Was bringt, was spart der Vergabeprofi

Der Experte Prof. Dr. Harald Bartl befaßt sich nachfolgend mit einer Reihe von wichtigen Fragen:
Was bringt das System Vergabeprofi® ?
Warum sollte es eingesetzt werden ?
Welche Vorteile bringt das System ?
Was kostet den Staat ein Vergabeverfahren ?
Welchen positiven Effekte hat das System?
Wie können Fehler durch das System vermieden werden ?


Einige Thesen:
Vergabeverfahren sind zeitaufwändig.
Das Personal ist knapp. Reserven ergeben sich folglich nur durch Rationalisierung der Vorgänge.
Aufwand und Kosten sind hoch !
Sie sind meist nicht erfaßt und nicht erkannt !
Beispiel: Für ein Kleines Vergabeverfahren eines/r geübten Bearbeiters/in wird ohne den Vergabeprofi® schätzungsweise folgende Zeit aufzuwenden sein - Beschaffung von 6 Druckern HP-Laserjet neue Version:

Bearbeitung einer Bedarfsanmeldung: ca. 10 Minuten
Markterkundung und Marktübersicht: ca. 10 Minuten
Preisübersicht und Kostenschätzung: ca. 10 Minuten
Leistungsbeschreibung mit an sich unzulässiger Angabe eines bestimmten Produkts und dem Hinweis "oder gleichwertiger Art": ca. 10 Minuten
Zeitrahmen - Ausführungsfristen - Schätzung: ca. 10 Minuten
Anschreiben: ca. 10 Minuten
Wertungskriterien: ca. 10 Minuten
Fertigstellungsgebot beachten: ca. 10 Minuten
Eingang, Prüfung, Verhandlung, Wertung: ca. 30 Minuten
Zuschlagsvorbereitung, Zuschlag: ca. 10 Minuten
Kurzvergabevermerk: ca. 10 Minuten
Sicherung der Abwicklungskontrolle: ca. 10 Minuten
Nachsehen der Vorschriften etc. ca. 10 Minuten
Begründungen für Freihändige Vergabe ca. 20 Minuten


Gesamtzeit geschätzt - plus/minus: ca. 170 Minuten
Ohne Einsatz des Vergabeprofi® !


Das entspricht einem Bearbeitungszeitaufwand von knapp 3 Stunden = ca. 300 EUro bei ca. 100 Euro pro Stunde (einschließlich der Kosten des Arbeitsplatzes - grobe Schätzung).

Wenn diese Zeit durch ein unterstützendes System um 50 % verkürzt wird = 85 Minuten, so ergibt sich eine Ersparnis bei dem Ansatz einer Bearbeiterstunde von ca. 100 Euro von ca. 150.- Euro pro Vorgang.
Daneben ergibt sich ein zusätzlicher Effekt durch sichere Handhabung des Verfahrens und die kürzere Prüfungszeit für interne Revisionen etc., der bei einer Verfahrenstransparenz zu beachten ist. Das ist ein entscheidender Faktor.

Bei einer entsprechenden Beschaffungsplanung als Bestandteil des Systems Vergabeprofi®, die ebenfalls Zeit verschlingt, werden sich diese positiven Effekte erheblich verstärken. Die Beschaffungsstelle wird durch das System zur Beschaffungsplanung angehalten.
Ferner werden Doppelarbeiten vermieden, Informationslücken der kooperierenden Abteilungen geschlossen - durch die Möglichkeit des jederzeitigen Zugriffs auf die erforderliche Information per Link sowie Hinweise, die die Bearbeitung begleiten.

Der erhebliche Aufwand wird in den Vergabestellen meist nicht erfaßt oder überhaupt nicht gesehen. Bei größeren Beschaffungen im nationalen Bereich sowie EU-Verfahren liegt die Bearbeitungszeit erheblich höher als bei sog. "Kleinen Verfahren". Z.B. für die Beschaffung von 200 Büroarbeitsplätzen dürften bei vorsichtiger Schätzung in etwa folgende Zeiten anfallen - ohne Einsatz des Vergabeprofi®:

Schritte eines nationalen Vergabeverfahrens - ohne Einsatz des Vergabeprofi® !

    geschätzter Zeitfaktor in Minuten:
1. Beschaffungsplanung -
2. Aktenkundigkeit des Vorgangs im Deckblatt 10
3. Zuständigkeitsfeststellung - Organisation Vergabestelle 05
4. Kontrolle des Deckblatts 05
5. Anlegen der Vergabeakte nach den folgenden Schritten
6. Begründung Ausnahmen von der VOL/A -
7. Begründung Ausnahmen im nationalen Verfahren -
8. Feststellung der Beteiligten der Vergabestelle 05
9. Beschaffungsantrag mit den Hinweisen an die Bedarfstelle. 10
10. Bearbeitung des Beschaffungsantrags zusammen mit Bedarfsstelle 60
11. Rücklauf des Beschaffungsantrages von Bedarfsstelle zur Beschaffungsstelle -
12. Überprüfung, Auswertung und eventuelle Ergänzung des Beschaffungsantrages durch Bedarfsstelle 60
13. Einschaltung von Sachverständigen -
14. Checklist Sachverständigenmitwirkung -
15. Gründe für die Befangenheit, Interessenkollision
  - Nichtbeteiligung dieser Personen -
16. Schreiben Auftragsberatungsstellen 30
17. Muster Markterkundung/Marktübersicht 60
19. Teilnehmerwettbewerb -
20. Teilnehmerantrag -
21. Preisübersicht 30
22. Muster Kostenschätzung 10
23. Muster Kostenschätzung der Bedarfsstelle -
24. Verhalten nach Haushaltsrecht 10
25. Checklist Aufstellung Leistungsbeschreibung 30
26. Checklist Aufteilung Lose 10
27. Checklist Leistungsbeschreibung 10
28. Leistungsbeschreibung einfach 20
29. Leistungsbeschreibung ausführlich -
30. Leistungsbeschreibung Prüfungspunkte -
31. Leistungsbeschreibung Prüfung Leistungen 10
32. Leistungsbeschreibung - Erstellung und Entwicklung -
33. Leistungsscheine BVB -
34. Leistungsscheine EVB-IT -
35. Checklist § 9 Nr. 4 VOL/A 10
36. Checklist Risikoleistungen 10
37. Zulassung Nebenangebote/Änderungsvorschläge 05
38. Zeitrahmen einfach 20
39. Zeitrahmen -
40. Checklist Ausführungsfristen 10
41. Wertungskriterien 10
42. Zusätzliche Wertungskriterien -
43. Checklist Wertungskriterien -
44. Checklist zusätzliche Wertungskriterien -
45. Checklist Test -
46. Anforderung Nachweise-Erklärungen EU-Verfahren als Hilfe -
47. Bevorzugte Bieter -
48. Bewerbungsbedingungen -
49. Erklärung für Bewerber besondere Umstände -
50. Wahl der Vergabeart 10
51. Begründung Beschränkte Ausschreibung 10
52. Begründung Freihändige Vergabe 10
54. Begründung Dringlichkeit -
55. Begründung Dringlichkeit ausführlich -
56. Besondere Dringlichkeit -
57. Besondere Dringlichkeit - Begründung -
58. Bankbürgschaft -
59. Anschreiben 10
60. Aufforderungsschreiben -
 
61. Fertigstellungsgebot 15
62. Bekanntmachung -
63. Maßnahmen Vertraulichkeit 10
64. Eingang -
65. Checklist Eingang Angebote -
66. Checklist Ablauf nach Eingang -
67. Eingangsvermerk -
68. Öffnung 20
69. Niederschrift 20
70. Nachtrag/Anhang Niederschrift -
71. Prüfung 10
72. Feststellung fachliche und rechnerische Richtigkeit 10
73. Wirtschaftlichkeit -
74. Checklist Verhandlungen -
75. Verhandlungsvermerk -
76. Verhandlungen und Verhandlungsvermerk 45
77. Wertung 45
78. Checklist Wertung -
79. Zuschlag 30
80. Zuschlagsvermerk -
81. Zuschlagsschreiben -
82. Checklist Zuschlag Formalien Absicherung 10
83. Benachrichtigung nichtberücksichtigte Bieter 10
84. Begründung Aufhebung -
85. Aufhebungsvermerk  
86. Benachrichtigung von der Aufhebung -
87. Vergabevermerk 20
88. Abwicklungskontrolle 10
89. Checklist zweites Verfahren -



  Geschätzter Zeitaufwand 735 Minuten
  Ohne Einsatz des Vergabeprofi® !



Damit fallen also bei einer/m Bearbeiter/in in der Beschaffungsstelle für ein relativ einfaches nationales Vergabeverfahren - ohne Berücksichtigung "Kleiner Verfahren" mit Freihändiger Vergabe - ca. 12 Stunden = geschätzter Aufwand 1250.- Euro - an, wenn der Vergabeprofi® nicht eingesetzt wird.

Bei diesem zeitlichen Mindestaufwand bleibt es allerdings nur unter der Voraussetzung, daß der/m Bearbeiter/in die Kenntnisse und Hilfen zur Verfügung stehen und die Bedarfsstelle ihr/m effektiv zuarbeitet. Die Bearbeitungszeit erhöht sich, wenn zusätzliche Rückfragen, Doppelarbeit etc. nicht vermieden werden - vor allem bei Informationslücken.
Ein einfaches nationales Vergabeverfahren dürfte daher ca. 1250.- Euro kosten, wenn es ordnungsgemäß durchgeführt wird. Fehlerhafte Vergabeverfahren führen allerdings zur Mehrarbeit sowie zu wirtschaftlich nachteiligem Einkauf - ohne Einsatz des Vergabeprofi® !
Wenn diese Kosten durch den Vergabeprofi® nur um 30 % reduziert werden, so ergibt sich pro Vorgang eine Einsparung von ca. 400.- Euro pro Verfahren. Bei 100 Verfahren pro Jahr sind Einssparungen von ca. 40.000 Euro denkbar.
Schätzt man den Einkaufsvorteil durch eine effektive Vergabe bei einem Auftrag von ca. 150.000 Euro - Wettbewerb auf der Basis einer entsprechenden Marktübersicht - auf nur ca. 10 % ein, so ergeben sich weitere Einsparungen von ca. 15.000 Euro pro Verfahren.

Handelt es sich um EU-Verfahren, so liegt der zeitliche Aufwand bei der doppelten zeit, nämlich mindestens bei geschätzten 30 Mehrstunden der Beschaffungsstelle, die sich noch dadurch verdreifachen, wenn die zeitliche Belastung der übrigen Stellen mitberechnet wird - Haushaltabteilung 3 Stunden

  • Rechtsabteilung
6 Stunden
  • Bedarfsstelle
6 Stunden
  • Gremien
6 Stunden
  • Sachverständige
6 Stunden
Zusatzaufwand für Beschaffungsstelle
bei EU-Verfahren geschätzt 30 Stunden
Zuschlag zum Basisaufwand 30 Stunden


Gesamtstunden für ein EU-Verfahren mindestens ca. 87 Stunden !
Ohne Einsatz des Vergabeprofi® !


 

Das entspricht einem Aufwand von ca. 9.000 Euro und mehr je Verfahren.


In einzelnen Bereichen wie EDV-IT-Beschaffung oder auch Reinigungs- und Haustechnikleistungen liegt der Aufwand wesentlich höher. Hier können bis zu 300 Stunden pro Verfahren anfallen, was einem Aufwand von 30.000 Euro und mehr pro Verfahren entsprechen dürfte.

Nur durch eine Rationalisierung, ein unterstützendes System und schnell greifbare Muster, Begründungen, Hilfen und Informationen können diese Kosten erheblich reduziert werden. Der Effekt eines derartigen Systems bei informierten Mitarbeitern dürfte bei mindestens 50 % der ansonsten aufgewandten Zeit liegen.

Beispielsrechnung - ohne Einsatz des Vergabeprofi®:
Eine Beschaffungsstelle hat innerhalb eines Jahres folgende Beschaffungen durchzuführen:

200 Beschaffungen im Kleinen Verfahren 600 Stunden
30 Beschaffungen im nationalen Verfahren 360 Stunden
5 Beschaffungen im EU-Verfahren 450 Stunden


Gesamtstundenbelastung 1410 Stunden


Gesamtaufwand geschätzt 150.000 Euro


Wenn der Einsatz eines unterstützenden Verfahrens wie dem Vergabeprofi® hier nur einen zeitlichen Einspareffekt von durchschnittlich 20 % erbringt, so liegt die mögliche Einsparung allein bei dem beispielhaft genannten Zeitaufwand bei ca. 30.000 Euro - ohne die weiteren Einsparungen durch qualifizierten Einkauf, unangreifbare Verfahren etc., die vom Auftragsvolumen etc. im Einzelfall abhängig ist. Daneben hat der Vergabeprofi® natürlich auch noch qualitative Effekte der Beschaffung - Wettbewerb, Transparenz, größere Effektivität etc. - zur Folge.

Vergabeprofi® + www.Vergabetip.de - die Kombination
Das System Vergabeprofi gekoppelt mit dem eingeschlossenen Vergabetip wird diese Einsparung leisten - allein durch die vorhandenen Muster, Begründungshilfen, Informationen, Hinweise, Organisationshilfen, greifbaren Texte und aktuellste Informationen, die man sich ansonsten nur mühselig einschließlich aktueller Texte zusammensuchen muß.

Sämtliche

  • Muster sind abrufbar und für die Vergabeakte verwendbar,
  • Begründungshilfen sind so gestaltet, daß sie auf den Einzelfall übertragen und angewandt werden können,
  • Stichworte sind sofort greifbar,
  • Checklists helfen weiter,
  • Texte sind schnell greifbar - auch aus den einzelnen Mustern heraus,
  • Abläufe sind dargestellt und dienen als Leitsystem durch das Vergabeverfahren von der Beschaffungsplanung bis zum Vergabevermerk und zur Abwicklungskontrolle,
  • wesentlichen Fragen werden behandelt und sind mit praktischen Tips versehen.


Wichtig: Das System dient natürlich auch der Vermeidung von Überraschungen, Rügen und Vergabekammerverfahren.
Mit dem System wären im übrigen z.B. folgende Verfahren nicht gescheitert:
Flughafen Berlin - Befangenheit
Büromöbelfall - Besondere Anforderungen - Leistungsbeschreibung
Euro-Münzenfall - unkorrekter Test
BGH-Bauvorhaben - unzulässige Doppelwertung
etc.
Wenn das System richtig angewandt wird, können diese Fehler nicht gemacht werden.

Einige Beispiele sollen dies aufzeigen:

  1. Kleine Verfahren
  2. Beschaffung von Freiberufler-Leistungen
  3. Nationales Verfahren
  4. Von Muster zu Muster
  5. EU-Verfahren.


Abschlußbemerkung:

Das System setzt im übrigen auf

  • eine aktive Beschaffungsplanung
  • die Neuorganisation der Beschaffung,
  • auf die schon vorhandenen, bislang aber nicht genutzten Ressourcen: z. B. durch Verbesserung der internen Kommunikation und Einsicht in das Vergabeverfahren auch für die Bedarfsstellen, die wohl zu den schwierigen Stellen der Vergabestelle gehören
  • und kooperative Teamarbeit, ohne die kein Beschaffungsvorgang erfolgreich durchgeführt werden kann. Das kommt in den zahlreichen Hinweisen auch z.B. für die Bedarfsstellen deutlich zum Ausdruck.


Hier wird Überzeugungsarbeit geleistet.

Die Kombination von Vergabeprofi® und dem aktuellen Vergabetip® ist daher ein sicherer Weg zum erfolgreichen Vergabeverfahren mit Kosten-, Zeit- und Aufwandersparnis - eine notwendige und wirtschaftlich sinnvolle Beschaffung.

Vergabeprofi® + www.Vergabetip.de:
Derzeit das einzige System zur Unterstützung der Vergabeverfahren.

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