Vergleiche auch die Abwicklungsraster 2020

*)      Ohne Beschaffungsantrag erfolgt keine Beschaffung. Das ergibt sich aus den Dienstanweisungen etc. Fachabteilungen dürfen grundsätzlich nicht beschaffen. Gehen sie in die Markterkundung, so ist die Beschaffungsstelle frühzeitig einzuschalten. Ohne Schulung der Fachteilungen wird es nicht möglich sein, dass der Beschaffungsantrag vollständig und zutreffend ausgefüllt wird. Zeitverluste durch Rückfragen werden die Folge sein.

**)     Die Angabe der Leistungsart ist wichtig für die Zuständigkeit, für die Anwendung von UVgO Oder z. B. VOB/A.

***)   Die Schätzung ist maßgeblich für die Durchführung nationaler oder EU-Verfahren – auch z. B. für die  Zulässigkeit der Freihändigen Vergabe („Ministerwert“ - § 8 VI  Nr. 15 UVgO (. zu den Schwellenwerten §§ 2, 3 VgV).

****) Liefertermine etc., die nicht auf Marktkenntnis beruhen, sind häufig unrealistisch. Sie müssen auf jeden Fall durch Beschaffungsstelle überprüft werden – das gilt auch für eventuelle Gründe, die die Eilbedürftigkeit rechtfertigen sollen. Meist  liegt hier nur eine verzögerte Bedarfsanmeldung vor.

*****)      An sich müsste diese Frage bereits bei der Haushaltsaufstellung und -feststellung bearbeitet worden sein. Das Vergabeverfahren gehört zur Haushaltsdurchführung. Der Beauftragte für den Haushalt ist einzuschalten. Vgl. insofern BHO, LHO etc.

******)    Ohne Markterkundung und -übersicht oder Ausübung des begründeten „Bestimmungsrechts“ kann das Vergabeverfahren nicht durchgeführt werden. Die Durchführung eines Vergabeverfahrens allein zu Zwecken der Markterkundung ist unzulässig (§ 20 UVgO).  Fachabteilung und Beschaffungsstelle sollten hier effektiv zusammenarbeiten und sich in ihren Kenntnissen ergänzen.

Schritt 1 Beschaffungsantrag- Fortsetzung

*)      Die Marktübersicht ist eines der Kernstücke der Beschaffung. Ohne Marktübersicht können Leistungsbeschreibung, Schätzung des Auftragswertes, Liefer- und Ausführungsfristen nicht festgelegt  werden. Auf § 23 UVgU ist zu verweisen. Die Markterkundung – Basis der Marktübersicht – ist je nach Einzelfall nach pflichtgemäßem Ermessen durchzuführen. Sie gehört noch nicht zum Vergabeverfahren. Daher ist der Gleichbehandlungsgrundsatz hier noch nicht eingreifend. Der Mitarbeiter entscheidet folglich darüber, wie viele potenziellen Bieter er befragt.

**)     Im Einzelfall kann es durchaus sein, dass die Erkundung bei drei Bietern nicht ausreicht. Dann ist die Markterkundung zu erweitern – die weiteren Befragten sind in einen Anhang aufzunehmen (Kopie dieses Blattes)

***)   Das System Standard- (alle Bieter), Bandbreiten- (z. B. Drucker pro Minute 20 – 100 Seiten etc.), Sonder- (nicht alle Bieter, sondern z. B. nur 2 von 3 Bietern) und Alleinstellungsmerkmale (nur ein Bieter) muss den Mitarbeitern geläufig sein.

****) Die Fachabteilung wird häufig bereits über Informationen hinsichtlich der Eignung verfügen. Diese müssen die Beschaffungsstelle erreichen. Wenn besondere Zuverlässigkeit etc. erforderlich ist, so sind vom Bewerber bzw. Bieter weitergehende Erklärungen etc. zu verlangen – vgl. Schritt 11.

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