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22 Schritte zum erfolgreichen Angebot

  1. Grundsätzliches
    Vorgehensweise der öffentlichen Hand: Wer als Bewerber oder Bieter erfolgreich sein will, muss insbesondere wissen, wie die öffentliche Hand bei Vergaben arbeitet oder arbeiten sollte. Beschaffungsidee: Auslöser des Bedarfs ist in der Regel eine Abteilung X, die eine Beschaffungsidee hat.
    Organisation des Einkaufs: Die jeweilige Abteilung X ist die sog. Fachabteilung oder Bedarfsstelle.
    Die Vergabestelle ist die jeweilige öffentliche Einrichtung.
    Der Einkauf ist die Beschaffungsstelle.
    Beschaffungsplanung und Beschaffungsantrag: Auslöser der Beschaffung in der Beschaffungsstelle ist der Beschaffungsantrag der Fachabteilung.
    Vor dem Eingang des Beschaffungsantrags werden aber in der Regel bereits die Weichen für die Beschaffung gestellt; denn die Beschaffungsidee wird in der Regel in der Fachabteilung „geboren“. Dort sind auch die Vertriebsaktivitäten der Bewerber und Bieter zu entfalten.
    Schritte der Beschaffung: Hieraus ergeben sich folglich diese Schritte:
    • Beschaffungsidee (nach internem oder externem Impuls),
    • Haushaltsmittel,
    • Markterkundung,
    • Marktübersicht (Leistungs-, Preis- und Konditionenübersicht) mit Auftragswertschätzung (entscheidend für nationale oder EU-Verfahren – Schätzung nach §§ 1 – 3 Vergabeverordnung),
    • Zeitrahmen (Dauer und Schritte des Vergabeverfahrens, Ausführungs- und Lieferfristen)
    • gelegentlich auch bereits eine Risikoanalyse (Nichterfüllungs-, Verzugs- und Einsatzrisiko etc.),
    • ferner die Festlegung der erforderlichen Nachweise und Erklärungen zur wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit, Fachkunde und Zuverlässigkeit,
    • in der Regel auch bereits die Festlegung der Vergabeart, die Zulassung von Nebenangeboten, die Aufteilung in Lose etc.

    Markterkundung und Marktübersicht: Die Marktübersicht ist durch die Fachabteilung zu belegen (potenzielle Bewerber und Bieter, Leistungen, Produkte, Preise, Konditionen etc.) - vgl. § 20 UVgO, § 28 Vergabeverordnung
    In einer Matrix ist dies im Regelfall zu belegen (Bieter mit ihren Leistungsmerkmalen <Standardmerkmale, Bandbreitenmerkmale <<z. B. Drucker auf dem Markt mit 60 – 1200 Seiten in der Minute etc.>>, Sondermerkmale (nicht von allen Bietern) sowie Alleinstellungsmerkmale <nur bei jeweils einem Bieter>). Vergabeverfahren zu Zwecken der Markterkundung (z. B. durch „Variantenausschreibung“, Optionen und Bedarfspositionen etc.) sind unzulässig (§§ 20, 23 UVgO).
    Leistungsbeschreibung: Hier werden vielfach erhebliche Fehler gemacht. Insbesondere werden die Vorgaben für die Leistungsbeschreibung (eindeutig, erschöpfend, „produktneutral“ und gleich für alle Bewerber und Bieter verständlich <Grundsätze: Wettbewerb, Transparenz, Gleichbehandlung etc.>) nicht vergabegerecht erarbeitet (§ 7 VOL/A - 21 UVgO - vgl. §§ 121 GWB und 31, 32 Vergabeverordnung.
    Dokumentation und Begründung: Vielfach werden ohne Dokumentation und Begründung bestimmte Produkte, Leistungen und Anforderungen etc. als „einzig mögliche Lösung“ vorgesehen (§§ 7, 20 VOL/A) - vgl. auch § 6 UVgO , 8 Vergabeverordnung.
    Dem versuchen die Dienstanweisungen = Verwaltungsrichtlinien entgegenzuwirken, in dem sie die Fachabteilungen verpflichten, die Beschaffungsstelle, also den „Einkauf“, frühzeitig einzuschalten.
    Pflichten der Fachabteilungen: Diese Pflichten bezieht sich auf die Information über Kontakte, Besuch von Messen, Durchführung von Tests, Präsentationen etc.. Auf diese Weise versucht die Beschaffungsstelle unsachlichen Einflussnahmen des Vertriebs durch Bewerber und Bieter gegenzusteuern.
    In nicht wenigen Fällen müssen die Markterkundung durch die Beschaffungsstelle nach Eingang des Beschaffungsantrags nachgeholt, Schätzungen des Auftragswerts, Leistungsbeschreibungen korrigiert und der Zeitrahmen gegebenenfalls angepasst werden. Dadurch entstehen erhebliche Zeitverluste und Doppelarbeit.
    Vergabeunterlagen: Die Vergabeunterlagen werden folglich im Team von Beschaffungsstelle und Fachabteilungen bis zur „Vergabereife“ erarbeitet. Ist diese eingetreten, kann das Vergabeverfahren bekannt gemacht bzw. die Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert werden - hierzu § 29 Vergabeverordnung
    Beginn des Vergabeverfahrens: Grundsätzlich beginnt das Vergabeverfahren zwar offiziell mit der Bekanntmachung oder der Aufforderung zur Angebotsabgabe. Die Entscheidungen werden aber im Vorfeld (sog. Beschaffungsplanung mit den oben dargestellten Schritten) erarbeitet - und sind nach der Reform 2016 Paragr 6 UVgO,  8 Vergabeverordnung zu dokumentieren  - neu der zusätzliche Vergabevermerk. 
  2. Erkenntnis: Erfolgreicher Vertrieb der öffentlichen Hand ist vor allem davon abhängig, dass Bewerber und spätere Bieter in der Markterkundung berücksichtigt werden. Dementsprechend sind Marktforschung, Strategien und konkrete Maßnahmen auszurichten. Vor allem sind konkret und abgeschichtet die Merkmale der eigenen Leistung, Ausführungsfristen und Konditionen darzustellen:
    • Ihre Standardmerkmale (bei allen Bewerbern vorhanden),
    • gegebenenfalls Ihre Bandbreitenmerkmale (z. B. Drucker auf dem Markt mit 60 – 1200 Seiten in der Minute etc.),
    • Ihre Sondermerkmale (nicht von allen Bietern) sowie insbesondere
    • Ihre Alleinstellungsmerkmale (nur bei jeweils einem Bieter),
    • Service, Wartung, Pflege, Gewährleistung, Garantien,
    • Konditionen und Preise etc.
  3. Kenntnis der aktuellen Vergabebestimmungen- UVgO statt VOL/A  - Text neues GWB 2016 und Vergabeverordnungen 2016

    Neue richtlinien 2014/23/24/25/EU lösen die Richtlinien 2004/17/EG (Sektoren) und 2004/18/EG sowie Richtlinie 2009/81/EG (Bereich Verteidigung und Sicherheit) am 18.4.2016 ab - nunmehr GWB 2016 und Vergabeverordnungen 2016 (VgV16, SektVO16, VSVgv16, KonzVgV16 und StatVgV16)

    Schwellenwerte 2020 - 2021 beachten.

    Bekanntmachungen - aktuelle Formulare der EU-Kommission für Vergabeverfahren – jeweils aktuelle Version beachten – www.simap.eu.int

    GWB  – GWB

    SektVO – VgV - VSVgV - KonzVgV - StatVgV - EU-VOB/A - Text Vergabeverordnungen 2016

    UVgO  statt VOL/A – unterhalb der Schwellenwerte - aktuelle Fassung beachten

    VOB/A 2018 Abschnitt I - Abschnitte II (EU-VOB/A)  auch Abschnitt III: VOB/A-VS nach der VSVgV.

    paragr. 50 UVgO - früher VOF 2010 - Freiberufliche Leistungen mit nicht erschöpfend beschreibbarer Leistung oberhalb der Schwellenwerte – bis 18.4.2016 anwendbar - danach in GWB2016 und VgV2016 aufgegangen – Freiberufliche Tätigkeiten unterhalb der Schwellenwerte vgl. § 1 VOL/A (Fußnote:Freiberufler-Leistungen - beachte auch "Erläuterungen zur VOL/A

    VOL/B – Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) - Ausgabe v. 3.8.2003 – BAnz. V. 23.9.2003, Beilage Nr. 178a).

    VOB/B 2016 - Vergabe und Vertragsordnung für Bauleistungen  VOB/B - Ausgabe 2018

  4. Erreichen einer Sonder- und Alleinstellung als Bewerber (Teilnahmeantrag) oder Bieter (Angebot)
    Produkte und Leistungen sind aus Abgrenzungsgründen unterschiedlich. Bekanntlich bilden Produkt-, Preis- und Konditionen-, Distributions- und Kommunikationspolitik die "Aktionsgrundlagen" u. a. für den Vertrieb.
    Der "Markt" der öffentlichen Hand als Bestandteil der unumgänglichen "Marktsegmentierung" ist Gegenstand strategischer Markterfassung. Die üblichen Kriterien zur Markterfassung (demographische, psychographische Marktsegmentierung etc. und weitere Ansätze) können nur schwer auf den hier betroffenen Bereich übertragen werden. Der Bedarf der öffentlichen Hand ergibt sich aus der jeweiligen Vergabeunterlagen, insbesondere der Leistungsbeschreibung (vgl. §§ 7 VOL/A, 8 EG VOL/A - ab 18.4.2016: § 121 GWB, § 31 VI VgV2016) . Die beste Situation erwirbt man sich beim Vertrieb bei der öffentlichen Hand - wie auch sonst - durch

    Eine gute Leistung oder eine Spitzenleistung allein reichen indessen nicht aus; denn die Besonderheiten des Vergabewesens erfordern qualifizierte Kenntnisse vom Verfahren und von seinen Abläufen, insbesondere vom Einblick in den Ablauf des Vergabeverfahrens bis zur Vergabe – und im Übrigen durch genaue Beachtung Anforderungen, Fristen etc.
    Wichtig ist das Nutzen der Möglichkeiten, die die UVgO bietet: Erläuterungen, Nebenangebote/Änderungsvorschläge (vgl. § 35 VgV2016), Produktpräsentation, Behördenkontakt, Präsenz bei den wichtigen Veranstaltungen der öffentlichen Hand, Ausrichtung der Messestände und Werbematerialien speziell auf die öffentliche Hand etc. Aussagelose Prospekte ohne konkrete Merkmale (Bandbreitenmerkmale, Standard-, Sondermerkmale und vor allem Alleinstellungsmerkmale, die die Konkurrenten nicht aufweisen).
    Sachliche vergleichende Werbung ist zulässig.
    Die öffentliche Hand benötigt für die unumgängliche Markterkundung und Marktübersicht (vgl. § 2 III VOL/A - § 28 VgV2016) die erforderlichen Informationen. Zumindest sollte man seine charakteristischen Hauptmerkmale übersichtlich und geordnet darstellen.
    Schnelle Erfolge sind selten. Entscheidend sind Beharrlichkeit, Geduld und langer Atem. Kurzfristig sind hier meist keine Erfolge zu erzielen.
    In vielen Fällen wird auch bei der öffentlichen Hand der angeblich weniger riskante Weg über "große Namen" beschritten, weil man dort nicht selten unberechtigt das größere know-how etc. vermutet.
  5. Wettbewerbsvorteile durch „angemessene Preise“
    Von besonderer Bedeutung ist die Preispolitik. Der Preis ist in der Regel das einzige und entscheidende Wertungskriterium. Hierbei sind allerdings die §§  43 UVgO, 127 GWB2016, 58 VgV2016 zu beachten: "Zuschlag auf das wirtschaftlichste angebot" = bestes Preis-Leistungsverhältnis - § 127 GWB2016 und § 58 Vergabeverordnung2016).
  6. Die Vorschriften der VOL/A waren und sind hier irreführend, wenn es z. B. in § 18 I VOL/A heißt, dass der Zuschlag unter Berücksichtigung aller Umstände erteilt werden können und der Preis nicht allein entscheidend ist. Nur bekannt gemachte Wertungskriterien dürfen für den Zuschlag berücksichtigt werden.
  7. „Ungewöhnliche niedrige Preise“ (10 – 15 % unter dem Preis des Bieters mit dem 2. Rang) sind von der Beschaffungsstelle zu prüfen (Feststellung, Aufforderung zur Preiserklärung, Aufklärungsverhandlung, Entscheidung). Auf „unwirtschaftliche Angebote“ (10 bis 15 % über dem „vorletzten zuschlagsfähigen Rang“) darf der Zuschlag nicht erteilt werden (vgl. z. B. § 44 UVgO). Die „Aufgreifschwelle“ für die Beschaffungsstelle liegt also bei ca. 10 – 15 % unter bzw. über dem jeweiligen Preisrang.
    Ein niedriger Einstiegspreis ist nicht selten eine gute Basis für zukünftige Geschäftsverbindungen, wenn das Angebot die Preisprüfung besteht und dann die Leistung stimmt. Auf die Preisprüfung sollte der Bieter in diesen Fällen eingerichtet sein (vgl. § 44 UVgO – Konkurrenten - Bieter haben einen Anspruch auf diese Preisprüfung). Kann der Preis auf Anforderung nicht erklärt werden, scheidet der Zuschlag aus. Dass in diesem Bereich auch mit unlauteren Mitteln gearbeitet wird und mit „Hassardeurpreisen“ der Konkurrenz zu rechnen ist, ist nicht auszuschließen.
  8. Neben dem Preis können auch weitere Zuschlagskriterien anzutreffen sein, die allerdings bekannt zu machen sind (Preis mit Gewicht von 60 %, weitere Kriterien mit Gewicht von 40 % - vgl. § 43 UVgO). Derartige Wertungsmatrixen sind im Einzelfall vielfach kritisch zu betrachten, weil die Punkteverteilung etc. sich zur Manipulation bei der Wertung eignet. Auch damit muss gerechnet werden. Wichtig ist freilich in diesen Fällen, dass man zumindest eine Auskunft verlangt, gegebenenfalls recfhtzeitig vor allem im EU-Verfahren rügt - vgl.  § 160 GWB 2016.
  9. Unumgängliche Bedarfsprognose der Bewerber und Bieter
    Hier bestehen u. a. folgende Möglichkeiten:
  10. Beschaffung des Adressenmaterials
    Wer öffentlicher Auftraggeber ist, folgt unverändert aus § 98 GWB auch § 99 GWB 2016 - Bund, Länder, Kommunen, Körperschaften, Anstalten und Stiftungen, auch privatrechtlich organisierte Unternehmen (AG, GmbH, Verband, e.V. etc.) fallen hierunter, wenn sie verkürzt gesagt der staatlichen Kontrolle unterliegen oder überwiegend vom Staat finanziert werden - und natürlich die "Sektorenauftraggeber" (Trinkwasser, Strom, Gas - § 100 GWB 2016 sowie SektVO2016) - mithin ein Riesenmarkt mit einem Bedarf in großer Bandbreite.
    Der Nutzer-/Kundenkreis für das jeweilige Bieterprodukt bedarf der teils sehr aufwendigen Feststellung und Erfassung - dies hängt von den jeweiligen Lieferungen und Leistungen ab - eine Arbeit, die keinem Bieter der öffentlichen Hand abgenommen werden kann, wenn er erfolgreich aktiv agieren und nicht nur auf Vergabeverfahren passiv als Anbieter reagieren will.
    Denkbar sind z. B. folgende Aktivitäten:
    • Verfolgen der Bekanntmachungen über zu vergebende Aufträge (vgl. § 12 II VOL/A, § 15 EG VOL/A - § 38  Vergabeverordnung 2016) in den jeweiligen nationalen und europäischen Vergabeplattformen
    • Verfolgen der Bekanntmachungen über vergebene Aufträge (vgl. § 23 EG VOL/A, 19 II VOL/A etc. - )
    • Beachtung der Vorinformationsverfahren nach § 15 VII, VIII EG VOL/A - § 38  Vergabeverordnung 2016)
    • einschlägige Adressen der öffentlichen Verwaltung im Internet (zahlreiche Links öffentlicher Behörden - meist inzwischen mit Angabe der Beschaffungsstellen -
    • Einkauf entsprechender Adressen bei hierauf spezialisierten Unternehmen
    • professionelle Schulung der Vertriebsfachleute für die Bedürfnisse der öffentlichen Hand etc.

    Leider werden hier vielfach Lieferungen/Leistungen für die Privatwirtschaft den potentiellen Nutzern in der öffentlichen Hand nicht oder erst nach Jahren angeboten.
    Viele Leistungen, die ihren Abnehmer in der Privatwirtschaft finden, können auch bei der öffentlichen Hand sinnvoll und wirtschaftlich angeboten werden - und übrigens auch umgekehrt (man denke nur an die vielfachen Forschungs- und Entwicklungsaufträge mit öffentlicher Förderung - vgl. § 116 I Nr. 2 GWB2016).
    Wie vorzugehen ist, zeigt sich vor allem auch daraus, dass speziell größere Firmen besondere Abteilungen unterhalten, die sich auf den Absatz der Produkte an die öffentliche Hand spezialisiert haben.
  11. Das Wichtigste
    Aufbau einer Vertrauensbasis, persönliche Vertrauensbeziehung, Offenheit und sachliche Ehrlichkeit
  12. Einzelne Maßnahmen
    Imagebildende Maßnahmen zur Förderung des Vertrauens in Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Fachkunde - (vgl. § 121 GWB, §§ 42 f  Vergabeverordnung 2016) kommunikationspolitische Maßnahmen (Werbung, PR) – z.B.
    • Unternehmenspräsentationen - Imageprospekt zur Information der Beschaffungssstellen - Ergebnisinformationen - Marktanteile - Gesamt- und Spartenumsätze - Umsätze bei der öffentlichen Hand insgesamt und in einzelnen Sparten - Referenzen - positive Auskünfte, Auszeichnungen - bekannte und ausgewiesene Mitarbeiter "Fachautoritäten" - Auftraggeber: Privatwirtschaft - öffentliche Hand - Auslands- und Inlandsaktivitäten - Mitarbeiterförderung und -fortbildung - Ausbildungsplätze, Frauenanteil, Förderung von Aufgaben im allgemeinen Interesse, gemeinnützige Tätigkeiten, Umweltorientierung. Der Bieter muss in der Marktübersicht der Beschaffungsstelle und der Bedarfsstelle präsent sein. Insofern sind zielgerichtete Anstrengungen unumgänglich.
    • Medienarbeit je nach Bereich - speziell Fachzeitschriften für bestimmte Bereiche
    • Zielgruppe - Fachaufsätze, Analysen, veröffentlichte Kompetenzbelege - Einsatz von Fachautoritäten (Hochschulen, Institute etc.)
    • Medienarbeit in der allgemeinen Fachzeitschriften der Verwaltung (z.B. Recht im Amt, Behördenspiegel etc.)
    • Medien/Pressekonferenzen bei geeigneten Veranstaltungen
    • Produktpräsentationen im Rahmen von Veranstaltungen der öffentlichen Hand
    • Fachliche Rahmen- und Begleitprogramme bei Versammlungen, Arbeitssitzungen, Treffen, Teilnahme an Arbeitskreisen, Erfahrungsaustauschen und Ausschüssen der öffentlichen Hand
    • Betriebsbesichtigungen
    • Tage der "offenen Tür"
    • "Erfolgsberichte"
    • Podiumsdiskussionen mit Vertretern der Bieter und der öffentlichen Hand
    • Fachseminare mit "externen" Spezialisten, Fortbildungsveranstaltungen, Hochschulveranstaltungen und -kontakte, "neutrale Veranstaltungen" mit Sachinformation
    • Messen, Ausstellungen, Begleit- und Fachprogramme
    • Teilnahme an Seminaren für die öffentliche Hand
    • Vorlesungen, Vorträge und Projekte in Einrichtungen, Instituten und Ausbildungsstätten der öffentlichen Hand
    • Kooperation mit dem Lehr- und Ausbildungspersonal der Ausbildungsstätten der öffentlichen Hand
    • Information der Auftragsberatungsstellen "neutrale Einrichtung für die Partner beider Seiten" - Ständige Konferenz der Auftragsberatungsstellen (= zentrales Ansprechorgan gegenüber den öffentlichen Auftraggebern - getragen vom DIHT, IHK, HWK) - Nutzen der Informationsquelle der Auftragsberatungsstellen für die Privatwirtschaft
    • Ständige Leistungskontrolle eigener Leistungen, die im Einsatz bei der öffentlichen Hand sind, Abfragen von Wünschen, Kritik, Verbesserungsvorschlägen
    • Zertifizierung etc.
    • Präqualifikation (vgl. § 6 IV VOL/A - § 122 GWB - § 50 VgV2016 - Einheitliche Europäische Eigenerklärung)
    • Vorbereitung der Unterlagen nach § 7 II ff EG VOL/A - § 29  Vergabeverordnung)
  13. Leistungsbeschreibungen - § 121 GWB und § 31 Vergabeverordnung  - und Leistungsnachweise - §§ 42 f  Vergabeverordnung)
  14. Förderung der Marktübersicht: - vgl.  § 28  Vergabeverordnung
    • Erfassung der potentiellen Auftraggeber
    • permanente, aktuelle und einschlägige Information
    • das richtige "Material" an den richtigen Adressaten zum "richtigen Zeitpunkt"
    • Informationsbesuche
    • Mailings
    • Einladung zu Fachseminaren und –veranstaltungen
    • Einladung zu Präsentationen
    • Einladung zu Messen etc. (Messeausweise werden heute zurückgeschickt!)
    • Nutzung der Besuche im Rahmen von Wartungs- und Pflegeverträgen
    • Beschaffung von aktuellen Informationen über den Installationsstand des Auftraggebers
    • Anregungen/Vorschläge für Verbesserungen/Änderungen/Innovationen etc.
    • Beschaffung der Informationen über Entscheidungsabläufe für die Vorbereitung von Vergabeverfahren - Stand der Vorbereitungen - Anfragen über eventuelle Planung

    Wer nicht in der "Marktübersicht" (vgl. § 28 Vergabeverordnung 2016) der Vergabestelle ist, hat keine Chancen oder verschlechtert sie erheblich.
    Man tut den Mitarbeitern der Vergabestellen im Übrigen keinen Gefallen, wenn man sie mit "Einladungen" etc. überhäuft, an denen niemand teilnehmen kann, ohne sich selbst ins Zwielicht zu setzen.
  15. Außendienst
    • allgemein: effektivste Form oder besonders effektive Form
    • Besonderheiten im öffentlichen Bereich: "Problem der optimalen Besuchspolitik"
    • Kein Einsatz ohne vorheriges Training und ohne eine qualifizierte Ausbildung, Kommunikationsfähigkeit, Sachkompetenz, Auftreten, Sprache, Gestik, Mimik, Äußeres
    • Exakte Kenntnisse von Behörde, Aufgabe, Problemen, Ist-Zustand, Struktur, Personal, Entscheidern und Nutzern der Leistung, Entscheidungsabläufen, Haushalts- und Personalsituation, Einsicht in Haushaltsplan, know how in der Behörde selbst sowie bei Beratern und Konkurrenten
    • Exakte Kenntnis der täglichen Arbeitsweise, des Arbeitsablaufs, der "Sprechzeit", der Mentalität des Gesprächspartners und seiner Mitarbeiter, der Besonderheiten des öffentlichen Kunden, seiner speziellen Bedarf/Bedarfsentwicklung, der vorhandenen persönlichen Kenntnissen und Einsichten, der "Spielregeln" im Verkehr mit Mitarbeitern der öffentlichen Hand
    • Exakte Kenntnis vom direkten Gesprächspartner (Alter, Aus- und Vorbildung <Techniker, Kaufmann, Beamter, Universität, Fachhochschule, Sonstiges>, Erfahrung, Position, Informationsstand und –mittel, Typ (Beeinflussbarkeit, Persönlichkeitsstruktur, Verhaltensweise, Achtungs- und Geltungsbedürfnisse, Status in der Behörde/Einrichtung etc., personelle Umgebung, Erfolgsinteresse, Motivation, Leistungsstärke etc.)
    • Vorherige Ausschöpfung interner eigener Informationen (frühere oder laufende Projekte, Wartungs- und Pflegepersonal etc.)
    • Kenntnis der Mitbewerber, ihrer Vorgehens-, Verhaltens- und Leistungsweise, ihres Images, ihrer Erfolge und Misserfolge, ihrer persönlichen Beziehungen, ihrer Kompetenz
    • Exakte Gesprächsplanung und -aufbau, Festlegung des Gesprächszieles und der "Gesprächsgrenzen" - Vertrauen in die Leistung, Nachweis von Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit, besonderer Kenntnisse und spezieller Erfahrungen,
    • Unterstützender Einsatz von Kommunikationsmitteln, überzeugende Vorführung/Präsentation der Leistung
    • Angebot von Tests, Betriebs- und Produktbesichtigung
    • Erforderlichkeit besonderer Sensibilität und psychologischer Schulung
    • Kenntnisse vom Verfahren (Haushaltsmittel, Vergabevorbereitung, Vergabeverfahren und Abwicklung)
    • Kenntnisse über den Status des zu informierenden Mitarbeiters, seine Situation im Umfeld
    • Unterstützung Mitarbeiters der öffentlichen Hand bei der internen Überzeugungsarbeit in der Behörde ("Überzeugungsballast" - "Vorurteile", "Festlegungen" - vor allem aber schlagende Argumentationshilfen für die interne Unterstützung: Förderung des konkreten und exakten know how des Nutzers, der häufig interne Begründungen vorbringen muss, um zu seinem Produkt zu kommen, das seinem Bedarf entspricht - vor allem dann, wenn er besondere Anforderungen vorsieht, die auf ein bestimmtes Produkt ausgerichtet sind - in vielen Fällen können sich Bedarfsstellen trotz Vorliegens nachweisbarer und konkreter Gründe insofern nicht durchsetzen - es kommt zu überflüssigen Vergabeverfahren - öffentliche Ausschreibung oder Beschränkte Ausschreibung -, obwohl Gründe für die Freihändige Vergabe oder ein "stilles" Verhandlungsverfahren gegeben sind - vor allem bei einem "Monopolbedarf" – (Lose)
    • Vermittlung von überzeugenden Argumenten und Begründungsaspekten (Zahlen, Daten, Fakten, Preise
    • Tätigkeit im Vorfeld oder zum Anstoß einer Beschaffung, nicht im Vergabeverfahren selbst - Stufe der Produkt- und Preisinformation - Markterkundung - - vgl. § 28  Vergabeverordnung 2016
    • Vermittlung von Leistungsfähigkeit, Fachkunde und Zuverlässigkeit
    • Besondere Betonung des Sicherheits- und Absicherungsaspekts - Risikoreduzierung bzw. -ausschluß bei Inanspruchnahme der eigenen Leistungen
    • Objektive Information über Risiken anderer Leistungen (Zeitungsberichte, Ausschnitte, Aktuelles, Erfahrungsberichte, andere Behörden, Referenzen etc.)
    • Hilfen für die Leistungsbeschreibung - sachlich, eindeutig und vollständig - insbesondere übernahmefähige Leistungsbeschreibungen mit Aufzählung der technischen und sonstigen Merkmale, bei eindeutigem Wettbewerbsvorsprung kann man es sich sogar leisten, die Mitbewerber zu benennen und der Beschaffungsstelle oder auch der wichtigen Bedarfsstelle die Markterkundung oder Marktübersicht erleichtern.
    • "Informationssammler", Registrierung der aktuellen Bedarfssituation, Erkennen zukünftiger Beschaffungsvorgänge, Initialisierung der Bedarfsanmeldung und Beantragung der Haushaltsmittel - "Beschaffungsimpuls"
    • Keine Abschlußmöglichkeit, nur Impuls (Bedarfsweckung) und nützliche Information
    • Im Vergabeverfahren selbst keine oder nur im Ausnahmefall Verhandlungsmöglichkeit (vgl. §915 V VgV Vertraulichkeitsgrundsatz nach § 4 VgV)
    • Exakte Gesprächsdokumentation, zukünftige Planung, eindeutige Feststellung des Bedarfs, bevorstehende Vergabeverfahren etc.
  16. Einschaltung im Verfahren als Sachverständiger - Vorsicht bei der Einschaltung als Berater/Planer etc. bei Interesse an einer Realisierungsstufe - vgl. allerdings §§ 6, 7 Vergabeverordnung  zu "Interessenkonflikten" und zur "Mitwirkung bei der Vorbereitung des Vergabeverfahrens"
    Vielfach ziehen Auftraggeber im Vorfeld honorierte Kräfte hinzu (Markerkundung, Preisübersicht, Leistungsvergleiche, technische Beratung etc.). Hier können beide Teile in erhebliche Schwierigkeiten geraten, wenn der öffentliche Auftraggeber nicht sicherstellen kann, dass der Wettbewerb nicht durch die Teilnahme des Bieters oder Bewerbers verfälscht wird (vgl. § 6 VI VOL/A).
    Insofern müssen zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden (z. B. zusätzliche Informationen für die beteiligten Bieter durch einen Anhang, durch Hinweise über die besonderen Probleme etc.).
    Es ist immer wieder erstaunlich, dass Unternehmen als Berater engagiert werden, die das Vergabeverfahren vorbereiten sollen, und die sodann als Bieter am nachfolgenden Vergabeverfahren von der Vergabestelle zur Abgabe von Angeboten aufgefordert werden bzw. sich an dem Vergabeverfahren als Bieter beteiligen.
    Kritisch ist diese Frage immer dann, wenn es sich z.B. um zwei- oder mehrstufige Leistungen handelt, die nacheinander vergeben und erbracht werden: z.B. Vergabe von Planungsleistungen im Wettbewerb (öffentlich, beschränkt, freihändig oder bei Freiberuflerleistungen nach den haushaltsrechtlichen Bestimmungen - vgl. § 1 VOL/A) und danach erfolgende Vergabe der 2. Stufe, der Realisierungsstufe (Beispiel: BVB-Planung, BVB-Erstellung). Hier stellt sich die Frage, ob der Planungsbieter auch im "Folgevergabeverfahren" Angebote für diese Realisierungsstufe abgeben darf. Das ist nur dann der Fall, wenn die nach § 6 VI VOLLA gebotene „Sicherstellung“ des Wettbewerbs etc. gelingt.
  17. Angebotserstellung - vgl. § 53  Vergabeverordnung
  18. Das Modell
    Das Angebot wird zwar von dem Bieter erstellt. Im Hinblick auf § 7 I (Eindeutigkeit, Erschöpfungsgrundsatz, Wettbewerbseignung) VOL/A bzw. § 2 III VOL/A (kein Vergabeverfahren zu Zwecken der Markterkundung) ist es nach dem Modell der VOL/A so, dass der Bieter die Vergabeunterlagen grundsätzlich unverändert in sein Angebot zu übernehmen und letztlich lediglich seinen Preis hinzufügen hat. Das setzt freilich voraus, daß die Leistungsbeschreibung vollständig und eindeutig ist, sowie von allen Bewerbern gleich verstanden wird. Leider ist das in vielen Fällen nicht der Fall – an sich ein schwerer Fehler im Vergabeverfahren, sofern nicht wirklich nur eine Funktionale Leistungsbeschreibung im Ausnahmefall - vgl. § 7 II VOL/A in Betracht kommt - vgl. zur Leistungsbeschreibung § 121 GWB bzw. §§ 31 f  Vergabeverordnung .
    Die Praxis
    Das - die ideale Leistungsbeschreibung - ist nach aller Erfahrung häufig nicht der Fall. Die Ursachen hierfür sind vielfältig. Diese Fehler können beruhen auf
    • fehlender Beratung bei der Erstellung der Leistungsbeschreibung und eigenem fehlendem technischen, kaufmännischen und rechtlichem know-how
    • Personalmangel
    • Zeitproblemen
    • etc.

    Bewerber und Bieter sollten beachten, dass der „Einkäufer“ der öffentlichen Hand eine Vielzahl unterschiedlicher Produkte zu beschaffen hat, aber er häufig nicht die erforderlichen Marktkenntnisse hat. Nicht selten handelt es sich um „Erstbeschaffungen“, für die die Erfahrung fehlt und wie regelmäßig auch nicht von anderen Behörden abgerufen werden kann. Vertriebsleute demgegenüber kennen ihre Produkte. In manchen Fällen handelt es sich auch um Beschaffungen, die im Berufsleben des öffentlichen Einkäufers nur einmal oder in großen Zeitabständen zu beschaffen sind. Ferner darf nicht vergessen werden, dass wegen der Korruptionsgefahr Rotation vorgesehen ist. Wenn die Beschaffer einen Teilmarkt beherrschen, werden sie versetzt. Dabei ist Einkauf vor allem Erfahrung. Die aber fehlt vielfach – leider ist auch die Ausbildung nicht so, wie dies bei der Bedeutung der Beschaffung zu erwarten wäre. Das bietet aber auch besondere Chancen für den Vertrieb durch geeignete Unterstützung.
  19. Die überholte und falsche Leistungsbeschreibung - vgl. zur Leistungsbeschreibung § 121 GWB bzw. §§ 31 f  Vergabeverordnung .
    Nicht selten sind die Leistungsbeschreibungen auch nicht auf dem neuesten Stand. So wird z.B. eine Leistung mit 43 cm ausgeschrieben, die auf dem gesamten Markt nur noch mit mindestens 44 cm produziert wird..
    Die Bieter ist hier in einer problematischen Situation, da er z.B. die technisch veraltete Lösung nicht mehr anbieten kann. Er könnte damit lediglich ein Angebot abgeben, das von den Vergabeunterlagen abweicht, das dann nach § 16 III d VOLLA zwingend wegen Abänderung der Vergabeunterlagen auszuschließen wäre - vgl. insofern zum zwingenden Ausschluß § 57 I Nr. 4  Vergabeverordnung 2016.
    Der richtige Wege bestünde im Einholen einer „Auskunft“ mit entsprechenden Hinweisen (früher in § 17 Nr. 6 VOL/A a. f. geregelt – in der aktuellen VOL/A entfallen, gleichwohl nach wie vor noch möglich). Das kann zwar ein "taktischer Fehler" sein, weil entsprechende Auskünfte bei Erheblichkeit für Preis etc. allen anderen Bietern gleichzeitig erteilt werden müssen und diese dann vielleicht auf ein nicht erkanntes "Problem" hingewiesen werden.
    Immerhin könnte man insofern auch ein Angebot mit einer nur unerheblich abweichenden Leistung erstellen und es riskieren, diese Leistung nach Zuschlag zu erbringen. Wenn es eine Verbesserung ist, wird sich vermutlich niemand hiergegen wenden. "Sauber" ist die Sache allerdings nicht. Denn diese Dinge gehören nicht in das Angebot, sondern in Änderungsvorschläge oder Nebenangebote (sofern nach §§ 8 IV VOL/A, 9 V EG VOL/A ausdrücklich zugelassen - vgl. zu Nebenangeboten § 35  Vergabeverordnung).
    Besonders kritisch ist es, wenn die „Verdingungsunterlagen“ (in VOL/A Vergabeunterlagen) in EU-weiten Verfahren Verstöße gegen das Vergabeverfahren enthalten und man die Rüge anbringen muss bzw. ein Angebot erstellen muss - gewissermaßen ohne Beachtung des Verstosses. Das muten einige Entscheidungen der Vergabekammern den Bietern zu. Unterbleibt ein Angebot oder die unverzügliche Rüge, so fehlt es u.U. an der Antragsbefugnis im Vergabeüberprüfungsverfahren – vgl. § 160 GWB. - ein problematischer Zustand, der den Bietern erhebliche Spezialkenntnisse abverlangt.
    Wichtig ist freilich, dass der öffentliche Auftraggeber selbst seine Fehler heilen kann – er könnte ja auch z. B. von der Vergabekammer dazu gezwungen werden, Fehler zu beseitigen. Dann kann er den rechtmäßigen Zustand auch selbst herstellen. Solange der öffentliche Auftraggeber nicht das eingeleitete Verfahren so erheblich verändert, ergeben sich keine Probleme. Die Änderungen etc. sind dann wiederum allen Bietern mitzuteilen. Sie erhalten dann Gelegenheit zur Überprüfung und Neueinreichung der Angebote mit angepasster Angebotsfrist.
  20. Nebenangebote (soweit zugelassen) und Änderungsvorschläge (ausdrücklich nur  außerhalb des Angebots) - vgl. hierzu § 35  Vergabeverordnung.
  21. Denkbar ist, sofern nicht Nebenangebote und Änderungsvorschläge ausdrücklich ausgeschlossen sind (8 IV VOL/A, § 9 V EG VOL/A VOL/A), dass der Bieter sein Angebot in einem gesonderten Teil erläutert (vgl. früher § 21 Nr. 1 (1):"beifügen" – nicht mehr in VOL/A 2009 enthalten, gleichwohl sind Erläuterungen wohl noch zulässig - ausdrücklich außerhalb des Angebots!).
    unzulässig.
  22. Die unvollständige und nicht eindeutige Leistungsbeschreibung -§§ 23 UVgO, 31 VgV
  23. Preis des Angebots - §§ 43 UVgO, 58VgV
    Vor der Abgabe eines Angebots ist die Kenntnis der Konkurrenzpreise unumgänglich. Man kann sie natürlich herausfiltern. Preislisten sind meistens greifbar. In manchen Bereichen liegen Qualitäts- und Preistests vor. Im übrigen muss eine entsprechende Erfahrung vorliegen. Das gilt auch für das Preisverhalten des Konkurrenten. Ohne eine konkrete Preisübersicht der Marktpreise kann nicht professionell gearbeitet werden. Man muss sich de facto in ähnlicher Weise verhalten, wie die Beschaffungsstellen bei der Erstellung der Marktübersicht
    Ob man mit seinem Preis "richtig" liegt, erfährt man im EU-weiten Vergabeverfahren spätestens durch die Information nach § 101a I GWB. Darauf hin kann der Bieter die Wertungsergebnisse konkret rügen und die Vergabekammer anrufen. Ein ohne Information der nichtberücksichtigten Bieter ohne Mitteilung der Gründe der Nichtberücksichtigung und Angabe des Gewinners erteilter Zuschlag ist nach § 101b GWB unwirksam.
    Der Zuschlag wird nach §§ 43 UVGO, 58 VgV erteilt  "ungewöhnlich niedrige Angebotspreisewerden geprüft (§§ 44 UVgO, 60 VgV)

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