(Interner) Absicherungs- und Bedenkenvermerk
Sämtliche Schritte und Massnahmen des Vergabeverfahrens (Beginn m. E. spätestens mit Feststellung der Marktübersicht, auf jeden Fall ab dem Zeitpunkt der Bekanntmachung) sind zeitnah und fortlaufend zu dokumentieren §§ 6 UVgO, 8 VgV - früher §§20 VOL/A, 24 EG VOL/A). Die dem widersprechende oderfehlende Dokumentation verstößt gegen das Transparenzgebot (vgl. § 97 I GWB und kann zur Zurückversetzung des Vergabeverfahrens und in extremen Fällen zur Aufhebung führen.
Fehlende Einigkeit in der Vergabestelle über das weitere Vorgehen
Nicht selten besteht in der Vergabestelle (öffentlicher Auftraggebernach §§ 97, 98 GWB) oder in der Beschaffungsstelle bzw.Fachabteilung Uneinigkeit über das Vorgehen (z.B. Wahl der Vergabeart nach den §§ 8IV UVgO,14 VgV). Entschieden wird von der jeweils zuständigen Stelle (Beschaffungsrichtlinie, Organisationseinheit etc.
Mitarbeiter können sich insoweit nicht selten mit ihrer Ansicht durchsetzen. An sich müsste auch dies dokumentiert werden. Insbesondere dann, wenn ein vonn der Ansicht eines Mitarbeiters abweichender Weg beschritten wird. Das wird dann zum Inhalt der V ergabeakte, die im Streitfall vor der Vergabekammer im Nachprüfungsverfahren Gegenstand des Akteneinischtsrechtes eines Bieters nach § 165 GWB sein kann. Die Vergabeakten sind nach § 163 IIS. 3 GWB "sofort zur Verfügung zu stellen"(ähnlich in landesrechtlichen Bestimmungen). Das hat vollständig zu geschehen.
Mitarbeiter der Beschaffungsstelle haben insofern nicht selten intern mit erheblichem Überzeugungsballast kämpfen oder können Ihre Ansicht nicht durchsetzen, obwohl sie eindeutig zutreffend ist. Das kommt vor allem dann vor, wenn "weitergemacht wird wie bisher", obwohl die Änderungen des Verfahrens eingetreten sind; sehr häufig kommen auch unbegründbare und nicht plausible Wünsche aus der Bedarfsstrelle - vor allem im Forschungs- und medizinischen Bereich, aber auch etwa Personen mit natürlich erheblicher "Hausmacht", die sich nicht gerne vorschreiben lassen wollen, was sie benötigen, gleichwohl nicht selten die Grundsätze des Notwendigkeit, Sparsamkeit und wirtschaftlichkeit unbeachtet bleiben.
Hier wird dem Mitarbeiter der Vergabestelle, vor allem der Beschaffungsstelle nichts anderes übrigen bleiben, als seine Bedenken in einem Vermerk niederzulegen - aber auch dafür zu sorgen, daß dieser Vermerk sich später auch noch auffinden läßt. Wenn dann das Vergabeverfahren vor der Vergabevergabekammer übwerprüft wird, wird sicherlich ein r Verantwortlicher gesucht. Insofern sollte sich der Mitarbeiter absichern, auch wenn er z.B. bei Anweisung etc. im Regelfall nicht haftbar gemacht werden kann.
Allerdings gehört dieser Vermerk auch in die Vergabeakten und wird später möglicherweise relevant.
Absicherungsvermerk
Im Vergabeverfahren Bezeichnung - Aktenzeichen - Datum
sind vorgesehen
- besondere Anforderungen
- unzulässige funktionale Leistungsbeschreibung
- unzulässige unvollständige, nicht eindeutige und nicht wettberbsgeeginete Leistungsbeschreibung
- unzulässige Benennung von Marken
- unzulässige vergabefremde Kriterien
- zu kurze Ausführungsfristen
- ein bedenkliches Vergabeverfahren
- überflüssige Sicherheiten
- nicht gerechtigte Schadensapauschalierungen
- unzulässige Vertragsstrafen
- etc.
Es wird darauf hingewiesen, daß hiergegen Bedenken nach § ..... bestehen. Um Überprüfung wird gebeten.
Beschaffungsstelle:
Bearbeiter/in:
Datum:
~0565