Der Vermerk ist das Instrument, um Vorgänge aktenkundig zu machen. Das dient dem gerade auch in Vergabeverfahren wichtigen Transparenzgebot, das in § 97 I GWB verankert ist.

Die VOL/A sieht folgende Vermerke vor:

  • Vergabevermerk nach § 30 VOL/A
  • Vermerk bei Absehen von Öffentlichen bzw. Beschränkten Ausschreibung nach § 3 Nr. 5 VOL/A
  • Vermerk bei Absehen von einem Offenen oder Nichtoffenen Verfahren nach § 3 a Nr. 3 VOL/A
  • Vermerk über die Gründe für die Ausnahme von der Anwendung europäischer Spezifikationen nach § 8 a Nr. 2 II VOL/A
  • Vermerk über den Nachweis des Tags der Absendung der Bekanntmachung nach § 17 a Nr. 1 I VOL/A
  • Niederschrift über die Verhandlung zur Öffnung der Angebote nach § 22 Nr. 4 VOL/A
  • Nachtrag zur Niederschrift über die Verhandlung zur Öffnung der Angebote nach § 22 Nr. 4 VOL/A
  • Vermerk über das Ergebnis der Prüfung nach § 23 Nr. 3 VOL/A
  • Schriftliche Niederlegung des Grundes und des Ergebnisses der Verhandlungen nach § 24 Nr. 3 VOL/A
  • Vermerk über die Gründe für die Zuschlagserteilung nach § 25 Nr. 5 VOL/A
  • Vermerk über die Gründe für die Aufhebung der Ausschreibung nach § 25 Nr. 3 VOL/A

Die Vermerke müssen Auskünfte über die jeweiligen Schritte und Maßnahmen geben. Zu den Vermerken, die in diesem Zusammenhang noch eine besondere Bedeutung haben, ist auch der "Bedenkenvermerk" des/der Mitarbeiters/in betreffend fehlerhafte Vorgaben (falsches Vergabeverfahren, Beeinflussung der Prüfung und Wertung, Eingriffe in das Vergabeverfahren zugunsten bestimmter Bewerber/Bieter, unzulässige Verhandlungen, Verstöße gegen den Gleichbehandlungsgrundsatz etc.) der Abteilungsleitung etc. zu rechnen. Zwar ist es untersagt, "private Ablichtungen" von Aktenteilen vorzunehmen. Es scheint gleichwohl so zu sein, daß sich nicht wenige Mitarbeiter/innen dadurch absichern, daß sie ihre entsprechenden Vermerke gesondert verwahren. Es sollen auch schon Aktenseiten "verschwunden" sein, wenn es sodann zu Problemen kommt und der "Schuldige" gesucht wird. "Absicherungsvermerke" scheinen in manchen Fällen unumgänglich zu sein.

Die Gründe für die Nichtanwendung der VOL/A bzw. der VOB/A und VOF sind in der jeweiligen Akte transparent und nachweisbar festzuhalten. Liegen die Gründe für eine für eine Nichtanwendung nicht vor, so kommen auch nach Auftragsvergabe(str., da Nachprüfungsverfahren nur bis zum Zuschlag eingreifen soll) - Zuschlag - die Anrufung der Vergabekammer sowie nach deren Entscheidung die Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen in Betracht. Ferner können Auskünfte der EU-Kommission verlangt werden, obwohl dieser Fall z.B. nicht in § 30 a VOL/A angeführt ist.

Vermerk:
Vermerk Gründe für die Nichtanwendung der VOL/A bzw. der VOB/A und der VOF
Die Gründe für die Nichtanwendung der VOL/A bzw. der VOB/A oder auch der VOF sind in der jeweiligen Akte transparent und nachweisbar festzuhalten. Liegen die Gründe für eine Nichtanwendung nicht vor, so kommen auch nach Auftragsvergabe (str., da Nachprüfungsverfahren nur bis zum Zuschlag eingreifen soll) - Zuschlag - die Anrufung der Vergabekammer sowie nach deren Entscheidung die Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen in Betracht. Ferner können Auskünfte von der EU-Kommission verlangt werden, obwohl dieser Fall z.B. nicht in § 30 a VOL/A angeführt ist.

"Im vorliegenden Fall geht es um die Beschaffung von

Für diese Beschaffungsmaßnahme ist eine Ausnahme von der Pflicht zur Durchführung eines Vergabeverfahrens gegeben, weil es sich um einen Auftrag handelt, der unter die Bestimmung des §________ fällt.

Insoweit wird auf _________________ Bezug genommen.

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