er alle Einzellose für sich gesehen gewonnen hätte – kompliziert – vgl. OLG Frankfurt a.M., Beschl. v. 09.05.2017 - 11 Verg 5/17 – rabattiertes Angebot Platz 1 und weitere vier Lose in Kombination mit  Los 1.

 

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2. Schritte bei größeren Verfahren

Schritt 7. Nebenangebote 1) – vgl. § 22 UVgO (8 IV) VOL/A)

 

Zulassung 1)	Nichtzulassung 2)
Nebenangebote werden zugelassen.	Nebenangebote werden nicht zugelassen.
Interne Begründung und Dokumentation der Ermessensentscheidung für die Zulassung von Nebenangeboten: Die ausgeschriebene Leistungsbeschreibung ist im Einklang mit § 23 I UVgO und beruht auf der aktuellen Marktübersicht. Um innovative Angebote zu erhalten, werden Nebenangebote zugelassen. Innovationen sind vor allem in der hier betroffenen Branche 00 nach aller Erfahrung denkbar, allerdings nicht durchgängig bekannt, weil sie z. B. erst auf einer Messe etc. öffentlichkeitswirksam präsentiert werden sollen. Bekanntmachung oder Vergabeunterlagen: „Nebenangebote und Änderungsvorschläge sind zugelassen.“1) 3) „Mindestanforderungen:....“ 3) „Nebenangebote werden nicht ohne Hauptangebot zugelassen.“  5) „Nebenangebote werden auch ohne Hauptangebot zugelassen.“  5) „Es werden höchstens zwei Nebenangebote zugelassen. 6) Nebenangebote werden wie Hauptangebote gewertet. 7)	Interne Begründung 4): Nebenangebote und Änderungsvorschläge kommen nicht in Betracht, weil die zu vergebende Leistung nur auf der Basis der Leistungsbeschreibung erbracht werden kann. Hierfür sind folgende technischen Gründe maßgeblich: 00 (z. B. fehlende Kompatibilität, Schnittstellen, vorhandene Ausstattung <vgl. § 23 V UvgO>). Oder: weil Tests (00) ergeben haben, dass der Einsatz von Nichtoriginalprodukten zu folgenden konkreten Problemen führte: 00 Oder: weil Produkte mit abweichenden Merkmalen - zu unverhältnismäßig hohem Aufwand wie folgt führen würden: 00. Oder: - mit unverhältnismäßigen Schwierigkeiten bei -- Integration: 00. Oder: -- Gebrauch: 00. Oder: -- Betrieb: 00. Oder: -- Wartung: 00. Oder: weil nur die Leistung des Auftragnehmers in Betracht kommt - wegen gewerblichen Schutzrechts oder urheberrechtlichem Schutz: 00..

 

Hinweise

1) Erforderlich ist eine ausdrückliche Zulassung der Nebenangebote in der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen (vgl. § 25  UVgO. Die Ermessensentscheidung muss sich aus der Dokumentation mit Begründung ergeben. Ein „Übergehen“ des Schritts ist grundsätzlich als Verstoß zu werten („Ermessensnichtgebrauch“). Hier ist in der UVgO keine Änderung eingetreten. Wenn Nebenangebote zugelassen werden, muss dies ausdrücklich in die Bekanntmachung oder die Vergabeunterlagen aufgenommen werden. Die Angabe von Mindestbedingungen ist anders als im EU-Vergabeverfahren (vgl. § 25 UVgO nicht erforderlich.

2) Wenn keine Nebenangebote zugelassen werden, kann dies ausdrücklich bekannt gemacht werden. Möglich ist auch, dass der Auftraggeber nach § 25 S. 2 UVgO  verfährt und eine Angabe unterlässt. Fehlt die ausdrückliche Zulassung, so werden eingehende Nebenangebote nicht gewertet. Gleichwohl muss der Auftraggeber von dem eingeräumten Ermessen diskriminierungsfrei Gebrauch machen und wie o. dargestellt dokumentieren.   Sollen keine Nebenangebote zugelassen werden, so kann dies zu einer Beschränkung des Wettbewerbs und zum Ausschluss bestimmter Bieter via Leistungsbeschreibung führen. Ferner begibt man sich im Einzelfall auch der Chance, innovative Angebote zu erhalten.

3) Die Angabe von Mindestbedingungen ist im Vergabeverfahren unterhalb der Schwellenwerte nicht erforderlich (BGH, Urt. v. 30.8.2011 – X ZR 55/10 -  Regenentlastung. Der Auftraggeber kann auch Mindestangaben festlegen, wenn dies sachlich geboten und mit Begründung dokumentiert ist – unzulässig unbegründete Sonder- und Alleinstellungsmerkmale etc.).

4) Begründung in der Dokumentation erforderlich: Die Nichtzulassung von Nebenangeboten ist in der Dokumentation zu begründen, da sie den Wettbewerb in diesem Punkt beschränken kann und potentielle Bewerber, die Nebenangebote abgeben  könnten, ausschließt.

5) 6) Auch diese Möglichkeiten können bei Bedarf nach Ermessen genutzt werden.

7) Vgl. insofern § 25 S. 3 UVgO .- vgl. Bartl/Bartl/Schmitt, UVgO, 2017, Kommentierung, § 25, Anm. 4, m. w. Nachw.

 

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2. Schritte bei größeren Verfahren

Schritt 8. Leistungsbeschreibung - Individualvereinbarungen - Risiko-Analyse 1) 2) 3) 4)

Schritt 8.1.

Vgl. o. Schritt 4. Leistungsbeschreibung - Bestimmungsrecht – Markterkundung

Falls keine Veränderung weiter zu Schritt 8.2. – bei Anpassungen, Veränderungen etc. Erstellung der „neuen“ Leistungsbeschreibung und Kontrolle

Schritt 8.2. Risikoanalyse (nur bei größeren Verfahren und besonderen Beschaffenheiten etc., nicht bei Standardleistungen und –produkten)

Übersicht: Risikostufen nach dem BGB-System 5)

Risikostufe O	Risikostufe I	Risikostufe II	Risikostufe III
Kein Risiko – keine Schäden oder Nachteile, Trivialtermine bzw. -leistungen	„immaterielle Schäden“ – Gefährdung wesentlicher Staatsaufgaben - § 253 BGB	„Materielle Schäden“ pro Tag (z. B. Verzug oder Ausfall während der Gewährleistungszeit - §§ 249 ff BGB	Körperschäden etc. – relevant bei Einsatz von Produkten etc. – vgl. auch §§ 823 f BGB, ProdHaftG etc.
Schritt 8.2. Maßnahmen 6) für die Risikostufen
Schritt 8.2.1. Nichterfüllungs- und „Terminrisiko“7)
Risikostufe 0 (kein Terminrisiko)	Risikostufe I – immaterielle Schäden – Auswirkungen auf die Ausführung wesentlicher Staatsaufgaben (z. B. Daseinsvorsorge, Sicherheit) 0	Risikostufe II – „materielle Schäden“ pro Tag (z. B. Verzug oder Ausfall während der Gewährleistungszeit) §§ 249 ff BGB 0		Alle Entscheidungen bedürfen der individuellen Prüfung, Begründung und Dokumentation (§ 6 I UVgO).
Termin: 1.10.00 Oder: Rahmenvereinbarung: Lieferung innerhalb von 24 Stunden	Termin: 1.10. (fix und unbedingt) Oder: Rahmenvereinbarung: Lieferung auf Abruf innerhalb von 24 Stunden ohne Nachfrist	Termin: 1.10. (fix und unbedingt) Oder: Rahmenvereinbarung: Lieferung auf Abruf innerhalb von 24 Stunden ohne Nachfrist		Eingruppierung des Risikos und Entscheidung über „Termin“ – vgl. Insofern die §§ 280, 281 I, II, 323 I, II BGB – vgl. o. Schritt 8.1.
Eignung: ausreichend allgemeine Eignung – Erklärung nach §§ 31 f UVgO – Eigenerklärung	Eignung: erforderliche besondere Eignung – Angaben, Erklärungen, Nachweis etc. - §§ 31 f UVgO – analog §§ 44 f VgV	Eignung: erforderliche besondere Eignung – Angaben, Erklärungen, Nachweis etc. - §§ 31 f UVgO – analog §§ 44 f VgV		Prüfung und Eingruppierung nach den Vorgaben in den §§ 31 f UVgO mit „Anleihen“ aus 44 f VgV
Kontrollen und Maßnahmen: - Lagerreserve, Erhältlichkeit der Leistung auf dem Markt ohne große Preisdifferenzen etc. - Verweisung auf VOL/B oder BVB, EVB etc. ohne Verschärfung – vgl. § 21 II – V UVgO	Maßnahmen: 1. Vertragsstrafe (§ 21 III UVgO) 2. Sicherheit (§ § 21 IV UVgO) 3. Zusätzliche Kontrollmaßnahmen wie Zwischenberichte, Meilensteine, Zugang zu den Produktionsstätten etc. – vgl. § 4 Nr. 2 I VOL/B 4. Verschärfung der AGB (z. B. § 4 Nr. 2 I VOL/B etc.) 5. Weitere Absicherungen durch Zahlungsmodalitäten	Maßnahmen: 1. Pauschalierten Schadensersatz und Vertragsstrafe (§ 21 III UVgO) 2. Sicherheit (§ § 21 IV UVgO) 3. Zusätzliche Kontrollmaßnahmen wie Zwischenberichte, Meilensteine, Zugang zu den Produktionsstätten etc. – vgl. § 4 Nr. 2 I VOL/B 4. Verschärfung der AGB (z. B. § 4 Nr. 2 I VOL/B etc.) 5. Weitere Absicherungen durch Zahlungsmodalitäten		Entsprechend der Einordnung sind die für die Individualvereinbarungen maßgeblichen Schritte auszuwählen, zu begründen und zu dokumentieren (vgl. § 6 I UVgO).

 

Hinweise

1) Die Risikoanalyse setzt erhebliche BGB-Basiskenntnisse voraus. Nur im Zusammenwirken mit der Fachabteilung und der Beschaffungsstelle lösbar bzw. möglich! In kleineren Verfahren in der Regel nicht erforderlich, sondern nur bei größeren Aufträgen mit „Risikoterminen“ bzw. „Risikoprodukten“ oder „Risikoleistungen“

2) Bei den Vertragsvereinbarungen ist zwischen den individuellen Vereinbarungen und den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (vgl. § 305 I BGB) zu unterscheiden – vgl. § 21 I Nr. 3., II – V UVgO..

3) Die große Risikoanalyse bezieht über die geprüften Sachverhalte hinausgehend auch die Frage der Eintrittswahrscheinlichkeit des Risikos und der Erkennbarkeit der Ursachen der Pflichtverletzungen mit ein. Das ist unterhalb der Schwellenwerte regelmäßig entbehrlich.

4) Risikofaktoren: - das Auswahlrisiko – Zuverlässigkeit, Leistungsfähigkeit, Fachkunde, - das Erfüllungs- bzw. Nichterfüllungsrisiko, - das „Terminrisiko“ – Leistungstermin und Folgen, - das Gewährleistungs- bzw. „Einsatz- und Ausfallrisiko“.

5) Vgl. das Grundprinzip der §§ 249 (Vermögensschaden), 253 (immaterieller Schaden) sowie die Besonderheit bei Körperschäden.

6) In diesem Zusammenhang sind die wichtigsten Risikostufen das Nichterfüllungs- und Terminrisiko sowie das  Kontrollrisiko bei Eingang/Abnahme der Leistung und das Gewährleistungsrisiko.

7) Das Nichterfüllungs- und „Terminrisiko“ ist in den §§ 280, 281, 323 f BGB geregelt. Dementsprechend ist die Risikoanalyse aufzubauen.

 

2. Schritte bei größeren Verfahren

Schritt 8.2.2. Eignung - Leistung – Lieferung bzw. Abnahme – Mängelhaftung)

-Raster nach Bedarf vergrößern–

 

Risikostufen bei Lieferung/Abnahme und während der Gewährleistung 8) 9)
Stufe 0	Stufe 1	Stufe 2	Stufe 3	Stufe 4
„Trivialprodukt“ – „Standard“	„Eignungsleistung“	„Ausfall“ und immaterielle Schäden	„Ausfall“ und materielle Schäden	„Ausfall“ und Körperschäden
„risikolos“	„nicht geeignet“ für Vertragszweck“ – unproblematischer Austausch – Nachlieferung möglich	Leistungen können nicht erbracht werden – Ausfall infolge eines Mangels - Rufschädigung, Imagebeeinträchtigung etc.	Ausfall führt zu materiellen Schäden z. B. Einnahmeverlusten, Aufwendungen für Ersatzgeräte etc.	Mangel der Leistung führt zu Körperschäden
„Übliches Produkt“	Beschaffenheit - Vertragszweck	Beschaffenheit - Vertragszweck	Beschaffenheit - Vertragszweck	Beschaffenheit - Vertragszweck

 

Hinweise – Mängelhaftung - Sachmangel

• § 434 BGB

(1) Der Unternehmer hat dem Besteller das Werk frei von Sach- und Rechtsmängeln zu verschaffen.

(2) Das Werk ist frei von Sachmängeln, wenn es 1. die vereinbarte Beschaffenheit hat. Soweit die Beschaffenheit nicht vereinbart ist, ist das Werk frei von Sachmängeln,

1. wenn es sich für die nach dem Vertrag 2. vorausgesetzte Verwendung eignet,

sonst

2. für die 3. gewöhnliche Verwendung eignet und eine Beschaffenheit aufweist, die bei Werken der gleichen Art üblich ist und die der Besteller nach der Art des Werkes erwarten kann.

Einem Sachmangel steht es gleich, wenn der Unternehmer ein anderes als das bestellte Werk oder das Werk in zu geringer Menge herstellt.

(3) Das Werk ist frei von Rechtsmängeln, wenn Dritte in Bezug auf das Werk keine oder nur die im Vertrag übernommenen Rechte gegen den Besteller geltend machen können.

Also: 3 „Stufen“: 1. Vereinbarte Beschaffenheit (Leistungsbeschreibung) – 2. Eignung für die vertraglich vorausgesetzte Verwendung (Leistungsbeschreibung) und 3. „Trivial- bzw. Standardprodukt“

 

Konkrete Risikostufen der jeweiligen Vergabe: Zutreffendes Ankreuzen – Unzutreffendes löschen

Raster für eine mögliche („Mindest-) Risikoanalyse 8) 9)

Risikostufe (s.o.)					“Leistungstyp”			Leistungsbeschreibung 10)	0	Qualitätskontrolle			Maßnahmen
Stufe O „gefahrlose Trivialleistung“ (s. o. 3.)			0		Standardprodukt entsprechend üblicher Erwartung – vgl. §§ 434 I Nr. 2, 633 II Nr. 2 BGB	0		Keine besonderen Anforderungen – DIN- bzw. EU-Normen, allgemeine Beschreibung – vgl. § 23 I, II UVgO	0	Eingangskontrolle bzw. Abnahme wie üblich –  Funktionsprüfung ausreichend - keine besondere Zuverlässigkeit, Fachkunde etc. erforderlich		0	Keine zusätzlichen Maßnahmen		0
Stufe 1 „gefahrlose Eignungsleistung“ (s. o. 2.)			0		„Passprodukte“ - Austausch oder Nachlieferung bei fehlender Eignung für den Vertragszweck – vgl. §§ 434 I Nr. 1, 633 Nr. 1 BGB0	0		Leistungsbeschreibung mit besonderen Eignung - Eingeschaft – Festlegung der Nachbesserungsmodalitäten und/oder Ersatzgeräte - Begründungspflicht – besondere Anforderungen (§ 23 V UVgO) 0	0		Tests, Güteprüfung, Abnahmemodalitäten - §§ 12 f VOL/B - Erforderlichkeit „besonderer Eignung“ - Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit, Fachkunde (§§ 31 f UVgO	0	Verlängerung der Verjährungsfrist für Mängelhaftung über zwei Jahre hinaus – Prüfung - § 13 IV VOL/B - § 21 IV UVgO? 0		0
	Stufe 2 - Mangel und „Ausfall“ mit Folge immaterieller Schäden oder sonstiger erheblicher Nachteile “ (s. o. 3.)	0		Risikoprodukte – Erforderlichkeit besonderer Beschaffenheiten 11) – gegebenenfalls auch Erforderlichkeit von Garantien 12) insbesondere bei Kauf (vgl. § 443 BGB)			0	Information des Vertragspartners über Folgen des Ausfalls wegen Mängeln (Imageschäden, Nichtausführbarkeit wesentlicher Staatsaufgaben in Vergabeunterlagen) Besondere Anforderungen der Leistungsbeschreibung mit Begründung in Dokumentation (§§ 6 I, 23 V UVgO)	0		Tests, Güteprüfung, Abnahmemodalitäten - §§ 12 f VOL/B Erforderlichkeit „besonderer Eignung“ – Bezug vom „Spezialisten“, besondere Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit, Fachkunde (§§ 31 f UVgO)	0		Vertragsstrafe als Druckmittel - § 21 III UVgO Reaktions- und Betriebsbereitschaftszeiten Wartung oder Pflege bereits während der Gewährleistung13) Verlängerung der Verjährungsfrist - § 21 IV UVgO - Gewährleistungssicherheit - § 21 V UVgO Versicherungen
	Stufe 3 - Mangel und „Ausfall“ mit Folge „messbarer“ materieller Schäden“ (s. o. 3.)	0		Risikoprodukte – Erforderlichkeit besonderer Beschaffenheiten 11) – bei Kauf gegebenenfalls auch Erforderlichkeit von Garantien 13) insbesondere bei Kauf (vgl. § 443 BGB)			0	Z. B. Information des Vertragspartners über Folgen des Ausfalls wegen Mängeln – konkrete prognostizierte Schadenshöhe pro Tag Besondere Anforderungen in der Leistungsbeschreibung mit Gründen und Dokumentation (§§ 6 I, 25 V UVgO)	0		Tests, Güteprüfung, Abnahmemodalitäten - §§ 12 f VOL/B Erforderlichkeit „besonderer Eignung“ – Bezug vom „Spezialisten“, besondere Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit, Fachkunde (§§ 31 f UVGO)	0		Schadenspauschalierung – vgl. § 21 III UVgO Ansonsten wie Stufe 3 (s. o.)   Versicherungen - Produkthaftpflicht etc.	0
	Stufe 4 – Mangel führt auch zu Gefahr für Leben Gesundheit etc. “ (s. o. 3.)	0		- wie zuvor			0	- wie zuvor - konkrete Information des Vertragspartners über Körperschäden etc.	0		- wie zuvor -	0		- wie zuvor

 

Hinweise

8) Ohne entsprechende Grundkenntnisse im Zivil- und Vergaberecht ist das System nicht verständlich. Basis bilden 1. Leistungsbeschreibung ist der Mangelbegriff des BGB – vgl. die „Stufen“ nach §§ 434 I (Kauf), 633 I (Werkvertrag) BGB, 2. die Eingangskontrolle bzw. Abnahme (§§ 442, 641 BGB) , 3. Verjährungsfrist (§§ 438 <Kauf>, 634a <Werkvertrag> BGB), 4. Garantien (§ 443 BGB <Kauf>), 5. Eignung (§§ 6 VOL/A, 6, 7 II EG VOL/A), 6. Sicherheiten (§§ 9 IV VOL/A, 18 VOL/B, 232 f, 765 BGB).

9) Vor Ablieferung (Kauf - § 446, 447, 448 BGB) bzw. Abnahme (§§ 640, 641, 641a, 644 – 646 BGB) stehen dem Auftraggeber Erfüllungsansprüche bzw. Ansprüche wegen Nichterfüllung oder wegen Pflichtverletzung infolge nicht vertragsgemäßer Leistung nach den §§ 280, 281, 323 BGB zu, die Beweislast für Mangelfreiheit trägt Auftragnehmer, die Vergütung ist nicht fällig, es bestehen Zurückbehaltungsrechte etc. – nach Ablieferung bzw. Abnahme trägt der Auftraggeber die Beweislast für Mängel, die Vergütung ist fällig, es kommt zum Gefahrübergang und die Verjährungsfrist für Mängelansprüche läuft. Mit Garantien hat die Gewährleistung (nicht Verschleiß, nicht Haltbarkeit etc. –vgl. § 443 BGB – jedenfalls im Kaufrecht nichts zu tun.

10) Die Einordnung der Leistung in dieses „System“ mit den erforderlichen Maßnahmen kann nur im Teamwork der Beschaffungsstelle und der Fachabteilung erfolgreich sein.

Man muss folglich mit diesem System u. a. erarbeiten

• die Leistungsbeschreibung entsprechend den dargestellten „Stufen“
• die erforderlichen „Eingangs- (Kauf) bzw. Abnahmekontrollen“,
• die erforderliche Verlängerung der Gewährleistungsfrist für das Auftreten „versteckter Mängel“
• die Erforderlichkeit von Garantien, also bei besonderen Beschaffenheiten wie Haltbarkeit etc. oder hohe Verfügbarkeiten (Absicherung durch „Ersatzlauf“ bzw. „eingreifendes Zweitsystem“ bei Ausfall etc.)
• die Erforderlichkeit von Wartungs- und Pflegeverträgen bereits während der Gewährleistungszeit (Bedienungsfehler, Verschleiß etc.)
• die Erforderlichkeit besonderer wirtschaftlicher Leistungsfähigkeit (Insolvenzrisiko bei längerer Gewährleistungsfrist – Bankbürgschaft – Sicherheiten - Gewährleistungsbürgschaft), besonderer Zuverlässigkeit und Fachkunde,
• die erforderlichen Zusatzmaßnahmen zur Kontrolle der Leistung während der Gewährleistungsfrist,
• die erforderlichen Druckmittel wie Vertragsstrafe sowie Schadenspauschalierung bei Ausfall während der Gewährleistungsfrist etc.

Erst dann, wenn diese Arbeiten erledigt sind, ist der Beschaffungsantrag vollständig ausgefüllt und kann an die Beschaffungsstelle weitergeleitet werden. Bei unvollständigen, fachlich falschen oder gar manipulierten Angaben sind Nachfragen etc. unvermeidlich – Zeitverlust!

11) Besondere Beschaffenheiten entsprechen in etwa dem früheren Begriff der „zugesicherten Eigenschaften“. Sie dienen der Absicherung des Auftraggebers bei speziellen Vertragsrisiken (Ausfall etc.) durch eine qualifizierte Leistungsbeschreibung und weitere Maßnahmen.

12) Sämtliche Maßnahmen sind zu dokumentieren und zu begründen. Das folgt aus den § 21 III – V UVgO. In der Regel ist hierzu unterhalb der Schwellenwerte für Schadenspauschalierungen, Vertragsstrafen, Verlängerung der Gewährleistungsfristen sowie Sicherheiten vielfach kein Anlass. Die Vorschriften des § 21 III – V UVgO weisen enge Voraussetzungen auf. Bieter können gegen unbegründete Vertragsstrafen etc. auch unterhalb der Schwellenwerte vorgehen (vgl. z. B. Landesvergabegesetz Thüringen etc.). Oberhalb der Schwellenwerte liegen insofern Entscheidungen der Vergabekammern vor. Vertragsstrafen etc. dürfen in der Regel nicht in AGB aufgenommen werden (fehlende Begründung in „Allgemeinen“ Bedingungen ohne Begründung, Unwirksamkeit nach §§ 307, 310 BGB) – vgl. Schmitt, Michaela, CR 2010, 693, zu Vertragsstrafen und Schadenspauschalierungen in den BVB und EVB-IT.

13) Vielfach ist nicht bekannt, dass sich Gewährleistung = Mängelhaftung vor allem im Kaufrecht von der Garantie erheblich unterscheidet. Garantien können sich beziehen auf Haltbarkeit etc. – vgl. 443 BGB (Kauf).

 

2. Schritte bei größeren Verfahren

Schritt 8.3. Ergebnis der Risikoanalyse

Schritt 8.3.1. Nichterfüllungs- und „Terminrisiko“
Risikostufe 0	Risikostufe I 00	Risikostufe II 000	Begründung und Dokumentation
Termin: 1.10.00 Oder: Rahmenvereinbarung: Lieferung innerhalb von 24 Stunden	Termin: 1.10. (fix und unbedingt) Oder: Rahmenvereinbarung: Lieferung auf Abruf innerhalb von 24 Stunden ohne Nachfrist	Termin: 1.10. (fix und unbedingt) Oder: Rahmenvereinbarung: Lieferung auf Abruf innerhalb von 24 Stunden ohne Nachfrist
	Gründe:	Gründe

 

Schritt 8.3.2. Lieferung/Abnahme und Gewährleistung

Risikostufe Leistung

“Leistungstyp”

Leistungsbeschreibung

0

Qualitätskontrolle

Maßnahmen

Stufe

0

0

Gründe – ab Stufe 2

Gründe

Gründe

Gründe

Gründe

Beschaffungsstelle

Bearbeiter/in

Datum

Unterschrift

 

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4. Schritte bei größeren Verfahren

Schritt 9. Individuelle Vertragsvereinbarungen und AGB (nur bei größeren Beschaffungen mit besonderen Risiken, Beschaffenheiten, nicht bei Standardleistungen und –produkten)

Risikoanalyse - Verschärfung der AGB-Klauseln der öffentlichen Hand und/oder Einbeziehung der jeweiligen AGB 1)

 

Vertragswerk	AGB-Klausel	Verschärfung bezogen auf den konkreten Sachverhalt	Begründung
BVB, EVB-IT, ZVB etc. sowie VOL/B	z. B. Schadenspauschalierungen bzw. Vertragsstrafen, Verlängerung der Gewährleistungsfristen, Sicherheiten		Voraussetzungen des §§ 21 III UVgO VOL/A erfüllt - „erhebliche Nachteile“ etwa pro Tag (Einnahmeausfall etc.) – im Übrigen § 21 IV, V UVgO
VOL/B	Abweichungen bzw. Konkretisierungen z. B. von § 4 Nr. 2 VOL/B sowie andere Fälle der VOL/B, in denen es z. B. heißt „soweit vereinbart...“ oder „soweit nichts anderes vereinbart 2)		Erforderlichkeit der Individualvereinbarung z. b. zu besseren Überwachung infolge Zugangs zu den Produktionsstätten, Erstattung von Zwischenberichten etc.
Hinweis auf die Geltung der jeweiligen AGB der öffentlichen Hand – z. B. VOL/B 3)		„Ergänzend gelten die VOL/B in ihrer Fassung zum Zeitpunkt der Bekanntmachung bzw. Aufforderung zur Abgabe eines Angebots.“	Entfällt – vgl. § 21 II UVgO

 

Hinweise

1) Sofern es sich um Individualvereinbarungen handeln soll, ist § 305 I S. 3 BGB zu beachten. Insofern werden Zweifel bestehen, wenn Auftraggeber immer wieder identische Formulierungen benutzen („für eine Vielzahl von Fällen formuliert“ = AGB). Insofern ist aber auch neben dem AGB-rechtlichen der Inhaltskontrolle auch das vergaberechtliche Problem zu beachten, wonach Abweichungen von AGB der öffentlichen Hand einer Begründung bedürfen (vgl. auch § 21 II UVgO sowie § 21 III – V UVgO – bisher § 9 II – IV VOL/A). Grundsätzlich sind aber die „Individualvereinbarungen“ (im Einzelnen ausgehandelte Vereinbarungen) keine AGB gemäß § 305 I BGB, die der zivilrechtlichen Inhaltskontrolle nach den §§ 307, 310 BGB unterliegen – vgl. hierzu Schmitt, Michaela, Vertragsstrafen und Schadenspauschalierungen in AGB der öffentlichen Hand, insbesondere in BVB und EVB-IT, CR 2010, 693.

2) Dies folgt daraus, dass die VOL/B („Allgemeine Vertragsbedingungen...“) für den „Standard-Einkauf von Leistungen vorgesehen sind, folglich nur übliche Risiken der Vergaben unterhalb der Schwellenwerte abdecken, nicht jedoch die infolge der „Risikoanalyse) eruierten speziellen höherer Risiken einzelner Verträge.

3) Dass AGB nicht ohne zumindest stillschweigende Einbeziehungsabrede Vertragsinhalt werden, gilt auch hier. Daher ist grundsätzlich der entsprechende Hinweis in die Bekanntmachung bzw. die Vergabeunterlagen aufzunehmen (vgl. auch § 21 II UVgO)

 

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2. Schritte bei größeren Verfahren

Schritt 10. Eignung

Eignungsnachweise etc. 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7)

1. Eigenerklärung 6) „Unser Unternehmen ist nicht entsprechend §§ 123, 124 GWB ausgeschlossen. Insbesondere haben wir unsere gesetzlichen Pflichten zur Zahlung der Steuern, der Sozialversicherungsbeiträge etc. erfüllt und werden diese auch bei der Ausführung des Auftrags entsprechend der geforderten Erklärung erfüllen.“

2. Erklärung nach dem Landesvergabegesetz X: ....

3. Weitere Nachweise und Erklärungen 7) 3.1. ....

4. Begründung: Für die Ausführung des Auftrags ist die „allgemeine Eignung“ nicht ausreichend. Zur Sicherstellung der ordnungsgemäßen Auftragsausführung sind weitere Nachweise erforderlich, die Bezug zum Auftragsgegenstand haben und zu diesem in einem angemessenen Verhältnis stehen. Der Nachweis .... ermöglicht die Prüfung der .... -Leistungsfähigkeit. Der Auftragswert liegt bei ..... € netto. Es handelt sich somit um eine höherwertige Leistung: Es bestehen Ausführungsrisiken (.....), die zumindest reduziert werden müssen. Die ordnungsgemäße Ausführung ist durch die Prüfung der Nachweise sicherzustellen.

 

Hinweise

1) Auch in kleineren Verfahren unterhalb der Schwellenwerte muss die Anforderung von Nachweisen etc. „durch den Auftragsgegenstand gerechtfertigt“ sein. Hier wird teils „überzogen“ (Verletzung des Grundsatzes der „Verhältnismäßigkeit“). In der Regel reicht eine Eigenerklärung aus: „Unser Unternehmen ist nicht entsprechend §§ 123, 124 GWB ausgeschlossen. Insbesondere haben wir unsere gesetzlichen Pflichten zur Zahlung der Steuern, der Sozialversicherungsbeiträge etc. erfüllt und werden diese auch bei der Ausführung des Auftrags entsprechend der geforderten Erklärung erfüllen.“

2) Generell gilt, dass die Anforderungen „mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung“ und zu diesem „in einem angemessenen Verhältnis“ stehen „müssen“ (vgl. Bartl/Bartl/Schmitt, UVgO, § 31 Anm. 3 a. E.). Erforderlich ist folglich der „Bezug“ bzw. „Verbindung“ der Anforderungen zum Auftragsgegenstand (z. B. positive Auswirkungen auf die Qualität der Leistungen etc.). Ferner ist ein „angemessenes Verhältnis“ zu beachten – das gilt auch hinsichtlich des Auftragswertes etc. im Verhältnis etwa zum Aufwand des Auftragnehmers. Überzogene Anforderungen erheblicher Art und niedriger Auftragswert bzw. zum Auftragsgegenstand „bezuglose“ Anforderungen sind wettbewerbsbeschränkend und vergaberechtswidrig. Sie halten potenzielle Bewerber bzw. Bieter von der Teilnahme am Wettbewerb ab. Vielfach sind sie auch mittelstandsfeindlich. Insofern ist ferner auch der Aspekt der „Sicherstellung“ der Leistung bedeutsam.

3) Erforderlich ist der Bezug der Eignungskriterien zur „Leistung“ – vgl. auch Fußnote 2) o.

4) Welche Eignungskriterien der Auftraggeber festlegt, obliegt grundsätzlich seiner Ermessensentscheidung, die aber entsprechend Fußn. 2) und 3) Schranken unterliegt. Die konkreten Eignungskriterien „können“ nach § 31 II S. 2, 33 I S. 1 UVgO nur festgelegt werden, wenn der „Bezug zur Leistung“ etc. beachtet ist.

5) Ziel ist die Sicherstellung ordnungsgemäßer Ausführung.

6) Grundsätzlich kommen nur Eigenerklärungen in Betracht (vgl. § 35 II UVgO).

7) Eine Nachweisliste ist in der UVgO nicht mehr enthalten. Soweit erforderlich, kommen im Übrigen „Anleihen“ aus den §§ 44 – 46 VgV in Betracht.

2. Schritte bei größeren Verfahren

Schritt 10.1. Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung - § 44 VgV (zwingend)

Handelsregister			Berufsregister
HRA (EK, OHG, KG)			Handwerksrolle
HRB (AG, GmbH)			Vereinsregister
			Partnerschaftsregister
			Anwaltskammer
			Ärztekammer
			Architektenkammer
			Erlaubnis nach der GewO - §§ 29 f, 34a GewO
			Etc.
			Berechtigung zur Ausübung der Dienstleistung:
			Erforderliche Mitgliedschaft in bestimmten Organisationen:
	Anforderungen stehen mit dem Auftragsgegenstand in  Verbindung:
	Anforderungen stehen zum Auftragsgegenstand in angemessenem Verhältnis:

 

Schritt 10. 2. Wirtschaftliche bzw. finanzielle Leistungsfähigkeit (Angaben für Ermessensentscheidung)

Mögliche Nachweise für die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit nach § 45 VgV – vgl. § 31 II UVgO:

1.1. ein bestimmter Mindestjahresumsatz (grundsätzlich nur das Zweifache des geschätzten Auftragswerts“ - § 45 II VgV – andernfalls Begründung wegen „besonderer Risiken“ erforderlich),
1.2. ein bestimmter Mindestjahresumsatz in dem „Tätigkeitsbereich“ des Auftrags, - Belege höchstens für die letzten drei Jahre bei „Verfügbarkeit“ (z. B. bei Neugründungen etc.) nach § 45 IV Nr. 4 VgV -
2.1. Informationen über die Bilanzen der Bewerber oder Bieter unter Berücksichtigung des in den Bilanzen angegebenen Verhältnisses zwischen Vermögen und Verbindlichkeiten nach Angabe transparenter, objektiver und nichtdiskriminierender Methoden und Kriterien in den Vergabeunterlagen,
2.2. Belege von Jahresabschlüssen oder Auszügen von Jahresabschlüssen bei vorgeschriebener Veröffentlichungspflicht nach dem Recht des jeweiligen Mitgliedstaats,
3.1. eine Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung in bestimmter geeigneter Höhe,
3.2. Bankerklärungen.
Anforderungen stehen mit dem Auftragsgegenstand in  Verbindung:
Anforderungen stehen zum Auftragsgegenstand in angemessenem Verhältnis:

 

Schritt 10. 3. Technische und berufliche Nachweise - vgl. § 31 II UVgO – „ausschließlicher“ Katalog des § 46 III VgV (Angaben für die Ermessensentscheidung)

Die nachfolgenden Anforderungen entsprechen teils wörtlich den bisherigen Bestimmungen der EU VOB/A bzw. der EG VOL/A.

1. Liste von Referenzen über früher ausgeführte wesentlichen Aufträge höchstens der letzten drei Jahre mit Angabe des Werts, des Leistungszeitpunkts, des öffentlichen oder privaten Empfängers – zur Sicherstellung eines ausreichenden Wettbewerb auch Berücksichtigung einschlägiger mehr als drei Jahre zurückliegender Leistungen  bei entsprechenden Hinweisen – vgl. die bisherige Regelung des § 7 III a) EG VOL/A
2. Angabe der technischen Fachkräfte oder der technischen Stellen, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden sollen, unabhängig davon, ob diese dem Unternehmen angehören oder nicht, und zwar insbesondere derjenigen, die mit der Qualitätskontrolle beauftragt sind – vgl. früher § 7 III c) EG VOL/A
3. Beschreibung der technischen Ausrüstung, der Maßnahmen zur Qualitätssicherung und der Untersuchungs- und Forschungsmöglichkeiten des Unternehmens – vgl. die bisherige Regelung des § 7 III b) EG VOL/A
4. Angabe des Lieferkettenmanagement- und -überwachungssystems, das dem Unternehmen zur Vertragserfüllung zur Verfügung steht
5. bei komplexer Art der zu erbringenden Leistung oder bei solchen Leistungen, die ausnahmsweise einem besonderen Zweck dienen sollen, eine Kontrolle, die vom öffentlichen Auftraggeber oder in dessen Namen von einer zuständigen amtlichen Stelle im Niederlassungsstaat des Unternehmens durchgeführt wird; diese Kontrolle betrifft die Produktionskapazität beziehungsweise die technische Leistungsfähigkeit und erforderlichenfalls die Untersuchungs- und Forschungsmöglichkeiten des Unternehmens sowie die von diesem für die Qualitätskontrolle getroffenen Vorkehrungen – vgl. § 7 III f EG VOL/A
6. Studien- und Ausbildungsnachweise sowie Bescheinigungen über die Erlaubnis zur Berufsausübung für die Inhaberin, den Inhaber oder die Führungskräfte des Unternehmens, sofern diese Nachweise nicht als Zuschlagskriterium bewertet werden – vgl. § 7 III g) EG VOL/A
7. Angabe der Umweltmanagementmaßnahmen, die das Unternehmen während der Auftragsausführung anwendet
Anforderungen stehen mit dem Auftragsgegenstand in  Verbindung:
Anforderungen stehen zum Auftragsgegenstand in angemessenem Verhältnis:

 

8. Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten drei Jahren ersichtlich ist – vgl.§ 6 III Nr. 2 c) EG VOB/A
9. Erklärung, aus der ersichtlich ist, über welche Ausstattung, welche Geräte und welche technische Ausrüstung das Unternehmen für die Ausführung des Auftrags verfügt
10. Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt – vgl. § 7 IX EG VOL/A
11. bei Lieferleistungen: a) Muster, Beschreibungen oder Fotografien der zu liefernden Güter, wobei die Echtheit auf Verlangen des öffentlichen Auftraggebers nachzuweisen ist, oder b) Bescheinigungen, die von als zuständig anerkannten Instituten oder amtlichen Stellen für Qualitätskontrolle ausgestellt wurden, mit denen bestätigt wird, dass die durch entsprechende Bezugnahmen genau bezeichneten Güter bestimmten technischen Anforderungen oder Normen entsprechen – vgl. § 7 III d) EG VOL/A
Anforderungen stehen mit dem Auftragsgegenstand in  Verbindung:
Anforderungen stehen zum Auftragsgegenstand in angemessenem Verhältnis:

 

 

Schritt 10.4. Begrenzung der Anzahl der Bewerber - § 36 UVgO

 

Teilnahmewettbewerb	Mindestzahl (bzw. Höchstzahl)	Eignungskriterien	Auswahlraster – z. B. Punktesystem – Abstufung
	drei (acht)	z. B. wirtschaftliche bzw. finanzielle Leistungsfähigkeit (s.o.) z. B. Technische und berufliche Nachweise (siehe oben)

 

Vgl. hierzu Bartl/Bartl/Schmitt, UVgO, § 36, Anm. 1 zu den Einzelheiten.

 

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2. Schritte bei größeren Verfahren

 

11. Festlegung der Form und des Inhalts der Teilnahmeanträge und Angebote - § 38 UVgO

 11.1. Übersicht – Fristen – Übergangsbesonderheiten sind zu beachten:

 

Fristen	Teilnahmeanträge und Angebote - Form	Ausnahmen – keine Pflicht zum Akzeptieren elektronischer Anträge oder Angebote unabhängig von den Fristen
Bis 31.12.2018	Festlegung nach § 7 UVgO:   - elektronisch   - Postweg   - Telefax   - E-Mail   - Kombination der Mittel	§ 38 IV Nr. 1 UVgO: Auftragswert netto bis 25.000 € § 38 IV Nr. 2 UVgO: Beschränkte Ausschreibung bzw. Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb
Ab 1.1.2019	Akzeptieren der Anträge und Angebote in Textform auch bei sonstiger Vorgabe wie - Postweg, - Telefax - oder „anderer Weg“	§ 38 V UVgO: Keine Pflicht zum Einreichen von elektronischen Angeboten - bei Gründen nach § 29 II UVgO: („Geräte“ und Bürogeräte nicht allgemein verfügbar, „besondere Dateiformate“) oder nicht elektronisch übermittelbare „Modelle“
Ab dem 1.1.2020	Textform - ausschließlich mithilfe elektronischer Mittel	Vgl. ferner nächste Übersicht „Besonderheiten“

 

11.2. Besonderheiten für Form und Inhalt – unabhängig von den Fri-sten	Ja - Nein
§ 38 VI UVgO: Erhöhte Anforderungen an die Sicherheit bei zu übermittelnden Daten und Erforderlichkeit von - fortgeschrittener oder - qualifizierter elektronischer Signatur
§ 38 VII UVgO: Angebote mit besonders schutzwürdigen Daten bei nicht angemessenem Schutz oder fehlender Sicherheit - Vorgabe anderer als elektronischer Mittel
§ 38 VIII UVgO - Postweg: Angebote in verschlossenem Umschlag, Kennzeichnung § 38 IX UVgO – Postweg: Unterschrift § 38 IX UVgO: Fax – Unterschrift der Faxvorlage
§ 38 X UVgO – Änderungsverbot und Vollständigkeit – Kennzeichnung von Nebenangeboten
§ 38 XI UVgO – Angabe von Schutzrechten etc.
§ 38 XII UVgO – Vertreter von Bewerber- oder Bietergemeinschaften

 

Vgl. hierzu Bartl/Bartl/Schmitt, UVgO, § 38, S. 357, zu den Einzelheiten.

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2. Schritte bei größeren Verfahren

Schritt 12. Zuschlagskriterien 1)

Dokumentation der Festlegung der Zuschlagskriterien – Schema

Preis – allein 2)	0
Preis und weitere Kriterien 3)	Preis Weitere Kriterien 4) 0 Gewichtung 00 % 5) Weitere Kriterien Gesamtgewichtung 00% 6) 0   Unterkriterien7) Gewichtung8)   1. Von 00 % - 00 % 0 2. Von 00 % - 00 % 0 3. Von 00 % - 00 % 0 4. etc. Von 00 % - 00 % 0     Bewertungsmethode 9)     Einfache Richtwertmethode 0 Erweiterte Richtwertmethode 0 Gewichtete Richtwertmethoden Mit Median 0 Mit Mittelwert 0 0 Interpolationsmethode 0 Lineare Interpolation - Preisspanne 0 Lineare Interpolation – 2-facher niedrigster Angebotspreis 0 Lineare Interpolation – x-facher niedrigster Angebotspreis 0 Lineare Interpolation – Median 0 Lineare Interpolation – Mittelwert     Methoden mit dem Verhältnis der Angebotspreise Beste Leistungspunktzahl und günstigster Angebotspreis 0 Maximal mögliche Leistungspunktzahl und günstigster Preis 0 0
Test der Zuschlagskriterien10)
Bekanntmachung
Vergabeunterlagen
Vollständigkeit

 

Beispiel – Freiberuflerleistung – vgl. auch §§ 43, 50 UVgO

Preis und Gewicht – Punkte oder %	Weitere Kriterien – Ausführung – „Wie“		Bis X-Punkte oder %
60 Punkte oder 60% %	40 Punkte oder 40 %		niedrig – mittel - hoch
Preis Begründung der Gewichtung	Projektleiter – Qualifikation und z. B. Arbeitsmethoden		höchstens 35 Niedrig bis 12 Mittel bis 24 Hoch bis 35
	Stellvertreter – Qualifikation – Vorgehensweisen		25 N bis 8 M bis 16 H bis 25
	Weitere Mitarbeiter – Qualifikation – Vorgehensweisen		10 N bis 3 M bis 7 H bis 10
	Arbeitsmethoden, Durchführungsvorstellungen, Projektplan		10 N bis 3 M bis 7 H bis 10
	Konkrete Referenzen für die hier betroffene Leistung		10 N bis 3 M bis 7 H bis 10
	1.
	2.
	3.
	Präsentation		10 N bis 3 M bis 7 H bis 10
Bekanntmachung
Preis	Weitere Kriterien

Wertung nach einfacher Richtwertmethode (Kennzahl für das Angebot = Leistungspunktzahl: Preis):

Beispiel:

Angebot	Erreichte Punkte	Preis	Kennzahl	Rang
A	80	80.000	0,001	2
B	80	78.000	0,0010256	1
Etc.

 

Ergebnis	Bieterrang:
Bieter A	2
Bieter B	1

 

 

Hinweise:

1) Zuschlagskriterien sind § 43 UVgO behandelt. Sie sind in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen vollständig bekannt zu machen – einschließlich Gewichtung und Bewertungsmethode. Es kommen Preis (Kosten) und weitere Kriterien in Betracht. Die Zuschlagskriterien müssen nach § 43 III UVgO „mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen“. Das wird im Regelfall dann gegeben sein, wenn sich ein unmittelbarer oder auch mittelbarer „Bezug“ zur Leistung etc. ergibt. Das ist dann der Fall, wenn die Kriterien nicht willkürlich oder ohne sachlichen Zusammenhang mit der Leistung sind.

2) In der Regel wird im unterschwelligen Verfahren nur der Preis das Zuschlagskriterium bilden (Standardprodukte und –leistungen). Werden weitere Kriterien vorgesehen, so kompliziert sich das Verfahren. Unnötiger Aufwand ist unter Haushaltsaspekten und vergaberechtlicher Sicht (Verhältnismäßigkeitsgrundsatz - § 2 I UVgO) kritisch zu sehen.

3) 4) Sofern neben dem Preis weitere Zuschlagskriterien vorzusehen sind, ist auf die in § 43 II UVgO enthaltenen Punkte zurückzugreifen: Mögliche weitere Kriterien neben dem Preis bzw. den Kosten: Soweit es um die Entscheidung über die zusätzlichen Kriterien geht, hilft die nachfolgende nicht abschließende „Liste:

Preis (oder Kosten – vgl. auch § 59 I VgV) und weitere Kriterien insbesondere

1. „Gruppe“

- „qualitative“

- „ästhetische“

- „zweckmäßige“

- „behinderungsgerechte“

- „soziale“

- „umweltbezogene“

-  „innovative“

-  „vertriebliche“ etc.

1. „Gruppe“

„Organisation“ und „Personal“ – auch Präsentation des Teams

III. „Gruppe

„Kundendienst und technische Hilfe, Lieferbedingungen, Liefertermin, Lieferverfahren, Liefer- oder Ausführungsfristen“.

Vgl. Bartl/Bartl/Schmitt, UVgO, 2017, § 43 Anm. 4.

5) 6) zur Gewichtung § 43 VI UVgO – hierzu ausführlich Ferber, Thomas, Bewertungskriterien und –matrizen im Vergabeverfahren, 2015, insbesondere S. 144 f, mit entsprechenden Beispielen. Im unterschwelligen Verfahren wird im Regelfall eine Gewichtung von 6o (Preis) und 40 (weitere Kriterien), wenn überhaupt vorzusehen, anzutreffen sein – es kommt aber immer auf den einzelnen Fall an.

7) 8) Im Regelfall sind weitere Kriterien – Unterkriterien – zu bilden, denen eine entsprechende Gewichtung zuzuordnen ist, die wiederum regelmäßig in Wertungspunkte mit Spannen zu untergliedern sind. Auch Schulnoten sind möglich (z. B 1-6), die dann aber in Punkte „umgerechnet“ werden müssen.

9) Die Bewertungsmethode ist bekannt zu machen – regelmäßig wird die einfache Richtwertmethode (Kennzahl für das Angebot = Leistungspunktzahl: Preis) ausreichen – das Angebot mit der höchsten Kennzahl erhält den Zuschlag – Beispiel:

Angebot	Erreichte Punkte	Preis	Kennzahl	Rang
A	80	80.000	0,001	2
B	80	78.000	0,0010256	1
Etc.

Hierzu ausführlich Ferber, Thomas, Bewertungskriterien und –matrizen im Vergabeverfahren, 2015, insbesondere S. 144 f, mit entsprechenden Beispielen.

 

10) Es wird dringend empfohlen, die vorgesehenen Zuschlagskriterien mit Zahlenbeispielen zu simulieren, um hinsichtlich der Auswirkungen für die Rangfolge der Angebote keine Überraschungen zu erleben. In zahlreichen Fällen hat die Rechtsprechung Bewertungsmethoden und –matrizen in Verfahren oberhalb der Schwellenwerte beanstandet – vgl. zu den Problemen

Vgl. Bartl/Bartl/Schmitt, UVgO, 2017, § 43 Anm. 4, 5.

 

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2. Schritte bei größeren Verfahren

Schritt 13. Verfahrensart – Teilnahmewettbewerb 1)

Schritt 13.1. Dokumentation der Entscheidung für Verhandlungsverfahren mit und ohne Teilnahmewettbewerb 1)

Verhandlungsvergabe mit oder ohne Teilnahmewettbewerb, wenn	Begründung nach § 8 IV 2)	00
1. der Auftrag konzeptionelle oder innovative Lösungen umfasst,
2. der Auftrag aufgrund konkreter Umstände, die mit der Art, der Komplexität oder dem rechtlichen oder finanziellen Rahmen oder den damit einhergehenden Risiken zusammenhängen, nicht ohne vorherige Verhandlungen vergeben werden kann,
3. die Leistung nach Art und Umfang, insbesondere ihre technischen Anforderungen, vor der Vergabe nicht so eindeutig und erschöpfend beschrieben werden kann, dass hinreichend vergleichbare Angebote erwartet werden können,
4. nach Aufhebung einer Öffentlichen oder Beschränkten Ausschreibung eine Wiederholung kein wirtschaftliches Ergebnis verspricht,
5. die Bedürfnisse des Auftraggebers nicht ohne die Anpassung bereits verfügbarer Lösungen erfüllt werden können,
6. es sich um die Lieferung von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen zur Erfüllung wissenschaftlich-technischer Fachaufgaben auf dem Gebiet von Forschung, Entwicklung und Untersuchung handelt, die nicht der Aufrechterhaltung des allgemeinen Dienstbetriebs und der Infrastruktur einer Dienststelle des Auftraggebers dienen,
7. im Anschluss an Entwicklungsleistungen Aufträge im angemessenen Umfang und für angemessene Zeit an Unternehmen, die an der Entwicklung beteiligt waren, vergeben werden müssen,
8. eine Öffentliche Ausschreibung oder eine Beschränkte Ausschreibung mit oder ohne Teilnahmewettbewerb für den Auftraggeber oder die Bewerber oder Bieter einen Aufwand verursachen würde, der zu dem erreichten Vorteil oder dem Wert der Leistung im Missverhältnis stehen würde,
9. die Leistung aufgrund von Umständen, die der Auftraggeber nicht voraussehen konnte, besonders dringlich ist und die Gründe für die besondere Dringlichkeit nicht dem Verhalten des Auftraggebers zuzurechnen sind,
10. die Leistung nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht oder bereitgestellt werden kann,
11. es sich um eine auf einer Warenbörse notierte und erwerbbare Lieferleistung handelt,

 

12. Leistungen des ursprünglichen Auftragnehmers beschafft werden sollen,
a) die zur teilweisen Erneuerung oder Erweiterung bereits erbrachter Leistungen bestimmt sind,
b) bei denen ein Wechsel des Unternehmens dazu führen würde, dass der Auftraggeber eine Leistung mit unterschiedlichen technischen Merkmalen kaufen müsste und
c) bei denen dieser Wechsel eine technische Unvereinbarkeit oder unverhältnismäßige technische Schwierigkeiten bei Gebrauch und Wartung mit sich bringen würde,
13. Ersatzteile und Zubehörstücke zu Maschinen und Geräten vom Lieferanten der ursprünglichen Leistung beschafft werden sollen und diese Stücke in brauchbarer Ausführung von anderen Unternehmen nicht oder nicht unter wirtschaftlichen Bedingungen bezogen werden können,
14. eine vorteilhafte Gelegenheit zu einer wirtschaftlicheren Beschaffung führt, als dies bei Durchführung einer Öffentlichen oder Beschränkten Ausschreibung der Fall wäre,
15. es aus Gründen der Sicherheit oder Geheimhaltung erforderlich ist,
16. der öffentliche Auftrag ausschließlich vergeben werden soll
a) gemäß § 1 Absatz 3 an Werkstätten für Menschen mit Behinderungen oder an Unternehmen, deren Hauptzweck die soziale und berufliche Integration von Menschen mit Behinderungen oder von benachteiligten Personen ist, oder
b) an Justizvollzugsanstalten oder
17. dies durch Ausführungsbestimmungen eines Bundes- oder Landesministeriums bis zu einem bestimmten Höchstwert (Wertgrenze) zugelassen ist; eine solche Wertgrenze kann auch festgesetzt werden für die Vergabe von Liefer- oder Dienstleistungsaufträgen einer Auslandsdienststelle im Ausland oder einer inländischen Dienststelle, die im Ausland für einen dort zu deckenden Bedarf beschafft.
Mit Teilnahmewettbewerb – Bekanntmachung nach § 28 I, II UVgO	Mindestinhalt
Bereitstellung der Vergabeunterlagen nach § 29 UVgO
Auswahl der Teilnehmer und Aufforderung zur Angebotsabgabe nach §§ 31 III, 37 UVgO	Auswahlkriterien 3) – Auswahl
Ohne Teilnahmewettbewerb – Aufforderung zur Angebotsabgabe - § 37 UVgO	Auswahl

 

Vgl. Bartl/Bartl/Schmitt, UVgO, 2017, § 8 IV Nr. 1 f

 

Hinweise

1) Der Ausnahmefall des § 8 IV UVgO ist in allen Fällen im ersten Schritt zu prüfen. Greift einer der Ausnahmetatbestände ein, ist zu prüfen, ob die Verhandlungsvergabe mit oder ohne Teilnahmewettbewerb durchgeführt wird. Durch den Teilnahmewettbewerb wird infolge der Bekanntmachung der Wettbewerb verstärkt. Dem Auftraggeber steht insofern ein Ermessen zu. Eine Entscheidung für den Teilnahmewettbewerb sollte z. B. dann erfolgen, wenn der Auftraggeber keine gesicherten Marktkenntnisse hat. Liegen die Voraussetzungen für diese Ausnahmefälle des § 8 IV UVgO nicht vor oder ist dies nicht eindeutig, so darf diese Verfahrensart nicht gewählt werden. Die Vergabestelle riskiert in diesen Fällen die Rückforderung der Fördermittel durch den Zuwendenden. Ferner sind Schadensersatzansprüche eines übergangenen Bieters möglich. Auf den „verkümmerten Rechtsschutz“ für Bewerber und Bieter sollte der Auftraggeber nicht vertrauen. Das kann sich auch ändern (z. B. in Landesgesetzen). Die Tatbestände des § 8 IV UVgO sind eng auszulegen.

2) Die Entscheidung ist nachvollziehbar zu begründen und nach § 6 I UVgO zu dokumentieren. Nicht nur bei Zuwendungen sind hier fehlerhaft oder gar fehlende Begründungen in vielfacher Hinsicht nachteilig (Rückforderung der Zuwendung etc.).

3) Die Auswahlkriterien müssen den §§ 31, 33 UVgO entsprechen – transparent und nachvollziehbar. Es gelten grundsätzlich die für die Eignungskriterien maßgeblichen Punkte

 

Wegen der Einzelheiten der Fälle der Verhandlungsvergabe Bartl/Bartl/Schmitt, UVgO 2017, § 8 IV Nr. 1 f, S. 108 f.

 

2. Schritte bei größeren Verfahren

Schritt 13.2. Dokumentation der Entscheidung für Beschränkte oder öffentliche Ausschreibung mit und ohne Teilnahmewettbewerb (TNWB)

Übersicht: Verfahrensarten 1) – Einzelheiten 2)

 

Kein Verhandlungsverfahren 3)	0	Begründung (s.o.)
Beschränkte Ausschreibung ohne TNWB 4)	0	Begründung
§ 8 III, 11 UVgO: nur zwei Fälle	0
Aufforderung an ausgewählte Bewerber - §§ 31 III,  37 I, II UVgO	0	Auswahlkriterien
Aufforderung an mindestens drei Bewerber - § 11 I UVgO UVgO – nur geeignete Unternehmen - § 11 II UVgO	0
Begrenzung der Zahl nicht möglich - § 36 I UVgO – mindestens drei – Wettbewerb - § 36 II UVgO	0
Begründung ohne TNWB nach § 8 III UVgO § 8 III Nr. 1 – öff. Ausschr. ohne wirtschaftliches Ergebnis   § 8 III Nr. 2 – „Missverhältnis“	0	Begründung
Fristen „angemessen“ – nach § 13 UVgO	0
Verlängerung der Fristen - § 13 III, IV UVgO	0
Verhandlungsverbot - § 9 II UVgO gilt – § 11 III UVgO	0
Aufklärung nach § 35 II UVgO

 

Beschränkte Ausschreibung mit TNWB 5)	0	Wahlrecht zwischen dieser Vergabeart und der öffentlichen Ausschreibung
§§ 8 II, 10 UVgO
Auswahl nach TNWB und Aufforderung zur Angebotsabgabe
Teilnahme am TNWB alle
Begrenzung der Zahl möglich - § 36 I UVgO – mindestens drei – Wettbewerb - § 36 II UVgO
Ermessen – Wahl nach § 8 II   UVgO
Fristen „angemessen“ – nach § 13 UVgO
Fristverlängerung - § 13 III, IV UVgO
Verhandlungsverbot - §§ 9 II, 10 III UVgO
Aufklärung – Ja - § 9 II UVgO gilt - § 10 III UVgO
Öffentliche Ausschreibung6)	0	Wahlrecht
§§ 8 I, II, 9 UVgO
Teilnehmer: alle
Ermessen – Wahl nach § 8 II UVgO
Fristen – „angemessen“ – nach § 13 UVgO
Fristverlängerung § 13 III, IV UVgO
Verhandlungsverbot - § 9 II UVgO
Aufklärung - § 9 II UVgO

 Hinweise

1) Sofern kein Verhandlungsverfahren begründet werden kann oder der Auftraggeber kein Verhandlungsverfahren durchführen will (Marktübersicht, Wettbewerb etc.), kommen die Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb (Begründung!) oder die Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb zur Wahl neben der öffentlichen Ausschreibung in Betracht.

2) Eine Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb nach § 8 III Nr. 1 UVgO dürfte auch zukünftig nicht häufig anzutreffen sein. Der Tatbestand des § 8 III Nr. 2 UVgO könnte allerdings bei niedrigen Auftragswerten in Betracht kommen, wenn es sich z. B. um Werte über 30.000 – 50.000 € und geringe Preisunterschiede handelt. Die Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb nach § 8 I, II UVgO wird der Auftraggeber dann wählen, wenn er die Zahl der Bewerber nach §§ 10 II, 36 UVgO begrenzen will, um den Prüfungs- und Wertungsaufwand zu reduzieren. Hier entsteht das Problem der Auswahl nach Teilnahmewettbewerb, insbesondere ist auf Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Auswahlentscheidung besonders zu achten.

3) Es ist empfehlenswert, bei der Verfahrensart zunächst die Verhandlungsvergabe und sodann die Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb etc. zu prüfen – von der Ausnahme zur Regel. Welche Verfahrensart gewählt wird, ist im Übrigen Ermessensentscheidung. Auch dann, wenn die Verhandlungsvergabe nach § 8 IV UVgO gewählt werden kann, kann der Auftraggeber z. B. die öffentliche Ausschreibung wählen, um z. B. den Wettbewerb zu fördern. Eine Bekanntmachung empfiehlt sich dringend, wenn der Auftrag Binnenmarktrelevanz hat bzw. haben könnte(„grenzüberschreitendes Interesse“ bei ausländischen Bietern aus EU-Mitgliedsstaaten). Das sollte jedenfalls bei Aufträgen ab 50.000 € netto geprüft werden, um eine mögliche Anträge an die Vergabekammer oder z. B. spätere Rückforderungen von Zuschüssen durch den Zuwendungsgeber zu vermeiden.

4) Die Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb dürfte in der Praxis keine große Bedeutung mehr haben – vgl. Fn. 2).

5) Ob man diese Verfahrensart der Beschränkten Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb, die neben der öffentlichen Ausschreibung zur Wahl steht, wählt, ist abhängig von den Einzelfallumständen. Der Teilnahmewettbewerb verzögert das Verfahren. Die mit der Auswahl der Bewerber verbundenen Fragen sind zu lösen.

 

 

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2. Schritte bei größeren Verfahren

 14. Bekanntmachung bzw. Aufforderung zur Teilnahme oder Angebotsabgabe

14.1. Bekanntmachungsträger nach § 28 I UVgO

Bekanntmachung	Internet	Zusätzliche Bekanntmachungsträger	Aufforderung
	Eigene Internetseite   Internetportale   Internetportal des Bundes	Tageszeitung   Amtliche „Blätter“   Fachzeitschriften   Sonstiges	Teilnahmewettbewerb   Angebotsabgabe
Beschafferprofil nach § 27 II UVgO	Informationen über Kontaktstelle, Anschrift, E-Mail, Telefon, Telefax	Angaben über geplante oder laufende Vergabe	Angaben über vergebene Aufträge oder aufgehobene Verfahren

 

2. Schritte bei größeren Verfahren

14.2. Inhalt der Bekanntmachung

Die Mindestangaben der Bekanntmachung im Einzelnen:

1. 1. Bezeichnung und Anschrift der zur Angebotsabgabe auffordernden Stelle:
1.2.Bezeichnung und Anschrift der den Zuschlag erteilenden Stelle:
1.3. Bezeichnung und Anschrift der Stelle, bei der die Angebote oder Teilnahmeanträge einzureichen sind:
2. Verfahrensart:
2.1. Öffentliche Ausschreibung:
2.2. Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb:
2.3. Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb:
2.4. Rahmenvereinbarung:
3. Form, in der Teilnahmeanträge oder Angebote einzureichen sind:
4. Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit und die Informationen zum Zugriff auf die Vergabeunterlagen (in den Fällen des § 29 Absatz 3 UVgO):
5.1. Art der Leistung:
5.2. Umfang der Leistung:
5.3. Ort der Leistungserbringung:
6. Lose
6.1. Anzahl der Lose:
6.2. Größe der Lose:
6.3. Arten der einzelnen Lose:
6.3.1. Los 1   Los 2   etc.
7. Zulassung von Nebenangeboten:
8. Bestimmungen über die Ausführungsfrist:
9.1. elektronische Adresse, unter der die Vergabeunterlagen abgerufen werden können:
9.2. Bezeichnung und die Anschrift der Stelle, die die Vergabeunterlagen abgibt oder bei der sie eingesehen werden können:
10.1. Teilnahmefrist:
10.2. Angebotsfrist:
10.3. Bindefrist:
11.1. Sicherheitsleistungen:
11.2. Höhe der Sicherheitsleistungen:
12.1. Wesentliche Zahlungsbedingungen:
12.2. Angabe der Unterlagen, in denen die wesentlichen Zahlungsbedingungen enthalten sind:
13. Für die Beurteilung der Eignung des Bewerbers oder Bieters und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen vorzulegende Unterlagen:
13.1. vorzulegen mit dem Teilnahmeantrag:
13.2. vorzulegen mit dem Angebot:
14.1. Angabe der Zuschlagskriterien

14.3. Aufforderung zur Teilnahme oder zur Angebotsabgabe nach § 28 UVgO – Anschreiben (vgl. § 21 I Nr. 1 UVgO)

Vergabestelle	00000
Verfahren	00000
Aktenzeichen	00000
Bearbeiter/in	00000
Auskünfte	Nicht durch Fon	E-Mail	Fax
Anschrift	Straße	PLZ	Stadt
An Unternehmen	00000
Anschrift	00000
Bezug	Vergabeverfahren 00000
Datum

 

Sehr geehrte ... hiermit fordern wir Sie auf O zur Teilnahme am Vergabeverfahren O zur Angebotsabgabe in dem Verfahren zur Vergabe folgender Leistungen: 00000 O Wir bitten Sie, Auskünfte nur durch E-Mail oder Fax zu übermitteln. O Persönliche Besuche sind nur nach vorheriger Absprache möglich. Entsprechende Wünsche geben Sie bitte ebenfalls vorher durch E-Mail oder Fax bekannt. O Besichtigungen und Ortstermine sind mit uns durch E-Mail oder Fax abzustimmen. Bitte beachten Sie die Anforderungen und Fristen, wie Sie nachfolgend aufgeführt sind. Wir bedanken uns für Ihre Teilnahme bzw. Ihr Angebot Mit freundlichen Grüßen

 

Unsere Angaben für das Verfahren
1. 1. Bezeichnung und Anschrift der zur Angebotsabgabe auffordernden Stelle:
1.2.Bezeichnung und Anschrift der den Zuschlag erteilenden Stelle:
1.3. Bezeichnung und Anschrift der Stelle, bei der die Angebote oder Teilnahmeanträge einzureichen sind:
2. Verfahrensart:
2.1. Öffentliche Ausschreibung:
2.2. Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb:
2.3. Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb:
2.4. Rahmenvereinbarung:
3. Form, in der Teilnahmeanträge oder Angebote einzureichen sind:
4. Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit und die Informationen zum Zugriff auf die Vergabeunterlagen (in den Fällen des § 29 Absatz 3 UVgO):
5.1. Art der Leistung:
5.2. Umfang der Leistung:
5.3. Ort der Leistungserbringung:
6. Lose
6.1. Anzahl der Lose:
6.2. Größe der Lose:
6.3. Arten der einzelnen Lose:
6.3.1. Los 1   Los 2   etc.
7. Zulassung von Nebenangeboten:
8. Bestimmungen über die Ausführungsfrist:
9.1. elektronische Adresse, unter der die Vergabeunterlagen abgerufen werden können:
9.2. Bezeichnung und die Anschrift der Stelle, die die Vergabeunterlagen abgibt oder bei der sie eingesehen werden können:
10.1. Teilnahmefrist:
10.2. Angebotsfrist:
10.3. Bindefrist:
11.1. Sicherheitsleistungen:
11.2. Höhe der Sicherheitsleistungen:
12.1. Wesentliche Zahlungsbedingungen:
12.2. Angabe der Unterlagen, in denen die wesentlichen Zahlungsbedingungen enthalten sind:
13. Für die Beurteilung der Eignung des Bewerbers oder Bieters und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen vorzulegende Unterlagen:
13.1. vorzulegen mit dem Teilnahmeantrag:
13.2. vorzulegen mit dem Angebot:
14.1. Angabe der Zuschlagskriterien
15. Bewerbungsbedingungen
Sonstiges

 

Wir bedanken uns für Ihre Teilnahme bzw. Ihr Angebot Mit freundlichen Grüßen Vergabestelle i.A. Vorname Name Unterschrift

 

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2. Schritte bei größeren Verfahren

15. Bewerbungsbedingungen nach § 21 I Nr. 2 UVgO

Die Bewerbungsbedingungen sollten nach folgenden Grundsätzen gefasst werden:

1. Allgemeine Bewerbungsbedingungen für alle Aufträge des Auftraggebers (Wiedergabe der wichtigsten Vorschriften für die Aufträge nach UVgO);
2. Besondere Bewerbungsbedingungen nur für den konkreten Auftrag.

Insoweit wird auf die nachfolgenden Hinweise und ein aktuelles Beispiel verwiesen. Es ist empfehlen, sich in den Bewerbungsbedingungen auf das Wichtigste zu beschränken und insbesondere auf eine Wiedergabe des UVgO – Textes zu verzichten. Eine Überfrachtung der Vergabeunterlagen sollte vermieden werden. Nach aller Erfahrung besteht wenig Hoffnung, dass die Bewerber mit den „allgemeinen Bewerbungsbedingungen“ lange aufhalten – leider.

Hinweise:

Die UVgO enthält keine konkreten Hinweise hinsichtlich der Bewerbungsbedingungen. Es sind jedoch folgende Grundsätze zu beachten:

Vgl. Bartl/Bartl/Schmitt, UVGO, 2017, § 21, Anm. 2.1.

„2.1. „Bewerbungsbedingungen“

Vielfach verfügen Auftraggeber über „allgemeine Bewerbungsbedingungen“. Sie sollen der Information der Bewerber und Bieter dienen, können jedoch nicht abschließend sein. Ob die Auftraggeber sich diese Bewerbungsbedingungen erarbeiten, ist Ermessensfrage. Wenn es geschieht, müssen diese vergaberechtlich und AGB-rechtlich zulässig sein.

Vertragliche Regelungen, die ständig vom Auftraggeber genutzt („einseitig gestellt“) werden, sind AGB.

Sie finden sich als „Zusätzliche“ (ZVB), Ergänzende (EVB) oder Besondere Vertragsbedingungen (BVB). Sie sind im Übrigen gegenüber VOL/B und VOB/B vorrangig (vgl. z. B. BVB-Planung).

Vgl. Bartl, VgV, § 29 Anm. 3.2.; auch Kulartz u. a., VgV, § 29 Rn. 17, 18; ferner hierzu etwa Ziekow/Völlink, Vergaberecht, aaO, § 8 VOB/A, Rn. 18; § 8 VOL/A, Rn. 4.

Für die Bewerbungsbedingungen sind zivilrechtlich die §§ 305 ff BGB maßgeblich – es handelt sich um AGB, die der Inhaltskontrolle unterliegen. Nach dem UklagG können z. B. Verbände der gewerblichen Wirtschaft auf Unterlassung unwirksamer Klauseln klagen.

Zur Inhaltskontrolle von AGB der öffentlichen Hand vgl. OLG Frankfurt/Main, Urt. v. 3.6.2002 – 1 U 26/01 – NZBau 2003, 566 (auszugsweise) = BauR 2003, 269 – zahlreiche Klauseln (insgesamt 37 Klauseln) einer Gemeinde – unzulässig – Verstoß gegen §§ 9, 11 Nr. 2, 7 AGBG (vgl. jetzt §§ 305 ff BGB) – unwirksame Bewerberbedingungen – Unzulässigkeit einer „ganzen Palette“ von Klauseln. Ferner Schmitt, Michaela, Vertragsstrafen und Schadenspauschalen in AGB der öffentlichen Hand, insbesondere in EVB-IT und BVB, CR 2010, 692.

Die gegenteilige Ansicht, wonach die Bewerbungsbedingungen keine AGB sein sollen, ist nicht zutreffend. Als Begründung wird hierfür angeführt, dass die Bewerbungsbedingungen nicht als „Vertragsbedingungen“ einzustufen sind, weil sie nur für das Vergabeverfahren bis zum Zuschlag gelten und nicht Vertragsinhalt werden.

So Kulartz u. a., VgV, § 29 Rn. 18, m. w. Nachw.

Es ist nicht zu bestreiten, dass der Auftraggeber für ein Verschulden bei der Vertragsanbahnung haftet (§§ 241 II, 311 II, III, 276, 249 BGB – frühere culpa in contrahendo – c.i.c. -). Demgemäß sind Regelungen, die diesen Bereich betreffen und vom Auftraggeber „einseitig gestellt“ werden, AGB mit allen zivilrechtlichen Konsequenzen.

Vgl. zur Entwicklung Bitterich, Klaus, Vergabeverfahren und Bürgerliches Recht, S. 763 ff, 781; Palandt-Grüneberg, BGB, § 305, Rn. 4; Ulmer/Brandner/Hensen, AGB-Recht, § 305 Rn. 13 m. w. Nachw., § 307, Rn. 313, zum vorvertraglichen Bereich. Vgl. auch Ingenstau/Korbion – v. Wietersheim, VOB/A, § 8 Rn. 20: „....wobei er (erg. Der Auftraggeber) allerdings gerade auch hier darauf achten muss, dass er mit der Regelung der vorvertraglichen Beziehungen nicht gegen zwingende Vorschriften des AGB-Rechts verstößt.“

 

Aktuelles Beispiel als Anhaltspunkt für die Gestaltung eigener „allgemeiner Bewerbungsbedingungen):

„Bewerbungsbedingungen der .....  Bundesanstalt ...  für die Vergabe von Leistungen und Lieferungen (Zum Verbleib bei dem Bieter bestimmt!) Stand: 00/2022

1. Allgemeine Erläuterungen 1.1 Einführung

Die Bewerbungsbedingungen sind bei Erstellung und Abgabe von Teilnahmeanträgen und Angeboten zu beachten, um Fehler und einen damit verbundenen Ausschluss vom Vergabeverfahren zu vermeiden.

Erhalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bewerbers/Bieters Unklarheiten, so hat er die Vergabestelle vor Abgabe des Teilnahmeantrages bzw. Angebotes schriftlich per E-Mail oder Fax oder über die e-Vergabe-Plattform (www.evergabe-online.de) darauf hinzuweisen, auch wenn er den Hinweis schon vorher in anderer Form gegeben hat.

Die entsprechenden Fragen sind so rechtzeitig an den im Schreiben zur Teilnahme- bzw. Angebotsaufforderung genannten Ansprechpartner zu richten, dass eine Beantwortung seitens der Vergabestelle innerhalb der Teilnahme-/Angebotsfrist möglich ist.

Grundsätzlich werden die Vergabeverfahren elektronisch über die e-Vergabe-Plattform des Bundes durchgeführt. Die Vergabeunterlagen werden elektronisch unter (www.evergabeonline...) zur Verfügung gestellt.

Die zur Nutzung der e-Vergabe-Plattform einzusetzenden elektronischen Mittel sind die Clients der e-Vergabe-Plattform und die elektronischen Werkzeuge der e-Vergabe-Plattform. Diese werden über die mit „Anwendungen“ bezeichneten Menüpunkte auf www.evergabe-online.de zur Verfügung gestellt. Hierzu gehören für Unternehmen der Angebots-Assistent (AnA) und der Signatur-Client für Bieter (Sig-Client) für elektronische Signaturen. Die technischen Parameter zur Einreichung von Teilnahmeanträgen, Angeboten und Interessenbestätigungen sind durch die Clients der e-Vergabe-Plattform und die elektronischen Werkzeuge der e-Vergabe-Plattform bestimmt. Verwendete Verschlüsselungs- und Zeiterfassungsverfahren sind Bestandteil der Clients der e-Vergabe-Plattform sowie der Plattform selber und der elektronischen Werkzeuge der e-Vergabe-Plattform. Weitergehende Informationen stehen auf https://evergabe-online.info bereit.

1.2 Sprache

Die Teilnahmeanträge/Angebote einschließlich sämtlicher Nachweise und Erklärungen sind in deutscher Sprache abzufassen. Die Korrespondenz mit der Vergabestelle ist in deutscher Sprache zu führen.

1.3 Form der Teilnahmeanträge/Angebote

Für die Teilnahmeanträge/Angebote sind die von der PTB bereitgestellten Vordrucke zu verwenden; die Verwendung selbst gefertigter Vordrucke oder Kurzfassungen ist unzulässig.

Die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) und die Allgemeinen Einkaufsbedingungen der PTB (AEB PTB) werden Vertragsbestandteil. Angebote, die sich auf Geschäftsbedingungen des Anbieters beziehen, werden nicht gewertet.

Die Teilnahmeanträge/Angebote und die mit ihnen einzusendenden Formulare müssen eindeutige Angaben über Sie als Wirtschaftsteilnehmer enthalten (Firma, Adresse, Name der handelnden Person).

Die Teilnahmeanträge/Angebote müssen vollständig sein; es müssen alle in den Vergabe­unterlagen geforderten Angaben und Erklärungen enthalten sein.

Auf dem Postweg oder direkt übermittelte Teilnahmeanträge/Angebote müssen unterschrieben sein.

Teilnahmeanträge/Angebote müssen bis zum Ablauf der Teilnahme-/Angebotsfrist vollständig eingegangen sein. Für die Rechtzeitigkeit des Eingangs ist der Eingangsstempel der PTB maßgebend. Die Verantwortung für den rechtzeitigen Eingang liegt beim Absender.

Änderungen des Bewerbers/Bieters an seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein.

An den vorgegebenen Texten in den Vergabeunterlagen dürfen keine Zusätze angebracht oder Änderungen vorgenommen werden. Soweit Sie Erläuterungen zur Beurteilung der Teilnahmeanträge/Angebote für erforderlich halten, sind diese auf einer gesonderten Anlage beizufügen. Die Erläuterungen dürfen jedoch nicht zu einer Änderung der in den Vergabeunterlagen festgelegten Bedingungen führen.

Muster und Proben können getrennt vom Teilnahmeantrag/Angebot übersandt werden. Sie müssen als zum Teilnahmeantrag/Angebot gehörig gekennzeichnet sein. Sie sind ausschließlich an die in den Vergabeunterlagen genannte Hausadresse der Vergabestelle zu übersenden.

Vom Bewerber/Bieter übersandte Entwürfe und Ausarbeitungen sowie Muster und Proben, die bei der Prüfung der Teilnahmeanträge/Angebote nicht verbraucht werden, gehen ohne Anspruch auf Vergütung in das Eigentum der PTB über, soweit in der Teilnahme-/ Angebotsaufforderung nichts Gegenteiliges festgelegt ist oder der Bewerber/Bieter im Teilnahmeantrag/Angebot nicht ihre Rückgabe verlangt. Die Kosten der Rückgabe trägt der Bieter.

1.4 Übersendung der Teilnahmeanträge/Angebote

Teilnahmeanträge und Angebote können in Textform nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) mithilfe elektronischer Mittel (über die e-Vergabe-Plattform), auf dem Postweg oder direkt übermittelt werden. Eine anderweitige Übermittlung (z. B. per E-Mail) ist nicht zulässig und führt zum zwingenden Ausschluss des Teilnahmeantrages/Angebotes.

Versendung über e-Vergabe-Plattform

Bei Abgabe von Teilnahmeanträgen/Angeboten in elektronischer Form sind die Vorgaben der e- Vergabe einzuhalten.

Die Übersendung hat über die e-Vergabe-Plattform mittels der dort bereitgestellten Softwarekomponente AnA zu erfolgen. Der AnA verschlüsselt die Teilnahmeanträge/Angebote und ermöglicht die elektronische Übersendung an die im AnA voreingestellte Adresse. Teilnahmeanträge/Angebote sollten einen Umfang von 250 MB nicht überschreiten. Ferner sollten alle zu einem Teilnahmeantrag/Angebot gehörenden Dokumente in einem Sendevorgang zur Plattform übertragen werden. Nach dem Eingang der Teilnahmeanträge/ Angebote werden diese mit einem elektronischen Zeitstempel versehen und bis zum Ende der Teilnahme-/Angebotsfrist verschlüsselt gehalten. Kurze Zeit nach der Absendung der Teilnahmeanträge/Angebote kann eine elektronische Eingangsbestätigung abgerufen werden, die neben dem Eingangszeitpunkt einen eindeutigen Kontrollwert des abgegebenen Teilnahmeantrages/Angebotes enthält. Sollte dem Absender keine Eingangsbestätigung zugehen, ist Kontakt mit der technischen Hotline der Vergabeplattform aufzunehmen oder der Teilnahmeantrag/das Angebot erneut abzugeben.

Sollten sonstige technische Störungen auffallen, kontaktieren Sie bitte umgehend die Hotline. Technische Hotline der e-Vergabe-Plattform des Bundes:

Telefon:           +49 ...

E-Mail:             .......Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.

Versendung auf dem Postweg oder direkt

Auf dem Postweg oder direkt übermittelte Teilnahmeanträge/Angebote sind in einem verschlossenen Umschlag einzureichen und als solche zu kennzeichnen. Für die Kennzeichnung nutzen Sie bitte den Kennzettel, der den Vergabeunterlagen beigefügt ist.

1.5 Berichtigungen/Änderungen oder Rücknahme von Teilnahmeanträgen/Angeboten

Berichtigungen und Änderungen sind bis zum Ablauf der Teilnahme-/Angebotsfrist zulässig und unterliegen denselben Formerfordernissen wie die Teilnahmeanträge/Angebote selbst. Bei Abgabe eines überarbeiteten Teilnahmeantrages/Angebotes ist klarzustellen, in welchem Umfang der/das vorherige Teilnahmeantrag/Angebot gültig ist. Bei der Berichtigung eines Angebotes sollte daraus eindeutig hervorgehen, dass es sich weder um ein weiteres Haupt-noch um ein Nebenangebot handelt.

Die Rücknahme von Teilnahmeanträgen/Angeboten ist bis zum Ablauf der Teilnahme-/ Angebotsfrist zulässig. Sie hat in der gleichen Form wie die Abgabe der Teilnahmeanträge/ Angebote zu erfolgen.

1.6 Nebenangebote

Nebenangebote sind ausgeschlossen, es sei denn, sie werden im Einzelfall für zulässig erklärt.

Nebenangebote sind Angebote, die vom geforderten Angebot (Hauptangebot) abweichen, aber geeignet sind, dass mit der Ausschreibung erfolgte Ziel zu erreichen. Verbindliche Anforderungen des Leistungsverzeichnisses bzw. der Leistungsbeschreibung (z.B. Ausschlusskriterien, Mindestanforderungen) sind auch von Nebenangeboten zu erfüllen.

Ausdrücklich erwünschte oder zulässige Nebenangebote müssen auf einer besonderen Anlage erstellt und als solche deutlich gekennzeichnet werden.

Werden Leistungen angeboten, die in den Vergabeunterlagen nicht gefordert werden, so müssen deren Ausführung und Beschaffenheit auf einer gesonderten Anlage näher beschrieben werden.

1.7 Losvergabe

Die Vergabe in Losen an verschiedene Bieter ist beabsichtigt, wenn die Leistungsbeschreibung eine Losaufteilung vorsieht.

1.8 Kosten

Für die Erstellung der Teilnahmeanträge/Angebote und der ggf. geforderten Muster/Proben wird keine Vergütung gewährt. Die Unterlagen und Muster sind auf Kosten des Bieters zu übersenden.

1.9 Einbeziehung von Skonto

Angebotener Skonto mit einer Frist von mindestens 14 Tagen wird bei der Angebotswertung berücksichtigt. Hinsichtlich des Fristbeginns der Zahlung und sonstiger Zahlungsbedingungen wird auf die AEB der PTB verwiesen.

1.10 Schutzrechte

Der Bieter hat im Angebot anzugeben, ob für den Gegenstand des Angebotes gewerbliche Schutzrechte bestehen oder von dem Bieter oder anderen beantragt sind.

1.11 Geheimnisschutz

Nur bei EU-Vergabeverfahren

Die Teile des Angebotes, die Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse enthalten oder aus anderen wichtigen Gründen dem Geheimschutz unterliegen, sind von den Bietern entsprechend zu kennzeichnen. Ohne eine derartige Kennzeichnung kann die Vergabekammer im Rahmen eines etwaigen Nachprüfungsverfahrens von der Zustimmung der Beteiligten zur Akteneinsicht ausgehen (§ 165 Abs. 3 S. 2 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)).

1.12 Preisprüfung

Es findet die Verordnung PR 30/53 über die Preise bei öffentlichen Aufträgen (VOPR 30/53) in der jeweils gültigen Fassung Anwendung. Die Auftraggeberin behält sich vor, eine Preisprüfung durchführen zu lassen. Diese erfolgt durch die zuständige Preisprüfungsstelle.

2. Fristen

2.1 Teilnahme-/Angebotsfrist

Die Fristen sind dem Schreiben zur Teilnahme-/Angebotsaufforderung zu entnehmen.

Teilnahmeanträge/Angebote müssen vor Ablauf der Teilnahme-/Angebotsfrist vollständig eingegangen sein. Diese Frist gilt auch für nachträgliche Berichtigungen und Änderungen.

2.2 Bindefrist

Die Frist ist dem Schreiben zur Teilnahme-/Angebotsaufforderung zu entnehmen.

Die Bindefrist beginnt mit dem Ablauf der Angebotsfrist. Bis zum Ablauf der Bindefrist ist der Bieter an sein Angebot gebunden.

3. Bewerber/Bieter

3.1 Bewerber-/Bietergemeinschaften

Die Bewerber-/Bietergemeinschaft ist ein Zusammenschluss mehrerer selbstständiger Unternehmen, die gemeinsam das Ziel verfolgen, den Auftrag zu erhalten und nach erfolgreichem Vertragsabschluss als Arbeitsgemeinschaft durchzuführen.

Bewerber-/Bietergemeinschaften haben mit dem Teilnahmeantrag/Angebot dem Auftraggeber zu übergeben:

- Ein Verzeichnis der Mitglieder der Gemeinschaft mit Bezeichnung des bevollmächtigten Vertreters sowie Art und Umfang des an sie übertragenen Leistungsteils.

- Eine von allen Mitgliedern verbindlich unterzeichnete Erklärung, dass der bevollmächtigte Vertreter die im Verzeichnis aufgeführten Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechts- verbindlich vertritt und dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.

Zum Nachweis der Eignung sind für jedes Mitglied zudem entsprechend seines Leistungsumfangs die geforderten Nachweise zur Eignung einzureichen.

Die Bildung oder Änderung von Bietergemeinschaften ist nach Ablauf der Angebotsfrist bis zum Ablauf der Zuschlagsfrist unzulässig und führt zum Ausschluss des Gemeinschaftsangebotes. Im Fall eines vorgeschalteten Teilnahmewettbewerbs ist die Bildung oder Änderung von Bewerbergemeinschaften bereits nach Ablauf der Teilnahmefrist unzulässig.

3.2 Unterauftragnehmer

Unterauftragnehmer sind rechtlich selbstständige Unternehmen, die Teile der ausgeschriebenen Leistung für den Hauptauftragnehmer erbringen. Unterauftragnehmer werden nicht Vertragspartner des öffentlichen Auftraggebers. Der Hauptauftragnehmer ist für die Vertragserfüllung gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber alleine verantwortlich.

Bei vollständiger oder teilweiser Übertragung der ausgeschriebenen Leistung auf Unterauftragnehmer sind diese zu benennen und Art und Umfang des zu übertragenden Leistungsteils darzustellen. Mit der Unterzeichnung des Teilnahmeantrages/ Angebotsformulars erklärt der Bewerber/Bieter, dass ihm zum Zeitpunkt der Auftragserfüllung die erforderlichen Kapazitäten und Mittel der Unterauftragnehmer zur Verfügung stehen werden und dass diese sich ihm gegenüber zur Leistungserbringung im Falle der Zuschlagserteilung verpflichten.

Der Bewerber/Bieter ist verpflichtet, seine Unterauftragnehmer vor oder bei Vertragsschluss davon zu unterrichten, dass die VOPR 30/53 auf den Unterauftrag Anwendung findet.

3.3 Eignungsleihe

Ein Bewerber/Bieter kann im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen, wenn er nachweist, dass ihm die für den Auftrag erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden.

Sofern sich der Bewerber/Bieter bei der Ausführung der Leistung/von Leistungsteilen der Fähigkeiten/Ressourcen anderer Unternehmen bedienen will, sind die vorgesehenen Unternehmen bereits mit Abgabe des Teilnahmeantrages/Angebotes abschließend zu benennen sowie Art und Umfang der von ihnen jeweils auszuführenden Leistungen bzw. Leistungsteilen anzugeben. In diesen Fällen ist vom Bewerber/Bieter nachzuweisen, dass ihm die für den Auftrag erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden, indem er eine entsprechende Verpflichtungserklärung dieser Unternehmen vorlegt.

3.4 Bevorzugte Bewerber

Bieter, die als bevorzugte Bewerber berücksichtigt werden wollen, müssen den Nachweis, dass sie die Voraussetzungen hierfür erfüllen, bei der Angebotsabgabe führen. Wird der Nachweis nicht erbracht, so wird das Angebot wie die Angebote nicht bevorzugter Bewerber behandelt. Arbeits- und Bietergemeinschaften, denen bevorzugte Bewerber als Mitglieder angehören, haben zusätzlich den Anteil nachzuweisen, den die Leistungen dieser Mitglieder am Gesamtangebot haben.

4. Nachweis der Eignung

Der Bewerber/Bieter hat auf Verlangen der Vergabestelle seine Fachkunde, Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit nachzuweisen. Geforderte Eignungsnachweise, die durch Präqualifizierungsverfahren erworben wurden, sind zugelassen.

Der Bieter kann alternativ nach § 50 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) bzw. § 35 Abs. 3 Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) verwenden. Die Vergabestelle fordert die nicht mit der EEE eingereichten Unterlagen nach § 50 Abs. 2 VgV vor Auftragsvergabe nach.

5. Wertung der Angebote

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Das wirtschaftlichste Angebot wird auf Grundlage der Wertungskriterien aus der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen ermittelt.

6. Mitteilungen und Bekanntmachungen

6.1 Mitteilung zu nicht berücksichtigten Teilnahmeanträgen/Angeboten

Im Rahmen eines nationalen Vergabeverfahrens nach UVgO informiert die Vergabestelle über die Nichtberücksichtigung eines Teilnahmeantrages bzw. Ablehnung eines Angebotes und über die Ergebnisse des Verfahrens nach § 46 Abs. 1 UVgO.

Bei EU-Vergabeverfahren nach VgV informiert die Vergabestelle nicht berücksichtigte Bewerber/Bieter nach § 134 GWB (Informations- und Wartepflicht). Unbeschadet des § 134 GWB finden für die Unterrichtung der Bewerber und Bieter die Bestimmungen nach § 62 VgV Anwendung.

Im elektronischen Verfahren erhalten nicht berücksichtigte Bewerber/Bieter die Mitteilungen über die e-Vergabe-Plattform.

6.2 Bekanntmachungen über vergebene Aufträge

Die Bekanntmachungspflichten ergeben sich aus §§ 30 UVgO und 39 VgV.“

 

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2. Schritte bei größeren Verfahren

16. Vergabereife¹⁾ – Fertigstellung und Bereitstellung der Vergabeunterlagen nach § 29 UVgO ²⁾

(Fertigstellung vor Bekanntmachung etc.)

Bereitstellung	Vergabeunterlagen
Zugang ohne Registrierung nach § 7 III S. 2 UVgO	Hinweis auf Möglichkeit der freiwilligen Registrierung und eventuelle Information bei Änderungen etc. – vgl. § 7 III S. 2 UVgO 3)
Bereitstellungsmodus	Hinweis auf Zugriffsmöglichkeiten nach § 29 III 2. Halbs. UVgO in der Auftragsbekanntmachung
1. elektronische Adresse, unter der die Vergabeunterlagen abgerufen werden können:		WWW.xyZ.de/Vergabe....
2. Bezeichnung und die Anschrift der Stelle, die die Vergabeunterlagen abgibt oder bei der sie eingesehen werden können:		Begründung für den anderen Weg der Übermittlung nach § 29 II UVgO 1. nicht „kompatibel“   2. „Dateiformate“   3. „nicht allgemein zur Verfügung stehende Geräte“

 

 

Hinweise

1) Für die Vergabereife findet sich in der UVgO keine ausdrückliche Regelung. Zu beachten ist allerdings § 20 II UVgO, der den Missbrauch des Vergabeverfahrens zu Zwecken der Markterkundung untersagt. Das kann z. B. der Fall sein, wenn Markt- und Preisübersicht fehlen oder die Leistungsbeschreibung etwa nicht zumindest „funktional“ bestimmt ist. Hierher gehören sog. „Parallelausschreibungen“ (z. B. Fassade in Holz, Aluminium oder Stein – Bieter müssen „drei Angebote“ zur Feststellung des wirtschaftlichsten Weges (Sache des Auftraggebers) erarbeiten – Missbrauch des Vergabeverfahrens). Ähnlich ist es im Fall von Optionen und Bedarfspositionen etc. Diese sind nur zulässig, wenn der Auftraggeber alle ihm verfügbaren Erkenntnisquellen ausgeschöpft hat, und gleichwohl weiter Unsicherheiten über den fraglichen Bedarf bestehen.

Das „Fertigstellungsgebot“ oder die „Vergabereife“ vor Bekanntmachung gehört zu wesentlichen Punkten des Vergabeverfahrens. § 20 II UVgO enthält eine Selbstverständlichkeit. Wer eine Vergabe bekannt macht oder zur Angebotsabgabe auffordert, muss alle erforderlichen Schritte mit Begründung zuvor erarbeitet und dokumentiert haben. Spätere Änderungen sind zwar nicht ausgeschlossen, führen aber zu erheblicher Mehrarbeit (wie etwa die „Heilung“ nach Beanstandungen/Rügen etc.).

2) Die Bereitstellung der Vergabeunterlagen ist unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt zu ermöglichen - § 29 I UVgO. Da ohne Einschränkung „Vollständigkeit“ verlangt wird und dies in der Auftragsbekanntmachung nach § 28 UVgO zu erfolgen hat, kommt eine spätere Fertigstellung z. B. wie bei Teilnahmewettbewerben und erst danach erfolgender Fertigstellung grundsätzlich nicht mehr in Betracht. Auch für den Teilnahmewettbewerb müssen die „vollständigen“ Vergabeunterlagen zur Verfügung stehen, nicht also erst nach oder bei Angebotsaufforderung. Der Grund hierfür ist darin zu sehen, dass auch die Teilnehmer am Teilnahmewettbewerb (erste Stufe) bereits in diesem Stadium ihre Chancen etc. abschätzen können sollen.

3) Der Zugang zu den Vergabeunterlagen darf nicht von einer Registrierung abhängig gemacht werden. Die gesamten Vergabeunterlagen müssen jedem Interessenten ohne Registrierung zur Verfügung gestellt werden – vgl. § 7 III S. 2 UVgO. Dem Auftraggeber wird also grundsätzlich nicht bekannt, wer die Vergabeunterlagen abruft.

Allerdings ist eine freiwillige Registrierung möglich und sollte vom Auftraggeber auch empfohlen werden. Ist der Teilnehmer nämlich registriert, so erhält er alle späteren Nachrichten über Änderungen etc.

 

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2. Schritte bei größeren Verfahren

Schritt 17.1. Beschaffungsantrag 1)

Bearbeitung durch Fachabteilung (gegebenenfalls in Absprache mit der Beschaffungsstelle) – nach Bedarf vergrößern – Stellen mit 0 sind vollständig zu bearbeiten oder 0 zu streichen.

Beschaffungsantrag						Maßnahme: 0000000
Fachabteilung						0
Aktenzeichen						0
Bearbeiter/in						0
An Beschaffungsstelle								0
Bearbeiter/in								0
Absendedatum: 00/00/0000								Uhrzeit: 00:00					Bearbeiter/in – Unterschrift
0								0					0
1. Leistungsart 2)					Ankreuzen							Anmerkung
Lieferung0					0							0
Dienstleistung0					0							0
Freiberufler-Leistung0					0							vgl. § 50 UVgO 0
Bauleistung0					0							0
Mischleistungen – Lieferung und „Baunebenleistung“0					0							0
Sonstiges0					0							0
2. Stückzahl – Preis – Schätzung 3)		Stück – Einheit – Zahl			Einzelpreis – netto							Gesamtpreis – netto		Besonderheiten Anmerkungen
0		0			0							0		0
3. Gewünschter – erforderlicher – Liefer-/Leistungstermin 4)
Eilbedürftigkeit
Ja	0						Nein			0
Dringlich – Gründe			Besonders dringlich - § 8 IV Nr. 9 UVgO ( 3 III b) – Gründe:								unaufschiebbar – Gefahr im Verzug - - § 8 IV Nr. 9 UVgO ( 3 III b) –Gründe:
0			0								0
4. Haushaltsmittel – Zuschüsse 5)			genehmigt 0								beantragt 0
5. Bestimmungsrecht – Absicherung durch Markterkundung – Marktübersicht 6)
5.1. Erstbeschaffung 0
5.2.Wiederholungsbeschaffung 0									Aktenzeichen: 0			Zeitpunkt: 0			Anmerkungen
Vergabeverfahren:									0			0			0
5.3.Beschaffung durch andere Behörde									Aktenzeichen:0			Ansprechpartner:0			Anmerkungen
Behörde: 0									0			0			0

 

	Beschaffungsantrag		Maßnahme: 0000000
5.4. Bestimmungsrecht – Markterkundung – Marktkenntnisse – Marktübersicht der Beschaffungsstelle - § 20 I UVgO (§ 2 III VOL/A) 7) 5.4.1. Bestimmung der Leistung durch die Fachabteilung: Leistungsart Produkt Stückzahl       Bewerber/Bieter     Standardmerkmale     Minimum – Maximum Gründe:   Sondermerkmale Gründe:   Alleinstellungsmerkmale Gründe:         Mitbewerber     Nicht in Betracht kommende Produkte – Leistungen   Gründe:
5.4.2. Fehlende Bestimmung durch die Fachabteilung – ohne weitere Gründe nur „Vorschlag“ – Nachholung der folgenden Schritte
Bestimmungsrecht und Absicherung durch Markterkundung
Vorschlag Produkt oder Leistung
Potenzielle Bieter				B1	B2	B3	Weitere Bieter – Anhang 8)
Angabe der Bewerber
Produkte – Leistungen - § 7 I VOL/A 9)				0	0	0	Erforderliche Merkmale – konkret feststellen
Standardmerkmale (alle Bieter)				0	0	0	0
Bandbreitenmerkmale (Minimum – Maximum)				0	0	0	0
Sondermerkmale (nicht alle Bieter)				0	0	0	0
Alleinstellungsmerkmale (jeweils nur ein Bieter)				0	0	0	0
Muster – Proben – Tests – Präsentation etc.				0	0	0	0
6. Preise – netto pro Stück				0	0	0	0 Preise wie Schätzung
Gesamte Stückzahl – Gesamtpreis netto				0	0	0	0 Preise wie Schätzung
7. Gewährleistungsfrist – Jahre - § 21 IV UVgO				0	0	0	0 – mehr als ein Jahr?
8. Lieferfristen - § 23 I UVgO				0	0	0	0 – nur notwendige Fristen, kein „Eilfall“
9. Eignung - § 31, 33 UVgO  10) Besondere - Leistungsfähigkeit - Zuverlässigkeit - Fachkunde erforderlich?				0	0	0	Sämtliche Bieter sind insofern unbedenklich – Eigenerklärungen werden in das Ermessen der Beschaffungsstelle gestellt
10. Vertraulichkeit - § 3 UVgO
11. Interessenkonflikt - § 4 UVgO
10. Sonstiges				0	0
Fachabteilung: 00 Datum: 00/00/0000 Uhrzeit: 00:00				Bearbeiter/in Name: 00 Vorname: 00				Bearbeiter/in Unterschrift: 00
Beschaffungsantrag		Weitere Maßnahmen: 0000000 Absendung an Beschaffungsstelle:00 Datum: 00/00/0000 Uhrzeit: 00:00  Bearbeiter/in: Unterschrift

 

Bearbeitung durch Beschaffungsstelle

Beschaffungsstelle		Anmerkungen
Eingang – Datum – Uhr	Datum: 00/00/0000 Uhrzeit: 00:00
Maßnahme	Weiterleitung zur Prüfung (Ziff. 16.2.)
Bearbeiter/in	00
Unterschrift	00

 

 

Hinweise

1) Der Beschaffungsantrag kann zumindest in größeren Verfahren erst jetzt ausgefüllt werden, wenn die entsprechenden Schritte sämtlich erledigt sind. Jedenfalls bei größeren Vergaben müssen sämtliche Schritte erarbeitet sein, wenn auch der eine oder andere Schritt wie in Ziff.1. bei „kleineren Vergabeverfahren“ entfallen mag. In der Praxis hat sich gezeigt, dass „verfrühte“ oder unvollständige  Beschaffungsanträge zu Mehrarbeit und Zeitverlust etc. führen.

Wenn der Beschaffungsantrag ausgefüllt wird, sind in der Regel bereits zumindest die erforderlichen Weichenstellungen des „Vorlaufs“ (Schritt 1.a) sowie die weiteren Schritte Nr. 1. – 16. Erledigt. Insofern ist die Beschaffungsstelle im Einzelfall teils nicht rechtzeitig eingeschaltet oder übergangen worden. Das kann sich nachteilig auswirken und z. B. auch zu erheblicher Doppelarbeit in der Fachabteilung und der Beschaffungsstelle führen. Es ist daher eine frühzeitige Einschaltung der Beschaffungsstelle durch die Fachabteilung zu empfehlen.

Ohne Beschaffungsantrag erfolgt keine Beschaffung. Das ergibt sich aus den Dienstanweisungen etc. Fachabteilungen dürfen grundsätzlich nicht selbst beschaffen. Üben sie das „Bestimmungsrecht“ aus oder/und gehen sie in die Markterkundung, so sollte die Beschaffungsstelle in der Regel frühzeitig zumindest informiert werden. Viele Mitarbeiter der Fachabteilungen sind betriebswirtschaftlich oder technisch, teils auch rechtlich, versiert, aber geschulten Vertriebsleuten nicht ebenbürtig bzw. unterlegen. Insofern können die Kenntnisse der Beschaffungsstelle ein eventuelles „Gefälle“ ausgleichen.

Ohne Schulung der Fachteilungen wird der Beschaffungsantrag vielfach nicht vollständig und unzutreffend ausgefüllt. Zeitverluste durch Rückfragen werden die Folge sein. In den Fachabteilungen sollt Mindestkenntnisse über Ablauf und Dauer des Verfahrens vorhanden sein. Andernfalls ist eine erfolgreiches Verfahren behindert.

2) Die Angabe der Leistungsart ist wichtig für die Zuständigkeit, für die Anwendung von UVgO oder z. B. VOL/B bzw. der VOB/B (VOB/A)

3) Die Schätzung ist maßgeblich für die Durchführung nationaler oder EU-Verfahren – auch z. B. für die  Zulässigkeit des Verhandlungsverfahrens  („Ministerwert“ - § 8 IV Nr. 17 UVgO oder die Zulässigkeit des Direktauftrags nach § 14 UVgO). Bei Auftragswerten ab ca. 160.000 € netto (vgl. zu den Schwellenwerten § 3 VgV) ist unter diesem Aspekt Vorsicht geboten.

4) Liefertermine etc., die nicht auf Marktabsicherung beruhen, sind häufig unrealistisch und möglicherweise wettbewerbsbeschränkend. Sie müssen auf jeden Fall durch die Beschaffungsstelle überprüft werden – das gilt auch für eventuelle Gründe, die die Eilbedürftigkeit rechtfertigen sollen. Meist  liegt hier nur eine verzögerte Bedarfsanmeldung vor.

5) An sich müsste diese Frage bereits bei der Haushaltsaufstellung und –feststellung bearbeitet worden sein. Das Vergabeverfahren gehört zur Haushaltsdurchführung. Der Beauftragte für den Haushalt war bzw. ist einzuschalten. Vgl. insofern BHO, LHO etc.

6) Ohne Markterkundung und –übersicht oder Ausübung des begründeten „Bestimmungsrechts“ kann das Vergabeverfahren in der Regel nicht fehlerfrei durchgeführt werden. Die Durchführung eines Vergabeverfahrens allein zu Zwecken der Markterkundung ist unzulässig § 20 II UVgO - § 2 III VOL/A. Fachabteilung und Beschaffungsstelle sollten hier effektiv zusammenarbeiten und sich in ihren Kenntnissen ergänzen.

7) Die Das Bestimmungsrecht kann in der Regel nicht ohne Markterkundung bzw. Marktübersicht ausgeübt werden. Insofern sollte man sich nicht auf die derzeit gängige Rechtsprechung (OLG Düsseldorf etc.) verlassen, nach der eine Markterkundung nicht erforderlich ist, aber die „Grenzen“ des Bestimmungsrechts einzuhalten sind. Wie dies für die Leistungsbeschreibung, Schätzung des Auftragswerts, Liefer- und Ausführungsfristen etc. ohne Markterkundung möglich sein soll, ist zumindest in Einzelfällen fragwürdig (siehe § 23 V UVgO <vgl. 7 III, IV VOL/A>. Die Markterkundung – Basis der Marktübersicht – „darf“ vor der Einleitung eines Vergabeverfahrens durchgeführt werden. Sie soll nach de UVgO § 21 I – „vor der Einleitung eines Verfahrens“ noch nicht zum Vergabeverfahren gehören. Daher ist der Gleichbehandlungsgrundsatz hier noch nicht eingreifend. Der Mitarbeiter entscheidet folglich auch darüber, wie viele potenziellen Bieter er befragt.

8) Im Einzelfall kann es durchaus sein, dass die Erkundung bei drei Bietern nicht ausreicht. Dann ist die Markterkundung zu erweitern – die weiteren Befragten sind in einen Anhang aufzunehmen (Kopie dieses Blattes)

9) Das System Standard- (alle Bieter), Bandbreiten- (z. B. Drucker pro Minute 20 – 100 Seiten etc.), Sonder- (nicht alle Bieter, sondern z. B. nur 2 von 3 Bietern) und Alleinstellungsmerkmale (nur jeweils ein Bieter) muss den Mitarbeitern geläufig sein. Nach Feststellung der Merkmale ist zu entscheiden, welche Merkmale erforderlich sind. Beschaffungen über den notwendigen Bedarfen verstoßen gegen haushaltsrechtliche Grundsätze (Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit, Notwendigkeit).

10) Die Fachabteilung wird häufig bereits über Informationen hinsichtlich der Eignung verfügen. Diese müssen die Beschaffungsstelle erreichen. Wenn besondere Zuverlässigkeit etc. erforderlich ist, so sind vom Bewerber bzw. Bieter weitergehende Erklärungen und Nachweise etc. analog 44 f VgV zu verlangen – vgl. Schritt 11.

 

2. Schritte bei größeren Verfahren

17.2. Überprüfung des Beschaffungsantrags 1) – nur bei größeren Verfahren 1).

 

Beschaffungsantrag – Prüfung	Ergebnis	Veranlassung – Maßnahmen
1. Vollständigkeit
2. Zutreffende Angaben
3. Bestimmungsrecht – Absicherung durch Markterkundung oder begründete Ausübung des Bestimmungsrechts 2)
4. Marktübersicht – Preise, Leistungen, Bewerber bzw. potenzielle Bieter
5. Erfassen potenzieller Bieter und Bewerber – bereits erkennbar ungeeignete Bewerber bzw. Bieter
6. Freiberufliche Leistungen
7. Leistungsart – Leistungsbeschreibung
8. Notwendigkeit, Sparsamkeit, Erforderlichkeit
9. Schätzung des Auftragswerts
10. Zeitrahmen
11. Haushaltsmittel
12. Zuschüsse
13. Besondere Eignung
14.Risiko-Termin
15. Risiko-Leistung
16. Einschaltung externer Fachkräfte
17. Vermutliche Vergabeart
18. Sonstige Besonderheiten
19. Interessenkonflikte? Vertraulichkeit“?
20. Bearbeiter/in

 

Hinweise

1) Dieses Kontroll-Raster ist nur für größere Vergabeverfahren zu verwenden. Es dient der Kontrolle der Beschaffungsanträge. Die Kenntnisse der Fachabteilungen und Beschaffungsstellen sind unterschiedlich – vor allem dann, wenn keine Schulung bzw. Einführung etc. durchgeführt wurde. Insofern muss man sich über „Informationslücken“ nicht wundern. Auch die Fachabteilungen müssen grundsätzliche Kenntnisse vom Vergabeverfahren haben. Andernfalls werden Sie den „Aufwand“ nicht verstehen.

Zu beachten ist auch: VOL/A-Beschaffungen sind vielfach durchaus schwieriger als Bauaufträge, bei denen in der Regel Fachleute (Architekten etc.) eingeschaltet werden. Die Beschaffung der vielfältigen völlig unterschiedlichen Leistungen nach VOL/A ist deshalb häufig besonders schwierig, weil es an Leistungsbeschreibungen etc. fehlt und nicht selten auch lediglich “Einmalbeschaffungen” betroffen sind.

2) Das OLG Düsseldorf, u. a. im Beschl. v. 25.3.2013 – VII Verg 6/13 – und weitere Gerichte wie etwa OLG Karlsruhe, Beschl. v. 15.11.2013 – 15 Verg 5/13 – setzen am Bestimmungsrecht und nicht an der Markerkundung an. Der Auftraggeber muss aber auch nach dieser Ansicht die Grenzen des Bestimmungsrechts beachten (sachliche wirtschaftliche oder technische Begründung für das „bestimmte Produkt“. Ob das ohne Markterkundung möglich ist? Vgl. EuGH, Urt. v. 15.10.2009 – C- 275/08 – Kraftfahrzeugzulassungssoftware. Immerhin entlastet die Theorie vom „Bestimmungsrecht“ insbesondere bei Spezialbeschaffungen die Fachabteilung und die Beschaffungsstelle bei der nicht selten sehr aufwändigen Markterkundung. 

 

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2. Schritte bei größeren Verfahren

18. Bekanntmachung bzw. Aufforderung zur Teilnahme oder zur Angebotsabgabe nach § 28 UVgO (vgl. auch o. Schritt 14.1. und 14.2. )

 

18.1. Bekanntmachung

Unsere Angaben für das Verfahren
1. 1. Bezeichnung und Anschrift der zur Angebotsabgabe auffordernden Stelle:
1.2.Bezeichnung und Anschrift der den Zuschlag erteilenden Stelle:
1.3. Bezeichnung und Anschrift der Stelle, bei der die Angebote oder Teilnahmeanträge einzureichen sind:
2. Verfahrensart:
2.1. Öffentliche Ausschreibung:
2.2. Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb:
2.3. Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb:
2.4. Rahmenvereinbarung:
3. Form, in der Teilnahmeanträge oder Angebote einzureichen sind:
4. Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit und die Informationen zum Zugriff auf die Vergabeunterlagen (in den Fällen des § 29 Absatz 3 UVgO):
5.1. Art der Leistung:
5.2. Umfang der Leistung:
5.3. Ort der Leistungserbringung:
6. Lose
6.1. Anzahl der Lose:
6.2. Größe der Lose:
6.3. Arten der einzelnen Lose:
6.3.1. Los 1   Los 2   etc.
7. Zulassung von Nebenangeboten:
8. Bestimmungen über die Ausführungsfrist:
9.1. elektronische Adresse, unter der die Vergabeunterlagen abgerufen werden können:
9.2. Bezeichnung und die Anschrift der Stelle, die die Vergabeunterlagen abgibt oder bei der sie eingesehen werden können:
10.1. Teilnahmefrist:
10.2. Angebotsfrist:
10.3. Bindefrist:
11.1. Sicherheitsleistungen:
11.2. Höhe der Sicherheitsleistungen:
12.1. Wesentliche Zahlungsbedingungen:
12.2. Angabe der Unterlagen, in denen die wesentlichen Zahlungsbedingungen enthalten sind:
13. Für die Beurteilung der Eignung des Bewerbers oder Bieters und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen vorzulegende Unterlagen:
13.1. vorzulegen mit dem Teilnahmeantrag:
13.2. vorzulegen mit dem Angebot:
14.1. Angabe der Zuschlagskriterien
15. Bewerbungsbedingungen
Sonstiges

 

18.2. Aufforderung – Anschreiben - Begleitschreiben für angeforderte Unterlagen

 

Aufforderung zur Teilnahme oder zur Angebotsabgabe nach § 28 UVgO – Anschreiben (vgl. § 21 I Nr. 1 UVgO)

Vergabestelle	00000
Verfahren	00000
Aktenzeichen	00000
Bearbeiter/in	00000
Auskünfte	Nicht durch Fon	E-Mail	Fax
Anschrift	Straße	PLZ	Stadt
An Unternehmen	00000
Anschrift	00000
Bezug	Vergabeverfahren 00000
Datum

 

Sehr geehrte ... hiermit fordern wir Sie auf O zur Teilnahme am Vergabeverfahren O zur Angebotsabgabe in dem Verfahren zur Vergabe folgender Leistungen: 00000 O Wir bitten Sie, Auskünfte nur durch E-Mail oder Fax zu übermitteln. O Persönliche Besuche sind nur nach vorheriger Absprache möglich. Entsprechende Wünsche geben Sie bitte ebenfalls vorher durch E-Mail oder Fax bekannt. O Besichtigungen und Ortstermine sind mit uns durch E-Mail oder Fax abzustimmen. Bitte beachten Sie die Anforderungen und Fristen, wie Sie nachfolgend aufgeführt sind. Wir bedanken uns für Ihre Teilnahme bzw. Ihr Angebot Mit freundlichen Grüßen

 

Unsere Angaben für das Verfahren
1. 1. Bezeichnung und Anschrift der zur Angebotsabgabe auffordernden Stelle:
1.2.Bezeichnung und Anschrift der den Zuschlag erteilenden Stelle:
1.3. Bezeichnung und Anschrift der Stelle, bei der die Angebote oder Teilnahmeanträge einzureichen sind:
2. Verfahrensart:
2.1. Öffentliche Ausschreibung:
2.2. Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb:
2.3. Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb:
2.4. Rahmenvereinbarung:
3. Form, in der Teilnahmeanträge oder Angebote einzureichen sind:
4. Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit und die Informationen zum Zugriff auf die Vergabeunterlagen (in den Fällen des § 29 Absatz 3 UVgO):
5.1. Art der Leistung:
5.2. Umfang der Leistung:
5.3. Ort der Leistungserbringung:
6. Lose
6.1. Anzahl der Lose:
6.2. Größe der Lose:
6.3. Arten der einzelnen Lose:
6.3.1. Los 1   Los 2   etc.
7. Zulassung von Nebenangeboten:
8. Bestimmungen über die Ausführungsfrist:
9.1. elektronische Adresse, unter der die Vergabeunterlagen abgerufen werden können:
9.2. Bezeichnung und die Anschrift der Stelle, die die Vergabeunterlagen abgibt oder bei der sie eingesehen werden können:
10.1. Teilnahmefrist:
10.2. Angebotsfrist:
10.3. Bindefrist:
11.1. Sicherheitsleistungen:
11.2. Höhe der Sicherheitsleistungen:
12.1. Wesentliche Zahlungsbedingungen:
12.2. Angabe der Unterlagen, in denen die wesentlichen Zahlungsbedingungen enthalten sind:
13. Für die Beurteilung der Eignung des Bewerbers oder Bieters und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen vorzulegende Unterlagen:
13.1. vorzulegen mit dem Teilnahmeantrag:
13.2. vorzulegen mit dem Angebot:
14.1. Angabe der Zuschlagskriterien
15. Bewerbungsbedingungen
Sonstiges

 

Wir bedanken uns für Ihre Teilnahme bzw. Ihr Angebot Mit freundlichen Grüßen Vergabestelle i.A. Vorname    Name Unterschrift

 

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2. Schritte bei größeren Verfahren

19.1. Eingang und Aufbewahrung ungeöffneter Teilnahmeanträge nach § 38 UVgO ¹⁾

Dokumentation

Teilnahmeantrag	elektronisch	Postweg	Direkt oder Fax	Eingangsdatum	Kennzeichnung bzw. Eingangsvermerk	Speicherung – Verschlüsselung	Unter Verschluss	Unterschrift etc.
Nr. 1
Nr. 2
Nr. 3

 

19.1.2. Ablauf der Teilnahmefrist 2)
19.1.3. Öffnung der Teilnahmeanträge nach § 40 UVgO	Zwei Vertreter des Auftraggebers   Ohne Bieter   Teilnehmerliste – Anträge
19.1.4. Prüfung der Teilnahmeanträge nach § 41 I UVgO	Antrag Nr. 1 vollständig fachlich Antrag Nr. 2   Etc.
19.1.5. Ausschluss von Teilnahmeanträgen nach § 42 III UVgO
19.1.6. Auswahl der Bewerber 3)	Auswahlkriterien – Rang 4)
	Rang Punkte Rang1   Rang 2   Rang 3   Rang 4   Etc.
19.1.5. Aufforderung zur Angebotsabgabe nach § 37 II UVgO 5) - siehe Ziff. 18. oben.	Mindestinhalt   Hinweis auf Bekanntmachung   Angebotsfrist, Stelle, Form, Sprache   Beizufügende Unterlagen

 

 

Hinweise

1) Vgl. § 39 UVgO – Dokumentation nach § 6 UVgO.

2) Vgl. § 37 I UVgO.

3) Vgl. § 31 I,II, III sowie 33 UVgO.

4) Vgl. o. Ziff. 11.4. – Auswahlkriterien: Auch hier ist eine nachvollziehbare und nichtdiskriminierende Ermessensentscheidung zu treffen. „K.O.-Kriterien“ (z. B. Vorlage eines Nachweises für die Berufsausübung) müssen erfüllt sein. Ermessenskriterien beziehen sich z. B. auf die bei den Bewerbern anzutreffenden Umsätze, Referenzen, Mitarbeiterzahlen der letzten drei Jahre etc. – sog. „weiche Kriterien“, die bei den Bewerbern unterschiedlich sind und eine Basis für eine Ermessensauswahl bilden können.

5) Die nach der Auswahl des Teilnahmewettbewerbs erfolgende Angebotsaufforderung ist eine Besonderheit des zweistufigen Verfahrens (Teilnahmewettbewerb, Angebotsaufforderung) – vgl. § 37 II UVgO.

 

2. Schritte bei größeren Verfahren

19.2. Eingang und Aufbewahrung ungeöffneter Angebote ¹⁾ nach § 39 UVgO

Dokumentation

Angebote	elektronisch	Postweg	Direkt oder Fax	Eingangsdatum	Kennzeichnung bzw. Eingangsvermerk	Speicherung – Verschlüsselung	Unter Verschluss		Unterschrift etc.
Nr. 1
Nr. 2
Nr. 3

 

Hinweise

1) § 39 UVgO behandelt nicht nur Teilnahmeanträge, sondern auch Angebote. In welcher Form die Angebote einzureichen sind, folgt aus der Auftragsbekanntmachung (vgl. § 28 II Nr. 3 UVgO). Eingang und Aufbewahrung sind zu dokumentieren (vgl. § 6 UVgO).

 

19.3. Informationen und Erteilung von Auskünften nach § 13 IV UVgO

Werden Auskünfte erbeten, so enthält die UVgO insofern keine ausdrückliche Regelung. Allerdings sind die Bewerber und Bieter – übrigens auch vielfach im Interesse auch des Auftraggebers – berechtigt, Auskünfte zu verlangen. Werden sie erteilt, so hat dies mit Blick auf Gleichbehandlung und Transparenz gegenüber allen „bekannten“ Bewerbern zu erfolgen (vgl. § 7 III UVgO). Gegebenenfalls sind die Teilnahme- und Angebotsfristen zu verlängern.

 

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2. Schritte bei größeren Verfahren

 

20. Öffnung der Angebote nach § 40 UVgO – Dokumentation

Vergabestelle
Verfahren
Ablauf der Angebotsfrist
Vertreter des Auftraggebers1)					Name, Vorname			Unterschrift
1. Vertreter des Auftraggebers
2. Vertreter des Auftraggebers
Weitere Personen des Auftraggebers
Keine weiteren Personen – keine Bieter oder Vertreter von Bietern 3)
Beginn der Öffnung2)					Datum:
					Uhrzeit:
Besonderheiten:
Anmerkungen
Angebote	elektronisch	Postweg	Direkt oder Fax	Eingangsdatum		Kennzeichnung bzw. Eingangsvermerk	Speicherung		Unter Verschluss	Unterschrift etc.
Nr. 1
Nr. 2
Nr. 3
Datum:					Ende der Öffnung – Uhr:
Besonderheiten
					Name, Vorname		Unterschriften
1. Vertreter des Auftraggebers
2. Vertreter des Auftraggebers
Weitere Personen des Auftraggebers

 

Hinweise

1) Für die Öffnung sind nach § 40 II UVgO „mindestens zwei Vertreter des Auftraggebers gemeinsam an einem Termin“ erforderlich.

2) Die Öffnung ist „unverzüglich“ (ohne schuldhaftes Zögern – vgl. § 121 I BGB) nach Ablauf der Angebotsfrist durchzuführen - § 40 II S. 1 UVgO.

3) Bieter sind nicht zugelassen – vgl. § 40 II S. 2 UVgO.

 

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2. Schritte bei größeren Verfahren

 

21. Prüfung nach § 41 I UVgO – Dokumentation

Vergabestelle
Verfahren
Ablauf der Angebotsfrist
Vertreter des Auftraggebers 1)			Name, Vorname
1. Vertreter des Auftraggebers
2. Vertreter des Auftraggebers
Weitere Personen des Auftraggebers
Keine weiteren Personen – keine Bieter oder Vertreter von Bietern
Beginn der Prüfung			Datum:
			Uhrzeit:
Besonderheiten:
Anmerkungen
Angebote	Vollständigkeit	Fachliche Richtigkeit		Rechnerische Richtigkeit	Ergebnis
Nr. 1
Nr. 2
Nr. 3
Datum:			Ende der Prüfung – Uhrzeit:
Besonderheiten
			Name, Vorname				Unterschrift
1. Vertreter des Auftraggebers
2. Vertreter des Auftraggebers
Weitere Personen des Auftraggebers

 

Hinweise

1) Die Prüfung ist zu dokumentieren – allerdings sind hier keine Vorgaben über die Mindestzahl der Prüfer wie bei der Öffnung vorgeschrieben. Denkbar ist auch eine Aufteilung auf mehrere Personen, die gleichzeitig bzw. nebeneinander prüfen. Sodann kann das Gesamtergebnis zusammengefasst werden.

 

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22. Aufforderung zur Erläuterung der eingereichten Unterlagen nach 35 IV UVgO¹⁾

 

Vergabestelle
Beschaffungsstelle
Datum
1. Vertreter2)
2. Vertreter
Termin, Uhrzeit
Öffnung 3)   Teilnahmeantrag   Angebot	Datum:	Uhr:

 

Erläuterung4) und Aufforderung schriftlich   E-Mail   Sonstiges

Gründe für die Erforderlichkeit der Erläuterung:

Aufklärung nach § 10 II UVgO? Nachforderung nach § 42 II – V UVgO? 5)

Anschreiben

Vergabestelle		Datum
Beschaffungsstelle
Vergabeverfahren
Aktenzeichen
Bearbeiter/in
Sehr geehrte Damen und Herren, O zu Ihrem Teilnahmeantrag O zu Ihrem Angebot haben Sie folgende Unterlage/n eingereicht: 1. 2. etc. Wir bitten Sie, diese Unterlagen nach § 35 IV UVgO zu erläutern O zunächst schriftlich O in einem Termin wie folgt Datum: Uhr: Ort:   Bereits absehbare Punkte und Fragen (weitere Punkte etc. können Gegenstand der Erläuterung sein).   Bitte teilen Sie uns die Gründe für eine Nichtteilnahme am Termin mit.   Mit freundlichen Grüßen Vergabestelle i. A. (Bearbeiter/in)   Telefon: Name, Vorname Unterschrift

 

 

Vergabestelle				Datum
Beschaffungsstelle
Vergabeverfahren
Aktenzeichen
Bearbeiter/in
„Erläuterungstermin“		Beginn:		Ende:
Datum
Anwesende
Vertreter				Unterschrift
1. Vertreter		Name Vorname
2. Vertreter		Name Vorname
Anwesende – Vertreter – Bevollmächtigte des Bieters 6)		Name Vorname
		Name Vorname
Wesentlicher Verlauf
Erläuterung	Unterlage 7)		Grund	Ergebnis8)

 

Besonderheiten – ausführliche Gründe bei unbefriedigender oder unterlassener Erläuterung 8):

 

Datum	Ende um 00/00 Uhr
1. Vertreter Unterschrift	Name Vorname
2. Vertreter Unterschrift	Name Vorname

 

 

Hinweise

1) Für den Erläuterungstermin sind keine Vorgaben vorgesehen. Es dürfte sich empfehlen, entsprechend dem Öffnungstermin (vgl. Ziff. 19.) vorzugehen.

2) Wie bei der Öffnung sollten hier aus Transparenzgründen zwei Vertreter des Auftraggebers teilnehmen.

3) Unterlagen i. S. d. § 35 I sind Eigenerklärungen und weitere Unterlagen wie Bescheinigungen oder Nachweise etc. Da es sich um Unterlagen handelt (vgl. § 35 I UVgO), sind diese als Bestandteile des Angebotes (bzw. des Teilnahmeantrags) nach § 39 S. 1 und S. 2 UVgO verschlüsselt oder unter Verschluss bis Öffnung zu halten. Das gilt auch für Fax-Angebote bzw. Fax-Teilnahmeanträge. Folglich kann auch eine Erörterung erst nach Entschlüsselung bzw. Öffnung nach Ablauf der entsprechenden Fristen gemäß § 40 I UVgO durchgeführt werden.

4) Ob eine Erläuterung stattfindet, steht im Ermessen des Auftraggebers („kann“). Voraussetzung ist zunächst, dass „Unterlagen“ eingereicht sind. Fehlen Unterlagen, so greift § 35 IV UVgO nicht ein. Weitere Voraussetzung ist die „Erläuterungsbedürftigkeit“ der Unterlagen, wobei vor einer „Erläuterung“ die jeweilige Unterlage auszulegen ist. Ergibt die Auslegung, dass weitere Klärung durch Erläuterung nicht erforderlich ist, ist für die Erläuterung kein Raum.

5) Die Erläuterung nach § 35 IV UVgO ist von der Nachforderung nach § 41 II – V UVgO zu unterscheiden und dürfte in der Regel die „Erläuterung“ verdrängen. Die in §§ 9 II, 10 III und 11 III UVgO erwähnte „Aufklärung“ hat eine wohl mit einer „Erläuterung“ weitgehend deckungsgleiche Funktion.

Wie die Nachforderung sind die „Erläuterung“ oder „Aufklärung“ keine Verhandlung, die grundsätzlich nach den §§ 9 II, 10 III und 12 III UVgO unzulässig sind, soweit nicht ein Verhandlungsverfahren betroffen ist.

6) Erscheint der Bewerber oder Bieter unentschuldigt nicht, so oder lehnt er eine „Erläuterung“ trotz Aufforderung ab, so kann er ausgeschlossen werden. Das gilt auch insofern, als er entsprechende Unterlagen nicht vorgelegt hat. Hier kann aber § 42 II – V UVgO (Nachforderung) eingreifen.

7) Zum Begriff „Unterlage“ o. Fußn. 3)

8) Das Ergebnis ist so ausführlich zu dokumentieren, dass Voraussetzungen der Konsequenzen (z. B. Ausschluss etc.) erkennbar sind.

 

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2. Schritte bei größeren Verfahren

 

23. Nachforderung nach § 41 II – V UVgO – Dokumentation ¹⁾

Vergabestelle
Verfahren – Aktenzeichen
Beschaffungsstelle
Ausschluss der Nachforderungen nach § 41 II S. 2 UVgO 2)
Erläuterungen nach § 35 II UVgO
Zulässige Nachforderungen
Transparenzgebot 3)
Gleichbehandlungsgebot 3)
Angebote	Grund der Nachforderung – Unvollständigkeit – fehlende Unterlage etc.	Unternehmensbezogene Unterlagen - § 41 II UVgO 4)	Leistungsbezogene Unterlagen im Ausnahmefall - § 41 III S. 2 UVgO 4)	Nachreichen oder Vervollständigen – oder Korrigieren	Aufforderung und Nachforderungsfrist	Ergebnis und Entscheidung
Nr. 1
Nr. 2
Nr. 3
Etc.
Datum:			Fristablauf für Nachforderung 5)
Ergebnisse und Entscheidungen			Ausschluss nach § 42 I Nr. 2 UVgO   Bieter   Bieter   Bieter				Gründe
			Name, Vorname				Unterschrift
1. Vertreter des Auftraggebers 6)
2. Vertreter des Auftraggebers 7)
Weitere Personen des Auftraggebers

 

Hinweise

1) Die Entscheidung und das Ergebnis sind nach § 41 V UVgO zu dokumentieren.

2) Nach § 35 IV UVgO „kann“ der Auftraggeber Bewerber oder Bieter auffordern, die erhaltenen Unterlagen zu erläutern. Hierüber entscheidet der Auftraggeber nach pflichtgemäßem Ermessen. Die Erläuterung ist von Nachforderung (vgl. § 42 II – V UVgO und auch vom Nachverhandeln (vgl. zur Unzulässigkeit § 9 V UVgO) zu unterscheiden und getrennt zu dokumentieren. Sind die Unterlagen Bestandteil des Teilnahmeantrags oder Angebots, so ist infolge der Verschlüsselung bzw. des Verschlusses der Teilnahmeanträge eine Kenntnis vom Inhalt rechtlich zulässig und damit nicht möglich (vgl. 40 I UVgO), sondern erst nach zulässiger Entschlüsselung bzw. Öffnung. Erhaltene Unterlagen beziehen sich vor allem auf Ausschlussgründe und Unterlagen zum Beleg der Eignung, aber durchaus auch auf andere angeforderte Unterlagen.

3) In der Bekanntmachung darf der Auftraggeber festlegen, dass er keine Unterlagen nachfordern wird - § 41 II S. 2 UVgO. Ob dies geschieht, ist sachlich und diskriminierungsfrei zu entscheiden. Werden keine Nachforderungen zugelassen, sind unvollständige Angebote nach § 42 I Nr. 2 UVgO zwingend auszuschließen. Es dürfte sich in der Regel nicht empfehlen, Nachforderungen auszuschließen. Das gilt auch insofern, als es der Bieter gewissermaßen in der Hand hat, sich von seinem Angebot zu lösen, indem er die Nachforderung nicht beachtet und seinen Ausschluss dadurch nach § 41 II I Nr. 2 UVgO provoziert. Denkbar ist in diesen Fällen allerdings, dass dem Auftraggeber insofern Ansprüche auf Schadensersatz zustehen können, wenn der Bieter über das Nachgeforderte ohne Probleme verfügt und „schikanös“ der Nachforderung nicht entspricht.

4) Die ausdrückliche Erwähnung des Transparenz- und Gleichbehandlungsgebots (vgl. bereits § 2 UVgO) zeigt deren Bedeutung gerade auch für die Nachforderung auf. Vor allem das Gleichbehandlungsgebot schließt eine unterschiedliche Praxis bei Nachforderungen aus. Angebote, die dieselben oder „ähnliche Fehler“ aufweisen, sind aufzufordern, die Fehler etc. zu beseitigen. Eine unterschiedliche Behandlung ist unzulässig. Zu beachten ist allerdings, dass dem Auftraggeber ein Ermessen („kann“) eingeräumt ist. Es dürfte nicht ermessensfehlerhaft sein, die Nachforderung bei den Bietern zu unterlassen, bei denen z. B. zwingende Ausschlussgründe anzutreffen sind oder die keine Chance auf den Zuschlag haben.

5) Unternehmens- und Leistungsbezogenheit sind strikt zu trennen. Unternehmensbezogene Unterlagen betreffen die Eignung des Unternehmens (Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise für Leistungsfähigkeit etc. des Unternehmens – anders ist dies bei leistungsbezogenen Unterlagen, die in die Wertung (Zuschlagskriterien) einfließen – vgl. hierzu Bartl/Bartl/Schmitt, UVgO, § 41 Anm. 6.3. und 6.4. Die Unterscheidung sollte vereinfacht gesagt danach vorgenommen werden, ob es sich um Eignung, Leistungsbeschreibung oder Wertung (hier ausgeschlossen). Im Übrigen sollte nicht übersehen werden, dass die „Preisangaben“ zwar beachtet werden können. Allerdings ist diese „Rückausnahme“ so eingeschränkt, dass sie kaum relevant wird („unwesentliche Einzelpositionen“ ohne „Veränderung des Gesamtpreises“ oder der Wertungsreihenfolge und ohne Wettbewerbsbeeinträchtigung.

6) Die Nachforderungsfrist ist unter Berücksichtigung des unbehinderten Fortgangs des Vergabeverfahrens im Regelfall kurz zu halten, da der Bieter über die Vorlage der jeweiligen Unterlage bereits durch die Vergabeunterlagen vor Ablauf der Angebotsfrist informiert ist.

7) Auch hinsichtlich der Nachforderung sind anders als bei der Öffnung nicht mehrere Personen vorgeschrieben. Die Aufgaben können folglich z. B. auch aufgeteilt werden, sofern Transparenz und Gleichbehandlung sichergestellt sind.

 

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2. Schritte bei größeren Verfahren

 

24. Feststellung der Eignung nach §§ 31, 33 UVgO nach gegebenenfalls durchgeführter Nachforderung gemäß § 41 II – V UVgO ¹⁾

 

Vergabestelle
Verfahren – Aktenzeichen
Beschaffungsstelle

 

Ausschluss bzw. fehlende Eignung der Bieter nach §§ 31, 33 UVgO

Bieter

 

Gründe	B1	B2	B3	B4	B5	Etc.
Ausschluss analog §§ 123 oder 124 GWB
Fehlende Befähigung bzw. Erlaubnis zur Berufsausübung – vgl. § 44 VgV
Fehlende wirtschaftliche Leistungsfähigkeit – vgl. § 45 VgV
Fehlende finanzielle Leistungsfähigkeit – vgl. § 45 VgV
Fehlende technische Leistungsfähigkeit – vgl. § 46 VgV
Fehlende berufliche Leistungsfähigkeit – vgl. § 46 VgV

 

Ausschluss von Angeboten nach § 42 I. II UVgO		Bieter
Ausschlussgründe		B1	B2		B3	B4	B5	Etc.
Nicht den Anforderungen des § 38 UVgO genügend
§ 42 I Nr. 1 – nicht form- und fristgerecht
§ 42 I Nr. 2 – Fehlende Unterlagen
§ 42 I Nr. 3 – nicht zweifelsfreie Änderungen
§ 42 I Nr. 4 – Änderungen etc. der Vergabeunterlagen
§ 42 I Nr. 5 – fehlende Preisangaben
§ 42 I Nr. 6 – nicht zugelassene Nebenangebote
§ 42 II – zugelassene Nebenangebote ohne Mindestbedingungen
Geeignete und nicht ausgeschlossene Bieter
Beschaffungsstelle	Name, Vorname			Unterschrift
Bearbeiter 6)
Bearbeiter

 

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2. Schritte bei größeren Verfahren

 25. Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots und Feststellung der Zuschlagsabsicht nach § 43 UVGO

 

Vergabestelle
Verfahren – Aktenzeichen
Beschaffungsstelle

 

Zuschlagskriterien1)
1. Alleinige Kriterien			Preis		Kosten
2. Besondere Vorgabe			Festpreis	Festkosten
Mit ausschließlicher Bestimmung folgender Kriterien			„qualitative“   „umweltbezogene“   „soziale“	„qualitative“   „umweltbezogene“   „soziale“
3.1. Preis2) und weitere Kriterien					3.2. Kosten (selten) – „Berechnungsmethode“
3.1.1. Preis – Gewichtung:     %	3.1.2. Weitere Kriterien3)– Gewichtung - ..... % (Angabe mittels einer „Spanne“)				3.1.3. Unterkriterien 4)  – Gewichtung -      %
	„insbesondere“ 7) 8)
	Qualität einschl. technischer Wert
	Ästhetik
	Zweckmäßigkeit
	„Zugänglichkeit für alle“
	Soziale Eigenschaften
	Umweltbezogene Eigenschaften
	Innovative Eigenschaften
	Vertriebs- und Handelsbedingungen
	Einfluss des Personals auf die Auftragsausführung Organisation   Qualifikation   Erfahrung
	Verfügbarkeit von Kundendienst
	Verfügbarkeit von technischer Hilfe
	Lieferbedingungen Liefertermin   Lieferverfahren   Lieferfristen   Ausführungsfristen
	Weiterer Punkt
	Weiterer Punkt
	Etc.
Zuschlagskriterien	In Verbindung mit dem Auftragsgegenstand nach § 43 III S. 1 UVgO 4a) :

 

 

 

 

Fortsetzung  Zuschlag und Zuschlagskriterien1)

 

	Bewertungsmethode5) 6)
	Einfache Richtwertmethode9) 0 Erweiterte Richtwertmethode 0 Gewichtete Richtwertmethoden Mit Median 0 Mit Mittelwert 0 0 Interpolationsmethode 0 Lineare Interpolation - Preisspanne 0 Lineare Interpolation – 2-facher niedrigster Angebotspreis 0 Lineare Interpolation – x-facher niedrigster Angebotspreis 0 Lineare Interpolation – Median 0 Lineare Interpolation – Mittelwert 0   Methoden mit dem Verhältnis der Angebotspreise10) Rangfeststellung Bieter - Rangstelle   B1 B2 B3 B4 B5 B5 B5 Etc. Beste Leistungspunktzahl und günstigster Angebotspreis 0 0 0 0 0 0 0 0   Maximal mögliche Lei-stungspunktzahl und günstigster Preis 0 0 0 0 0 0 0 0                                     0 Angebot Erreichte Punkte Preis Kennzahl Rang B1 80 80.000 0,001 2 B2 80 78.000 0,0010256 1 Etc.         Beispiel: einfache Richtwert-methode 9)
Feststellung der Zuschlagsabsicht		Den Zuschlag soll Bieter 0..... erhalten.
Gründe		Siehe o. Preis/Leistungs-Kennzahlen
Datum   Ende Uhr		1. Vertreter   2. Vertreter   3. Vertreter   Etc.

 Hinweise:

1) Zuschlagskriterien sind § 43 UVgO behandelt. Sie sind in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen vollständig bekannt zu machen – einschließlich Gewichtung und Bewertungsmethode. Es kommen Preis (Kosten) und weitere Kriterien in Betracht. Die Zuschlagskriterien müssen nach § 43 III UVgO „mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen“. Das wird im Regelfall dann gegeben sein, wenn sich ein unmittelbarer oder auch mittelbarer „Bezug“ zur Leistung etc. ergibt. Das ist dann der Fall, wenn die Kriterien nicht willkürlich oder ohne sachlichen Zusammenhang mit der Leistung sind.

2) In der Regel wird im unterschwelligen Verfahren nur der Preis das Zuschlagskriterium bilden (Standardprodukte und –leistungen). Werden weitere Kriterien vorgesehen, so kompliziert sich das Verfahren. Unnötiger Aufwand ist unter Haushaltsaspekten und vergaberechtlicher Sicht (Verhältnismäßigkeitsgrundsatz - § 2 I UVgO) kritisch zu sehen.

3) 4) Sofern neben dem Preis weitere Zuschlagskriterien vorzusehen sind, ist auf die in § 43 II UVgO enthaltenen Punkte zurückzugreifen: Mögliche weitere Kriterien neben dem Preis bzw. den Kosten: Soweit es um die Entscheidung über die zusätzlichen Kriterien geht, hilft die nachfolgende nicht abschließende „Liste:

Preis (oder Kosten - vgl. auch § 59 I VgV) und weitere Kriterien insbesondere

1. „Gruppe“

- „qualitative“- „ästhetische“- „zweckmäßige“ - „behinderungsgerechte“ - „soziale“ - „umweltbezogene“ - „innovative“ - „vertriebliche“ etc.

1. „Gruppe“

„Organisation“, Qualifikation und Erfahrung des „Personal“ – auch Präsentation des Teams

III. „Gruppe

„Kundendienst und technische Hilfe, Lieferbedingungen, Liefertermin, Lieferverfahren, Liefer- oder Ausführungsfristen“.

Vgl. Bartl/Bartl/Schmitt, UVgO, 2017, § 43 Anm. 4.

4a) Insofern ist ein wohl weitgefasster „Auftragsbezug“ gemeint. Die Kriterien dürfen nicht sachfremd konstruiert sein oder willkürlich festgelegt werden. Eine Leistungsverbesserung muss sich nicht ergeben, ist aber als Indiz für die erforderliche „Verbindung“

5) 6) zur Gewichtung § 43 VI UVgO – hierzu ausführlich Ferber, Thomas, Bewertungskriterien und –matrizen im Vergabeverfahren, 2015, insbesondere S. 144 f, mit entsprechenden Beispielen. Im unterschwelligen Verfahren wird im Regelfall eine Gewichtung von 6o (Preis) und 40 (weitere Kriterien), wenn überhaupt vorzusehen, anzutreffen sein – es kommt aber immer auf den einzelnen Fall an.

7) 8) Im Regelfall sind weitere Kriterien - Unterkriterien – zu bilden, denen eine entsprechende Gewichtung zuzuordnen ist, die wiederum regelmäßig in Wertungspunkte mit Spannen zu untergliedern sind. Auch Schulnoten sind möglich (1-6), die dann aber in Punkte „umgerechnet“ werden müssen.

9) Die Bewertungsmethode ist bekannt zu machen – regelmäßig wird die einfache Richtwertmethode (Kennzahl für das Angebot = Leistungspunktzahl: Preis) ausreichen – das Angebot mit der höchsten Kennzahl erhält den Zuschlag.

Beispiel:

Angebot	Erreichte Punkte	Preis	Kennzahl	Rang
A	80	80.000	0,001	2
B	80	78.000	0,0010256	1
Etc.

Hierzu ausführlich Ferber, Thomas, Bewertungskriterien und –matrizen im Vergabeverfahren, 2015, insbesondere S. 144 f, mit entsprechenden Beispielen.

 

10) Es wird dringend empfohlen, die vorgesehenen Zuschlagskriterien mit Zahlenbeispielen zu simulieren, um hinsichtlich der Auswirkungen für die Rangfolge der Angebote keine Überraschungen zu erleben. In zahlreichen Fällen hat die Rechtsprechung Bewertungsmethoden und –matrizen in Verfahren oberhalb der Schwellenwerte beanstandet – vgl. zu den Problemen Vgl. Bartl/Bartl/Schmitt, UVgO, 2017, § 43 Anm. 4, 5.

 

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2. Schritte bei größeren Verfahren

 26. Feststellung ungewöhnlich niedriger Angebote und Ablehnung nach § 44 UVgO ¹⁾

 

Vergabestelle
Verfahren - Aktenzeichen
Beschaffungsstelle
Aufklärungsverlangen 2)

 

Datum     Uhr

1. Vertreter 3)   2. Vertreter   3. Vertreter   Etc.

Bieter Rang 1

Preis

Bieter Rang 2

Preis

Preisdifferenz

Differenzbetrag

Abstand prozentual

Aufgreifschwelle überschritten 4)

Ca. 15 – 20 %

Ja

Nein

Erforderlichkeit der Aufklärung durch Bieter

Aufforderung zur Aufklärung

Mitwirkung des Auftragnehmers

Ergebnis – Ablehnung oder Nichtablehnung

Schriftliche Aufforderung mit Angabe der Prüfungspunkte 5) Wirtschaftlichkeit Technische Lösungen oder außergewöhnlich günstige Bedingungen Besonderheiten der angebotenen Leistung Einhaltung der Pflichten aus § 128 I GWB (Auftragsausführung) Gewährung einer staatlichen Beihilfe

Erfüllung der Mitwirkungspflicht - Anhörung   Nachweis Nachweis der außergewöhnlich günstigen Bedingungen etc. Nachweis der Besonderheiten der angebotenen Leistung Nachweise nach § 45 UVgO – vgl. auch § 24 UVgO (entsprechend)   Nachweis der rechtmäßigen Gewährung der staatlichen Beihilfe innerhalb der gesetzten Frist

Ablehnung wegen nicht zufriedenstellender Aufklärung 6)                             Fehlender fristgerechter Nachweis der Rechtmäßigkeit

Anhörung 7)

Datum

Beginn

Datum

Ende

Entscheidung

Begründung für die Ablehnung des Angebots

Datum     Uhr

Name - Vorname Unterschriften 1. Vertreter     2. Vertreter     3. Vertreter

 

Hinweise

1) Zunächst ist befremdend, dass diese Prüfung nach § 44 UVgO erst nach der Wertung des § 43 UVgO in der UVgO anzutreffen ist. Bislang war die Prüfung „außergewöhnlich niedriger Preise“ ein Bestandteil der „Wertung“ (vgl. § 16 VI VOL/A). Hierbei waren die Stufen I (zwingender Ausschluss nach § 16 III VOL/A, Stufe II („Eignung“)nach § 16 IV und V VOL/A, Stufe III (ungewöhnlich niedriger Preis, unwirtschaftlicher Preis) nach § 16 VI VOL/A und Stufe IV (Wertung nach bekanntgemachten Kriterien) nach § 16 VII, VIII VOL/A. Damit stellt sich die Frage, ob man § 44 UVgO („ungewöhnlich niedriger Preis“) in die „Wertung“ nach § 43 UVgO „integrieren“ darf oder ob es bei der hier vorgeschlagenen Abwicklung bleibt, bei der die „Aufklärung“ nach § 44 UVgO nach Öffnung (§ 41 I, II UVgO), Prüfung/Nachforderung (§ 41 I – V UVgO), Ausschluss (§ 42 UVgO) und Wertung entsprechend Zuschlagskriterien nach § 43 UVgO bleibt.

2) Der Auftraggeber „verlangt“ bei „ungewöhnlich niedrigen Angeboten“ von dem betroffenen Bieter Aufklärung. Liegt ein solches Angebot vor, so steht dem Auftraggeber insoweit kein „Ermessen“ zu. Entscheidend ist insofern das Überschreiten der Aufgreifschwelle (15 – 20 % des Preises unter dem Preis des rangzweiten Bieters). Ist das der Fall, so „erscheint“ das Angebot als „ungewöhnlich niedrig“.

3) Wie die Prüfung ungewöhnlich niedriger Angebote zu erfolgen hat, ist der Vorschrift des § 44 UVgO nicht zu entnehmen. Auch hier sollten mindestens zwei Vertreter des Auftraggebers beteiligt sein (vgl. § 40 II UVgO: Öffnung).

4) Die sog. „Aufgreifschwelle“ ist überschritten, wenn das ungewöhnlich niedrige Angebot 15 – 20 % den Preis des rangzweiten Bieters unterschreitet – generelle Tendenz in der Rechtsprechung. Die Prozentsätze sind aber lediglich ein genereller Indikator. Es kommt auf den Einzelfall an (Markt, spezielle Situation, besondere Nachfrage etc.). Sind die Prozentsätze erreicht, sollte die Aufklärung grundsätzlich eingreifen. Ob der zweitrangige Bieter einen „Aufklärungsanspruch“ hat oder § 44 UVgO lediglich dem Schutz des Auftraggebers vor Risikoangeboten dient, ist strittig. Es mag dahinstehen, ob das Aufklärungsgebot primär dem Schutz des Auftraggebers dient; denn nach hier vertretener Ansicht dient es auch dem zwar möglicherweise schwächer ausgebildeten Schutz der Wettbewerber vor einem ruinösen Preiswettbewerb. Allerdings wird der zweitrangige Bieter dann nicht geschützt, wenn der erstrangige Bieter betriebswirtschaftlich nachvollziehbare Gründe für außergewöhnlich niedrige Preis dargelegt (z. B. Kapazitätsauslastung, Marktzugangsgründe und besondere zugeschnittener Preis, Ausführungsvorteile z. B. als bisheriger Auftragnehmer oder als Folge besonderer technischer Lösungen etc.).

5) Die Prüfung bezieht sich „insbesondere“ (also nicht abschließend) auf die folgenden Punkte: Wirtschaftlichkeit - Technische Lösungen oder außergewöhnlich günstige Bedingungen - Besonderheiten der angebotenen Leistung - Einhaltung der Pflichten aus § 128 I GWB (Auftragsausführung) und Gewährung einer staatlichen Beihilfe – vgl. § 44 II UVgO.

6) Der Vortrag des erstrangigen Bieters muss zur „zufriedenstellenden Aufklärung“ führen. Zufriedenstellung ist aufgeklärt, wenn die wesentlichen Bedenken des Auftraggebers weitgehend ausgeräumt sind und „Zweifel“ an der Preiswürdigkeit (Kalkulation, Nachweis von besonderen Vorteilen etc.) nicht bestehen. Insoweit soll dem Auftraggeber ein weiter Beurteilungsspielraum zustehen.

7) Dem betroffenen Bieter ist rechtliches Gehör (schriftlich, aber auch in einem Anhörungstermin) einzuräumen. Insofern ist er aufzufordern, den außergewöhnlich niedrigen Preis aufzuklären. In der Regel ist das in einem „Aufklärungstermin“ nach entsprechender Einladung mit Terminbestimmung etc. durchzuführen. Der Terminablauf und die wesentlichen Besprechungspunkte sind zu dokumentieren. Verlangt der Auftraggeber Aufklärung, so trifft den Bieter die Darlegungs- und Beweislast, den „Anschein“ der Unauskömmlichkeit zu entkräften.   

 

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2. Schritte bei größeren Verfahren

27.1. Einverständliche Verlängerung der Bindefrist ¹⁾ bei drohendem Fristablauf

 

Fristprüfung	Bindefrist	Bindefrist
Ablaufzeitpunkt	00/00/0000	nicht einhaltbar
Verzögerungsgründe:
Betroffene Bieter 2)	B1	B2
Notwendige Fristverlängerung bis zum	00/00/0000
Prüfung durch	Name:	Unterschrift

Anschreiben

Vergabestelle	00	Datum 00
Beschaffungsstelle	00	Fon:
Vergabeverfahren	00	Fax:
Aktenzeichen	00	E-Mail:
Bearbeiter/in	00
Ihr Angebot	00
Verlängerung der Bindefrist	00

 

Sehr geehrte ..., wir mussten feststellen, dass die Bindefrist für Ihr Angebot am 00/00/0000 abläuft. Infolge von Verzögerungen bei der Prüfung etc. der eingegangenen Angebote können wir den Zuschlag in der Bindefrist nicht erteilen. Wir dürfen Sie um Verständnis bitten. Wir schlagen Ihnen vor, die Bindefrist einvernehmlich bis zum 00/00/0000 zu verlängern. Wir dürfen Sie bitten, diese Änderung für Ihr Angebot zu überprüfen. Sofern Sie mit der Verlängerung der Bindefrist bis zum 00/00/0000 einverstanden sind, bitten wir Sie, uns dies bis zum 00/00/0000, 14.00 Uhr, hier eingehend durch nachfolgende Erklärung zu übermitteln. Vielen Dank. Mit freundlichen Grüßen Vergabestelle Beschaffungsstelle i. A. Name Vorname Bearbeiter/in Unterschrift

Ihre Zustimmungserklärung 2) An Vergabestelle 00 Fax: 00 E-Mail: 00 Zustimmung zur einvernehmlichen Verlängerung des Bindefrist Sehr geehrte ... hiermit stimmen wir der vorgeschlagenen Verlängerung der Bindefrist bis zum 00/000000 uneingeschränkt zu. Angebot vom 00/00/0000 Auftragnehmer: 00 Name: 00 Vorname: 00 Datum: 00/00/0000 Unterschrift: 00

Kontrolle

Eingang	Datum	Uhrzeit	Bearbeiter/in
	00/00/0000	00:00	Name: 00
			Unterschrift

 

Hinweise

1) Die Bindefrist wird nach § 13 I UVgO festgelegt. Wird der Zuschlag nicht vor Ablauf der Bindefrist nachweisbar erteilt, ist das Angebot des Bieters erloschen und in dem verspäteten Zuschlag ein neuer Antrag zu sehen (§ 150 I BGB).

Der Auftraggeber hat die Rechtzeitigkeit des Zuschlags und damit seine Wirksamkeit zu beweisen. Insofern ist ein sicherer Weg nur darin zu sehen, dass der Auftragnehmer „positiv und nachweisbar reagiert“.

Ist der Zuschlag verspätet, so liegt ein neuer Antrag vor, den der Bieter innerhalb der ihm zu setzenden Annahmefrist annehmen kann, aber nicht annehmen muss (vgl. § 150 I BGB).

Der Zuschlag ist ein uneingeschränktes „Ja“ zum Angebot. Weicht der Zuschlag vom Angebot etc. inhaltlich ab, so ist auch darin ein neuer Antrag zu sehen, den der Bieter innerhalb der ihm zu setzenden Annahmefrist annehmen kann, aber nicht annehmen muss (vgl. § 150 II BGB). Bedenklich sind allerdings erhebliche Änderungen der Vergabeunterlagen bzw. des Angebots durch den Auftraggeber. Das kann Intransparenz, Wettbewerbsverzerrung und Diskriminierung der Mitbieter zur Folge haben.

Lehnt der Bieter die Annahme des neuen Antrags (= Zuschlag) ab, so kann im Einzelfall der rangniedrigere Bieter bezuschlagt werden, wenn dies wirtschaftlich sinnvoll ist und der rangniedrigere Bieter sich einverstanden erklärt.

Lehnt ein Bieter vor Ablauf der Zuschlags- und Bindefrist die Ausführung des Auftrags ab, so liegt darin vergaberechtlich ein Verstoß; denn der Bieter ist an sein Angebot bis zum Ablauf der Bindefrist gebunden. Dem Auftraggeber stehen Schadensersatzansprüche zu (Differenz des Preises zwischen dem Angebot des vertragswidrig handelnden Bieters und dem Bieter auf dem nächsten Rang). Das gilt entsprechend, wenn der Bieter nach wirksamem Zuschlag die Erfüllung des Vertrags verweigert.

Zu allem Bartl/Bartl/Schmitt, UVgO, § 43, Anm. 1.2.

Eine treuwidrige Vereitelung des Zuschlagszugangs oder wahrheitswidriges Bestreiten des rechtzeitigen Zugangs innerhalb der Bindefrist kann Schadensersatzansprüche des rechtsuntreuen Bieters nach §§ 241 II, 311 II, III, 249 BGB zur Folge haben. Voraussetzung ist natürlich ein entsprechender Nachweis.

2) Die Verlängerung der Bindefrist sollte nicht mit allen Bietern vereinbart werden, sondern nur mit den erstrangigen Bietern (Rang 1., 2. und 3.). Das ist ausreichend. Stimmt der jeweilige Bieter der Verlängerung nicht zu, so scheidet er aus dem Wettbewerb aus. Es kann dann auf den rangniedrigeren Bieter zugeschlagen werden, wenn die verlängerte Bindefrist noch nicht abgelaufen ist und das betreffende Angebot noch wirtschaftlich ist. Das wird nur bei Angeboten nicht erheblich unterschiedlichen Preisen der Fall sein.

 

2. Schritte bei größeren Verfahren

27.2. Abschließende Entscheidung 1) und Zuschlag 2) vor Ablauf der Bindefrist 3)

 

Vergabestelle
Verfahren – Aktenzeichen
Beschaffungsstelle
Anschrift
Telefon
E-Mail
Fax
Datum

 

Bieter - Auftragnehmer
Anschrift
Verfahren - Aktenzeichen
Beschaffungsstelle
Ihr Angebot	00.00.0000
Ihr Zeichen	00.00.0000

 

Sehr geehrte   hiermit erteilen wir Ihnen innerhalb der Bindefrist den Auftrag für 00000000. Maßgeblich sind die Vergabeunterlagen, Ihr Angebot vom 00.00.0000 sowie unser Zuschlag vom 00.00.0000. Wir bitten Sie um umgehende Bestätigung des erfolgten Zuschlags durch unten anzutreffende Erklärung.4) Vielen Dank! Mit freundlichen Grüßen Vergabestelle i.A. Name Vorname Unterschrift

Fax-Nummer des Auftraggebers: Erklärung des Auftragnehmers bitte durch Fax unverzüglich an Auftraggeber zurück. Auftragnehmer: Datum: Sehr geehrte Damen und Herren, hiermit bestätigen wir den Erhalt des Zuschlags durch dieses Fax. Mit freundlichen Grüßen Name: Vorname i. A. Unterschrift Auftragnehmer

Kontrolle des Eingangs der Zuschlagsbestätigung oder unverzügliches Nachfassen bei Bieter.

 Hinweise

1) Hier sind in Beschaffungsordnungen etc. weitere Schritte zu beachten (z. B. Einschaltung von Gremien etc.). Das ist bereits im vorgängigen Verfahren festzustellen und bei Erstellung des Zeitrahmens zu beachten.

2) Wie der Zuschlag vergaberechtlich erfolgt, ergibt sich aus §§ 43 f UVgO. Die zivilrechtlichen Fragen regelt die UVgO nicht. Insofern ist ein Rückgriff auf die §§ 145 f BGB erforderlich. Der Zuschlag ist Willenserklärung. Willenserklärungen werden nur wirksam durch Zugang (§ 130 BGB). Der Zuschlag muss daher „in den Machtbereich“ des Empfängers – hier des Bieters) – gelangen.

2) 1. Der Zuschlag kann nicht mündlich oder fernmündlich erteilt werden (vgl. § 7 UVgO – der Zuschlag betrifft Angebote).

2) 2.Um hier alle „Missverständnisse“ auszuschließen, wird man sich als Auftraggeber den Zugang bestätigen lassen. Fax und E-Mail reichen in der Regel nur als Nachweis der Absendung aus. Technische Fehler etc. können dem Zugang entgegenstehen. In manchen Fällen bestreiten Bieter auch den Zugang oder seine Rechtzeitigkeit, weil sie den Auftrag nicht mehr ausführen wollen. Das ist zwar treuwidrig, aber schlecht zu widerlegen. Der Auftraggeber trägt die Darlegungs- und Beweislast für den rechtzeitigen Zugang.

Liegt kein rechtzeitiger Zugang vor, so ist der Zuschlag (Annahme des Angebots) nicht wirksam geworden.

2) 3. Ist der Zuschlag verspätet, so liegt ein neuer Antrag vor, den der Bieter innerhalb der ihm zu setzenden Annahmefrist annehmen kann, aber nicht annehmen muss (vgl. § 150 I BGB).

2) 4. Der Zuschlag ist ein uneingeschränktes „Ja“ zum Angebot. Weicht der Zugang vom Angebot etc. inhaltlich ab, so ist auch darin ein neuer Antrag zu sehen, den der Bieter innerhalb der ihm zu setzenden Annahmefrist annehmen kann, aber nicht annehmen muss (vgl. § 150 I BGB). In diesen Fällen lohnt sich der Versuch, den rangnächsten Bieter zu bezuschlagen, sofern dies wirtschaftlich sinnvoll ist. Ist auch hier die Zuschlagsfrist abgelaufen oder der Zuschlag abweichend, so gilt das zuvor Ausgeführte.

2). 5. Lehnt ein Bieter vor Ablauf der Zuschlagsfrist die Ausführung des Auftrags ab, so liegt darin vergaberechtlich ein Verstoß; denn der Bieter ist an sein Angebot bis zum Ablauf der Bindefrist gebunden. Dem Auftraggeber stehen Schadensersatzansprüche zu (Differenz des Preises zwischen dem Angebot des vertragswidrig handelnden Bieters und dem Bieter auf dem nächsten Rang). Das gilt entsprechend, wenn der Bieter nach wirksamem Zuschlag die Erfüllung des Vertrags verweigert.

Zu allem Bartl/Bartl/Schmitt, UVgO, § 43, Anm. 1.2.

3) Die Bindefrist wird nach § 13 I UVgO festgelegt. Wird der Zuschlag nicht vor Ablauf der Bindefrist nachweisbar erteilt, ist das Angebot des Bieters erloschen und in dem verspäteten Zuschlag ein neuer Antrag zu sehen (§ 150 I BGB) – vgl. hierzu o. Fn. 2).

4) Der Auftraggeber hat die Rechtzeitigkeit des Zuschlags und damit seine Wirksamkeit zu beweisen – vgl. o. Fußn. 2) 2. Insofern ist ein sicherer Weg darin zu sehen, dass der Auftragnehmer „positiv und nachweisbar reagiert“.

 

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2. Schritte bei größeren Verfahren

 28. Ablauf der Bindefrist nach § 13 I UVgO

Ist der Zuschlag vor Ablauf der Bindefrist wirksam erteilt, so ist die Annahme erfolgt und der Vertrag geschlossen (vgl. § 151 1. Halbsatz BGB – s. auch o. Ziff. 27. Fußn. 2 und 3.).

Anders ist dies, wenn die Bindefrist nicht verlängert wurde, was einvernehmlich möglich ist. Erfolgte keine Verlängerung, so ist das Angebot des Bieters für ihn nicht mehr bindend. Ein verspäteter Zuschlag ist ein neuer Antrag, den der Bieter annehmen kann, aber nicht annehmen muss (vgl. o. Ziff. 27. Fußn. 2. und .3.)

 

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2. Schritte bei größeren Verfahren

29.1.Unterrichtung der Bewerber und Bieter nach Landesrecht bzw. nach § 46 I Satz 1 UVgO über

O Abschluss einer Rahmenvereinbarung

oder

O erfolgte Zuschlagserteilung

oder

O Aufhebung einschließlich der Gründe

oder

O erneute Einleitung eines Vergabeverfahrens einschließlich der Gründe.

 

Vergabestelle

- Anschrift etc. Vergabestelle -

An

- Bewerber- bzw. Bieteranschrift -

Vergabeverfahren – Aktenzeichen:

Bearbeiter/in:                                                                                              Datum

 

Sehr geehrte Damen und Herren,

gemäß § 46 I S. 1 UVgO unterrichten wir Sie

über

O den Abschluss einer Rahmenvereinbarung

O die erfolgte Zuschlagserteilung.

O die Aufhebung einschließlich der Gründe nach § 48 I UVgO

- Nr. 1

- Nr. 2

- Nr. 3

- Nr. 4

O die erneute Einleitung eines Vergabeverfahrens einschließlich der Gründe:

 

Wir danken für Ihr Interesse und Ihr Angebot.

Mit freundlichen Grüßen

Vergabestelle

1. A.

Name:

Vorname:

 

Unterschrift

 

4. Schritte bei größeren Verfahren

29.2. Unterrichtung nach § 46 I S. 2 UVgO auf Verlangen eines Bewerbers oder Bieters

Voraussetzungen:

O Verlangen eines Bewerbers oder Bieters vom           :

O Unverzüglich, spätestens innerhalb von 15 Tagen nach Eingang des Verlangens :

O über die wesentlichen Gründe für die Ablehnung des Angebots:

O über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots:

O über den Namen des erfolgreichen Bieters:

O über die wesentlichen Gründe der Nichtberücksichtigung der Bewerbung:

O Beachtung der Beschränkung der Unterrichtungspflicht nach §§ 46 II, 30 II UVgO (entsprechend):

Unterrichtung auf Verlangen bei Ablehnung von Angeboten bzw. Bewerbungen nach § 46 I S. 2 UVgO:

Vergabestelle

- Anschrift etc. Vergabestelle -

An

- Bieteranschrift bzw. Bewerberanschrift -

Vergabeverfahren – Aktenzeichen:

Bearbeiter/in:                                                                                      Datum

Ihr Verlangen vom

 

Sehr geehrte Damen und Herren,

entsprechend Ihrem Verlangen vom                  unterrichten wir Sie gemäß § 46 I S. 2 UVgO wir folgt:

O Ihr Angebot

O bzw. Ihre Bewerbung

konnte aus den folgenden wesentlichen Gründen nicht berücksichtigt werden:

OO – Ihr Angebot war nicht das wirtschaftlichste Angebot (Preisrang Nr. 1)

OO – Ihr Angebot war nicht das wirtschaftlich günstigste Angebot unter Berücksichtigung des Preises und der Zuschlagskriterien.

 

O Den Zuschlag hat der Bieter              erhalten.

O Das Angebot des gewinnenden Bieters war gemäß § 43 UVgO

OO das wirtschaftlichste Angebot (Preisrang Nr. 1)

OO das wirtschaftlich günstigste Angebot unter Berücksichtigung des Preises und der Zuschlagskriterien.

 

O Ihr Angebot konnte aus folgenden Gründen nicht berücksichtigt werden:

Wegen fehlender Eignung nach §§ 31, 33 UVgO

 

Gründe
Ausschluss analog §§ 123 oder 124 GWB
Fehlende Befähigung bzw. Erlaubnis zur Berufsausübung – vgl. § 44 VgV
Fehlende wirtschaftliche Leistungsfähigkeit – vgl. § 45 VgV
Fehlende finanzielle Leistungsfähigkeit – vgl. § 45 VgV
Fehlende technische Leistungsfähigkeit – vgl. § 46 VgV
Fehlende berufliche Leistungsfähigkeit – vgl. § 46 VgV

 

Wegen Ausschlusses Ihres Angebotes nach § 42 I. II UVgO

 

Wesentliche Gründe
Nicht den Anforderungen des § 38 UVgO genügend
§ 42 I Nr. 1 – nicht form- und fristgerecht
§ 42 I Nr. 2 – Fehlende Unterlagen
§ 42 I Nr. 3 – nicht zweifelsfreie Änderungen
§ 42 I Nr. 4 – Änderungen etc. der Vergabeunterlagen
§ 42 I Nr. 5 – fehlende Preisangaben
§ 42 I Nr. 6 – nicht zugelassene Nebenangebote
§ 42 II – zugelassene Nebenangebote ohne Mindestbedingungen

 

Wir danken für O Ihr Interesse O und Ihr Angebot.

Mit freundlichen Grüßen

Vergabestelle

i.A.

Name

Vorname

Unterschrift 

 

4. Schritte bei größeren Verfahren

29.3. Informationen bei Beschränkter Ausschreibung und Verhandlungsvergabe – jeweils ohne Teilnahmewettbewerb - über 25.000 € (o. USt.) auf dem Internetportal oder der Internetseite – „Beschafferprofil“ – nach § 30 I , II UVgO

 

29.3.1. Checkliste für Information nach § 30 I UVgO

- vergebener Auftrag – Zuschlag am:

- Auftragswert über 25.000 € o. USt.

- Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb nach § 8 III UVgO

- Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb nach § 8 IV UVgO

- Veröffentlichung auf Internetportal oder eigener Internetseite

- Mindestinhalt

• Adressdaten des Auftraggebers:
• Beschaffungsstelle des Auftraggebers sowie Adressaten:
• - Name des beauftragten Unternehmens:
• Name der natürlichen Person nach Einwilligung oder
• bei natürlichen Personen Anonymisierung der Angabe

- Verfahrensart:

- Art und Umfang der Leistung:

- Zeitraum der Leistungserbringung:

- Gründe für die Zurückhaltung der Informationen:

• Unterlassung der Weitergabe wegen Vereitelung des Gesetzesvollzugs
• Unterlassung der Weitergabe nicht im öffentlichen Interesse
• Unterlassung der Weitergabe wegen Beeinträchtigung berechtigter Interessen von Unternehmen
• Unterlassung der Weitergabe wegen Beeinträchtigung des fairen Wettbewerbs
• Maßnahme, Begründung und Dokumentation nach § 6 UVgO

 

4. Schritte bei größeren Verfahren

29.3.2. Informationen nach Beschränkter Ausschreibung oder Verhandlungsvergabe – jeweils Vergabe ohne Teilnahmewettbewerb – nach § 30 I, II UVgO

 

	Internetportal		Eigene Internetseite
Medium
Link: Information über vergebene Aufträge (z. B. Beschafferprofil)
Eingabedatum:
Auftraggeber - Vergabestelle		Adressdaten:
Beschaffungsstelle		Adressdaten:
Vergabeverfahren
Vergebener Auftrag		Zuschlag am:
Name des beauftragten Unternehmens
Anonymisierung des Auftragnehmers bei natürlichen Personen
Verfahrensart – Beschränkte Ausschreibung
Verfahrensart - Verhandlungsvergabe
Art der Leistung
Umfang der Leistung
Zeitraum der Leistungserbringung

 

Zeitpunkt der Eingabe der Information
Ablauf der drei Monate
Löschungsdatum

 

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4. Schritte bei größeren Verfahren

30.1. Ende der Dokumentation

Insofern ist das nunmehr vollständig ausgefüllte Formular, soweit einschlägig, maßgeblich, das zur S. 1 der Vergabeakte wird und damit auch der erforderlichen Transparenz dient:

30.2. Abschluss der Dokumentation des „Vorlaufs“ (vgl. Schritt 1.a) - (falls gegeben bzw. erforderlich)

Verfahren	Zuständigkeit	Beteiligte	Sonstige	Zeitrahmen
Leistung	Fachabteilung (FA)	Information Beschaffungsstelle (Info BS)
Aktenzeichen
Bearbeiter/in
Schritte
1. Bedarfsermittlung – „Leistung“ - Leistungszeit	FA
2. Bestimmungsrecht - Markterkundung	FA	Info BS	Bewerber
3. Zeitrahmen	FA	Info BS
4. Kostenschätzung	FA	Info BS
5. Haushaltsmittel	FA	Info BS
6. Gremien	FA	BS
7. Kick – Off –Meeting 5) – Zeitplan – Aufgabenverteilung – Feststellung gelöster und offener Fragen	FA	BS
8. Endgültige Leistungsbeschreibung – Bestimmungsrecht - Markterkundung	FA	BS	Sachverständige
9. Risikoanalyse	FA	BS
10. VOL/B – Individualvereinbarungen – Verschärfungen der AGB	FA	BS
11. Lose - Nebenangebote	FA	BS
12. Verfahrensart	FA	BS
13. Eignung	FA	BS
14. Zuschlagskriterien	FA	BS
15. Auftragsausführung	FA	BS
16. Vertraulichkeit, Interessenkollision, Mitwirkung an der Vorbereitung	FA	BS	Bewerber
17. Angebotsfrist, Zuschlagszeitpunkt und Bindefrist	FA	BS
18. Arbeitsbeginn	FA	BS
19. Arbeitsende	FA	BS

 

30.3. Abschluss der Dokumentation mit Ablauf für „größere Verfahren“ – mit Zeitplan nach § 6 UVgO – ohne „Vorlauf“ – s. o.)

(Vgl. 1.b. Ablauf - Größere Verfahren – Dokumentation und Zeitplan nach § 6 UVgO – ohne „Vorlauf“ – s. o. Schritt 3.1.b.)

 

Dokumentation der „wesentlichen“ Arbeitsschritte Vergabestelle: Vergabeverfahren – Aktenzeichen: Datum:	Erledigungszeitpunkt sowie Bl. der Vergabeakte mit Begründung	Bearbeiter/in - eventuelle Anmerkungen
29. Ablauf der Gewährleistungsfrist - § 21 IV UVgO
28. Lieferfrist - Arbeitsende/Abnahme bzw. Lieferung/Leistung -  § 21 II UVgO
27. Besondere Vertragsurkunde – in UVgO entfallen, aber möglich
27.2. Internetinformation nach § 30 I UVgO
27.1. Unterrichtung der Bewerber/Bieter - § 46 I UVgO
26. Ablauf der Bindefrist - § 13 UVgO
25.3. Ablauf der internen Zuschlagsfrist  - § 43 UVgO
25.2 Zuschlag - § 43 UVgO
25.1. Information nach Landesrecht vor Zuschlag?
24. Feststellung der Zuschlagsabsicht - § 43 UVgO
23.3. Kontrolle der Auftragsausführung - § 45 I – III UVgO
II. Ungewöhnlich niedriger Angebote nach § 44 UVgO
I. Wertung - § 43 UVgO
23.2. Wertung -  § 43 UVgO
23.1. Ausschluss - § 42 I, II und III UVgO
22. Nachforderung - § 41 II UVgO
21. Aufforderung zur Erläuterung der Unterlagen - § 35 IV UVgO – Aufklärung nach §§ 9 II, 10 III, 11 III  UVgO - ausnahmsweise Verhandlungen bei Verhandlungsvergabe - § 12 IV UVgO
20.2. Prüfung der Angebote (Teilnahmeanträge) - § 41 I UVgO
20.1. Überprüfung der Eignung - §§ 31 I, II, 35 UVgO
19. Öffnung der Angebote - § 40 UVgO
18. Ablauf der Angebotsfrist - § 13 I UVgO
17. Informationen vor Ablauf der Angebotsfrist – angemessene Verlängerung der Fristen § 13 IV Nr. 1 UVgO
16.2. Aufbewahrung der Angebote (Teilnahmeanträge) - § 39 UVgO
16.1. Eingang der Angebote - § 39 UVgO
15.3. Bereitstellung der Vergabeunterlagen - § 29 UVgO
15.2. Auftragsbekanntmachung - § 27 I UVgO

 

 

 

	Dokumentation der „wesentlichen“ Arbeitsschritte		Erledigungszeitpunkt sowie Bl. der Vergabeakte mit Begründung		Bearbeiter/in - eventuelle Anmerkungen
	15.1.3. Auswahl der aufzufordernden Bewerber nach Teilnahmewettbewerb - § 37 I UVgO
	15.1.2. Bekanntmachung - § 27 I UVgO – Teilnahme-, Auswahlkriterien und begrenzte Teilnehmerzahl - §§ 31 I, II, III, 36 UVgO
	15.1.1. Entscheidung über Vorschaltung eines Teilnahmewettbewerbs - §§ 8 I, II, 10, 11, 12 UVgO
	15.1. Gegebenenfalls bei Teilnahmewettbewerb vgl. 15.1 – 15.3.
	14.2 Vergabereife - § 20 II UVgO
	14.1. Fertigstellung der Vergabeunterlagen - § 21 UVgO
	13.3. Ausführungsbedingungen - § 44 UVgO (Landesgesetze))
	13.2. Zuschlagskriterien - § 43 UVgO
	13.1. Eignungskriterien - §§ 31, 33, 35 UVgO
	12. Lose, Nebenangebote –§§ 22, 25 UVgO
	11. Bewerbungsbedingungen - § 21 I Nr. 2 UVgO
	10.2. Vergabeart - §§ 8  - 12 UVgO
	10.1. Direktauftrag - § 14 UVgO
	9. Kommunikation, Rahmenvereinbarungen, elektronische Verfahren, Nebenangebote – Änderungsvorschläge - §§ 7, 15 – 19 UVgO
	8. VOL/B – Ergänzende AGB - § 21 II UVgO
	7. Individualvereinbarungen – Vertragsbedingungen - § 21 I Nr. 3 UVgO
	6. Risiko-Analyse - § 21 II – V UVgO
	5. Leistungsbeschreibung - § 23 UVgO
	4. Wirtschaftlichkeitsrechnung – HHO
	3. Kostenschätzung – Schwellenwert – Gesamtauftragswert - §§ 1 – 3 VgV – Haushaltsmittel – HHO
	2.2. Bestimmungsrecht – Markterkundung – Marktübersicht - § 20 UVgO
	2.1. Interessenkonflikte – Vertraulichkeit – Maßnahmen - §§ 3, 4 UVgO
	1. Beschaffungsantrag
	Vorarbeiten der Fachabteilung – Bestimmungsrecht, Markerkundung etc.
	Beschaffungsplanung – Informationen
	Dokumentation des „Vorlaufs“ (s. o.
	Verfahrens- bzw. Beschaffungsidee
Vergabestelle				Datum
Verfahren – Aktenzeichen
Bearbeiter/innen		Name		Unterschrift
Bearbeiter/innen		Name		Unterschrift
Abschluss		Dokumentation mit „Vorlauf“		„ohne Vorlauf“
Datum

 

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2. Schritte bei größeren Verfahren

Schritt 31. Aufbewahrungspflichten nach § 6 II UVgO 1)

Gegenstand	Fristbeginn	Fristablauf
Dokumentation	Ab dem Tag des Zuschlags	Drei Jahre
Angebote und Anlagen
Teilnahmeanträge und Anlagen
Anderweitige Vorschriften bleiben unberührt:

 

Fristbeginn	Unterschrift	Aufbewahrung und Maßnahmen
Name
Vorname
Fristende	Unterschrift	Ende der Aufbewahrung und Maß- nahmen
Name
Vorname

 

Hinweis

1) Die hier in § 6 II UVgO vorgesehenen vergaberechtlichen Aufbewahrungspflichten lassen sonstige Aufbewahrungspflichtgen unberührt (teils längere Fristen).

 

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32. Arbeitsbeginn etc.

 

 Grobe Fehler in „kleinen Vergabeverfahren“

• Fehlende Abstimmung der Beschaffungsstelle mit der Fachabteilung
• Fehlende Dokumentation - § 6 I UVgO
• Kein Beschaffungsantrag – fehlende Überprüfung des Beschaffungsantrags – Handeln entgegen Dienstanweisung – unzulässige Direktbeschaffung durch Fachabteilung
• Keine Nutzung des Direktauftrags - – vgl. § 13 UVgO
• Keine Nutzung von Rastern für „kleinere Vergaben“ (Höchstwert der „Ministererlasse“) - – vgl. § 8 IV Nr. 17 UVgO
• Fehlender Zeitrahmen – vgl. § 13 UVgO
• Verstoß gegen „Geheimwettbewerb“, Verschlüsselung und Verschluss der Angebote - § 39 UVgO
• Verstoß gegen Grundsätze des Wettbewerbs, Transparenz, Vertraulichkeit und Gleichbehandlung - §§ 2, 3 UVgO
• Fehlende Bestimmung der Leistung durch Fachabteilung - Nichterkennen der Überschreitung der Grenzen des Bestimmungsrechts – unkontrollierte Übernahme der Leistungsbeschreibung der Fachabteilung – keine absichernde Markterkundung – Marktübersicht
• Manipulierte bzw. falsche Schätzung des Auftragswerts – fehlende Haushaltsmittel - § 3 VgV - § 20 II UVgO
• Keine Nutzung des Bestimmungsrechts - unklare, fehlerhafte, nicht neutrale oder nicht eindeutige, nicht erschöpfende für alle gleich verständliche Leistungsbeschreibung – keine Nutzung der funktionalen Leistungsbeschreibung - § 23 UVgO
• Zu kurze Ausführungs- Teilnahme-, Angebots- und Bindefristen - §§ 13, 23 I UVgO
• Grundlose Vertragsstrafen, überflüssige Sicherheiten und überzogene Gewährleistungsfristen (z. B. mehr als zwei Jahre) - § 21 II - V UVgO
• Fehlende Vereinbarung der VOL/B - § 21 II UVgO
• Unbegründete oder falsch begründete Vergabeart - § 8 I - IV UVgO
• Unterlassen der Nachforderung von Unterlagen 24 II – V UVgO
• Unzulässige Verhandlungen - §§ 9 II, 10 III, 11 III UVgO
• Ständige Beauftragung bestimmter Bieter ohne Beachtung des Wechselgebots – Bevorzugung örtlicher oder regionaler Bieter - § 20 I UVgO
• Wertungsfehler – „Zuschlag an den Falschen“ - §§ 42, 43 UVgO
• Zuschlag ohne Beweissicherung - § 44 UVgO
• Unterlassung der Information - § 46 UVgO
• Keine Beachtung der Aufbewahrungspflichten - § 6 II UVgO
• Bestechung - §§ 298 ff StGB

 

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