Fristen im Vergabeverfahren


"Vergabefristen" für Angebote etc. sind in den §§ 13 UVgO (Angemessenheit, Pflicht zur Fristverlängerung), 20 vgV geregelt. 
Fristen für die Ausführung der Leistungen (Ausführungsfristen)
sind in den Vergabeunterlagen festzulegen (früher § 11 Nr. 1 VOL/A 2006, nicht mehr in § 8 I VOL/A und ohne Regelung in der UVgO <§ 23 UVgO>, vgl. aber § 9 I Nr. 1 und Nr. 2 VOB/A16). Insbesondere nach der § 9I Nr. 1  VOB/A 16 sind Ausführungsfristen "ausreichend zu bemessen", währenddessen  "außergewöhnlich kurze Fristen" mach § 9 I Nr. 2 VOB/A16 nur bei "besonderer Dringlichkeit"  (Beleg erforderlich? Nachweise? Begründung?) vorzusehen sind. Welche Fristen insofern vergaberechtlich ausreichend sind, richtet sich nach den Umständen des Einzelfalls.
Der Auftraggeber ist verpflichtet, diese Fristen aus objektiver Sicht durch Festlegung eines entsprechenden realistischen Zeitplans zu schätzen. Zu kurze Fristen stellen einen Verstoß gegen vergaberechtliche Grundsätze wie "Wettbewerb", "Gleichbehandlung" etc. dar (und zivilrechtlich  gegen die vorvertraglichen Pflichten dar, die in der UVGO (früher  VOL/A) und der VOB/A16 ihre Konkretisierung gefunden haben. In den Landesgesetzen sind auch für das unrterchwellige Verfahren teils Rügemöghlichkeiten vorgesehen (vgl. z. B. ThVergG). Oberhalb der Schwellenwerte werden sachlich unbegründete Fristen insbesondere zu einer unzulässigen Beschränkung des Wettbewerbs führen. Bieter werden möglicherweise rügen und das Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer nach den §§ 155 ff (früher 102 ff) GWB einleiten.
Zu kurze Frist können auch nachteilig sein, weil sich die Leistung durch aufschläge verteuert.

Fristen in der Vertragsabwicklung
Ausführungsfristen, Einzelfristen, Vertragsfristen
Grundsätzlich ist es Sache des Auftragnehmers, innerhalb der Ausführungsfrist die Leistung zu erbringen, so daß im Regelfall keine weiteren Einzelfristen vorzusehen sind. Allerdings sind insofern Einzelfristen vorzusehen, wenn entsprechend § 9 II Nr. 1 VOB/A16,ein erhebliches Interesse des Auftraggebers es erfordert, dass Einzelfristen für in sich abgeschlossene Teile der Leistung der Leistung betroffen sind.

Diese in der VOB/A16 wesentlich deutlicher geregelten Fälle sollten auch in der VOL/A zumindest nach entsprechender Risikoanalyse herangezogen werden. In § 4 Nr. 2. I  VOL/B werden diese Probleme nur angedeutet, sind aber nur verbindlich, wenn entsprechende Schritte (Zwischenberichte, Meilensteine etc.) vereinbart werden - anders teils in den EVB-IT bzw. BVB.
Die sog. "Vertragsfristen" der VOB/A16 (Obergriff für Ausführungsfristen und Einzelfristen) sind im Vertrag verbindlich festzulegen. Sie sind von den sonstigen Fristen zu unterscheiden, die sich z.B. in den internen "Baufristenplänen" oder "Baufortschrittsplänen" niederschlagen, aber nicht zu den "Vertragsfristen" gehören, sofern nicht ausdrücklich als "Vertragsfristen" vereinbart werden. Diese "sonstigen Fristen" sind indessen ebenfalls nicht ohne Erheblichkeit (vgl. § 5 Nr. 3 VOB/B: unzureichende Zahl von Arbeitskräften, Geräte, Material etc. ).

Checklist für Ausführungsfristen
Schätzung der üblichen
  • Leistungs-/Erstellungs-/Fertigstellungszeit: Basis:
    • Eigene Erfahrungen aus einem abgewickelten oder noch laufenden Vertrag:
    • Erfahrungen Dritter aus einem abgewickelten oder noch laufenden Vertrag:
    • Vertragszeitpunkt:
    • Dauer der Ausführungsfristen in diesem Vertrag:
    • Bestätigung der Ausführungsfristen aus den Verdingungsunterlagen durch die Abwicklung:
    • Aktualisierung dieser Fristen (z.B. bei Fortschritt der eingesetzten Verfahren):
    • Umfrage bei Bewerbern:
    • Mindestzeitangaben der Bewerber:
    • Höchstzeitangaben der Bewerber:
  • Schätzung der üblichen/durchschnittlichen Ausführungsfrist:
  • Festlegung von Einzelfristen:
    • In sich abgeschlossene Teilleistungen - konkrete Anführung:
    • erhebliches Interesse des Auftraggebers - konkrete Gründe (Abhängigkeit anderer Leistungen oder Mitwirkungspflichten von der rechtzeitigen erstellten Teilleistung, Abnahme der Teilleistung, Unmöglichkeit späterer Überprüfung der in sich abgeschlossenen Teilleistung, erhebliche Gefahren durch falsche "Weichenstellungen" in Teilleistungen, Probleme bei späterer Korrektur infolge zusätzlichen Aufwands etc.):
  • Schätzung erforderlicher besonders kurzer Fristen - "besondere Dringlichkeit"- konkrete Gründe (z.B. Erfordernis der sofortigen Verfügbarkeit/Wiederverfügbarkeit - erhebliche Nachteile bei weiterem Ausfall, Nichterfüllung eigener wesentlicher Pflichten gegenüber Mitarbeitern, Bürgern, anderen Behörden, Gefahr im Verzug etc.):
  • Feststellung der Mitwirkungspflichten:
    • Übergabe von notwendigen Unterlagen für die Durchführung:
    • Beistellung/Überlassung von notwendigen Leistungen:
    • Zeitpunkt:
    • Abhängigkeit der weiteren Durchführung der Auftragnehmerleistungen von der Erfüllung der "Mitwirkungspflicht":
    • Erhebliche Gefahr der Verzögerung oder Unterbrechung der Durchführung:
    • Konkrete Folgen der Nichterfüllung bzw. Verzögerung der "Mitwirkungspflicht":
Ergebnis:
Schätzung der üblichen/durchschnittlichen Ausführungsfrist:
Schätzung bei erforderlicher besonders kurzer Ausführungsfrist:
Erforderlichkeit von Einzelfristen für folgende Einzelleistungen/Teilleistungen:
Erforderlichkeit von Fristen für die Erfüllung von Mitwirkungspflichten:

~0274