Die Vorschrft des früheren § 22 VOB/A ist die § 14a VOB/A ersetzt worden - allerdings ist der Regelungsgehalt weitgehend ähnlich. Vgl. acuh §§ 39, 40 II UVgO.
Insofern wird Aktualisierung empfohlen.
Muster Niederschrift Öffnungsverhandlung
Öffnung
Checklist Öffnungsverhandlung
Eröffnungstermin
Aufbewahrung und Öffnung - Dokumentation - Niederschrift - Beweissicherung
Aufbewahrung und Öffnung der Angebote ("Niederschrift") sind in den §§ 39, 40 II UVgO sowie ausführlicher in § 14a VOB/A geregelt. In der UVgO liegt der Schwerpunkt in der Prüfung der Angebote etc. und der entsprechenden Dokumentation nach § 6 UVgO (auch § 8I VGV).
Die Niederschrift bzw. Dokumentation ist nach § 14a VOB/A bzw. §§ 6, 40 II, 41 UVgO präzise zu fertigen (Beweismittel für die Betrroffenen Auftraggeber, Bieter, etc.). Sie dient u- a. als Nachweis für die Zahl, die Rechtzeitigkeit und Ordnungsmäßigkeit der eingegangenen Angebote. In § 14a VOB/A (früher § 22 Nr. 1 ff. VOB/A) sind die Einzelheiten für den Eröffnungstermin etc. geregelt.
Formulare: Im VHB ist für die Niederschrift das Formblatt Vergabeverhandlung (früher "Verdingungsverhandlung") vorgesehen. Mangels Formblatt, das andernfalls benutzt werden sollte, kann das Muster Niederschrift Eröffnungsverhandlung benutzt werden. Hierbei sind die aktuellen Vorschriften der §§ 14a VOB/A bzw. §§ 39, 40,41 I UVgOzu beachten.
Nur mit einer vollständigen und exakten Niederschrift bzw. Dokumentation kann die Vergabestelle den Nachweis für
- fehlende Ordnungsmäßigkeit
- fehlende Rechtzeitigkeit
- etc. führen .
Dokumentationspflicht
Unvollständige oder unzutreffende Niederschriften stellen Fehler des Vergabeverfahrens dar, die zu schweren Problemen führen können (Darlegungs- und Beweislast - Transparenzgebot). Vor allem sind dann Verrtöße gegen die Dokumentationspflichten (vgl. § 6 UVgO, 8 I VGV bzw. § 20 VOB/A) anzunehmen, die auch Vergebnachprüfungsverfahren oberhlab der Schwellenwerte bedeutsam werden können.
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