eVergabe-Software beschaffen

Nach der Reform des Vergaberechts ist die „elektronische Vergabe“ erforderlich. Insofern benötigen die Auftraggeber entsprechende Software-Lösungen. Der Verfasser hat einige wichtige Punkte für Sie zusammengestellt.

 

Die elektronische Vergabe steht im Mittelpunkt zahlreicher Vorschriften. Insofern bestehen aber zahlreiche offene Fragen und Unsicherheiten. Das zeigt die nachfolgende Übersicht:

§§

Punkte

 

VOL/A

§ 11 – Grundsätze der Informationsvermittlung

 

VOB/A

§§ 11 – Grundsätze der Informationsvermittlung, 11a - Anforderungen an elektronische Mittel

 

Art. 7 VgRModVO

Inkrafttreten: 18.4.2016

 

§ 81 VgV

Übergangsbestimmungen: keine Anwendung des § 53 I VgV (Angebote etc. in Textform mittels elektronischer Mittel) für zentrale Beschaffungsstellen bis zum 18.4.2017, andere Vergabestellen bis zum 18.10.2018

 

§ 97 V GWB

Grundsätzlich elektronische Mittel

 

Art. 2 Nr. 19. RL 2014/24/EU

elektronische Mittel“ nach der Richtlinie: „elektronische Mittel“ elektronische Geräte für die Verarbeitung (einschließlich digitaler Ko9mpmpression) und Speicherung von Daten, die über Kabel, Funk, mit optischen Verfahren oder mit anderen elektromagnetischen Verfahren übertragen, weitergeleitet oder empfangen werden;“

 

§ 113 GWB

Ermächtigungsgrundlage für VgV etc.

 

§ 13 VgV

Ermächtigungsgrundlage für Vorschriften über elektronische Mittel – Basisdienste für die elektronische Auftragsvergabe und technische Standards

Vgl. Begründung zu § 13 VgV

Grundsätze

 

 

§ 9 I VgV

Grundsätzliche Verwendung von Geräten und Programmen für die elektronische Datenübermittlung = „elektronische Mittel“

 

§ 9 II VgV

Unzulässigkeit „mündliche Kommunikation“ betreffend Vergabeunterlagen, Teilnahmeanträge, Interessensbestätigung und Angebote – ansonsten zulässig bei ausreichender und geeigneter Dokumentation

 

§ 9 III VgV

Zulässigkeit des Verlangens der „Registrierung“ (Angabe von Unternehmensbezeichnung und elektronischen Adresse) – Unzulässigkeit der Registrierung „für den Zugang“ zur Auftragsbekanntmachung und zu den Vergabeunterlagen bei Zulässigkeit freiwilliger Registrierung („offene Bekanntmachung und offene Vergabeunterlagen“

 

§ 10 I VgV

Anforderungen an die verwendeten elektronischen Mittel (für den Empfang): Nr. 1. – 7. - .“... dass

1. die Uhrzeit und der Tag des Datenempfanges genau zu bestimmen sind,

2. kein vorfristiger Zugriff auf die empfangenen Daten möglich ist,

3. der Termin für den erstmaligen Zugriff auf die empfangenen Daten nur von den Berechtig­ten festgelegt oder geändert werden kann,

4. nur die Berechtigten Zugriff auf die empfangenen Daten oder auf einen Teil derselben ha­ben,

5. nur die Berechtigten nach dem festgesetzten Zeitpunkt Dritten Zugriff auf die empfangenen Daten oder auf einen Teil derselben einräumen dürfen,

6. empfangene Daten nicht an Unberechtigte übermittelt werden und

7. Verstöße oder versuchte Verstöße gegen die Anforderungen gemäß Nummer 1 bis 6 ein­deutig festgestellt werden können.

 

§ 10 II VgV

Mittel für den Empfang: - einheitliche Datenaustauschschnittstelle – Interoperabilitäts- und Sicherheitsstandards gemäß § 3 des Vertrags über die Errichtung des IT-Planungsrats und über die Grundlagen der Zusammenarbeit beim Einsatz der Informationstechnologie in den Verwaltungen von Bund und Ländern vom 1. April 2010: - Gegenwärtig existiert eine solche einheitliche Datenaustauschschnittstelle nicht. Zwar hat der IT-Planungsrat am 17.6.2015 bei seiner 17. Sitzung den Enteroperabilitätsstandard „X Vergabe" als nationalen Standard beschlossen.35 Da es diesen Standard in der Praxis aber noch nicht gibt, hat der Planungsrat bei seiner 17. Sit­zung zugleich beschlossen, dass der Standard „XVergabe." innerhalb eines Jahres nach der Beschlussfassung umgesetzt wird.36Das ist bis heute weder geschehen noch angekündigt.37 Es bleibt zu hoffen, dass die angekündigte Umsetzung zeitnah vollzogen wird.“

So Probst/Winters, CR 2016, 349, 354.

Website des IT-Planungsrats: 17. Sitzung des IT-Planungsrats

Entscheidung 2015/18-XVergabe als nationaler Standard

1. Unter Bezug auf § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 des Vertrages über die Errichtung des IT-Planungsrats und über die Grundlagen der Zusammenarbeit beim Einsatz der Informationstechnologie in den Verwaltungen von Bund und Ländern (IT-Staatsvertrag) beschließt der IT-Planungsrat auf der Grundlage der technischen Spezifikation "XVergabe Kommunikationsschnittstelle" in der Fassung vom 10.02.2015 die verbindliche Anwendung des Interoperabilitätsstandards XVergabe als nationalen Standard.

2. Der IT-Planungsrat stimmt dem vorgelegten Betriebskonzept in der Version 1_0 zu.

3. Der IT-Planungsrat wird bis Ende 2017 eine Regelung zur Finanzierung des Betriebs des Standards XVergabe ab 2018 treffen.

4. Die Umsetzung des Standards XVergabe erfolgt innerhalb eines Jahres nach dieser Beschlussfassung.

§ 11 VgV

Anforderungen an elektronische Mittel im Vergabeverfahren

 

§ 11 I VgV

allgemein verfügbar, nichtdiskriminierend, kompatibel mit den allgemein verbreiteten Geräten etc., barrierefrei

 

§ 11 II VgV

Gewährleistung der Unversehrtheit, Vertraulichkeit und Echtheit der Daten

 

§ 11 III VgV

Überlassung aller notwendigen Informationen über die Mittel, die technischen Parameter, das verwendete Verschlüsselungs- und Zeiterfassungsverfahren

 

 

Einsatz alternativer nicht allgemein verfügbarer elektronischer Mittel

 

§ 12 I VgV

1. unentgeltlicher, uneingeschränkter, vollständiger Zugang

2. Eigeneinsatz dieser alternativen elektronischen Mittel

 

§ 12 II VgV

Bauleistungen und Wettbewerbe: Nutzung elektronischer Mittel für die Baudatenbankmodellierung (allgemein verfügbar oder alternativer uneingeschränkter Zugang

Begründung - Zu Absatz 2

Absatz 2 räumt öffentlichen Auftraggebern die Möglichkeit ein, im Rahmen der Vergabe eines Bauauftrages oder im Zusammenhang mit der Ausrichtung eines Planungswettbewerbes von dem Unternehmen, auf dessen Angebot der Zuschlag erteilt wird, zu verlangen, dass für die Auftragsausführung elektronische Mittel für die Bauwerksdatenmodellierung (sogenannte BIMSysteme – building information modeling system) genutzt werden. Dabei handelt es sich um eine Methode zur Erstellung und Nutzung intelligenter digitaler Bauwerksmodelle, die es sämtlichen Projektbeteiligten ermöglichen, bei Planung und Realisierung auf eine gemeinsame Datenbasis zurückzugreifen. Projektbeteiligte können zum Beispiel Architekten, Ingenieure, Bauherren oder Bauausführende sein. Öffentliche Auftraggeber sind aufgrund dieser Vorschrift nicht verpflichtet, die Nutzung von BIM im Rahmen der Vergabe öffentlicher Aufträge vorzu­schreiben. Voraussetzung für den Einsatz solcher digitaler Bauwerksdatenmodellierungssyste­me sind allgemein zugängliche offene Schnittstellen, die produktneutrale Ausschreibungen ermöglichen.

 

Einzelheiten

 

§ 8 I VgV

Dokumentation

Textform

§ 8 II VgV

Vermerk

Textform

§ 22 III VgV

Dynamisches Beschaffungssystem

 

§ 25 I VgV

Elektronische Auktion

 

§ 27 VgV

Elektronischer Katalog

 

§ 40 I VgV

Bekanntmachung – Übermittlung mit elektronischen Mitteln

 

 

Bereitstellung der Unterlagen

 

§ 41 I VgV

Bereitstellung der Unterlagen unter elektronischer Adresse – „uneingeschränkter“ Abruf der Vergabeunterlagen

 

§ 41 II, III VgV

Zulässigkeit der Übermittlung der Vergabeunterlagen auf einem anderen geeigneten (nicht elektronischen) Weg – 1. fehlende Kompatibilität mit Geräten und Programmen – 2. nicht verarbeitbare Dateiformate oder entgeltliche und nicht verfügbare Lizenzen – 3. dem Auftraggeber nicht allgemein verfügbare Geräte – Angabe der Zugriffsmöglichkeiten in Bekanntmachung etc.

 

 

Interessensbekundungen, Interessensbestätigungen, Teilnahmeanträge, und Angebote

 

§ 53 I VgV

Interessensbekundungen, Interessensbestätigungen, Teilnahmeanträge, und Angebote

Textform

§ 53 II VgV

Nicht elektronisches Einreichen der Angebote – 1. „Kompatibilität“, „Dateiformate“, „Geräte“- 2. elektronisch nicht übermittelbare Modelle – Postweg oder anderer Weg oder Kombination – Angabe der Gründe im Vergabevermerk

 

§ 53 III VgV

Erhöhte Sicherheitsanforderungen: fortgeschrittene elektronische oder qualifizierte elektronische Signatur nach §§ 2 Nr. 2, 3 Nr. 3 SignG

Elektronische Signatur

§ 53 IV VgV

Besonders schutzwürdige Daten“ – andere als elektronische Mittel – Gründe im Vergabevermerk

 

§ 53 V VgV

Postwege oder direkt: Verschlossener Umschlag und Kennzeichnung

 

§ 53 VI VgV

Postweg oder direkt: Unterschrift – Fax: Unterschrift auf Faxvorlage

Fax: Unterschrift auf Faxvorlage

§ 54 VgV

Kennzeichnung und verschlüsselte Speicherung der der elektronischen Angebote etc. – Postweg oder direkt: ungeöffnet, Eingangsvermerk, Verschluss – Faxeingang: Kennzeichnung und Verschluss

 

§ 56 V VgV

Dokumentation der Nachforderung

Textform (§ 8 I VgV)

§ 62 I VgV

Unverzügliche Überrichtung über Entscheidungen über Zuschlagserteilung etc.

Formlos möglich

§ 62 II VgV

Unterrichtung auf Verlangen – Antrag -

Textform

§ 63 III II VgV

Mitteilung der Gründe für die Aufhebung etc.

Textform (auf Antrag)

 

Problembereiche der eVergabe:

1. Nichtoffenes Verfahren mit Teilnahmewettbewerb und vollständige Bereitstellung der Vergabeunterlagen

Insofern wird darauf hingewiesen, dass bereits mit der Bekanntmachung des Teilnahmewettbewerbs die Vergabeunterlagen der vom Auftraggeber in der Auftragsbekanntmachung anzugebenen elektronischen Adresse vollständig etc. abgerufen werden können. Zu diesem Zeitpunkt muss daher „Vergabereife“ vorliegen. Eine erst danach erfolgende spätere Erstellung der Vergabeunterlagen scheidet aus.

Probst/Winters, die eVergabe nach der Vergaberechtsreform 2016, CR 2016, 349, 350.

2. Zugang zu den Vergabeunterlagen ohne vorherige Registrierung

§ 9 III S. 2 VgV sieht vor, dass der Zugang zu den Vergabeunterlagen ohne Angabe der elektronischen Adresse (= Registrierung) möglich sein muss. Lediglich eine freiwillige Registrierung kommt in Betracht. Folglich kann jedermann auf die „Adresse“ des Auftraggebers zugreifen, über die die Vergabeunterlagen abgerufen werden können. Registriert sich das abrufende Unternehmen nicht freiwillig, so erhält der Auftraggeber keine Kenntnis vom Abrufenden. Der Abrufende bleibt anonym. Die Kenntnis darf auch nicht über „Umwege“ erreicht werden.

Die fehlende Kenntnis vom Abrufenden hat für den Auftraggeber Vorteile; denn er muss z. B. im Fall von Änderungen der Vergabeunterlagen das Unternehmen nicht informieren. Das Unternehmen ist vielmehr selbstgehalten, die (möglicherweise geänderten) Vergabeunterlagen sicherheitshalber abzurufen, bevor es z. B. die Teilnahme am Wettbewerb beantragt.

Probst/Winters, die eVergabe nach der Vergaberechtsreform 2016, CR 2016, 349, 350.

Richtig wird in der Literatur darauf hingewiesen, dass es sich für den Auftraggeber empfiehlt, die freiwillige Registrierung wegen möglicher Änderungen der Vergabeunterlagen in der Bekanntmachung bereits herauszustellen.

Probst/Winters, die eVergabe nach der Vergaberechtsreform 2016, CR 2016, 349, 350.

3. Registrierung im Vergabeverfahren

Nach § 9 III S. 1 VgV „kann“ der Auftraggeber ansonsten, soweit also nicht der Zugang zu den Vergabeunterlagen betroffen ist, die Angabe der „Unternehmensbezeichnung“ und die „elektronische Adresse“ verlangen. Dass gilt z. B. für Auskunftsverlangen der Unternehmen etc.

Probst/Winters, die eVergabe nach der Vergaberechtsreform 2016, CR 2016, 349, 350.

4. Elektronische Signatur nur in Ausnahmefällen

Zutreffend ist es, wenn darauf hingewiesen wird, dass die elektronische Signatur nur in begründeten Ausnahmefällen vorgesehen werden kann. Das folgt aus § 53 III VgV. Voraussetzung ist, dass erhöhte Sicherheitsanforderungen hinsichtlich der zu ermittelnden Daten vorliegen. Nicht zu verwechseln ist diese Frage mit der Frage, ob es ausreichend ist, dass z. B. Angebote via E-Mail eingereicht werden können. Insofern ist auf Ziff. 4. zu verweisen.

Vgl. hierzu Zeiss, Christopher, Die elektronische Textform im Vergaberecht, www.cosinex.de Juni 2016.

5. Anforderungen an die eVergabe-Software

Die Anforderungen sind in §§ 10, 11VgV enthalten. Mit Recht wird insofern darauf hingewiesen, dass ein Vergabeverfahren oberhalb der Schwellenwerte via E-Mail nicht durchgeführt werden kann; da die in § 10 I Nr. 1. bis 7. VgV dadurch nicht erfüllt werden (fehlende ausreichende Kontrollmechanismen).

Probst/Winters, die eVergabe nach der Vergaberechtsreform 2016, CR 2016, 349, 353.

Der Auftraggeber wird sich folglich eine entsprechende eVergabe-Software zu beschaffen haben. Insofern sind auf dem Markt einige Angebote ersichtlich. Probst/Winters, die eVergabe nach der Vergaberechtsreform 2016, CR 2016, 349, 350, unter Hinweis auf Probst/Winters, CR 2015, 557, 561.

Welche eVergabe-Software für die jeweilige Vergabestelle zum Einsatz geeignet ist, ist eine Frage der Umstände und Gegebenheiten der jeweiligen Vergabestelle. Insofern ist eine Markterkundung bzw. die Ausübung des Bestimmungsrechts unumgänglich. Entsprechend der Unterschiedlichkeit der öffentlichen Einrichtungen sind zweckentsprechende Lösungen zu erarbeiten. Die jeweilige Software ist im Vergabeverfahren zu beschaffen. Sofern nur eine eVergabe-Software in Betracht kommt, ist an eine Freihändige Vergabe nach § 3 V l) VOL/A zu denken. Sind keine Kenntnisse in der Vergabestelle vorhanden , so sollten externe Berater (vgl. § 6 VI VOL/A) herangezogen werden.

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