Bei einfacheren Vorgängen reichen Kosten- und Angebotsvergleiche aus, bei umfangreicheren/größeren Beschaffungen sind Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen unumgänglich.

Wirtschaftlichkeitsuntersuchung

Beschaffungen insbesondere auch im EVB-IT- Bereich können bzw. dürfen häufig (bei größeren Vorhaben) nicht ohne Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen durchgeführt werden.

Als Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen (einzelwirtschaftlich – gesamtwirtschaftlich) sind zu nennen:

Hierzu Schmidt, Jürgen, Wirtschaftlichkeit in der öffentlichen Verwaltung, letzte Aufl., Erich-Schmidt-Verlag, S. 165, Übersicht und Beispiele; ferner  Beispiele S. 241 ff, ferner für die einzelnen Arten der Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen in der Arbeitsanleitung ,,Einführung in Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen" des Rundschreibens des BMF vom 31.8.1995 - II A 3 - H 1005 - 93/95 - (GMBl. 1995, S.764 ff - neuere Hinweise beachten) – Vgl. auch Piduch, aaO, § 7 5 7 ff. – vgl. ferner Oppitz, Volker/Nollau, Volker, Taschenbuch der Wirtschaftlichkeitsrechnung, 2004, Fachbuchverlag Leipzig

Mitteilungen der Koordinierungs- und Beratungsstelle –www.cio.bund.de.

„Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen

Gähnende Leere kennzeichnet vielerorts die öffentlichen Kassen. Und so stehen in den Kommunen, den Ländern und beim Bund Ideen und Konzepte zum wirtschaftlichen Einsatz der verfügbaren Haushaltsmittel hoch im Kurs.

In der Bundesverwaltung richten sich Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen (WiBe) nach den Vorschriften des § 7 der Bundeshaushaltsordnung (BHO) und nach den hierzu erlassenen Verwaltungsvorschriften. Um diese Vorschriften auf die speziellen Erfordernisse der Informationstechnik anzupassen, hat die Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (KBSt) bereits 1992 eine Handlungsanweisung erarbeitet. Sie trägt den Titel "Empfehlung zur Durchführung von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen beim Einsatz der IT in der Bundesverwaltung (IT-WiBe)". In den Jahren 1997 und 2001 wurde das Fachkonzept den Entwicklungen in der Informationstechnik angepasst.

WiBe 5.0 – Konzept zur Durchführung von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen in der Bundesverwaltung, insbesondere beim Einsatz der IT, Version 5.0 – 2014“; abrufbar unter http://www.cio.bund.de

Auf der Webseite der IT-Beauftragten der Bundesregierung (http://www.cio.bund.de) kann ein Hilfswerkzeug (WiBe-Software „WiBe Kalkulator“) zur Durchführung einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung heruntergeladen werden.

Kapitalwertmethode oder Nutzwertanalyse?

Bei großen Projekten kommt für die monetären Auswirkungen vor allem die Kapitalwertmethode in Betracht. Als dynamisches Verfahren beurteilt sie Investitionsprojekte nach ihrem Kapitalwert, also durch wirklichkeitsnahe Erfassung der mit der Investition zusammenhängenden Finanzströme und Fokussierung auf einen gemeinsamen Bezugszeitpunkt.

Eine andere Form ist die Nutzwertanalyse. Bei der Nutzwertanalyse werden gewichtete Zielkriterien einzeln und unabhängig voneinander bewertet und anschließend zu einer Gesamtbewertung zusammengefasst. Zur endgültigen Bewertung der Ergebnisse sollten die "subjektiven" Wertungen der Nutzwertanalyse nicht mit den quantifizierbaren Kosten der Kapitalwertbetrachtung verrechnet werden. Vielmehr sind die jeweiligen Teilergebnisse am Schluss gegenüberzustellen, wobei den Kostengesichtspunkten im Zweifelsfall eine höhere Bedeutung zuzuordnen ist. Die neue Software WiBe 4.0 - 2005 bietet die bekannte Portfolioanalyse an, die diese Bewertung grafisch unterstützt und vereinfacht.

WiBe bei Software-Migrationen

Auf Basis der WiBe 4.0 erarbeitete eine Expertengruppe eine spezifische Methodik zur Durchführung von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen bei Software-Migrationen.

Beispiel aus der Entscheidungspraxis:

• Software - Vergabekammer Mecklenburg-Vorpommern, Beschl. v. 27.01.2014 - 2 VK 15 / 13 – Software - kamerale Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen („HKR“)  -
• Weiterentwicklung der bisherigen Software statt Beschaffung der Konkurrenzsoftware –
• Wirtschaftlichkeitsrechnung durch externen Berater (Variantenvergleich) - § 107 II, III Nr. 3 GWB  -
• „Bei der Beschaffungsentscheidung ist der Auftraggeber vergaberechtlich grundsätzlich ungebunden. Vergaberechtliche Grenzen der Bestimmungsfreiheit des öffentlichen Auftraggebers bestehen nur insoweit, als dieser grundsätzlich gehalten ist, den Marktzugang für alle potentiellen Bieter offen zu halten, indem er nach Möglichkeit Beschränkungen des Wettbewerbs durch zu enge, auf bestimmte Produkte oder Bieter zugeschnittene Leistungsbeschreibungen unterlässt (vgl. OLG Karlsruhe, Beschluss vom 15.11.2013, 15 Verg 5/13, vpr-online; OLG Düsseldorf, Beschluss vom 22.05.2013, Verg 16/12, Rdnr. 33, juris). Diese Grenzen sind indes eingehalten, sofern die Bestimmung durch den Auftragsgegenstand sachlich gerechtfertigt ist, vom Auftraggeber dafür nachvollziehbare objektive und auftragsbezogene Gründe angegeben worden sind und die Bestimmung folglich willkürfrei getroffen worden ist, solche Gründe tatsächlich vorhanden (festzustellen und notfalls erwiesen) sind, und die Bestimmung andere Wirtschaftsteilnehmer nicht diskriminiert (OLG Düsseldorf, OLG Karlsruhe, jeweils a.a.O.).Dabei bleibt die Überprüfung im Nachprüfungsverfahren aber auf die Frage beschränkt, ob nach dem Erkenntnishorizont des öffentlichen Auftraggebers zur Zeit der Entscheidung über die Festlegung des Beschaffungsbedarfs sachliche und auftragsbezogene Gründe für die Festlegung des Beschaffungsgegenstands vorhanden waren und der Entscheidung zugrunde gelegt wurden. Die vergaberechtlichen Prüfungs- und Untersuchungspflichten des Auftraggebers unterliegen nämlich Zumutbarkeitsgrenzen (vgl. OLG Karlsruhe, Beschluss vom 15.11.2013, 15 Verg 5/13, vpr-online, unter Berufung auf OLG Düsseldorf, Beschluss vom 01.08.2012 - Verg 10/12 - vpr-online).
• Dies begründet sich damit, dass die Zielsetzung des Vergaberechts darin liegt, einen fairen Wettbewerb zu gewährleisten und Vergabeentscheidungen aus sachfremden, diskriminierenden Gründen zu verhindern, nicht jedoch, dem öffentlichen Auftraggeber das vergaberechtliche Risiko einer unverschuldeten Fehlbeurteilung seines Beschaffungsbedarfs oder einer Fehleinschätzung von wirtschaftlichen oder technischen Entscheidungsgrundlagen zuzuweisen.
• Der öffentliche Auftraggeber verhält sich daher jedenfalls dann vergaberechtskonform, wenn er ihm zumutbare Ermittlungen zur Feststellung und Festlegung seines Beschaffungsbedarfs anstellt, insbesondere - wenn ihm selbst die erforderliche Sachkunde fehlt - die Beratung durch ein Beratungsunternehmen in Anspruch nimmt und die für die Festlegung des Beschaffungsgegenstands maßgeblichen Umstände gewissenhaft prüft und auf dieser Grundlage zu dem Ergebnis gelangt, dass sachliche Gründe vorliegen, die die konkrete Festlegung seines Beschaffungsbedarfs rechtfertigen. Der Vergabestelle kommt hierbei ein erheblicher Beurteilungsspielraum zu (OLG Karlsruhe, a.a.O.).
• Gemessen an den vorstehenden Grundsätzen ist die Entscheidung der Antragsgegnerin, die Fortentwicklung des bereits eingesetzten HKR-Systems XXX zu beschaffen und nicht auf eine alternative Software „umzusatteln“, vergaberechtlich nicht zu beanstanden, denn sie beruht auf zutreffenden, sachlichen und auftragsbezogenen Erwägungen.
• Zunächst blieb es der Antragsgegnerin unbenommen, wie geschehen ihre Beschaffungsentscheidung maßgeblich anhand von wirtschaftlichen Gesichtspunkten zu treffen, denn diese stellen einen sachlichen Auswahlgrund dar.
• Auch die Vorgehensweise der Antragsgegnerin bei der Ermittlung der wirtschaftlichsten Beschaffungsvariante weist entgegen der Ansicht der Antragstellerin keine grundlegenden systematischen oder inhaltlichen Fehler auf. Dabei ist der Antragstellerin allerdings zuzugestehen, dass allein unter Zugrundelegung des Vergabevermerks vom 18.12.2013 (einschließlich dessen Anlagen) gewisse Zweifel an der Plausibilität einzelner Ansätze insbesondere des in den „Grundlagen Kostenermittlung WiBe“ (Anlage 2 zum Vergabevermerk) enthaltenen Zahlenwerkes aufkommen können.
• Auch wenn der Inhalt des Vergabevermerks grundsätzlich für die Überprüfung maßgeblich ist, ob die Beschaffungsentscheidung diskriminierungsfrei erfolgt ist, bedeutet dies aber nicht, dass vom Auftraggeber im Nachprüfungsverfahren „nachgeschobene“ Erläuterungen generell unbeachtlich wären. Vielmehr sind sie von der Vergabekammer zu berücksichtigen, soweit die im Nachprüfungsverfahren vorgetragenen ergänzenden Erwägungen bzw. Erläuterungen sich auf Begründungen beziehen, die im Kern bereits im Vergabevermerk angelegt sind (vgl. OLG Karlsruhe, a.a.O.; Diehl in: Müller-Wrede, VOL/A, Kommentar, 3. Aufl., Rdnr. 44 zu § 24 EG, m.w.N.).
• Die Antragsgegnerin hat sämtliche, von der Antragstellerin als unzutreffend oder unschlüssig monierten Zahlenansätze, die in Form von Anlagen Gegenstand des Vergabevermerks sind, im Nachprüfungsverfahren ausführlich und schlüssig erläutert; einer Auseinandersetzung mit dem Inhalt des von der Antragstellerin mit Schriftsatz vom 17.01.2014 zu den Verfahrensakten gereichten Privatgutachtens XXX vom 14.01.2014 bedurfte es daher nicht.
• So hat die Antragsgegnerin z.B. auch nachgewiesen, dass die Annahme der Antragstellerin, die reinen Kosten ihrer Software seien zu Unrecht mit XXX statt mit XXX EUR in die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (Anlage 1 zum Vergabevermerk) eingeflossen, auf einer Fehlinterpretation der Antragstellerin beruht. Angesichts des erheblichen Aufwandes, den die Antragsgegnerin für die Ermittlung der jeweils für unterschiedliche Beschaffungsvarianten zu erwartenden Kosten angestellt hat, wozu auch Gespräche mit Anbietern alternativer Standard-Softwarelösungen gehörten, sowie der externen Wirtschaftlichkeitsbetrachtung durch ein einschlägiges Beratungsunternehmen sieht die Kammer keine Anhaltspunkte dafür, dass die Antragsgegnerin bei ihrer Beschaffungsentscheidung etwa bereits von Beginn an auf das Produkt der Beigeladenen fixiert gewesen sein könnte. Die gegenteiligen Behauptungen der Antragstellerin - mit denen sie auch einen angeblichen Verstoß gegen § 16 Abs. 1 VgV begründen will - beruhen auf bloßen Vermutungen, für die es aber weder in der Vergabeakte noch sonst konkrete Anhaltspunkte oder gar Belege gibt.
• Soweit sich die Antragstellerin auf vermeintliche Mängel in der Vergabedokumentation, nämlich das Fehlen von Unterschriften in den Anlagen 1 bis 4 zum Vergabevermerk vom 18.12.2012 beruft, vermag dies am vorerwähnten Ergebnis nichts zu ändern. Zum einen erscheint es bereits zweifelhaft, ob die in § 24 VOL/A-EG angeordnete Dokumentationspflicht auch die Unterzeichnung von Anlagen zum (ordnungsgemäß unterzeichneten) Vergabevermerk verlangt (vgl. Rechtsprechungsübersicht bei Weyand, Vergaberecht, Stand: 26.11.2012, Rdnr. 281 bis 281/0,3).
• Einer Entscheidung dieser Frage bedarf es indes an dieser Stelle nicht, weil selbst im Falle der Feststellung entsprechender Dokumentationsmängel hieraus noch nicht automatisch folgen würde, dass die betroffenen Vergabeschritte zu wiederholen wären. Eine derartige Anordnung durch die Vergabekammer wäre vielmehr nur dann geboten, wenn anderenfalls zu besorgen wäre, dass die Berücksichtigung der nicht unterzeichneten Dokumente (Anlagen zum Vergabevermerk) im Nachprüfungsverfahren nicht ausreichen könnte, um eine wettbewerbskonforme Auftragserteilung zu gewährleisten (vgl. Hänsel in: Ziekow/Völlink, Vergaberecht, 2. Auflage 2013, Rdnr. 11 zu § 20 VOB/A, unter Berufung auf BGH NZBau 2011, 175, 184). Letzteres ist aus Sicht der Kammer jedoch nicht der Fall.
• Da die Entscheidung der Antragsgegnerin, die Software „XXX“(künftige Version) zu beschaffen, vergaberechtlich nicht zu beanstanden ist, kommt es für den Ausgang des Nachprüfungsverfahrens nicht mehr auf die Frage an, ob die Antragsgegnerin zu Recht vom Vorliegen der Voraussetzungen des § 3 Abs. 4 c) VOL/A-EG für einen Verzicht auf einen Teilnahmewettbewerb ausgegangen ist. Selbst wenn die Antragsgegnerin vergaberechtlich gehalten wäre, die beabsichtigte Beschaffung des Systems „XXX“(neue Version) europaweit auszuschreiben, fehlte es der Antragstellerin diesbezüglich an der Antragsbefugnis gemäß § 107 Abs. 2 Satz 2 GWB. Der nach dieser Vorschrift erforderliche Schaden infolge eines möglichen Vergaberechtsverstoßes ist auf Seiten der Antragstellerin nicht ersichtlich, da diese selbst nicht behauptet hat, das System „XXX“ (neue Version) liefern zu können und sich demgemäss an einer etwaigen entsprechenden Ausschreibung beteiligen zu wollen.

Ältere Hinweise

Wirtschaftlichkeitsrechnungen
Hier ist auf die Vorläufigen Verwaltungsvorschriften zur Bundeshaushaltsordnung - VV-BHO - zu § 7 zu verweisen, die sich mit dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit, Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen selbst sowie als Planungsinstrument, dem Interessenbekundungsverfahren sowie einer Arbeitsanleitung (Einführung in Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen) befaßt.

Abgedruckt bei Piduch, Bundeshaushaltsrecht, LsBl.. § 7 , S. l ff.

In diesem Zusammenhang ist auch die Aufforderung zu nennen, eine mögliche Privatisierung (Outsourcing/Ausgliederung) zu prüfen, und insbesondere in ,,geeigneten Fällen" ein ,,Interessenbekundungsverfahren" (vgl. § 7 II S.2 BHO - Erkundung privater Träger als Interessenten für die Erfüllung der Aufgabe) durchzuführen.
Vgl. zu allem Piduch,LsBl. Bundeshaushaltsrecht, § 7 Rdnr.- 4, 5; zu Kosten-Nutzen-Untersuchungen Rdnr. 6, zu Erfolgskontrollen Rdnr. 7, zu Kosten-Leistungsrechnungen (,,wahre Kosten der Behörde") Rdnr. 7a) zum Interessenbekundungsverfahren Rdnr. 8; auch Heller, aaO, Rdnr. 130 ff.

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