Absicherung der Angebote und Bewerbungen

Aktivitäten der Bewerber und Bieter

Fehlervermeidung - Kardinalfehler in Angeboten
Was bei der Erstellung von Angeboten alles falsch gemacht werden kann, ist vor allem
- aus § 57 I VgV16 und weitgehend gleichlautend aus § 42 I UVgO17 zu ersehen:
- nicht erfüllte Eignungskriterien und nichtbeachtete "Form" im EU-Verfahren (vgl. §§ 122 f GWB, 53, 42 f VgV) und für das unterschwellige Verfahren §§ 31, 38,  42  UVgO);
- ferner zwingender Ausschluss nach §§ 57 I VgV, 42 II UVgO:
1. verschuldet verspätet oder nicht formgemäß eingegangene Angebote;
2. Angebote ohne gefoderte oder ohne nachgeforderte (§§ 56 II - V VgV, § 41 II - V UVgO) Unterlagen (z. B. Nachweise, Erklärungen etc.)
3. Angebote mit nicht zweifelsfreien Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen;
4. Angebote mit Änderungen und Ergänzungen der Vergabeunterlagen (Durchstreichen, Ersetzen, Beifügen oder Verweise auf eigene AGB des Bieters etc.) - häufigster Fall in der Praxis;
5. Angebote ohne erforderliche ("wesentliche") Preisangaben;
6. nicht zugelassene Nebenangebote.

Knappe Zusammenfassung für erfolgreiche Angebote - Mindestmaßnahmen der Bewerber oder Bieter:

Allgemeine Vorbereitung

- technische Vorkehrung für die eVergabe treffen (vgl. § 97 V GWB, 9 - 15 VgV, 7 UVgO
- Für Kenntnisse der Leistungen bei den Auftraggebern werben - geeignete Maßnahmen ohne "Bestechungsgeruch"
- Bei Einschaltung als Berater spätere Angebotsabgabe (?) prüfen - Maßnahmen empfehlen - vgl. § 7 VgV, § 5 UvgO)
- Vorliegen von Interessenkonflikten prüfen (§§ 6 VgV, 4 UVgO)
- Nachweise für Eignung, Konformität, Gütezeichen etc. generell vorbereiten - §§ 31 fUVgO, 42 f VgV
- Vorinformationsbekanntmachungen im EU-Verfahren beachten - § - § 38 VgV
_________________________________
Bekanntmachungen - Aufforderungen zur Teilnahme oder Angebotsgabe
- Bekanntmachungen der Auftraggeber verfolgen - §§ 27, 28 UVgO, 37 f VgV
- Vergabeunterlagen abrufen (keine Registrierung erforderlich: §§ 9 III VgV, 7 III UVgO)
- Vergabeunterlagen prüfen und eventuelle Unklarheiten feststellen sowie Auskünfte erbitten (keine auasdrückliche Pflicht zur Auskunfterteilung (folgt aus § 241 II BGB - Nebenpflicht)
- Überschreiten des Schwellenwerts und nationale statt der EU-Vergabe - §§ 106 GWB, 3 VgV - 1 UVgO - Aufteilung des Auftrags, Auftragswertmanipulation - Umgehung?
- Verstöße feststellen und gegebenenfalls "sofort" rügen (- vgl. § 160 III GWB <zehn Kalendertage> - falsche Vergabeart, unzulässige Konditionen (Vertragsstrafen? Schadenspauschalierungen?, Sicherheiten? Gewährleistungsfristen?, "produktscharfe Leistungsbeschreibungen", "überzogene Eignungskriterien", "unzulässige Zuschlagskriterien", fehlende Losaufteilung oder Nichtzuulässung von Nebenangeboten, unzulässige Verhandlungen, Vertstöße gegen die Gleichbehandlung oder das Transparenzgebot etc.
- Eignungskriterien prüfen - §§ 31 f UVgO, § 42 f VgV
- Teilnahme- und Angebotsfristen beachten (§ 13 UVgO, § 20 VgV)
- Nachforderungen fristgemäß reagieren (vgl. §§ 13 III UVgO, 20 III VgV)
- Auftragsausführungsbedingungen prüfen - §§ 45 UVgO, 61 VgV
- Zuschlagskriterien überprüfen und Angebote darauf ausrichten - §§ 43 UVgO, 58 VgV
- auf Prüfung ungewöhnlich niedriger Preise einrichten - §§ 44 UVgO, 60 VgV
- auf Aufklärungsverlangen, Nachforderungen oder Verhandlungen einstellen und vorbereiten - §§ 9 II, 10 III, 11 III, 35 IV UVgO, 15 V, 16 IX, 48 VII VgV
___________________________________

Angebotsabgabe
- Abschlussprüfung vor fristgemäßer Angebotsabgabe - §§ 38 UVgO, 53 VgV
- Angebotsabgabe innerhalb der Angebotsfrist der §§ 13 UVgO, 20 VgV
- auf Nachforderungen fristgemäß reagieren (vgl. §§ 13 III UVgO, 20 III VgV)
-  Aufklärungsverlangen, Nachforderungen oder Verhandlungen entsprechen - §§ 9 II, 10 III, 11 III, 35 IV UVgO, 15 V, 16 IX, 48 VII VgV
- Aufforderung zur Aufklärung ungewöhnlich niedriger Angebote  entsprechen - §§ 44 UVgO, 60 VgV
- EU-Verfahren: Information über Zuschlagsabsicht etc. - §§ 134, 135 GWB
- Rechtzeitiger Zuschlag (?) - Zuschlag vor Bindefristablauf - andernfalls gilt § 150 I BGB: verspäteter  Zuschlag = neuer Antrag, kann vom Bieter angenommen werden, muss aber nicht angenommen werden
- Unterrichtung der Bewerber und Bieter - §§ 46 UVgO, 62 VgV
- Aufhebung - begründet? - §§ 48 UVgO, 63 VgV
_____________________________________

Abwicklung

- Ausführungsbedingungen - §§ 45 UVgO, 61 VgV (Tariftreue, Mindestlohn, soziale Kriterien etc.
- Erfüllung oder Pflichtverletzung
- Gewährleistung etc.
- Vergütung etc.




___________________________________________
Rechtslage bis zum 18.4.2016 bzw. 2017 (UVgO)
Was bei der Erstellung von Angeboten alles falsch gemacht werden kann, ist vor allem aus den §§ 16 III VOL/A, 16 I Nr. 1 - 3. VOB/A zu entnehmen. Häufigste Fehler nach § 16 III VOL/A:
- Unvollständige Angebote" trotz Nachforderung von Nachweisen
- nicht unterschriebene bzw. nicht elektronisch signierte Angebote,
- Angebote mit zweifelhaften eigenen Änderungen des Bieters,
- Angebote mit Änderungen oder Ergänzungen der den "Vertragsunterlagen" (Durchsstreichen von Vorgaben, Beifügen eigener AGB oder Hinweise auf eigene AGB etc.),
 - formwidrige und (verschuldet verspätete Angebote,
- unzulässige Absprachen, "Kartelle",
- nicht zugelassene Nebenangebote.


Grundsätzlich gilt: Übernehme die Vergabeunterlagen unverändert für die Kalkulation - oder beantrage Auskunft oder Rüge vor allem EU-Verfahren (vgl. § 107 III GWB - § 160 III GWB16).

Größte Aufmerksamkeit ist darum der Absicherung der Bewerbung bzw. des Angebotes zu widmen. Instrumente hierfür sind u.a.

  • die Hinweise auf eventuelle Gefahren in den einzelnen Links; daneben ist vor allem darauf zu achten, daß man keinen Mindermeinungen folgt; diese können allenfalls hilfreich sein, wenn es zum Streit über die Frage der Rechtmäßigkeit des Vorgehens geht, also um die Frage, ob der beschrittene Weg rechtlich vertretbar ist oder nicht. Das gilt vor allem für die Begründungen der einzelnen Schritte.
  • Vermeidung der größten Fehler - diese Hilfe enthält eine weitgehende, aber keine abschließende Zusammenstellung der größten Fehler, die in Vergabeverfahren nach dem jeweiligen Stand ersichtlich vorkommen können; sie müssen auf jeden Fall vermieden werden. Zusätzlich müssen aktuelle Hinweise beachtet werden. Insoweit wird auf Vergabetip verwiesen.
  • Nutzung der Muster - diese Muster für die Vergabestellen sind auch Hilfen für die Bieter und Bewerber, da sie den Einblick in den internen Ablauf des ordnungsgemäß durchgeführten Vergabeverfahren ermöglichen und Verstöße erkennbar werden lassen, was wiederum Anlaß für die erforderliche Rüge ist, die den Gang vor die Vergabekammer sowie weitergehende Ansprüche ermöglicht
  • Checklists sind Hilfen für die Vergabestellen, die von den Bewerbern und Bietern ebenfalls genutzt werden sollten, um die Richtigkeit des eigenen Vorgehens sowie des Vorgehens der Vergabestellen zu erkennen; sie ergänzen die Zusammenstellung der nicht abschließend erfaßten größten Fehler. Die Erfahrung zeigt, daß man mit ihrer Hilfe zahlreiche ansonsten entstehende Fehler vermeidet. Vor allem auch bei Großverfahren im EU-weiten Bereich sollten diese Checklists unbedingt genutzt werden.
  • Die Durchführung einer simulierte Angebotsprüfung ist ein interessantes Mittel für Bieter in größeren Vergabeverfahren, um Überraschungen nach der Abgabe des Angebots zu vermeiden. Durch längere Arbeit an einem Angebot können auch selbstverständliche Dinge übersehen werden, die jeder Außenstehende sofort mühelos erkennt.
  • Sachverständigeneinschaltung - fehlen die entsprechenden Kenntnisse oder auch das erforderliche Personal, so müssen nach hier vertretener Ansicht Sachverständige auch von den Bietern beauftragt werden, die als Hilfe für die Bewerbungen bzw. die Angebotserstellung in Betracht kommen und Kenntnisse etc. der Mitarbeiter der Bieter oder Bewerber ergänzen. Leider (!) werden die hierfür erforderlichen Mittel meist nicht bedacht, nicht beantragt und daher nicht zur Verfügung gestellt. Das fällt unter "Sparen am falschen Platz". In diesen Fällen kommt es zu Enttäuschungen, die als Selbsttäuschung vor Abgabe des Angebots einzustufen sind. Insofern ist auch an Rechts-, Unternehmens- und technische Beratung zu denken.
  • Viele Fehler werden im übrigen von den Bietern gemacht, weil die in den Vergabeverfahren zur Verfügung stehenden Mittel nicht genutzt werden, nämlich



~0775