14. Dokumentationspflicht

Verletzung der Dokumentationspflicht nicht immer folgenreich

 Nach §§ 20 VOL/A, 24 EG VOL/A, 20 EG VOB und VOB/A besteht die Pflicht zur Dokumentation.

Für die Verfahren oberhalb der Schwellenwerte sind Mindestangaben erforderlich.

Vom Sinn und Zweck geht es darum, die erforderliche Transparenz des Vergabeverfahrens zu sichern.

Insbesondere sollen Maßnahmen und Gründe sowie der Ablauf in nachvollziehbarer Weise Schritt für Schritt erfasst sein.

Dokumentationsmängel (Lücken, fehlende Punkte etc.) sind nur relevant, wenn sie sich auf die Position des betroffenen Bieters etc. auswirken. Eine Zurückversetzung in den Stand des Verfahrens, zu dem die Dokumentation noch oder nicht mehr ordnungsgemäß war, scheidet wegen des Beschleunigungsgrundsatzes vielfach aus. Allerdings muss die Dokumentation grundsätzlich vollständig und aktuell geführt sein. Ein Nachreichen im Vergabeüberprüfungsverfahren ist kritisch zu betrachten.

Entscheidung:

Vergabekammer Niedersachsen, Beschl. v. 28.05.2014 - VgK - 13/2014 – Schülerbeförderung – – im Einzelfall ist fehlende Dokumentation und Begründung für weitere Nachweise nicht erheblich genug („Der BGH hat zu den Folgen einer Verletzung der Dokumentationspflicht einschränkend ausgeführt: Das Gesetz gebe der Vergabekammer vor, bei ihrer gesamten Tätigkeit darauf zu achten, dass der Ablauf des Vergabeverfahrens nicht unangemessen beeinträchtigt werde (§110 Abs. 1 Satz 4 GWB). Mit dieser dem vergaberechtlichen Beschleunigungsgrundsatz verpflichteten Regelung sei es (in diese Richtung auch OLG München, VergabeR 2010, 992, 1006), nicht vereinbar, bei Mängeln der Dokumentation im Vergabevermerk generell und unabhängig von deren Gewicht und Stellenwert von einer Berücksichtigung im Nachprüfungsverfahren abzusehen und stattdessen eine Wiederholung der betroffenen Abschnitte des Vergabeverfahrens anzuordnen. Dieser Schritt sollte vielmehr Fällen vorbehalten bleiben, in denen zu besorgen ist, dass die Berücksichtigung der nachgeschobenen Dokumentation lediglich im Nachprüfungsverfahren nicht ausreichen könnte, um eine wettbewerbskonforme Auftragserteilung zu gewährleisten. (BGH, Beschluss vom 08.02.2011, X ZB 4 / 10, zit. nach VERIS). Die Vergabekammer Niedersachsen hat ergänzt (Beschluss vom 05.12.2013, VgK-39/2013), dass die Dokumentationspflicht auch in Ansehung der Rechtsprechung des BGH fortbesteht. Die Dokumentationspflichten der Vergabe- und Vertragsordnungen sind eine wesentliche Säule des vergaberechtlichten Transparenzgebotes gemäß § 97 Abs. 1 GWB. Sie wären völlig wirkungslos und überflüssig, wenn man den öffentlichen Auftraggebern die Möglichkeit einräumen wollte, jegliche fehlende Dokumentation, sei der betroffene Wertungsvorgang bzw. der zu dokumentierende Sachverhalt auch noch so wichtig, jederzeit erst aufgrund eines Nachprüfungsantrags einfach nachreichen zu können. Vielmehr ist der öffentliche Auftraggeber weiterhin gehalten, einen überhaupt nicht dokumentierten Wertungsabschnitt erneut oder ggf. erstmalig durchzuführen und dann zeitnah gemäß § 24 EG VOL/A zu dokumentieren. Derartig gravierende Dokumentationsfehler liegen hier aber nicht vor. Eine Maßnahme gemäß § 114 GWB wäre daher unverhältnismäßig.)