Vergabeverfahren sind nach Abwicklungsrastern abzuarbeiten - schematisch Schritt für Schritt und mit entsprechenden Begründungen. Das verlangen die Dokumentation (§§ 6 I UVgO, 8 I VgV) der Transparenzgrundsatz. Dritte müssen in der Lage sein, das Vergabeverfahren zu prüfen, zu kontrollieren und Fehler festzustellen.

Größte Aufmerksamkeit ist der Absicherung des Vergabeverfahrens zu widmen. Instrumente hierfür sind u.a.
- Erarbeitung der Vergabeunterlagen nach
Abwicklungsraster für Vergabeverfahren
- Einsatz geeigneter Mitarbeiter
- Kontakte zu vergleichbaren "Stellen" der öffentlichen Hand
- früher Zeitrahmen
- frühe Einschaltung der Beschaffungsstelle (Einkauf) durch die Fachabteilungen (Nutzer)
- schrittweises Vorgehen und Dokumentieren nach Raster etc.
- Erstellen der Vergabeunterlagen mit externen Fachleuten bei fehlenden eigenen Kapazitäten (rechtlich, technisch, betriebswirtschaftlich)
- Markterkundung und Marktübersicht auch unrter Berücksichtigung des "Bestimmungsrechts" des Auftraggebers
- Ausübung des Bestimmungsrechts innerhalb seiner Grenzen - absichernde Markterkundung
- "zulässige Leistungsbeschreibung"
- Risikoanalyse (Termin, Gewährleistung etc., Erforderlichkeit besonderer Eignung etc.) - Festlegung der erforderlichen Vertragsvereinbarungen
- Einholen eines simulierten Angebots vor Bekanntmachung - '"Kalkulationsversuch" auf der Basis der Vergabeunterrlagen
- Feststellen der Vergabereife -Nutzung der Checkliste Größte Fehler Vergabeverfahren
- öffentlicher Auftraggeber



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