Vergabeverfahren sind nach Abwicklungsrastern abzuarbeiten - schematisch Schritt für Schritt und mit entsprechenden Begründungen. Das verlangen Dokumentation (§§ 6 I UVgO, 8 I VgV) sowie der Transparenzgrundsatz. "Dritte" müssen in der Lage sein, das Vergabeverfahren zu prüfen, zu kontrollieren und Fehler festzustellen.
Größte Aufmerksamkeit ist der Absicherung des Vergabeverfahrens zu widmen. Instrumente hierfür sind u.a. folgende Punkte:
- Erarbeitung der Vergabeunterlagen nach Abwicklungsraster für Vergabeverfahren
- Einsatz geeigneter Mitarbeiter
- Kontakte zu vergleichbaren "Stellen" der öffentlichen Hand
- früher Zeitrahmen
- frühe Einschaltung der Beschaffungsstelle (Einkauf) durch die Fachabteilungen (Nutzer)
- schrittweises Vorgehen und Dokumentieren nach Raster etc.
- Erstellen der Vergabeunterlagen mit externen Fachleuten bei fehlenden eigenen Kapazitäten (rechtlich, technisch, betriebswirtschaftlich)
- Markterkundung und Marktübersicht auch unrter Berücksichtigung des "Bestimmungsrechts" des Auftraggebers
- Ausübung des Bestimmungsrechts innerhalb seiner Grenzen - absichernde Markterkundung
- "zulässige Leistungsbeschreibung"
- Risikoanalyse (Termin, Gewährleistung etc., Erforderlichkeit besonderer Eignung etc.) - Festlegung der erforderlichen Vertragsvereinbarungen
- Einholen eines simulierten Angebots vor Bekanntmachung - '"Kalkulationsversuch" auf der Basis der Vergabeunterrlagen
- Feststellen der Vergabereife -Nutzung der Checkliste Größte Fehler Vergabeverfahren- öffentlicher Auftraggeber.
Nicht nur die EU verlangt mit Recht weitere Professionalisierung der öffentlichen Beschaffung.
So heißt es weiterführend in ProcurCompEU 2020 (S.6 ):
ProcurCompEU soll den Mitgliedstaaten oder Organisationen keine bestimmte Lösung auferlegen. Ebenso wenig sollen mit ihm Einschränkungen oder Mindestanforderungen für den Zugang zu einschlägigen Tätigkeiten vorgegeben werden. Vielmehr sollte er als Instrument betrachtet werden, das freiwillig genutzt und beliebig angepasst werden kann, um:
die Einstellung, Schulung und Laufbahnentwicklung aller betroffenen Fachkräfte zu erleichtern,
den Organisationen die Abstimmung ihrer Personalverwaltung auf ihre Ziele zu ermöglichen,
das Kompetenzniveau der Beschäftigten des öffentlichen Beschaffungswesens insgesamt zu erhöhen und
die Wahrnehmung vergabebezogener Tätigkeiten in ihrer bereichsübergreifenden und strategischen Dimension zu verbessern und damit die Attraktivität dieser Tätigkeiten steigern.
Das vollständige ProcurCompEU-Paket für Fachkräfte des öffentlichen Beschaffungswesens besteht aus mehreren Elementen:
der Kompetenzmatrix‚ in der die Kompetenzen und Fähigkeiten beschrieben werden, über die Fachkräfte des öffentlichen Beschaffungswesens je nach ihrer Funktion verfügen sollten;
dem Selbstbewertungsinstrument‚ mit dem Fachleute und Organisationen des öffentlichen Beschaffungswesens ihr Kompetenzniveau und den Entwicklungsstand ihrer Organisationen hinsichtlich der verschiedenen in der Kompetenzmatrix beschriebenen Kompetenzen einschätzen können;
dem Allgemeinen Schulungsplan, in dem erläutert wird, wie öffentliche Verwaltungen ihre Fachkräfte im Bereich des Beschaffungswesens weiterbilden können;
einer Studie über die Professionalisierung der öffentlichen Beschaffungswesen in der EU und darüber hinaus, die einen Überblick über die Professionalisierungsmaßnahmen im öffentlichen Beschaffungswesen im Zusammenhang mit kompetenzbasiertem Personalmanagement in den Mitgliedstaaten und ausgewählten Drittländern gibt. (S.9).
Mit Recht wird in ProcurCompEU (S. 26) davon ausgegangen, dass die 30 Kompetenzen nicht nur „vergabespezifische Kompetenzen“ umfassen, sondern auch „allgemein berufliche Kompetenzen“ (persönlich, miteinander, Leistung) erforderlich sind. Dem ist uneingeschränkt zuzustimmen.
Diese Fragen sind auch Gegenstand des neu aufgelegten Seminars von CitoExpert:
Aufbau und Organisation der Beschaffungsstelle
Beschaffungsrichtlinien - Dienstanweisungen – Strategie und Taktik
2021
~0773