Verträge mit der öffentlichen Hand kommen zustande durch Angebot des Bieters und Zuschlag des Auftragebers (vgl. insofern §§ 145 ff BGB - insbesondere §§ 151, 150 I, II BGB einerseits und §§ 53, 58 VgV bzw. §§ 38, 43 UVgO).

Zivilrechtlich wird der Vertrag durch Antrag und übereinstimmende rechtzeitige Annahme geschlossen - §§ 151, 150, BGB. Im Vergaberecht sind diese Grundsätze  ebenfalls zu beachten. Allerdings sind Besonderheiten der Vergabeverfahren zu beachten.

Angebote müssen form- und fristgerechte eingereicht werden. Der Bieter ist nach Abgabe des Angebots bis zum Ablauf der Bindefrist gebunden. Der Zuschlag ist rechtzeitig - grundsätzlich in der Zuschlagsfrist (entfallen) bzw. Bindefrist - zu erteilen. Angebots- und Bindefrist sind in §§ 13 UVgO, 20 VgV geregelt. Die Zuschlagsfrist ist nicht mehr vorgesehen.

Vertragsschluss - Zuschlag – Antrag - Annahme – AGB

Übersicht

I. Schaubild

II. Neuere Rechtsprechung und Literatur

I. Schaubild

Vertragsschluss – Angebot – Annahme Angebotsfrist - Änderung/Ergänzung der Vergabeunterlagen - Kollision der AGB

Übersicht

 A Vergabeunterlagen

Angebot

+ Arz 1)

Zuschlag

+Arz

Antrag und Annahme Vertragsinhalt wie Vergabeunterlagen

A Vergabeunterlagen

 

+ Avsp 2)

+ Arz – Zuschlag statt Ausschluss

Vertrag – richtig wäre Ausschluss nach §§ 13 I, 42 I Nr. 1 UVgO, 57 I Nr. 1 VgV

 

A Vergabeunterlagen

 

+ Arz

+  Arz - Zuschlag nach Verlängerung der  Bindefrist

+  Arz - Vertrag

 

A Vergabeunterlagen

 

+ Arz

 + B = Zuschlag nach Ablauf der Bindefrist „neuer Antrag“

+  Arz – Vertragsschluss zivilrechtlich wirksam, vergaberechtlich bedenklich 3)

 

A Vergabeunterlagen mit AGB

+ Arz Angebot wie Vergabeunterlagen

 

+ Arz Zuschlag

 

Vertrag mit

Auftraggeber - AGB

A Vergabeunterlagen mit AGB

B 4) Angebot mit eigenen AGB oder Änderung der Vergabeunterlagen

 

Ausschluss nach § 42 I Nr. 4 UVgO, 57 I Nr. VgV 5)

Kein Vertrag

A Vergabeunterlagen mit AGB

 

B Angebot mit eigenen AGB oder Änderung bzw. Ergänzung der Vergabeunterlagen

+ Brz = Zuschlag statt Ausschluss nach  § 42 I Nr. 4 UVgO

Vertrag mit Bieter-AGB – schwerer Fehler -aber anders „Einzelfall“-Entscheidung (?) des BGH 5)

A Vergabeunterlagen mit AGB

 

B Angebot nur mit eigenen AGB – Monopolist  - Verhandlungsverfahren (?)

 

Brz  Zuschlag auf B

 

 

Angebot maßgeblich für Vertragsinhalt – Vertrag mit AGB des Bieters – Begründung in Dokumentation (fehlende Durchsetzbarkeit der eigenen AGB)

1) rz = rechtzeitig

2) versp = nach Ablauf der Angebotsfrist - nach Ablauf der Angebotsfrist vgl. §§ 13 I, 42 I Nr. 1 U VgO, 20, 53 I Nr. 1 VgV – verfristetes Angebot

3) Müssen den anderen Bietern diese Möglichkeit auch eingeräumt werden – Gleichbehandlungs- und Transparenzgrundsatz? – Vgl. BGH, Urt. v. 6.9.2012 - VII ZR 193/10 – NZBau 2012, 694 - abändernder Zuschlag (neue Bauzeit, Herausnahme einzelner Leistungen) als neuer Antrag

3) B = von den Vergabeunterlagen abweichendes oder ergänzendes Angebot – vgl. § 42 I Nr. 1 UVgO, 57 I Nr.1 VgV

4)  Vgl. Beifügung zum Angebot - OLG Naumburg, Urt. v. 26.10.2004 – 1 U 30/04 - VergabeR 2005, 261 (Anm. v. Noch): Beifügung eigener AGB durch Bieter in Angebotsschreiben – „Hiermit hat sie (ergänzt Bieter) sogar massiv gegen in die vorgegebenen Vertragsbedingungen ... verstoßen...“

5) BGH Urt. v. 18.6.2019 - X ZR 86-17 – Straßenbauarbeiten – AGB (hier ZVBBau) mit qualifizierter Abwehrklausel und abweichende Zahlungsbedingungen im Angebot – kein Vertragsinhalt der Bieter-AGB – Missverständnis – kritisch zu sehen.

II. Einzelheiten

  1. Zuschlag
  1. Bekanntmachung
  2. Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots
  3. Mögliche weitere Kriterien neben dem Preis bzw. den Kosten
  4. „In Verbindung“ mit dem Auftragsgegenstand
  5. Gewichtung

 

1. Zuschlag

1.1. Zuschlag und Vertragsschluss

Wie der Vertrag zustande kommt, ist weder im GWB, noch in  VgV oder UVgO geregelt. Maßgeblich sind insofern die §§ 151 1. Halbs., 130, 145 f BGB. Die Bekanntmachung bzw. die Vergabeunterlagen enthalten die Aufforderung zur Abgabe eines Vertragsantrags, hier eines Angebots, das durch den Zuschlag angenommen wird.

BGH, Urt. v. 6.9.2012 - VII ZR 193/10 – NZBau 2012, 694 - abändernder Zuschlag (neue Bauzeit, Herausnahme einzelner Leistungen) als neuer Antrag; OLG Thüringen, Beschl. v. 30.10.2006 – 9 Verg 4/06 – Winterdienst etc. – Bindefristablauf; hierzu auch Bartl, GWB, § 127 Anm. 1.

Im Vergabeverfahren haben insofern die zivilrechtlichen Grundsätze Bedeutung. Für Vorbereitung und Durchführung des Vergabeverfahrens greifen die Pflichten nach §§ 241 II [311 II, III, 280, 249 f] BGB – frühere c.i.c.) ein.

Angebots- und Bindefristen sind nach den §§ 13 UVgO, 20 VgV festzulegen. Verspätete Angebote werden ausgeschlossen (§ 42 I Nr. 1 UVgO, 57 I Nr. 1 VgV). Ist die Bindefrist abgelaufen (vgl. § 150 I BGB), so liegt im Zuschlag ein „neuer Antrag des Auftraggebers“, der der Annahme des Bieters bedarf. Weicht der Zuschlag vom Angebot ab, so liegt darin ein neuer Antrag vor, der der Annahme durch den Auftragnehmer bedarf.

Für den Zuschlag sieht § 43 UVgO (§ 58VgV) keine Form vor. Insoweit ist § 7 II UVgO einschlägig. Da der Zuschlag das Angebot betrifft, scheidet (nicht nur aus Beweisgründen) die mündliche Form aus. Ferner ist eine „ausreichende und geeignete Dokumentation“ (vgl. § 6 I UVgO) erforderlich. Folglich wird man den Zuschlag via E-Mail oder Fax mit Aufforderung zur Bestätigung des Zuschlags oder eben elektronisch erteilen.

1.2. Entscheidung durch zwei Vertreter

Bei der Entscheidung über den Zuschlag „sollen“ in der Regel mindestens zwei Vertreter des Auftraggebers mitwirken (§ 43 VIII UVgO, § 58 V VgV). Unter „Mitwirkung“ ist eine entsprechende „gemeinsame Entscheidung“ zu verstehen. Um „Patt-Situationen“ zu vermeiden, sollte insofern ein „Dreier-Gremium“ vorgesehen sein, um in Streitfällen eine Abstimmung herbeizuführen. Der Schritt ist nach § 6 I UVgO zu dokumentieren. Die weiteren Maßnahmen („Compliance“-Aspekte) sind in das Ermessen des Auftraggebers gestellt. Bei der Öffnung (vgl. § 40 UVgO; vgl. § 55 II VgV) und der Zuschlagsentscheidung darf es sich insofern um dieselben Personen handeln. Weitergehende Maßnahmen sind, falls entsprechendes Personal verfügbar ist, durchaus zu empfehlen.

Selbstverständlich sind die in den §§ 3 – 5 UVgO (vgl. auch §§ 5 - 7 VgV) enthaltenen Grundsätze (Vertraulichkeit, Interessenkonflikt, Vorbefassung etc.) auch hier zu beachten.

1.3. Zuschlagskriterien

Während § 58 I VgV auf § 127 GWB und den darin enthaltenen Grundsatz verweist, dass der Zuschlag „auf das wirtschaftlichste Angebot“ erteilt wird und dort folglich auf die Ausführungen zu § 127 GWB Bezug genommen werden kann, fehlt dies in § 43 UVgO.

Allerdings stimmen § 127 I GWB und § 43 I, II UVgO sachlich wohl vollständig überein. § 58 II konkretisiert wie auch § 43 II UVgO den in § 127 I S. 2 und 3 GWB enthaltenen Grundsatz, wonach neben dem Preis auch „qualitative, umweltbezogene oder soziale Zuschlagskriterien“ berücksichtigt werden können.

Hierzu u. a. Ferber, Thomas, Das Rätsel „Preis-Leistungs-Verhältnis“, Vergabe Navigator Sonderheft 2016, 23; Ferber, Thomas, Die Crux mit den Noten, VergabeNavigator 2016, 10; Ferber, Thomas: Vor- und Nachteile verschiedener Wertungssysteme, Vergabe Fokus 6/2016, 14; Gaus, Michael, Abschaffung der Schulnoten in der Angebotswertung?, NZBau 2017, 134; Hake, Martin, Praxistest Wirtschaftlichkeit, Vergabe Navigator Sonderheft 2016, 19; Janitzek, Robert, Durchführung eines Qualitätswettbewerbs, Vergabe News 2016, 182; Kirch, Thomas; Jentzsch, Laura: Wertung von Konzepten – Neues vom Schulnotensystem (Vergabe News 1/2017, 2; Mohr, Jochen; Sozial motivierte Beschaffungen nach dem Vergaberechtsmodernisierungsgesetz 2016, EuZA 1/2017, 23; Noch, Rainer, Gute Noten für die Schulnoten (Vergabe Navigator 1/2017, 23; Rhein, Kay-Uwe: Energieeffiziente Feuerwehr, Vergabe Navigator 2017, 8.

Zuschlagskriterien (§ 43 UVgO, § 58 VgV) sind von Eignungskriterien (§§ 31, 33 UVgO und Ausführungsbedingungen (§ 45 UVgO) getrennt zu prüfen und zu unterscheiden.

Eignungskriterien: Unternehmen

Zuschlagskriterien: konkretes Angebot

Ausführungsbedingungen: Ausführung = Stadium nach dem Zuschlag,

  1. Bekanntmachung

Nach §§ 28 II Nr. 14, auch 43 VI UVgO (vgl. auch § 127 V GWB bzw. § 58 III VgV) sind die Zuschlagskriterien einschließlich ihrer „Gewichtung“ bekannt zu machen oder in die Vergabeunterlagen (vgl. § 21 I Nr. 2 UVgO) aufzunehmen. Wenn die Zuschlagskriterien in die Bekanntmachung und die Vergabeunterlagen aufgenommen werden, dürfen keine Widersprüche, Unklarheiten oder Unvollständigkeiten vorliegen. Diese treffen den Auftraggeber.

Bartl, VgV, § 58 Rn. 2.1.; auch Kulartz u. a., VgV, § 58 Rn. 86; zur vollständigen Bekanntmachung - Konkretisierung in VU insofern für die Eignung nach bisherigem Recht OLG Frankfurt a.M., Beschl. v. 16.2.2015 - 11 Verg 11/14 -– unvollständige Bekanntmachung der Nachweise für die Eignung – nicht ausreichend Verweis auf § 7 III EG VOL/A ohne weitere Konkretisierung als Verstoß; OLG Düsseldorf, Beschl. v. 23.6.2010 – Verg 18/10 - Hinweise zur Eignung erstmals konkret in den Verdingungsunterlagen (unzulässig); OLG Jena, Beschl. v. 21.9.2009 — 9 Verg 7/09 -  Bekanntmachungsinhalt: alle geforderten Nachweise – allenfalls Konkretisierung in den Vergabeunterlagen; OLG Hamburg, Beschl. v. 24. 9. 2010 - 1 Verg 2/10 – Eignungsnachweise in Bekanntmachung: Grundsatz der Vollständigkeit der Bekanntmachung – keine nachträglich erhöhten Anforderungen, lediglich Konkretisierung in Vergabeunterlagen zulässig

An die bekannt gemachten (zulässigen) Zuschlagskriterien ist der Auftraggeber gebunden. Spätere Änderungen kommen grundsätzlich nicht in Betracht. Auch zusätzliche Kriterien dürfen nicht eingeführt werden. Fehler können noch beseitigt werden. Ändert der Auftraggeber insofern die Zuschlagskriterien oder verzichtet er auch auf nur einen Teil, so muss er allerdings allen (Bewerbern und) Bietern innerhalb angemessener Frist (vgl. § 13 I UVgO) die Möglichkeit zur Überarbeitung der Angebote geben.

  1. Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots

Dies bedeutet, dass es auch zulässig ist, nur den Preis allein als Zuschlagskriterium vorzusehen. Das gilt auch für die „Kosten“, wenn sie als einziges Zuschlagskriterium genannt werden.

 

Bei dem Zuschlagskriterium „Kosten“ auf der Grundlage der Lebenszykluskosten statt des Preises ist § 59 VgV nach § 43 IV UVgO entsprechend anzuwenden. Die jeweilige Berechnungsmethode ist nach § 59 II S. 1 VgV anzugeben (Auftragsbekanntmachung nach § 38 VgV oder Vergabeunterlagen nach § 29 VgV – mithin § 28 II Nr. 14 UVgO und § 21 I Nr. 2 UVgO).

 

„Die Berechnungsmethode „kann“ umfassen

1. die Anschaffungskosten,

2. die Nutzungskosten, insbesondere den Verbrauch von Energie und anderen Ressourcen,

3. die Wartungskosten,

4. Kosten am Ende der Nutzungsdauer, insbesondere die Abholungs-, Entsorgungs- oder Recyclingkosten, oder

5. Kosten, die durch die externen Effekte der Umweltbelastung entstehen, die mit der Leistung während ihres Lebenszyklus in Verbindung stehen, sofern ihr Geldwert nach Absatz 3 bestimmt und geprüft werden kann; solche Kosten können Kosten der Emission von Treibhausgasen und anderen Schadstoffen sowie sonstige Kosten für die Eindämmung des Klimawandels umfassen.“

 

  1. Mögliche weitere Kriterien neben dem Preis bzw. den Kosten

Zusätzlichen Kriterien sind nach der nicht abschließenden „Liste“ vorzunehmen:

Preis (oder Kosten - vgl. auch § 59 I VgV) und weitere Kriterien insbesondere

  1. „Gruppe“

- „qualitative“

- „ästhetische“

- „zweckmäßige“

- „behinderungsgerechte“

- „soziale“

- „umweltbezogene“

-  „innovative“

-  „vertriebliche“ etc.

  1. „Gruppe“

„Organisation“ und „Personal“ – auch Präsentation des Teams

III. „Gruppe

„Kundendienst und technische Hilfe, Lieferbedingungen, Liefertermin, Lieferverfahren, Liefer- oder Ausführungsfristen“.

  1. „In Verbindung“ mit dem Auftragsgegenstand

Nach § 43 III UVgO ist der „konkrete Auftragsbezug“ erforderlich.

Bei der „Auswahl“ der Kriterien hat der Auftraggeber nach § 43 III UVgO (vgl. auch § 127 III GWB) nachzuweisen, dass die Zuschlagskriterien „mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen“. Dies ist zwingend („müssen“). Reduziert wird dieses Risiko durch eine Art „widerlegliche Vermutung“ in § 43 III S. 2 UVgO (vgl. auch § 122 III S. 2 GWB). Diese greift dann ein, wenn sich ein Zuschlagskriterium z. B. „auf Prozesse im Zusammenhang mit der Herstellung, Bereitstellung und Entsorgung der Leistung, auf den Handel mit der Leistung oder auf ein anderes Stadium im Lebenszyklus der Leistung bezieht.“

 

Die geforderte Verbindung mit dem Auftragsgegenstand ist jedenfalls dann anzunehmen, wenn der insofern „denkbare Zusammenhang“ nicht als willkürlich oder sachfremd „konstruiert“ anzusehen ist. Das zusätzliche Zuschlagskriterium neben dem Preis bzw. den Kosten muss sich  „nicht auf die materiellen Eigenschaften des Auftragsgegenstandes auswirken“ (keine „Leistungsverbesserung“ erforderlich).

  1. Gewichtung

Nach § 43 VI UVgO (§ 58 III VgV – auch § 127 V GWB) muss auch die „Gewichtung“ der Zuschlagskriterien festgelegt werden. Hierbei ist zunächst § 43 V (vgl. auch § 127 IV GWB) zu beachten. Damit müssen Bestimmtheit, keine Willkür und Überprüfungsmöglichkeit vorliegen. Unzulässig sind z. B. Gewichtungen von Preis (90 %) neben weiteren („Alibi“-) Kriterien (10 %). Das 10-%-Kriterium ist nach seinem „Gewicht“ unerheblich und dient lediglich der erwähnten „Preiskorrektur“. In diesem Fall fehlt auch die in § 43 VI UVgO (vgl. auch § 58 III VgV) anzutreffende „Spanne“ bzw. „Bandbreite“.

Ist die Gewichtung „aus objektiven Gründen“ nicht möglich, darf der Auftraggeber die Zuschlagskriterien in absteigender Rangfolge angeben. Welches Gewicht Preis und weitere Kriterien im Übrigen jeweils „mindestens“ haben müssen, ist im Einzelfall zu entscheiden.

„Echte Gewichtungen“ sind sicherlich z. B. bei Aufteilungen von 70 (Preis) und weniger bzw. mehr und 30 (weitere Kriterien) und mehr anzunehmen. Die Gewichtung ist auch nachvollziehbar und vertretbar zu begründen.

Neben den „Hauptkriterien“ und deren „Gewichtung“ sind z. B. auch die „Unterkriterien“ des jeweiligen Hauptkriteriums anzugeben. Hierbei kann mit Punktsystemen oder Prozentangaben gearbeitet werden. Mit sog. A-Kriterien oder KO-Kriterien (=Ausschlusskriterien) haben diese weiteren Kriterien nichts zu tun.

Nur wenn neben dem Preis weitere Kriterien (siehe nachfolgend) vorgesehen sind und „Gewicht“ haben, kann es zu Wertungen neben dem Preis kommen.

 

Hauptkriterium I

Hauptkriterium II

Preis

Weitere Kriterien

60 % oder Punkte

40 % oder Punkte

Begründung für überwiegende Gewichtung

Unterkriterien

Erreichbare % bzw. Punkte

Bewertungsrahmen – Schulnotensystem 0 – 5

oder „niedrig – mittel – hoch“

Qualität

bis 30

 

Personal

bis 25

 

Methodik

bis 20

 

Kundendienst

bis 15

 

Technische Hilfe

bis 10

 

Preis

%-Zahlen oder Punkte:

 

Fortgesetzt wird diese Bewertung z. B. durch eine Addition von Preis- und Leistungspunkten („wirtschaftlichstes Preis-Leistungs-Verhältnis“). Sicher ist man insoweit selbst bei einfachen Systemen nicht. Nicht nur kompliziertere Systeme können Fehlerquellen aufweisen.

Eine Hilfe bietet u. a. die UFAB VI (und EVB-IT), die aber primär für den IT-Bereich und dort vor allem für größere Projekte etc. gedacht ist. Vgl. www.cio.bund.de .

III. Neuere Rechtsprechung und Literatur

Vertragsschluss - Zuschlag – Antrag - Annahme – AGB

Altere Rechtsprechung und Literatur 

  1. Literatur - Auswahl